Control de Inventario para Un Almacen de Farmacia PDF

INTRODUCCION
Con el presente trabajo de investigación se pretende analizar el control de inventario

para el eficaz funcionamiento del Almacén de Farmacia SAAS, ubicada en el terminal
de Maracay Estado Aragua.
A fin de reducir los costos en los altos niveles de mercancías con un mínimo de
inversión; relacionados con el ordenamiento y almacenamiento de las mercancías, la
estimación del valor de inventarios a utilizar y el conocimiento real del costo de la
mercancías vendidas, y por consiguiente la acertada toma de decisiones financieras.
Para lograrlo se ha trabajado con el análisis de discrepancias de acuerdo a los

resultados obtenidos en el instrumento de recolección de datos, y otro personal de la
empresa, determinando a su vez las fortalezas y debilidades de la empresa con respecto
al Control Interno del área de almacén.
El trabajo está estructurado en cinco capítulos, los cuales de manera general se

describen a continuación:
Capítulo I: contiene la formulación del problema, delimitaciones para la realización del

trabajo y objetivos de la investigación.
Capítulo II: se presenta el marco referencial formado por la normativa legal que regula
el objeto de estudio, antecedentes de la empresa y de la investigación así como la teoría
que soporta a la investigación.
Capítulo III: comprende la descripción de la metodología aplicada durante el desarrollo

de la investigación, la tabulación, presentación y análisis de resultados obtenidos en la
encuesta realizada a la Farmacia SAAS el Terminal C.A.
Capítulo IV: presenta las conclusiones y recomendaciones para tomar en consideración

por parte de la empresa Farmacia SAAS el Terminal C.A
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le
aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta
forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir
motivó la existencia de los inventarios.
Los Inventarios son bienes tangibles que posee una persona natural o jurídica para la
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior comercialización. La base de toda empresa
comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo
del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa
mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período
contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están
listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el
almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o para ejecutar actividades
productivas.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer de materiales necesarios,

para que las empresas sean públicas o privadas, posean un continuo y regular
desenvolvimiento según la razón de ser de ellas, es decir el inventario juega un papel
vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del mercado en el cual compiten
o prestan servicios y de esta forma, afrontar las demandas o la satisfacción de las
necesidades de los clientes.
Por consiguiente la administración de inventario implica la determinación de la

cantidad de materiales que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse las
solicitudes para reposición del mismo y las cantidades de unidades a ordenar.
El inventario afecta todo el proceso productivo y el resultado final del producto,

por dicha razón, el manejo de los inventarios se considera como una operación del
sistema de producción, y por lo tanto requieren de controles internos seguros que
permitan que la información financiera contenida en los libros y documentos de la
empresa sean exactos y confiables; ya que de estos depende el análisis crítico del pasado
y la toma de decisiones a futuro.
Dentro de los controles que deben establecerse para el funcionamiento del almacén,
esta la toma física diaria de inventario en otras palabras no es más que el cotejo de lo
físico con lo teórico, siendo esto último, el movimiento de salida y entrada de mercancía
de los materiales e insumos.
Al respecto, Redondo (2000), establece que: “El mejor control sobre las mercancías
almacenadas consiste en comparar diariamente su existencia física con el movimiento
de los formatos de entrada y salida” (p.92). Por lo anteriormente descrito, se evidencia
que los controles son medidas de protección que la empresa establece sobre su activo.
Muchos de los problemas de existen en los sistemas de control de inventarios de

empresas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones
de administración de inventarios y en el inadecuado uso de los manuales y políticas
determinadas al respecto; siendo estas de gran importancia, ya que constituyen el
conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos
(materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel
deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud
significativa.
De esta situación en especial no escapan las empresas venezolanas y en particular

las cadenas de farmacias que en los últimos años se ha evidenciado su constante
crecimiento y esparcimiento durante todo el territorio nacional, ofreciendo al público
consumidor una salud estable en medio de la debacle económica, el sistema cambiario,
ante la caída del poder adquisitivo de la población y frente a las fallas y escases en
inventario de algunas medicinas.
No obstante, en Venezuela existen aproximadamente cinco mil setecientas (5700)

farmacias. La mayor concentración está en el área metropolitana de Caracas, unos 1400
establecimientos entre cadenas y particulares, según datos aportados por el presidente de
la Federación de Farmacias de Venezuela, Edgar Salas Jiménez. Se trata de cifras muy
altas, teniendo en cuenta el volumen de la población nacional, calculado en 25 millones
y medio de habitantes de acuerdo con cifras del Instituto Nacional de Estadística.
Una de esas franquicias en particular de la cadena de Farmacia SAAS, se

encuentra ubicada en el Terminal de pasajeros de Maracay en el Estado Aragua, cuyo
objeto principal es la venta de fármacos, psicotrópicos, además de la venta de artículos
para uso personal y de limpieza, siendo el almacén de la empresa el guardia y custodia
este tipo de mercancía, también tiene como función, proporcionar los suministros para
la venta de dichos fármacos y la dotación de insumos que requiere las demás áreas
funcionales de la organización. Este departamento realiza dentro de sus funciones la
toma física ínter diario del inventario de materiales e insumos, datos que necesita la
empresa para realizar el cierre diario de materiales e insumos.
En el mismo orden de ideas, en la actualidad se puede observar que debido al

volumen diario de operaciones, las solicitudes de materiales requieren formatos de
solicitudes de transferencia, que son elaborados de forma manual por el personal
solicitante, y en la mayoría de los casos, por la rapidez de los procesos productivo de la
empresa, los materiales e insumos, son despachados y posteriormente se presenta el
formato de solicitud del mismo, lo que trae como consecuencia un descontrol sobre las
existencias en el área, mismo que ocasiona un desajuste entre las tomas teóricas y
físicas de inventario inter diario que realiza el personal de almacén, para su posterior
envió al departamento de administración.
Cabe considerar, por otra parte que dentro de los parámetros establecidos por la
misma organización, el departamento de administración debe realizar chequeos de las
existencias de inventarios, y en la mayoría de los casos existen diferencias al realizar el
cotejo de mercancía, esta situación no permite a la gerencia de administración conocer
con exactitud el nivel de mercancía, materiales e insumos que debe reponer.
Las causas que originan la situación de la problemática es debido a que el personal

de las áreas por la rapidez de los movimientos de los procesos no entregan primero al
departamento de almacén el formato de transferencia (entrada y salida), para solicitar
los materiales y luego es que elaboran el formato, lo que trae como consecuencia un
descontrol de inventario; de no ser así la empresa puede lograr un mejor funcionamiento
en cuanto a las actividades planificadas.
En efecto se debe tomar en cuenta, que se deben cumplir las políticas de

inventarios que posee la empresa, definiendo así la planificación del nivel óptimo de
inversión que se tiene de inventario dentro de la organización para satisfacer la demanda
de los clientes.
En función a lo anteriormente descrito la investigación se plantea las siguientes
interrogantes:
¿Cuál es la situación actual que presenta el departamento de almacén de la Farmacia

SAAS ubicada en el Terminal de pasajeros de Maracay Estado Aragua?
¿Cuáles son las funciones administrativas que se llevan a cabo dentro del almacén de la
organización?
¿Los procesos de entrada y salida de los materiales e insumos son verificables

semanalmente, quincenalmente, entre los departamentos solicitados?
Objetivo General
Análisis del control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de

Farmacias SAAS, ubicada en el Terminal de Maracay estado Aragua.
Objetivos Específicos
a. Diagnosticar la situación actual del departamento de Almacén de la Farmacia SAAS

b. Describir el proceso de control de inventario utilizado actualmente por la empresa.
c. Identificar cuáles son las fortalezas y debilidades del proceso de inventario.
Justificación de la Investigación
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también
conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la
empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas
para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén
valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Estas consideraciones, permiten entender que el inventario es parte del núcleo en

torno al cual debería girar siempre la política de cualquier empresa, además de la
vocación de servicio al cliente. Superadas las teorías que sitúan el producto como eje
primordial, se impone un cambio radical en la cultura de las empresas hacia la
adecuación de sistemas y procedimientos de control de los inventarios, concebido éste
como el motor de vida de las organizaciones y ante el que se supeditan todos los
procesos, incluidos los referentes a atención del cliente en forma oportuna y selección
de los productos y stock de mercancía y servicios que se ofertan y, por supuesto, su
confiabilidad de acuerdo a la realidad.
La investigación propuesta busca el estudio y análisis de la teoría y conceptos básicos

del control de inventarios, contribuir con la empresa farmacéutica venezolana que se
dedica a la compra, distribución de medicinas, productos médicos quirúrgicos y
misceláneos.
Este trabajo de investigación se fundamenta de la necesidad que se presenta
particularmente en la farmacia SAAS El Terminal, C.A. en cuanto al análisis del control
de inventario a fin de reducir los costos en los altos niveles de mercancías con un
mínimo de inversión; relacionados con el ordenamiento y almacenamiento de las
mercancías, la estimación del valor de inventarios a utilizar y el conocimiento real del
costo de la mercancías vendidas, y por consiguiente la acertada toma de decisiones
financieras.
La relevancia del estudio se evidencia por la importancia que refleja la difusión de

conocimientos que contribuyan a satisfacer las necesidades de la empresa orientados a
optimizar el control de inventarios en el departamento de ventas de la empresa en
estudio y apoyar teóricamente a investigaciones futuras orientadas al tema de
investigación.
Las organizaciones a menudo se convierten en estructuras mecanizadas a medida que

se incrementa su tamaño se requiere ampliar políticas, reglas y procedimientos para
dirigir empleados, por lo mismo esta investigación aporta conocimiento que reafirman
la formación académica y sus fundamentos teóricos dando así un marcada influencia de
las políticas de inventario de mercancía dentro de la organización.
Alcance
La presente investigación está dirigida al análisis del control de inventario para

optimizar la gestión del departamento de ventas en la empresa SAAS EL TERMINAL,
C.A.
Se identificaran las características generales de la organización establecidas entre el

departamento de contabilidad y almacén, así mismo, se canalizan los controles internos
de inventarios de mercancía verificando su eficacia en función de la existencia,
igualmente se analizaran las políticas de inventario previamente establecidas por la
organización, estudiando las relaciones con los proveedores y tiempo de entrega de los
pedidos, capital de trabajo, espacio físico, calidad, precio, índices de rotación de los
inventarios, costos, la correcta evaluación y requerimiento de la gestión administrativa
al establecer sus parámetros.
La auditoria, el análisis de inventario y el control contable le permite a la

organización conocer con exactitud la disponibilidad de aquellas actividades tangibles
para su venta en una operación ordinaria .de la misma manera se analiza la incidencia de
los factores mencionados para la obtención de beneficios económicos dentro de la
organización.
El desarrollo de una nueva visión en el ámbito empresarial al establecer un sistema de

control de inventario en la empresa SAAS EL TERMINAL, C.A., permitirá que otras
sucursales del grupo de franquicias SAAS puedan implementar este método dentro de
su empresa y crear la competitividad ante la gran demanda del mercado con mayor
eficacia.
Limitaciones de la Investigación
Al realizar una investigación independiente se puede encontrar con obstáculos
durante su desarrollo lo cual puede afectar de manera significativa ante los objetivos
planeados con la idea de menoscabar en la información de diferentes investigaciones.
El autor se enfoca en la búsqueda de nuevas alternativas obteniendo varias

restricciones, bien sea económico y como factor resaltante el tiempo dentro del sitio de
estudio, para así llevar a cabo los objetivos planteados en el marco de la investigación.
Así mismo para la presente investigación la cual está enfocada en el análisis del
control de inventario para la optimización del almacén de Farmacia SAAS el Terminal
C.A; no se ha presentado ninguna limitante en cuanto al desenvolvimiento de la
investigación, en cuanto a la accesibilidad de la información solicitada a las diferentes
áreas de la organización.
Sistema de Variables
Dado que la variable es la “expresión del significado que el investigador le atribuye y

en este sentido debe entenderse durante todo el trabajo", Reforzando este concepto,
Balestrini (2006) define “el proceso lógico de Operacionalización de las variables tal
como lo plantea Korn (1973), en donde se han de seguir los siguientes procedimientos:
(i) definición Nominal de la variable a medir; (ii) Definición Real: enumeración de las
dimensiones y (iii) Definición Operacional: Selección de indicadores.
La variable es, en principio, una dimensión de un objeto, un atributo que puede variar
y que sintetiza conceptualmente lo que se quiere conocer acerca de las unidades de
análisis.
En el mismo sentido, Balestrini (2006) expresa que “si bien es cierto, que un
concepto es una abstracción de la realidad, una variable es un concepto. Este último,
puede variar en una investigación, al descomponerlo, asumiendo uno o más valores o
grados. Una variable es un aspecto o dimensión de un objeto, o una propiedad de estos
aspectos o dimensiones que adquiere distintos valores y por lo tanto varía”
Operacionalización de Variables
Tal como lo refiere Korn F.: “…una dimensión de variación, una “variante” u una
“variable”, designa a la jerga sociológica un aspecto discernible de un objeto de estudio.
En cualquier posición sociológica estos términos designan las partes no relaciónales de
la proposición”.
En el proceso de la Operacionalización de las variables, tal como lo plantea Korn, se

han de seguir los siguientes procedimientos: (i). Definición nominal de la variable a
medir, (ii). Definición real: enumeración de sus dimensiones y (iii) Definición
operacional: selección de indicadores.
Con respecto a las dimensiones. Bavaresco (2006) las define como “variables que se
derivan de una principal o nominal. También se les llama subvariables porque actúan
con cierta autonomía (parcial), pues las suma de varias dimensiones constituyen la
variable principal”. Se llama pues, variable derivada, secundaria, real, cualidad
intermedia, específica y muchas más”.
Por último Arias (2006) define los indicadores como “un indicio, señal o unidad
de medida que permite estudiar o cuantificar una variable o sus dimensiones. En el caso
de una variable compleja, cada dimensión que la integra puede tener uno varios
indicadores, de los cuales se derivan las preguntas o ítems del instrumento de
recolección de datos.
Esta conceptualización puede observarse de una mejor manera en el cuadro que se

presenta en el Cuadro 1.
Cuadro 1
DEFINICIÓN OPERACIONAL DE VARIABLES
Objetivo General: Análisis del control de inventario para el eficaz funcionamiento del
almacén de Farmacias SAAS, ubicada en el Terminal de Maracay estado Aragua...
| | |Conceptualización de la Variable |
| | | |
|Objetivos Específicos |Variable | |
Dimensión |Indicadores |ítems |Instrument|
| | | |
| | |o |
| | | |
| | | |
|Diagnosticar la situación actual del | | |
Administración |Planificación |1 |C |
|departamento de almacén de la Farmacia |Situación Actual |Situación Actual: Es la
situación dada en un momento | | | |U
|
|SAAS, El Terminal C.A. | |determinado.
| |Organización |2 |E |
| | | |
| | |S |
| | | |
|Ejecución |3 |T |
| | | |
| | |I |
| | | |
|Control de Inventario |4 |O |
| | | |
| |5 |N |
| | | |
| | |A |
| | | |
| | |R |
| | | |
| | |I |
| | | |
| | |O |
| | | |
| | | |
|Describir el proceso de control de |Procesos de Control |Proceso de Control:
|Procedimental |Proceso de compra |6 | |
|inventario utilizado actualmente por la |de Inventarios |Constituye todos los
procedimientos o métodos usados | |Recepción de mercancía
|7 | |
|empresa. | |en la Farmacia SAAS para controlar o
supervisar un | |Proceso de descarga de Inventario |8 | |
| | |proceso automatizado o actividad humana.
| |Capacitación del personal con respecto al| | |
| | | |
|control de Inventario |9 | |
| | | |
| |10 | |
| | |Conceptualización de la Variable |
| | | |
|Objetivos Específicos |Variable | |
Dimensión |Indicadores |ítems |Instrument|
| | | |
| | |o |
| | |Fortalezas: los recursos y las destrezas que ha
| | | | |
|Identificar cuáles son las fortalezas y | |adquirido la empresa en cuanto al
control de | |Seguimiento de la rotación de los |11 | |
|debilidades del proceso de inventario. |Fortalezas |inventario; aquello en lo que
tiene una posición más |Fortalezas |medicamentos | |C
|
| | |consistente que la competencia. |
| | |U |
| | | |
|Verificación de los códigos, fechas de |12 |E |
| | |Debilidades: aquellos factores en los que se
encuentra| |vencimiento y área de almacenaje de los |13, |S |
| | |en una posición desfavorable en cuanto al
control de | |medicamentos | |T |
| |Debilidades |inventario respecto de sus competidores, y
que | | | |I |
| | |ocasiona pérdidas, productos defectuosos y
retardo en | |Carencia de Inventario en el almacén | |O |
| | |el despacho de la mercancía. |
| | |N |
| | | |Debilidades
|Errores en la información |14 |A |
| | | |
| | |R |
| | | |
| | |I |
| | | |
| |15 |O |
|
|
CAPITULO II
MARCO TEORICO
En el contexto de toda investigación es imprescindible contar con la síntesis

conceptual de trabajos realizados sobre el problema formulado con el objetivo de
determinar el enfoque metodológico de la misma investigación. Así mismo Hernández
(1999) señala: “El marco teórico referencial implica, analizar y exponer aquellas teorías,
enfoques teóricos, investigaciones y antecedentes en general que se consideran validos
para el correcto encuadre del estudio” (P.22).
Al respecto la Universidad Pedagógica Experimental Libertador U.P.E.L, (2003) lo

define como:
“Una revisión de los trabajos previos sobre el problema en estudio y (o) de la realidad
contextual en la que se ubica dependiendo de la naturaleza del trabajo o la tesis, en
marco referencial puede comprender aspectos teóricos, conceptuales, legales, situación
de la realidad, objeto de la investigación u otros según convenga el caso”. (p.123)
En otras palabras el marco teórico referencial es la sustentación de la investigación,

es decir, se conceptualizan las bases principales que se estudiaron durante el desarrollo
de esta investigación.
En esta investigación el marco teórico estuvo, constituido entonces por antecedentes

de la empresa Farmacia SAAS, los antecedentes de la investigación, las bases teóricas y
las bases legales; a continuación se explicaran estos aspectos.
Antecedentes de la Empresa.
La organización comercial Belloso COBECA, se constituye en el año 1908 con la

adquisición de una pequeña botica. El grupo inicia entonces un incontenible proceso de
crecimiento y desarrollo que lo lleva a liderar la distribución de medicamentos en
Venezuela, posición que todavía hoy ostenta.
En 1986, COBECA nuevamente hace gala de su carácter innovador e inaugura la

cadena de Farmacia SAAS, en el occidente venezolano en la actual incorpora el
concepto de autoservicio, hasta entonces por nadie aplicado en el país. Basada en
comprobados logros, en 1999 COBECA reforma nuevamente la noción del negocio
farmacéutico al crear el programa de franquicia SAAS, el cual invita a los dueños de los
establecimientos independientes a conformar la primera red venezolana de socios
propietarios.
Misión
La organización tiene como misión ser una gran familia de farmacias SAAS,
conformada por un equipo de personas motivadas a dar lo mejor de si, orientadas a
brindar un servicio de calidad que satisface a sus clientes en forma productiva y
eficiente para crecer permanentemente en el tiempo.
Visión
La visión es la gran meta que se proponen, .es donde se desea estar a largo plazo. La
visión de la red consiste en trabajar en equipo y planificar cada día para ser la mejor red
de farmacias de América.
Objetivos de Calidad
• Obtener como mínimo un 85% de “Excelencia” en el factor Servicio al Cliente de la

Evaluación de Imagen SAAS.
• Incrementar la satisfacción de los clientes en términos de la Calidad del servicio,
estableciendo como referencia los resultados obtenidos en la evaluación anterior.
• Mantener el surtido en un 95% de los productos dispensados por la farmacia y
distribuidos por nuestro proveedor principal.
• Obtener en la Evaluación del Servicio 85% como mínimo en el asesoramiento a los
clientes.
• Mejorar en un 5% la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
Política de Calidad
Los procesos se deben realizar siguiendo sus principios fundamentales: dispensación

y asesoramiento permanente, garantía de surtido y ambiente apropiado, sustentados en
el mejoramiento continuo de la eficacia del sistema de gestión de la calidad, a fin de
lograr una experiencia positiva en los clientes.
Pasos del Servicio
• Reciba al cliente con simpatía y personalidad.

• Asesore y dispense los medicamentos y productos de la farmacia para satisfacer las
necesidades del cliente: De un servicio esmerado.
• Promocione Ofertas y Servicios de la Farmacia antes de entregar el producto.
• Despídase del cliente y agradezca su visita.
Regla de Oro de la Organización
“Trata a los clientes como te gustaría ser tratado”
Cuadro 2
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA FARMACIA SAAS
Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de Farmacia SAAS
Antecedentes de la Investigación
Díaz. H (2003). Define “Los antecedentes de la investigación son aquellos trabajos de

investigación que anteceden al nuestro, es decir aquellos trabajos donde se hayan
manejados las mismas variables o variables similares” (Pág.18).
Se puede decir que los antecedentes de la investigación se refieren a otras
investigaciones realizadas con el mismo propósito dentro de una institución o ente
determinado donde se genera un problema.
Con respecto a la Investigación; Espinoza A. (2004) en su trabajo especial de grado

titulado, Estudio del sistema de compras y su integración estratégica mediante el
control de gestión; tesis para optar al grado académico de Magister en Gestión Mención
Control, Pontificia Universidad Católica de Valparaíso, Chile; una investigación
documental, de tipo exploratorio descriptivo; siendo su objetivo presentar las
posibilidades que ofrece un modelo de control dentro del estudio de un sistema de
compras, mediante la aplicación de los conceptos constructivos de un cuadro de mando,
especialmente las relaciones causa efecto de las variables criticas.
La actividad bajo estudio es el sistema de compras, sus relaciones dentro de la cadena

de suministro del sector gas licuado, y la aplicación del cuadro de mando como
herramienta de control.
En este mapa de influencias descrito por el autor indica las variables que agregan
mayor valor o efecto, luego las trayectorias de dichas variables logísticas dirán respecto
del comportamiento del sistema compras, luego; entenderá por comportamiento del
sistema la evolución a lo largo del tiempo de las magnitudes de las variables que se
consideran relevantes. Para efectos de control, es necesario comparar dicho
comportamiento contra una estructura de datos de referencia compuesta de indicadores
financieros y no financieros que permitan la verificación y corrección. Los principios
constructores de este conjunto de indicadores serán los que sustentan a un cuadro de
mando.
No se debe perder de vista que los resultados financieros son resultados y no causas.
Para dirigir en forma proactiva hay que actuar sobre las causas y no sobre las
consecuencias, por esta razón, las relaciones causa-efecto son el motor del modelo de
control para el sistema de compras y en consecuencia su relación con los inventarios,
siendo este el objeto de estudio de la presente investigación.
Al respecto, Álvarez K.; García A. y Páez M.; (2004) en su trabajo especial de grado
titulado, Creación de un Departamento de Contabilidad para mejorar el Control Interno
Contable de la Casa Portuguesa del Estado Aragua, para optar al título de Licenciado en
Contaduría Pública en la Universidad de Carabobo, donde las autoras consideran que la
organización presenta debilidades en el área de Contabilidad y en especial en el Control
Interno, evidenciando la falta de manuales de normas y procedimientos, además de la
ausencia de formatos de control de las actividades en especial de inventario de
materiales y falta de equipos computarizados, entre otros aspectos. Además, concluyen
que el departamento de contabilidad debe formar parte integral de los centros sociales,
ya que, de esta área la Junta Directiva obtiene toda la información que requiere para la
toma de decisiones, manteniendo así los procesos claros, precisos y concisos para lograr
el equilibrio financiero. Este proyecto de investigación aporta información importante
al presente estudio, ya que se observa que la falta de manuales normas de
procedimientos y de un adecuado sistema de control de las operaciones de las empresas
pueden acarrear errores en la información periódica que refleja la situación financiera de
la institución y por consiguiente no se asegura una toma de decisiones acertada.
Guerra A.; Pérez y Valdivez Y (2004), en su trabajo especial de grado titulado,
Propuesta de un modelo de Control Interno para el manejo del Inventario de materia
prima de la empresa Plásticos Seroplig C.A., ubicada en Valencia Estado Carabobo,
para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la Universidad de Carabobo,
cuyo objetivo principal fue recomendar posibles soluciones a las necesidades de la
empresa estudiada, así como determinar las causas que originaban los descontroles de
inventario, siendo un aporte significativo ya que permitió establecer normas de
salvaguarda de la mercancía y mejorar el control interno de la empresa permitiendo a su
vez que la información financiera fuera más confiable y acertada para la gerencia en su
proceso de toma de decisiones.
Este trabajo se basó en un diseño de campo no experimental, apoyado en la revisión

documental de nivel descriptivo; bajo la modalidad de trabajo factible. Los datos se
recolectaron mediante el uso de encuestas. Utilizando como instrumento el cuestionario
cerrado
Es evidente que este estudio tiene un significado importante para la presente

investigación ya que busca el aporte de mejoras respecto a los controles de inventarios,
su importancia y la corrección de errores en forma oportuna; ya que de estos depende
gran parte del proceso productivo de las empresas y por consiguiente su perpetuación y
crecimiento en el ámbito económico y competitivo.
En este orden de ideas; Ozal, A.(1999); en su trabajo especial de grado titulado

Diseño de un programa de Auditoría Interna que permita evaluar el sistema de Control
Interno aplicable a sobrantes y faltantes en el inventario en las fases de Compra,
Recepción, Almacenaje y Ventas para la empresa VENSUAGRO, C.A.; para optar al
grado de especialista en Auditoria de la Universidad Centro Occidental “Lisandro
Alvarado”, en Barquisimeto, Estado Lara; es una investigación de tipo descriptivo con
diseño de campo. La importancia de esta investigación con respecto al tema en estudio
radica en la vigencia que tienen los inventarios por representar una categoría de activos
importantes, de gran significación para las organizaciones y la relación estrecha que
existe con la contabilidad y la aplicación de un adecuado sistema de control interno para
evitar diferencias en la información presentada.
Villarroel T, José, en su trabajo grado para optar al título de Contador, titulado “

Análisis del Proceso contable del Departamento de Contabilidad del centro
Cardiovascular Doctor Mariano Álvarez”, de la Universidad Bicentenaria de Aragua, en
Marzo de 2001, concluyó que los registros contables son la base de los resultados de los
Estados Financieros, de tal manera que si se aplican procedimientos contables
adecuados se obtendrá una presentación acorde con lo esperado (veraz, preciso,
conciso) con la puesta en práctica de éstos, y la implantación del módulo contable, se
obtiene mayor organización, control sobre las operaciones, permitiendo un beneficio en
cuanto a resultados confiables para la toma de decisiones. Para obtener la organización
y control dentro de la institución se necesitan registros contables adecuados y acordes
para asegurar el logro de los objetivos y por ende el buen funcionamiento, meta que se
quiere alcanzar en Farmacia SAAS, El Terminal C.A.
Estos trabajos de investigación han servido de ayuda para lograr una mejor
comprensión de la importancia del sistema de control de inventario. Asimismo
aportaron algunas orientaciones sobre los elementos que debe poseer todo sistema de
control de inventario, dentro de las cuales se pueden destacar:
• Definición de funciones y fijación de responsabilidades en todas las áreas y personas

relacionadas con el manejo de la administración del inventario de mercancía.
• Uso de manuales de normas y procedimientos de control de inventarios.
• Procedimientos para la toma física de la existencia de mercancía y
• El uso de formatos donde se registre cada una de las operaciones que se realicen con
el inventario de mercancía.
Bases Teóricas
En esta parte se presentan aquellos tópicos directamente relacionados con la

problemática bajo estudio y las variables que se manejan en el objetivo general y los
específicos, luego de la revisión bibliográfica realizada por la investigadora.
La finalidad es buscar los significados y relaciones de esas variables según los

postulados de distintos autores que permitan ubicar el tema de investigación en el
contexto general, y a su vez ayude a definir la concepción que se le va a dar a cada una
de ellas dentro de la investigación, dentro de los conceptos que se considero relevante
para el desarrollo de la investigación se pueden destacar:
El Inventario
El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las

organizaciones. De él dependen varias funciones como son las de producción, ventas,
compras, financiación, llegando a ser parte medular de un negocio.
La bibliografía consultada permite establecer una definición generalizada del

inventario como el conjunto de existencias que se tienen con el objetivo de satisfacer la
demanda al más bajo costo posible. Indistintamente, cada autor adapta el concepto de
inventario a determinadas formas de reflejar la situación de los recursos de la
organización.
Andrés Suárez en su libro "Economía financiera de la empresa", hace una

extrapolación del concepto de inventario insertándolo en un contexto más amplio. Se
refiere al balance general como un inventario de todos los bienes, derechos y
obligaciones de la empresa, mostrando la situación de la empresa desde dos puntos de
vista: El económico y el financiero.
Existe consenso al plantearse que el inventario de una empresa de servicios es de

exclusivamente Inventario de artículos terminados disponibles para la venta.
Respecto a la relación existente entre la logística y la gestión de stocks, la definición

dada por el Council of Logistics Management plantea que:
“La Logística es el proceso de planear, implementar y controlar de forma eficiente,

con enfoque de efectividad de costos, el flujo y el almacenamiento de materias primas,
inventarios en proceso, productos terminados y la información correspondiente desde el
punto de origen al punto de consumo de acuerdo a los requerimientos del cliente”.
Varios autores le atribuyen especial importancia a la toma de decisiones financieras
en el corto plazo referente a las existencias, refiriéndose al papel del director financiero.
Weston J. Fred, Copeland Thomas en su obra “Manual de Administración

Financiera” señala:
"... Al área de finanzas le corresponde financiar el inventario de la empresa. Le

gustaría destinar para ello el menor capital posible, ya que a la empresa no le conviene
comprometer sus recursos en inventario que resulte excesivo...", y más adelante, "...El
buen director financiero procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es
costoso..."
Se debe mantener inventario suficiente para protegerse de cambios bruscos en la

demanda y de variaciones en el nivel de producción, pero a su vez se pretende
minimizar la inversión en inventarios dados los costos tangibles e intangibles que
supone el mantener recursos en existencias.
Sobre el particular, en el libro "Fundamentos de Administración Financiera", Weston

plantea:
"... el inventario debe rotarse con prontitud, ya que mientras más rápida sea la
rotación de este, menor es el monto que debe invertir la empresa en el inventario para
satisfacer una demanda de mercancías...”, "... Este objetivo financiero a menudo está en
conflicto con el objetivo de la empresa de mantener inventarios suficientes para
minimizar la escasez de inventario y satisfacer la demanda...”
El logro en el equilibrio entre los costos de mantener y de ordenar inventario es una

parte esencial de la gestión del inventario, lo cual da como resultado el nivel óptimo de
inventario para mantener las operaciones de la empresa.
La logística como fuente de eficiencia y ventaja competitiva.
En un sentido amplio, "se entiende por logística al conjunto de conocimientos,

acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten
realizar una actividad principal en tiempo, forma y al costo más oportuno en un marco
de productividad y calidad".
En vista a lo anterior el concepto de logística se puede definir como el proceso de

gerenciar estratégicamente el movimiento y almacenamiento de materias primas, partes
y productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa hasta el usuario
final".
La logística, desde el punto de vista gerencial es una estrategia necesaria para

manejar de forma integral la cadena de suministros, de tal forma que logre el balance
óptimo entre las necesidades del cliente y los recursos disponibles de la empresa y su
desempeño debe ser medido a través del servicio al cliente final.
La cadena logística está compuesta por cinco elementos básicos sobre los que se
trabaja cualquier estrategia de este tipo:
• El servicio al cliente.
• Los inventarios.
• Los suministros.
• El transporte y la distribución.
• El almacenamiento.
La logística vela por la optimización y el mantenimiento de los recursos de esta

cadena a través de sistemas de información compartidos por todos los que intervienen
en ella y mediante la aplicación de indicadores de desempeño que permitan conocer los
niveles de inventarios, los tiempos de procesamiento, la rotación de los productos, etc.
La Administración
La Administración es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y

la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades;
también se dice que la Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos y de las actividades de trabajo con el propósito de lograr
los objetivos o metas de la organización de una manera eficaz y eficiente.
Según Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: planificación,
organización, dirección, y control.
Planeación: Es el Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción
adecuado para lograrlos. Implica calcular las condiciones y circunstancias futuras y con
base en esas estimaciones, tomar decisiones sobre qué trabajo debe realizar el
administrador y todos aquellos que están bajo su responsabilidad. Esta función la
componen tres niveles: Planeación estratégica (acciones estratégicas diseñadas para
lograr las metas a trazadas a largo plazo para la organización), planeación táctica
(traduce los planes estratégicos en acciones concretas diseñadas para alcanzar metas y
objetivos específicos a más corto plazo), planeación operativa (identifica las acciones
necesarias para que las unidades de la organización logren sus metas).
Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de
manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas
específicas. Para realizar el trabajo administrativo, es necesario conjuntar los recursos
de manera sistemática. Implica poner atención a la estructura de relaciones entre los
puestos y los individuos que los ocupan, así como vincular la estructura con la dirección
estratégica general de la organización.
Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los

miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. Esta
función generalmente se clasifica de diversas formas, incluyendo en muchas de ellas el
término de liderazgo. Lo anterior, porque dirigir es el proceso de intentar influir en otras
personas para alcanzar los objetivos organizacionales. Implica además motivar a los
subalternos, interactuando con ellos de manera eficaz en situaciones colectivas y
comunicándose de forma estimulante sobre los esfuerzos para cumplir sus tareas y
alcanzar las metas organizacionales.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
planificadas. La esencia de esta función consiste en regular el trabajo de la
organización. El control podría realizarse de distintas formas, incluyendo el
establecimiento anticipado de estándares de desempeño, supervisión continua y en
tiempo real del desempeño y la evaluación desempeño en general. Los resultados de la
evaluación se retroalimentan al proceso de planeación, por lo que se considera
fundamental reconocer estas cuatro funciones como parte de un proceso recíproco u
recurrente.
Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, expresa: Las Funciones

del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo

conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción
dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e
interactivo….Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el
proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se
consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.
Visto así, las funciones del administrador, como un proceso sistemático, que no sólo
conforman una secuencia cíclica, pues se encuentra relacionada en una interacción
dinámica. Por lo tanto, el proceso administrativo, es cíclico, dinámico e interactivo,
como se muestra en el Cuadro 3.
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están
totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su
estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en
forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la
planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho
alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la
planificación, lo que realimenta el proceso.
Cuadro 3
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Fuente: Cuadro elaborado por la investigadora.
El Sistema de Control.
Si no hay un buen sistema de planificación no puede haber un sistema de control,

cuya tarea principal no es, como a veces se supone, castigar los errores o encontrar
culpables, sino detectar y corregir lo antes posible las desviaciones respecto de los
objetivos marcado, realimentando el sistema con información que lo mantenga en el
rumbo previsto.
El Control Interno
El control interno es un instrumento de gestión que se emplea para proporcionar una
seguridad razonable de que se cumplan los objetivos establecidos por la entidad, para
esto comprende con un plan de organización, así como los métodos debidamente
clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad que proteja
sus recursos, propenda a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoye
y mida la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como
estimule la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas. La
eficacia de la estructura de control interno, revisión y actualización constante es una
responsabilidad de todos los directivos de la entidad. Durante la década de los ochenta,
se llevaron a cabo amplias discusiones acerca del tema, por agrupaciones privadas
fundamentalmente de los Estados Unidos y el resultado de los estudios se publicó en el
documento “Marco Integrado del Control Interno” elaborado por el Comité of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, conocido por sus siglas
(COSO), grupo de trabajo creado en 1985, que reunió la información sobre las
principales tendencias a nivel mundial y presentó un nuevo enfoque desde el punto de
vista de la gerencia moderna.
Definición según COSO
En un sentido amplio, se define como: “Un proceso efectuado por el Consejo de
Administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías:
a.- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
b.- Fiabilidad de la información financiera, y
c.- Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.”
Esta definición refleja los conceptos fundamentales siguientes:

• El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones, estructuradas y
coordinadas dirigidas a un fin o resultado. No se trata de acciones añadidas, si no de
acciones incorporadas a los procesos e integradas a la gestión de la entidad como parte
inseparable de su actividad.
• El control interno lo llevan a cabo las personas, en cada nivel de la entidad. No se
trata sólo de la dirección, si no de todas las personas que componen la organización, las
cuales deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos, aplicar controles y
estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.
• El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la entidad de
que los objetivos previstos serán alcanzados, no es posible que los controles eviten
todos los problemas y cubran todos los riesgos, por lo que es muy importante conocer
sus limitaciones.
• El control interno facilita la consecución de los objetivos de la entidad en los tres
ámbitos siguientes: Eficiencia y eficacia de las operaciones,
• Fiabilidad de la información financiera y contable, y
• Cumplimiento de las leyes y las normas aplicables.
El interés del informe COSO consiste en disponer de una metodología común, con
una visión integradora y dinámica que permita satisfacer las demandas de todos los
sectores involucrados, para mejorar la calidad de la información financiera,
concentrándose en el manejo corporativo y las normas éticas. Desde su concepción ha
sido ampliamente difundido en el ámbito mundial como uno de los estudios más
completos en la materia.
Control Interno sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno
sobre los inventarios incluyen:
• Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
• Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
• Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
• Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
• Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
• Comprar el inventario en cantidades económicas.
• Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
• No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto
de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Matriz FODA
Proviene del acrónimo en inglés SWOT; (Strenghts, Weaknesses, Oportunities,

Threats) en español las siglas son FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas).
El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles
que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su
evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la

situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un
diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los
objetivos y políticas formulados.
De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la
organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las
oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil
poder modificarlas.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que
cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente,
etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables,

que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener
ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades
que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a
atentar incluso contra la permanencia de la organización.
El Análisis FODA, también es una herramienta que puede considerarse sencilla y
permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización
determinada. Thompson (1998) establece que el análisis FODA estima el hecho que una
estrategia tiene que lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la
organización y su situación de carácter externo; es decir, las oportunidades y amenazas,
tal como lo muestra en el Cuadro 4.
Cuadro 4
MATRIZ FODA
|FORTALEZAS |DEBILIDADES
|
|Capacidades fundamentales en áreas claves. |No hay una dirección estratégica
clara. |
|Recursos financieros adecuados. |Instalaciones obsoletas.
|
|Buena imagen de los compradores. |Rentabilidad inferior al promedio.
|
|Un reconocido líder en el mercado. |Falta de oportunidad y talento
gerencial. |
|Estrategias de las áreas funcionales bien ideadas. |Seguimiento deficiente al
implantar la estrategia. |
|Acceso a economías de escala. |Abundancia de problemas operativos
internos. |
|Aislada (por lo menos hasta cierto grado) de las fuertes |Atraso en investigación y
desarrollo. |
|presiones competitivas. |Línea de productos demasiado limitada.
|
|Propiedad de la tecnología. |Débil imagen en el mercado.
|
|Ventajas en costos. |Débil red de distribución.
|
|Mejores campañas de publicidad. |Habilidades de mercadotecnia por
debajo del promedio. |
|Habilidades para la innovación de productos. |Incapacidad de financiar los
cambios necesarios en la |
|Dirección capaz. |estrategia. |
|Posición ventajosa en la curva de experiencia. |Costos unitarios generales más
altos en relación con los |
|Mejor capacidad de fabricación. |competidores clave.
|
|Habilidades tecnológicas superiores | |
|OPORTUNIDADES |AMENAZAS
|
|Atender a grupos adicionales de clientes. |Entrada de competidores foráneos
con costos menores. |
|Ingresar en nuevos mercados o segmentos. |Incremento en las ventas y
productos sustitutos. |
|Expandir la línea de productos para satisfacer una gama |Crecimiento más lento en el
mercado. |
|mayor de necesidades de los clientes. |Cambios adversos en los tipos de
cambio y las políticas |
|Diversificarse en productos relacionados. |comerciales de gobiernos
extranjeros. |
|Integración vertical (hacia adelante o hacia atrás). |Requisitos reglamentarios
costosos. |
|Eliminación de barreras comerciales en mercados foráneos |Vulnerabilidad a la
recesión y ciclo empresarial. |
|atractivos. |Creciente poder de negociación de clientes o
proveedores. |
|Complacencia entre las compañías rivales. |Cambio en las necesidades y
gustos de los compradores. |
|Crecimiento en el mercado más rápido. |Cambios demográficos adversos.
|
Fuente: Thompson et. al. (1998), Dirección y administración estratégicas, conceptos,

casos y lecturas, McGraw-Hill, primera edición en español, México, p. 98
Bases Legales
Según el manual de elaboración de tesis de grado de la Universidad Pedagógica

Experimental Liberador (U.P.E.L). 2003, establece al respecto de las fuentes legales
que: “Tienen una variedad de criterios y estilos para el registro de las referencias de
instrumentos legales y normativos, tales como: leyes, códigos, decretos, reglamentos,
estatutos, resoluciones, normas y similares y dan apoyo al trabajo de investigación”.
(p.72).
A continuación se presentaran leyes o definiciones legales, por los cuales se rige la

presente investigación.
Constitución de la Repùblica Bolivariana De Venezuela (1999).
Articulo 112. Anuncia que todas las personas pueden dedicarse libremente a la
actividad económica de su preferencia ,sin mas limitaciones que las previstas en esta
constitución y las que establezcan las leyes ,por razones de desarrollo humano,
seguridad, protección del ambiente u otras de interés social el estado promoverá la
iniciativa privada garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como
de la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la
libertad de trabajo, empresa, industria, sin prejuicio de su facultad para dictar medidas
para planificar, racionalizar, y regular la economía o impulsar el desarrollo integral del
país(p.40).
Articulo 117. Resalta: todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y
servicios de calidad así como a una información adecuada y no engañosa sobre el
contenido y característica de los productos y servicios que consume, al a libertad de
elección y a un trato equitativo y digno la ley establece los mecanismos necesarios para
garantizar esos derechos, las normas de control de calidad y cantidad de bienes y
servicios. Por procedimientos de defensa del publico consumidor, el resarcimiento de
los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación de esos
derechos. (p.42)
Código de Comercio. (1955)
Articulo 32. Establece que. ”Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el
de inventario”. (p.23)
Se establece en el artículo anteriormente citado que, todo comercio debe tener

obligatoriamente los libros contables necesarios para realizar el registro de las
operaciones comerciales que realizan. Estos registros se realizan en libros denominados
diario, mayor e inventario.
Articulo 33. El libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al tribunal o registros mercantiles, en los lugares donde
los haya, o al juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existen
aquellos funcionarios, fin de poner en primer folio de libre no de las que tuviere,
fechad y firmada por el juez y su secretario o por el registrador mercantil. (p.23)
Cada libro contable para el registro de las operaciones comerciales de una

organización, deben estar asentados en los ente gubernamentales designados por el
estado para realiza tal operación, el objeto de lo anterior para llevar un control de las
operaciones que realizan.
Articulo 35. Acota lo siguiente: Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de

cada año, hará en el libro de inventarios una descripción de todos sus bienes tanto
muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no en
su comercio .los inventarios serán firmados por todos los interesados en el
establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación. (p.23)
Con respecto a este articulo se establece que los inventarios deben cerrase con el
balance y la cuenta de ganancias y perdidas; esta debe demostrar con evidencia y verdad
los beneficios obtenidos, así como cualquiera otra obligación contraída bajo condición
suspensoria con la anotación de la respectiva contrapartida.
Ley de Ejercicio de la Farmacia
En el Título I de esta ley que rige en Venezuela el Ejercicio de la Farmacia, se puede
citar:
Artículo 1. El ejercicio de la Farmacia comprende la elaboración, tenencia,
importación, exportación y expendio de drogas, preparaciones galénicas, productos
químicos, productos biológicos, especialidades farmacéuticas y en general toda
sustancia medicamentosa.
Artículo 2. Sólo pueden ejercer la Farmacia en Venezuela las personas que posean el
título de farmacéutico expedido o revalidado conforme a la Ley y las que posean las
licencias expedidas el año 1914 por el Ministerio de Relaciones Interiores, licencias que
fueron declaradas definitivas con fecha 8 de junio de 1920.
Único: La Dirección de Sanidad Nacional sólo concederá permisos para ejercer la
Farmacia en los lugares donde no ejerzan las personas mencionadas en este artículo; y
dado el carácter provisional de los ya concedidos por la Ley anterior, éstos no tendrán
efecto sino en los lugares donde no ejerzan farmacéuticos titulares.
Título II, Artículo 10. En ningún establecimiento farmacéutico se podrá despachar
recetas que no estén firmadas por un facultativo y para ello se consultarán las nóminas
de médicos y otros profesionales legalmente autorizados.
Ley de Medicamentos
TITULO I Artículo 1°. Esta Ley regulará todo lo relacionado con la política
farmacéutica a los fines de asegurar la disponibilidad de medicamentos eficaces,
seguros y de calidad, así como su accesibilidad y uso racional a todos los sectores de la
población en el marco de una política nacional de salud.
Artículo 2°. Los objetivos de esta Ley son:
1. Preservar que en la relación beneficio riesgo terapéutico, la comercialización,

producción e importación de medicamentos de calidad, genere saldos favorables a la
salud;
2. Facilitar el acceso de los medicamentos a toda la población con prioridad a lo
requerido según los indicadores de mortalidad prevalentes en el país;
3. Establecer revisión periódica del Formulario Terapéutico Nacional, de las Normas
Farmacológicas de las Normas Terapéuticas, de las Normas de Buenas Prácticas de
Manufactura y de la Dispensación.
4. Establecer normas para la creación de sistemas de fármaco vigilancia, de uso racional
y de información sobre el medicamento;
5. Establecer pautas de selección de medicamentos destinados a los diferentes niveles de
atención de la salud;
6. Regular la dispensación de medicamentos en los establecimientos farmacéuticos
públicos y privados;
7. Regular la presencia en el mercado nacional de productos farmacéuticos;
8. Regular el control sanitario de los medicamentos registrados;
9. Regular las actividades del Consejo Nacional del Medicamento;
10. Garantizar el abastecimiento de medicamentos esenciales y genéricos en los
establecimientos de salud;
11. Establecer normas éticas para regular la información, promoción y publicidad de los
medicamentos.
CAPÍTULO III
MARCO METODOLOGICO
Según Balestrini M (2006). “Toda vez que se ha formulado el problema de la

investigación, delimitados los objetivos y asumidas las bases teóricas que orientarán el
sentido de la misma de manera precisa, para indicar el tipo de datos que se requiere
indagar, deben seleccionarse los distintos métodos y las técnicas que posibilitarán
obtener la información requerida. A fin de cumplir con este importante aspecto
inherente a todo proceso de investigación, se deberá elaborar el marco metodológico o
la metodología dentro del proyecto de investigación”.
Por consiguiente, en el proyecto de investigación, se incorporará como una parte muy

importante del mismo, el marco metodológico del estudio propuesto. En este sentido, el
marco metodológico, está referido al momento que alude al conjunto de procedimientos
lógicos, tecno – operacionales implícitos en todo proceso de investigación, con el objeto
de ponerlos de manifiesto y sistematizarlos; a propósito de permitir descubrir y analizar
los supuestos del estudio y de reconstruir los datos, a partir de los conceptos teóricos
convencionalmente operacionalizados.
En consecuencia, el marco metodológico, de la presente investigación que tiene

por objeto Analizar el control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén
de Farmacias SAAS, ubicada en el Terminal de Maracay Estado Aragua; es la instancia
que alude al momento tecno-operacional presente en todo proceso de investigación;
donde es necesario situar al detalle, el conjunto de métodos, técnicas y protocolos
instrumentales que se emplearán en el proceso de recolección de los datos requeridos en
la investigación propuesta.
Diseño, Tipo, Nivel y Modalidad de la investigación
El diseño de la investigación, según Arias, (1999), “es la estrategia adoptada por el

investigador para responder el problema planteado” (p. 47).
En el mismo orden de ideas, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador,

(UPEL), en su “Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis
Doctorales”, (1998), define Proyecto Factible como “la investigación, elaboración y
desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas,
requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales” (p. 7).
El tipo de Investigación, de acuerdo al Manual para la elaboración, presentación y

evaluación del anteproyecto, informe de pasantías y trabajo de grado del Instituto
Universitario de Tecnología de Administración Industrial (IUTA) Extensión – Maracay.
“la estrategia para desarrollar el estudio, contiene de una manera estructural y funcional
cada etapa del proceso y depende del tipo de investigación. Esta definición la confirma
el hecho de que el proceso de recolección de datos se efectuará principalmente en la
empresa Farmacias SAAS, ubicada en el Terminal de Maracay Estado Aragua.
En base a esto, la presente investigación y de acuerdo con el problema planteado

en función de los objetivos se ubica bajo el diseño descriptivo con un tipo de
investigación de campo a un nivel experimental con apoyo bibliográfico Los fenómenos
a estudiar, son en este caso los factores que intervienen en el análisis de impacto en el
área de personal que conlleva al Análisis del control de inventario para el eficaz
funcionamiento del almacén de Farmacias SAAS, ubicada en el Terminal de Maracay
Estado Aragua.
Población y Muestra
Población
Para Tamayo (1996), la población “es la totalidad del fenómeno a estudiar en donde
las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da
origen a los datos de la investigación” (p. 114); asimismo, Selltiz (citado por Tamayo
1996), menciona que “una población es el conjunto de todas las cosas que concuerdan
con una serie determinada de especificaciones”.
Los criterios que se utilizan para la selección de muestras, pretenden garantizar que el
conjunto seleccionado represente con la máxima fidelidad a la totalidad de la que se ha
extraído, así como hacer posible la medición de su grado de probabilidad.
Por lo anteriormente descrito, la población de esta investigación conformada por

treinta (30) personas que labora en la Empresa Farmacias SAAS, ubicada en el
Terminal de Maracay Estado Aragua, para lo cual se planteó como criterio de
selección el muestreo intencional, el cual definido por Arias, (1999), se fundamenta en
la “selección de los elementos con base en criterios o juicios del investigador” (p. 51), a
partir de la experiencia en el área de estudio, considerando que el investigador tiene
conocimiento previo de la población para determinar cuáles son las categorías que se
pueden analizar como tipo representativo del fenómeno.
La Muestra
Los criterios que se utilizan para la selección de muestras, tienen como fin ulterior,
garantizar que el conjunto seleccionado represente con la máxima fidelidad a la
totalidad de la que se ha extraído, así como hacer posible la medición de su grado de
probabilidad.
Esto indica que se tomara una muestra poblacional o censal compuesta por el ciento
por ciento (100%) de los individuos de la muestra los cuales son cuatro (4) personas que
trabajan en la empresa en estudio. En palabras de Roosevelt (2000), una muestra censal,
“cuando ocupa la totalidad de los elementos que conforman la población. En algunos
casos es conocida como muestra poblacional” (p.57); de allí que la muestra quedó
conformada por las Cuatro (4) personas seleccionadas como parte de la población.
Igualmente, Hernández (1998), afirma que la muestra de expertos, se efectúa en los

estudios cualitativos que requieren la opinión de sujetos expertos en un tema; lo que se
aplica al tipo de investigación planteada, ya que se busca evaluar cuantitativa y
cualitativamente la propuesta presentada, es por ello que los trabajadores de la empresa
Farmacias SAAS, ubicada en el Terminal de Maracay estado Aragua, son las más
idóneos para el estudio, pues tiene el conocimiento y la experiencia requerida
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
La técnica y el instrumento de recolección de datos, se define como el procedimiento,

lugar y condiciones que el investigador se plantea dentro de su trabajo para la
recolección de datos e informaciones que sirvan para la solución del problema. En esta
investigación, se utilizará la entrevista estructurada; definida por Hurtado (1998), como
un “formulario normalizado, cuyas preguntas serán previamente preparadas. Esta
entrevista supone conocimientos previos de los aspectos relevantes del fenómeno o
hecho que se estudia” (p. 644).
La presente investigación se realizó utilizando tres (3) importantes técnicas de

recolección de datos como lo son el análisis documental, la observación directa y el
cuestionario.
El análisis documental consistirá en la lectura e interpretación de trabajos de

investigación, textos especializados en el área de estudio, textos legales, manuales
técnicos relacionados con el área y un estudio exhaustivo de las propias directivas
relacionadas con el tema, que permitirán precisar planteamientos fundamentales de
contenidos a objeto de extraer las referencias bibliográficas y enriquecer el
conocimiento con relación al problema planteado; mientras que la observación permitirá
percibir deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad por medio de un
esquema conceptual previo y con base a los objetivos planteados.
Para obtener la información se realizó un instrumento el cual fue un cuestionario

de tipo dicotómico, es decir cerrado son respuestas afirmativas o negativas, donde se
uso la técnica de la encuesta, para la población a estudiar que según González (2.000) la
encuesta consiste “En recabar cierto tipo de información a través de consultas o
interrogativos referentes a un tema especifico, obteniéndola mediante cuestionario que
permitió posteriormente graficarlas” (P. 201).
De allí pues que, según Cultca (2.001), el cuestionario “Lo constituye una relación
de preguntas donde la persona encuestada responde por escrito y puede hacerlo sin la
presencia del encuestador” (P. 71)
Validación
Tamayo y Tamayo (1998) considera que validar es “determinar cualitativa y/o
cuantitativamente un dato” (224). Esta investigación requirió de un tratamiento
científico con el fin de obtener un resultado que pudiera ser apreciado por la comunidad
científica como tal.
En el mismo orden de ideas, Balestrini (1997), (pág.140) plantea: “Una vez que se ha
definido y diseñado los instrumentos y Procedimientos de recolección de datos,
atendiendo al tipo de estudio de que se trate, antes de aplicarlos de manera definitiva en
la muestra seleccionada, es conveniente someterlos a prueba, con el propósito de
establecer la validez de éstos, en relación al problema investigado.”
La validez del instrumento de recolección de datos de la presente investigación, se
realizara a través de la validez de contenido, es decir, se determinó hasta donde los
ítems que contiene el instrumento fueron representativos del dominio o del universo
contenido en lo que se desea medir, para ello se requerirá de la colaboración de tres
expertos con suficiente criterio para determinar si el contenido del mismo se ajusta a las
exigencias que plantean los objetivos de la presente investigación.
La fiabilidad, confiabilidad, consistencia y credibilidad de la investigación se lograra
a través del análisis de la información, lo cual permitirá internalizar las bases teóricas, el
cuerpo de ideas y la realidad.
Fases de la Investigación
La presente investigación se desarrollo en cinco (5) fases
Fase I. Indagación de Contexto: En esta primera etapa de la investigación, se realizo

una observación de la problemática que se deseaba estudiar, en este sentido se realizó la
recopilación de material bibliográfico digital y físico que constituyeron las bases del
desarrollo teórico del estudio
Fase II. Delimitación del Problema: Posteriormente, se delimitaron los

acontecimientos a nivel cronológico de los acontecimientos que se deseaban analizar y
bajo los parámetros que se deseaban estudiar.
Fase III. Delimitación de Técnicas de Recolección de Información: Luego de la
delimitación del problema, se procedieron a la selección de las técnicas e instrumentos
de recolección de la información que permitirían la recolección de la información
necesaria para lograr los objetivos planteados en el estudio así como la selección de las
técnicas de análisis cualitativos para el procesamiento de la información.
Fase IV. Elaboración de Conclusiones: Posterior al análisis de la información

recabada, procesada y analizada se procederá a la elaboración final de conclusiones.
Fase V. Elaboración de las recomendaciones: luego de plasmar las conclusiones y de

analizarlas se procederá a emitir las recomendaciones necesarias para lograr el objetivo
de la investigación.
Para la investigación es de importancia fundamental que los hechos y relaciones

que establezcan los resultados obtenidos o nuevos conocimientos tengan el grado
máximo de exactitud y confiabilidad. Según Tamayo y Tamayo define que la
metodología es un procedimiento general para lograr de manera precisa el objetivo de la
investigación (p.113) se plantea entonces un procedimiento ordenado que se sigue para
establecer los hechos y fenómenos hacia los cuales esta encaminado el interés de la
investigación.
Técnicas de Análisis e interpretación de los resultados

La información recabada a través de las técnicas de observación, revisión documental
y la entrevista fueron organizados en categorías para proceder a analizarlos y someterlas
posteriormente a un proceso de triangulación , con el fin de generar nuevas
teorizaciones que fueron contrastadas con las teorías precedentes.
Una vez que los datos se organicen, codifiquen y se transfieran a una matriz de
interpretación de resultados, se realizará el análisis de los mismos aplicando la
estadística descriptiva, la cual permite realizar un análisis mediante la distribución de
frecuencias de los resultados obtenidos y apoyado con el uso de las representaciones
gráficas. Este análisis estadístico plantea el estudio cuantitativo, referido a los datos
numéricos obtenidos y el cualitativo, con respecto al análisis que realiza el investigador
de los resultados.
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Presentación y Análisis por ITEMS
El análisis está basado en el análisis de los resultados de la aplicación del

instrumento. El mismo se baso en la técnica para el análisis de datos descrita
anteriormente, mediante la cual se hace un análisis descriptivo basado en la frecuencia
simple y frecuencia relativa. Al finalizar esta descripción se realiza un resumen general
de los resultados del diagnostico, los cuales se utilizaron en la estructuración de las
conclusiones y en el planteamiento de las recomendaciones.
A continuación se presentan los Ítems con su respectivo cuadro de distribución de

frecuencias, así como la elaboración de graficas utilizando el diagrama de torta para
representar gráficamente los porcentajes obtenidos, igualmente la investigadora realizo
un análisis e interpretación de los resultados obtenidos en cada Ítems evaluado;
cumpliendo así con la Fase III de desarrollo de la Investigación la cual tenía por objeto
la selección de las técnicas e instrumentos de recolección de la información que
permitieron la recolección de la información necesaria para lograr los objetivos
planteados en el estudio así como ejecución del análisis cualitativos para el
procesamiento de la información.
ÍTEMS 1.- ¿Conoce usted si existe un manual de Normas y Procedimientos para el

Control de Inventario?
Cuadro Nº 5
CONOCIMIENTO
|Alternativas |Frecuencia |% |
|SI |- |- |
|NO |4 |100 |
|Total |4 |100 |
Gráfico Nº 1 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 5
Análisis e Interpretación
De acuerdo al presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos

encuestados, no se les ha informado acerca de los Manuales de Normas y
Procedimientos Administrativos para el control de inventario existentes en la Farmacia
SAAS El Terminal C.A.; lo que genera desconocimiento del manejo de los inventarios y
por consiguiente de los procedimientos para su reposición, almacenamiento y
resguardo.
ÍTEMS 2.- ¿En la empresa existe un criterio de reposición de la mercancía para el

aumento del stock de inventario?
Cuadro Nº 6
REPOSICIÓN DE LA MERCANCÍA
| |Frecuencia | |
|Alternativas | |% |
|SI |2 |50 |
|NO |2 |50 |
|Total |4 |100 |
A través de la siguiente distribución se desprende que existen opiniones encontradas

ya el 50% de los sujetos encuestados confirma la falta de criterio en la reposición de la
mercancía para el aumento del stock del inventario y el otro 50% afirma que si existen
parámetros de reposición; lo que implica que existen empleados que están adiestrados y
otros que desconocen el procedimiento.
ÍTEMS 3.- ¿En el Desarrollo del conteo físico del inventario se utilizan formularios
para el conteo físico y registros de los mismos?
Cuadro Nº 7
USO DE FORMULARIOS
|SI |4 |100 |
|NO |- |- |
|Total |4 |100 |
Grafico Nº 3 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº7
Según el presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos encuestados,
coinciden en que para realizar el conteo físico del inventario se utilizan formularios para
el registro de la mercancía.
ÍTEMS 4.- ¿Existen lineamientos generales en la asignación de responsabilidades para

el manejo de inventario?
Cuadro Nº 8
RESPONSABILIDADES
|SI |2 |50 |
|NO |2 |50 |
|Total |4 |100 |
Grafico Nº4 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 8.
coinciden en que no existen lineamientos para la asignación de responsabilidades en el
personal que maneja l inventario, mientras que el otro 50% afirma que si, lo que origina
una situación de desconocimiento de los niveles de responsabilidades en algunos de los
empleados de la Farmacia SAAS El Terminal C.A.
ÍTEMS 5.- ¿La empresa cuenta con registros actualizados de la mercancía disponible
para la venta en un momento dado?
Cuadro Nº 9
REGISTROS ACTUALIZADOS
|SI |- |- |
|NO |4 |100 |
|Total |4 |100 |
Gráfico Nº 5. Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 9
De acuerdo al presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos

encuestados, afirma que no existe un registro actualizado de la mercancía disponible
para la venta, lo que ocasiona que en un momento determinado la información presente
errores, existan fallas de inventario y también se reponga mercancía que se encuentre
disponible.
ÍTEMS 6-. ¿Se realizan listados semanales de la mercancía pendiente por reposición o
compra de mercancía?
Cuadro Nº 10
LISTADOS DE REPOSICIÓN
|SI |3 |75 |
|NO |1 |25 |
|Total |4 |100 |
Según el presente gráfico se puede observar que el 75% de los sujetos encuestados
afirma que se realizan semanalmente listados de la mercancía pendiente por reposición,
lo que origina un control manual de los pedidos de mercancía necesaria o faltante.
ÍTEMS 7.- ¿Se verifican las fallas de mercancía con tomas físicas de inventario?
Cuadro Nº 11
VERIFICACIÓN
|SI |2 |50 |
|NO |2 |50 |
|Total |4 |100 |
verifica las fallas o mercancía a reponer realizando tomas físicas del inventario,
mientras que el otro 50% sostiene que este procedimiento no es efectuado a la hora de
emitir la orden para realizar el pedido a proveedores.
ÍTEMS 8.- ¿Cuando el proveedor entrega la mercancía, esta es revisada de inmediato
con las respectivas Facturas o Notas de entrega y con la Orden de Pedido?
Cuadro Nº 12
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
|SI |4 |100 |
|NO |- |- |
|Total |4 |100 |
afirman que la mercancía al ser despachada por el proveedor es verificada de inmediato
por el personal y comparada con la orden de entrega o factura correspondiente.
ÍTEMS 9.- ¿Usted ha sido capacitado en cuanto al procedimiento de recepción, registro,

descarga y salvaguarda de inventario de mercancías de la farmacia?
Cuadro Nº 13
CAPACITACIÓN
|SI |2 |50 |
|NO |2 |50 |
|Total |4 |100 |
afirman que han sido capacitados por la empresa en cuanto en cuanto al procedimiento
de recepción, registro, descarga y salvaguarda del inventario de mercancía, mientras que
el resto no ha sido capacitado al respecto y por desconocimiento del procedimiento
pueden incurrir en errores significativos.
ÍTEMS 10.- ¿El proceso de control de Inventario aplicado en la organización le permite

conocer la cantidad presupuestada real de la compra?
Cuadro Nº 14
COMPRA DE MERCANCIA
|SI |1 |25 |
|NO |3 |75 |
|Total |4 |100 |
manifestaron que el proceso de Control de Inventario aplicado en la empresa no permite
conocer la cantidad real determinada para la compra y reposición de la mercancía.
ÍTEMS 11.- ¿La empresa cuenta con sistemas computarizados para llevar el registro y
el control de inventario?
Cuadro Nº 15
SISTEMAS COMPUTARIZADOS
|Respuesta |Frecuencia |% |
|SI |4 |100 |
|NO |- |- |
|Total |4 |100 |
afirman que la empresa cuenta con Sistemas Computarizados para llevar el registro y el
control de los inventarios de mercancía
ÍTEMS 12.- ¿Permite el control establecer la rotación de Inventario en un momento

determinado?
Cuadro Nº 16
ROTACIÓN DE INVENTARIO
|Alternativa |Frecuencia |% |
|SI |4 |100 |
|NO |- |- |
|Total |4 |100 |
Gráfico Nº12. Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 16

Según el presente gráfico se puede observar que el 100% de la muestra, están

de acuerdo en que el control del inventario permite verificar su rotación al momento de
requerirse.
ÍTEMS 13.- ¿Considera usted que el espacio donde se almacena la mercancía es

adecuada y segura?
Cuadro Nº 17
ESPACIO DE ALMACENAMIENTO
|Alternativa |Frecuencia |% |
|SI |1 |25 |
|NO |3 |75 |
|Total |4 |100 |
están de acuerdo que el espacio donde se almacena la mercancía es inadecuado, lo que
puede ocasionar daño a la mercancía y errores en el almacenaje de las medicinas de
acuerdo a su presentación.
ÍTEMS 14.- ¿Se realizan supervisiones al personal encargado del almacenamiento del
inventario?
Cuadro Nº 18
SUPERVISIÓN
|SI |1 |25 |
|NO |3 |75 |
|Total |4 |100 |
consideran que no se realizan supervisiones de las labores que realizan el personal
encargado del área de inventario.
ÍTEMS 15.- ¿Cree usted es importante vigilar constantemente todo el proceso de

almacén para evitar errores en la información?
Cuadro Nº 19
VIGILANCIA
|Alternativas |Frecuencias |% |
|SI |4 |100 |
|NO |- |- |
|Total |4 |100 |
manifestaron que su comunidad es imperante que todo el proceso de movimiento del
inventario de mercancía sea vigilado constantemente para evitar errores en la
información.
Luego de evaluados los Ítems e Interpretados los resultados en la aplicación del

Instrumento de Recolección de datos se procedió a clasificar las actividades que
involucran el manejo de inventario como parte del análisis del control de los mismos
como elemento fundamental del mejor funcionamiento del almacén de la Farmacia
SAAS, El Terminal, C.A.; para ello se realizo un Análisis de Discrepancia, que no es
más que la relación entre el Ser y el Deber ser con respecto a las Actividades que
implican manejo y custodia del Inventario de la Farmacia SAAS, El Terminal, C.A.¸
esta relación se puede observar en el siguiente Cuadro:
Cuadro Nº 20
ANÁLISIS DE DISCREPANCIA
|SER |DEBER SER |

|El proceso Administrativo a seguir con respecto al manejo |El proceso de Inventario
debe estar sujeto a lineamientos |
|del Inventario no está determinado específicamente en el |administrativos debidamente
pre concebidos, los cuales |
|Manual de Normas y Procedimientos de la Farmacia SAAS el |contribuyen con el
desarrollo de la empresa |
|Terminal C.A. | |
|A pesar de contar con Manuales de Normas y Procedimientos, |Se debe adiestrar al
personal con respecto a las |
|el área de almacén no cuenta con personas capacitadas. |actividades y funciones
inherentes al área de Almacén, así |
| |como también facilitarles el Manual de Normas y
|
| |Procedimientos, evitándose errores que afecten a
la |
| |información financiera. |
|No se posee una línea de mando definida que dirija y |Se debe ejecutar un proceso
que vaya en función de |
|supervise las operaciones de inventario, así como tampoco |determinar la adecuada
segregación de las actividades en el|
|se realizan informes de supervisión y control. |área de Inventarios, realizar
supervisiones constantes del |
| |personal y ejecutar conteos físicos de la mercancía
|
|SER |DEBER SER |
|La empresa no cuenta con registros actualizados de la |Se deben realizar tomas
físicas de Inventario y verificar |
|mercancía disponible para la venta lo que ocasiona que |constantemente q la
información registrada concuerde con la|
|existan errores en la información que suministra el sistema|realidad para evitar errores
al momento de ofertar un |
|y el stock de inventario, retardando el proceso de venta al|producto o de hacer pedido
de mercancía a los proveedores. |
|cliente. | |
|No existe un adecuado control de Inventario en la empresa |Se debe establecer un
Control adecuado para el área de |
| |Inventario que permita detectar errores a tiempo y
aplicar |
| |correctivos que garanticen confiabilidad en la
información |
| |registrada en el sistema computarizado de la
empresa. |
|No posee un área adecuada para el almacenamiento de la |Se debe evaluar la
posibilidad de mejorar el espacio de |
|mercancía |almacenamiento que garantice seguridad y
confiabilidad. |
En este mismo orden de ideas, a continuación se presenta un análisis esquematizado

en relación con las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la empresa
Farmacia SAAS, El Terminal C.A.
Cuadro 21
MATRIZ FODA FARMACIA SAAS, EL TERMINAL C.A.
|FORTALEZAS |DEBILIDADES
|
|Pertenece a una Franquicia, con amplia trayectoria y con |Espacio Inadecuado para el
Área de Almacén. |
|sucursales a nivel Nacional. | |
| | |
|La Ubicación de la Farmacia SAAS, el Terminal, se |Falta de adiestramiento del
personal en el Área de Almacén |
|encuentra ubicada en un área estratégica, ya que sus |y en el Control de Inventario.
|
|instalaciones están en el Terminal de Pasajeros de |
|
|Maracay Edo. Aragua lo que origina un masivo tráfico de |Deficiencia en la
Supervisión del Personal a cargo del |
|posibles consumidores de los productos ofertados. |inventario y determinación de
las Líneas de mando. |
| | |
|Posee un Control Automatizado del Inventario. |
|
| | |
|Se Ajusta al marco Legal requerido en el área |
|
|Farmacéutica. | |
| | |
|Posee un personal joven y con disposición hacia la |
|
|atención del cliente. | |
|OPORTUNIDADES |AMENAZAS
|
|Posibilidad de ampliar el control de los inventarios |Alta competencia en el mercado
|
|Ampliación del servicio de una forma rápida y eficiente |
|
|Toma de decisiones acertadas mediante el soporte de |
|
|información financiera confiable y actualizada |
|
Fuente: La autora
Como se evidencia en el cuadro anterior el área de Almacén presenta puntos álgidos

que comprometen el Control Interno de la Empresa Farmacia SASS El Terminal C.A.;
como lo es la falta de procedimientos administrativos preconcebidos en el Área de
manejo y control del Inventario de Mercancía, así como también la falta de
adiestramiento al personal, la disposición de un área adecuada para el almacén y con la
supervisión de personal calificado dentro de la línea de mando de la empresa.
Corrigiendo esas áreas de control y manteniendo una constante supervisión de las

actividades realizadas se mejoraría efectivamente el Control Interno del Almacén.
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
El objetivo de la presente investigación fue realizar un análisis del control de

inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de Farmacia SAAS, ubicada en el
Terminal de Maracay, Estado Aragua, permitiendo en el desarrollo de la investigación
determinar la existencia de factores claves para la correcta ejecución de las actividades
inherentes al área de inventario, como lo son la existencia de manuales de normas y
procedimiento en la empresa pero el desconocimiento de los mismos por parte de
personal encargado de esta área; igualmente se observó que existen dentro la muestra,
individuos que conocen las funciones relativas a la reposición de inventario y otros que
no han sido adiestrados al respecto lo que ocasionaría errores considerables, por
desconocimiento del área; igualmente es importante destacar que hoy en día para que
una empresa sea altamente competitiva es necesario contar con información acertada y
en cuanto a la empresa en estudio se observo que los registros de inventarios no se
encuentran disponibles ni actualizados, así mismo se evidencia que el área de
almacenaje no se encuentra adecuada para el almacenaje y el control respectivo del
inventario de mercancía así como tampoco se realizan supervisión del inventario ni de
las actividades realizadas por el personal encargado del departamento de inventario,
punto clave en el cual la muestra está totalmente de acuerdo con que la supervisión
evitaría cometer errores que afecten la información financiera de la empresa Farmacia
SAAS, El Terminal C.A.
El control interno del área de Almacén de la Farmacia SAAS, El Terminal no se

ajusta a las necesidades y requerimientos de la organización, ya que debe mantener el
equilibrio el cual debe consistir en un sistema que permita tener una confianza
moderada de que sus acciones administrativas se ajustan a los objetivos y normas
(legales y estatutarias) aplicables a la organización y un excesivo control puede ser
costoso y contraproducente.
El objetivo principal de llevar un adecuado control de inventarios es contar con

información suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la
liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con
la consecuente disminución de gastos operativos; sin embargo la Farmacia SAAS, EL
Terminal , no cuenta con adecuado Control de Inventarios a pesar de contar con
programas de cómputo los cuales son excelentes, pero sin embargo, el que estén bien
estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información, si no son
alimentados con información real y constante.
Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier
cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada
de recibir el material.
Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea
más rápido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con información valiosa
para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.
Recomendaciones
A fin de mejorar el funcionamiento del almacén de la Farmacia SAAS, el terminal

C.A. se recomienda diseñar un sistema de control interno, realizando previamente un
análisis de los procesos y funciones del área o departamento de inventario de la
organización con el fin de identificar las debilidades inherentes, conocer los riesgos y,
derivado de ello, definir las medidas a utilizar para reducirlos.
Se sugiere que los manuales de normas y procedimientos administrativos y contables

que forman parte de la organización, se den a conocer a la unidad objeto de análisis para
su aplicación en el desarrollo de sus operaciones habituales; estableciendo una correcta
ejecución de las operaciones con el fin de preservar la eficacia, eficiencia y economía de
la organización; y de ser el caso, realice las actualizaciones necesarias que deberán ser
aprobadas por la línea de mando establecida para realizar la supervisión del personal y
del área de almacenes de la Farmacia SAAS, El Terminal C.A.
Las actualizaciones de los lineamientos administrativos para el manejo del área de
Inventario, se deberán producir cada vez que los encargados del control interno, de
común acuerdo con los empleados responsables de cada área y con la respectiva
autorización de los Gerentes de la empresa, lleguen a la conclusión de que un proceso
determinado se debe modificar.
Para que un sistema de control interno del Área de Inventarios funcione con
eficiencia se recomienda contar con programas de entrenamiento, motivación,
participación y remuneración apropiada del recurso humano; creando en ella una cultura
empresarial encaminada a evitar operaciones fraudulentas, minimizar costos y ofrecer
un servicio de calidad.
Referencias Bibliográficas
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Arias, F (1999). El proyecto de la investigación. Caracas, Venezuela: Editorial.
Espíteme-
Bavaresco, A (1979). Las técnicas de la investigación. Estados Unidos: South

Western Publishing co.
Ballestrini, M. (1998). Cómo se elabora un Proyecto de Investigación. Caracas:

Editorial Bl., Consultores Asociados.
Chiavenato, I. (2002) Fundamentos de Administración...., "Administración en los

nuevos tiempos", Mc Graw Hill, Colombia.
Fayol H. y F.W Taylor. (1981)Principios de la Administración Científica.

Administración Industrial y General. Librería el Ateneo. Argentina
Hangren, Harrison y Robinson. Contabilidad. Editorial Hispanoamericana.México

McGraw-Hill
Harold Koontz & Heinz Weihrich, (1992) Elementos de administración, Quinta edición
Editorial McGraw Hill, México
Hernández S., Fernández C. y Baptista L. (1999). Metodología de la Investigación.
Hurtado J. (1998). Metodología de la investigación holística. Tercera edición. Sypal.

Caracas
Korn F. (1973). Conceptos y Variables en la Investigación Social. Editorial Nueva

Visión. Cuadernos de Investigación Social; Buenos Aires Argentina.
Redondo A. (2000) Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I.
Reyes A. (1992), Administración moderna, Editorial Limusa, México

Stephen P. Robbins, (1997) Administración, Teoría y Práctica, Editorial Prentice Hall,
México
Suárez A. (1987) Economía financiera de la empresa, editorial Pirámide, Madrid,
España
Tamayo, M. (1996) .El proceso de la investigación científica. Tercera Edición. Limusa

Noriega Editores.
Thompson et. Al. (1998), Dirección y Administración Estratégicas, Conceptos, casos y

lecturas. Edición especial en español. México. Mac Graw Hill Inter Americana y
editores.
Weston, F. y E. Brigham. Fundamentos de Administración Financiera. Editorial
McGraw Hill. 10ma Edición. España, 1994.
Weston, F y T. Copeland. Finanzas en administración. Editorial McGraw Hill. 9na
Edición. México, 1995.
2. Obra Compilada
Informe del Comité of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

(COSO),
Manual de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2001). Autor:
Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Caracas.
Manual para la elaboración, presentación y evaluación del anteproyecto, informe de

pasantías y trabajo de grado del Instituto Universitario de Tecnología de Administración
Industrial (IUTA) Extensión – Maracay.
Manual de Normas y Procedimientos de Farmacia SAAS
3. Fuentes de Tipo Legal:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (1999). Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela, Nº 36.860 (Extraordinaria), Diciembre 30, 1999.
Código de Comercio. (1955)

Ley de Ejercicio de la Farmacia Gaceta Oficial Nº 16.551 de fecha 07 de julio de 1928
Ley de Medicamentos. Gaceta Oficial Nº 37.006 de fecha 3 de agosto de 2000
4. Trabajos y Tesis de Grado:
Álvarez K.; García A. y Páez M.; (2004) Creación de un Departamento de Contabilidad

para mejorar el Control Interno Contable de la Casa Portuguesa del Estado Aragua,
Universidad de Carabobo, la Morita Estado Aragua.
Espinoza A. (2004) Estudio del sistema de compras y su integración estratégica

mediante el control de gestión, Pontificia Universidad Católica de Valparaíso, Chile.
Guerra A.; Pérez y Valdivez Y (2004), Propuesta de un modelo de Control Interno para
el manejo del Inventario de materia prima de la empresa Plásticos Seroplig C.A.,
ubicada en Valencia Estado Carabobo. Universidad de Carabobo.
Ozal, A. (1999); Diseño de un programa de Auditoría Interna que permita evaluar el
sistema de Control Interno aplicable a sobrantes y faltantes en el inventario en las fases
de Compra, Recepción, Almacenaje y Ventas para la empresa VENSUAGRO, C.A.
Universidad Centro Occidental “Lisandro Alvarado”, en Barquisimeto, Estado Lara.
Villarroel T, José, (2001) “Análisis del Proceso contable del Departamento de

Contabilidad del Centro Cardiovascular Doctor Mariano Álvarez”, de la Universidad
Bicentenaria de Aragua. San Joaquín Estado Aragua.
5. Consultas a través de Internet:
Council of Logistics Management http://cscmp.org/

Pagina Web Organización Comercial Belloso C.A. COBECA, www.cobeca.com
ANEXO A:
Instrumento de Recolección de datos
(ANEXO A)
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
EXTENSIÓN MARACAY
CUESTIONARIO
El presente instrumento está dirigido a una muestra significativa de personas

para, hacer notar el estado de opinión o diversidad de conocimiento de la ejecución y
control de los Inventarios de la Farmacia SAAS, El Terminal C.A., diseñada con una
serie de preguntas cerradas.
Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes preguntas y conteste con una (X) la
respuesta que considere correcta.
1.- ¿Conoce usted si existe un manual de Normas y Procedimientos para el Control de

Inventario?
Si_____ No_____
2.- ¿En la empresa existe un criterio de reposición de la mercancía para el aumento del
stock de mercancía?
Si_____ No_____
3.- ¿En el desarrollo del conteo físico del inventario se utilizan formularios para el
conteo físico y registro de los mismos?
Si_____ No_____
4.- ¿Existen lineamientos generales en la asignación de responsabilidades para el

manejo de inventario?
Si_____ No_____
5.- ¿La empresa cuenta con registros actualizados de la mercancía disponible para la
venta en un momento adecuado?
Si_____ No_____
6.- ¿Se realizan listados semanales de la mercancía pendiente por reposición o compra
de mercancía?
Si_____ No_____
7.- ¿Se verifican las fallas de mercancía con tomas físicas de inventario?
Si_____ No_____
8.- ¿Cuándo el proveedor entrega la mercancía es revisada de inmediato con las

respectivas Facturas o Notas de entrega con su respectivo Pedido?
Si_____ No_____
9.- ¿Usted ha sido capacitado en cuanto al procedimiento de recepción, registro,

descarga y salvaguarda del inventario de mercancías de la farmacia?
Si_____ No_____
10.- ¿El proceso de control de Inventario aplicado en la organización le permite conocer

la cantidad presupuestada real de la compra?
Si_____ No_____
11.- ¿La empresa cuenta con sistemas computarizados para llevar el registro y el control
de inventario?
Si_____ No_____
12.- ¿Permite el control establecer la rotación de Inventario en un momento

determinado?
Si_____ No_____
13.- ¿Considera usted que el espacio donde se almacena la mercancía es adecuada y

segura?
Si_____ No_____
14.- ¿Se realizan supervisiones al personal encargado del almacenamiento del

inventario?
Si_____ No_____
15.- ¿Cree usted que es importante vigilar contantemente todo el proceso de almacén
para evitar errores en la información?
Si_____ No_____
ANEXO B:
Validación de los Expertos
-----------------------
[pic]
[pic]
GERENTE GENERAL
Sub Gerente
Gerente de Recursos Humanos
Coordinador de Calidad
Gerente de Operaciones
Gerente de Soporte
Supervisor de Zona
GERENTE DE FARMACIA
Asesor
Regente Farmacéutico
Auxiliar de Farmacia
Aprendiz de Farmacia

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INTRODUCCION

Con el presente trabajo de investigación se pretende analizar el control de inventario

Para lograrlo se ha trabajado con el análisis de discrepancias de acuerdo a los

El trabajo está estructurado en cinco capítulos, los cuales de manera general se

Capítulo I: contiene la formulación del problema, delimitaciones para la realización del

Capítulo III: comprende la descripción de la metodología aplicada durante el desarrollo

Capítulo IV: presenta las conclusiones y recomendaciones para tomar en consideración

Planteamiento del Problema

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

El inventario tiene como propósito fundamental proveer de materiales necesarios,

Por consiguiente la administración de inventario implica la determinación de la

El inventario afecta todo el proceso productivo y el resultado final del producto,

Muchos de los problemas de existen en los sistemas de control de inventarios de

De esta situación en especial no escapan las empresas venezolanas y en particular

No obstante, en Venezuela existen aproximadamente cinco mil setecientas (5700)

Una de esas franquicias en particular de la cadena de Farmacia SAAS, se

En el mismo orden de ideas, en la actualidad se puede observar que debido al

Las causas que originan la situación de la problemática es debido a que el personal

En efecto se debe tomar en cuenta, que se deben cumplir las políticas de

¿Cuál es la situación actual que presenta el departamento de almacén de la Farmacia

¿Los procesos de entrada y salida de los materiales e insumos son verificables

Análisis del control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de

a. Diagnosticar la situación actual del departamento de Almacén de la Farmacia SAAS

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

Estas consideraciones, permiten entender que el inventario es parte del núcleo en

La investigación propuesta busca el estudio y análisis de la teoría y conceptos básicos

La relevancia del estudio se evidencia por la importancia que refleja la difusión de

Las organizaciones a menudo se convierten en estructuras mecanizadas a medida que

La presente investigación está dirigida al análisis del control de inventario para

Se identificaran las características generales de la organización establecidas entre el

La auditoria, el análisis de inventario y el control contable le permite a la

El desarrollo de una nueva visión en el ámbito empresarial al establecer un sistema de

El autor se enfoca en la búsqueda de nuevas alternativas obteniendo varias

Dado que la variable es la “expresión del significado que el investigador le atribuye y

En el proceso de la Operacionalización de las variables, tal como lo plantea Korn, se

Esta conceptualización puede observarse de una mejor manera en el cuadro que se

En el contexto de toda investigación es imprescindible contar con la síntesis

Al respecto la Universidad Pedagógica Experimental Libertador U.P.E.L, (2003) lo

En otras palabras el marco teórico referencial es la sustentación de la investigación,

En esta investigación el marco teórico estuvo, constituido entonces por antecedentes

La organización comercial Belloso COBECA, se constituye en el año 1908 con la

En 1986, COBECA nuevamente hace gala de su carácter innovador e inaugura la

• Obtener como mínimo un 85% de “Excelencia” en el factor Servicio al Cliente de la

Los procesos se deben realizar siguiendo sus principios fundamentales: dispensación

Pasos del Servicio

• Reciba al cliente con simpatía y personalidad.

Regla de Oro de la Organización

“Trata a los clientes como te gustaría ser tratado”

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de Farmacia SAAS

Díaz. H (2003). Define “Los antecedentes de la investigación son aquellos trabajos de

Con respecto a la Investigación; Espinoza A. (2004) en su trabajo especial de grado

La actividad bajo estudio es el sistema de compras, sus relaciones dentro de la cadena

Este trabajo se basó en un diseño de campo no experimental, apoyado en la revisión

Es evidente que este estudio tiene un significado importante para la presente

En este orden de ideas; Ozal, A.(1999); en su trabajo especial de grado titulado

Villarroel T, José, en su trabajo grado para optar al título de Contador, titulado “

• Definición de funciones y fijación de responsabilidades en todas las áreas y personas

En esta parte se presentan aquellos tópicos directamente relacionados con la

La finalidad es buscar los significados y relaciones de esas variables según los

El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las

La bibliografía consultada permite establecer una definición generalizada del

Andrés Suárez en su libro "Economía financiera de la empresa", hace una

Existe consenso al plantearse que el inventario de una empresa de servicios es de