FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

ECONÓMICAS

INGENIERÍA EN CONTABILIDAD SUPERIOR Y

AUDITORÍA

AUDITORÍA INFORMÁTICA

Integrantes: Rocío Reyes,

Silvia Barahona,

Christian Caicedo,

Zaira Chávez,

Zayra Moncayo

Maricela Prado

Nivel: 9º ACs
 INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS

Historia

El EDI surgió en los años 60 con el objetivo de eliminar el papel e impulsar la

automatización de los procesos comerciales. Hay que tener en cuenta que el
intercambio de documentos en papel es lento y difícil de gestionar, conlleva errores y
requiere un gran espacio de almacenamiento. Aunque más allá de eso, el principal
problema que plantea es su elevado costo económico.

En aquellos tiempos, con una tecnología todavía muy incipiente, existían una
gran variedad de procesadores, sistemas operativos y protocolos. Esto dificultaba las
transacciones entre las diferentes empresas. Por eso, ya a finales de la década de los
60, se empezó a trabajar en Estados Unidos en la búsqueda de un estándar.

Las empresas de la industria automotriz, que se veían obligadas a intercambiar

una gran cantidad de información para que su cadena de abastecimiento funcionase
con éxito, formaron el Comité Coordinador de los Datos de Transporte (TDCC). Este
fue el germen para que, en 1979, el Instituto Estadounidense de Normalización creara
el estándar ANSI X12.

A raíz de esta norma, en los años 80 se produce un nuevo hito en la historia del
EDI. Un grupo de trabajo de las Naciones Unidas, el conocido como Working Party 4,
crea una estándar internacional, que se ha convertido en uno de los más empleado
hoy en día: el EDIFACT.

¿Cómo era el EDI en sus inicios?

Al principio, en los años 80, el intercambio electrónico de datos se basaba
en formularios sencillos de una sola página y transacciones simples. La estructura de
datos que se empleaba era muy elemental (no anidada) y la transmisión de los
mensajes, lenta. A ello, hay que añadir que parte del proceso se realizaba de forma
manual. Todo esto implicaba que solo se pudiesen enviar pequeños volúmenes de
documentos.

En definitiva, podemos decir que por aquel entonces el EDI era un sistema de
uso restringido y poco versátil. Sin embargo, con la llegada de internet, su
implantación se propagó rápidamente. La red de redes convirtió el intercambio de
datos es una tecnología ágil y automática, que permitía a las empresas
la comunicación en tiempo real y la eliminación de las gestiones en papel.

¿Qué es el Intercambio electrónico de datos?

Sus siglas son EDI que en inglés significa Electrónic Data Interchange,
traducido al español es Intercambio electrónico de datos y según (AMECE) dice que
“EDI es estructurado de computador a computador y de aplicación a aplicación,
utilizando un formato estándar para los documentos comerciales”.

Es decir que es un método de comunicación usando mensajes estándar desde

un sistema de un ordenador a otro sin intervención humana, por medios electrónicos.

Objetivos

 Integrar las telecomunicaciones como canal propicio para la distribución de la

información.
 La integración de la información como vía de automatización de los procesos
informáticos.
Fundamentos EDI

 Usar un formato compatible para que dos instituciones internas o externas se

puedan entender.
 Se puede transmitir los mensajes con cualquier tecnología que se pongan de
acuerdo el emisor y el receptor para enviar la comunicación.
 Un mensaje puede ser transmitido de un computador a otro de principio a fin de
la comunicación sin intervención humana.

¿Qué funcionalidad ofrece EDI?

1.- Ofrece el intercambio electrónico entre sistemas de información, por medios
electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con las normas acordadas.

2.- A través de EDI, las partes que están involucradas cooperan sobre la base
de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a
cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.

3.- En EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de
aplicaciones informáticas las cuales actúan a modo de interfaz con los datos locales y
pueden intercambiar información comercial estructurada.

4.- EDI establece como se van a estructurar, para su posterior transmisión, los
datos de los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada
elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte
adicional.

5.- EDI respeta la autonomía de las partes involucradas.

Transacciones que puede realizar EDI

Entre las transacciones que se puede realizar con EDI tenemos las siguientes:

 Reporte de ventas e inventarios.

 Órdenes de compra.
 Catálogo de precios de venta.
 Aviso anticipado de embarque (asn).
 Programas de entrega,
 Factura, etc.
Sectores que utilizan EDI
Algunos sectores que utilizan EDI son: Retail, automoción, sanidad y otros
debido q que se está convirtiendo en una solución esencial para las empresas ya que
genera gran cantidad de beneficios, mejora la competitividad y potencia la eficiencia
de los negocios, porque cubre la necesidad de intercambio de documentos en forma
ágil, segura y fiable.

¿Dónde es necesario utilizarlo?

Sector Retail

Este sector está formado por supermercados, grandes tiendas, perfumerías,

ferreterías, entre otros, es el sector que más utiliza el Intercambio Electrónico de
Datos, porque permite a las empresas obtener unos precios de venta finales bajos
proporcionando un ahorro considerable en los costes que se soportan.

Sector automoción

Es uno de los sectores que más tiempo lleva funcionando con EDI, es utilizado
por los fabricantes y proveedores debido al gran valor que aportan en la
automatización de procesos y en la integración de la información de los documentos
en los sistemas internos de las empresas.

Sector sanitario y salud

El sector sanitario lleva años realizando grandes esfuerzos para sumarse a

este tipo de intercambio. Este sector se caracteriza por su heterogeneidad en la
cadena de suministros ya que en ella participan muchos actores diferentes y existen
multitud de productos distintos. Los servicios EDI permiten que la comunicación entre
los participantes del sector sanitario sea más fluida, al mismo tiempo que simplifica los
procedimientos, asegura la confidencialidad de los pacientes y reduce los errores, que
en este caso incluso pueden poner en riesgo la salud de los pacientes.

Otros sectores

Podemos destacar otros sectores que están alrededor de los anteriores como
el sector de los operadores logísticos y transportes, esencial para el intercambio de
mercancía, o las centrales de compras, donde además de la relación con sus
proveedores es necesaria una gestión ágil con sus asociados. Adicionalmente, hay
algunos sectores como el Bancario, Oil&Gas, Defensa, etc. donde también se utiliza
en menor medida.
Características

El EDI se caracteriza por transmitir datos coherentes estructurados para

administrativos y comerciales entre aplicaciones informáticas, esto ayuda que sea más
entendible para el ordenador y de ser procesada automáticamente sin inconvenientes.

Es un método ajustado a mensajes para cooperar de un ordenador a otro con

intervención humana por la práctica y el ahorro económico futuro.

EDI se caracteriza por sustituir al papel relacionado comercialmente, también

se ve reflejado a la tecnología con la capacidad de enviar y recibir información por
internet, etc., ya sea por una transacción, compra electrónica u órdenes a
proveedores.

El intercambio electrónico de datos está sujeta siempre a la seguridad de la

información, que se ejecute con rapidez en caso de haber una respuesta oportuna y
automática con cualquier servidor.

Es una estructura electrónica de datos diversos que permiten transacciones

con el mínimo error en la información.

Uno de los más destacados es disponer de datos en tiempo real en las

operaciones de intercambio entre un departamento y una organización que se maneja
con directrices o guías para el diseño de nueva información.

El sistema EDI es utilizado en muchas empresas y se ha vuelto necesario para

el monitoreo de inventarios con el manejo del control interno y externo de la empresa
que nos ayudar a tener claras ideas del manejo.

Componentes

Los componentes que intervienen en los sistemas EDI, además de una computadora
son:

1. Actores: Empresas, instituciones o entidades que intercambian los

documentos comerciales.

2. Medios de Transmisión: Medio por donde se transportan los documentos

comerciales (medio físico o protocolo de comunicación). Ejemplo:
 - VAN: Red como Internet, pero privada donde sólo tienen acceso a ella los
usuarios que están inscritos, tiene como característica la seguridad y el cobro por
carácter transmitido.

- AS2: Applicability Statement 2, Transporta datos de manera segura y

confiable en internet. Los niveles de seguridad se obtienen por el uso de certificados
digitales de identidad y la encriptación de la información.

3. Formatos de la Información: son las especificaciones de la información

referente a su forma, estructura y lenguaje; también son llamados mensajes
estandarizados ya que usan un lenguaje internacional para garantizar que la
información que se envíe pueda ser interpretada correctamente. Los estándares
internacionales como:

- ANSI, Instituto Nacional Estadounidense de Estándares, organización sin

fines de lucro que supervisa el desarrollo de estándares para productos, servicios,
procesos y sistemas en los Estados Unidos; y coordina que puedan usarse en todo el
mundo.

- ASC X12, Comité de Normas Acreditado X12, una organización de normas

establecido por el ANSI; desarrolla y mantiene los estándares del Intercambio
electrónico de datos X12 (EDI) y la Arquitectura de componentes que impulsan los
procesos de negocios a nivel mundial.

- XML: Formato para el envío y procesamiento de información en donde se

identifican los datos mediante etiquetas o marcas las cuales nos dicen el significado de
los datos. Ejemplo: <fecha>.

- EDIFACT: Sintaxis internacionalmente aceptable para la transferencia de

mensaje electrónicos

4. Traductor de mensajes: programa de cómputo o software "intérprete",

traduce un mensaje estándar a un formato entendible para el usuario y viceversa;
debido al lenguaje complejo y difícil de comprender que usan los EDI; esto permitirá
integrar la información que se recibe o envía directamente a los sistemas
administrativos de una entidad sin necesidad de recapturar información.

5. Sistemas Administrativos: Llamado ERP (Enterprise Resource Planning/

Planeamiento de Recursos Empresariales). Son herramientas para almacenar,
administrar y permitir examinar la información de todo el negocio. Existen aplicaciones
o software que tienen integrados el ERP y el traductor a la vez otorgando dos
elementos en una sola aplicación, por lo que se omitirá la compra de otra aplicación.

Forma genérica de funcionamiento EDI

Fuente: Manual EDI de AMECE

Para llevar a cabo un EDI primeramente tanto su empresa como su socio

comercial deben tener una infraestructura similar, posteriormente se inicia el
intercambio de información o mensajes (con estándares internacionales) mediante
cualquier medio de transmisión; una vez que llega a la contraparte, el mensaje pasa
por el software de traducción para convertirlo en un formato legible por el usuario e
integrarse al ERP; si el ERP de su empresa tiene la capacidad de integración
suficiente el mensaje se puede integrar directamente sin utilizar un software traductor

Transformación digital de las empresas

El día a día de una compañía implica el intercambio de una gran cantidad de

documentos en diferentes formatos (papel y electrónico) y canales (fax, email, postal,
etc.). Cada departamento o unidad en la entidad tiene interés en unos documentos
concretos, por ejemplo, la factura para finanzas, la guía de remisión para el almacén,
el pedido para compras.
 El EDI ha tenido una gran implantación en sectores donde la cadena de
suministro es esencial para su actividad. De ahí que cuando se habla de EDI se haga
referencia al intercambio de los documentos imprescindibles dentro de una relación
comercial: el pedido, la guía de remisión, la confirmación de recepción de mercancía y
la factura.

EDI en Ecuador

Grupo SERES es una empresa internacional pionera y especialista en

Soluciones de Intercambio Electrónico Seguro de Documentos donde actúa como
Tercero de Confianza. EDI es la solución electrónica de envío y recepción de
documentos electrónicos. SERES es pionero en Ecuador al intercambiar por su red la
e-factura o factura electrónica, que a partir del 2013 se empieza a utilizar con el SRI.
SERES ha ido adaptando su servicio para cubrir con los requisitos cambiantes de la
factura electrónica en Ecuador.
 Misión y Visión SERES
Fuente: http://ec.groupseres.com

Ventajas en el intercambio electrónico de datos.

La implantación de una solución EDI (Electronic Data Interchange) en una empresa

aporta grandes ventajas que incrementa la productividad:

Reduce:

 Errores y tiempo en su resolución

 La intervención del hombre
 Costos en envíos postales y electrónicos
 Costos y riesgos en los pagos
 Tiempos al formular órdenes de compra y archivos e inventarios

Maximiza:

 La seguridad en las transacciones en el comercio exterior particularmente, se

simplifica muchos procedimientos administrativos, aduaneros, bancarios, de
contratación internacional, etc…
Se beneficia en los:

Costos:

 Reducción en costos de inventarios

 Reducción en costos administrativos
 Reducción en costos de transportación
 Reducción en costos de oficina
 Reducción en costos de operación

Tiempo

- Reducción directa en todo el ciclo de negocio

- Intercambio de información a cualquier hora
- Menor tiempo en aclaraciones
- Reducción de tiempo en el proceso para dar de alta la información en los
sistemas administrativos.
- Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias /errores
- Disminución de tiempo administrativo

Eficiencia:

 Reducción de los niveles de inventarios y faltantes

 Mejor planeación para recepción/ embarque
 Mejor utilización de espacios en almacén
 Proyección más exacta de inventarios.
 Reducción de errores en los mensajes y las acciones correctivas
resultantes
 Menores situaciones de órdenes pendientes y devoluciones
 Incremento en el nivel de servicio a clientes y proveedores
 Automatización de información

Incremento en la productividad:

o Mejores decisiones del comprador

o Tiempo para que los vendedores “vendan” (en lugar de recoger pedidos)
o Menos tiempo en la solución de discrepancias de ordenes / facturas
o Mejor información sobre el estado de los documentos
o Más oportunidad en compras alternativas
o Aumento en la productividad del personal
Desventajas del Intercambio de Datos

Estas son algunas de las desventajas que tiene EDI:

1. Hábitos.- Se espera que los hábitos evolucionen hasta un equilibrio en el

que ciertas compras se realizarán desde casa y otras, en el negocio físico, porque se
prefiere tocar el producto o bien probárselo, lo que aún no se puede realizar en línea
con la tecnología actual.

2. Seguridad en los pagos.- Las empresas tratan de solucionar requiriendo

los servicios de grandes compañías informáticas, que permitan dar mayor credibilidad
a sus sistemas de seguridad. Esto no quiere decir que los pagos sean inseguros, sino
que por la alta vulnerabilidad que la red ha mostrado en algunos ámbitos, es asociado
automáticamente a una inseguridad en la transacción electrónica.

3. El idioma oficial de Internet.- El idioma oficial de Internet es el inglés. Esto

puede ser un inconveniente si la empresa habla otra lengua ya que se deberá adaptar
el Web al inglés si es deseado abarcar un mercado de esa lengua, así como también a
la lengua local de otros países.

4. Innovación Constante y Alta Fiabilidad.- Es esencial innovar, el negocio

electrónico debe dar servicio a muchos clientes simultáneamente sin saturarse y los
clientes tengan la absoluta certeza de que toda la información que se está
transmitiendo por la red está protegida y a salvo de los hackers (utilizando soluciones
como firewalls). La innovación se debe hacer con mayor creatividad en forma de
mostrar sus ofertas, aumentar el número de los usuarios, mayor seguridad en pagos, y
transmisión de datos.

5. Desarrollo de Internet en un país.- El acceso debe ser fácil, rápido y

barato, las tecnologías que están apareciendo darán un acceso varias veces más
rápido que el actual, a un precio relativamente mayor.

CONCLUSIONES

 EDI forma parte del comercio electrónico, realiza la comunicación de una

empresa con sus proveedores y clientes por medio de la web, permitiéndole
efectuar compras, ventas, facturación y otras actividades comerciales sin la
intervención del ser humano en la transmisión del mensaje, de forma segura y
confiable, utilizando un formato estándar para los documentos comerciales.
  EDI es un sistema muy importante en la actualidad y fácil de manejarlo con
precisión y sin error, además que su manejo es en tiempo real para servicios e
información necesaria por parte del usuario.

 Un sistema EDI es un proceso de comunicación que se desarrolla en función

del uso de tecnologías, en donde sus componentes básicos son: actores,
medios de transmisión, formato del mensaje, traductor del mensaje y sistema
ERP; estos pueden complementarse uno al otro y varias veces dependiendo de
las necesidades del comercio, transacción o negocio.

BIBLIOGRAFÍA

- AMACE. Manual de Intercambio Electrónico de Datos (EDI). México

- https://www.edicomgroup.com/es_CL/news/7343-edi-academy-el-origen-del-
intercambio-electronico-de-
datos.html?fbclid=IwAR3IGMCNAgYT_lLhlc1nsyZA4ZQ072nruUVwitY1kMAec7
8I6wgbZSs5_js
- Claver Cortés E. y González Ramírez (1998) EL INTERCAMBIO
ELECTRONICO DE DATOS: pautas para su implantación y factores críticos.
Alicante.
- http://ec.groupseres.com/
- http://comercioelectronicofah.blogspot.com/2015/01/que-funcionalidad-ofrece-
edi.html
- http://repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/579/1/tesis.pdf