Contabilidad Gubernamental 2011

ALCANCES DEL SISTEMA

La Contabilidad como medio para ordenar las transacciones, teniendo como meta la exposición
analítica y global de la situación financiera del Estado, requiere una adecuada implementación,
en tal sentido, la Contabilidad Gubernamental está estructurada en tres niveles operaciones
debidamente relacionados entre sí mediante un conducto regular de comunicación.

DELIMITACIÓN DE ÁREAS CONTABLES O SUBSISTEMAS

CONCEPTO.- En base a las características de las operaciones administrativas, financieras y

presupuestarias que realizan las entidades del sector público, el sistema ha delimitado
áreas contables con el objetivo de facilitar su registro y control, así como contribuir al
logro de una eficiente y eficaz administración de la gestión gubernamental.

CLASIFICACIÓN
Considerando las características de las operaciones administrativas y financieras, el sistema ha
delimitado áreas contables, con el propósito de facilitar su registro y contribuir al logro de una
eficiente administración de la gestión pública.

ÁREAS DE TRIBUTACIÓN: Para lograr un mejor sustento de las transacciones que se

realizan en esta área, se ha determinado entre otros, resoluciones de acotación, pólizas,
liquidaciones de cobranzas, planillas de recaudación, resoluciones de devolución, certificados
tributarios, convenio de fraccionamiento de pagos, etc.

ÁREA DE FONDOS: Se refiere a operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de

fondos en los diferentes niveles de la administración pública.

Documentos Fuente:
 Recibo de Ingresos.
 Papeleta de Depósitos.
 Nota de Cargo.
 Nota de Abono.
 Comprobante de Pago.
 Planillas de Haberes y Pensiones.
 Valorización de Obra.
 Otros.

ÁREA DE BIENES: Comprende las operaciones de adquisición u obtención, almacenamiento y

distribución de los bienes muebles del gobierno. Incluye también la construcción, adquisición y
registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos públicos.

Documentos Fuente:
 Orden de Compra-Guía de Internamiento
 Orden de Servicio
 Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
 Inventario Físico
 Existencias Valoradas de Almacén

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 Control Visible de Almacén

Documentos Contables:
 Orden de Compra-Guía de Internamiento
 Orden de Servicio
 Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
 Nota de Entrada al Almacén
 Otros

ÁREA DE PRESUPUESTO: Comprende las operaciones que se derivan del presupuesto de

cada ejercicio fiscal, en sus etapas de promulgación, modificación, ejecución del gasto e ingreso,
así como el análisis y cierre presupuestario.

Documentos Fuente
Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos
servirán para la afectación presupuestaria, en lo que corresponda.

ÁREA DE ENDEUDAMIENTO O CRÉDITO PÚBLICO : Este subsistema se refiere al registro

del ingreso por financiamientos internos y externos recibidos, y al egreso por los pagos
respectivos, así como el control de los créditos, desde su otorgamiento hasta su liquidación.

Los ingresos obtenidos que incrementan la Deuda Pública se registran afectando las cuentas
típicas del subsistema de recaudación y las erogaciones afectando las cuentas del subsistema
de egresos.

El subsistema de deuda pública tiene por objetivos:

- Registrar y controlar la información sobre los créditos concedidos al Gobierno en

cualquiera de sus formas, de manera que sea posible precisar el endeudamiento interno
y externo.
- Proporcionar a las autoridades información confiable, veraz y oportuna que puedan
utilizar básicamente para sus decisiones en materia de Deuda Pública.
- Conformar las estadísticas respectivas de acuerdo con la clasificación prevista en la Ley
de Ingresos como en el Presupuesto de Egresos

ÁREA DE DOCUMENTOS Y VALORES:

DOCUMENTOS CONTABLES

Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo
exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y
concepto, para un fácil acceso a la información.

En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos
cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.

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Los documentos contables son:

 Factura de crédito
Es un documento que sigue sin aceptación. Permite fijar una fecha cierta para pago de
las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones
comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos
de posición dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemáticamente
utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales
para obtener de manera desleal una mejor posición competitiva, en perjuicio de las
pequeñas y medianas
 Orden de compra
Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderías a un
determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no
envía vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el
departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto,
claro y específico en lo que se solicita.
 Recibo
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra
una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de
pago. Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor
dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación.
 La Cotización
La cotización es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que
participan en el mercado bursátil. También se cotiza el trabajo. Precio registrado en una
Bolsa cuando se realiza una negociación de valores, o también expresión de uso bursátil
para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas
de valores. La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio
para un título en función de la oferta y la demanda.
 Los Pagares
Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio
que contenía intereses. Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con
la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo. A
diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es
un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los
intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá
incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación
 Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer
dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización
para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su
presencia. Es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el
banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.

ESTADO DE CUENTA
Operación que consiste en determinar el balance de una cuenta. Registro de los asientos de
débito o crédito en la cuenta de un cliente durante un espacio de tiempo determinado.

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Es el resumen de los cargos y abonos de la tienda virtual y/o del afiliado. Documento que
recibirán periódicamente los trabajadores afiliados a las afores en el que se registrarán los
depósitos, los retiros y el saldo de la cuenta individual, así como las comisiones cobradas y los
rendimientos obtenidos.

 Letra de cambio
La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones
comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la
cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del
documento. La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias
económicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta
las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos.
 Recibo de compra
Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber
hecho una compra o al haber cancelado una deuda. El recibo de compra es que el
especifica la compra realizada.
 Nota de crédito
La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar
comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar
o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente
ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento,
así como por la anulación de operaciones
 Caja Menuda
La caja menuda es un dinero que se guarda y que solo se utiliza en caso de urgencia o
en el momento que no halla fondo.

SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos

 Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Todos los
soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón
social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes
 Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena a un banco
llamado girado; que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado beneficiario.
 Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna.

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Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exija

 Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a
sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su
cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.
 Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el
crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura

TITULOS VALORES

Los títulos de crédito son una institución que se incorpora tardíamente a la ciencia del Derecho,
pues su funcionamiento no es concebible sino en una economía de cierto desarrollo. Estos
constituyen el mecanismo jurídico destinado a resolver de manera simple y segura los problemas
propios de la circulación de los derechos.

Los títulos al portador son aquellos que designan como titular al portador o aquellos en que la
falta de designación implica atribución al portador

CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES

- Por el objeto del derecho incorporado, los títulos valores son personales, reales y
obligacionales.

 Los títulos personales representan la participación del titular en una sociedad, razón
por la cual también se les llama títulos de participación.
 Los títulos reales confieren al poseedor legítimo un derecho real sobre una cosa.
Estos títulos también reciben el nombre de títulos representativos de mercancías,
para indicar que las cosas a las cuales se refieren se encuentran incorporadas en los
títulos.
 Los títulos obligacionales incorporan créditos de carácter pecuniario. Son llamados
también títulos de pago. El hecho de que incorporen una promesa incondicional de
pagar una suma de dinero, es decir, que representen un crédito, ha dado lugar a la
denominación de títulos de crédito.

- Por la forma de creación de los títulos son singulares o en serie.

 Los primeros se caracterizan por su individualidad.

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 Los segundos, llamados igualmente títulos en masa, se distinguen por su fungibilidad.
Teniendo todos las mismas características, son intercambiables y corresponden todos
al mismo negocio.

- Por el sujeto que los crea, los títulos son públicos o privados. En el primer grupo entran los
títulos de deuda pública o los títulos emitidos por las diversas personas de derecho público.
Al segundo grupo corresponden los creados por las personas de derecho privado.

- Por su forma de circulación, los títulos valores se dividen en nominativos, a la orden y al

portador. Es la clasificación que lleva a cabo la propia ley.

 Los títulos normativos o directos son aquellos que señalan como titular a una persona
determinada. Para la transmisión del título es necesario que se cumplan las reglas de
cesión de créditos. El título nominativo más usado en Venezuela es el de la acción de
la sociedad anónima, forma obligatoria en razón de disposiciones provenientes de los
acuerdos de integración económica.
 Los títulos a la orden son los que señalan como beneficiario a una persona
determinada o cualquier otra que ésta indique. La transmisión de los títulos a la orden
se verifica por medio del endoso y por la entrega del documento. Este puede ser
objeto de negociación por medio distinto al endoso.

- Por los efectos de la causa en la vida de los títulos, estos pueden agruparse en causales y
abstractos.

 En los títulos causales, la causa esta deliberadamente expresada en el documento y

no se separa de él para ningún propósito.
 En los títulos abstractos, la causa es desvinculada del título, aunque esté indicada en
él, y no tiene ninguna relevancia ulterior en la vida de éste.

ÁREA DE OPERACIONES COMPLEMENTARIAS: Comprende todas las operaciones no

indicadas en las áreas anteriormente mencionadas. Es decir, asientos de apertura, asientos de
cierre, asuntos de regularización, así como los asientos referidos a las cuentas de control, que
completan el circuito contable y son registrados en las notas de contabilidad.

Documentos Fuente
Los documentos que se utilizan en las áreas antes referidas también son documentos fuente de
esta área, además otros documentos tales como resoluciones, declaraciones juradas, contratos,
cartas fianza, etc.

NIVELES OPERACIONALES

CONCEPTO: El sistema de contabilidad ha establecido tres niveles de operación dentro de las

cuales los órganos del sector publico registran y reportan información sobre las diversas
transacciones, que estos realizan, estableciéndose de esta manera un conducto regular de
comunicación que fluya hacia el organismo superior hacia el inferior y viceversa.

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CLASIFICACIÓN:

- NIVEL NACIONAL: este nivel cumple el ente rector del sistema de contabilidad, que se
encarga de uniformizar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, así como de elaborar
la cuenta general de la república, además tiene la función de proponer las normas centrales
que deben regir un país.
- NIVEL CENTRAL O INSTITUCIONAL: se refiere a las operaciones registradas y
reportadas por cada una de las entidades captadoras de recursos financieros y por los
Ministerios o Dirección General de Administración u Oficina que hagan sus veces:

- Oficina General de Administración de cada Ministerio.

- Tesoro Público.
- SUNAT
- SUNAD
- Crédito Público

- NIVEL REGIONAL: este nivel está representado por las oficinas regionales contables
establecidas por la entidades captadoras de recursos financieros, así como por aquellas
dependencias regionales contables de cada uno de los pliegos presupuestarios, cuyo nivel
se registran la operaciones que realizan o informan las entidades.

PARALELISMO CONTABLE

CONCEPTO.- A través de este principio, las operaciones realizadas por las entidades públicas
son registradas tanto en la contabilidad patrimonial como en la contabilidad presupuestal; es
decir, bajo este principio, a toda operación real registrada en el proceso contable financiero
corresponde paralela y simultáneamente un registro en el proceso contable presupuestario.

De tal manera que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes, pero en
distintas áreas contables se procesa información especializada simultáneamente, con la finalidad
de obtener estados financieros integrados que muestren en su conjunto las operaciones de
bienes, fondos, presupuesto, rentas y operaciones complementarias

ELEMENTOS BÁSICOS DEL PARALELISMO CONTABLE

El sistema de contabilidad gubernamental establece elementos contabilidad con la finalidad de

separar los aspectos importantes de la administración del Estado.

a. CONTABILIDAD PATRIMONIAL O FINANCIERA

Destinada dentro de su concepto a registrar las operaciones propias del movimiento
económico-financiero, que debe repercutir en las fluctuaciones de patrimonio. En otras
palabras, la contabilidad financiera es el campo que abarca las normas, procedimientos,
cuentas, libros y estados contables relacionados con el registro de los valores que
componen el patrimonio.

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b. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL
El Estado para cumplir con los planes y programas que debe desarrollar en el corto
plazo, necesita de un instrumento que contenga metas, objetivos, políticas y estrategias,
esto es lo que se denomina presupuesto; por lo tanto la contabilidad presupuestaria, es
el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, etc.,
para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando así las
incidencias del proceso presupuestario con criterio programático
c. CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN
La función principal de las cuentas de orden es facilitar el control de diversos aspectos
administrativos en un municipio, permitiendo el registro de operaciones derivadas de los
derechos u obligaciones contingentes.

En este rubro destacan principalmente las cuentas de Presupuesto de Ingresos,

Presupuesto de Egresos, Control de Almacén, Control de Deuda Avalada, Control de
Activos de Arrendamiento Financiero, entre otras. Con estas cuentas se pretende dar
claridad a las cifras contables y presupuestales presentadas en los Estados Financieros.
Al final del ejercicio las cuentas de orden presupuestales, invariablemente deberán
quedar con saldo cero. Una vez descrita la estructuración de cuentas, se presenta el
catálogo de cuentas autorizado.

TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS PRESUPUESTARIAS DE INGRESOS Y GASTOS

Cuentas de Orden Presupuestales de Ingresos y Egresos.- Con el propósito de contar con

herramientas de control que permitan identificar los registros por ingresos y egresos de una
entidad con el ejercicio presupuestal, se deben incluir en el catálogo de cuentas, dentro del
grupo de Cuentas de Orden, las cuentas presupuestales de ingresos y egresos.

Vincular el presupuesto y la contabilidad a través de cuentas de orden presupuestales de

ingresos y egresos, tiene el propósito de llevar simultáneamente el control del ejercicio del
presupuesto y sus efectos en la contabilidad.

Es decir, se deberán registrar contable y presupuestalmente durante el ejercicio fiscal, en forma

simultánea, tanto la ejecución del Presupuesto de Egresos como de la Ley de Ingresos,
afectando en la misma póliza las cuentas de la Contabilidad Patrimonial.

El presupuesto de ingresos y egresos autorizado a los Municipios, se deberá registrar en las

cuentas de orden presupuestales de ingresos y egresos al inicio del ejercicio.

Se deberá establecer el control contable en cuentas de orden, del ejercicio presupuestal de los
ingresos y egresos, considerando las siguientes cuentas:

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 Presupuesto de Ingresos Estimado: Representa el importe total del ingreso estimado
por concepto, utilizando como contra-cuenta la de Presupuesto de Ingresos por
Recaudar.
 Presupuesto de Ingresos Recaudados: En esta cuenta se registrarán los ingresos
recibidos, independientemente deque su destino sea para cubrir su gasto corriente o de
inversión.
 Presupuesto de Ingresos por Recaudar: En esta cuenta se refleja el saldo de los
ingresos estimados por recibir.
 Presupuesto de Egresos Autorizado: Corresponde al monto total de Presupuesto
Autorizado para gasto corriente y de inversión, con base en el decreto correspondiente y
su contra-cuenta es Presupuesto de Egresos por Ejercer.
 Presupuesto de Egresos Comprometido: Se registrará en esta cuenta, los
compromisos de gastos generados, desde que inicia el proceso adquisitivo, se utilizará
como contra-cuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer, el movimiento se
cancelará al afectar el Presupuesto de Egresos Ejercido, pagado.
 Presupuesto de Egresos Ejercido: En esta cuenta se registrarán los gastos
generados en el transcurso del ejercicio se utilizará como contra-cuenta la de
Presupuesto de Egresos por Ejercer.
 Presupuesto de Egresos por Ejercer: En esta cuenta se registrarán los recursos que
están pendientes por ejercer, tanto de gasto de operación como de inversión y se
disminuye por los importes ejercidos.

ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE

PROCESO CONTABLE.- Pacheco, al referirse al proceso contable indicaba, que el Sistema

de Contabilidad Gubernamental, a efecto de robustecer el control interno ha establecido una
serie de documentos utilizados en el proceso contable. A continuación decía que el proceso
contable comprende las siguientes etapas:

 los documentos fuente, establecidos por cada una de las áreas;

 los informes de movimiento que centralizan las transacciones de cada área
recogiendo la información contenida en los documentos fuente;
 los libros principales;
 los estados financieros y presupuestarios

Ayala, a diferencia de Pacheco indica que el proceso contable gubernamental comprende a los
documentos fuente, los libros principales y auxiliares y los estados financieros y
presupuestarios.

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DIAGRAMA BASICO DEL PROCESO CONTABLE

DOCUMENTOS FUENTE LIBROS ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS PRESUPUESTARIOS

PRINCIPALES
BALANCE

BALANCE DE
EJECUCIÓN

DEL

AUXILIARES ESTADO DE

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DOCUMENTOS FUENTES

Son todos aquellos documentos que se utilizan para sustentar las Áreas de Fondos, Bienes y
Presupuesto; sirven como elemento básico para recolectar información con que se inicia el ciclo
contable.

Área de Fondos
Documentos Fuente
 Recibo de Ingresos
 Papeleta de Depósitos
 Nota de Cargo
 Nota de Abono
 Comprobante de Pago
 Planillas de Haberes y Pensiones
 Valorización de Obra
 Otros

Área de Bienes
Documentos Fuente
 Orden de Compra-Guía de Internamiento
 Orden de Servicio
 Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
 Inventario Físico
 Existencias Valoradas de Almacén
 Control Visible de Almacén

Área de Presupuesto
Documentos Fuente
Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos
servirán para la afectación presupuestaria, en lo que corresponda.

INFORMES DE MOVIMIENTOS

Son los documentos o formatos que centralizan las operaciones o transacciones de cada área de
actividad, recogiendo la información contenida en los documentos fuente y proporcionar los
resultados que han de ser expresados en asientos contables a través de notas de contabilidad.

Los informes de movimiento también pueden ser analíticos, si se trata de obtener por su
intermedio la disminución puntual de las cuentas de mayor que se presentan globalmente en los
EE.FF.

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LIBROS Y/O REGISTROS CONTABLES
Para acumular el resultado de las transacciones de cada área, la oficina de contabilidad debe
registrar en los libros principales: diario y mayor, los asientos contables a través de la nota de
contabilidad proveniente de los reportes o voucher de cada área.

Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector
Público

PRINCIPALES
 Libro Inventarios y Balances
 Libro Diario
 Libro Mayor

AUXILIARES
 Caja
 Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes)
 Registro de Ventas
 Registro de Compras
 Registro de Fondos para Pagos en Efectivo
 Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades

CONFORMACIÓN DE LOS LIBROS

Principales

 INVENTARIOS Y BALANCES
El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus
operaciones el mismo que revelará:

 Dirección Nacional de Contabilidad Pública - Instructivo Nº 0013

 La relación exacta de dinero, valores, créditos, efectos por cobrar, bienes muebles e
inmuebles, mercaderías y otros, que constituyan el activo de la Entidad.
 La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere,
y que formen el pasivo de la Entidad.
 Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el patrimonio
con que inicia su gestión.
 La entidad además al finalizar el ejercicio reflejará en el mismo libro el Inventario Final y
Balance General de su Gestión.
 Este libro será de foliación simple.

∗ Cuando se trata de la creación, fusión o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra

entidad, deberá figurar en este libro y ser coincidente con la verificación física de los mismos.

 LIBRO DIARIO
El libro Diario será de foliación simple y contendrá en cada folio el movimiento diario del
debe y del haber.

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 LIBRO MAYOR
En este libro principal se registrarán todas las cuentas asentadas en el libro Diario.

Auxiliares
 Caja.- Utilizar el diseño que estime conveniente el usuario.
 Registro de Ventas.
 Registro de Compras.
 Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizará el documento denominado "Rendición del
Fondo para Pagos en Efectivo".
 Bancos.- se deberá aperturar por cada cuenta corriente

El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deberá efectuarse en el

formato Auxiliar Estándar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de
Ventas y el de Compras.

En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos
Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos registros deberán tener una
información más detallada para facilitar su análisis.

En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada
bien, indicando la fecha de adquisición, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras,
ajuste, para facilitar el proceso de su depreciación y/o revaluación.

Legalización de Libros Contables

 La función de registro, foliación y rubricación de los libros principales y auxiliares,

corresponde a las Direcciones Generales de Administración u oficinas que hagan sus
veces en las entidades públicas, excepto empresas; para tal efecto se aperturará un
registro en el que se inscribirá antes de ser usados.
 La legalización de los libros contables principales se efectuarán de acuerdo a los
dispositivos legales vigentes.

COMENTARIO
Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizados, siempre y cuando
cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, deberán compaginarse y
empastarse los libros principales y auxiliares, para proceder a su legalización respectiva.

Registros auxiliares. Se efectúan registros en base a los documentos fuente que han servido
para elaborar la información de cada área, contabilizando pormenorizadamente las operaciones
de cada una de las cuentas de mayor y sus correspondientes cuentas divisionarias.

PRINCIPALES
• Inventarios y Balances.
• Libro Diario.
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• Libro Mayor.
AUXILIARES
• Caja Bancos.
• Registro de Compras y gastos.
• Registro de Ventas.
• Auxiliar Standard
• Libro Bancos.
• FPPE.
• Auxiliares Presupuestales.

ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS

Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o

cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación
económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo
determinado. Esta información resulta útil para la Administración, los gestores, los reguladores y
otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de

acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de
información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la
mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o
privados para poder ejercer la profesión.

Los estados financieros son las herramientas más importantes con que cuentan las
organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran.

Clases de estados
Los principales componentes de los Estados Financieros son los siguientes:

 Balance General.
 Estado de Ganancias y Pérdidas.
 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
 Estado de flujo de efectivo

Las Notas a los Estados Financieros

Los estados financieros se presentan acompañados de notas y cuadros, que "revelan" o aclaran
puntos de interés que, por motivos técnicos o prácticos, no son reflejados en el cuerpo principal.

Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y gráficos que permiten definir
la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parámetros que son fundamentales a la
hora de manejar las finanzas de una institución.

Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a
la situación actual o pasada, aunque también es posible formular estados financieros
proyectados. Así, podrá haber un estado de situación proyectado, un estado de resultados
proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado.

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Objetivos
El objetivo de los estados financieros es proveer información sobre el patrimonio del ente emisor
a una fecha y su evolución económica y financiera en el período que abarcan, para facilitar la
toma de decisiones económicas. Se considera que la información a ser brindada en los estados
financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor:

 Su situación patrimonial a la fecha de dichos estados

 Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso;
 La evolución de su patrimonio durante el período;
 La evolución de su situación financiera por el mismo período,
 Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los
futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirán del ente por distintos
conceptos.

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