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COOPERATIVA DE PROFESIONALES Y TÉCNICOS LIMITADA “COOPROFESIONAL LTDA.” MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL COBRO DE LA CARTERA RESOLUCION No.

006/2009 (Agosto 13 de 2009)
“Por medio de la cual se aprueba el Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera de COOPROFESIONAL LTDA”. El Consejo de Administración de la Cooperativa de Profesionales y Técnicos Limitada COOPROFESIONAL LTDA., en uso de las atribuciones que le concede la Ley, el Estatuto vigente y CONSIDERANDO a) Que la cartera de crédito de la Cooperativa constituye el principal activo de COOPROFESIONAL LTDA y como tal su recaudo permanente es indispensable para la sana calidad de su composición. Que se hace necesario establecer un Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera de COOPROFESIONAL LTDA, que defina claramente su objetivo, alcance, lineamientos o políticas de operación y gestión de cobro, entre otros. RESUELVE: Establecer el Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera de COOPROFESIONAL LTDA, así: INTRODUCCION Uno de los aspectos más importantes y que contribuyen decididamente a la oportuna recuperación de los créditos es la gestión de cobro. Este proceso, que en algunas ocasiones es molesto tanto para el Asociado - Deudor como para COOPROFESIONAL, podrá evitarse o reducirse en la medida en que

b)

Autor: Ing. Yaneth Cristina Pimienta Charry

cada uno de los responsables en el otorgamiento de créditos realice su mejor esfuerzo para la adecuada colocación de los mismos. Como es imposible la recuperación total y oportuna de todas las obligaciones, es importante definir una gestión de cobro estructurada y sistemática. La gestión de cobro debe perseguir dos objetivos principales: en primer lugar, recordarle al Asociado - Deudor el estado de su obligación, o porque se encuentre en mora; y en segundo lugar, continuar con el proceso de asesoría al Asociado - Deudor en el cual se le ofrezcan alternativas de solución para el pago oportuno cuando se haya modificado sustancialmente la situación económica después de la aprobación del crédito. Para conservar una cartera productiva y una adecuada rotación de la misma, se requiere efectuar una labor ordenada de cobro, toda vez que ésta permitirá evitar EL deterioro de la cartera y el impacto negativo en el estado de resultados. En la gestión de cobro podrán utilizarse herramientas fundamentales como: llamada telefónica, envío de carta de cobro y/o envió de correo electrónico a deudor principal y codeudores, precisión a los codeudores, herramientas legales y reporte a Centrales de Riesgos. 1. OBJETIVO

Establecer las actividades a ejecutar para la realización del cobro persuasivo de las cuotas morosas y demás obligaciones, con el fin de lograr el recaudo efectivo de la cartera de COOPROFESIONAL LTDA y así evitar el inicio del proceso coactivo. 2. ALCANCE

Este proceso inicia cuando el Asociado presenta mora en sus obligaciones crediticias y termina con la organización del expediente que se remite a cobro jurídico para iniciar el proceso en contra del deudor y/o codeudores. Se considera mora el no pago de la cuota de un crédito en el periodo correspondiente al plazo periódico para amortizarlo, caso para el cual operará este manual. 3. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACION

La etapa del cobro persuasivo debe desarrollarse dentro del término máximo de dos (2) meses contados a partir de la primera cuota morosa. Si vencido este término el deudor no se ha presentado, no ha pagado o acordado el pago, se procederá de

Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera

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4. 4. Este acuerdo no significa novación ni reestructuración del crédito.1 GESTIÓN DE COBRO LLAMADA TELEFONICA La gestión de cobro utilizando como herramienta el teléfono podrá realizarse en cualquier momento. De este acuerdo se dejará constancia escrita con el fin de imprimir un sello de responsabilidad en el compromiso adquirido. las Entidades Cooperativas pueden ordenar a los pagadores en las diferentes empresas retener a sus trabajadores los porcentajes de Ley por obligaciones contenidas en libranzas. si no que deberá realizarse seguimiento para conocer la efectividad de la medida. tal como se indica posteriormente en el CRONOGRAMA DE LA GESTION DE COBRO. la gestión no puede limitarse a remitir las comunicaciones a los pagadores de las empresas. 4.988 De acuerdo con la Ley 79 de 1988 en su artículo 142. para conceder plazo de pago de las obligaciones pendientes del deudor.3 ACUERDO DE PAGO Acuerdo al que llegan las partes. sin que para esto medie proceso judicial. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 3 de 23 . títulos valores o cualquier otro documento suscrito directa o indirectamente (codeudor) con la Cooperativa.Autor: Ing. 4.4 UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS JURIDICAS Artículo 142 de la Ley 79 de 1. Por último. Yaneth Cristina Pimienta Charry inmediato con el cobro prejuridico. en ningún momento se podrá enterar a personas ajenas al compromiso. cuyo texto está de acuerdo con el grado de morosidad y que deben remitirse en los tiempos establecidos. Para perfeccionar esta medida se requiere el envío de la carta de solicitud por parte del Gerente de acuerdo con modelo adoptado. Si en esta instancia no se obtiene el pago de la deuda se proseguirá con el cobro jurídico.2 COMUNICACIONES ESCRITAS Y/O CORREOS ELECTRÓNICOS Con el propósito de reforzar la gestión de Cobro se cuenta con tres (3) modelos de cartas. pero siempre se dirigirá única y exclusivamente al deudor y los codeudores. teniendo en cuenta la reserva que implica la operación crediticia. en caso de inobservancia por parte los mismos se les requerirá en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles por incumplimiento de la Ley. 4.

entendiéndose que en esta etapa el abogado no está autorizado para recibir dinero.4.1. La gestión de cobro prejurídico consistirá en el envió de una comunicación al domicilio del deudor y los codeudores por parte del abogado externo solicitándoles cancelar las cuotas en mora y sus honorarios en las oficinas de la cooperativa. El Gerente. por lo que independientemente de que con el descuento por nómina el deudor se ponga al día la Cooperativa podrá seguir efectuando el descuento. a los deudores y codeudores.1 Cobro Prejurídico En primera instancia es importante aclarar que esta etapa del cobro no es la más indicada y constituye una medida discrecional ante la no obtención de resultados positivos en la gestión de cobro normal. sin que estás hayan dado resultado. por lo que deberá remitir con quien vaya a efectuar el pago total de las cuotas en mora o abono a la obligación. 4. Con esta etapa se busca la cancelación de la obligación en mora. Debe considerarse que toda obligación respaldada con pagaré y que se torna morosa le da al acreedor la posibilidad de hacer exigible todo el monto adeudado. Yaneth Cristina Pimienta Charry Si los descuentos efectuados directamente y de conformidad a la Ley 79 de 1988 en su artículo 142 no son suficientes para superar la mora y cubrir la obligación se procederá con la siguiente etapa. la cual se considera discrecional. se requiere la actualización de la documentación Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 4 de 23 .4. 4. previo consentimiento del Consejo de Administración puede obviar esta etapa.2 Cobro Jurídico Realizada la gestión de cobro Prejuridico sin la obtención de resultados positivos. así: Existen dos tareas por realizar respecto a las obligaciones que ingresan o están en cobro judicial: • Obligaciones que se remiten al cobro judicial: Una vez realizada la gestión de cobro enunciadas en los numerales 4. se procede a realizar el cobro jurídico. 4.3. no solo las cuotas en mora.2 y 4. de conformidad a información con la que se cuente y que implique alto riesgo frente a la recuperación de la obligación a favor de la cooperativa. a través de requerimiento expreso por parte del Abogado. comunicación a la cooperativa indicando detalladamente los valores que se van a cancelar.Autor: Ing.

expedida el 31 de diciembre de 2008.) 4. copia de la demanda y de las medidas previas solicitadas con la constancia de presentación de la demanda emitida por la oficina de reparto correspondiente al distrito judicial en que se instaure el proceso. Al abogado debe entregarse la documentación necesaria para que inmediatamente inicie el proceso ejecutivo y deberán indicarse expresamente las medidas previas que se requieren aplicar para agilizar el proceso y revisar si efectivamente corresponden a las solicitadas por la Cooperativa. El abogado está obligado a entregar en un término no mayor de 15 días hábiles. las entidades Cooperativas pueden ordenar retención por embargo de hasta el cincuenta (50%) de salarios y prestaciones. deberá solicitarse al abogado el cabal cumplimiento de lo estipulado en el Artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo. la totalidad de las obligaciones de los Asociado .Deudores requieran crédito en otra entidad financiera. certificados de circulación y tránsito.Autor: Ing. Yaneth Cristina Pimienta Charry con el propósito de tomar decisión acertada sobre las medidas previas que se solicitarán en el proceso judicial. certificación de circulación y tránsito. se reportará a la(s) Central(es) de Riesgo a la cual la Cooperativa se encuentre afiliada. la entrega de los documentos probatorios de la aplicación de las medidas previas (certificados de libertad y tradición. • Obligaciones que se encuentran en cobro judicial A las obligaciones que se encuentren actualmente en cobro judicial deberá solicitarse al abogado que obtenga los documentos que prueben el registro de los embargos (certificado de libertad y tradición. Lo anterior aplicando las disposiciones de la Ley 1266 de Habeas Data. lo que permitirá a la Cooperativa efectuar una labor de cobro. para evitar pérdida de tiempo y exposición al riesgo. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 5 de 23 . en la que se verifique fecha de presentación y juzgado al cual fue repartido el caso.Deudores de la Cooperativa. La oficina deberá establecer control para exigir al abogado en el término de 30 días aproximadamente. Al momento de remitir a cobro una obligación en la cual los obligados sean empleados. además es importante agregar que este reporte se constituye en referencia bancaria para cuando nuestros Asociado . etc). certificados de Cámara de Comercio.5 REPORTE A CENTRALES DE RIESGOS Mensualmente. etc.

Autor: Ing. debe observarse lo normado en el Reglamento de Crédito de COOPROFESIONAL LTDA. no podrá volver a ser Asociado de la misma.Deudor no tenga capacidad de pago para reestructurar la obligación y el Asociado . Las reestructuraciones se perfeccionaran de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Crédito de COOPROFESIONAL LTDA. 5.. el cual dice textualmente: “ARTICULO 17 El Consejo de Administración de la Cooperativa excluirá a los asociados por los siguientes hechos: M) Por presentar morosidad mayor de noventa (90) días en el cumplimiento de sus obligaciones con la Cooperativa” “El Asociado que haya sido excluido de la Cooperativa por las causales de que habla el Artículo 17 del Estatuto. 5.Deudor esté interesado en entregar un bien a cambio de la cancelación total o parcial de la obligación.2 DACIÓN EN PAGO En el evento de que el Asociado .1 REESTRUCTURACIÓN El Gerente de la Cooperativa deberá evaluar la alternativa más adecuada para la solución definitiva del problema de mora en el pago. observando en todo momento el mejoramiento de garantías y el cabal cumplimiento de la capacidad de pago del Asociado . Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 6 de 23 . ARTÍCULO 34”. del Estatuto vigente de COOPEROFESIONAL LTDA. Yaneth Cristina Pimienta Charry 5.3 RETIRO FORZOSO CON CRUCE DE CUENTAS El Consejo de Administración podrá discrecionalmente dar cumplimiento al Artículo 17 Literal M.Deudor. Lo anterior para evitar iniciar un proceso jurídico que conllevaría un desgaste administrativo y procedimental. ALTERNATIVAS DE SOLUCION A continuación se detallan las alternativas de solución tendientes a superar el deterioro en la cartera de crédito: 5.

para llegar a un acuerdo de pago. se requiere enviar la carta modelo 01.3 6. el Gerente citará al deudor a nuestra oficina mediante comunicación modelo 03. con lo cual se completarían tres (3) cuotas vencidas y noventa (90) días de mora sin obtener la cancelación de las cuoatas y/o haber llegado a un acuerdo de pago.2 6. Asesoría en la toma de decisiones en materia de reestructuraciones.Autor: Ing. el cual deberá quedar por escrito. daciones en pago. 6. la que debe incluir las desventajas de estar en mora y copia al(os) codeudor(es). no se obtiene ningún resultado. se realizará seguimiento detallado de las obligaciones. Cuando se trate de créditos reestructurados deberá recalcarse al deudor el compromiso adquirido al momento de la reestructuración. Si pasados quince (15) días después de la llamada telefónica no se produce el pago de la cuota. Si cumplidos quince (15) días del envío de la comunicación modelo 03. con el propósito de ejercer control sobre la misma. para recordarles el pago de la cuota e informarles que su atraso se vera reflejado en su historial crediticio.Deudores que no realizaron el pago de la obligación procederemos a comunicarnos telefónicamente con ellos y sus Codeudores. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 7 de 23 . remates judiciales y en general cualquier decisión que implique solución al problema. MECANISMOS DE LA GERENCIA 6. la que debe ir con copia al(os) codeudor(es). se requiere el envío de la obligación a cobro prejurídico (a discrecionalidad del Consejo de Administración) y/o a cobro jurídico. se requiere recordar el estado de la obligación al Asociado .1 CRONOGRAMA DE GESTION DE COBRO Identificados los Asociados . Si transcurridos quince (15) días del envío de la comunicación modelo 01 no se obtiene respuesta positiva. verificando la labor de cobro y refuerzo de la gestión realizada. Yaneth Cristina Pimienta Charry 6.5 7.Deudor mediante el envío de la comunicación modelo 02. por tal razón el Consejo de Administración será el encargado de autorizar las operaciones de crédito que no se enmarquen dentro las líneas de crédito a nivel de plazos y tasas de interés. Si cumplidos quince (15) días del envío de la comunicación modelo 02.4 6. Para efectuar un adecuado seguimiento a la cartera la Gerencia adopta las siguientes medidas: Seguimiento semanal del estado de la cartera.

Se podrá rehabilitar la calificación a una de menor riesgo para aquellos créditos en los cuales el deudor haya atendido puntualmente los dos primeros pagos convenidos en la reestructuración. La Cooperativa deberá efectuar seguimiento permanente a los créditos reestructurados y de hecho tendrá que realizar evaluaciones semestrales para conocer la evolución financiera del deudor. 7.1 REGLAS APLICABLES A LOS CREDITOS REESTRUCTURADOS En las reestructuraciones de crédito deberá observarse las siguientes disposiciones: A los créditos reestructurados se les otorgará una calificación de mayor riesgo. cuando se mejoren las garantías constituidas para el otorgamiento del crédito y el resultado del análisis de la operación demuestre que las condiciones del deudor así lo amerita. volverá de inmediato a la calificación que tenía antes de la reestructuración.Deudor se halle en dificultades para la cancelación de las cuotas pactadas. Para acceder a la reestructuración deberá formalizarse por escrito. COOPROFESIONAL podrá ofrecer la reestructuración de la misma. Habrá lugar a mantener la calificación previa a la reestructuración. es decir el registro de los intereses se contabilizan por el sistema de contabilidad de caja. De acuerdo con la reglamentación establecida por la Superintendencia de la Economía Solidaria. en la cual se exponga claramente el Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 8 de 23 .1 REESTRUCTURACIONES En aquellos eventos en los cuales el Asociado . dependiendo dicha calificación de las condiciones financieras del deudor al momento de la reestructuración. la reestructuración debe ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de crédito y no puede convertirse en una práctica generalizada. siempre y cuando la situación financiera del Asociado .Deudor refleje la capacidad de pago adecuada. Los ingresos de los créditos reestructurados por más de una vez se registran en cuentas de orden. Yaneth Cristina Pimienta Charry 7.1. mediante la concesión de un nuevo préstamo en condiciones que permita el cabal cumplimiento de los compromisos pactados. Cuando la operación reestructurada entre en mora.Autor: Ing. mediante comunicación dirigida a COOPROFESIONAL.

la totalidad de los rendimientos financieros causados y cuando menos el diez por ciento (10%) del capital inicial. En el evento que por circunstancias diferentes a la capacidad de pago se requiere reestructurar por más de una vez el crédito. en efectivo. Sobre las obligaciones reestructuradas se requiere hacer un seguimiento especial. Yaneth Cristina Pimienta Charry motivo o los motivos por los cuales se hace necesario adoptar esta medida. COBRO JUDICIAL En primera instancia el cobro judicial debe ser considerada como la etapa mas crítica que genera resentimientos de los deudores hacia la Entidad. La operación de reestructuración sólo podrá ser considerada y aprobada por una sola vez en vigencia del crédito para el cual se solicita. 8. si se pretende otorgar nuevos créditos para la cancelación de obligaciones vencidas a favor de COOPROFESIONAL. manteniéndose invariables en lo sustancial las demás condiciones de la operación. Para aprobar la reestructuración de crédito. salvo que en las mismas se realice la cancelación de los valores antes señalados y que la nueva garantía que se otorgue sea necesariamente real o personal admisible. que involucre una gestión de cobro más acentuada. deberá practicarse un nuevo avalúo. teniendo en cuenta que para la aprobación de la misma deberá determinarse que existe capacidad de pago del deudor. La solicitud de reestructuración deberá ser analizada y sometida al estamento que le corresponda aprobar.Autor: Ing. Cuando la reestructuración tenga por objeto la extensión del plazo inicialmente pactado para el pago de la obligación. El estudio del crédito respectivo deberá demostrar satisfactoria capacidad de pago. cuando supere un año de haberse realizado. se requiere la realización de un estudio sobre la situación financiera del Asociado dentro de la cual se consideren entre otros aspectos: la capacidad de pago y la garantía. trámites jurídicos Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 9 de 23 . A la carta de petición deberá adjuntarse los documentos básicos para estudiar el crédito. Cuando la garantía del crédito a reestructurar sea admisible. de acuerdo con el nivel de atribuciones contemplado en el Reglamento de Crédito. los cuales se indican en el Reglamento de Crédito. la aprobación será competencia exclusiva del Comité de Crédito. deberán abonarse. Las obligaciones que se encuentren en cobro judicial en las que existan medidas previas no son sujetas de reestructuración.

a lo que debemos agregar el deterioro de la cartera de la entidad y la constitución de provisiones afectando con ello el estado de resultado de la entidad. 8. certificado de antecedentes disciplinarios y dos referencias escritas que acrediten experiencia en el cobro de cartera expedidas preferentemente. mala imagen ante nuestros Asociados. conflictos entre los Asociados afectados y COOPROFESIONAL. juzgados y abogados externos. que será firmado por el Gerente y el abogado. incremento del trabajo operativo. deberá enviarse al abogado para cobro judicial. como en la gestión de cobro o soluciones alternas. por entidades financieras. Con los documentos antes referenciados se prepara el respectivo contrato o convenio de prestación de servicios Profesionales. mediante la firma de Contrato o Convenio de Prestación de Servicios Profesionales. Yaneth Cristina Pimienta Charry dispendiosos y en ocasiones sin resultados positivos.Autor: Ing. fotocopia de la tarjeta profesional. Por estas razones. o que sin presentar ese grado de morosidad implique cualquier riesgo incluido que ponga en duda su recuperación. para lo cual deberán anexar a la respectiva solicitud la siguiente documentación: Hoja de vida.1 COBRO PREJURIDICO Etapa comprendida entre la recepción del listado de Asociados – Deudores en mora y la presentación de la demanda. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 10 de 23 . cualquier esfuerzo que se realice tanto en la adecuada colocación de los créditos. La gestión de cobro judicial deberá ser realizada únicamente por abogados que estén vinculados a COOPROFESIONAL. en caso de requerir la ampliación de este término deberá solicitarse autorización expresa del Consejo de Administración. Las tarifas autorizadas que pueden cobrar los abogados por honorarios profesionales en los procesos de cobro judicial se liquidaran teniendo como base el Contrato o Convenio de Prestación de Servicios Profesionales suscrito entre las partes. desmejoramiento del patrimonio de nuestros deudores por la pérdida de bienes y el pago de costas judiciales y honorarios de abogados. es fundamental para evitar los inconvenientes que se generan. Para iniciar un proceso es importante que se desarrolle la siguiente gestión interna: Toda obligación que registre una morosidad superior a tres (3) cuotas vencidas y noventa (90) días de mora.

Se consideran costas judiciales inherentes al proceso. deberá entregarlos en su totalidad en la oficina de COOPROFESIONAL el día hábil siguiente de recibirlos. 8.2 COBRO JURIDICO 8. cuando se alcance esta fase se reconocerá al abogado el porcentaje establecido en el Contrato o Convenio de Prestación de Servicios Profesionales suscrito entre las partes. Los abogados a tarifa no podrán recibir directamente dineros de los deudores a los cuales les adelante proceso ejecutivo. Certificados de Cámara de Comercio.Autor: Ing.). honorarios de peritos. deberá entregar a COOPROFESIONAL la totalidad del valor de los mismos y/o los mismos serán consignados directamente en la cuenta que COOPROFESIONAL LTDA abra para tal fin en el Banco Agrario. Cuando el abogado cobre títulos de depósitos judiciales por descuentos realizados a los deudores (embargo de sueldo.Deudor y se deben registrar según la normativa técnica contable vigente.1 MEDIDAS PREVIAS EN FIRME Y SECUESTRO Esta etapa se entiende cuando las medidas de embargo se encuentran en firme y existen las evidencias de las mismas (Certificados de Libertad y Tradición. Las costas judiciales son a cargo del Asociado .2. se reconocerá al abogado el porcentaje establecido en el Contrato o Convenio de Prestación de Servicios Profesionales suscrito entre las partes. derechos de registro. honorarios de curadores ad- Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 11 de 23 . de cuentas corrientes. etc. En el evento de que por cualquier circunstancia justificable reciba estos dineros.2 PROCESO EN LOS QUE SE HAYA EJECUTADO REMATE Para los casos en los cuales ya se haya practicado la diligencia de remate. Certificación empresarial sobre embargo de sueldos etc. Certificados de Transito y Transporte. 8.). COOPROFESIONAL únicamente reconocerá y reintegrará a los abogados las costas judiciales que se consideran inherentes al proceso.2. cuando estas se causen y sean acreditadas documentalmente por el abogado previa cuenta de cobro sin efectuar retención en la fuente. las siguientes: honorarios del secuestre. Yaneth Cristina Pimienta Charry EL COBRO EXTRAJUDICIAL SOLO SE HARÁ EN AQUELLOS CASOS EN EL QUE GERENTE DE LA COOPERATIVA ESTIME CONVENIENTE Y AUTORICE AL ABOGADO PARA QUE REALICE TAL GESTIÓN.

Las novedades por abonos y cancelaciones sobre obligaciones en cobro judicial deben comunicarse al abogado inmediatamente se produzcan los pagos. publicaciones. debe comunicárselo inmediatamente. Copias de estos documentos deberán reposar en el fólder del Asociado .Deudor. que puedan argumentar los afectados. portes de correo. etc. certificación expedida por la oficina de circulación y tránsito. Cuando la obligación se halle respaldada por garantía admisible. pero en caso en que al evaluar la garantía admisible por parte del Gerente de la Cooperativa y el Abogado del Proceso. el abogado al que se le asigne la obligación deberá iniciar proceso Ejecutivo con Acción Real. Cuando el Gerente de la Cooperativa tenga conocimiento sobre algún aspecto que permita al abogado reorientar y agilizar la gestión de cobro. derechos de Cámara de Comercio. es el siguiente: intereses corrientes. intereses de mora. registro y entrega del bien a entera satisfacción de COOPROFESIONAL. dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en la cual se entregue la documentación. Los abogados deberán rendir informes trimestrales del estado de los procesos de cada una de las obligaciones a su cargo.Deudor.Autor: Ing. solicitando copia de la demanda debidamente radicada en la oficina de reparto del distrito judicial correspondiente. para que suspenda o termine el proceso judicial y de esta forma se eviten las posibles demandas por daños y perjuicios. certificación del banco sobre embargo de cuentas. Yaneth Cristina Pimienta Charry item. certificación expedida por la empresa en donde labore el demandado. esta no ofrezca la seguridad total en su recuperación deberá iniciar Proceso Ejecutivo Mixto (con acción real y personal). timbre nacional. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 12 de 23 . costas judiciales. fotocopias y movilización de la comisión judicial. solicitando los documentos en que consten tales medidas (certificados de libertad y tradición. certificación expedida por la cámara de comercio.). Cuando se produzcan daciones en pago o adjudicaciones por remate. capital y honorarios de abogado. El Gerente de la Cooperativa deberá verificar que el abogado registre las medidas previas a que haya lugar. El Gerente de la cooperativa deberá verificar que el abogado instaure las demandas respectivas. Esta copia deberá reposar en el fólder del Asociado . los honorarios de los abogados se pagarán una vez se haya producido la respectiva titulación. pólizas de seguros. cuando se registren abonos o la cancelación total. El orden de liquidación de una obligación en cobro judicial.

En caso de persona Jurídica el certificado de existencia y representación legal de la entidad deudora o registro mercantil. Cuando exista ampliación de hipoteca. En el archivo debe quedar una fotocopia de la misma. A continuación nos permitimos detallar las principales fases de un proceso judicial. el Gerente de la Cooperativa deberá tomar los correctivos del caso. con los datos actualizados en relación con el domicilio. con fecha de expedición no superior a treinta (30) días. esto facilitará la labor del abogado y dará la certeza a COOPROFESIONAL sobre el éxito del proceso. Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo (licencia de tránsito). En el archivo debe quedar una fotocopia del mismo. En el archivo debe quedar una fotocopia del mismo. En el fólder del Asociado . Para enviar una obligación al abogado a fin de que inicie proceso ejecutivo. cuando el deudor sea una entidad. este documento debe ser firmado por el abogado en señal de recibido.Deudor deberá reposar copia de la carta de remisión de los documentos antes referenciados. debe enviarse la primera copia de la misma dejando fotocopia en el archivo. Original del contrato de prenda. Certificación firmada por el Revisor Fiscal. en el formato establecido. Parte pertinente del Acta en donde se autorizó el endeudamiento y otorgamiento de garantías. Primera copia de la escritura de hipoteca. Certificados de tradición y libertad actualizados. Poder de Cobro Judicial para el respectivo abogado. utilizando el formato de Remisión de Documentos para Cobro Judicial: Fotocopia de la solicitud de crédito. debidamente diligenciado y firmado por el Gerente con nota de presentación personal. con el propósito de que los funcionarios de COOPROFESIONAL conozcan sobre este aspecto: Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 13 de 23 . bienes y demás información del deudor y sus codeudores. se requiere actualizar los documentos que se remitirán. cuando se tiene como garantía o se cuenta con esta información. Original del pagaré.Autor: Ing. Los siguientes documentos se deben Remitir al abogado. Certificado de existencia y representación legal de COOPROFESIONAL. Yaneth Cristina Pimienta Charry En el momento en que se detecten actos indebidos o negligencia del abogado en el proceso de cobro judicial. de los inmuebles informados como de propiedad del deudor y los codeudores.

Este proceso puede iniciarse contra todos los obligados a la vez.en nuestro caso el pagaré . el lugar donde está obligado a hacer el pago.DEUDORES y/o CODEUDORES. si éste tiene varios domicilios podrá presentarse la demanda en cualquiera de los domicilios. • EXIGIBLE: Significa que las obligaciones se puedan cobrar en el momento de iniciar el proceso. Si son dos o más demandados. fecha de vencimiento final y demás datos que aparecen consignados en el pagaré. la cuantía de la obligación y otros que dependen de la naturaleza del asunto. Para demostrar que la obligación es exigible se declara su vencimiento por alguna de las causas expresadas en el pagaré o en las normas legales. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 14 de 23 . • EXPRESA: Significa que se tenga certeza plena de que quien suscribe el título ejecutivo . sin que se pierda en este caso la posibilidad de demandar a los otros.Autor: Ing. el abogado examina varios factores como el domicilio del demandado.sea realmente el o los obligados.4 DEFINICION DE PROCESO EJECUTIVO Es aquella actuación judicial que adelanta COOPROFESIONAL . fecha en la cual se adquiere la obligación. o contra alguno o algunos de ellos. Siendo la principal causa la mora. Yaneth Cristina Pimienta Charry 8.contra los ASOCIADOS . sin la necesidad de seguir el orden de las firmas que aparecen en el pagaré. la Cooperativa también puede elegir el juzgado del domicilio de cualquiera de ellos. clara y exigible. con el fin de obtener el pago de las obligaciones vencidas. Para iniciar un proceso ejecutivo es necesario que la obligación sea expresa.5 AUTORIDADES JUDICIALES COMPETENTES Para definir cuál es la autoridad competente. Por regla general. • CLARA: Conlleva el que no se presenten dudas acerca del valor de la obligación. tasas de interés. 8. por incumplimiento de los deudores. Por ello es importante que en el pagaré se incluyan los nombres completos de los obligados. el proceso ejecutivo deberá adelantarse ante el juez del domicilio del demandado (deudor). a elección de la Cooperativa.

prenda. etc.3 PROCESO EJECUTIVO MIXTO O CON ACCIÓN MIXTA Es aquel que se inicia cuando las obligaciones están respaldadas con garantía real o admisible (hipoteca. si el crédito ha sido otorgado para la construcción.6. mejora o subdivisión de la vivienda. 8. 8. la ley permite que el acreedor Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 15 de 23 .1 PROCESO EJECUTIVO SINGULAR O SIMPLE Es aquel que se inicia cuando las obligaciones están respaldadas únicamente con garantía personal. adquisición del inmueble. No obstante. 8. se recuerda que en lo relacionado con el PATRIMONIO DE FAMILIA. puede intentarse el embargo de cualquiera de sus bienes. En este caso se pueden perseguir tanto los bienes hipotecados o dados en prenda. Yaneth Cristina Pimienta Charry La cuantía se determina por el valor de las pretensiones (capital e intereses) que se han causado al momento de presentar la demanda. y el valor de los bienes se considera suficiente para pagar tanto el capital como los intereses convencionales o moratorios causados antes y después de la presentación de la demanda. sin tener en cuenta los intereses que se causen con posterioridad a la presentación de la misma. siempre y cuando no aparezcan afectados por PATRIMONIO DE FAMILIA o por AFECTACIÓN A VIVIENDA FAMILIAR. siempre y cuando no sean de aquellos que la ley considera inembargables.Autor: Ing. como cualquiera de los otros bienes que integran el activo patrimonial del deudor. En este caso los únicos bienes que se persiguen son los gravados con hipoteca o prenda. es decir. los más conocidos son: 8.2 PROCESO EJECUTIVO HIPOTECARIO O PRENDARIO Es aquel que se inicia cuando las obligaciones están respaldadas con garantía real o personal admisible. como el caso de los inmuebles.6 CLASES DE PROCESOS EJECUTIVOS Por regla general.7 BIENES CONSIDERADOS POR LA LEY COMO “EMBARGABLES” El Código de Procedimiento Civil (Artículo 681) considera como bienes que pueden ser objeto de embargo los siguientes: Los bienes sujetos a registro.6. 8.6. En éste caso el deudor se obliga a responder por el pago de las obligaciones con la totalidad de su activo patrimonial.) pero el valor de los bienes gravados se considera insuficiente para cubrir el valor total de la obligación.

Yaneth Cristina Pimienta Charry embargue estos bienes aunque se encuentren afectados por esta limitación (Artículo 38 Ley 3/91). de responsabilidad limitada o en comandita simple. Los derechos que por razón de mejoras o cosechas tenga un deudor que ocupa un predio de propiedad de otra persona. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 16 de 23 . las empresas industriales o mineras. Los remanentes que puedan quedar en otros procesos judiciales que se adelanten contra el deudor. en cuyo caso debe señalarse la cuantía máxima del valor a embargar. mercancías. La conexión o acometida de la línea telefónica de propiedad del deudor. Los bienes muebles no sujetos a registro. construcción o mejora de vivienda. Las sumas de dinero depositadas en cuentas corrientes bancarias. equipos y elementos que integran una acometida (Decreto 1842 de 1991. Las acciones en sociedades anónimas o en comandita por acciones. Sobre el particular se recuerda que las disposiciones legales se refieren a la propiedad que los suscriptores del servicio adquieren en relación con las conexiones domiciliarias tales como redes. Para la AFECTACIÓN A VIVIENDA FAMILIAR. maquinaria. unidades de fondos mutuos. cuando existan bienes embargados o secuestrados. también existe posibilidad de embargar los inmuebles cuando la hipoteca se constituyó con anterioridad al registro de la afectación y cuando la hipoteca se constituyó como garantía de créditos otorgados para la adquisición. más un cincuenta por ciento (50%). Las naves y aeronaves en los términos del Código de Comercio. Las mejoras realizadas por un deudor en terrenos baldíos. Las obligaciones o créditos que el deudor esté persiguiendo en otros procesos judiciales iniciados por él en contra de sus propios deudores. o en una sociedad de naturaleza civil. en cuyo caso debe inscribirse la medida de embargo en la respectiva oficina de Circulación y Tránsito. (Artículo 7 Ley 258/96). Los vehículos automotores. Los créditos que el deudor tenga a su favor en relación con otras personas. títulos valores y efectos negociables. por ejemplo los dineros que una empresa adeude al obligado por concepto de servicios prestados.Autor: Ing. La cuota de interés que el deudor tenga en una sociedad colectiva. Los almacenes o establecimientos de comercio. caso en el cual el embargo y secuestro se hacen efectivos comunicando la medida a la empresa de teléfonos o a la entidad particular que administra el servicio público. Artículo 4). como joyas. Los demás bienes que por Ley sean objeto de embargo. semovientes. certificados de depósito. bonos. que no podrá exceder del valor del crédito y las costas. siempre y cuando no sean de aquellos que la ley considera inembargables (véase numeral siguiente).

sin que el total de embargos que se decreten exceda de dicho porcentaje. pero es embargable hasta la tercera parte de los ingresos del respectivo servicio. mientras no hubiere concluido la construcción. previo su consentimiento expreso y cumpliendo las demás exigencias legales. siempre que la obligación conste en libranza. Cuando el servicio público lo presten particulares. así como la renta líquida que produzcan. salvo que se trate de obligaciones laborales del contratista con sus trabajadores. Yaneth Cristina Pimienta Charry 8. por ejemplo las calles de una ciudad. títulos valores o cualquier documento suscrito por el deudor. Las prestaciones sociales son inembargables cualquiera que sea su cuantía. la ley contempla una excepción para las cooperativas (como es el caso de COOPROFESIONAL) que SÍ puede embargar hasta el CINCUENTA POR CIENTO (50%) del salario (Artículo 156 Código Sustantivo del Trabajo). las tierras comunales de grupos étnicos. las sumas que éstos adeuden a las cooperativas. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 17 de 23 . el patrimonio arqueológico de la nación (Artículo 63 Constitución Política de Colombia). por ejemplo medallas olímpicas o trofeos. las tierras de resguardo. Valga recordar que la Ley Cooperativa (Artículo 142 de la ley 79/88) obliga a toda persona. vejez o de sobrevivientes (Artículo 134 de la Ley 100/93 y Artículo 93 del Decreto 1295/94). las playas. las plazas. a deducir y retener de cualquier cantidad que haya de pagar a sus trabajadores o pensionados. En este caso la regla general es que no se puede embargar el salario mínimo legal o el pactado en convención colectiva de trabajo y en cuanto al excedente de dicho salario mínimo mensual sólo es embargable una quinta parte. Los parques naturales. municipio ó establecimiento público. de las prestaciones sociales (Artículo 344 Código Sustantivo del Trabajo) y de las pensiones de invalidez. Las condecoraciones y pergaminos recibidos por actos meritorios. o por medio de concesionarios. Las rentas y recursos de la nación y las rentas de las entidades territoriales. considera como bienes no susceptibles de embargo los siguientes: Los bienes de uso público. Las sumas que para construcción de obras públicas se hayan anticipado o deban anticiparse por las entidades de derecho público a los contratistas de ellas. empresa o entidad pública o privada. los puentes y caminos veredales. Los salarios y prestaciones sociales de trabajadores oficiales y particulares en la proporción legal. Los bienes destinados a un servicio público cuando éste se preste directamente por un departamento. los terrenos de baja mar y las aguas marítimas.8 BIENES CONSIDERADOS POR LA LEY COMO “INEMBARGABLES” El Código de Procedimiento Civil (Artículo 684).Autor: Ing. Sin embargo. los parques. podrán embargarse los bienes destinados a él.

Autor: Ing. se aplica su valor al crédito vencido según el valor adjudicado en la sentencia de remate o el acordado con el Asociado . Una vez recibido el bien. a criterio del juez. 8. Los utensilios. Los objetos que se posean fiduciariamente. como el de uso y habitación. Los artículos alimenticios y el combustible para el sostenimiento del deudor y su familia durante un mes. Los depósitos de ahorro hasta la cuantía establecida por ley. Los bienes destinados a cultos religiosos. Yaneth Cristina Pimienta Charry Los uniformes y equipos de los militares. así como las ropas de la familia. está reiterada en los Estatutos (Artículo 134). Si el concepto es positivo en el sentido que el bien no se halla afectado por otro embargo.9 BIENES RECIBIDOS EN PAGO Los bienes realizables y recibidos en pago constituyen los bienes entregados por los deudores mediante remate o voluntariamente para la cancelación total o parcial de las obligaciones a su cargo. se requiere que el Gerente ordene la presentación de los siguientes documentos: Estudio jurídico por parte del abogado que adelanta el proceso. Los derechos personalísimos e intransferibles. Su inembargabilidad está consagrada en el Artículo 49 de la ley 79/88 y en el caso de COOPROFESIONAL. Los aportes sociales en cooperativas. enseres e instrumentos necesarios para el trabajo individual de los deudores. En este capítulo se estudiará independientemente los bienes recibidos en forma voluntaria de los recibidos en remate: 8. Los cementerios o lugares destinados a entierros de personas fallecidas.9. con el propósito de conocer si existen remanentes que afecten el bien. se procede a efectuar el avalúo comercial por parte de perito autorizado. Los utensilios de cocina y los muebles de alcoba que existan en la casa de habitación de los deudores. de acuerdo con las normas vigentes.Deudor y COOPROFESIONAL queda en la obligación de venderlo si no lo toma para su uso.1 DACION EN PAGO VOLUNTARIA Cuando el deudor de la obligación pretenda entregar en dación de pago un determinado bien. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 18 de 23 . por cuanto que dichos aportes están directamente afectados desde su origen en favor de la cooperativa en la cual se han constituido y sirven como garantía de las obligaciones que los asociados contraigan con la entidad cooperativa.

• Concepto de viabilidad por parte del Gerente de la Cooperativa. • Concepto emitido por el abogado que adelanta el proceso. Yaneth Cristina Pimienta Charry Una vez practicado el avalúo y rendido el concepto por parte del perito.Deudor y del Gerente de COOPROFESIONAL. en el que incluya la liquidación total del crédito.). el Gerente de la Cooperativa deberá estar atento para conocer la base del remate y la ventaja o desventaja de hacerse presente como postor.9. para la firma por parte del Asociado . Dirección de Tránsito y Transporte o Cámara de Comercio). es necesario que el Gerente se presente al Juzgado respectivo ó en su defecto otorgue un poder especial amplio y suficiente para participar en esa diligencia. La oficina procederá a la elaboración del contrato de dación en pago de acuerdo con el formato preestablecido. Si evaluados estos conceptos se determina que se requiere que COOPROFESIONAL se haga partícipe del remate.Autor: Ing. En caso de que el bien sea adjudicado a COOPROFESIONAL se requiere consignar el tres por ciento (3%) sobre el valor del remate. Dirección de Transito y Transporte o Cámara de Comercio. la oficina puede proceder a efectuar los respectivos registros contables. 8. La Gerencia deberá evaluar la propuesta y presentarla al estamento que le corresponda definir el negocio por el nivel de atribuciones. La Sentencia de Remate debe ser registrada ante la entidad autorizada (Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. en el banco que designe el juzgado y con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Justicia. • Avalúo Comercial en el que se incluya el tiempo probable de realización del bien.Deudor en la cual se realiza la oferta. el cual se elevará posteriormente a escritura de dación en pago.2 REMATE EN PÚBLICA SUBASTA Cada vez que se fije una fecha de remate. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 19 de 23 . deberá remitir los siguientes documentos a la Gerencia necesarios para la evaluación final: • Carta enviada por el Asociado . Efectuado el registro de la dación de pago ante la oficina competente (Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

que permita conocer los gastos que en cierto modo podrían tenerse en cuenta en una posible negociación. Yaneth Cristina Pimienta Charry Cuando se trate de un bien inmueble recibido en dación de pago. La Gerencia deberá velar por el estado de conservación del bien y podrá ordenar con autorización del Consejo de Administración las mejoras y adiciones que requiera el bien para ser realizado. COOPROFESIONAL debe dejar los siguientes documentos en su archivo: Original de la escritura. Es necesario que se cancele anualmente los impuestos estipulados por la Ley teniendo en cuenta el tipo de bien. el valor de las tasas o impuestos constituye un gasto para la entidad. Avalúo Comercial del bien Copia del comprobante contable con el cual se aplicó el valor del remate a la obligación. COOPROFESIONAL deberá proceder a efectuar las provisiones a que haya lugar. así como las directrices emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria en su Circular Básica Contable y Financiera. Los valores que se requieran para mantener en buen estado el bien constituyen un gasto no operacional para COOPROFESIONAL. Tarjeta de Propiedad para vehículos y Certificado de la Cámara de Comercio). se deberá crear un auxiliar para cada bien. COOPROFESIONAL procederá a efectuar los respectivos registros contables según la normatividad técnica contable vigente. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 20 de 23 . Registrado el acto de dación en pago. dejando fotocopia el archivo de la oficina.Autor: Ing. Original del certificado de tradición y libertad o de la tarjeta de propiedad del vehículo. Es importante que se solicite el documento actualizado en el que conste que COOPROFESIONAL es el nuevo propietario del bien (Certificado de Tradición y Libertad. El original del comprobante de impuestos pagados deberá conservarse en el fólder del bien. también se requiere cancelar los servicios públicos. Cuando los bienes no se enajenen en el término establecido en las normas legales. es necesario elevar la sentencia de remate a escritura pública.

en caso de dificultarse la realización del bien deberá informarlo oportunamente al Consejo de Administración. 9. utilizando para ello los medios necesarios. Cuando se deseen vender predios rurales recibidos en pago. La Gerencia de la Cooperativa debe procurar la venta de los bienes. deberá constituirse una provisión equivalente al 40% del valor comercial del inmueble. en cuyo caso deberá firmarse contrato de arrendamiento que contará con el visto bueno de un abogado o asesor jurídico. el cual se presenta después de un minucioso estudio sobre la recuperabilidad de los créditos vencidos. CASTIGO DE CARTERA En primera instancia hay que definir el Castigo de Cartera como la exclusión del activo del balance y el traslado del mismo a cuentas de orden. así como de la oportuna venta de los mismos. en caso de ordenarse castigo para obligaciones Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 21 de 23 . Yaneth Cristina Pimienta Charry El Gerente de la Cooperativa una vez reciba los bienes en pago. Si se trata de un bien inmueble no destinado a vivienda. Los valores recaudados se contabilizan como un ingreso no operacional. así como las directrices emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria en su Circular Básica Contable y Financiera. El Gerente podrá arrendar los bienes recibidos en pago siempre y cuando medie autorización por parte del Consejo de Administración. deberá realizar la totalidad de los arreglos que se requieran para que el bien quede en condiciones de venta y se facilite su realización. si existe silencio por parte de este organismo. Provisión Para los Bienes Recibidos en Pago Para efecto de provisiones sobre bienes recibidos en pago deberá observarse lo contenido en la normatividad técnica contable vigente. Si se trata de un bien inmueble destinado a vivienda. se ofrecerán en venta en primera instancia al INCODER el cual tiene dos meses para definir la compra y.Autor: Ing. COOPROFESIONAL podrá ofrecerlo en venta a quien desee. deberá constituirse una provisión equivalente al 30% del valor comercial del inmueble. Únicamente se pueden considerar para realizar el castigo las obligaciones que se hallen provisionadas en su totalidad. El Gerente de la Cooperativa será el directamente responsable de la conservación de los bienes.

La relación de castigo se requiere remitir al organismo de Control. para lo anterior deberá proveerse del informe de gestión desarrollada por el abogado al que se encomendó el proceso. Deudor. adjunto a los estados financieros a 31 de diciembre de la vigencia respectiva. Valor inicial. que el castigo de cartera no libera a los administradores de las responsabilidades que puedan caberles por las decisiones adoptadas en relación con los mismos y en modo alguno releva a la Cooperativa respectiva de su obligación de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes. ni mucho menos la responsabilidad de la gestión de cobro por parte del Gerente. con base en información suministrada por el Gerente. en el cual se precise los motivos por los cuales la obligación se considera irrecuperable. Intereses y otros conceptos. la cual contendrá la siguiente información: Número del Pagaré. El castigo de cartera no implica la terminación de los procesos ejecutivos adelantados. se procederá inmediatamente a efectuar los respectivos registros contables según la normatividad técnica contable vigente. adjuntando la parte pertinente del Acta del Consejo de Administración respectiva y una certificación del Revisor Fiscal donde conste la exactitud de los datos. Yaneth Cristina Pimienta Charry parcialmente provisionadas deberá inicialmente provisionarse el valor pendiente y posteriormente se podrá proceder a su castigo. codeudores. Se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos para proceder al castigo de cartera: La decisión será tomada por el Consejo de Administración. documento de identidad. los cuales deben contener en forma precisa el motivo de irrecuperabilidad de la obligación. Informe detallado del Abogado que adelanta el proceso ejecutivo. es decir. así como las directrices emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria en su Circular Básica Contable y Financiera.Autor: Ing. Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 22 de 23 . Para solicitar el castigo de cartera se requiere contar necesariamente con el concepto del abogado que adelanta el proceso y el concepto del Gerente. Recibida la comunicación por parte de la Gerencia. La Gerencia deberá realizar un análisis profundo sobre la recuperabilidad de las obligaciones sobre las cuales exista la poca o nula probabilidad de recaudo. documento de identidad. Saldo adeudado por capital.

según consta en Acta No. Yaneth Cristina Pimienta Charry 10. El presente Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera fue aprobado por el Consejo de Administración a los trece (13) días del mes de agosto de dos mil nueve (2009).014/2009 de la misma fecha y deja sin vigencia las disposiciones que le sean contrarias y empezará a regir a partir de la fecha.Autor: Ing. JAIME NAVARRO URBINA Presidente Consejo de Administración LEONARDO J. serán resueltos por el Consejo de Administración. CASOS IMPREVISTOS Los casos no previstos en el Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera. BRUNO CARDENAS Secretario Consejo de Administración Manual de Procedimiento de Gestión del Cobro de la Cartera Página 23 de 23 .