Manual de Organización Y Funciones Del Personal: Lima - Perú

BOTICA PATRÓN SANTIAGO
Asociación de Propietarios – Parque Industrial El Asesor Mz. Y Lote 1 – Int. 101 - Ate
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

DEL PERSONAL
LIMA - PERÚ
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

DIRECCION TECNICA PROPIETARIO PROPIETARIO
Q.F. LUIS GUILLERMO QUISPE CANDIA YARO PEÑA SILVIO YARO PEÑA SILVIO
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL

TÍTULO
PERSONAL.
TITULO MOF MOF – GF N° 001 PÁGINA: 1 DE 12
EMITIDO: 28/08/2018 SUSTITUYE: NINGUNA PRÓXIMA REVISIÓN : AGOSTO 2019
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL

PERSONAL
OBJETIVOS:
Establecer las pautas y normas que permitan indicar en forma específica las
Funciones y Responsabilidades del personal que labora en el Establecimiento,
para que realice su labor con idoneidad y responsabilidad, logrando un servicio
que brinde calidad, seguridad y confianza a los pacientes y clientes de la Botica.
ALCANCE:
A todo el personal que labora en el Establecimiento Farmacéutico.
BASE LEGAL:
 Reglamento de Establecimientos farmacéuticos D.S. N° 014-2011-SA.
 Ley del Trabajo del Químico Farmacéutico del Perú. Ley N° 28173.
RESPONSABILIDAD:
 Propietario del Establecimiento.
 Director Técnico.
DISTRIBUCIÓN:
 Propietario del Establecimiento.

 Director Técnico.
 Técnico en Farmacia.
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TÍTULO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PROPIETARIO DEL

ESTABLECIMIENTO:
RESPONSABILIDADES:
 Responsable de Supervisar, controlar y tomar acciones para que las

actividades del punto de dispensación se desarrollen con normalidad, así
como velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en
conjunto con el Director Técnico.
 Planifica, controla y supervisa la funcionalidad de todas las actividades

internas para su coordinación efectiva (Mantenimiento, Stocks, Auditorías,
Control de Inventarios, Normas Legales, Limpieza, etc.).
 Junto al Director Técnico, son responsables ante la Dirección general de

Medicamentos, Insumos y Drogas, y la DIRIS Centro, en el cumplimiento de
las normas legales vigentes.
 Ante cualquier eventualidad, propone y ejecuta alternativas de solución y

estrategias para el funcionamiento del Establecimiento Farmacéutico.
FUNCIONES:
 Mantener constante y estrecha relación de coordinación con el Director

Técnico, a fin de mantener un stock adecuado, y el cumplimiento de las
obligaciones económicas a los Proveedores y al personal que labora en la
botica.
 Implementar la política comercial y el establecimiento de las

coordinaciones para la implementación de las diferentes actividades

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promocionales, de publicidad, y de fidelización de los clientes, para lograr

las metas económicas de utilidades, en base a un servicio de calidad y
seguridad.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR TÉCNICO:
OBJETIVO:
El objetivo del puesto de Químico Farmacéutico Director Técnico es el de ser

responsable de la administración, dispensación y correcto almacenamiento de los
productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios de acuerdo
a las normas legales vigentes.
RESPONSABILIDADES:
 Representar al establecimiento farmacéutico ante la Dirección General de

Medicamentos, Insumos y Drogas, y ante el personal y Autoridades
Sanitarias de la DIRIS Este
 Junto al Propietario del Establecimiento., son los responsables de la

adquisición de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios a Proveedores legalmente constituidos y reconocidos
como tales por la Autoridad de salud correspondiente, asegurando en todo
momento la calidad de los productos que se dispensen y/o expendan.
 El Director Técnico es responsable de todo cuanto afecte a la identidad,

pureza y buen estado de los productos que se manipulan, almacenan o
suministran en éstos. Verificando en todo momento la nó existencia de
productos o dispositivos médicos contaminados, adulterados, falsificados,
expirados o en mal estado de conservación, o con observación de
inmovilización y/o retiro por Alerta de la Autoridad Sanitaria, debiendo
disponer que éstos sean retirados de la Dispensación y/o Expendio y

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ubicados adecuadamente en el Área de Bajas y Rechazados, debidamente

rotulados o identificados y en cajas selladas o lacradas para su posterior
destrucción y comunicación del Acto a las autoridades sanitarias
correspondientes.

FUNCIONES:
 Supervisar el cumplimiento de los planes, programas y estrategias, dando

un valor agregado al servicio de venta. Organizando, dirigiendo y
supervisando los servicios ofrecidos, con las garantías del caso.
 Asegurar la transparencia que deben guardar todos los actos que se dén en
el establecimiento farmacéutico.
 Velar por la correcta dispensación de los productos hacia los clientes,

especificando el uso adecuado e indicaciones especiales de estos.
 Atender ética y profesionalmente al paciente: Supervisando todo el tiempo

la correcta dispensación de los medicamentos por parte del personal a su
cargo, visual y auditivamente (Atención de recetas, sugerencias de
alternativas de medicamentos y/o productos).
 Motivar e instruir verbalmente y sobre todo con el ejemplo acerca de

nuestra excelencia en el servicio: Cortesía, prontitud y eficiencia de la
atención.
 Planificar, organizar, controlar y dirigir el trabajo en el Establecimiento

Farmacéutico, buscando elevar el nivel de desempeño del equipo de
trabajo, promoviendo la comunicación para lograr una mejor coordinación y
solución de los problemas.
 Chequear que todo el personal ingrese puntualmente y se encuentre

perfectamente aseado y bien uniformado, e identificado.

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 Chequear la vigencia de los carnets sanitarios de todo el personal: Químico

Farmacéutico, Técnicos, Impulsadoras y otros. En caso que algún trabajador
tuviera dicho carné vencido, o no lo hubiese traído consigo, no podrá
ingresar a trabajar, hasta la subsanación del inconveniente.

 Realizar una ronda por todo el local diariamente, chequeando que todo
esté limpio y en orden y con el stock suficiente en vitrinas y anaqueles. La
ubicación de los medicamentos en la botica es estándar: en orden
alfabético y por laboratorios. Los productos promocionados o de
impulsación deberán tener una ubicación preferencial.
 Tener preparada la mercadería por devolver a los proveedores (Sobre stock,

productos vencidos, productos deteriorados, etc.) con la debida
anticipación y registrando el Acto en el Libro de Ocurrencias cuando se
efectúe.
 Vigilar al dispensar, que todos los productos farmacéuticos cuenten con

Registro Sanitario vigente.
 Velar porque el sistema de almacenamiento de los productos

farmacéuticos, cosméticos y afines, asegure su conservación, estabilidad y
calidad.
 Chequear la última semana de cada mes, los productos por vencer en el

cuaderno de control para este fin. Los productos por lo general se retirarán
de los anaqueles, dos meses antes de su vencimiento, salvo excepciones
dadas por los proveedores.
 Estar atento a las fechas de vencimiento de los documentos del local:

Licencias, carnets sanitarios, certificado de fumigación, etc., avisando al
Propietario del Establecimiento con dos meses de anticipación cualquier
vencimiento para adoptar la medida correctiva necesaria.

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 Estar atento a la fecha de vencimiento del extintor, remitiéndolo con una

guía al proveedor del mismo siete días antes de su expiración para la
recarga respectiva.

 Exhibir en lugar visible: copia del Título Profesional del Químico

Farmacéutico, Licencia de Funcionamiento, Certificado de Defensa Civil,
Certificado de Fumigación y otros anuncios respectivos exigidos.
 Conocer donde están y como operan los servicios de agua, luz, aire
acondicionado, etc. del local. Revisar que las llaves de luz y agua estén bien
cerrados antes de salir del local.
 Supervisar el stock de documentos contables: Guías, Boletas, Facturas,

Notas de Crédito y solicitar su reposición cuando fuese necesario según las
indicaciones impartidas al respecto.
 Amonestar verbalmente en primera instancia al personal que infrinja las

normas del Establecimiento farmacéutico. En caso de falta grave o
reincidencia, solicitar mediante un informe al Propietario del
Establecimiento., la amonestación, sanción y/o separación del personal en
cuestión.
 Supervisar que todo el personal en forma obligatoria, realice sus funciones

en base a los procedimientos administrativos impartidos.
 Elaborar el rol de turnos: de trabajo, de capacitación, de limpieza, etc., del

local en forma equitativa entre el personal.
 Mantener al día y actualizado el Libro de Ocurrencias de acuerdo al

procedimiento operativo respectivo.

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 Llevar un cuaderno de Control y Registro de Asistencia del Personal,

anotando la hora de ingreso y salida del mismo.

 Llevar un Cuaderno de Cargos.
 Llevar un Cuaderno de Control de Productos Vencidos.
 Llevar un Fólder Rojo en el que se archivaran los siguientes documentos:

Alertas de la DIGEMID, Licencias de Funcionamiento, Fumigación, Letrero,
SUNAT, etc.
 Orientar al usuario sobre las alternativas de medicamentos, en base a las

Buenas Prácticas de Dispensación del Medicamento y la Lista de
Alternativas Farmacéuticas de Medicamentos distribuida por la DIGEMID.
 Notificar las sospechas de reacciones adversas e incidentes adversos de

productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, en el
formato correspondiente y en los plazos establecidos, al centro Nacional de
Fármaco Vigilancia.
 Mantener la confidencialidad de las Notificaciones de reacciones adversas e

incidentes adversos, en lo que se refiere a lo dispuesto en el ítem anterior.
 Controlar la venta fraccionada de productos farmacéuticos en blíster de

acuerdo a lo establecido en el reglamento de establecimientos
farmacéuticos, y en el reglamento de productos farmacéuticos, dispositivos
médicos y productos sanitarios.
 Controlará que no se dispense en forma fraccionada ningún tipo de

producto farmacéutico cuya forma de presentación sea diferente a la de
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blíster, salvo productos sanitarios por ejemplo: como pañales desechables,

que vengan sellados en envases fraccionados tipo TRIPACK.
 Cuando se produzca la dispensación en forma fraccionada, ésta, obligará al

personal del establecimiento a realizarla en envases o bolsas
acondicionadas en las cuales se brinde información al menos sobre:

Nombre del producto, fecha de expiración, número de lote, registro

sanitario y vía de administración.
 Verificar que la promoción y difusión de los anuncios publicitarios en el

Establecimiento estén acordes a lo dispuesto en la normatividad vigente.
 Comunicar en un plazo máximo de 48 horas a la Dirección de salud

correspondiente, cuando se detecte productos, presuntamente falsificados,
adulterados, deteriorados, contaminados o expirados, para que la
Autoridad de Salud realice el seguimiento de los mismos, y adoptar las
medidas y acciones que fuesen pertinentes en resguardo de la salud de la
población.
El cumplimiento de todas estas tareas, conllevará a una administración de alta

calidad de gestión en el establecimiento Farmacéutico, favoreciendo el desarrollo
y crecimiento del mismo.

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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL TÉCNICO:
FUNCIONES:
1. El personal técnico trabaja bajo responsabilidad del DIRECTOR TÉCNICO al
realizar los actos inherentes a la dispensación de productos farmacéuticos.
2. Cumple la función de recepcionar los productos farmacéuticos, Dispositivos

Médicos, y Productos Sanitarios, cumpliendo con las normas de las buenas
prácticas de Almacenamiento, y el procedimiento de Recepción y Registro de
los productos, para cuyo efecto ha sido convenientemente capacitado por el
Químico Farmacéutico Director Técnico.
3. En el acto de dispensación, el profesional Químico Farmacéutico presentará al

usuario todas las alternativas genéricas y de marca de las que dispone la botica
delegando el acto del expendio al profesional técnico en Farmacia.
4. Al expender en forma fragmentada productos en blíster, el técnico debe

conservar hasta la venta final del correspondiente, la parte en la que se
encuentra consignada la fecha de vencimiento.
5. Los productos farmacéuticos podrán ser dispensados y/o expendidos bajo dos
modalidades:
- Venta bajo Receta Médica.
- Venta Libre.
6. Al dispensar productos de Venta bajo Receta Médica, ésta deberá verificar bajo
supervisión del Director Técnico que contenga la siguiente información:
- Nombre, dirección y Nº de Colegiatura del profesional que la extiende o

prescribe, o nombre del Establecimiento de Salud cuando se trate de
Recetas Oficiales del establecimiento.
- Nombre del paciente.

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- Nombre del producto, objeto de la prescripción con su Denominación

Común Internacional (DCI) si la tuviese.
- Forma farmacéutica.
- Posología, indicando el número de unidades por toma y día, así como la
duración del tratamiento.
- Lugar, fecha de expedición y de expiración de la receta, y firma habitual del
facultativo que prescribe.
ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD:
 El Químico Farmacéutico y/o Propietario del Establecimiento del
establecimiento, llevarán a su cargo el control de asistencia y puntualidad
del personal técnico, debiendo estar registrada en forma detallada y
adecuada en el cuaderno de Registro de Asistencia Diaria.
 El personal que labora bajo el sistema de turnos, no deberá hacer

abandono de sus funciones mientras no sea relevado por su reemplazante
del turno siguiente, debiendo en caso de no presentarse éste, dar aviso
inmediatamente a su superior, para que se tome las medidas adecuadas
correspondientes.
RESPONSABILIDADES:
 Es responsable de haber leído, entendido y cumplir todo lo establecido en los
Procedimientos Operativos Estándar del establecimiento Farmacéutico,
consultando al Director Técnico sobre cualquier duda u observación al
respecto.
 Es responsable de informar sobre cualquier acontecimiento que ocurra en el

establecimiento al Propietario del Establecimiento y/o al Director Técnico para
tomar las medidas respectivas.
 Responsable de llevar diariamente el Control de la Temperatura Ambiental y

Humedad Relativa del Ambiente, tanto del Área de dispensación, como del
Área de Almacenamiento, llenando el formato correspondiente, previa
capacitación del tema por el director Técnico, delegación y supervisión
permanente.

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 Cumplir con los trabajos que se les encomiende, aunque hayan sido
contratados para realizar tareas específicas diferentes, ya que el Propietario del
Establecimiento tiene la facultad de variar el puesto de trabajo.
 Mantener en perfectas condiciones de funcionamiento los vehículos,

maquinarias, accesorios, herramientas y cualquier otro implemento que se le
entregue para la realización de sus labores.
 Atender al público con cortesía y prontitud, para crear y mantener una buena
imagen de la empresa.
 Ceñirse a los horarios establecidos para el trabajo, salvo cuando se acuerden

labores en horas extraordinarias.
 Acatar las órdenes que impartan sus superiores en relación con sus labores.
 Concurrir al centro de trabajo y hacerse cargo de su respectiva labor con

absoluta puntualidad.
 Aplicar la totalidad del tiempo comprendido dentro del horario de trabajo,

únicamente a la realización de las tareas y funciones asignadas por el
Propietario del Establecimiento y el Director Técnico.
 No abandonar el puesto de trabajo o cambiar puesto o labores, sin la

autorización del jefe inmediato superior.
 Acudir cuando sea requerido a exámenes médicos periódicos para establecer si

su condición es compatible con el trabajo que normalmente desarrolla.
 Usar uniforme y el fotocheck durante la jornada de trabajo.
 Los despachos de recetas, deberán ser efectuados con la mayor seguridad

posible, comprobándose así mismo el precio correcto de los productos.
 Mantener vigente el carnet de sanidad.

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REGLAS BÁSICAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

1. Asistir al local puntualmente, aseado, uniformado y portando su foto check
2. Saludar y sonreír siempre al cliente
3. Ser tolerante y saber escuchar los reclamos de nuestros clientes, solucionándolos
en forma personalizada.
4. En caso de atención de Recetas: tener en cuenta a que especialidad pertenece el

médico; y solicitar además de la receta las Indicaciones para compararlas y
asegurar una correcta dispensación. De existir la más mínima duda, consultar al
Químico Farmacéutico; si la duda persiste recurrir si es posible al médico. Sino se
logra despejar la duda en cuestión, no atender la receta presentando al cliente las
disculpas del caso.
5. Es necesario fijarse una secuencia de atención al público:
 Saludar al cliente.
 Recepción del pedido o Receta de los productos.
 Digitar correctamente los productos en el sistema.
 Recibir y chequear el dinero del cliente.
 Dar el vuelto.
 Con el ticket, boleta o factura en la mano, chequear y entregar sin demora
los productos debidamente embolsados al cliente.
 Despedirse agradeciendo al cliente por su compra.
6. Observar en lo posible el orden de llegada de los clientes. Sí ésto no fuera posible,

preguntar cortésmente (Por ejemplo: Disculpen, ¿A quién me corresponde
atender?, No arriesgarse de atender sin consultar previamente).
7. Mantener el local limpio y ordenado.
8. Esta totalmente prohibido ingerir cualquier tipo de alimento frente al público

(Incluido el masticar chicle).
9. El personal está obligado a dar una atención buena y personalizada al cliente y

ésta debe realizarse con la mayor rapidez y eficiencia posible, teniendo en cuenta
de que se trata de pacientes y no sólo de clientes.

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 Propietario del Establecimiento.

TÍTULO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PROPIETARIO DEL

 Responsable de Supervisar, controlar y tomar acciones para que las

 Planifica, controla y supervisa la funcionalidad de todas las actividades

 Junto al Director Técnico, son responsables ante la Dirección general de

 Ante cualquier eventualidad, propone y ejecuta alternativas de solución y

 Mantener constante y estrecha relación de coordinación con el Director

 Implementar la política comercial y el establecimiento de las

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promocionales, de publicidad, y de fidelización de los clientes, para lograr

TÍTULO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR TÉCNICO:

El objetivo del puesto de Químico Farmacéutico Director Técnico es el de ser

 Representar al establecimiento farmacéutico ante la Dirección General de

 Junto al Propietario del Establecimiento., son los responsables de la

 El Director Técnico es responsable de todo cuanto afecte a la identidad,

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ubicados adecuadamente en el Área de Bajas y Rechazados, debidamente

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 Supervisar el cumplimiento de los planes, programas y estrategias, dando

 Velar por la correcta dispensación de los productos hacia los clientes,

 Atender ética y profesionalmente al paciente: Supervisando todo el tiempo

 Motivar e instruir verbalmente y sobre todo con el ejemplo acerca de

 Planificar, organizar, controlar y dirigir el trabajo en el Establecimiento

 Chequear que todo el personal ingrese puntualmente y se encuentre

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 Chequear la vigencia de los carnets sanitarios de todo el personal: Químico

TÍTULO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL.

 Tener preparada la mercadería por devolver a los proveedores (Sobre stock,

 Vigilar al dispensar, que todos los productos farmacéuticos cuenten con

 Velar porque el sistema de almacenamiento de los productos

 Chequear la última semana de cada mes, los productos por vencer en el

 Estar atento a las fechas de vencimiento de los documentos del local:

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 Estar atento a la fecha de vencimiento del extintor, remitiéndolo con una

TÍTULO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL.

 Exhibir en lugar visible: copia del Título Profesional del Químico

 Supervisar el stock de documentos contables: Guías, Boletas, Facturas,

 Amonestar verbalmente en primera instancia al personal que infrinja las

 Supervisar que todo el personal en forma obligatoria, realice sus funciones

 Elaborar el rol de turnos: de trabajo, de capacitación, de limpieza, etc., del

 Mantener al día y actualizado el Libro de Ocurrencias de acuerdo al

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

 Llevar un cuaderno de Control y Registro de Asistencia del Personal,

TÍTULO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL.

 Llevar un Cuaderno de Cargos.

 Llevar un Cuaderno de Control de Productos Vencidos.

 Llevar un Fólder Rojo en el que se archivaran los siguientes documentos:

 Orientar al usuario sobre las alternativas de medicamentos, en base a las

 Notificar las sospechas de reacciones adversas e incidentes adversos de

 Mantener la confidencialidad de las Notificaciones de reacciones adversas e

 Controlar la venta fraccionada de productos farmacéuticos en blíster de

 Controlará que no se dispense en forma fraccionada ningún tipo de

blíster, salvo productos sanitarios por ejemplo: como pañales desechables,

 Cuando se produzca la dispensación en forma fraccionada, ésta, obligará al

TÍTULO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL.

Nombre del producto, fecha de expiración, número de lote, registro