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TECNICAS DE CONTROL Y LA

INFORMACION
Tcnicas para el control
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano
derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas
Tcnicas para el control
Se clasifican en

Informes de control que se utilizan para el control
directo de las operaciones.

Reportes de informacin que presentan datos ms
extensos a fin de que la gerencia pueda formular
planes.


1. Reportes e informes
Para disear un informe
se considera:

Concentracin sobre las acepciones
Claridad y concisin
Complementarse con presentaciones
grficas, audiovisuales y verbales
Equilibrio entre la uniformada y la variedad
Frecuencia de los reportes
Evaluacin de la informacin
Principios generales de la administracin por objetivos:

La administracin por objetivos constituye una especial actitud,
criterio o filosofa de la administracin, que consiste en que los
jefes superiores discuten en comn con los jefes que dependen
inmediatamente de ellos, la cuantificacin de los objetivos y
estndares que deben establecerse.
2. Administracin por objetivos

El requisito bsico es que exista un pleno apoyo de la direccin o gerencia
general.

Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en
los trminos ms exactos que sea posible. Es necesario convertir los objetivos
en estndares.

Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y sobre
todo en la organizacin de la empresa.

Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estndares u objetivos.

El jefe superior deber ensayar la fijacin de los estndares o metas,
debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo estn haciendo
tambin sus subordinados.
Descripcin general del sistema
Debe discutirse en cada uno de stos lo que por ello ha sido sealado.
Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estndares, no
habr problemas.

Durante el desarrollo de los programas en el ao, debe revisarse cada
determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estndares
prefijados y lo que se ha logrado.

Con los resultado de la revisin parcial antes mencionada, podr ocurrir
que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien,
que se puedan aumentar otras o ampliarlas.

Finalmente la revisin permitir preparar los nuevos estndares para el
siguiente perodo.
Descripcin general del sistema
Uno de los elementos ms importantes de controlar
es el desarrollo de la realizacin de actividades tanto
al tiempo que cada una de ellas implica para este
efecto las cartas o grficas.

Los grficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el
avance de los proyectos, en virtud de que pueden
comparar de forma conveniente la planificacin
original con el desarrollo real.


3. Grfica de Gantt:
Ejemplo
La Grafica De Gantt En
Auditoria Administrativa
Se utiliza para la Asignacin De Recursos.

Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para
cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el
personal disponible.

Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe
existir algn mecanismo que permita comparar el progreso real con lo
planificado.

Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo.

Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo
proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas.

El control se puede llevar en un diagrama de Gantt.
Gantt y la Auditoria
Las tcnicas de
trayectoria crtica
Entre los mayores y ms modernos avances en materia de
tcnicas de control planeacin se encuentran, las llamadas
Tcnicas de Trayectoria Crtica o ruta crtica.
Aunque son mtodos diversos, tienen elementos comunes que
permiten agruparlos bajo una denominacin comn: Se ha
puesto el trmino METRA (Mtodo de Evaluacin y
Trayectorias en Redes de Actividades).
Estas tcnicas constituyen un mtodo para controlar
programas, costos, tiempos, secuencias, relacin de
actividades, entre otros.


La planeacin y control de proyectos
es un tipo de problemas resueltos por
medio de las tcnicas de redes:

PERT (Program Evaluation and Review
Technique)

CPM (Critical Path Method)

Las tcnicas de
trayectoria crtica

PERT fue elaborado para mejorar los tiempos de
actividades que eran inciertos en el proyecto misil
Polaris.

En los grficos PERT los proyectos pueden
organizarse en acontecimientos y tareas. Estos
grficos ayudan a identificar problemas actuales y
potenciales del proyecto y sirve para mejorar los
tiempos de actividades que eran inciertos.
4. Tcnica PERT


La Compaa DuPont, desarroll el mtodo de la
ruta crtica para controlar el mantenimiento de
plantas qumicas.

El CPM ofreca la opcin de agregar recursos para
reducir los tiempos de ciertas actividades. Por lo
tanto, una caracterstica distintiva del CPM era
identificar cambios entre tiempo y costo para varias
actividades.

5. La tcnica CPM

Diferencias - PERT

Probabilstico.
Considera que la variable de tiempo es una variable
desconocida de la cual solo se tienen datos estimativos.
El tiempo esperado de finalizacin de un proyecto es la suma
de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la
ruta crtica.
Supone que las distribuciones de los tiempos de las
actividades son independientes.
La varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las
actividades en la ruta crtica.
Considera tres estimativos de tiempos: el ms probable,
tiempo optimista, tiempo pesimista.


Diferencias - CPM


Determinstico.
El tiempo cambia por el nivel de recursos utilizados.
Si hay retraso se reasignan los recursos.
Considera que las actividades son continuas e
interdependientes, con orden cronolgico y ofrece parmetros
del momento oportuno del inicio de la actividad.
Considera tiempos normales y acelerados de una
determinada actividad, segn la cantidad de recursos
aplicados en la misma.


PERT / CPM
CPM es idntico al PERT en concepto y
metodologa. La diferencia principal entre ellos es
simplemente el mtodo por medio del cual se
realizan estimados de tiempo para las actividades
del proyecto.
Con CPM, los tiempos de las actividades son
determinsticos. Con PERT, los tiempos de las
actividades son probabilsticos.

Las versiones computarizadas combinan las
caractersticas de ambos.

Se utiliza ms comnmente para:

Determinar la probabilidad de cumplir con fechas
de Entrega especficas.

Identificar cuellos de botella.

Evaluar el efecto de los cambios en el programa.


PERT / CPM
EJEMPLO
El trmino auditoria va ligado a la deteccin de fraudes. Las
auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde
validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta
proporcionar una base crtica para decisiones gerenciales.
Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas.
6. AUDITORIAS
Auditorias externas
Es un proceso de verificacin que implica la evaluacin
independiente de las cuentas y los estados financieros de la
organizacin. Se revisan los activos y los pasivos, as como
tambin los informes financieros con el objetivo de verificar si
estn completos y exactos. La auditoria es realizada por
personal contable.
Tipos de Auditoras
Auditorias internas:
Son realizadas por miembros d la organizacin. Su propsito
es ofrecer garanta razonable de que los activos de la
organizacin estn debidamente protegidos y de que los
registros financieros son llevados con la precisin y la
confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros.

Tipos de Auditoras

Son un conjunto de servicios, redes, software y
aparatos que tienen como fin la mejora de la
calidad de vida de las personas dentro de un
entorno, y que se integran a un sistema de
informacin interconectado y complementario.

Esta innovacin servir para romper las barreras
que existen entre cada uno de ellos.


Tecnologas de la informacin y la
comunicacin

TIC
Se refieren a saberes necesarios que hacen
referencia a la utilizacin de mltiples medios
informticos para almacenar, procesar y
difundir todo tipo de informacin, de
diferentes finalidades (educativa,
organizacin, empresarial, toma de
decisiones, etc.).
OBJETIVO DE LAS TIC
OBJETIVO 1

Disear , desarrollar,
fomentar, dar
mantenimiento y
administracin de la
informacin por medio de
sistemas informticos
OBJETIVO 2
Incluye todos los sistemas
informticos no solamente
las computadoras, stas
son slo un medio ms, el
ms verstil, pero no el
nico; tambin las redes de
telecomunicaciones,
telemtica, los telfonos
celulares, la televisin, la
radio, los peridicos
digitales, faxes, dispositivos
porttiles, etc.


Comunicacin fcil y a bajo costo.
Espacios de difusin.
Presencia mundial en el sector.
Mayor respuesta y velocidad.
Coordinacin central y distribuida para la mejor
toma de decisiones.
Mayor impacto.
Mejor respuesta.

VENTAJAS DE LAS TIC
Uso de computadoras en el
manejo de informacin
Las computadoras pueden almacenar,
recuperar y procesar datos para que
se conviertan en informacin.
Las computadoras y las funciones
de los administradores
En el nivel de
supervisin
La
programacin
Planeacin
diaria
Control de las
operaciones
En el nivel
intermedio
Sistemas de
informacin

Administracin
y coordinacin
En el alto nivel
Recuperar
informacin
para modelos
de decisin
Por ende
responder
oportunamente
a cambios
externos
Aplicacin de las
microcomputadoras
Elaboracin de presupuestos
Presentaciones grficas
Hojas de clculo electrnicas
Anlisis financieros
Procesamiento de textos
Modelos de simulacin
pronsticos
Correo electrnico
Elaboracin de base de datos
Tiempo compartido
Teleconmutacin
Significa que una persona puede
trabajar en una terminal de computo
instalada en su hogar en vez de
hacerlo en las instalaciones de una
empresa
Redes de computo
Personas en diferentes estaciones de
trabajo pueden comunicarse entre s y
tener acceso al mismo tiempo a otras
computadoras.

Por ejemplo: varios usuarios pueden
compartir impresoras lser.
Internet
Es la red de computo ms grande del
mundo.
World wide web (telaraa mundial,
www). Se pueden visitar las Home
pages

Otras redes
Intranet: es una red que aplica a una
organizacin o grupos selectos de la
organizacin la tecnologa de cmputo
e internet.

Extranet: recurre a esas tecnologas,
pero conecta usuarios selectos dentro
y fuera de la compaa.

Groupware
Permite colaborar con otras personas
al mismo tiempo, aunque estn a
grandes distancias.
Comercio eectrnico
El 'comercio electrnico' (en ingls Electronic
Commerce, E-Commerce, ecommerce o EC) consiste
principalmente en la distribucin, compra, venta,
mercadotecnia y suministro de informacin
complementaria para productos o servicios a travs de
redes informticas como Internet u otras.

El uso de las tecnologas y estndares de Internet
para unir a los clientes, socios de negocios,
proveedores y empleados.