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CONTABILIDAD MECANIZADA
“Importancia de los Sistemas Contables”
Integrantes:
Josmar Martínez 8-960-194
Yurielka Monterrey 6-723-2111
Alejandra Causil AU056663
Julia Tenorio 2-743-225
Denia Franco 2-739-1333
Melany Cando 8-944-1738
Ariadna Chong 8-885-1918
Profesor:
Orlando Camarena
Fecha de Entrega:
18/10/21
Introducción
Un sistema es “un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o
subsistemas interdependientes y delineados por los límites identificables de su ambiente o
supra sistema”. En toda organización, sus diferentes áreas tienen procesos que en su operación
generan flujos de información, sus sistemas y sub sistemas la procesan y al integrarla
conforman el sistema de información de la organización. Por eso es que los podemos definirlos
así, como sistemas y específicamente, en sistemas contables.
La característica de este tipo de actividad es legal ya que son reconocidas oficialmente. Para
analizar este tema es necesario mencionar. Una de ellas es el control, esto hace que sea un buen
sistema para la administración las cuales se buscan métodos y procedimientos para proteger
sus activos.
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Índice
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Objetivos del sistema contable
Objetivos generales
Dar seguimiento a los gastos generados e ingresos producidos por la empresa: este
seguimiento se da a través de la generación de reportes e informes que permiten contar
con la información para controlar los costos, gastos e ingresos generados, como
resultado dela operación de la empresa ayudando esto en la obtención de los objetivos
y metas planteados, tanto en los planes a largo, mediano y corto plazo establecidos.
Generar informes: el sistema de contabilidad permite la generación de información vital
para la administración y toma oportuna de decisiones en la empresa. La información
generada a través del sistema de contabilidad debe ser confiable, oportuna, útil,
pertinente, clara, objetiva, comparable e integra.
Mejorar el flujo de trabajo en la operación financiera y administrativa de la empresa: al
centralizar las funciones de contabilidad y todas las transacciones dentro del sistema.
Determinar la información fiscal a presentar ante los organismos fiscales: permite
determinar la información fiscal a presentar, tanto mensual como anualmente a la
Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Al contar con toda la información
organizada y resumida es de fácil generación la presentación de los pagos a realizar a la
DGI
Objetivos específicos
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Importancia de los Sistemas Contables
Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente
contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una
sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas
o pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas
operaciones contables y financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis saber qué
se utiliza para llevar las cuentas de una organización
El sistema contable es el activo más valioso de las empresas que reduce los costos e impulsa la
productividad. Con un sistema apropiado en la mano, las empresas automatizan las tareas de
contabilidad y redactan informes de impuestos a tiempo, pero lo que es más importante,
pueden pronosticar los gastos y desarrollar una estrategia de inversión más inteligente con este
sistema. Además, Se trata de una herramienta de fácil acceso que reduce casi a cero los
márgenes de error en los resultados del área contable y automatiza muchas de las tareas
técnicas de un contador, dándole más espacio para que se dedique al análisis de datos y se
constituya en un asesor mucho más importante para las organizaciones a la hora de tomar
decisiones financieras
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¿Qué funciones tiene un sistema contable?
Las funciones de un sistema de contabilidad se arman según las necesidades del negocio. Como
requisito básico, este sistema debería contar con:
Libro de ventas y egresos
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Registro de cobros y pagos
Sin embargo, cada negocio es diferente por lo que, según la necesidad, el sistema contable tiene
funciones adaptadas al tipo de negocio. Por ejemplo, el software Mi Negocio tiene:
Mi Negocio Comercial
Ventas
Compras
Kárdex (para manejo de inventarios)
Declaraciones de Impuestos
Facturas Físicas o electrónicas
Manejo de CxC y CxP
Declaraciones de Impuestos.
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Mi Negocio Contable
No todos, por eso hay que preguntar antes de adquirirlo. El módulo de facturación electrónica o
física es una ayuda para los trámites tributarios y genera facturas para los clientes,
contabilizando los impuestos sin cometer errores. Lo mejor es que ya no se dañan facturas que
implican un gasto de tiempo y recursos para el negocio. Mi Negocio cuenta con esta
funcionalidad que es clave para cualquier emprendedor.
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¿Es mejor un sistema contable físico o en la nube?
Primero hay que explicar ambos términos. Un sistema físico es aquel que tiene servidores
físicos que están en un lugar visible. El riesgo que corren es que podrían sobrecargarse,
mojarse, incendiarse y la información se perdería. Mientras que la información en la nube está
en un sitio localizado en el internet que cuenta con encriptación de archivos. Es decir, es
totalmente seguro y confiable, incluso las grandes empresas del mundo como Netflix, General
Electric, Amazon, entre otras, tienen toda su información en la nube. La ventaja de tener la
información allí es que la seguridad prima y no hay posibilidad de accidentes que arruinen el
sistema y la contabilidad archivada.
Los sistemas contables se entienden como un determinado complejo para recoger, registrar y
generalizar la información, expresada en dinero, sobre el movimiento de las finanzas, el estado
de la propiedad, el pasivo de una determinada organización.
Generar los Balances que son como una fotografía de la empresa en cada instante
Generar los Estados de Resultados (PyG) para evaluar la utilidad en un periodo de
tiempo
Generar flujos de Efectivo
Determinar y controlar la carga tributaria
Argumentar la toma de decisiones en nuestra organización
Evaluar la función de la Administración
Controlar las operaciones de la entidad económica
Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.
Suministrar información sobre la situación financiera y económica de la entidad
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Contribuir a la información estadística de la empresa y la del DANE
Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios
Proporcionar información de carácter legal
Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la empresa
Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han producido a las finanzas
de la empresa en cada periodo.
Facilitar y agilizar la toma de decisiones económicas
Ahora bien, los principios de la contabilidad deben ser implacables en el sistema contable, la
Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad debe de tener ciertas
características o cualidades, como las siguientes:
La importancia de la información que genera el sistema contable es vital para la buena toma de
decisiones dentro de cualquier organización y esta debe tener las características que arriba
hemos mencionado para poder corregir cualquier desviación que tengamos con respecto a lo
presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto ganar.
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consecuencias económicas del proceso de transformación. Se encarga de medir los recursos
financieros empleados para adquirir otros recursos, la conversión en bienes y servicios, y el
precio de venta a los clientes.
Un sistema de información identifica y recoge datos de una fuente apropiada y los convierte en
información utilizable para la adopción de decisiones. Los datos son hechos particulares o
símbolos que pueden ser convertidos en información útil.
El propósito de un sistema de información podría ser convertir los datos para que sean más
útiles antes de ser recibidos por los usuarios, o para lograr que la información sea más accesible.
Como los demás sistemas de información, el sistema contable es un proceso en el cual los datos
ingresan, son registrados y almacenados en una base de datos, convertidos en números y tablas,
y emitidos como programas, informes y otros tipos de información a los usuarios.
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Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.
En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar
en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una
transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro.
Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable
incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta
información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las
actividades financieras de la empresa.
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SISTEMA COMPUTARIZADO
Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.
Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.
Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara
automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier
momento.
El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.
Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.
Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente.
La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de
situación y asientos de cierre, es automático.
El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre
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CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser
comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
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Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información
contable. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que
carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la
información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
Un sistema contable bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación
aceptable al costo- Beneficio.
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SISTEMA CONTABLE
Para acabar con el post de hoy es importante hacer una breve referencia a las ventajas y a los
inconvenientes que puede tener para las sociedades la llevanza de la contabilidad de manera
exhaustiva mediante los sistemas que venimos explicando.
Ventajas
Para las empresas, es muy importante ya que gestionan sus ingresos y gastos. Además de tener
ordenada la actividad diaria de la empresa y controlando cualquier tipo de anomalía que pueda
producirse de manera eficaz e inmediata.
Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos contables, se gestionan
mejor los recursos, se hacen inversiones más inteligentes y se coloca a la empresa en una buena
posición en el mercado.
Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.
Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.
El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
Permite que el S.G.C constituya una inversión a largo plazo y no un gasto
-Permiten ahorrar tiempo y dinero: permite a las empresas ahorra tiempo y dinero en la
elaboración de sus registros contables, ya que necesitan una cantidad de recursos mucho
menor para funcionar y reducen drásticamente la cantidad de errores.
-Mejoran la gestión del negocio: las empresas no solo tienen todos sus datos unificados y
almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la toma de decisiones y permiten
administrar mejor los recursos de la empresa.
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-Simplifican los procesos administrativos: las empresas actualmente es lo difícil que resulta
para ellas mantener todos sus procesos contables al día, sin embargo, con el uso de estos
programas es mucho más fácil automatizar el trabajo y agilizar las tareas del día a día.
El inconveniente fundamental, si es que puede llamarse como tal, es la gran cantidad de orden,
tiempo y rigurosidad que debe tener la empresa a la hora de crear el sistema para que la
información contenida en el mismo sea fiable como hemos indicado anteriormente.
Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.
El sistema origina cierta burocracia.
Se necesitan suficientes recursos.
Es costoso.
Ahora que ya sabemos las ventajas de usar estos programas, es importante que tengamos
presente también algunos problemas que pueden causar el uso de estos sistemas en la
administración de las empresas.
-Requieren un conocimiento previo para su uso: los softwares administrativos están diseñados
y pensados para personas con un alto conocimiento contable, por lo que recomendamos elegir
programas amigables y que ofrezcan un buen servicio de soporte.
-Necesitan constante mantenimiento: Otro inconveniente que presentan estos sistemas es que
algunos requieren de un mantenimiento y actualización constante.
-Ocasionan gastos extras: Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas razonables,
muchos de ellos necesitan la instalación de RAM adicional o modernos procesadores para su
uso.
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IMPORTANCIA DEL SOFTWARE CONTABLE:
La contabilidad es un proceso crucial para toda empresa, por ello, tener una buena gestión de
esta es imprescindible. Mantener los datos actualizados y tener un fácil acceso a ellos, garantiza
la ejecución de una correcta toma de decisiones.
La necesidad de un software contable en los negocios es cada vez más evidente. Antes de pensar
en adquirir uno, analice factores como el crecimiento de su empresa, la necesidad de
sistematizar operaciones, la atención a los clientes, el incremento del personal y la mejora del
control del efectivo, entre otros. La clave es la agilidad.
Al contar con un buen sistema contable, no cabe duda de que mejorará la eficiencia de los
procesos, lo que también significa una mejor estructura organizacional, sin mencionar que la
inversión en esta tecnología supone un considerable ahorro de dinero, agilización de procesos,
y la minimización de los márgenes de error. La ventaja de estos sistemas es que cuentan con un
soporte online, lo que garantiza que no perderá la información delicada de su negocio.
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Conclusión
Tras el análisis podemos ampliar el concepto sobre el tema señalado tomando en cuenta los
puntos más destacados e incorporar más conocimientos. Los sistemas más relentes son
clasificados y su importancia. Si es un buen sistema contable para nuestra empresa, no solo es
un activo intangible, sino también eficiente y práctico. Sin duda, se convierte en un
conocimiento del estado económico y financiero de nuestra organización. Por sus
características pueden ofrecer un buen control compatibilidad, flexibilidad y una relación
aceptable al costo- Beneficio. Hemos mencionado para poder corregir cualquier desviación que
tengamos con respecto en nuestros conocimientos.
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Bibliografía
https://www.academia.edu/10391864/tro%C3%B3n_a_los_Sistemas_Contables
https://www.monografias.com/trabajos7/cosix/cosix.shtml
https://cursos.aiu.edu/Informatica%20II/PDF/Intro.pdf
https://www.clubensayos.com/Negocios/Introducci%C3%B3n-y-conclusi%C3%B3n-
de-Sistemas-contables/5141398.html
https://www.3ciencias.com/libros/libro/introduccion-a-la-informacion-contable-
estimacion-y-aplicacion-para-la-toma-de-decisiones/
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