APUNTES PLANEACIÓN Y PRESUPUESTOS

QUÉ ES UN PRESUPUESTO

Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que se

necesita para lograr las actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita
generarse para cubrir los costos de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una
estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos
monetarios para realizar un plan.

“El presupuesto es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas”

Estas son dos de las preguntas clave que debería ser capaz de contestar sobre la
elaboración de un presupuesto:

? ¿Por qué es necesario un presupuesto?

? ¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE PARA UNA ORGANIZACIÓN, PROYECTO O

DEPARTAMENTO TENER UN PRESUPUESTO?

El presupuesto es una herramienta administrativa esencial de planeación. Sin un

presupuesto, la empresa es como un barco sin timón.
- El presupuesto indica cuánto dinero se necesita para llevar a cabo las
actividades.
- El presupuesto obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la
Planeación de actividades.
- El presupuesto nos ayuda al control presupuestal El presupuesto te permite
controlar los ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de desviación.
- El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia
financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y
recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
- No puedes recaudar fondos a través de cualquier mecanismo a menos que
tengan un presupuesto.
- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
- La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin.
- Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y
determinar la dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos.

VENTAJAS DE ELABORAR PRESUPUESTOS

1. - La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y

resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones
más acertadas.
2. - Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se
desarrolla de acuerdo a un plan general coordinado.
3. - Le posibilita la acción o adopción de medidas con suficiente anticipación
 permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.
4. Ayuda al manejo financiero de la Empresa.
5. Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.
6. - Hace participar en las tareas de programación y dirección a una mayor
cantidad de responsables impulsándoles a actuar de manera eficaz en la
corrección de planes que son suyos.
7.Facilita el control administrativo
8. - Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para
ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la
misma.
9. - Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino también
responsabilidad financiera.
10. - Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.

DIFERENTES TÉCNICAS O MÉTODOS PRESUPUESTARIOS

Las dos técnicas principales son la elaboración de presupuesto incremental y la

Elaboración de presupuesto de base cero

MÉTODO PRESUPUESTO INCREMENTAL

“presupuesto que asigna fondos a los departamentos o áreas de la empresa de

acuerdo a las asignaciones del ejercicio anterior”

En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del
año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo
año.
Éste es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un modo «perezoso»
y con frecuencia poco preciso. Esta técnica sólo es apropiada para organizaciones en
las que los años varían poco en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas
organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a
funcionarles de manera satisfactoria.

MÉTODO PRESUPUESTO BASE CERO

“Un sistema en el cual las solicitudes de presupuesto parten de la nada sin importar
las asignaciones previas”

En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de
partida.
El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las
actividades propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y
preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía. Esta técnica es esencial
para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de
trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación de nuevos
retos.

PRESUPUESTO MAESTRO
Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico
próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el
programa coordinado para lograrlo.

Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto
sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado
por la alta dirección de la Empresa.

El punto de partida de un Presupuesto maestro es la formulación de meta a largo

plazo por parte de la gerencia, a este proceso se le conoce como "planeación
estratégica".
El presupuesto se usa como un vehículo para orientar a la empresa en la dirección
deseada, una vez elaborado el presupuesto, este sirve como una herramienta útil en el
control de los costos.

El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas,

el proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestados, el
presupuesto de caja y el balance general presupuestado.

Beneficios:

1. Define objetivos básicos de la empresa.

2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las
generaciones.
3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la
empresa.
4. Facilita el control de las actividades.
5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.
:

Limitaciones:

El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que

sucederá en el futuro.

· El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una

herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
· Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.
· Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede
ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

CUADRO COMPARATIVO DEL PRESUPUESTO MAESTRO

Este Presupuesto es un modelo a seguir por las características de su aplicación y de
obtención de resultados, es directo, es medible, es comparativo y hasta cierto punto
asegura el retorno de la inversión.

DESARROLLO DEL PRESUPUESTO MAESTRO

El presupuesto maestro está integrado por dos áreas que son: El presupuesto
Operativo y el Presupuesto Financiero. Al respecto es importante considerar y analizar
todas las variables micro y macro económicas que afectan o Benefician el entorno de
la empresa y su repercusión dentro de ambos presupuestos.

Variables macro económicas.- Son una serie de pautas económicas, sociales, políticas
y financieras que marcan un escenario específico a corto plazo.

Variables microeconómicas.- Son aquellas que se relacionan en forma específica con

la empresa y que requieren una estrategia determinada de acuerdo con el medio en
que se encuentra la misma y representan acciones que se deben ejecutar durante un
año determinado, pero que a su vez forman parte de la planeación estratégica de la
empresa a largo plazo. Su consideración y aprobación de estas variables debe ser
fruto de una discusión y análisis profundo por parte de los miembros de la empresa,
entre las mismas se tiene por ejemplo:

Estrategias de Precios.

Inflación de los precios de los principales insumos

Crecimiento esperado del mercado

Diagnostico de la Liquidez.

Políticas de capital de trabajo.

PRESUPUESTO DE OPERACIÓN

Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte
Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que
conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:
 - · Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)
· Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)
· Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto
partes etc.)
· Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
· Presupuesto gasto de fabricación.
· Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia)
· Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad)
· Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de
obra y distribución del trabajo)

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN DE CAPITAL

Comprende todo el cuadro de renovación de máquina y equipo que se han depreciado

por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones
realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso
productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.

Comprende:

- · Compra activo tangible.

- · Compra activo intangible

PRESUPUESTO FINANCIERO

Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al
final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:

· Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)

· Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)
· Presupuesto de utilidad (diferencia entre ingreso y egreso)
· presupuesto de efectivo. Presupuesto que anticipa cuanto efectivo tendrá una
empresa a la mano y cuanto necesitará para cubrir sus gastos,

PRESUPUESTO DE VENTAS (PRESUPUESTO DE INGRESOS)

“Un presupuesto que proyecta las ventas futuras”

Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y
proyectado de una empresa, para determinar límite de tiempo.

Componentes:

- · Productos que comercializa la empresa.· Servicios que prestará.

- Los ingresos que percibirá.· Los precios unitarios de cada producto o
servicio.
· El nivel de venta de cada producto.
· - El nivel de venta de cada servicio.

La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del
presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas, si este pronóstico ha sido
cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal
serian muchos más confiables, por ejemplo:

Él pronostico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

- Producción
- Compras
- Gastos de ventas
- Gastos administrativos

Él pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta,

realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada
gerente de unidad.

El presupuesto de ventas debe considerar:

- Capacidad Instalada.
- Capacidad financiera.
- Plan de publicidad.
- Políticas de créditos.
- Plan de comercialización.
- Determinación de la Demanda.
- Determinación de las líneas de Producción.
Otros efectos.

Análisis de la relación costo beneficio

La primera etapa que enfrentará la empresa será la determinación del comportamiento

de su demanda, es decir, conocer que se espera que haga el mercado, una vez
conocida tal situación, se podrá elaborar un presupuesto propio de producción,
determinando claramente el objetivo que desea lograr la empresa respecto al nivel de
ventas en un periodo determinado, realizando un estudio del futuro de la demanda
apoyado en ciertos métodos que generen la objetividad de los datos, como análisis de
regresión y correlación.

La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y todas las demás partes
del presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido
preparado cuidadosamente, los pasos siguientes en el proceso presupuestal son
confiables.

Sobre la base del pronóstico de ventas realizado y el juicio profesional del personal de
Ventas, se podrá elaborar el presupuesto tratando de dividirlo por meses, por zonas,
por líneas, etc. de tal manera que facilite su ejecución.

Se debe considerar algunos factores específicos que pueden influir en la

determinación de las ventas, son factores por causas fortuitas o de fuerza mayor
accidental o no consuetudinaria, pudiendo éstas ser:

De efecto perjudicial.- Que motivan decremento en las ventas del periodo anterior,
debiendo tomarse en cuenta para el presupuesto de ingresos del ejercicio siguiente.
De efecto favorable.- Afectan en beneficio de la empresa incrementando las ventas y
que posiblemente no vuelvan a ocurrir; por Ej. Productos que no tuvieron
competencia, contratos especiales de ventas, situación o relaciones políticas. Etc.

Influyen también fuerzas económicas, para su determinación se debe recurrir a

instituciones que proporcionan datos tales como Precios, ocupación, poder
adquisitivo, finanzas, ingreso y producción nacional, ingreso per cápita, etc.

Las decisiones Administrativas que deben tomar los ejecutivos de la empresa influyen
también en la elaboración de los presupuestos. Por ejemplo cambiar el producto,
aplicar nuevas políticas de mercado, aplicar otras políticas de publicidad, producción,
precios, etc.

El presupuesto de ventas esta dado por la siguiente formula.

P.V. = Q. x P.U.V.

Donde:
P:V: = Presupuesto de Ventas

Q. = Cantidad

P.U.V. = Precio Unitario de Venta.

Presupuesto de otros ingresos.- Se refiere a todos los ingresos adicionales que puede
lograr la empresa en calidad de préstamos y otras operaciones financieras que
integran aspectos bancarios y otros ingresos extraordinarios para la empresa, tales
como venta de inversiones, venta de embalaje, venta de activos fijos, Etc

PRESUPUESTO DE PRODUCCION
Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta
y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el
presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero
hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el
presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de
obra ocupada.

Proceso:

· Elaborando un programa de producción.· Presupuestando las ventas por línea de

producción.

En este aspecto deben considerarse los siguientes:

1. Inventarios

En base al presupuesto de ventas en unidades, se debe presupuestar la producción

de artículos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el mismo, y
luego es indispensable predeterminar un inventario deseado capaz de cumplir una
posible modificación en ventas o en producción. Un inventario excesivo ocasionaría
gastos innecesarios por su manejo y almacenamiento, inversiones ociosas, etc., y un
inventario insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende
baja en las ventas.

Por lo tanto se debe determinar el inventario adecuado en el que se consideren varios

factores como la duración del proceso productivo, fluidez de la fabricación y de esa
forma mantener un ritmo en la producción y proveer de cantidades suficientes de
inventarios para cumplir los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencias en
la época de poca demanda.

Para medir su eficiencia puede utilizarse la rotación de inventarios que indica las veces
que los inventarios en existencia han dado vuelta en relación con las ventas. La
relación deseada entre las ventas de un año y el inventario real en un momento
determinado es lo que se conoce como la rotación estándar de inventarios para fines
de presupuesto, haciendo una comparación de lo real con lo estándar, se puede
indicar si un inventario es excesivo o es insuficiente.

Ejemplo: Si las ventas de un año son de 80.000 unidades y el promedio de inventarios

es de 20.000 unidades, la relación de inventarios es de 4:

80.000 / 20.000 = 4

Si el inventario que se tiene es de 15.000 unidades, significa que no es suficiente para

mantener la rotación de 4, ya que se requieren de 80.000 unidades para la venta.

El resultado de 4 muestra la rotación estándar para el ejercicio siguiente y que es

básica para determinar el inventario necesario que cubra el presupuesto de ventas
trazado, y el inventario debe estar dentro de las políticas administrativas que se
consideren mejores.

2. Producción

Una vez determinado el presupuesto de ventas, se debe elaborar un plan de

producción, aspecto muy importante puesto que de él dependerá todo el plan de
requerimientos de insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.

Su elaboración debe considerar los siguientes aspectos:

- La capacidad productiva de la planta.

- Disposiciones y limitaciones financieras.

- Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria, equipo, locales, instalaciones,

etc.
- Requerimientos y/o políticas sobre inventarios.

La determinación de este presupuesto debe hacerse en dos partes: unidades y

valores.

En unidades

Debe calcularse tomando en cuenta el presupuesto de ventas en unidades y un

inventario final deseado o base.

Ejemplo:
Presupuesto de ventas: 1.600.000 unidades
Rotación Inventarios: Semestral (2 veces al año)
Inventario real al final del ejercicio anterior: 825.000 unidades.

Rotación estándar = 2

Rotación estándar = Ventas

Inventario Base 2 = 1.600.000

Inventario Base

Inventario Base = 800.000 unidades

La obtención del Presupuesto de Producción será igual a:

Presupuesto de Ventas 1.600.000 unidades

(+) Inventario Base 800.000 "
2.400.000 "
(-) Inventario Inicial 825.000 "
Presupuesto de Producción 1.575.000 unidades

En valores

Una vez determinado el presupuesto de producción en unidades se establece el costo

total, de acuerdo con la técnica de costos estimados o estándar, cada una de las
cuales presenta su hoja de costos unitaria, por lo que solo con multiplicar se conoce el
costo de producción, si se tiene la técnica de evaluación histórica, entonces es
necesario la experiencia para determinar estimativamente un costo unitario que
servirá de base de aplicación a la producción presupuestada y así precisar su costo,
siendo antes necesario hacer el estudio de gastos constantes y variables en relación
con la producción presupuestada.

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA (PMO)

Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de
satisfacer los requerimientos de producción planeada.

La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de

fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de
acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del
100% de la capacidad de cada trabajador.

Componentes:

; Personal diverso

; Cantidad horas requeridas

; Cantidad horas trimestrales

; Valor por hora unitaria

PRESUPUESTO DE GASTO DE FABRICACIÓN.

Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del
proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Sustentación:

; Horas-hombres requeridas.
; Operatividad de maquinas y equipos.

; Stock de accesorios y lubricantes.

Observaciones.- este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores

para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCIÓN

Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso de fabricación

unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de
materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma
que debe concordar con el presupuesto de producción.

Características:

; Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.
; Debe estimarse el costo.

; No todos requiere los mismos materiales.

; El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de

producción.

PRESUPUESTO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES (PRM)

Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción,

mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se
pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la
cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de
producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde
con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se
tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir
los requerimiento de producción.

PRESUPUESTO DE GASTO DE VENTAS (PGV)

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su

influencia en el gasto Financiero.
Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso
de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los
mercados de consumo.

Características:

; Comprende todo el Marketing.

; Es base para calcular el Margen de Utilidad.

; Es permanente y costoso.

; Asegura la colocación de un producto.

; Amplia mercado de consumidores.

; Se realiza a todo costo.

Desventajas:

; No genera rentabilidad.

; Puede ser mal utilizado.

PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS (PGA)

Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor

parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo
tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los
planes y programas de la empresa.

CARACTERISTICAS
· Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no
en forma paralela a la inflación.

· Son gastos indirectos.

· Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.

· Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.