TECNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL

Son las herramientas que auxilia al administrador para llevar acabo el proceso de control.
Las técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los controles no son más
que sistemas de información.

 Técnicas de control:
 Sistemas de información:
Contabilidad
Auditoria: Financiera y Administrativa
 Presupuestos
 Informes
 Formas
 Archivos memorias
 Graficas diagramas
 proceso, procedimientos, Gantt, etc.
 Estudio de métodos
 Estudio de métodos
 Tiempos y movimientos estándares
 Métodos cuantitativos
 Redes
 Modelos matemáticos
 Investigaciones de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticos
 Programación dinámica

Reportes e informes:

Existen múltiples tipos de reportaje e informes; básicamente pueden clasificarse en:

a) Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia
pueda formular planes.
Al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:

1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones.
2. Concentración sobre las excepciones. Debe revelar indicadores importantes, puntos
débiles y fuertes más que situaciones comunes.
 3. Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, originan
confusión y desatención por parte de quien los recibe.

Informes de las operaciones:

Informes de control: Usados para el control directo de las operaciones

Reportes de información. Utilizados para planeación y determinación de normas.
Informes sobre la apreciación de renglones:
Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad.
Informes de actividad conjunta: Renglones bajo responsabilidad conjunta.
Informes estáticos. Limitaos a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la
fecha dad.

Informes dinámicos:

Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la condición

planeada.
Informes de cambio y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la
condición financiera durante un periodo dado.
4.-Complementarse con presentaciones graficas, audio visuales y verbales.
5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura
fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente
6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con
información oportuna y periódica.
7.-Evaluacion de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que
reditúa la información.

FORMAS

Son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos las

actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se
utilizan e las empresas que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza
de contabilidad.

Facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente

las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente observar los siguientes lineamentos:

a) Aprovechamiento adecuado de los espacios

b) Claridad y concisión
c) Uniformidad de diseño
d) Diseñar un diagrama de control de formas
e) Diseñar un catalogo de formas
f) Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo)
g) Asegurarse de que los asuntos y las actividades importantes se registren
adecuadamente
h) Que el costo de su implantación se justifique
i) Control interno
j) Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la
organización; sus propósitos básicos son:
k) La obtención de información
l) La protección de los activos de la empresa
m) La promoción de la eficiencia en la operación
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DEL CONTROL
FUENTE:
Benavides Peña Javier
Estas técnicas son herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar
a cabo el proceso de control. Muchas de las técnicas de planeación son, a su vez,
de control, y en esencia, los controles no son más que sistemas de información.
Las técnicas de control son procedimientos que presentan información
organizacional pertinente, es una forma de ayudar a los administradores para
desarrollar e implantar una estrategia de control organizacional apropiada.
A continuación se describen algunas:
Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el
desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas
implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento,
cuando todas ellas concurren al mismo fin.
Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre
y que consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por
su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre
otros, el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras
actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse también a veces la persona,
sección, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades.
Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en
materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas
de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes
que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término
METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).
Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos,
secuencias, relación de actividades, entre otros.
Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió
Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de
Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y
eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de
terminar un proyecto para una fecha determinada.
Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración
de proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha
introducido en ella los costos de las actividades, para efectos de control
presupuestal, y aun para estudiar el tiempo mínimo compatible con el menor costo
posible, dando lugar al sistema PERT/costo.
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL

4.6 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL

Todas las herramientas o técnicas de planeación son técnicas de control. A partir del
momento que se determina un objetivo (si este es correctamente definido) se establece un
control ya que un objetivo estándar, por lo tanto aun cuando el control depende de una
eficiente planeación y viceversa.

Dentro de las técnicas de control destacan por su mayor representatividad, los sistemas de
información

Las técnicas de control se aplican en todas las áreas funcionales de la empresa. Una de las
grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y
áreas administrativas de las empresa evaluar las ejecuciones, tanto genérico. Como
específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

Es aconsejable estudiar con detenimiento en libros de la especialidad correspondientes a

cada una de las técnicas.

En el caso de control para fines de mejora continua requiere de la participación del factor
humano y del conocimiento de las necesidades del usuario; por lo tanto en las aéreas de
producción y mercadotecnia. Los controles se utilizan tanto para reencauzar las
desviaciones al deber ser o bien para mejorar la satisfacción del cliente.

Además en la actualidad se reconoce que los clientes también son internos, por lo que
cualquier puesto genera productos o servicios que se utilizan inmediatamente; por lo tanto
la mejora continua puede aplicarse a procesos contables y administrativos internos.

El análisis o evaluación requiere proyectarse en términos y tendencia de crecimiento de la

brecha para calculare los grados de efecto a determinado tiempo, o bien correlacionan las
desviaciones en relación a los factores o áreas que actúan en el proceso de trabajo para
reconocer si hay efecto causal entre ellas y, en su caso corregirlo.

Diagrama de proceso: útil para analizar problemas, permitiendo apreciar la

interdependencia de actividades.

Hoja de registros y listas de verificación: formatos sencillos, diseño para obtener

información datos rápida y fácilmente.

Diagrama de pareto: herramientas para el análisis de decisiones respecto a que problema

atacar primero.

Diagrama de causa-efecto: herramienta para el análisis del problema. Permite identificar

las causas más probables y confirmar después.

Lluvia de ideas: los miembros del grupo participan generando ideas de todo tipo sin
cuestionarse en un principio.

Histograma: representación grafica orientada de los datos recabados en una hoja de

registro.

Grafico de control: se utiliza para medir la estabilidad del flujo, del proceso, y observar
las desviaciones en el tiempo en que se da el proceso.