Manual de Funciones Distribuidora Lap Sas

MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP SAS
APRENDIZ:
Jenny Paola Molina Montilla
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Gestión De Talento Humano Por Competencias – Metodología
Ficha (2010625)
Pital Huila
2019
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TABLA DE CONTENIDO
Pagina
1. JUSTIFICACION………………………………………………………………… 3
2. POLITICAS……………………………………………………………………….. 4
2.1. NORMAS…………………………………………………………………….. 4
3. MANUAL DE FUNCIONES…………………………………………………….. 5
4. DESCRIPCION DE CARGOS…………………………………………………… 5
5. ORGANIGRAMA DELA REA COMERCIAL…………………………………... 5
6. PERFILES DE CARGOS DEL AREA COMERCIAL…………………………… 6-12
7. BENEFICIOS DE ESTE PROCESO……………………………………………… 13
8. PARTICIPANTE…………………………………………………………………... 13
9. PERIOCIDAD……………………………………………………………………… 13
10. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL………………………………. 14
11. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN………………………………………………. 14
12. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL……………………. 14
12.1 . ¿Qué es un Manual de Funciones?................................................................... 14
12.2 . Qué se documenta? ………………………………………………………….. 15
12.3 . Perfiles de cargo? (DPC)…………………………………………………….. 15
12.4 . Quiénes deben Usar el Manual de Funciones……………………………….. 15
12.5 . Los Siguientes Son Los Elementos Que Debe Contener La Descripción Y Perfil Del
Cargo, DPC……………………………………………………………………. 15
12.6 Descripción de los cargos del área comercial………………………………….. 15
13. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………. 16
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1. JUSTIFICACION
Distribuidora LAP SAS muestra la necesidad de tener un manual de funciones para el área
comercial de la empresa, con el propósito de integrar y organizar la estructura, debido a que
se evidencia la falta de un Manual de Funciones Por competencias, se toma la decisión de
realizar e implementarlo, con el fin de organizar y llevar la empresa al éxito que había
mantenido años atrás, ya que una organización está basada en la confianza y las
competencias del capital humano para resolver problemas a futuro, permitiendo un mejor
desempeño en sus funciones y competencias laborales.
3
2. POLÍTICAS
 calidad: el cual la Prioridad principal será las necesidades de nuestros clientes

manteniendo los altos estándares de calidad.
 Gestión del talento humano, será el responsable de informar periódicamente todo
lo relacionado con la organización: Misión, Visión, Valores, historia, estructura
organizacional, reglamento interno y conductas internas del personal antiguo y
nuevo, de igual forma se dará una inducción de la organización de la empresa,
puesto de trabajo y funciones y responsabilidades del cargo.
 Gestión del talento humano se encargara también se revisara periódicamente el
proceso de inducción y re inducción en cabeza del área de gestión humana y los
jefes de las áreas a donde hayan ingresado nuevos colaboradores, con el fin de
establecer los ajustes necesarios que garanticen la permanencia y utilidad del
programa.
 Gestión del talento humano será el responsables del proceso de inducción y re
inducción que deberá estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en la
organización con el fin de mantener actualizados a todos los empleados de la
empresa; según lineamientos de gerencia.
2.1.NORMAS
 Distribuidora LAP SAS Están constituidas por patrones más específicos de

conductas que se derivan de las políticas y que deben ser cumplidas por el personal.
4
3. MANUAL DE FUNCIONES
Es un elemento del sistema de control interno, que se convierte en un documento

instrumental de información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y
sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y
colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.1
4. DESCRIPCIONES DE CARGOS
La DPC traza el mapa de ruta que facilita el desempeño laboral, ya que establece los
lineamientos que la organización espera de quien ejecute un cargo, haciendo énfasis en las
competencias y responsabilidades del puesto de trabajo. Esta descripción contiene aspectos
extrínsecos que contemplan aspectos intelectuales, perfil de competencias y aspectos
físicos. Además factores intrínsecos tales como: nombre del puesto, posición del puesto en
el organigrama y contenido de las funciones del cargo.
Chiavenato, define la descripción de perfiles como “una relación detallada de las

atribuciones y tareas de un cargo, de los métodos empleados para la ejecución de esas
atribuciones y tareas, y los objetivos de ese cargo,” Chiavento, (2000)2.
5. ORGANIGRAMA DEL ÁREA COMERCIAL
1
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-117430296-dt-content-rid-
72652684_4/institution/semillas/122320_1_VIRTUAL/Objetos_de_Aprendizaje/Descargables/Descargable%
20Actividad%20de%20Aprendizaje%202.pdf
2
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-117430296-dt-content-rid-
72652684_4/institution/semillas/122320_1_VIRTUAL/Objetos_de_Aprendizaje/Descargables/Descargable%
20Actividad%20de%20Aprendizaje%202.pdf
5
6. PERFILES DE CARGOS DEL AREA COMERCIAL DE LA
DISTRIBUIDORA LAP
DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO Director comercial
DEPENDENCIA Área comercial
TIPO DE PROCESO Estratégico
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente general
CARGOS QUE LE REPORTA Jefe de centro de distribución
PROPÓSITO PRINCIPAL Planear dirigir y controlar el área comercial de la
Distribuidora LAP SAS.
FUNCIONES
 Planear y dirigir las actividades comerciales de la distribuidora.
 Establecer las cadenas de distribución para los productos y servicios.
 Dirigir estudios y estrategias de mercado, analizar resultados y apoyar en desarrollo de la
actividad económica de la empresa.
 Controlar y verificar las campañas de publicidad de la empresa para la promoción de los
productos.
 Manejar la imagen y comunicación corporativa.
 Velar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
 Mercadotecnia y ventas
 Servicio al cliente.
 Administración y gerencia.
 Comunicación.
REQUISITOS
 ACADEMICOS: Título profesional en Administración de Empresas, Administración
Comercial, Administración de Mercadeo, Profesional en Mercadeo y Publicidad, o afines.
Con estudios de Especialización en alguna de las siguientes áreas: Gerencia de Mercadeo,
Gerencia Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo.
 DE DESEMPEÑO: Cinco (3) años como gerente o director de mercadeo, gerente o director
de ventas, gerente o director comercial, con experiencia demostrable en el acompañamiento a
la fuerza de ventas y capacidad para la elaboración de planes estratégicos de mercado, análisis
del mercado, diseño de productos/servicios y costos.
ELABORO: APROBO:
6
CARGO Jefe de centro de distribuciones
TIPO DE PROCESO Estratégico
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Director comercial
CARGO QUE LE REPORTA Coordinadores de Alimentos, Aseo y Logístico
PROPÓSITO PRINCIPAL Supervisar y coordinar actividades,
administrando los recursos disponibles para el
logro de las metas estratégicas, velando siempre
por el cumplimiento a los clientes.
FUNCIONES
 Coordinar, asignar y supervisar las funciones del personal a su cargo.
 Coordinar actividades con otros grupos o departamentos.
 Establecer programas de procedimiento de trabajo.
 Preparar y presentar informes laborales.
 Ejercer control del inventario del stock, así como del procesamiento de pedidos y el embalaje
de los mismos.
 Garantizar el funcionamiento de equipos y maquinara velando por su mantenimiento y
reparación.
 Entrenar a empleados en labores asignadas, normas de seguridad y políticas de la empresa.
 Elaborar el plan operativo según requerimientos de los clientes, objetivos y estrategias de la
operación.
 Administración.
 Servicio al cliente.
 Servicios de Oficina y administrativos.
 Comunicación.
 Recursos humanos y de personal.
 Transporte.
REQUISITOS
 ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración De Empresas, o
afines. Con estudios de Especialización en logística y otras relacionadas con la misión del
cargo.
 DE DESEMPEÑO: Mínimo 1 año de experiencia como director o jefe de logística, jefe de
bodega o distribución, jefe de almacén o jede de planeación, con experiencia demostrable en
la dirección y control de operaciones, manejo de mercancías y establecimiento de rutas de
entrega.
ELABORO: APROBO:
7
CARGO Coordinador de alimentos
TIPO DE PROCESO Táctico
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Jefe de Centro de Distribución
CARGO QUE LE REPORTA Asesores comerciales Junior y Sénior
Coordinar y administrar las actividades de
planificación, control y aseguramiento de calidad
de los alimentos, así como las actividades del
PROPÓSITO PRINCIPAL
personal a su cargo, gestionando el mejoramiento
de la calidad en el marco de los Sistemas de
Gestión comunicados por la empresa.
FUNCIONES
 Asegurar la calidad de los productos de su categoría a distribuir.
 Verificar y mantener la conservación de la cadena de frío en el producto a distribuir.
 Garantizar la manipulación responsable del stock a su cargo.
operación.
 Manejo y elaboración de registros
 Sistemas de Gestión de calidad
 Legislación sanitaria vigente
 Interpretación de procedimientos operativos y normatividad interna de la empresa
Responsabilidad legal y social del manipulador de alimentos.
 Auditorias de Calidad.
 Estadística.
 Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, Power point).
REQUISITOS
 ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería de Alimentos o
Tecnólogo en carreras afines.
 DE DESEMPEÑO: Dos (2) años como Coordinador de alimentos o Jefe de calidad para
empresas de alimentos o bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de alimentos y
calidad del producto.
ELABORO: APROBO:
8
CARGO Coordinador de aseo
CARGO QUE LE REPORTA Asesores comerciales Junior y Sénior
Coordinar y administrar las actividades de
planificación, control y aseguramiento de calidad
de los alimentos, así como las actividades del
personal a su cargo, gestionando el mejoramiento
de la calidad en el marco de los Sistemas de
Gestión comunicados por la empresa.
FUNCIONES
 Asegurar la calidad de los productos de su categoría a distribuir.
 Verificar y mantener la conservación de la cadena de frío en el producto a distribuir.
operación.
 Manejo y elaboración de registros
 Sistemas de Gestión de calidad
 Legislación sanitaria vigente
 Interpretación de procedimientos operativos y normatividad interna de la empresa
Responsabilidad legal y social del manipulador de alimentos.
 Auditorias de Calidad.
 Estadística.
REQUISITOS
 ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería de Alimentos o
Tecnólogo en carreras afines.
 DE DESEMPEÑO: Dos (2) años como Coordinador de alimentos o Jefe de calidad para
empresas de alimentos o bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de alimentos y
calidad del producto.
ELABORO: APROBO:
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CARGO Asesor Comercial (Junior & Sénior)
TIPO DE PROCESO Operativo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador de aseo y alimentos
CARGO QUE LE REPORTA
Ejecutar y Desarrollar los procesos comerciales,
de acuerdo con los lineamientos establecidos por
el departamento comercial, con el fin de asegurar
el cumplimiento de las metas del mismo.
FUNCIONES
 Ejecutar las actividades comerciales necesarias, para lograr el cumplimiento de las metas
propuestas por la empresa.
 Antes de la venta. Realizar prospecciones, organizar el tiempo, intentar descubrir nuevos
sectores, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas.
 Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta.
 Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de
gestión diario o reporte, atender reclamaciones e incidencias.
 Servicio al Cliente
 Excelente presentación personal
 Conocimiento del mercado
 Indicadores productivos.
 Exigencia personal en cumplimiento de metas
REQUISITOS
 ACADEMICOS: Bachiller
 DE DESEMPEÑO: Experiencia mínima de 1 año en ventas.
ELABORO: APROBO:
10
CARGO Coordinador Logístico
CARGO QUE LE REPORTA Auxiliares de Transporte y Bodega
Coordinar la operación de almacenamiento y la
distribución del mismo, con el fin de lograr el
cumplimiento en función de la demanda y por la
satisfacción de los clientes
FUNCIONES
 Coordinar los subprocesos inherentes al centro de distribución con el fin de asegurar la
disponibilidad de productos en la distribución primaria (Interna) y secundaria (entrega a
clientes).
 Controlar los inventarios en los almacenes del proceso distribuir, con el fin de minimizar las
diferencias y garantizar información confiable en el momento requerido.
 Coordinar que el transporte se ejecute de acuerdo a las políticas y definiciones de la
distribuidora asegurando la satisfacción de nuestros clientes y rentabilidad para el negocio. .
 Analizar y organizar los tiempos y movimientos de las rutas y zonas de venta.
 Buscar y elegir otros Canales de Distribución.
 Elaboración de inventarios físicos y magnéticos.
 Manejo de Office especialmente en Excel.
 Manejo de personal.
 Fácil resolución de conflictos.
 Buena memorización de procesos.
 Técnicas de manipulación.
 Localización y señalización.
 Razonamiento espacial y matemático.
 Indicadores productivos.
REQUISITOS
 ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o
Tecnólogo en carreras afines
 DE DESEMPEÑO: Experiencia mínima de 3 años coordinando la logística en empresas de
distribución de comercio al por mayor.
ELABORO: APROBO:
11
CARGO Auxiliares de Transporte y Bodega
TIPO DE PROCESO Operativo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador Logístico
CARGO QUE LE REPORTA
Recibir, clasificar, almacenar, despachar y
transportar todos los productos del almacén,
empaque y registro en los inventarios
cumpliendo con los estándares de calidad.
FUNCIONES
 Determinar métodos de recibo y despacho de materias primas, bienes, y mercancías.
 Controlar, inspeccionar y verificar la llegada de insumos y mercancías contra facturas y otros
documentos; registrar faltantes y rechazar artículos e insumos que no cumplan con los
parámetros requeridos.
 Almacenar, insumos, suministros, y mercancías de una manera ordenada y accesible en la
bodega, cuarto de herramientas u otras áreas.
 Programar, despachar y distribuir mercancías, insumos y suministros para uso interno o
cliente externo.
 Mantener actualizados los registros de entrada y salida de insumos, mercancías, en forma
manual o sistematizada.
 Conducir Vehículos de transporte de alimentos.
 Cumplir con el cronograma asignado y las funciones respectivas que se le asignaran por su
jefe inmediato.
 Servicio al Cliente.
 Conducción de Vehículos automotor.
 Conocimiento en sistemas de inventarios.
 Conocimiento en normas de gestión de calidad.
 Manejo e interpretación de manuales técnicos.
 Unidades de medida.
 Principios ergonómicos.
 Sistema de seguridad en vehículos.
 Señalización.
 Conocimiento en almacén y organización de estantes según el lote.
REQUISITOS
 ACADEMICOS: Tecnólogo o técnico en logística, inventario, almacén, distribución o
cualquier otro a fines. Licencia de conducción.
 DE DESEMPEÑO: Tener como mínimo 2 años de experiencia como conductor y
despachador en el sector de alimentos y aseo.
ELABORO: APROBO:
12
7. BENEFICIOS DE ESTE PROCESO.
La distribuidora LAP SAS, tiene diversos problemas competitivos lo cual la obliga a mejorar la
calidad de sus servicios para el mejoramiento de su gestión. Debido a esto toma la decisión de
contratar personas externas para empezar a realizar un modelo de gestión por competencias el cual
brinda muchos beneficios a la organización tales como:
 Minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la

productividad individual y organizacional
 Lograr que los procesos administrativos como la selección y elección de persona sean más
eficientes.
 Facilidad en los procesos de reclutamiento, selección, contratación, y evaluación.
 la inducción de nuevos funcionarios, la formación, capacitación y entrenamiento en el
puesto de trabajo y entre otros la evaluación del desempeño se haga de manera completa y
técnica basada en los lineamientos trazados.
 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 Lograr que los empleados cumplan con todos los requisitos para realizar sus labores de
forma óptima.
 Optimización en los niveles de satisfacción laboral y el clima organizacional.
 El manual de funciones por competencias permitirá a los colaboradores de la organización
identificar a plenitud cual es el alcance del cargo, entienda y conozca sus deberes y
obligaciones con la compañía.
8. PARTICIPANTES
En el desarrollo del presente manual, se llevo acavo Por Jenny Paola Molina , Tecnologa Es Gestion
Empresarial, en colaboracion del Gerente General, los empleados de las siguientes areas, Directora
del Talento Humano, Director Comercial, Jefe de Centro, de distribución , Coordinadores de Aseo,
Alimentos y Logística así como los Asesores Comerciales y Auxiliares de Transporte y Bodega de
la Distribuidora LAP SAS.
9. PERIOCIDAD
Es importante resaltar que la periocidad y revisión se realice anual, cada (12) meses donde se
verificará la funcionalidad del mismo con el fin de establecer si se requieren ajustes, actualizaciones
o cambios en la nomenclatura o estructura orgánica ya sea por modificación, crecimiento o
compactación en la estructura organizacional.
13
10. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL
Especificar y detallar los procesos del área comercial de la distribuidora LAP SAS, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente los
cuales nos ayudaran a desarrollar el manual.
Los siguientes son pasos a desarrollar3:
 Definir las funciones de cada cargo.

 Tener un perfil optimo de cada empleado o calaborador.
 Dimencionar la estructura organizacional.
 Identificar debilidades y fortlezas del cargo.
 Proponer mejoras en cada funcion.
11. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
Instrumentos de medición:
 Evaluaciones periódicas al presente manual.

 Indicadores de gestión de los encargados de la gestión del talento humano para garantizar
su correcta aplicación.
 Encuestas de satisfacción y desempeño laboral.
 Evluacion de induccion
12. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL.
El área de Gestión humana, deberá a través de inducción a todos los empleados y miembros de la
Organización, hacer conocer este instructivo de una manera eficaz; y por ende entregar a cada
empleado el manual de funciones y descripción de cargos que le compete según su cargo; dicha
inducción debe quedar registrada en el formato correspondiente, con el fin de consignar las
evidencias de conocimiento y comprensión, tanto de este instructivo como del manual de funciones
y descripción de cargos.
12.1. ¿Qué es un Manual de Funciones?
Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento instrumental de

información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones
o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas,
secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y señalar el ¿Quién?, ¿Cuándo?,
¿Dónde?, ¿Con quién? y ¿Para qué? de cada uno de los cargos.
En él se registra el conjunto de actividades (funciones) dentro de la Organización
3
http://www.youtube.com/watch?v=v5ahCdLmKTM
14
12.2. ¿Qué se documenta?
En él se registra el conjunto de actividades (funciones) dentro de la organización. Ejemplo de

función: seleccionar el talento humano idóneo para la organización, conforme con los requisitos del
cargo. Se definen a continuación algunos términos convenientes para el caso.
12.3. Perfiles de cargo? (DPC)
La descripción del cargo (DPC), es la fuente de información básica para la planeación de los
procesos de Talento Humano en todo lo referente a: reclutamiento, selección, formación, promoción
e incentivos, entre otros.
12.4. Quiénes deben Usar el Manual de Funciones
Todos los empleados de la organización deberán consultar permanentemente este manual para
conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado y ejerciendo apropiadamente el
autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.
 Los jefes de las diferentes áreas, porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus
subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que
conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa, para analizar
resultados en las distintas operaciones. Well (1976).
 Los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medición del nivel de
cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y
recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de
sus áreas y operaciones
12.5. Los Siguientes Son Los Elementos Que Debe Contener La Descripción Y
Perfil Del Cargo, DPC.
 Ambiente físico y condiciones relacionadas con el mismo.

 Equipo, maquinaria o herramientas que se han de usar.
 Nivel de complejidad y alcance de responsabilidad y autoridad.
 Grado de contacto con el público o con los clientes.
 Acceso a información confidencial o competitiva.
 Alcance de juicio e iniciativa independientes requeridos.
 Alcance de la supervisión y dirección requeridas.
 Alcance de la presión.
 Alcance de la estructura del trabajo.
 Términos del empleo.
 Otras características especiales o significativas en el puesto.
12.6. Descripción de los cargos del área comercial
15
13. BIBLIOGRAFIA
1. https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-117430296-dt-content-rid-
72652684_4/institution/semillas/122320_1_VIRTUAL/Objetos_de_Aprendizaje/Desc
argables/Descargable%20Actividad%20de%20Aprendizaje%202.pdf
2. https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-117430296-dt-content-rid-
72652684_4/institution/semillas/122320_1_VIRTUAL/Objetos_de_Aprendizaje/Desc
argables/Descargable%20Actividad%20de%20Aprendizaje%202.pdf.
3. http://www.youtube.com/watch?v=v5ahCdLmKTM
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

 calidad: el cual la Prioridad principal será las necesidades de nuestros clientes

 Distribuidora LAP SAS Están constituidas por patrones más específicos de

Es un elemento del sistema de control interno, que se convierte en un documento

Chiavenato, define la descripción de perfiles como “una relación detallada de las

5. ORGANIGRAMA DEL ÁREA COMERCIAL

DESCRIPCION DEL CARGO

 Minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la

Los siguientes son pasos a desarrollar3:

 Definir las funciones de cada cargo.

11. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

 Evaluaciones periódicas al presente manual.

12. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL.

12.1. ¿Qué es un Manual de Funciones?

Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento instrumental de

En él se registra el conjunto de actividades (funciones) dentro de la organización. Ejemplo de

12.3. Perfiles de cargo? (DPC)

12.4. Quiénes deben Usar el Manual de Funciones

 Ambiente físico y condiciones relacionadas con el mismo.

12.6. Descripción de los cargos del área comercial

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