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Los Sistemas de Informacion Gerencial y El Control de Gestion
Los Sistemas de Informacion Gerencial y El Control de Gestion
INFORMACION GERENCIAL
Y EL CONTROL DE GESTION
Cuanto más acabados son los sistemas de información, cubren más eficientemente
su parte en el control de gestión, Los sistemas de información integrados, minimizan la
incertidumbre que toda persona enfrenta cuando debe asumir la responsabilidad de tomar
una decisión que lo implica y que compromete recursos humanos, financieros, naturales,
tecnológicos, etc.
1
Gordon B. Davis, “Sistemas de Información Gerencial”, edit. Mac.Graw Hill, pag 5
Una experiencia muy generalizada nos dice que podemos verificar en la
práctica, la existencia de las siguientes carencias o insuficiencias:
3) Los balances nos entregan información que permiten tener una visión de la empresa
como una totalidad. Especialmente en su moderna concepción de "balance
diferencial", que presenta, además de la situación patrimonial al principio y al final
de un ejercicio, en forma separada, las causas que motivaron las diferencias en el
periodo analizado. Nos informan acerca de la situación patrimonial de una firma, la
comparación de balances nos permite determinar, entre otras cosas, si el patrimonio
neto de una empresa crece o diminuye. Esta información es, por supuesto, de carácter
fundamental. Existe otro conjunto de series estadísticas y de informaciones que
establecen como opera cada área en particular. Los datos sobre unidades producidas,
porcentaje de ocupación del equipo industrial, relación entre horas pagadas al
personal de producción y horas dedicadas a la manufactura, por ejemplo, nos
2
Ibídem, pag 8
explicitan el estado de eficiencia de un departamento de producción. Vemos por lo
tanto, que existe una información sobre la empresa en general, es decir; sobre las
"cosas de la Empresa"; y otra información sobre las operaciones de la empresa, o
dicho de otra manera, del resultado de las '"las decisiones que toman las personas
responsables de la conducción”, decisiones que según Newman, “es la dirección que
ha sido definida como la guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de
individuos hacia un objetivo común.”3
7) Existe un hecho que todos conocemos: Cuando una persona ingresa a una Empresa,
no existen dudas sobre el puesto que ocupará. No sucede lo mismo con respecto a sus
futuros ascensos. Como sabemos, el desarrollo de recursos humanos es
responsabilidad social del empresario. Para todo lo referente a sistemas de
información, lo que en esencia significa lo mismo que decir para todo lo referente a
decisiones que hacen a la conducción de la empresa, es necesario capacitar a los
responsables. Pero, en general, "la capacitación de gerentes como método
normalizado de trabajo", no existe, salvo en las grandes empresas multinacionales.
4
Gordon D. Davis, “Sistemas de Información Gerencial”, edit. Mac.Graw Hill, pag.14
5
http://www. Daniel-martin.com.ar/sig.html
maneja como en el siglo XIX: el papel, lápiz y memoria. Es decir, sin un sistema de
información que le evite tomar decisiones mediocres o equivocadas. “En muchas
oportunidades se ha dado el caso en que un directivo necesita reunir en poco tiempo
información sobre un determinado tema y nadie se la puede proporcionar o le
entregan un listado de 200 páginas que no tiene tiempo de analizar, o le dicen que
tardarían varios días en conseguirla”.6
iii.b) Tecnología
Sí la tecnología no existe, o su grado es ínfimo, tampoco se justifica un sistema de
información. No se le puede instalar, para dar un ejemplo exagerado, en un taller de
artesanos, en el que cada uno de eIlos hace una pieza diferente, con el material que
se le ocurra, en el tiempo que el mismo, y ningún otro, considera suficiente,
trabajando con una herramienta con la que él es diestro, para hacer una obra cuyo
valor se fijará cuando esté terminada y siempre que le interese a algún cliente, cuya
condición de tal se desconoce por anticipado.
iii.c) Incertidumbre
Debe darse también la existencia de lo que llamamos "incertidumbre". Calificamos así al
hecho de que la probabilidad de que ocurra un acontecimiento sólo puede determinarse
apriorísticamente con márgenes variables de error. Si se quiere minimizar el margen de
6
http://www.daniel-martin.com.ar/sig.html
error, es necesario obtener información rápida de lo que va aconteciendo diariamente, a
fin de convertir" a la incertidumbre en una "incertidumbre controlada".
Llamamos "control" a un sistema de información que permite tomar
decisiones, por lo tanto, cuanto más información se pueda obtener sobre algo que es
incierto, mejores serán las decisiones, pudiendo así disminuir el grado de incertidumbre,
o lo que es lo mismo, tener a ésta bajo control. Por ejemplo, si al salir de mi casa no leo el
pronóstico del tiempo, tomaré decisiones peores que si lo leo acerca de un hecho: si debo
salir con paraguas o sin él.
1.- Una incoherencia operativa; los responsables de áreas y departamentos trabajan sin
saber bien que es lo que el otro hace; no existe la asunción de una realidad: que la
empresa es una unidad, una totalidad y no un conjunto de áreas separadas; son
frecuentes los antagonismos irracionales, como por ejemplo la oposición entre el área
comercial y la de producción o de ambas con la administración, como si la empresa
fuese el campo de juego para egos y satisfacciones personales y no una entidad de
por sí, con sus funciones, sus obligaciones socio económicas y su sistema de
necesidades y retribuciones;
2.- Como resultante obligada de lo anterior, una ansiedad y un "stress gerencial", que en
ciertas ocasiones puede llegar a ser enfermante; y
7
Robin S. y Coulter M., “Administración” edit. Prentice Hall, pag. 386
Los sistemas de información gerencial son una necesidad irreversible/e para mejorar
la calidad de las decisiones. Si las empresas medianas en general y una cantidad
apreciable de las empresas grandes carecen de eIlos, debemos considerar que no será por
mucho tiempo. Con cinco, diez o quince años de retroceso, tomarán conciencia de su
necesidad, asumirán la realidad de sus carencias, disminuirán sus prejuicios y llegarán a
lo que necesitan: llevar una buena información; integrada, al nivel de conducción; utilizar
el planeamiento como instrumento cotidiano de dirección y cambiar, en la medida que el
tiempo lo exija: "si queremos que todo siga igual, muchas cosas deben cambiar" (Conde
de Lampedusa: "El Gato Pardo").
Aceptamos como válido sin ningún lugar a dudas un tercer concepto; "el de
gestión concertada". La gestión concertada involucra una aceptación de la realidad tal
cual es. Por ejemplo: que la conducción de una empresa es una tarea grupal, que tiene
sentido si todos aceptan colaborar mutuamente, en tanto y en cuanto se fijan objetivos
definidos y cuantificados. Que un gerente sea calificado como bueno no por su simpatía,
su parentesco o su afiliación a un club determinado, sino porque Iogra alcanzar metas
para la que ha prestado su acuerdo y las obtiene como parte de un esfuerzo conjunto y
concertado.
Los sistemas de control de gestión son mecanismos que la gerencia utiliza para
ejercer su función directriz y permitir que la organización cumpla sus objetivos en
términos de eficacia y de eficiencia.
Los sistemas de control tienen como característica que pueden ser de naturaleza
formal con reglas explícitas, procedimientos y planes que guían el comportamiento como
son los sistemas de costos, de ingresos y de utilidad, los sistemas de recursos humanos,
de calidad, etc., pero también coexisten otros sistemas de naturaleza informal que
comprenden los valores compartidos como son la lealtad, los valores personales de los
directivos y en fin todas esas normas no escritas que forman la cultura de la organización
y que algunas veces son descuidadas por los directivos que asumen erróneamente que al
tener el poder, por arte de magia adquirieron la razón y no admiten discusión en
contrario.
Se corre así el riesgo de perder clientes porque no se percibe que hay deterioro en la
imagen institucional por asumir que algunas cosas funcionan bien y se llega a ex tremos
de negar las críticas del personal subalterno y considerarlos simplemente como
impertinentes o conflictivos porque se atreven a discrepar con la autoridad.
De esta manera, ejercer el control supone una operación por la cual la dirección
pretende cumplir sus objetivos mediante la comparación de los resultados obtenidos con
los previstos y está en condiciones de tomar las acciones correctivas más adecuadas.
Cumplida esta segunda condición, podemos proyectarnos hacia el futuro. Las dos
etapas anteriores son básicamente hechos del pasado. Informan lo que pasó. Pero
no informan de lo que pasó en comparación con nuestras intenciones acerca de lo
que debía pasar.
La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades
reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin
determinado. Puede asumirse, como la “disposición y organización de los recursos de
un individuo o grupo para obtener los resultados esperados”8 Pudiera generalizarse como
una forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.
Los sistemas de gestión han tenido que irse modificando para dar respuesta a la
extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que se han ido adoptando, así
como a la forma en que el comportamiento del entorno ha ido modificando la manera en
que incide sobre las organizaciones.
Según Amat,9 hasta 1973 las empresas mantenían una mirada tranquila sobre su
devenir, a partir de ese momento la situación cambió (en particular por la crisis del
petróleo y la inflación global), y no ha dejado de cambiar desde entonces nuestra
sociedad y la actividad empresarial privada y gubernamental ha debido aprender a
adaptarse continuamente.
8
Enciclopedia Encarta 1998-2000
9
Amat J., “El control de gestión: Una perspectiva de Dirección”, Gestión 2000, 3ª. ed. pag. 260
A partir de la década de los años 90, comienza a tomar más relevancia como
concepto el control de gestión orientada hacia el futuro, integrando conceptos como:
estrategia, clientes y competencia, transformándose en una herramienta que permite
gestionar más que controlar.
Para lograr definir, por tanto, lo que se ha dado en llamar “Control de Gestión”,
sería imprescindible la fusión de lo antes expuesto con todo un grupo de consideraciones
y análisis correspondientes sobre el control.
En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo
caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información
y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones.
Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986, p. 245.) deben cumplir con
una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:
Ser entendibles.
Seguir la forma de organización.
Rápidos.
Flexibles.
Económicos.
Un sistema de control para que tenga efectividad, debe cumplir con las siguientes
características:
“El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades,
objetivos y metas que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como
los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva
su razón de ser. “
El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos
entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos,
personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que
deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello. De allí la importancia fundamental de la
planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.
b) Flexibilidad: El cambio es una variable que está presente cada vez con mayor
intensidad, afectando a las organizaciones, debiendo éstas adaptarse a los cambios del
entorno externo e interno, tales como cambios tecnológico, económicos, políticos,
culturales, los que inciden en los proceso productivos y administrativos. De esta forma
también los sistemas de control deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a
los cambios.
10
Palma A. “Dirección de Organizaciones” , edit. Dolmen, pag. 206
A continuación se presentan algunos de los aportes que se han realizado a los
sistemas de control en el mundo organizacional.
Según Gerry Johnson y Kevan Acholes (1997, p. 264.): “…a menudo los
directivos tienen una visión muy limitada de en qué consiste el control directivo de un
contexto estratégico.”11
Ambos consideran los sistemas de control en dos grandes categorías:
1. Sistemas de información y medición: Sistemas financieros, indicadores, etc.
2. Sistemas que regulan el comportamiento de las personas.
Otros autores establecen momentos por los cuales debe atravesar cualquier sistema de
control.
Para Harold Koontz y Heinz Weihroh (1994, p. 128.) todo sistema de control debe
atravesar por éstas tres etapas:
1. “Establecimiento de estándares y puntos críticos.
2. Medición del desempeño.
3. Corrección de las desviaciones”12
11
Johnson y Scholes, “Dirección Estratégica”, Edit. Prentice Hall, pag. 264
12
Koontz y Weihroh , “Elementos de Administración”, edit. Mc Graw Hill, pag.
Se considera que la evaluación del desempeño debe hacerse con un enfoque
multidimensional, y medirse a través de criterios como estabilidad, eficiencia, eficacia y
mejora del valor, para los cuales, si se toman como referencia estándares normados o
planificados, expresarán el nivel de Efectividad y si se toma como punto de partida la
competencia, entonces expresarán el nivel de Competitividad de la organización. No
basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluación del desempeño,
también se requiere de una interacción armónica entre objetivos, estrategias, indicadores.
Esto permite hacer análisis cualitativos y hacerlo en función de los objetivos globales y
en los procesos locales para hacer posible el análisis de las causas raíces del nivel de
desempeño alcanzado por la organización en general.
Después de efectuada la comparación entre los indicadores y el real, se analizan las
causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el comportamiento, lo que
en organizaciones flexibles y que abiertas al cambio, podría implicar incluso reorientar el
rumbo de la gestión.
Estos y otros factores hacen del concepto clásico de control, solo un elemento de
consulta. El Control de Gestión actual es una muestra de ello.
13
Menguzzato y Renau, Dirección Estratégica de la Empresa”, edit. Euroed, pag. 374
Al principio (1978), se consideraba el Control de gestión, como una serie de técnicas
tales como el control interno, el control de costos, auditorias internas y externas, análisis
de ratios y puntos de equilibrio, pero el control presupuestario constituía y aún para
algunos constituye el elemento fundamental de la gestión.
Para Joan Ma. Amat (1992, p. 35.), el Control de Gestión es: "el conjunto de
mecanismos que puede utilizar la dirección que permiten aumentar la probabilidad de que
el comportamiento de las personas que forman parte de la Organización sea coherente
con los objetivos de ésta."16
Este concepto propone una nueva dimensión del control de gestión, pues
no solo se centran en el carácter contable y a corto plazo de éste, sino que
reconocen la existencia de otros factores e indicadores no financieros que
influyen en el proceso de creación de valor, ya sea en productos o servicios, y se
enfocan sobre la base de la existencia de objetivos propuestos a alcanzar.
Es así como los diseños más recientes de los procesos y sistemas de Control de
Gestión están caracterizados por cinco aspectos, que retoman de los procesos de control
precedentes por ser derivado de ellos.
Luis Gaj (1993, p. 18.) ofrece una apreciación desde el punto de vista de varios
estudiosos de renombre sobre el tema de la estrategia.
Henry Mintzberg define la estrategia como: “una forma de pensar en el futuro, integrada
al proceso decisorio; un proceso formalizado y articulador de los resultados, una forma de
programación.”18
Todas estas formas de ver la estrategia son aquí separadas con el propósito de
facilitar la comprensión de aspectos relevantes, sin embargo, se pueden mezclar
18
Luis Gaj, “Administración estratégica”, edit. Atica S.A., pag. 18
proporcionando lo que pudiera llamarse una postura consciente de adecuación
situacional a los cambios del entorno, teniendo un aspecto común que es la futuridad de
las decisiones corrientes, aunque no es sinónimo de éxito, lo que significa que requiere de
ingredientes adicionales que la conviertan en un instrumento para evitar el fracaso
provocado por la obsolescencia tecnológica o de conocimiento e inadecuación ambiental.
El sistema de control debe diseñarse sobre la base del tipo de estrategia al que se
orienta la organización.
Por otra parte, la planificación financiera debe estar integrada con la estrategia a
largo plazo, por lo que los presupuestos anuales serán un reflejo de ella y permitirán
orientar tanto la actuación de los centros de responsabilidad como la evaluación del
desempeño de los diferentes responsables.
“Se entiende por variable clave, aquellas áreas o actividades que de realizarse
bien garantizan el éxito de una unidad y por tanto la consecución de sus objetivos.” 19
19
Ibíd., p. 113.
Es muy importante el que estos indicadores sean financieros (ventas, margen
beneficio, endeudamiento, tesorería) y no financieros (cuota de mercado, fidelidad de los
clientes, iniciativa, creatividad, imagen externa de la organización, etc.) para que puedan
representar al máximo las características y particularidades del proceso.
vii.3) Los sistemas de control para una gestión estratégica, eficiente y eficaz.
De todo lo planteado hasta aquí se infiere que los sistemas de control para
garantizar una gestión verdaderamente eficiente y eficaz deben contar con un grupo de
características que lo despeguen de su carácter netamente contable y operativo.
Ma. Isabel González (1999, p. 29.), define eficiencia como una “…simple
relación, entre las entradas y salidas de un sistema” 20; magnitudes como la productividad
son representativas desde este punto de vista. Otros autores asocian la eficiencia el hecho
de alcanzar sus objetivos optimizando la utilización de sus entradas. Este punto de vista
obliga al anterior a considerar que la salida se ajusta a lo programado y por tanto la
organización es al mismo tiempo eficaz.
Precisamente, en los aspectos propuestos para superar las limitaciones del control
de gestión, estará la vía para alcanzar ciertos niveles de efectividad en el proceso al
contar con un carácter sistémico, un enfoque estratégico, y no sólo alcanzar los aspectos
formales sino que se le ofrece un peso significativo a los aspectos no formales del
control. Es por ello que el sistema debe plantear la utilización de los diferentes aspectos
20
Ma. Isabel González Bravo. El control de la actuación de los departamentos universitarios a través de
indicadores. Auditoría Pública”. No. 16. Feb, 1999. p. 19.
que completan un sistema de control para que pueda medir verdaderamente la eficiencia
y la eficacia de la gestión.
Otro aspecto vinculado con el comportamiento humano está relacionado con los
incentivos que han de estar asociados a un buen o mal resultado. Un sistema de control
financiero puede promover un comportamiento contrario al deseado si no está adaptado a
las personas que forman parte de la organización y sus necesidades.
Una vez establecidos los puntos de atención del control, variables clave, puntos
críticos, indicadores globales y particulares, es necesario, para poder medir de forma
eficiente el funcionamiento del sistema de control, el uso de una herramienta que sea
capaz de recoger toda la información disponible, jerarquizarla, certificarla y ofrecerla a la
dirección para la toma de decisiones.
Una herramienta que está siendo muy defendida y difundida en el mundo de los
controles para la gestión son los Cuadros de Mando.
vii.5) Los Cuadros de Mando
Por otra parte el control y análisis de los costos por su naturaleza (materiales,
mano de obra, amortización, etc. ), resultan de poca utilidad en la administración de los
procesos porque este enfoque abarca, sin hacer diferencias, todos los costos que
concurren en cada actividad y proceso. Se está saliendo de los sistemas tradicionales de
costo, El control de gestión moderno facilita la información desde la perspectiva interna y
21
Kaplan R. Cooper R., “Coste y efecto.Como usar el ABC, el ABM y ABB, para mejorar la
gestión, los procesos y la rentabilidad. Gestión 2000 2ª. Edic. pag. 401
externa para el proceso de asignación de recursos, ayudando a descubrir y evaluar las
oportunidades y riesgos del entorno, así como los puntos débiles y fuertes de la empresa.
Cada área o subsistema del ámbito de control, debe ser dotada de funciones que
delimiten un objetivo clave e integrador y diseñar un sistema de información que se
relacione con ese objetivo.
Durante los años sesenta -sobre todo en Francia -se puso de moda utilizar una
herramienta llamada Tableau de Bord22. El tablero de mando incorporaba en un
documento diversos ratios para el control financiero de la empresa. Con el paso del
tiempo, esta herramienta ha evolucionado y combina no sólo ratios financieros, sino
también indicadores no financieros que permiten controlar los diferentes procesos del
negocio. La idea de utilizar un conjunto de indicadores para obtener información de
gestión es un antecedente que recoge el CMI.
22
Dávila A., Nuevas herramientas de control: Revista Antiguos alumnos IESE, pag. 7
En Estados Unidos, también en la década de los sesenta, General Electric
desarrolló un tablero de control para hacer el seguimiento de los procesos de la empresa.
A partir de ocho áreas clave de resultados, que incluían temas como rentabilidad, cuota de
mercado, formación o responsabilidad pública, General Electric definía indicadores para
hacer el seguimiento y controlar la consecución de objetivos tanto a corto como a largo
plazo.
23
<http://www.geocities.com//Wall Street/Floor 9269/Glosario .htm
24
Kaplan S., Norton D., “Cuadro de Mando Integral” , edit. Gestión 2000, pag.321
y contemplan la actuación de la organización desde cuatro perspectivas: la financiera, la
del cliente, la del proceso interno y la de formación y crecimiento."
I. Financiera
2. Clientes
3. Procesos internos
4. Formación y Crecimiento
Perspectiva Perspectiva
Financiera Clientes
BALANCED
SCORECARD
Perspectiva Perspectiva
Interna Crecimient
o
a) Perspectiva Financiera:
25
Olve N., Roy J., y Wetter M., “Implementando y Gestionando: El Cuadro de Mando Integral”.
Edit. Gestión, pag. 370
rendimiento, y en algunos casos pueden tener demandas específicas con efectos
ambientales o sociales.
En esta etapa se debe identificar los procesos críticos internos en los que
la organización debe ser excelente, permitiendo la unidad del negocio:
BIBLIOGRAFÍA