Matriz de Riesgos Consolidado 2019 PDF

FORMULACIÓN
MATRIZ DE RIESGOS
2019
Código: F-ES-DE-009
FORMATO
Versión: 02
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS Página: 1 de 1
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
SIN CONTROL PLAN DE ACCIÓN-CONTROL

MEDIDAS DE
No TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CAUSAS EFECTOS POSIBILIDAD DE CALIFICACIÓN DEL
IMPACTO RESPUESTA ACCIONES PLANEADAS RESPONSABLE CRONOGRAMA FUENTES DE VERIFICACIÓN
OCURRENCIA RIESGO
*Diseñar un plan de acción por proyecto.

*Sanciones de entidades de
*Baja disponibilidad de recursos *Implementar un tablero de control para el
control.
(humanos, financieros. Físicos). seguimiento. *Planes de acción por
*Pérdida de credibilidad
Incumplimiento de metas del Plan *Poca voluntad de los líderes. *Fomentar el compromiso de los líderes para Del 01/01/2019 al proyecto
1 Estratégico institucional. 2 20 40 Importante Reducir el riesgo Planeación Estratégica
Desarrollo * Poca claridad en las estrategias por la implementación de las iniciativas y/o 30/12/2019 *Tablero de control
*Disminución de presupuesto para
proyecto proyectos. *Informes seguimiento.
próximas vigencias.
*Deficiente seguimiento y evaluación. *Realizar seguimientos al plan de acción
*Baja efectividad de las acciones.
alcaldía y al plan indicativo
*Poca rigurosidad en los reportes de *Realizar seguimiento semestral al mapa de *Informes de seguimiento
control.
Incumplimiento en la gestión del riesgo información de seguimiento. riesgos institucional. Planeación Estratégica Del 01/01/2019 al * Ruta metodológica y
2 Estratégico *Materialización de riesgos. 3 10 30 Importante Reducir el riesgo
por parte de los procesos. *Desconocimiento de la política y *Integración de la matriz de riesgos con el Control Interno 30/12/2019 evidencias de la
*Pérdida de credibilidad
lineamientos para la gestión del riesgo. plan de acción institucional capacitación
institucional.
*Baja disponibilidad de recursos control.
(humanos, financieros. Físicos). *Pérdida de credibilidad *Socializar el plan anticorrupción a todos los
Planeación Estratégica 30/04/2019 *Informes de seguimiento.
Incumplimiento del plan anticorrupción y *Poca voluntad de los líderes. institucional. servidores de la Agencia.
3 Estratégico 3 20 60 Inaceptable Evitar el riesgo Control Interno 30/08/2019 *Política de administración
de atención al ciudadano. *Deficiente seguimiento y evaluación. *Pérdida de recursos. *Realizar seguimiento al cumplimiento de
(seguimiento) 30/12/2019 de riesgos.
*Desconocimiento del marco normativo y *Presencia de hechos de acciones.
conceptual. corrupción.
*Aumento de PQRSDF
*Incumplimiento del plan de
*Débil gestión y planeación de
desarrollo. *Formular planes de acción de acuerdo al
actividades.
Incumplimiento de proyectos de *Recorte de recursos asignados. presupuesto asignado. Planeación Estratégica Del 15/01/2019 al *Planes de acción
4 Operativo *Lentitud en los procesos contractuales. 2 20 40 Importante Reducir el riesgo
inversión y planes de acción. *Pérdida de credibilidad *Realizar seguimiento periódico a la ejecución Líderes de proceso 30/12/2019 *Informes de seguimiento
*Incumplimiento por parte de terceros.
institucional. física y presupuestal.
*Insuficiente presupuesto
*Bajo impacto social.
*Duplicidad de esfuerzos.
*Inadecuada toma de decisiones.
*Sistema de información y
*Deficientes herramientas tecnológicas. *Entrega de información errónea a
batería de indicadores.
Error en el procesamiento y análisis de *Subregistro de bases de datos internas y externos. *Implementar mejoras en las bases de datos. Planeación Estratégica- Del 15/01/2019 al
5 Operativo 2 5 10 Tolerable Evitar el riesgo *Política para el manejo de
información de educación superior. externas. *Pérdida de credibilidad *Implementar la batería de indicadores ODES 30/12/2019
la información.
* Poca disponibilidad de la información institucional.
*Bases de datos.
*Demora en respuesta a
requerimientos
*Demora en la entrega de información

*Implementar el sistema de seguimiento y
por parte de los responsables.
evaluación. *Informes de seguimiento.
*Información incompleta y con errores.
*Duplicidad de esfuerzos. *Fortalecer la comunicación y articulación *Listados de asistencia a
*Fallas en el sistema SAP. Planeación Estratégica Del 15/01/2019 al
6 Operativo Errores en los reportes de seguimiento. *Incumplimiento de metas. 2 10 20 Moderado Evitar el riesgo entre los procesos. capacitaciones.
*Poca claridad en los lineamientos para Líderes de proceso 30/12/2019
*Recorte de recursos asignados. *Brindar orientación técnica a los líderes para *Evidencias de la ejecución
los reportes.
el reporte de información. de los proyectos.
*Las fechas de corte de la Agencia y de la
*Solicitar fuentes de verificación.
Alcaldía no coinciden.
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Versión: 02
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Incumplimiento por parte de los *Incumplimiento de indicadores de

operadores plan de desarrollo
*Acompañar el proceso de contratación y *Contrato
Calidad deficiente de la prestación del *Deficiencias en la supervisión del *Limitaciones de información Planeación Estratégica- Del 01/05/2019 al
7 Operativo 2 20 40 Importante Evitar el riesgo supervisión de la encuesta de expectativas y *Bases de datos
Servicio (Encuesta de continuidad) contrato sobre Educación Superior en la ODES 30/12/2019
seguimiento *Informes de supervisión
*Poca voluntad por parte de las ciudad
Instituciones Educativas *Ineficiencia de recursos
*Poca ética del talento humano.
control. *Promover las buenas prácticas.
Manejo indebido de las bases de datos *Poca rigurosidad en el control. Planeación Estratégica- Del 15/01/2019 al *Política para el manejo de
8 Corrupción *Detrimento patrimonial. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Implementar la política de tratamiento y uso
para beneficio propio. *Ausencia de políticas para el manejo de ODES 30/12/2019 la información.
*Pérdida de credibilidad de bases de datos
la información.
institucional.
Elaboró: Coordinadora de Planeación Estratégica Revisó: Director General Aprobó: Sistema Integrado de Gestión
Fecha: 27 de abril de 2018 Fecha: 03 de mayo de 2018 Fecha: 09 de mayo de 2018
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Versión: 02
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN DE COMUNICACIONES

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*El líder de comunicaciones deberá revisar toda la

información antes de ser emitida.
*Insuficiente control y verificación de los *Confusión y poca claridad en la
*Conservar y verificar la información originada
datos, información, cifras y noticias en información entregada a la
desde la fuente.
general. comunidad y medios de
Presentar datos, información, noticias *Aplicar responsablemente el procedimiento para
*Cambios de última hora en la información comunicación.
equivocadas, incompletas e inoportunas generar información para la comunidad y medios *Información publicada
a generar. *Demora en la gestión de la Gestión de Del 08/01/2019 al
1 Imagen en los diferentes medios de 3 20 60 Inaceptable Evitar el riesgo de comunicación. *Correos electrónicos
*Uso mal intencionado de la información información. Comunicaciones 30/12/2019
comunicación y/o estrategias *Establecer y mantener contacto con los medios de
oficial *Pérdida de credibilidad
comunicacionales. comunicación, para que se genere información
*Falta de exactitud de otras dependencias *Percepción negativa frente a la
pertinente sobre la ejecución de los programas y
sobre el servicio que requieren de nosotros. agencia.
proyectos de la Agencia.
*Informalidad en la entrega de información. * Acciones legales.
*Validar con la Secretaría de Comunicaciones la
información antes de ser publicada.
*Desconocimiento de la normatividad
vigente de Gobierno Digital.
*Sanciones por parte de los *Sitio web de la Entidad
*Insuficientes recursos humanos, técnicos y *Actualizar el sitio web de la entidad según la
Incumplimiento de la normatividad entes de control Gestión de Del 08/01/2019 al *Documento Reporte de
2 Cumplimiento tecnológicos para aplicar la normatividad. 3 20 60 Inaceptable Reducir el riesgo normatividad vigente y en términos de forma y
vigente de Gobierno Digital *Acceso insuficiente y/o limitado Comunicaciones 30/12/2019 Indicadores de
*Insuficiente presupuesto para la contenido.
a la información. comunicaciones.
implementación de la estrategia de
Gobierno Digital
*Tiempos no adecuados para la planeación

y ejecución de la estrategia. *Baja inscripción a los programas
*Inadecuada identificación de los públicos ofertados por la Agencia
*Diseñar y ejecutar estrategias de comunicación *Documento de Estrategias
objetivos. *Desinformación de la oferta de Gestión de Del 08/01/2019 al
3 Estratégico Estrategias de comunicación no efectivas 2 20 40 Importante Evitar el riesgo para apoyar las convocatorias de los diferentes de Comunicaciones y las
*Insuficiente presupuesto para la ejecución la Agencia. Comunicaciones 30/12/2019
programas y proyectos de la Agencia. evidencias de la ejecución.
de las acciones planeadas. *Percepción negativa frente a la
*Falta de exactitud frente a los objetivos y agencia.
resultados esperados.
*Vulnerabilidad de los medios virtuales de

la Agencia.
Actos realizados con la intención de *Manejo de intereses personales y políticos *Disponer de un sistema de seguridad informática
dañar la imagen de la Entidad o de una por algunos medios de comunicación. *Desinformación y deterioro de para evitar este tipo de acciones. Gestión de
persona en particular. (Rumores, dañar *Intención de manipular o tergiversar la la imagen. Comunicaciones Del 08/01/2019 al *Información publicada
4 Imagen 2 20 40 Importante Reducir el riesgo
vallas publicitarias, sitios web, medios información para causar daño a la *Percepción negativa frente a la *Mantener un flujo permanente, preciso y Gestión Sistema de 30/12/2019 *Correos electrónicos
institucionales de información, entre institución o una persona. agencia. adecuado de la información hacia los públicos de Información.
otros). *Filtración de información a medios de interés.
comunicación a través de fuentes no
oficiales
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Versión: 02
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN Y MEJORA DE CALIDAD

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Revisar y actualizar la documentación del

*Desorganización de la Documentos actualizados,
*Poca cultura organizacional enfocada a sistema.
documentación de los procesos. listado maestro de
calidad. *Realizar auditoría interna.
Incumplimiento en la *Pérdida de memoria institucional. documentos.
*Baja disponibilidad de recursos *Realizar actividades para generar cultura Del 01/02/2019 al
1 Cumplimiento implementación del sistema de *Reprocesos 3 10 30 Importante Reducir el riesgo Planeación Estratégica
(tecnológicos). de calidad. 30/06/2019
gestión de la calidad. *Menor posibilidades de una Evidencias de
*Alta rotación del personal de los *Realizar revisión por la Dirección.
certificación de calidad. capacitaciones-Certificados
procesos. *Realizar seguimiento a indicadores de
*Pérdida de imagen institucional. de auditores
procesos
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Versión: 02

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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS ACCESO Y PERMANENCIA DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

MEDIDAS DE
No TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CAUSAS EFECTOS POSIBILIDAD DE FUENTES DE
IMPACTO CALIFICACIÓN DEL RIESGO RESPUESTA ACCIONES PLANEADAS RESPONSABLE CRONOGRAMA
OCURRENCIA VERIFICACIÓN
*Anulación de una convocatoria.

*Anulación de un acto
*Desactualización de formularios
administrativo. *Realizar pruebas previas al sistema de
Error en la parametrización de los frente a la normativa.
*Afectación de la imagen información. Dirección Técnica de Del 30/04/2019 al Correos de realización
1 Operativo criterios de calificación para la *Insuficiente verificación de los 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo
institucional. *Elaborar y/o actualizar formularios para Fondos 30/12/2019 de pruebas.
preselección del seleccionado. criterios de calificación.
*Reprocesos y desgaste las convocatorias.
*Errores humanos
administrativo
*Detrimento patrimonial
*Realizar la calificación de las

convocatorias de los Fondos de pregrado
y posgrados
*Realizar la calificación del programa de
Becas Mejores Bachilleres
*Negligencia de los funcionarios y *Sanciones *Realizar la etapa de legalización de
Incumplimiento de los reglamentos Dirección Técnica de Del 02/01/2019 al
2 Operativo contratistas *Detrimento patrimonial 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo preseleccionados de los programas de Bases de datos y oficios.
operativos de los fondos Fondos 30/12/2019
*Inobservancia de la norma *Aumento de PQRSDF créditos condonables y Becas Mejores
Bachilleres.
*Realizar el proceso de renovaciones de
los Fondos de pregrado y posgrados.
*Realizar el proceso de renovación del
programa Becas Mejores Bachilleres
*Procesos internos del operador *Realizar seguimiento periódico a la ruta

financiero que afectan los tiempos de de los diferentes actores en el proceso.
pago de las diferentes modalidades *Aumento de PQRS en la Agencia. *Elaborar ordenes de pago a las
Daños en la reputación de la de créditos. *Mala imagen sobre la gestión de universidades y beneficiarios de los Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al Correos electrónicos,
3 Imagen 3 20 60 Inaceptable Evitar el riesgo
Agencia *Retrasos en el cronograma la Agencia ante los beneficiarios y programas de Fondos de pregrado, Fondos 30/12/2019 oficios.
establecido para los giros (Agencia, comunidad en general. posgrados y Mejores Bachilleres
operador logístico y operador *Actualizar la información de los
financiero) programas para las convocatorias.
*Baja inscripción a los fondos

*Elaborar el cronograma de las
Desarticulación entre calendarios *Pérdida de oportunidades por Oficios, correos
*Insuficiente comunicación con las convocatorias, el cual debe estar alineado Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
4 Operativo de los programas y los calendarios parte de los ciudadanos 3 20 60 Inaceptable Evitar el riesgo electrónicos,
IES de la ciudad con los calendarios de matrícula de las Fondos 30/12/2019
de las IES. *Descoordinación del proceso de cronograma
universidades.
legalización y renovación
*Incumplimiento de los *Retraso en el desarrollo de la

requerimientos técnicos convocatoria de los estudiantes
Incumplimiento en los *Adelantar el proceso licitatorio para
*Baja participación de oferentes a la *Retrasos en la administración de Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
5 Operativo cronogramas de las convocatorias 2 20 40 Importante Evitar el riesgo contratar el operador financiero para Contrato
licitación los recursos Fondos 30/12/2019
del operador manejo de nuevos recursos 2019.
*Reprocesos en los procesos *Retraso en los giros a realizar a
precontractuales y contractuales universidades y beneficiarios
FORMATO
Versión: 02

COPIA CONTROLADA

MEDIDAS DE
*Prescripción de la cartera una vez

notificada la condición del
Dirección Técnica de
beneficiario mediante acto *Realizar seguimiento periódico a los
*Dificultades en los procesos de los Fondos
Retraso en la definición de administrativo. operadores de los créditos.
operadores externos. Gestión Jurídica Del 15/01/2019 al
6 Operativo condonaciones y saldos para el *Afectación en la gestión de 3 20 60 Inaceptable Evitar el riesgo *Realizar la gestión del cobro de cartera. Bases de datos y oficios.
*Dificultades en la consolidación del Subdirección 30/12/2019
paso al cobro recaudo de cartera. *Realizar seguimiento a los estados de los
crédito. Administrativa, Financiera
*Afectación de la imagen beneficiarios
y de Apoyo a la Gestión.
institucional.
*Alteración de los resultados de
los preseleccionados y/o
*Segregación de funciones de manera que
seleccionados.
se establezca el responsable del manejo
*Alteración en las condiciones del
Manipulación indebida de bases de *Malas prácticas en la gestión-Ética de las bases de datos. Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
7 Corrupción crédito. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo Bases de datos
datos (Interno). profesional *Implementar un sistema de información Fondos 30/12/2019
*Mala imagen para la institución.
*Realizar control dual en la generación de
*Sanciones para los funcionarios
información específica
y/o contratistas
*Detrimento patrimonial *Proyecciones

*Realizar la planeación financiera
Déficit en la financiación de *Inadecuada planeación financiera *Mala imagen para la institución. Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al financieras
8 Financiero 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Realizar supervisión oportuna de
cohortes *Deficiente supervisión de contratos *Pérdida por rendimientos Fondos 30/12/2019 *Informes de
contratos
financieros. supervisión
*Diseñar y formular del subsistema
Inconsistencias en los requisitos
*Imprecisión en la información *Reprocesos integración tecnología, del sistema único Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al *Diseño gráfico del
9 Operativo para el desarrollo del sistema único 2 20 40 Importante Evitar el riesgo
*Requerimientos inadecuados *Pérdida de recursos del servicio social acorde a la Fondos 30/12/2019 sistema
del servicio social
normatividad y necesidad
*Participar en escenarios de Presupuesto
Participativo (Recolección Insumos,
Socialización de proyectos, Consejos
*Proceso electoral *Baja inscripción a los fondos
Comunales y Corregimentales de
*Desacuerdo de la comunidad con el *Dificultades para legalización y
Planeación) *Reporte de actividades
Desarticulación con actores reglamento operativo renovación Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
10 Operativo 3 20 60 Inaceptable Reducir el riesgo *Realizar Rendición de cuentas a través de *Actas y/o listados de
comunales *Intereses particulares por parte de *No priorización por parte de Fondos 30/12/2019
los diferentes medios programados para asistencia
actores comunas
tal fin.
*Desinterés *Reprocesos
*Participar en escenarios de articulación
de las comunas para el establecimiento de
agendas comunes.
*Retraso en los procesos de
*Proceso electoral *Llevar a cabo reuniones permanentes
legalización y renovación
Desencuentro de los cronogramas *Tiempo de transición en el cambio con las JAL para la socialización de
*Reprocesos Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
11 Operativo de la Agencia y los actores de ediles 2 20 40 Importante Reducir el riesgo oportunidades para la educación superior *Actas y convocatorias
*Afectación de los escenarios de Fondos 30/12/2019
comunales *Desacuerdo de la JAL con los y aspectos relacionados con el Sistema
articulación estratégica de la
procesos de la Agencia Único del Servicio Social.
Agencia
FORMATO
Versión: 02

COPIA CONTROLADA

MEDIDAS DE
*Realizar encuentros de Inducción a

*Desconocimiento de los estudiantes beneficiarios (nuevos y *Suspensiones
reglamentos por parte de los antiguos) de los fondos de P.P para la *Reportes de
*Alto número de suspensiones
estudiantes permanencia en la educación superior. renovación
No continuidad en el programa- *Aumento de PQRS Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
12 Operativo *Desinterés por parte de los 2 20 40 Importante Reducir el riesgo *Atender las necesidades de asesoría para *Diseño metodológico
Fondo Presupuesto Participativo *Afectación de la permanencia en Fondos 30/12/2019
estudiantes las oportunidades de educación superior de encuentro
la ES y la condonación
*Altas situaciones de casos que se presenten en los estudiantes *Informe de
especiales beneficiarios y en la comunidad en Inducciones realizadas
general, de acuerdo a la demanda
*Desconocimiento de los requisitos

*Estrategia de comunicaciones poco *Beja ejecución presupuestal *Llevar a cabo orientación y socialización
Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
13 Operativo Baja Inscripción a las estrategias efectivas *Incumplimiento de objetivos y 1 10 10 Tolerable Reducir el riesgo en territorio a estudiantes beneficiarios, *Bases de datos
Fondos 30/12/2019
*Limitada orientación a posibles metas instituciones y comunidad en general
beneficiarios
FORMATO
Versión: 02
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Generar alianzas con actores del orden local,

*Insuficiente disponibilidad presupuestal departamental, nacional o internacional que
*Dificultades en la modalidad de promuevan y apoyen la inserción laboral de
contratación debido al objeto misional egresados de educación superior.
de Sapiencia y a las restricciones que se *Generar relaciones de índole local, nacional e
presenten para contratar con entidades *Afectación de metas de plan internacional con el fin propiciar el contexto para
Incumplimiento en la realización e internacionales o cualquier otra que no de desarrollo. generar las alianzas internacionales o nacionales. Subdirección de desarrollo
Del 21/01/2019
1 Cumplimiento implementación de alianzas cumpla con los requisitos solicitados. *Reducción de oportunidades 2 20 40 Importante Evitar el riesgo *Generar alianzas con actores del orden local, del sistema de IES públicas Alianza realizada (Firmada)
al 30/12/2019
público privadas. *Falta de cooperación y diligencia por para los estudiantes o recién departamental, nacional o internacional que de ES
parte de los posibles aliados o actores egresados de las IES. promuevan y apoyen proyectos de investigación de
que la Agencia requiera para llevar a las Instituciones de Educación Superior o de la
cabo las alianzas. Educación Superior particularmente.
*Corto tiempo para la ejecución de la *Generar alianzas con actores extranjeros que
estrategia promuevan y apoyen la internacionalización de la
educación superior.
*Retraso en la entrega de
*Escasa información documentada o información
dificultad para acceder a ella. *Información documentada
*Realizar un informe final de evaluación proyectos
*Agentes, cooperantes o entidades con incompleta Subdirección de desarrollo
Información incompleta e *Solicitud formal de información a asociados, Del 02/01/2019
2 Operativo dificultades o restricciones para *Perdida de información 3 10 30 Importante Reducir el riesgo del sistema de IES públicas Informes
insuficiente de los proyectos operadores al 30/12/2019
compartir la información. *Débil gestión de los proyectos de ES
*Supervisión
*Información entregada por aliados no *Pérdida de aliados
apropiada estratégicos
*Sanciones disciplinarias y
fiscales. *Capacitar al talento humano en procesos
*Debilidad en el proceso de supervisión.
*Sanciones penales. contractuales y supervisión.
Incumplimiento de pactos, *Insuficientes especificaciones técnicas Subdirección de desarrollo Informes de seguimiento,
*Aumento de PQRSDF *Realizar seguimiento permanente al cumplimiento Del 21/01/2018 al
3 Cumplimiento acuerdos, convenios y contratos en los estudios previos. 2 20 40 Importante Evitar el riesgo del sistema de IES públicas contratos, actas, registro
*Reprocesos y desgastes de actividades de los contratistas. 30/12/2018
por parte de aliados y operadores *Poco compromiso de los aliados y de ES fotográfico.
administrativos y jurídicos *Realizar mesas técnicas con aliados desde la etapa
operadores.
*Incumplimiento de objetivos y precontractual.
metas
*Estudiantes desmotivados o
desinteresados
*Incumplimiento de alcance, *Continuar con el proceso de formación en lenguas
*Desarrollo de actividades poco
objetivos y metas extranjeras de los beneficiarios Sapiencia.
atractivas para los estudiantes
*Ineficiencia en el uso de *Seguimiento metodológico
*Compromiso deficiente por parte del
recursos *Visitas de observación Subdirección de desarrollo
Inasistencia y/o deserción de los contratista para generar estrategias de Del 21/01/2018 al Informe de supervisión
4 Operativo *Bajo impacto de la estrategia 3 20 60 Inaceptable Reducir el riesgo *Supervisar el desarrollo de las actividades planeadas del sistema de IES públicas
beneficiarios permanencia. 30/12/2018 Actas
y/o proyecto (metodología, condiciones) de ES
*Problemáticas sociales de beneficiarios
*Dificultad en los procesos *Generar mesas de trabajo con los diferentes actores
*Orientación vocacional u ocupacional
operativos para la reposición para articular las ofertas institucionales
*Sobreoferta institucional
de los recursos
*Horarios poco accesibles
FORMATO
Versión: 02
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Estrategia de comunicaciones poco

efectiva
*Horarios poco accesibles *Desarrollar un plan de comunicaciones en cada una
*Bajo impacto de la estrategia
*Sobre oferta institucional de las estrategias según la población objetivo y que
*Poca acogida por parte de las
*Estudiantes desmotivados o incluya procesos de convocatoria para los procesos Subdirección de desarrollo
Baja Inscripción a las IES de seguir implementando la Del 21/01/2018 al Plan de Comunicaciones
5 Operativo desinteresados para inscribirse en los 2 20 40 Importante Reducir el riesgo que lo requieran. del sistema de IES públicas
estrategia/programa estrategia 30/12/2019 Informes
procesos de formación *Realizar convocatorias dirigidas a la ciudadanía para de ES
*Incumplimiento de metas
*La oferta es mayor a la demanda otorgar becas de formación tecnológica según
*Restricciones en la oferta, relacionadas requerimientos del proyecto
con programas, comunas e instituciones
específicas
*Apoyar la convocatoria a los Premios Medellín

Investiga 2019
*Gestionar y acompañar la realización de jornadas
universitarias de promoción de los Premios Medellín
Investiga 2019 en las IES de la ciudad
*Apoyar la articulación con la empresa privada y
*Dificultades contractuales con el sectores estratégicos que se vinculen a la estrategia
operador de los Premios. de Premios Medellín Investiga 2019
*Sanciones institucionales. Documento metodológico
Incumplimiento del decreto 1207 *Campaña de comunicaciones poco *Realizar y gestionar ciclos motivacionales para los
*Incumplimiento de metas de Del 08/01/2019 al de los Premios
6 Cumplimiento de 2007 que reglamento los efectiva. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo Clubes de Investigación Sapiencia en el marco de los Subdirección de las IES
Plan de Desarrollo. 30/12/2019 Informes de actividades
Premios Medellín Investiga *Baja participación en la convocatoria de Premios Medellín Investiga 2019
*Recorte presupuestal.
los Premios *Apoyar la planeación y ejecución del plan de medios
para la convocatoria de los Premios Medellín
Investiga 2019
*Apoyar la realización del Congreso de investigación
en el marco de los Premios Medellín Investiga 2019
*Revisar postulaciones, evaluación y selección de los
ganadores de los Premios Medellín Investiga 2019
por parte de los jurados
*Sanciones disciplinarias,
fiscales y penales para los
servidores públicos.
*Poca ética profesional.
*Incumplimiento de objetivos Subdirección de desarrollo
Dádivas para la selección de *Intereses particulares. Del 15/01/2018 al Contratos, informes de
7 Corrupción institucionales. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Realizar seguimiento y supervisión a los contratos. del sistema de IES públicas
contratistas o proveedores. *Insuficiente control en los procesos 30/12/2018 seguimiento y supervisión.
*Posible detrimento de ES
contractuales y de supervisión.
patrimonial
*Pérdida de credibilidad por
parte de la ciudadanía.
FORMATO
Versión: 02

COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS ATENCIÓN AL CIUDADANO

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Inadecuado manejo de las plataformas de

registro de las PQRSDF por parte de los *Realizar capacitaciones a los
responsables de dar respuesta en la Entidad. servidores públicos relacionadas con el
*Demora en la entrega de la información por *Procesos disciplinarios mejoramiento del servicio al *Listados de asistencia
Incumplimiento de los
parte de la fuente para dar respuesta. *Acciones legales. ciudadano. *Memorias de las
términos legales para dar Del 21/01/2019 al
1 Cumplimiento *Fallas técnicas en las plataformas y *Pérdida de credibilidad 2 20 40 Importante Evitar el riesgo *Elaborar informe de medición de Atención al Ciudadano capacitaciones.
respuesta a las PQRSDF 30/12/2019
herramientas tecnológicas. *Percepción negativa frente PQRSDF de cada uno de los canales de *Respuesta a las PQRSDF
radicadas en la Agencia.
*Insuficiente seguimiento a la gestión de a la agencia. atención a la ciudadanía. *Informes de seguimiento.
trámites de las PQRSDF. *Fortalecer los canales de atención al
*Desconocimiento de normativa asociada a la ciudadano
gestión del trámite.
*Realizar encuesta de percepción del

ciudadano respecto a la calidad del
*Falta de socialización de los resultados de *No satisfacer las
servicio.
las encuestas de percepción del ciudadano necesidades del ciudadano
*Implementar un protocolo de servicio *Listados de asistencia
No implementar acciones y respecto a la calidad del servicio. *Percepción negativa frente
al ciudadano en todos los canales para Del 21/01/2019 al *Memorias de las
2 Cumplimiento planes para el mejoramiento *Falta de formulación de planes y acciones de a la Agencia. 2 20 40 Importante Evitar el riesgo Atención al Ciudadano
garantizar la calidad y cordialidad en la 30/12/2019 capacitaciones.
del servicio al ciudadano mejora respecto a la calidad del servicio *Pérdida de interés y/o
atención al ciudadano. *Planes de mejoramiento
* Diseñar acciones y planes que no le aporten credibilidad
*Documentar los planes de
al mejoramiento de la atención al ciudadano
mejoramiento frente a la atención al
ciudadano
*Implementar un protocolo de servicio

*Confusión y poca claridad
al ciudadano en todos los canales para
*Insuficiente control y verificación de la en la información entregada
garantizar la calidad y cordialidad en la
información. a la comunidad.
atención al ciudadano.
Entregar información *Fallas de comunicación interna sobre los *Insatisfacción del
*Realizar capacitaciones a los *Encuesta de satisfacción del
equivocada, incompleta e programas y proyectos de la Agencia. ciudadano por la demora en
servidores públicos relacionadas con el Del 21/01/2019 al ciudadano.
3 Imagen inoportuna a través de los *Cambios de última hora en la información a las respuestas a las 2 20 40 Importante Evitar el riesgo Atención al Ciudadano
mejoramiento del servicio al 30/12/2019 *Listados y actas de reuniones.
diferentes canales de generar. solicitudes.
ciudadano. *Respuesta a las PQRSDF
atención al ciudadano. *Falta de exactitud por parte del peticionario *Pérdida de credibilidad
*Articular acciones con el equipo de
sobre el servicio que requieren de nosotros. *Percepción negativa frente
comunicaciones para recibir
*Informalidad en la entrega de información. a la agencia.
lineamientos frente a la atención al
*Acciones legales.
ciudadano.
*Revisar la inclusión de los trámites en

los procedimientos de la agencia
*Revisar y actualizar las hojas de vida
*Procesos disciplinarios
de los trámites (incluir los tiempos)
*Desconocimiento de los lineamientos de la *Acciones legales.
*Formular una propuesta de *Hojas de vida de los trámites
No cumplir con la Política de Política de Racionalización de Trámites *Percepción negativa frente Del 21/01/2019 al
4 Cumplimiento 2 20 40 Importante Evitar el riesgo racionalización de los trámites Atención al Ciudadano *Propuesta de racionalización
Racionalización de Trámites *Limitados recursos humanos, financieros, a la Agencia debido a la 30/12/2019
identificados. de trámites
técnicos y tecnológicos realización de trámites
*Realizar las mejoras para optimizar
innecesarios
los trámites (costos, tiempos, pasos,
procedimientos, inclusión de medios
tecnológicos)
FORMATO
Versión: 02
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS ADMINISTRACIÓN-CONTRATACIÓN

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Hacer revisiones periódicas al plan de

*Daño antijurídico: daño adquisiciones.
*Insuficiente seguimiento al plan de patrimonial *Sanciones y acciones *Capacitar al personal de la importancia
adquisiciones de repetición. del plan de adquisiciones.
*Alta rotación de personal *Incumplimiento al plan de *Identificar y cumplir por parte de los
*Demora en los tiempos de contratación adquisiciones. equipos de trabajo las fechas límites para Subdirección Seguimiento al Plan anual
Incumplimiento de la Del 02/01/2019 al
1 Operativo *Poca claridad en las necesidades de *Castigo al presupuesto de la 2 20 40 Importante Evitar el riesgo realizar los procesos de selección y las administrativa financiera de Adquisiciones, SECOP y
planeación contractual 31/12/2019
contratación de cada área. siguiente vigencia. necesidades planteadas. y de apoyo a la gestión gestión transparente
*Inoportunidad en la consolidación del *Retraso en el desarrollo de los *Realizar la planeación de cada área a
PAA y no cumplimiento del cronograma proyectos. largo plazo dentro la vigencia.
establecido *Posibles hallazgos administrativos *Articulación entre las áreas para la
y disciplinarios construcción del PAA, antes de finalizar
cada vigencia.
*Alta rotación del personal.

*Elaborar Plan de capacitaciones dirigidas
*Falta de claridad en la definición de la *Reprocesos.
al personal técnico y de contratación de
necesidad de las especificaciones técnicas *Demoras en los tiempos
Sapiencia y ejecutar el mismo. Personal técnico de
y el estudio de mercado para establecer contractuales.
Poca precisión en la *Designar en cada área una persona para contratación y
el presupuesto oficial. *Declaración de desierto de los Del 02/01/2019 al Plan de capacitaciones.
2 Operativo elaboración de la necesidad 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo realizar seguimiento a las necesidades de supervisores de las
*Poco conocimiento contractual por parte procesos contractuales. 31/12/2019 Listado de asistencia
contractual su dependencia. diferentes áreas y
de los integrantes del Comité *Necesidades insatisfechas.
*Fortalecer la articulación del comité procesos
Estructurador, principalmente del rol *Dificultad en el ejecución
estructurador frente a la elaboración del
técnico contractual.
Estudio previo y el análisis del mercado.
Los proponentes o contratistas adjuntan

*Acciones legales en contra de los *Revisar con detalle los documentos del
documentos falsos o adulterados con las Comité asesor y
Falsedad de documentos contratistas. proceso por el Comité estructurador y
propuestas, contratos o cuentas de cobro evaluador / Del 02/01/2019 al
3 Corrupción aportados con la propuesta en *Mala imagen institucional. 1 10 10 Tolerable Reducir el riesgo evaluador del proceso de contratación, Expedientes contractuales
(afiliación y pago de la seguridad social), Supervisor y/o 31/12/2019
los procesos de contratación. *Nulidad del contrato establecido. por el *Comité de Contratación y el
dado que no cumplen con los requisitos interventor del contrato
*Incumplimiento contractual. supervisor y/o interventor del contrato
exigidos en los mismos
*Daño antijurídico: Daño *Realizar control jurídico detallado desde

*Evasión del cumplimiento de las etapas y patrimonial la etapa de planeación del proceso
Documentos contentivos de
requisitos exigidos dentro de las *Sanciones penales, fiscales y contractual.
Oficina Asesora Jurídica / directrices emitidas por la
modalidades de contratación establecidas disciplinarias *Designar un grupo interdisciplinario
Celebración de contratos sin el Subdirección Del 02/01/2019 al oficina jurídica.
4 Corrupción por la Ley. *Acciones de repetición. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo (técnico, logístico y jurídico) que
lleno de los requisitos legales. administrativa financiera 31/12/2019 Expedientes contractuales.
*Insuficientes procedimientos, manuales, *Mala imagen institucional acompañe el proceso hasta la legalización
y de apoyo a la gestión. Manual de contratación,
filtros, políticas, controles en el proceso *Afectación de las actividades del contrato.
políticas internas.
contractual. misionales y de apoyo para atender *Actualizar constantemente los manuales
las necesidades de la Entidad con la normativa vigente.
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Versión: 02
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS ADMINISTRACIÓN-CONTRATACIÓN

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Desconocimiento del manual de

supervisión de la entidad. *Daño antijurídico: daño
Oficina Asesora Jurídica
*Desconocimiento de los documentos patrimonial *Sanciones penales,
/Subdirección Del 20/03/2019 al Capsulas informativas.
contractuales del proceso. fiscales y disciplinarias y acciones
*Elaborar cápsulas informativas de la administrativa financiera 01/06/2019
*Desconocimiento de la normativa de repetición.
importancia de la supervisión y de los y de apoyo a la gestión.
vigente aplicable al contrato. *Informes de interventoría
riesgos que conllevan.
Inadecuada supervisión o *Informes de interventoría o supervisión incompletos o deficientes.
*Designar un Supervisor con
5 Operativo interventoría sobre los deficientes, incompletos frente a la *Incumplimiento de las funciones 2 20 40 Importante Evitar el riesgo
conocimiento, perfil y experiencia.
contratos revisión de las obligaciones del descritas en el Manual de
*Elaboración de matriz contractual por
contratista. Contratación por parte de los
todas las dependencia para seguimiento y
*Falta de publicación o publicación supervisores.
control
extemporánea de los documentos de la *Incumplimiento de las Oficina Asesora Jurídica, Del 15/01/2019 al Plan de capacitaciones.
ejecución y liquidación contractual, por obligaciones o productos descritos Talento Humano 31/12/2019 Listado de asistencia
parte de los supervisores o de los apoyos en el contrato.
a la supervisión
*Revocatorias de actos de apertura

*Sanciones penales, fiscales y
*Elección de la modalidad inadecuada disciplinarias
para un proceso de contratación. *Demandas en la jurisdicción *Capacitación en la actualización de la
Oficina Asesora Jurídica,
*Desactualización en la normativa contenciosa administrativa. normativa. Plan de capacitación
Incumplimiento de la Subdirección Del 02/01/2019 al
6 Cumplimiento contractual. *Reprocesos. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Actualizar documentación de calidad Listado de asistencia
normativa contractual administrativa financiera 31/12/2019
*Cambios en la normativa que modifican *Demoras en los tiempos destinados a la contratación. Documentos actualizados
y de apoyo a la gestión.
e impongan nuevas obligaciones y estas contractuales.
no sean aplicadas. *Celebración de contratos sin
cumplimiento de los requisitos
legales.
*Elaborar Plan de capacitaciones dirigidas

a los Supervisores de Sapiencia y ejecutar
el plan. Oficina Asesora Jurídica /
*Sanciones penales y disciplinarias
*Elaborar un sistema de control sobre los Subdirección Plan de capacitaciones.
No liquidar los contratos en los *Inadecuada supervisión de los contratos. *Incumplir la normativa contractual
tiempos de liquidación de los contratos administrativa financiera Del 02/01/2019 al Listado de asistencia.
7 Cumplimiento plazos previstos por la ley *Vencimiento de términos para la *Pérdida de competencia para la 2 10 20 Moderado Evitar el riesgo
(Matriz) y de apoyo a la gestión. 31/12/2019 Sistemas de control
liquidación de contratos liquidación de contratos
*Fortalecimiento del equipo de trabajo de Subdirección de implementados.
las Subdirecciones para el Desarrollo de las IES.
acompañamiento jurídico, financiero y
técnico en la supervisión de los contratos.
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Pérdida de información de la *Levantar y actualizar el inventario físico de

*Insuficientes medidas de seguridad entidad bienes muebles e inmuebles. Subdirector Del 2/01/2019 al
Pérdida y daño de bienes *Descuido o negligencia *Posible detrimento patrimonial *Actualizar la cobertura de la póliza según el Administrativo, 30/12/2019
1 Operativo 2 20 40 Importante Evitar el riesgo Pólizas e inventario actualizado
muebles *Eventos de fuerza mayor o caso fortuito *Posibles sanciones disciplinarias inventario institucional. Financiero y de Apoyo a
*Inadecuado uso de los bienes *Efectos fiscales *Diseñar políticas administrativas para la Gestión.
*Retraso en la operación incrementar las medidas de seguridad.
Informe de Inventario
*Desconocimiento de los lineamientos y *Actualizar la cobertura de la póliza según el
*Posible detrimento patrimonial. Oficio donde se actualiza el
protocolos para administración de la inventario institucional. Subdirector Del 2/01/2019 al
*Efectos fiscal. inventario al intermediario de la
Mala administración de la póliza. *Levantar y actualizar el inventario físico de Administrativo, 30/12/2019
2 Financiero *Proceso administrativos y 2 10 20 Moderado Evitar el riesgo póliza.
póliza de seguros *Inventarios desactualizados. bienes muebles e inmuebles. Financiero y de Apoyo a
disciplinarios. Actas de reunión.
*Comunicación ineficiente entre las *Establecer estrategias de comunicación la Gestión.
*Pérdida de imagen institucional. Comunicaciones varias con
partes involucradas. eficiente con las partes involucradas.
Intermediario de seguros.
*Actualizar para mejorar las medidas de
*Posible afectación de la
seguridad. Actas de reunión, informes de
integridad de las personas.
*Descuido o negligencia. *Aplicar el control Interno disciplinarios Subdirector Del 2/01/2019 al supervisión contrato vigilancia,
*Deterioro de imagen
*Delincuencia común. cuando corresponda. Administrativo, 30/12/2019 Control en las bitácoras de
3 Corrupción Hurto de bienes muebles institucional. 2 10 20 Moderado Evitar el riesgo
*Falta de control en la aplicación de *Articular acciones interinstitucionales en el Financiero y de Apoyo a seguridad, comunicaciones
*Pérdida de bien y posibles
medidas de seguridad. sector. la Gestión. varias con las partes
sanciones.
*Socializar el protocolo a seguir en caso de interesadas.
*Pérdida de la información.
pérdida o hurto del bien
*Elaborar las políticas y procedimientos que
orienten la identificación adecuada de las
*Falta de capacidad institucional para necesidades de bienes y servicios.
*Ineficiencia en la operación de los
cubrir la demanda del servicios. *Elaborar Plan de acción conjunto, con
procesos institucionales. Documento con las políticas
*Debilidad en la identificación de cronogramas que tengan presente los periodos
*Posible deterioro de imagen Subdirector administrativas relacionadas con
necesidades, que afecta la planeación. de demandas de bienes o servicios de las
institucional. Administrativo, Del 2/01/2019 al el suministro de bienes y
Falta de oportunidad en el *Debilidades en la definición de diferente dependencias.
*Retraso en planes, programas o Financiero y de Apoyo a 30/12/2019 servicios.
4 Cumplimiento suministro de bienes o especificidades técnicas de los bienes a 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo *Incorporar en el PIC, las capacitaciones y
proyectos que afectan al la Gestión. Plan de Acción 2019
servicios. adquirir. orientaciones técnicas que fortalezcan las
ciudadano. Informe de ejecución PIC, listado
*Debilidades en la supervisión y control competencias en temas contractuales y de
*Adquisición de bienes que no Oficina Asesora Jurídica de asistencia.
de bienes y servicios a suministrar. supervisión en el sector público.
satisfacen las necesidades Expediente precontractual.
*Proceso contractuales declarados *Realizar trabajo articulado para la
requeridas.
desiertos. construcción de estudios previos y pliegos de
condiciones para la adquisición de bienes, obra
y servicios.
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Versión: 02
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Tráfico de influencias a favor de

terceros.
*Pérdida de imagen institucional. Documento con las políticas
*Omisiones en las funciones de
*Posible detrimento patrimonial. Subdirector administrativas relacionadas con
supervisión. *Elaborar políticas y procedimientos para el
*Procesos sancionatorios fiscales, Administrativo, Del 2/01/2019 al el uso de bienes y servicios
Destinación de recursos *Inadecuada aplicación de la uso adecuado de los bienes y servicios.
penales o disciplinarios. Financiero y de Apoyo a 30/12/2019 Informe de ejecución PIC, listado
5 Corrupción públicos de forma indebida normatividad vigente, manual de 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Incorporar en el PIC, actividades de formación
*Enriquecimiento ilícito de la Gestión. de asistencia.
en favor de un tercero contratación y procedimientos asociados. y orientación técnica en temas relacionados
terceros, contratistas y/o Manual de Funciones y
*Usufructuar bienes públicos por con prevención del daño antijurídico.
funcionarios. Oficina Asesora Jurídica competencias Laborales
desconocimiento u omisión del servidor
*Demandas. Actualizado.
responsable.
*Extralimitación de funciones.
*Afectaciones en el desarrollo
eficiente de tareas Subdirector Del 2/01/2019 al
Insuficiente o inadecuada *Incremento de proyectos que demandan Actas de reunión
*Deterioro del clima *Realizar adecuación a la sede principal y Administrativo, 30/12/2019
6 Operativo capacidad instalada para la mayor capacidad instalada y mayor 2 10 20 Moderado Evitar el riesgo Contrato de obra
organizacional satélites Financiero y de Apoyo a
prestación del servicio número de usuarios. Informes de supervisión
*Incremento de enfermedades la Gestión.
laborales
FORMATO
Versión: 02
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN FINANCIERA

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Realizar la adecuada planeación de la

Agencia de acuerdo a los objetivos y
*Reprocesos en las acciones
metas.
*Debilidades en la planeación *Sanciones pecuniarias y disciplinarias Dirección General
Deficiencias en la formulación *Realizar capacitación y actualización a los *Plan de acción institucional
*Desconocimiento de la normativa *Incumplimiento de normativa Subdirección Del 15/01/2019 al
1 Estratégico del Anteproyecto de 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo servidores públicos en el marco normativo *Registros de capacitación
*Inadecuada identificación de *Afectación en el cumplimiento de Administrativa, Financiera 30/06/2019
presupuesto. aplicable. *Actas, matriz de necesidades
necesidades de las diferentes áreas. objetivos y metas. de Apoyo a la Gestión.
*Comunicación asertiva con los líderes de
*Menor optimización de recursos
áreas, para garantizar la adecuada
identificación de necesidades.
*Afectación en el cumplimiento de
*Retraso en la ejecución de proyectos objetivos y metas. *Informes de seguimiento,
*Realizar seguimiento, evaluación y
*Errores en los registros en el sistema *Sanciones administrativas y Subdirección evaluación y control a la
Incumplimiento ejecución control a la ejecución presupuestal, acorde Del 03/01/2019 al
2 Operativo *Insuficiente seguimiento y control disciplinarias 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo Administrativa, Financiera ejecución presupuestal.
presupuestal. a la planeación del PAA. 31/12/2019
*Modificaciones en la normatividad *Castigo del presupuesto para la de Apoyo a la Gestión. *Correos electrónicos.
*Aplicar correctamente la norma.
contractual. vigencia siguiente. *Cronograma PAA.
*Reprocesos
*Debilidades en la planeación de la
ejecución. *Incumplimiento de cláusulas
*Informes de seguimiento,
Inadecuada programación y *Poca articulación entre las áreas. contractuales *Realizar seguimiento, evaluación y Subdirección
Del 03/01/2019 al evaluación y control.
3 Operativo ejecución del Plan Anualizado *Desconocimiento del plan de *Sanciones administrativas y 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo control. Administrativa, Financiera
31/12/2019 *Informe de cierre
de Caja PAC. adquisiciones. disciplinarias. *PAA asertivo. de Apoyo a la Gestión.
presupuestal
*Modificaciones en la normatividad *Afectación en los estados de liquidez
contractual.
*Estados financieros no razonables.
*Inadecuada toma de decisiones. Subdirección *Estados financieros,
Omisión en la información *Información incompleta, inexacta y *Realizar conciliaciones permanentes. Del 03/01/2019 al
4 Financiero *Incumpliendo de la normativa. 2 20 40 Importante Evitar el riesgo Administrativa, Financiera conciliaciones, notas a los
contable y financiera. extemporánea. *Analizar permanentemente las cuentas. 31/12/2019
*Sanciones administrativas, de Apoyo a la Gestión. estados contables.
pecuniarias y disciplinarias.
*Aplicación de forma incorrecta de una

Falencias en la presentación disposición tributaria o ausencia de la *Actualizar a los servidores públicos en la
*Sanciones administrativas, Subdirección *Conciliaciones, estados
de declaraciones tributarias o misma. normativa vigente. Del 03/01/2019 al
5 Financiero pecuniarias, disciplinarias y penales. 2 20 40 Importante Evitar el riesgo Administrativa, Financiera financieros y declaraciones
en la rendición de la cuenta a *Incumplimiento de normas tributarias. *Realizar conciliaciones contables y 31/12/2019
*Acciones de repetición de Apoyo a la Gestión. tributarias.
los órganos de control *Desconocimiento de la norma por tributarias periódicas.
diversas actualizaciones.
*Realizar seguimiento y evaluación al

sistema de control interno.
*Sanciones administrativas, fiscales *Conciliaciones bancarias,
*Presiones personales *Selección de personal idóneo
disciplinarias y penales. Subdirección boletín de tesorería, estados
*Servidores con poca ética profesional. *Realizar la adecuada segregación de Del 03/01/2019 al
6 Corrupción Malversación de fondos. *Afectación de la imagen 2 20 40 Importante Evitar el riesgo Administrativa, Financiera financieros.
*Exceso de atribuciones funciones. 31/12/2019
institucional. de Apoyo a la Gestión. *Informe pormenorizado de
*Deficiente control *Cierres presupuestales conciliados con
*Desfinanciación de proyectos. control interno.
estados financieros, contables, con
recursos en fiducias y bancos.
FORMATO
Versión: 02
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN DE CARTERA

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Sanciones administrativas, fiscales

*Manipulación indebida de la
disciplinarias y penales. *Realizar seguimiento y control
información Del 02/01/2019 al *Informes de seguimiento y
1 Corrupción Malversación de fondos *Afectación de la imagen 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo periódico a los registros del sistema en Gestión de Cartera
*Insuficiente seguimiento y control 31/12/2019 control
institucional. operaciones críticas.
*Servidores con poca ética profesional
*Posible deterioro de recursos
Errores en la manipulación de *Reclamaciones de usuarios por

*Realizar capacitación al equipo de
información (creación de inconsistencias en la información *Soporte de las
apoyo Gestión de Cartera
usuarios y obligaciones, *Errores humanos *Inconsistencias en la conciliación Del 02/01/2019 al capacitaciones
2 Operativo 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo *Realizar soporte y actualización del Gestión de Sistemas de
facturación, aplicación de *Fallas en el sistema de información de recaudos con Contabilidad 31/12/2019 *Sistema Minotauro en
sistema Minotauro Información
pagos, cierres contables y *Reprocesos y desgaste funcionamiento.
*Automatización de procesos
operativos) administrativo
*Deterioro o envejecimiento de la
cartera.
*Falta de oportunidad en la gestión de
*Disminución de la probabilidad de
cobro a los beneficiarios *Seguimiento mensual de las gestiones
Incumplimiento de las recuperación de la cartera. *Sistema Minotauro.
*Inadecuada gestión del cobro Administrativas y Prejurídicas
obligaciones legales, la política y *Incumplimiento del recaudo de Del 02/01/2019 al *Datas de Gestión de Cobro.
3 Operativo *Incumplimiento en el envío de las 3 20 60 Inaceptable Reducir el riesgo realizadas a los beneficiarios del Asesor de cartera
el Manual de Recuperación de cartera del mes. 31/12/2019 *Expedientes de cada
facturas de cobro a los beneficiarios crédito educativo que están en etapa
Cartera. *Deterioro en los indicadores de usuario (físico o digital).
*Envío inoportuno de la base de gestión final de amortización.
eficiencia y productividad del
a los gestores de cobro
subproceso de cartera.
*Sanciones legales.
Errores en la formulación del sistema
Fallas en la formulación de los *Generar un control y seguimiento de Formato de cambios,
Minotauro al correr los procesos internos *Mala liquidación de los valores en Del 02/01/2019 al
4 Tecnológico valores liquidados por el 2 20 40 Importante Evitar el riesgo los procesos generados y formulados Gestión de cartera modificaciones y
del sistema. las obligaciones del sistema. 31/12/2019
sistema Minotauro. por el sistema. aclaraciones de Minotauro.
Errores humanos.
FORMATO
Versión: 02
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Ajustar el Plan Estratégico alienado con la

Ruta estratégica institucional y la
*No lograr fortalecer las normatividad vigente.
competencias del talento *Suscripción de convenios y/o alianzas
*Insuficiente gestión interinstitucional. humano. interinstitucionales para realizar las
Planes de Talento Humano,
Incumplimiento en la *Debilidades de planeación para la *Insatisfacción del talento actividades del Plan de Capacitación y
Gestión del Talento Del 02/01/2019 al informe de gestión, registros
1 Cumplimiento implementación de los Planes de identificación de necesidades. humano. 2 10 20 Moderado Evitar el riesgo Bienestar.
Humano 31/12/2019 de capacitaciones, Convenios
Talento Humano *Recursos limitados para la ejecución del *Se afecta el cumplimiento de *Identificar las competencias y fortalezas
y alianzas.
plan. objetivos de la Agencia. del Talento Humano actual para la
*Hallazgos administrativos y transferencia de conocimiento en la
sanciones. entidad.
*Realizar seguimiento y actualización de los
planes de talento Humano.
*Procedimiento y formatos
actualizados.
*Bajo desempeño del talento
Selección del talento humano *Actualizar el procedimiento. *Política y aplicación de las
*Deficiencia en la evaluación de humano.
que entra por provisionalidad sin *Aplicar rigurosamente el procedimiento. Gestión del Talento Del 02/01/2019 al misma para la Evaluación y/o
2 Operativo competencias para la selección de *Se afecta el cumplimiento de 1 10 10 Tolerable Reducir el riesgo
las competencias requeridas *Realizar evaluaciones y/o plan de Humano 31/12/2019 Plan de Mejoramiento y
personal provisional. objetivos de la Agencia.
para el cargo. Mejoramiento y acuerdos de gestión. Acuerdos de Gestión
*Afectación del clima laboral
suscritos y con seguimiento
realizadas.
*Formular Política de Gestión del

*Inadecuada implementación de la
Conocimiento.
Política de Gestión del Conocimiento al
*Duplicidad de esfuerzos y *Generar estrategias para fortalecer la
interior de la Agencia.
reprocesos implementación del SGC
Inadecuada implementación de *Normatividad poco clara sobre la Gestión del Talento Política y estrategias
*Pérdida del capital intelectual. *Establecer estrategias para la entrega y Del 02/01/2019 al
3 Estratégico la estrategia de Gestión del Gestión del Conocimiento en lo público 2 20 40 Importante Reducir el riesgo Humano implementadas en la
*Se afecta el cumplimiento de transferencia del conocimiento tanto del 31/12/2019
conocimiento. (aplicación). Líderes de proceso. Agencia.
objetivos de la Agencia. personal vinculado como del apoyo a la
*Baja articulación y comunicación entre
*Resistencia al cambio. gestión.
procesos.
*Informes de Gestión y Supervisión, con sus
*Alta rotación de personal.
respectivas fuentes de verificación.
*Difundir el manual de funciones y *Manual de funciones y

competencias a cada uno de los cargos de la competencias de la Agencia.
entidad. *Compromisos y
*Sanciones disciplinarias. *Compromisos de gestión y evaluación y/ Evaluaciones y/o Plan de
*Ejercer indebidamente el poder *Afectación del clima laboral. Plan de Mejoramiento suscritos con los Gestión del Talento Mejoramiento suscritos.
Del 02/01/2019 al
4 Corrupción Tráfico de influencias extralimitándose en el desempeño de las *Afectación de la credibilidad de 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo servidores públicos. Humano *Listados de asistencia a
31/12/2019
funciones del cargo. la Agencia. *Socializar el procedimiento de control Líderes de proceso. socializaciones.
*Sobre cargas de trabajo. disciplinario interno con ayuda de la Oficina *Informe encuesta clima
Jurídica. laboral
*Realizar encuesta de clima laboral y riesgo *Informe del riesgo
sicosocial con ayuda de SST. sicosocial
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Versión: 02
COPIA CONTROLADA
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN DOCUMENTAL

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Baja calidad en el servicio y

atención al ciudadano.
*Inseguridad en la custodia y *Pérdida de la memoria
administración de la información. institucional. Subdirección
*Adecuar el espacio físico en las condiciones
Pérdida parcial o total de la *Inadecuadas condiciones físicas y *Incumplimiento de la normativa Administrativa, Financiera Del 02/01/2019 al *Adecuaciones realizadas.
1 Estratégico 2 20 40 Importante Reducir el riesgo requeridas.
información. ambientales. vigente. y Apoyo a la Gestión. 31/12/2019 *Reglamento interno de archivo.
*Controlar las condiciones de acceso.
*No contar con restricciones de acceso. *Incumplimiento de objetivos del Gestión Documental.
*Desorganización y reprocesos. área.
*Hallazgos administrativos y
sanciones.
*Pérdida de la memoria
*Inadecuadas condiciones físicas y institucional.
ambientales. *Desorganización y reprocesos. *Adecuar el espacio físico en las condiciones
Subdirección
Daño y/o deterioro en la *Manejo inadecuado de los documentos. *Baja calidad en el servicio y requeridas. *Adecuaciones realizadas.
Administrativa, Financiera Del 02/01/2019 al
2 Operativo documentación del archivo *Incumplimiento del reglamento interno atención al ciudadano. 2 20 40 Importante Evitar el riesgo *Socializar el reglamento de archivo. *Reglamento interno de archivo.
y Apoyo a la Gestión. 31/12/2019
central. de archivo. *Incumplimiento de la normativa *Capacitar a los servidores públicos en los *Soportes de capacitaciones.
Gestión Documental.
*Insuficiente capacitación y vigente. instrumentos archivísticos.
sensibilización a servidores públicos. *Incumplimiento de objetivos del
área.
*Informes de seguimiento al PINAR de

*Formular e implementar el Plan
acuerdo al Plan de Acción e indicadores de
Institucional de Archivo (PINAR)
gestión.
*Diseñar e implementar el Sistema de
*Documento de Excel de la identificación
Gestión de Documentos Electrónicos de
de los documentos del Sistema de Gestión
Archivo (SGDEA) de Sapiencia.
de Documentos Electrónicos de Archivo
*Insuficientes recursos *Realizar la gestión para la tramitación,
*Demoras en la consulta y acceso (SGDEA)
Incumplimiento de la *Débil planeación y seguimiento de aprobación, publicación e implementación
a la información Del 02/01/2019 al *Registro o inventario de activos de
3 Cumplimiento normatividad archivística procesos 3 20 60 Inaceptable Evitar el riesgo de las Tablas de Retención Documental y Gestión Documental.
*Hallazgos administrativos y 31/12/2019 información realizado
vigente *No elaboración de instrumentos Cuadros de Clasificación Documental
sanciones. *Índice de información clasificada y
archivísticos y de gestión publica *Realizar el registro o inventario de activos
reservada realizado
de Información
*Esquema de publicación de información
*Elaborar el índice de información clasificada
realizado.
y reservada
*Propuesta de Tablas de Retención
*Elaborar el esquema de publicación de
Documental Cuadro de Clasificación
información
Documental RD - CCD
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS GESTIÓN JURÍDICA

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
Consultar herramienta dispuesta en la Páginas web de consulta e

Desactualización normativa y Del 02/01/2019 al
2 20 40 Importante Reducir el riesgo oficina Jurídica para actualización OFICINA JURIDICA informes de actualización(correo
jurisprudencial 31/12/2019
normativa y jurisprudencial. electrónico)
Verificación de perfiles y experiencia Hojas de vida, expedientes
Desconocimiento del personal en el de las personas del área y Del 02/01/2019 al contractuales, Plan de trabajo del
2 20 40 Importante Reducir el riesgo OFICINA JURIDICA
manejo de temas específicos estructuración del trabajo por 31/12/2019 área, bases de datos e
Aplicar erróneamente una norma Daño antijurídico: daño especificidad. indicadores
1 Operativo o interpretarla de manera patrimonial Sanciones y
Listado de asistencia a mesas de
equivocada. No tener acceso a una herramienta de acciones de repetición. Mesas de estudio y trabajo internas,
Del 02/01/2019 al trabajo. Acciones de mejora
consulta y actualización normativa y 2 20 40 Importante Reducir el riesgo actividades de capacitación. Comités OFICINA JURIDICA
31/12/2019 implementadas y documentos de
jurisprudencial primarios permanentes del área.
manejo del área
Realizar reuniones previas con las

Falta de información sobre los personas involucradas y solicitudes Del 02/01/2019 al Actas de reunión, oficios y
2 20 40 Importante Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA
antecedentes del caso o situación formales de información y 31/12/2019 correos electrónicos
documentación
Construcción, ejecución y seguimiento Del 02/01/2019 al
Sobrecarga laboral 2 20 40 Importante Reducir el riesgo OFICINA JURIDICA Plan de trabajo del área
de un plan de trabajo del área 31/12/2019
Inadecuado manejo y desorden de la

Capacitación en el manejo de archivos Del 02/01/2019 al Expedientes del archivo de
documentación en los archivos de 2 20 40 Importante Reducir el riesgo ARCHIVO
de gestión 31/12/2019 gestión
gestión y en el archivo central
Daño antijurídico: daño
Dejar de hacer una actuación que Revisión de los procedimientos,
2 Operativo patrimonial Sanciones y
constituye un deber legal. Inadecuado manejo de los trámites formatos, manuales e instructivos del Del 02/01/2019 al Proceso, procedimiento,
acciones de repetición. 2 20 40 Importante Reducir el riesgo OFICINA JURIDICA
internos en el proceso Gestión Jurídica proceso de Gestión Jurídica en Sistema 31/12/2019 formatos y demás
de calidad
Mesas de trabajo para estudio de los
Desinformación de los trámites internos Del 02/01/2019 al Listado de asistencia a mesa de
2 20 40 Importante Reducir el riesgo diferentes procesos y procedimientos OFICINA JURIDICA
de la Entidad 31/12/2019 trabajo
de la Entidad y sus actualizaciones
Construcción, ejecución y seguimiento Del 02/01/2019 al

Sobrecarga laboral 2 20 40 Importante Reducir el riesgo OFICINA JURIDICA Plan de trabajo del área
de un plan de trabajo del área 31/12/2019
Listado de asistencia a mesas de

Capacitación del personal del área,
Desconocimiento o desactualización de la Del 02/01/2019 al trabajo. Acciones de mejora
Retraso en el cumplimiento de un 2 20 40 Importante Reducir el riesgo mesas de trabajo permanentes, Comité OFICINA JURIDICA
normatividad vigente aplicable Daño antijurídico: daño 31/12/2019 implementadas y documentos de
deber legar, en términos de primario del área
3 Operativo patrimonial Sanciones y manejo del área
notificaciones y proyección de
acciones de repetición.
actos administrativos
Gestionar herramientas para el
seguimiento de los procesos judiciales. Documentos de gestión, Base de
Por errores en el cómputo de términos Del 02/01/2019 al
2 20 40 Importante Reducir el riesgo Monitoreo permanente (con la OFICINA JURIDICA datos o sistema de seguimiento
legales 31/12/2019
periodicidad acordada) por parte del del área.
abogado responsable del proceso.
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MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
Encargar un abogado del área que

actúe como suplente en los casos que
Ausencia no programada de algunos de
se requiera. Contar con carpeta con Del 02/01/2019 al
los profesionales que realizan la defensa 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA Poderes y oficio de designación
sustituciones de poderes (al menos 2) 31/12/2019
técnica de Sapiencia
para los diferentes despachos
judiciales y extrajudiciales.
Recepcionar con fecha y hora los
Trámite tardío en la recepción de los Del 02/01/2019 al
1 20 20 Moderado Evitar el riesgo requerimiento judiciales allegados a la OFICINA JURIDICA documentos radicados, mercurio
documentos por parte de la Agencia 31/12/2019
Oficina Jurídica,
Incumplimiento de las obligaciones Capacitar y orientar jurídicamente a
Daño antijurídico: daño Del 02/01/2019 al
contractuales de la empresa que presta 2 20 40 Importante Reducir el riesgo supervisores de los contratos de OFICINA JURIDICA Plan de capacitaciones
patrimonial Sanciones y 31/12/2019
el servicio de notificaciones judiciales. Sapiencia
Imposibilidad para la defensa acciones de repetición.
4 Operativo
técnica jurídica de la Agencia Providencia adversas a la Apoyar al archivo de Sapiencia, en la
Indebida remisión de los antecedentes Institución, Condenas, realización de capacitaciones sobre el
Del 02/01/2019 al Listado de asistencia y
administrativos y dificultades en la pérdidas patrimoniales 2 20 40 Importante Reducir el riesgo manejo de archivos de gestión y ARCHIVO
31/12/2019 presentación de la charla
recolección de medios probatorios. documentación importante para
Sapiencia.
Verificación de perfiles y experiencia
Incompetencia del personal en el manejo de las personas del área y Del 02/01/2019 al Hojas de vida y Plan de trabajo
2 20 40 Importante Reducir el riesgo OFICINA JURIDICA
de temas específicos estructuración del trabajo por 31/12/2019 del área
especificidad.
Hacer seguimiento permanente de los
Pérdida de la documentación que reposa
expedientes (con la periodicidad Del 02/01/2019 al Documento de designación. Base
en los expedientes de los procesos 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA
acordada) por parte del abogado 31/12/2019 de datos del archivo de gestión.
judiciales y extrajudiciales.
responsable del proceso.
Desconocimiento jurídico del abogado Verificación de la experiencia del Del 02/01/2019 al Documentos o correos de
1 20 20 Moderado Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA
en el manejo de temas específicos abogado previa asignación del proceso 31/12/2019 asignación o reparto de tareas
Daño antijurídico: daño
patrimonial Sanciones y Adoptar un formato para que los
Del 02/01/2019 al Formato de informe, base de
Omisión de gestión en la defensa acciones de repetición. apoderados hagan seguimiento a los
5 Operativo 31/12/2019 datos
jurídica de la Agencia Providencia adversas a la procesos asignados.
Falta de seguimiento del proceso Institución, Condenas, 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo Revisar y evaluar de manera OFICINA JURIDICA
pérdidas patrimoniales permanente los informes de Del 02/01/2019 al
Correos, actas, mercurio
seguimiento presentados por los 31/12/2019
apoderados
Ausencia de mecanismos de defensa de
Del 02/01/2019 al
la Institución ante las distinta 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA
Adoptar una estrategia de defensa y 31/12/2019
autoridades judiciales y administrativas Daño antijurídico: daño Expedientes del archivo de
Incumplimiento de los términos control como materialización de la
6 Operativo patrimonial Sanciones y gestión, documentos soporte e
judiciales y/o extrajudiciales Falta de gestión y seguimiento por parte política de prevención del daño Del 02/01/2019 al
acciones de repetición. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA indicadores
de los responsables asignados antijurídico 31/12/2019
Del 02/01/2019 al
Omisión de los términos perentorios 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA
31/12/2019
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MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
Listado de asistencia y
Daño antijurídico: Silencio Capacitación y orientación al personal
Omisión o incumplimiento en los Desconocimiento de la norma por parte Del 02/01/2019 al presentación de la charla,
administrativo positivo, 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo de la agencia encargado de dar OFICINA JURIDICA
términos legales y del competente para brindar respuesta 31/12/2019 indicadores de asesoría de la
acciones de tutela contra respuesta
7 Operativo constitucionales respecto a las oficina jurídica
la Agencia, Sanciones
peticiones presentadas ante la
Traslado extemporáneo al competente disciplinarias, acción de Seguimiento y control permanente a Del 02/01/2019 al
Agencia 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo OFICINA JURIDICA bases de datos, indicadores
para brindar respuesta repetición los indicadores de gestión relacionados 31/12/2019
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Sanciones y multas por entidades de *Diseñar e implementar el Plan de trabajo *Plan de trabajo.
Incumplimiento de la normatividad de control. de Seguridad y Salud en el Trabajo *Cronograma de actividades.
*Desconocimiento de la normatividad
Salud y Seguridad en el Trabajo *Pérdida de credibilidad institucional. *Medir y analizar los indicadores de SST *Asistencias
*Baja disponibilidad de recursos
*Quejas e insatisfacción por parte de los *Realizar auditorías al SG-SST Subdirector *Actas de reuniones
(humanos, financieros, físicos). Del 21/01/2019 al
1 Cumplimiento (Resolución 1111 de 2017, Decreto 1072 funcionarios 3 20 60 Inaceptable Evitar el riesgo *Realizar simulacros de evacuación en las Administrativo, Financiero Informe del simulacro
*Falta de disponibilidad de tiempo de 30/12/2019
de 2017, Resolución 2346 de 2007, *Posibles enfermedades laborales sedes de la Agencia y de Apoyo a la Gestión Evidencias fotograficas
los funcionarios
Resolución 2013 de 1986, Resolución *Demandas laborales por parte de los *Llevar a cabo reuniones y capacitaciones *Informe de auditoria
*Falta de capacitaciones en SST
0652 de 2012) funcionarios derivados de posibles con el COPASST *Matriz de seguimiento a
enfermedades laborales *Realizar inducción y reinducción en SST indicadores de SST
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Actualizar el inventario general de

*No actualización del inventario de *Pérdida parcial o total de
equipos de la Agencia.
equipos de cómputo. información. Subdirección
*Generar políticas de TI, para el
* Cambio y retiros de personal sin visto *No contar con los equipos Administrativa, Financiera *Inventario actualizado
Pérdida de equipos de manejo adecuado de cambio, Del 16/01/2019 al
1 Tecnológico bueno del proceso de sistemas de informáticos suficientes para 1 5 5 Aceptable Evitar el riesgo y Apoyo a la Gestión. *Políticas y estándares de
cómputo. reposición y asignación de equipos. 30/12/2019
información. operar. Gestión de Sistemas de seguridad.
*Generar políticas de TI para el ingreso
*Deficiente manejo de protocolo de *Disminución de la efectividad Información.
y salida de equipos de cómputo de la
ingreso y salida de equipos de cómputo. de los procesos.
Agencia.
*Pérdida parcial o total de

*Implementar el servicio de Respaldo
información.
*Inadecuado sistema de respaldos de para el sistema de virtualización
*Suspensión parcial de la Subdirección *Servicio Veeam BAKUPS
información (Vmware) del servidor de la agencia.
operatividad. Administrativa, Financiera operando en el servidor
*Inadecuado manejo de la información *Seguimiento y ejecución de respaldos Del 16/01/2019 al
2 Tecnológico Perdida de información. *Disminución de la efectividad 2 20 40 Importante Evitar el riesgo y Apoyo a la Gestión. * Bakups realizados
por parte de usuarios. de las bases de datos, carpetas 30/12/2019
de los procesos. Gestión de Sistemas de * Implementar el directorio
*No contar con un directorio activo compartidas y aplicativos de la Agencia
*Alteraciones en la información. Información. activo de la Agencia
basado en roles y permisos. *Implementar el directorio activo de la
*Sanciones disciplinarias, fiscales
Agencia
y penales.
* Desarrollo e implementación del *Nuevos módulos en el sistema

sistema de información integral de la de información operando
*No contar con un sistema de *Incurrir en reprocesos para
Agencia. correctamente.
información integral de la agencia. adquirir la información.
*Administración de servidores e Subdirección *Documentación de los
*No contar con la documentación de lo *No tener la información en
No tener trazabilidad de la infraestructura en la nube de Administrativa, Financiera procesos
procesos informáticos tiempo real. Del 16/01/2019 al
3 Tecnológico información de los procesos de 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo OracleCloud y Apoyo a la Gestión. *Servidores Oracle Operando
*Contar con sistemas de información *No tener información precisa y 30/12/2019
la Agencia *Soportar y dar mantenimiento a las Gestión de Sistemas de correctamente
aislados. verídica.
aplicaciones SIIS y Minotauro Información. *Aplicaciones SIIS y Minotauro
*Información sensible en bases de datos *Mala interpretación de la
*Migrar la información fuera del funcionando correctamente,
fuera del servidor información.
servidor, a la base de datos del sistema Soportes y mantenimientos
de información integral de la Agencia realizados al 100%
*Licencias Adobe actualizadas e
*Multas legales. instaladas
Subdirección
*No operación de herramientas *Licencias Office actualizadas e
No disponibilidad de los *Actualización e instalación de Administrativa, Financiera
*No renovar y adquirir licencias de Ofimáticas y correo electrónico. Del 16/01/2019 al instaladas
4 Tecnológico servicios de correo electrónico, 1 5 5 Aceptable Evitar el riesgo licencias de Office, Antivirus y Suite de y Apoyo a la Gestión.
software *No contar con software de 30/12/2019 *Licencia de Antivirus
Office y Antivirus. Adobe en los equipos requeridos Gestión de Sistemas de
protección de información actualizadas e instaladas
Información.
(Antivirus) *Licencias de PowerBI
actualizadas e instaladas
*No realizar el mantenimiento
preventivo de los equipos de cómputo.
*No realizar el soporte técnico a equipos
*Daños en equipos de cómputo. *Ejecutar plan de mantenimiento de Subdirección *Plan de mantenimiento
de cómputo en un tiempo optimo.
Daños de software, hardware e *Perdida de información. equipos tecnológicos de la Agencia. Administrativa, Financiera ejecutado al 100%
*Mal manejo de los equipos de cómputo Del 16/01/2019 al
5 Tecnológico infraestructura de los equipos *Disminución de la efectividad 1 10 10 Tolerable Evitar el riesgo *Realizar soporte técnico en la y Apoyo a la Gestión. *Realizar el 100% de los
de los usuarios. 30/12/2019
de cómputo de la Agencia. de los procesos. Agencia. Gestión de Sistemas de soportes solicitados por los
*No reportar por parte de los usuarios al
Información. usuarios al finalizar el año
proceso de sistemas de información los
daños o inconsistencias de los equipos de
cómputo.
*Implementar el directorio activo de la

*Malas prácticas en la gestión-Ética *Alteraciones en la información.
Agencia Subdirección
profesional. *Pérdida de información. *Implementar el directorio
*Documentar políticas y estándares de Administrativa, Financiera
Manipulación indebida de la *Intereses particulares. *Sanciones disciplinarias, fiscales Del 16/01/2019 al activo de la Agencia
6 Tecnológico 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo seguridad. y Apoyo a la Gestión.
información. *Uso indebido de la información y penales. 30/12/2019 *Políticas y estándares de
*Continuar con garantías de control de Gestión de Sistemas de
*No contar con un directorio activo *Afectación de la imagen seguridad.
confidencialidad de la información Información.
basado en roles y permisos. institucional.
(Jurídica)
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS AUDITORÍA INTERNA

MEDIDAS DE
OCURRENCIA RIESGO
*Formular y socializar el plan anual de

*Baja disponibilidad de recursos *No se identifican las debilidades de auditoría de Control Interno.
Incumplimiento del plan anual de
(humanos, financieros y físicos). la Agencia. *Implementar el plan anual de Del 01/01/2019 al Plan Anual de Auditoría,
1 Estratégico auditorías internas de Control 1 10 10 Tolerable Evitar el riesgo Control Interno
*Demora en la entrega de información. *Baja efectividad de las acciones. auditoría. 30/12/2019 informes de seguimiento.
Interno.
*Desconocimiento de la norma. *Sanciones fiscales y disciplinarias. *Elaborar informes de auditorías
legales y de riesgos.
*Canalizar todos los requerimientos de

*Debilidad en la organización y Informes presentados a las
Incumplimiento de los informes y entidades de control, a través de la
disponibilidad de la información. *Sanciones de entidades de control. Del 01/01/2019 al entidades de control.
2 Cumplimiento requerimientos de las entidades 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo oficina de Control Interno. Control Interno
*Insuficiente seguimiento y evaluación a *Pérdida de credibilidad institucional. 30/12/2019
de control (rendición de cuentas). *Realizar seguimiento y evaluación
los procesos. Rendición de la cuenta.
permanente al interior de los procesos.
*Realizar seguimiento y evaluación

*Poca voluntad de los responsables de las permanente al cumplimiento del plan Lideres de procesos,
Incumplimiento de planes de *Sanciones de entidades de control.
acciones del plan. de mejoramiento. Planeación Estratégica y Del 15/01/2019 al Informes de seguimiento al
3 Cumplimiento mejoramiento producto de *Pocas posibilidades de mejorar la 2 10 20 Moderado Reducir el riesgo
*Insuficiente seguimiento y evaluación a *Sensibilizar a los funcionarios frente a seguimiento de control 30/12/2019 plan de mejoramiento.
auditorías internas y externas. gestión de los procesos.
los procesos. la importancia de las acciones del plan interno
de mejoramiento.
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS

MEDIDAS DE
No PROCESO TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CAUSAS EFECTOS POSIBILIDAD DE
IMPACTO CALIFICACIÓN DEL RIESGO RESPUESTA ACCIONES PLANEADAS RESPONSABLE CRONOGRAMA FUENTES DE VERIFICACIÓN
OCURRENCIA
*Poca ética del talento humano.

*Sanciones de entidades de control. *Promover las buenas prácticas.
Direccionamiento Manejo indebido de las bases *Poca rigurosidad en el control. Planeación Estratégica- Del 15/01/2019 al *Política para el manejo de la
1 Corrupción *Detrimento patrimonial. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Implementar la política de tratamiento
Estratégico de datos para beneficio propio. *Ausencia de políticas para el manejo ODES 30/12/2019 información.
*Pérdida de credibilidad institucional. y uso de bases de datos
de la información.
*Alteración de los resultados de los

*Segregación de funciones de manera
preseleccionados y/o seleccionados.
que se establezca el responsable del
*Alteración en las condiciones del
manejo de las bases de datos.
Acceso y Permanencia Manipulación indebida de bases *Malas prácticas en la gestión-Ética crédito. Dirección Técnica de Del 15/01/2019 al
2 Corrupción 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Implementar un sistema de Bases de datos
ES de datos (Interno). profesional *Mala imagen para la institución. Fondos 30/12/2019
información
*Sanciones para los funcionarios y/o
*Realizar control dual en la generación
contratistas
de información específica
*Sanciones disciplinarias, fiscales y

penales para los servidores públicos.
*Poca ética profesional.
*Incumplimiento de objetivos Subdirección de
Dádivas para la selección de *Intereses particulares. *Realizar seguimiento y supervisión a Del 15/01/2018 al Contratos, informes de
3 Fortalecimiento ES Corrupción institucionales. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo desarrollo del sistema
contratistas o proveedores. *Insuficiente control en los procesos los contratos. 30/12/2018 seguimiento y supervisión.
*Posible detrimento patrimonial de IES públicas de ES
contractuales y de supervisión.
*Pérdida de credibilidad por parte de
la ciudadanía.
Los proponentes o contratistas

adjuntan documentos falsos o *Acciones legales en contra de los *Revisar con detalle los documentos del
Comité asesor y
Falsedad de documentos adulterados con las propuestas, contratistas. proceso por el Comité estructurador y
Gestión Administrativa- evaluador / Del 02/01/2019 al
4 Corrupción aportados con la propuesta en contratos o cuentas de cobro *Mala imagen institucional. 1 10 10 Tolerable Reducir el riesgo evaluador del proceso de contratación, Expedientes contractuales
Contratación Supervisor y/o 31/12/2019
los procesos de contratación. (afiliación y pago de la seguridad *Nulidad del contrato establecido. por el *Comité de Contratación y el
interventor del contrato
social), dado que no cumplen con los *Incumplimiento contractual. supervisor y/o interventor del contrato
requisitos exigidos en los mismos
*Realizar control jurídico detallado

*Daño antijurídico: Daño patrimonial
*Evasión del cumplimiento de las desde la etapa de planeación del
*Sanciones penales, fiscales y Documentos contentivos de
etapas y requisitos exigidos dentro de proceso contractual. Oficina Asesora Jurídica
disciplinarias directrices emitidas por la oficina
las modalidades de contratación *Designar un grupo interdisciplinario / Subdirección
Gestión Administrativa- Celebración de contratos sin el *Acciones de repetición. Del 02/01/2019 al jurídica.
5 Corrupción establecidas por la Ley. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo (técnico, logístico y jurídico) que administrativa
Contratación lleno de los requisitos legales. *Mala imagen institucional 31/12/2019 Expedientes contractuales.
*Insuficientes procedimientos, acompañe el proceso hasta la financiera y de apoyo a
*Afectación de las actividades Manual de contratación, políticas
manuales, filtros, políticas, controles legalización del contrato. la gestión.
misionales y de apoyo para atender internas.
en el proceso contractual. *Actualizar constantemente los
las necesidades de la Entidad
manuales con la normativa vigente.
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IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS

MEDIDAS DE
No PROCESO TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CAUSAS EFECTOS POSIBILIDAD DE
IMPACTO CALIFICACIÓN DEL RIESGO RESPUESTA ACCIONES PLANEADAS RESPONSABLE CRONOGRAMA FUENTES DE VERIFICACIÓN
OCURRENCIA
*Actualizar para mejorar las medidas de

*Posible afectación de la integridad seguridad.
Actas de reunión, informes de
*Descuido o negligencia. de las personas. *Aplicar el control Interno disciplinarios Subdirector Del 2/01/2019 al
supervisión contrato vigilancia,
*Delincuencia común. *Deterioro de imagen institucional. cuando corresponda. Administrativo, 30/12/2019
6 Gestión Administrativa Corrupción Hurto de bienes muebles 2 10 20 Moderado Evitar el riesgo Control en las bitácoras de
*Falta de control en la aplicación de *Pérdida de bien y posibles *Articular acciones interinstitucionales Financiero y de Apoyo a
seguridad, comunicaciones varias
medidas de seguridad. sanciones. en el sector. la Gestión.
con las partes interesadas.
*Pérdida de la información. *Socializar el protocolo a seguir en caso
de pérdida o hurto del bien
*Tráfico de influencias a favor de

terceros.
*Omisiones en las funciones de Documento con las políticas
*Pérdida de imagen institucional. *Elaborar políticas y procedimientos
supervisión. Subdirector administrativas relacionadas con
*Posible detrimento patrimonial. para el uso adecuado de los bienes y
*Inadecuada aplicación de la Administrativo, Del 2/01/2019 al el uso de bienes y servicios
Destinación de recursos *Procesos sancionatorios fiscales, servicios.
normatividad vigente, manual de Financiero y de Apoyo a 30/12/2019 Informe de ejecución PIC, listado
7 Gestión Administrativa Corrupción públicos de forma indebida en penales o disciplinarios. 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo *Incorporar en el PIC, actividades de
contratación y procedimientos la Gestión. de asistencia.
favor de un tercero *Enriquecimiento ilícito de terceros, formación y orientación técnica en
asociados. Manual de Funciones y
contratistas y/o funcionarios. temas relacionados con prevención del
*Usufructuar bienes públicos por Oficina Asesora Jurídica competencias Laborales
*Demandas. daño antijurídico.
desconocimiento u omisión del Actualizado.
servidor responsable.
*Extralimitación de funciones.
*Realizar seguimiento y evaluación al

sistema de control interno.
*Presiones personales *Sanciones administrativas, fiscales
*Selección de personal idóneo Subdirección *Conciliaciones bancarias, boletín
*Servidores con poca ética disciplinarias y penales.
*Realizar la adecuada segregación de Administrativa, Del 03/01/2019 al de tesorería, estados financieros.
8 Gestión Financiera Corrupción Malversación de fondos. profesional. *Afectación de la imagen 2 20 40 Importante Evitar el riesgo
funciones. Financiera de Apoyo a 31/12/2019 *Informe pormenorizado de
*Exceso de atribuciones institucional.
*Cierres presupuestales conciliados con la Gestión. control interno.
*Deficiente control *Desfinanciación de proyectos.
estados financieros, contables, con
recursos en fiducias y bancos.
*Manipulación indebida de la *Sanciones administrativas, fiscales

información disciplinarias y penales. *Realizar seguimiento y control
Gestión Financiera - Del 02/01/2019 al *Informes de seguimiento y
9 Corrupción Malversación de fondos *Insuficiente seguimiento y control *Afectación de la imagen 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo periódico a los registros del sistema en Gestión de Cartera
Cartera 31/12/2019 control
*Servidores con poca ética institucional. operaciones críticas.
profesional *Posible deterioro de recursos
*Difundir el manual de funciones y

competencias a cada uno de los cargos *Manual de funciones y
de la entidad. competencias de la Agencia.
*Sanciones disciplinarias. *Compromisos de gestión y evaluación *Compromisos y Evaluaciones
*Ejercer indebidamente el poder *Afectación del clima laboral. y/ Plan de Mejoramiento suscritos con Gestión del Talento y/o Plan de Mejoramiento
Gestión del Talento Del 02/01/2019 al
10 Corrupción Tráfico de influencias extralimitándose en el desempeño de *Afectación de la credibilidad de la 1 20 20 Moderado Evitar el riesgo los servidores públicos. Humano suscritos.
Humano 31/12/2019
las funciones del cargo. Agencia. *Socializar el procedimiento de control Líderes de proceso. *Listados de asistencia a
*Sobre cargas de trabajo. disciplinario interno con ayuda de la socializaciones.
Oficina Jurídica. *Informe encuesta clima laboral
*Realizar encuesta de clima laboral y *Informe del riesgo sicosocial
riesgo sicosocial con ayuda de SST.
Procesos Estratégicos Operativos Financieros Tecnológico Corrupción Imagen Cumplimiento Total
Direccionamiento estratégico 3 4 1 8
Gestión de Comunicaciones 1 2 1 4
Gestión y Mejora de la Calidad 1 1
Acceso y Permanencia a la Educación Superior 10 1 1 1 13
Fortalecimiento de la Educación Superior 3 1 3 7
Atención a la Ciudadanía 1 3 4
Gestión Administrativa-Contratación 3 2 2 7
Gestión Administrativa 2 1 2 1 6
Gestión Financiera 1 2 2 1 6
Gestión Financiera-Cartera 2 1 1 4
Gestión del Talento Humano 1 1 1 1 4
Gestión Documental 1 1 1 3
Gestión Jurídica 7 7
SST 1 1
Gestión Sistemas de Información 6 6
Auditoría Interna 1 2 3
8 35 4 7 10 4 16 84
Total
10% 42% 5% 8% 12% 5% 19% 100%

Matriz de Riesgos Consolidado 2019 PDF

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