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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA Y ADMINISTRACIÓN

ASIGNATURA : Contabilidad II
PROFESOR : Rubén C. Orellana L

Herramientas para desarrollar controles sobre Recursos Disponibles

Caja
Concepto
Corresponde a todos los fondos de disponibilidad inmediata dentro de la empresa. Es el
Activo de mayor liquidez. Es un recurso que no está sujeto a ningún tipo de restricción. Es
todo el dinero en efectivo con que cuenta la empresa. Tiene un valor que no cambia con el
tiempo.
Componentes
La caja está compuesta por billetes y monedas de curso legal, vales, cheques, documentos de
ingreso y egreso, comprobantes, estampillas, comprobantes de tarjetas de crédito.
Formas que puede adoptar
Efectivo: Billetes y monedas de curso legal, documentos con valor económico.
Documentos de soporte o de respaldo
Arqueo de Fondos
Corresponde al recuento físico de los valores existentes en caja en un momento determinado
(dinero en efectivo y documentos de respaldo) el que es comparado con los registros
contables.
Características
 El arqueo debe ser completo, esto significa que se deben contar todos los valores
existentes en caja.
 El arqueo debe ser sorpresivo, es decir, sin aviso previo a la persona encargada de la caja.
 Debe ser simultáneo. Si existen varias cajas, éstas deben ser arqueadas al mismo tiempo.
 El arqueo debe ser efectuado en presencia del cajero y es él quien debe efectuar
físicamente el recuento y quien arquea comprobarlo.
 El recuento debe realizarse de una sola vez, es decir no se puede interrumpir.
 El arqueo debe ser certificado, es decir que la persona encargada de efectuarlo debe
dejar constancia de lo realizado y el responsable de la caja debe manifestar, por escrito,
su conformidad con el mismo.

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Diferencias encontradas
Sobrantes: significa que el recuento reflejó un monto arqueado superior al que se registra en
la contabilidad. Este sobrante se debe ingresar a la contabilidad mediante el siguiente
asiento contable:
Caja
Sobrante
o Cuenta de resultado
Diferencia de Caja
Faltante: significa que el recuento reflejó un monto arqueado inferior al que se registra en la
contabilidad. Este faltante se debe ingresar a la caja de inmediato por parte del cajero y
proceder a cerrar contablemente la caja y reabrirla posteriormente.

Consideraciones a tener presente en el arqueo:


 Se debe determinar el flujo y tipo de operación que se realizan en caja.
 Se debe preparar un formulario ad hoc.
 Se debe informar al superior de la persona responsable de los fondos.
 Se debe practicar un ordenamiento de los valores a contar.
 Se debe contar con cuidado y precisión y verificar las características de la documentación
involucrada.
Control Interno
Dada las características que presenta este recurso, el control interno debe ser fuerte en esta
área.
El control interno es el conjunto de normas, políticas, procedimientos de verificación y
control establecido por una empresa para cuidar sus activos, logran la veracidad y exactitud
de la información contable, alcanzar la eficiencia operativa y alientan la adhesión a las
políticas establecidas por la organización.
Recomendaciones de control interno.
 Establecer normas y procedimientos formales.
 Debe tener una importancia fundamental el respaldo documental de las operaciones.
 Revisar la correlatividad numérica de los comprobantes.
 Establecer sistema de caja chica, fondo fijo.
 Se deben practicar controles periódicos sobre el área. (Arqueos).
 Se debe señalar que las personas involucradas en el área son responsables directos y
exclusivos de ésta.
 Se debe separar la custodia de los valores de los registros contables.

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Fondo Fijo
Concepto: es un monto determinado para realizar pagos menores dentro de la empresa.
Características
 Es un monto fijo.
 Se le asigna a una determinada persona que es el responsable exclusivo.
 Todo desembolso debe ser acreditado con algún tipo de documento de respaldo.
 Este fondo se repone cada cierto tiempo, previa rendición por parte del encargado.
 Se utiliza, en general, para pagos menores.
 Se arquea con cierta frecuencia, de acuerdo con las necesidades control que existe.

Tratamiento contable
Constitución o apertura Fondo fijo
Banco

Rendición periódica Gastos


Banco

Cierre Gastos
Banco
Fondo fijo

Faltante
Cuando el valor arrojado en el recuento es menor que el monto que aparece en los registros
contables

Faltante
Pérdida en caja Cuentas de pérdida
Diferencia en caja
o
Utilidades Retenidas Cuenta de reserva

Caja

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Banco

Concepto
Esta cuenta corresponde a las cuentas corrientes que mantiene la empresa en una institución
bancaria. Su movimiento se traduce en Ingresos (depósitos de dinero y/o cheques y abonos
del banco) y Egresos (giros de cheques y cargos del banco).
Características y naturaleza
 Activos de gran liquidez y de disponibilidad casi inmediata.
 Su movimiento consiste en depósitos y cheques.
 Su control debe ser muy fuerte, estricto y eficiente.
 Las cuentas corrientes permiten a la empresa un mayor control sobre una serie de
operaciones comerciales (importaciones, exportaciones, descuentos, cobranza de
documentos, créditos, etc.).
Movimiento de Fondos
Depósitos: corresponden a las sumas recaudadas por las empresas y depositadas en la
cuenta corriente bancaria. Se puede depositar tanto efectivo como documentos (cheques,
vales vistas).
Giros: mecanismo por medio del cual se retira dinero de la cuenta corriente bancaria,
utilizando para ello cheques.
Los cheques pueden ser:
De la plaza: mismo lugar ubicado del banco.
De otras plazas, distinto de donde está ubicado el banco.
Extranjero: país distinto de donde se tiene cuenta corriente.
Forma de emitir los cheques
Al portador: este cheque puede ser cobrado por cualquier persona, a este documento no se
le ha tarjado ninguna palabra.
A la orden: a este documento se le ha tarjado “al portador”, y sólo puede ser cobrado por la
persona indicada en él, pero admite endoso.
Nominativo: a este documento se le ha tarjado las palabras “al portador” y “a la orden de” y
sólo puede ser cobrado por la persona indicada en él, no admite endoso y puede ser
depositado en una cuente corriente bancaria de esa persona.
Cruzado: estos documentos pueden ser “al portador”, “a la orden” y “nominativo”, estando
destinados a ser depositados en cuenta corriente bancaria, estampando en el anverso dos
rayas diagonales paralelas.
Hay dos tipos de este documento:
Cruzado general: las líneas se dejan en blanco y puede ser depositado por cualquier persona.
Cruzado especial: sólo puede ser depositado en una institución bancaria que se indica en el
documento, entre las líneas paralelas.
Valores no contabilizados
Suele ocurrir que existan diferencia entre lo que está registrado en los libros contables y lo
que informa el banco mediante cartolas. Estas diferencias pueden corresponder a:
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Cargos bancarios
Corresponden a los valores cobrados por el banco por los servicios prestados. Ej. Intereses,
comisiones, talonario cheque, impuesto.
Abonos bancarios
Corresponden a sumas ingresadas por el banco a la cuenta corriente de la empresa. Ej.
Préstamos bancarios, crédito para exportaciones, sobregiro autorizado, descuento de letra.
Documentos
Esto está relacionado con las diferentes operaciones que puede realizar la empresa con la
cuenta corriente bancaria.
 Envío de documento al banco, generalmente letras, para su cobranza, su descuento o en
garantía de créditos.
 Documentos para importaciones.
 Documentos para exportaciones.

Conciliación bancaria
Concepto: es una herramienta de control que utiliza la empresa para verificar la exactitud de
los recursos existentes en la cuenta bancaria y compararlo con los registros contables
mantenidos en la empresa. Debido a este análisis se pueden presentar algunas situaciones
especiales:
a) Que existan partidas registradas en la contabilidad de la empresa y no aparezcan en los
registros del banco, entre estos tenemos:
 Cheques pendiente de cobro (tránsito): son aquellos cheques girados por la empresa que
a la fecha de la conciliación aún no aparecen cobrados.
 Depósitos en tránsito: son aquellos depósitos realizados por la empresa que a la fecha de
la conciliación no aparecen registrados por el banco.
 Ajustes contable realizado por la empresa para corregir algunas situaciones.

b) Existen partidas registradas en el banco y no aparecen en los registros de la empresa.


 Abonos bancarios no registrados por la empresa: Ej. Préstamos concedidos y no
comunicados oportunamente, cobranza de letras.
 Cargos bancarios no registrados por la empresa. Ej. Comisiones, intereses, talonarios de
cheques.
 Ajustes internos realizados por el banco.

Características de la conciliación
 Es una prueba de validación de saldos.
 Es una prueba de carácter analítico.
 Debe ser realizada en forma independiente de quien custodia los valores.
 Debe ser realizada con cierta periodicidad, dado las características que presenta el
recurso.

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 Esta prueba debe ser referida a una fecha de corte de las operaciones, por ejemplo al 31
de diciembre.

Esquema de conciliación
a) Del saldo según registro de la empresa se debe llegar al saldo según banco o viceversa.
Saldo según empresa Saldo según banco

+ Abonos bancarios no registrados + Depósitos en tránsito


+ Cheques pendientes de cobro + Cargos bancarios
– Cargo bancario – Abonos bancarios
- Depósito en tránsito – Cheques pendientes de cobro
Saldo según banco Saldo según empresa

b) Partiendo de alguno de los saldoS en formato simplificado.


Saldo banco Saldo Empresa
+ Depósito tránsito + Abono bancario
– Cheque pendiente cobro – Cargos bancarios
± Ajustes contables ± Ajuste banco
Saldos iguales Saldos iguales

Control interno
Dada las características que presenta este recurso, el control interno de esta área debe ser lo
más eficiente y efectivo posible para evitar situaciones irregulares.
Algunas consideraciones de control interno:
 Establecer políticas y procedimientos formales por escrito.
 Establecer canales regulares de ingreso (depósitos) y egresos (giros).
 Revisar los comprobantes de respaldos de las distintas operaciones.
 Realizar conciliaciones bancarias.
 Separar la custodia de los valores de los registros.
 Todo pago debe ser realizado con un cheque nominativo.
 Todas las recaudaciones debe ser depositada.

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