Servicio Nacional de Aprendizaje

Fase de Análisis 1 Actividad de aprendizaje 4

Evidencia 4: Translation “How to define the scope of a Project”

Equipo de desarrollo:

Arnefer Castro Preciado

Translation “How to define the scope of a Project”

Bogotá D.C, Colombia

2017
 INTRODUCTION

Project management is a management discipline that is being widely implemented

in the business environment and consists of the application of knowledge,
methodologies, techniques and tools for the definition, planning and execution of
activities in order to transform objectives or ideas it really is. In general, project
management can be considered as a systematic and structured approach to how
organizations manage their non-recurring activities
 Actividad de aprendizaje 4

Evidencia 4: Translation “How to define the scope of a Project”

Una manera práctica para identificar formas gramaticales básicas, es a través de
la lectura de textos y de documentos escritos en inglés. Por lo tanto, para esta
evidencia debe realizar la traducción de un documento en dicho idioma.
Para dicho fin realice lo siguiente:
Lea el documento complementario “Project scope planning”.

Luego, apoyado en una herramienta de traducción, y de acuerdo al vocabulario

practicado en la Evidencia 2: “Vocabulary and dialogue: projects”, de esta guía de
aprendizaje, realice la respectiva traducción del documento mencionado en el
punto anterior.

PROCESO UNIFICADO DE CDC

GUÍA DE PRÁCTICAS

PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Propósito

El propósito de este documento es proporcionar orientación sobre la práctica de la

planificación del alcance del proyecto y describir la visión general de la práctica,
los requisitos, las mejores prácticas, las actividades y los términos clave
relacionados con estos requisitos. Además, las plantillas pertinentes a esta
práctica se proporcionan al final de esta guía.

Descripción general de la práctica

El producto y / o servicio de cada proyecto es único y requiere su propio equilibrio

cuidadoso de prácticas, procesos, herramientas y técnicas, etc. para asegurar que
el trabajo requerido sea completado según lo acordado por las principales partes
interesadas del proyecto. La suma de éstos junto con el producto y / o el servicio a
ser entregado por el proyecto se conoce como alcance del proyecto. Conseguir
que las partes clave acuerden cuál es el alcance del trabajo del proyecto se
conoce como planificación del alcance del proyecto.

La práctica de la planificación del alcance del proyecto es una práctica de gestión

clave para la planificación y ejecución de proyectos con éxito. El alcance del
proyecto incluye características de alto nivel o capacidades que el equipo de
negocios se ha comprometido a entregar a un cliente, así como aquellos que no
se han comprometido a ofrecer. El alcance del proyecto se define a menudo por el
patrocinador ejecutivo, el comité directivo, el patrocinador del proyecto y el cliente
del proyecto, con aportaciones de otras partes interesadas apropiadas.
Comprender y analizar quiénes son las partes interesadas del proyecto es un paso
importante en el proceso de planificación del alcance. Las partes interesadas del
proyecto son personas u organizaciones tales como clientes, patrocinadores, el
público, etc. que participan activamente en el proyecto, cuyos intereses pueden
verse afectados por el proyecto o que ejercen influencia sobre el proyecto y / o sus
entregables.

La planificación diligente del alcance trabaja para asegurar que las partes
interesadas clave del proyecto acuerden el trabajo del proyecto que se debe
realizar. El logro de este acuerdo se facilita a través de un proceso de elaboración
y documentación progresiva del trabajo del proyecto y la comunicación con las
partes interesadas del proyecto. Este proceso constituye la base para un acuerdo
entre el equipo del proyecto y el cliente, relacionando el trabajo del proyecto con
los objetivos del proyecto y asegurando que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido y sólo el trabajo requerido para cumplir con los objetivos acordados del
proyecto. Como mínimo, el proceso de planificación del alcance debe considerar:

• Justificación del proyecto - Definición de la necesidad de negocio que el proyecto

fue emprendido para abordar. Por ejemplo, una solicitud del cliente, demanda del
mercado, etc.

• Descripción del producto - Documentar la relación entre el producto y / o servicio

creado y la necesidad de negocio que el proyecto fue emprendido para abordar.

• Objetivo del proyecto: esbozar los criterios que el proyecto debe cumplir para ser
considerado un éxito. Esto incluye medidas de costo, calidad, horario, etc. para
satisfacer las necesidades de negocio detrás de por qué el proyecto fue fletado.

Cuatro acciones principales se llevan a cabo a través del proceso de planificación

del alcance:

1. Planificación del alcance - Creación de un plan de gestión del alcance del

proyecto que documente cómo se definirá, verificará, controlará el alcance del
proyecto y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo.

2. Definición del Alcance - Desarrollar una declaración detallada del alcance del
proyecto como base para futuras decisiones del proyecto.

3. Verificación del alcance - Formalización de un plan para la aceptación de las

entregas terminadas del proyecto.

4. Control del Alcance - Establecimiento de un mecanismo para controlar los

cambios en el alcance del proyecto.
Planificación del alcance

La base para la planificación del alcance es una declaración detallada del alcance
del proyecto derivada de la declaración de alcance preliminar documentada dentro
de la carta del proyecto y los documentos de caso de negocios. Utilizando una
declaración detallada del alcance como una fundación, el proceso de planificación
de la

Procesos que regirán cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del

proyecto. Algunas de las actividades realizadas para lograr esto incluyen:

• Realización de talleres de planificación

• Investigación de experiencias de proyectos anteriores

• Desarrollar estrategias y planes

• Etc.

Un plan de gestión del alcance es el resultado final del proceso de planificación del
alcance y es utilizado por el equipo del proyecto para documentar las decisiones
de gestión del ámbito. El plan de gestión del alcance proporciona orientación a las
partes interesadas sobre cómo el alcance del proyecto será gestionado y
controlado a lo largo de la vida del proyecto. El plan de gestión del alcance se crea
a menudo como parte del plan de gestión del proyecto, pero también puede ser un
plan subsidiario separado si es necesario para satisfacer las necesidades del
proyecto.

Definición del alcance

Definir el alcance del proyecto implica subdividir las entregas del proyecto
principal, tal como se identifican en la declaración del alcance del proyecto, en
componentes más pequeños y más manejables. Este esfuerzo resulta en el
desarrollo de la PEP y eventualmente en la identificación de recursos e hitos que
proporcionarán una perspectiva del proyecto en su conjunto. La práctica de la
definición de alcance realiza cosas tales como:

• Identificar los componentes principales del proyecto, entregables y requisitos

• Estimación más precisa del tiempo, costo y requerimientos de recursos

• Manejo más fácil de los componentes del proyecto y medidas de desempeño

• Etc.
Verificación del alcance

Un plan formal para verificar el alcance define cómo el trabajo del proyecto será
confirmado y finalmente aceptado por el cliente. Las actividades de verificación de
alcance incluyen medir, examinar y probar los resultados del proyecto para
asegurar que cumplen con los requisitos acordados. Es necesario documentar y
acordar un plan de cómo esto se llevará a cabo por las principales partes
interesadas.

El objetivo final de este proceso es un plan documentado para aceptar

formalmente las entregas terminadas del proyecto. El equipo del proyecto deberá
cumplir con todos los procedimientos de aceptación acordados, tal como se
describen en el plan de gestión del alcance, y asegurarse de que todas las
entregas aceptadas han sido documentadas y firmadas por el (los) interesado (s)
apropiado (s).

Control de Alcance

El alcance del proyecto a veces necesita ser ajustado para adaptarse a un entorno
de proyecto dinámico. Los cambios pueden incluir fluctuaciones en los recursos, el
calendario, el costo, los requerimientos del cliente, etc. El cambio de alcance en sí
no es necesariamente malo si se reconoce temprano, se aborda rápidamente y
que las partes interesadas del proyecto están de acuerdo en el impacto del cambio
en las actividades del proyecto Objetivos. Sin embargo, los cambios incontrolados
pueden convertirse en un problema rápidamente. El cambio incontrolado se refiere
a menudo como fluencia del alcance.

Establecer un mecanismo para controlar el cambio del alcance del proyecto es

crítico para el éxito del proyecto. Este proceso se ocupa de influir en los factores
que crean fluencia del alcance y controlan el impacto de esos cambios. Planificar y
documentar dentro del ámbito del plan de gestión cómo se controlarán los
cambios en el ámbito garantiza que todos los cambios solicitados y las acciones
correctivas recomendadas se gestionarán a través de un proceso de control de
cambios acordado. El control del cambio de alcance implica actividades tales
como:

• Factores de influencia que crean cambios de alcance

• Identificar cuándo ha ocurrido el cambio de alcance

• Ayudar a asegurar que los cambios sean beneficiosos para los objetivos del
proyecto

• Administrar los cambios reales cuando ocurren y si ocurren

• Etc.

Mejores prácticas

Se recomiendan las siguientes prácticas recomendadas para la práctica de la

planificación del alcance del proyecto:

• Revisión: haga que la declaración de alcance sea revisada y aprobada tanto por
los patrocinadores del proyecto como por el cliente.

• Información confidencial: no incluya información confidencial como presupuestos,

costos, etc.

• Comunicación - Involucrar a muchos interesados en el proyecto durante la

planificación del alcance del proyecto y la creación del plan de gestión del alcance.

• Proceso - Como parte del proceso de planificación de la gestión del cambio,

establezca un proceso formal para gestionar las solicitudes de cambio de alcance.

• Asegurar / Verificar - Asegurar que todas las partes interesadas estén de acuerdo
en cuanto a cuál es el alcance del proyecto, cómo será administrado, controlado y
verificado.

Actividades de Práctica

Para los proyectos de desarrollo de software, las siguientes actividades de

práctica son apropiadas:

• Recopilar información - Recopilar información como el análisis de la información

contenida en la carta del proyecto, la declaración preliminar del alcance del
proyecto, la última versión aprobada del plan de gestión del proyecto, la
información histórica contenida en los activos del proceso organizativo y cualquier
factor ambiental relevante de la empresa.

• Entender a las partes interesadas - Comprender las necesidades, deseos y

expectativas de las partes interesadas.

• Declaración de Alcance Detallada - Defina y describa la declaración de alcance

del proyecto con mayor especificidad a medida que se conozca más información
sobre el proyecto.

• Analizar - Analizar las necesidades, deseos y expectativas de las partes

interesadas.

• Convertir - Convertir las necesidades, deseos y expectativas de las partes

interesadas en los requisitos del proyecto.
• Documento - Plan de gestión del alcance del documento.

• Revisión - Revise el plan de manejo del alcance con las partes interesadas del
proyecto para asegurar un acuerdo sobre cómo se definirá, verificará y controlará
el alcance del proyecto.

• WBS - Crear la WBS del proyecto.

• Verificar - Verificar el alcance del proyecto con las partes interesadas del
proyecto.

Atributos de la práctica

Esta sección proporciona una lista de atributos de la práctica para ayudar a los
equipos del proyecto a determinar cuándo y cómo la práctica de la planificación
del alcance del proyecto afecta un proyecto.

Dueño de la
práctica CDC UP Oficina del Proyecto

Todos los proyectos, independientemente del tipo o tamaño, deben definir

el esfuerzo del proyecto. Dependiendo de los requisitos del proyecto,
documentar la gestionado podrá realizarse como parte del plan de gestión
del proyecto o como un documento de apoyo separado.

Criterios

Nivel estimado de
Esfuerzo

Moderado

Requisitos previos Proyecto aprobado

Practicas

N/A

Dependencias
Practicar el tiempo
en
Ciclo de vida del El desarrollo de un plan de gestión del alcance es una actividad que se la
proyecto fase inicial de planificación del ciclo de vida del proyecto.

Guía de prácticas de planificación del alcance del proyecto, prácticas de

gestión del cambio Guía, Plantillas de Plan de Gestión del Cambio,
Gestión del Cambio
Plantillas /
Herramientas

Términos clave

Siga el enlace a continuación para ver las definiciones de términos y acrónimos de gestión
de proyectos utilizados en este documento.
Http://www2.cdc.gov/cdcup/library/other/help.htm

Plantillas / herramientas relacionadas

A continuación se muestra una lista de plantillas relacionadas con esta práctica. Siga el
siguiente enlace para descargar el (los) documento (s).
Http://www2.cdc.gov/cdcup/library/matrix/default.htm

• Guía de prácticas de la estructura de desglose del trabajo

• Plantilla de estructura de desglose del trabajo

• Plantilla de diccionario de desglose de trabajo

• Lista de verificación de estructura de desglose del trabajo

• Plantilla de análisis de partes interesadas