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AGENCIAS Y SUCURSALES
BREVE CONCEPTO:

Las empresas establecen agencias y/o sucursales cuando tienen el propósito

de acrecentar sus ventas, ampliar su radio de acción, tener el dominio de
ciertas plazas, vender mercancías en otros lugares, o extender sus
operaciones en lugares distintos a la oficina Central.

Las agencias y sucursales son uno de los medios que se pueden utilizar para
que una empresa pueda extender o incrementar sus ventas o servicios hacia
áreas distintas de su lugar principal de operaciones, logrando un contacto más
cercano con la clientela, pone al alcance los productos o servicios que maneja,
conoce las necesidades del mercado, sabe que productos son de mayor
demanda, determina su rotación de inventarios, etc.

ASPECTOS LEGALES:

La creación de agencias o de sucursales, es únicamente una manifestación

del crecimiento de la compañía la cual no se encuentra específicamente
regulada por el Código de Comercio, ni por la ley del Impuesto Sobre la Renta,
en tanto no se cree una nueva empresa, situación en la cual no se estaría
hablando de agencias y sucursales, sino de matrices y subsidiarias.

AGENCIAS

Una agencia sirve de intermediaria entre la empresa y sus clientes en forma

totalmente dependiente de ésta, con el establecimiento de agencias se logra
un instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con
independencia económica y administrativa de la casa matriz. Su función
consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa
matriz.

Las características más importantes de una agencia o agente de ventas son las
siguientes:

1. Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes.

Cuando no hay un contrato de exclusividad con la empresa el agente
puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañías, las
cuales incluso manufacturen productos similares.
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1. La característica distintiva de los agentes de ventas es que cobran una

comisión por las mercancías vendidas. La facturación de las ventas la
efectúa directamente la casa matriz, y el agente sólo registra
contablemente el ingreso por las comisiones.
1. En general no mantienen inventarios. Una de las funciones que cumplen
es la de colocar pedidos, además de la de efectuar cobranzas y remitir
el efectivo a la casa matriz. Hay casos en los que mantienen un lote de
mercancías o muestrarios de los productos que distribuyen, sin
embargo normalmente no les pertenecen, sino que les son entregados
en consignación por la casa matriz.

La estructura legal

La estructura legal la constituye un contrato firmado entre el agente y la

compañía fabricante o mayorista del producto. Este contrato puede incluir
cláusulas en las que se especifique que una parte o todos los gastos que
efectúe el comisionista y que sean necesarios para la obtención del ingreso le
sean reembolsados por la casa matriz.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Este tipo de crecimiento representa una buena opción para muchas

compañías, ya que no representa una cantidad significativa de gastos fijos, ni
costos adicionales por la inversión en instalaciones o construcciones; la
comisión representa un costo variable de ventas para la casa matriz y es
utilizado por empresas como Avon, Tupperware y otras. La comisión mercantil
es utilizada también exitosamente por muchas distribuidores de refacciones
automotrices, equipos de cómputo, productos médicos, químicos, etcétera.

Muchas compañías acostumbran contratar a sus comisionistas como si fueran

empleados, sujetos a un salario variable. Esto permite obtener una mayor
fidelidad por parte del comisionista, ya que les otorga prestaciones laborales
(IMSS, SAR, aguinaldo, etc.), que de otra manera no les corresponderían por
estar registrados como personas físicas con actividad empresarial.

Algunas de las desventajas de este sistema se deben a que no es posible

utilizarlo para todos los tipos de productos en el mercado, además de que
origina una gran cantidad de cartera, con sus consiguientes costos de control
y mantenimiento, cuentas incobrables, etcétera. Otra desventaja reside en
ocasiones en la poca fidelidad de los agentes.
SUCURSALES

El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma

compañía en aquellos lugares en los que se efectúen operaciones con los
clientes. Desde el punto de vista jurídico, la principal característica de las
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sucursales es que son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo
el mismo nombre o razón social, las sucursales actúan en forma
semiindependiente a la empresa que la creo. Una segunda opción para el
crecimiento empresarial es utilizada por el productor o distribuidor cuando
desea tener un mayor control de los puntos de venta de sus productos, más
acercamiento con los clientes o una estructura financiera que muestre una
empresa de mayor tamaño y solidez. El establecimiento de sucursales posee
las siguientes características:

1. Jurídicamente son una extensión de la casa matriz. Como ya se

mencionó, su personalidad jurídica es la misma que de la casa matriz,
debido a lo cual administrativamente dependen de ésta.

1. Efectúan su propia facturación. A diferencia de lo que ocurre con los

agentes, las ventas que efectúa la sucursal son facturadas por ella
misma, ya que las utilidades que genera contribuyen a incrementar las
de la casa matriz. Con el objeto de tener información estadística para
fines administrativos, la casa matriz lleva un control tanto en las cuentas
como en las sub-cuentas de las ventas, costos y gastos de cada
sucursal.

Por su naturaleza, tienen un local propio, mantienen inventarios y

pueden o no llevar una contabilidad propia, que será integrada cada
cierto tiempo a la de la casa matriz.

Las sucursales que establezca una casa matriz pueden ser de dos tipos:

Sucursales Locales
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El
establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es
difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz, debido a la
lejanía o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y
evitar que el cliente acuda a los competidores crea establecimientos en
diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de estas
sucursales es que por su cercanía es posible centralizar diariamente la
información generada por cada una de ellas a la casa matriz, así como los
cortes de caja. También simplifica las reposiciones de mercancías vendidas,
gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los
proveedores, ni manejar cuentas de cheques.

Desde punto de vista financiero, esto es sano gracias a que evita saldos muy
elevados en los bancos y en inventarios. Lo anterior hace más eficiente el
manejo de los recursos financieros de la empresa.
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En cada sucursal la casa matriz deberá llevar un control de los siguientes aspectos:
• Mercancías en existencia.
• Utilidades o pérdidas generadas.
1. Otros elementos que considere necesarios.

Para llevar ese control la casa matriz podrá establecer en su contabilidad

cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos
y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. La existencia de
mercancías será valuada al costo, puesto que equivale a un almacén de la
casa matriz.

Sucursales Foráneas
Se establecen para poder abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en
la que se encuentra la casa matriz. Funcionan de manera similar a las locales
aunque la distancia que las separa de la oficina principal les permite una mayor
independencia.

Una de las diferencias entre ambas, se debe a que este tipo de sucursales
cuenta con un fondo de efectivo para su operación; adicionalmente lleva un
control propio de su cartera y en ocasiones necesita hacer sus propias
compras en los casos en que resulte más práctico hacerlo directamente a los
proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz. Otra diferencia
importante se debe a que en ocasiones resulta difícil la centralización diaria de
la información contable debido a las distancias que las separan.

Si no fuese práctico el envío diario de la información, la sucursal puede llevar

su propia contabilidad, y enviar cada cierto tiempo su información contable a
la casa matriz, para que ésta considere esos datos con los de su propia
contabilidad. Es importante señalar que al efectuar esta suma de movimientos,
la casa matriz deberá eliminar los que representen cuentas corrientes o
inversiones entre ambas.
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Diferencias entre una agencia y una sucursal

AGENCIA SUCURSAL
Poseen muestrarios físicos o catálogos de los Tienen su propia existencia de mercancías,
artículos que ofrecen al publico. formada por remesas de la casa matriz, o en
algunos casos, por compras directas.
Los artículos vendidos los entregan directamente
Únicamente consiguen pedidos y los envían a la
a los clientes.
casa matriz, que es la que los despacha a los
clientes.
En algunas ocasiones se comprometen con la No tienen compromisos de tener venta por
principal a levantar pedidos por determinada determinada cantidad.
cantidad, con el objeto de mantener la exclusiva
del producto.
No efectúan cobranzas por ventas a crédito, pues
estas las hace directamente la casa principal. Generalmente se les autoriza a conceder créditos
y a efectuar las cobranzas respectivas.
Tienen independencia administrativa y No tienen independencia administrativa ni
económica. económica, están sujetas a las disposiciones que
emanan de la casa matriz.
No es necesario que lleven contabilidad igual al
sistema implantado por la casa matriz, pues se Su contabilidad respeta el sistema de la casa
limitan a rendir informes a la principal sobre el principal de manera que los informes que rindan
desarrollo de sus ventas,: por tanto, tienen cierta se puedan incorporar a las cuentas que lleve la
libertad para llevar sus propios registros. casa central.
La responsabilidad fiscal recae directamente en la
Son responsables de sus obligaciones fiscales. casa matriz.
Reciben de la casa matriz generalmente un fondo De la entrada de dinero (ventas al contado,
de trabajo para gastos menores. cobranza, etc.) cubren sus propios gastos.
Generalmente trabajan a base de comisiones Lo normal es que el responsable de la sucursal
sobre el monto de las ventas efectuadas. tenga sueldo y no comisiones.
No posee cuenta Bancaria Posee cuenta Bancaria

CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES DE UNA AGENCIA

No necesita llevar registros contables, solamente los necesarios para
mantener los fondos suficientes para efectuar sus gastos, los que debe liquidar
a la casa central

CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES DE UNA SUCURSAL CON CASA

CENTRAL.
Por las operaciones que realiza la empresa una sucursal se ve obligada a llevar
contabilidad completa , utiliza la cuenta capital denominada casa central-
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cuenta corriente la que utiliza para abonar todo lo que recibe y carga lo que
envía.

La cuenta sucursal cuenta corriente, tendrá saldo deudor en los libros de la

casa central, y en los libros de la sucursal la cuenta casa central cuenta
corriente tendrá saldo acreedor.
MERCANCIAS ENVIADAS A LA SUCURSAL AL COSTO CON RECARGO.

Las mercancías enviadas a la sucursal al costo se convierten en un método

sencillo en el cual no existe ninguna complejidad en la deducción de valores
reales en los registros efectuados entre la sucursal y la casa central. Las
mercancías enviadas con recargo optan por llevar éste método con el fin de
que el personal a cargo de la sucursal desconozca las utilidades reales
obtenidas.

CONCILIACION DE CUENTAS CORRIENTES CASA CENTRAL Y SUCURSAL

Para preparar los estados financieros combinados, deberán ponerse de

acuerdo los saldos, de tal forma que habrá que correr los ajustes necesarios
para conciliar las cuentas.

ESTADOS FINANCIEROS CONJUNTOS DE CASA CENTRAL

Los estados financieros combinados se elaboran con la intención de conocer la

situación financiera global de la compañía

LO INVESTIGADO:

AGENCIAS Y SUCURSALES

Son lugares de negocio sin personalidad jurídica en los que la empresa

efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

- Distinción jurídica (no hay distinción)

- Derecho mercantil.- Establecimiento secundario dotado de representación

permanente y con cierta autonomía de gestión.

- Derecho fiscal.- Sucursal comprende a ambas. Sujetos de imposición en

el I.S. debiendo tributar por la parte de beneficio imputable.

- Distinción contable
- Finney y Millerà Medios para proyectar organización de ventas

Agencia
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- Surtido de muestras
- No existencias
- Casa central sirve pedidos
- Casa central créditos y cobros
- Fondo reponible

Sucursal

- Mantiene existencias
- Concede créditos
- Efectúa cobros

Agencia = viajante

Sucursal = empresa independiente à Casa central inspección y control

· Algunas de las funciones pueden ser ampliadas o restringidas

KESTERà Agencia actúa como vendedor local, obteniendo pedidos y

enviándolos a casa central. Sucursal sujeta la dirección de sus planes a los de
la casa central (instrucciones relativas a la contabilidad, inspecciones
periódicas).

· Autonomía Depende de la peculiaridad del negocio y del grado de control que se

estime necesario por parte de la casa central.

· Lo que una empresa puede considerar como sucursal para otra puede ser una
agencia.

CONTABILIDAD DE SUCURSALES

Tanto las agencias como las sucursales son medios, para proyectar la
organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina
central; pero aparte de esta característica común, la agencia y la sucursal
difieren muchísimo en cuanto a organización, administración y control.

Agencia

La agencia tiene un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero
no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos,
pues, se envían a la casa central y es ésta la que los sirve. Los créditos son
concedidos por la casa central; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de
la casa central; ésta efectúa los cobros. El fondo fijo para los gastos de la
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agencia lo provee la casa central la cual lo repone a medida que se agota. La

agencia no maneja ningún otro efectivo.

Sucursal

La sucursal mantiene existencias de mercancías, la mayor parte de las cuales

son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber
comprado en otras entidades.

Las entregas se hacen de las existencias de las sucursales. Los créditos son
concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la
sucursal; ésta efectúa los cobros.

Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para
que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques
para pagar los gastos.

Según este resumen, es evidente que una agencia ejerce las mismas
funciones, poco más o menos, que un viajante en tanto que la sucursal
desempeña la mayor parte de las funciones de una empresa independiente,
sujeta solamente a la inspección y el control de la casa central.

El resumen que antecede describe las funciones de la verdadera agencia y de la

verdadera sucursal, pero pueden ampliarse las de la primera.

CONTABILIDAD

1. PUEDE ESTAR CENTRALIZADA

2. PUEDE TENER AUTONOMÍA CONTABLE

Saldo deudor “sucursal x” debe coincidir con acreedor “casa central” en la

sucursal.

La cuenta casa central es equivalente al neto + capital para sucursal

Si los saldos no coinciden:

- Pueden existir operaciones de tránsito, para conciliar, ajustes

- Casa central imputa gastos a sucursal (publicidad, dirección,...)

- Remesas enviadas lo han sido a un precio superior al de coste (margen no

realizado).
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Tratamiento de las operaciones de las agencias de viajes

En el ámbito práctico podemos separar las operaciones de las agencias de viajes en

dos grandes grupos:

Operaciones en nombre propio: La agencia actúa en todo momento por su

cuenta y riesgo, contrata directamente con los prestadores de servicios, fija el
precio, organiza todo el producto, etc. Éste es el sistema de trabajo típico de
las mayoristas que habitualmente son las organizadoras de los viajes que
luego ofertan al público a través de las minoristas.
Operaciones en nombre y por cuenta de terceros: La agencia actúa como intermediario
entre un prestador de servicios y el consumidor, el precio lo fija el prestador de servicios
y la agencia recibe como contraprestación a su trabajo una comisión que le es abonada
por el prestador de servicios. Éste es el sistema de trabajo típico de las minoristas que
ofertan a público los servicios prestados por terceros, con un precio de venta prefijado,
siendo su remuneración una comisión sobre el precio.

Ésta separación en el ámbito práctico tiene su exacto reflejo en el ámbito fiscal

y contable con el diferente tratamiento que tienen los dos tipos de operaciones
y que vamos a ver a continuación.
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CONCLUSION

Las agencias y sucursales son uno de los medios que se pueden utilizar para que una

empresa pueda extender o incrementar sus ventas o servicios hacia áreas distintas de

su lugar principal de operaciones, logrando un contacto más cercano con la clientela,

pone al alcance los productos o servicios que maneja, conoce las necesidades del

mercado, sabe que productos son de

mayor demanda

La agencia sirve de intermediaria entre la empresa y sus clientes, en forma

totalmente dependiente de ésta. Por esta razón y por las ventajas que ello

conlleva, el establecimiento de agencias representa un importante

instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

Cuando es propiedad de la casa central no necesita llevar registro contables,

solamente fondos suficientes para efectuar sus gastos, que debe de liquidar

a la casa central; sin embargo, la casa central podría estar interesada en

saber, puede optar por llevar cuentas especiales para cada agencia para

saber si cada agencia está siendo rentable .

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