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UNIVERSIDAD YACAMB

VICERRECTORADO DE ESTUDIOS VIRTUALES


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Lineamientos para Optimizar el Sistema de Control


Interno del Inventario en la Empresa El Bodegn del
Centro C.A, ubicada en el Municipio Bruzual, Estado
Yaracuy

Cabudare, Junio 2016


UNIVERSIDAD YACAMB

VICERRECTORADO DE ESTUDIOS VIRTUALES


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Lineamientos para Optimizar el Sistema de Control


Interno del Inventario de la Empresa El Bodegn del
Centro C.A, Municipio Bruzual, Estado Yaracuy

Autor:
Cherife Cristina Abdel Snchez

Cabudare, Abril 2016

NDICE GENERAL

Pp.
iv
1

RESUMEN
Introduccin
CAPITULO
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Objetivo General..
Objetivos Especficos
Justificacin e Importancia.
Alcances....
II. MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigacin..
Bases Tericas
Definicin de Trminos Bsicos.
Sistema de Variables...
Operacionalizacin de la Variable.

3
5
5
6
8
9
9
12
38
39
42

INTRODUCCIN
En toda empresa es indispensable tener un Sistema de Control de
Inventarios que

satisfaga

sus

necesidades,

debido

que

es

un

mecanismo de apoyo gerencial orientado hacia un fin o una meta y brinda


una garanta razonable del logro de los objetivos y las metas de las
empresas.
La presente investigacin detalla los lineamientos bsicos de cmo
debe estructurarse un buen sistema de control de inventarios para una
empresa comercial, el cual constituye la base primordial para lograr una
rentabilidad mayor a la que se obtiene careciendo de l.
Es por ello que existe una relacin entre inventario y controles
internos debido a que a travs de un buen control interno de
inventario, se garantiza una valuacin objetiva de los mismo, bien
con el control de mnimos y mximos, entradas y salidas ,controles
de niveles de obsolescencia, seleccin de proveedores, ordenar
mercancas o materiales, inspeccionar bienes recibidos, registrar la
responsabilidad con el proveedor, autorizar y efectuar desembolsos
de

efectivo

permitiendo

mayor

control

de

los

inventarios.

Whittington y Pany, (2005).


No obstante es que a nivel de la industria comercial el
inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la
venta en el curso regular del comercio; es decir la mercanca
vendida se convertir en efectivo dentro de un determinado periodo
de tiempo, es all donde el inventario se ve afectado por la falta de
la existencia o no de un buen control interno para su perfecto
funcionamiento.

Por tanto la investigacin aborda todas las problemticas


analizando el control interno a partir de la correlacin que existe
entre el inventario de mercanca y de la existencia o no de dichas
normas en busca de un buen funcionamiento para la empresa El
Bodegn del Centro C.A. Partiendo de ser una empresa del ramo
privado, que tiene como principal actividad econmica la compra y
venta

de

mercanca

en

charcutera,

nacional

importada,

exquisiteces y vveres en general.


En este sentido, se muestra como una empresa a travs de
controles

internos

establecidos

puede

llegar

mejorar

el

funcionamiento de un rubro tan esencial para una empresa


comercial como lo es el inventario de mercanca.
El trabajo est estructurado en cuatro captulos que se
describen a continuacin:
Captulo I: Planteamiento del problema, objetivos generales y
especficos para llevar a cabo la investigacin, as mismo la
justificacin y delimitacin.
Captulo II: abarca el marco terico referencial donde se
exponen las bases tericas, definicin de trminos bsicos y
sistemas de la variable de manera conceptual y operacional, as
como la operacionalizacin de la variable.

CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El mercado globalizado exige la utilizacin e implementacin de
herramientas que permitan el correcto y eficiente manejo de los recursos de
una organizacin para poder ser competitiva y acudir a los mercados
globales. Actualmente muchas empresas del sector comercial no invierten
en la implementacin de un sistema de control de inventarios adecuado,
el cual permita, mejorar la rentabilidad obtenida. Comnmente, la mayora de
estas empresas, para reducir costos, designa personal con poca o ninguna
experiencia ni preparacin para controlar su almacn, y en muchos casos
la persona que lleva a cabo la toma de inventarios es la misma que
realiza los arqueos posteriores.
As mismo, estas empresas no adquieren equipos adecuados que
permitan llevar controles computarizados para optimizar y agilizar la
obtencin de informacin y seguimiento del movimiento de los artculos que
se encuentran en almacn. Es por eso que muchas empresas fundamentan
su posicionamiento econmico en el desarrollo armnico y adecuado de las
operaciones comerciales, por lo que un buen control interno del inventario,
pasa a formar parte de uno de los aspectos fundamentales para la empresa.
En atencin a lo citado, Rondn (1990) expresa Por inventario se
entiende el conjunto de bienes corpreos, tangibles y en existencia, propios y
de disponibilidad inmediata para su consumo y transformacin, y/o venta.,
8

as como tambin El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una


empresa destinada a la venta o a la produccin para su posterior venta, tales
como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros
materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercanca o las
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de
operaciones. (p.175)
Resulta oportuno, establecer que el Instituto Americano de Contadores
(AICA) define el control interno como: El control interno abarca el plan de
organizacin y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar
sus activos, verificar la adecuacin y flexibilidad de informacin financiera de
contabilidad, promover eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las
polticas establecidas (p. 278)
En este sentido, Catacora (1996) expresa que el Control Interno: Es la
base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado
de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de las
operaciones reflejadas en los Estados Financieros. Una debilidad importante
del Control Interno; o un sistema de control interno poco confiable representa
un aspecto negativo dentro del sistema contable. (p. 238)
En lo referente a las empresas comerciales en Venezuela, se han visto
en la necesidad de planificarse, crecer y adaptarse a las exigencias del
mercado. Entre estas empresas se encuentra, El Gran Bodegn del Centro
C.A, ubicado en la avenida 8 entre calles 9 y 10 en Chivacoa, Municipio
Bruzual del Estado Yaracuy, dicha empresa se dedica a la compra, venta y
distribucin de productos de charcutera. Dicha empresa no se escapa de la
situacin planteada, la empresa ha aplicado principios elementales
administrativos en la rea del almacn, sin embargo su implementacin no
ha sido adecuada para desarrollar sus actividades de forma controlada que
9

le permita tener una estructura de control interno definida que le garantice el


uso y manejo eficiente del inventario.
De all que existen una serie de problemas y fallas en el manejo del
inventario, entre ellos: inadecuada distribucin de la mercanca dentro del
almacn, condiciones no aptas de cavas las cuales prolongan el deterioro
fsico de la mercanca, fallas en la distribucin ocasionando esto
incumplimiento en la entrega de los productos como trabajo y por
consecuencia incremento de los costos, algunos de los productos no son
pesados antes de entrar al Almacn, no se llevan registros adecuados para
el control de la mercanca, ni registros contables del libro mayor auxiliar de
almacn.
Con respecto a lo planteado, anteriormente la empresa, El Gran
Bodegn del Centro C.A,

se ha visto afectada por falta de polticas y

controles que proporcionen la forma de ejecutar los procesos que se originan


en una entidad comercializadora como esta, para lograr las metas
planteadas en lo que se refiere al flujo de mercanca se debe de involucrar
no solo la parte operacional de la organizacin, sino tambin la administrativa
pilar fundamental al momento de definir los objetivos de la organizacin.
Siguiendo las consideraciones precedentes, en la actualidad la
empresa, se ha visto en la necesidad

de implementar herramientas

gerenciales para solucionar la problemtica que presenta, por lo tanto la


realizacin de esta propuesta de investigacin, orientada a la aplicacin de
lineamientos para optimizar el sistema de control del inventario, con el objeto
de mejorar las operaciones comerciales.
En Atencin a lo antes planteado se presentas una serie de interrogantes
a las cuales se les pretende dar respuesta:

10

Cul es la situacin actual para proponer Lineamientos para


Optimizar el Sistema de Control Interno del Inventario en la empresa,

El

Gran Bodegn del Centro C.A, Municipio Bruzual del Estado Yaracuy?
Ser Factible la Elaboracin de Lineamientos para Optimizar el
Sistema de Control Interno del Inventario en la empresa, El Gran Bodegn
del Centro C.A, Municipio Bruzual del Estado Yaracuy?
Cul ser el Diseo para la elaboracin Lineamientos para Optimizar
el Sistema de Control Interno del Inventario en la empresa, El Gran Bodegn
del Centro C.A, Municipio Bruzual del Estado Yaracuy?

Objetivo General
Proponer Lineamientos para Optimizar el Sistema de Control Interno
del Inventario en la empresa, El Gran Bodegn del Centro C.A, Municipio
Bruzual del Estado Yaracuy.
Objetivos Especficos
Diagnosticar la Necesidad de Lineamientos para Optimizar el Sistema
de Control Interno del Inventario en la empresa, El Gran Bodegn del Centro
C.A, Municipio Bruzual del Estado Yaracuy.
Determinar la Factibilidad Tcnica, Econmica-Financiero y de
Recurso Humano de la Propuesta.
Disear Lineamientos para Optimizar el Sistema de Control Interno del
Inventario en la empresa,

El Gran Bodegn del Centro C.A, Municipio

Bruzual del Estado Yaracuy.

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Justificacin e Importancia
En el contexto actual del mundo empresarial, uno de los factores ms
importantes es poseer una gestin confiable de los inventarios lo que implica
mejores decisiones, reduccin de costos, mayor rentabilidad y clientes ms
contentos, pero al mismo tiempo pocas empresas lo toman en consideracin
desconociendo de algn modo el impacto positivo que puede suponer su
adecuada ejecucin.
Partiendo de esta premisa, el desarrollo del estudio presentado, se
justifica de acuerdo a la necesidad que se manifiesta en la Empresa El Gran
Bodegn del Centro C.A en su Lineamiento para Optimizar el Sistema de
Control Interno del Inventario, Por lo tanto, una de las finalidades de esta
investigacin es lograr una adecuada integracin del control de inventario
que le ayuda a la empresa mantener un registro diario de las existencias en
su almacn, permitiendo continuar con su produccin diaria estimada sin
caer en contratiempos.
Como complemento a la importancia de la investigacin, a travs del
cumplimiento de los objetivos planteados se podrn proporcionar un
adecuado control en las existencias que es lo que permite que en la empresa
no se genere gastos en la comercializacin
Visto de otra forma, el control de inventario es de suma importancia en
el sistema de contabilidad de mercanca siendo la base para el logro de
metas en la realizacin, control y seguimiento de la informacin de
inventarios lo cual es necesario para no cargar con excesos ni faltantes de
mercadera, y as lograr mejores costos. Es por esta razn que la
investigacin va encaminada a reducir los problemas que ocurren dentro de
dicha empresa.

12

No obstante, es necesario mencionar el impacto social que abarca el


desarrollo del presente investigacin, puesto que

en primer lugar busca

resolver problemas internos para luego otorgar a la poblacin un buen


servicio. Por otra parte la empresa El Gran Bodegn del Centro C.A,
Municipio Bruzual del Estado Yaracuy, busca Lineamiento para Optimizar el
Sistema de Control Interno del Inventario las acciones a ser emprendidas
permitiendo el mejoramiento de la calidad del servicio y el aumento de la
confiabilidad tanto para la empresa como los consumidores de la misma.
En ese mismo sentido, desde el punto de vista social, los aportes de la
investigacin beneficiaran a los trabajadores de la empresa,

con las

sugerencias constructivas, producto de la investigacin, as como encontrar


las posibles debilidades y amenazas de la organizacin y convertirlas en
oportunidades y fortalezas, que permitan la orientacin y la formacin
Administrativa, de los trabajadores, al presentar recomendaciones para su
mejoramiento continuo con la aplicacin de Lineamiento para Optimizar el
Sistema de Control Interno del Inventario.
Como complemento, desde el punto de vista terico, se desarrolla un
enfoque basado en concepciones y un marco de definiciones de acuerdo a
diferentes autores, que han planteado sobre Sistema de Control Interno del
Inventario con el propsito de alcanzar una informacin financiera, segura y
confiable igual que la calidad del servicio para el funcionamiento eficiente de
la empresa. Por ello, cobra importancia el estudio ya que son utilizados
fundamentos tericos que en el mbito gerencial han demostrado sus
beneficios.
Desde el punto de vista acadmico se justifica la propuesta, ya que se
basa en una proposicin de una herramienta organizativa gerenciales de
evaluacin de la organizacin en estudio, adems puede servir de base a
futuros investigadores de todos ndoles sean; Estudiantes, Profesores o

13

cualquier acadmico, que estn interesados en esta temtica. As mismo,


ser de gran utilidad para la obtencin de un desempeo favorable en
cualquier organizacin, contribuyendo al fortalecimiento y a la credibilidad en
la misma.
Por consiguiente desde el punto de vista metodolgico se justifica, ya
que se utilizan pasos del mtodo cientfico encaminados en determinar las
problemticas y encontrar soluciones siguiendo un orden cronolgico as
como se basa en teoras, que facilita un mejor desenvolvimiento en los
procedimientos a realizar.
Alcances
De acuerdo a la problemtica existente, la investigacin plantea
Lineamientos para Optimizar el Sistema de Control Interno del Inventario en
la empresa, El Gran Bodegn del Centro C.A, Municipio Bruzual, Estado
Yaracuy. Para poder as alcanzar efectivamente la meta ya que el objeto del
control interno, es el de ayudar a la administracin a alcanzar las metas y
objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestacin de
sus servicios con el fin de proteger sus recursos contra el despilfarro, el
fraude o el uso ineficiente asegurar la exactitud y confiabilidad de los dato de
la contabilidad y de las operaciones financieras.
El objetivo principal es proporcionar informacin sobre el control de
inventario a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que
permitan llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de las utilidades. Es
importante dar a conocer que esta investigacin se llevara a cabo, tomando
en cuenta para su realizacin ser durante un semestre acadmico, iniciando
en el mes de Abril 2016, hasta Julio 2016. Durante los cuales se cumplirn
con una serie de etapas que garantizaran la viabilidad de la misma.

14

CAPTULO II
MARCO TERICO

En el presente captulo, se hace una revisin documental, la cual va


dirigida a la identificacin y seleccin de informacin que permita
conceptualizarla problemtica a subsanar. Segn Morante (2012), el marco
terico es la descripcin de los elementos tericos planteados por uno o por
diferentes autores que permiten al investigador fundamentar los procesos de
conocimientos con dos aspectos diferentes: por una parte permite ubicar el
tema objeto de investigacin dentro de las teoras existentes, para precisar
en qu corriente de pensamiento se inscribe y en qu medida significa algo
nuevo o complementario.
Antecedentes de la Investigacin
En este apartado se presentan algunos trabajos de investigacin
vinculados al trabajo de grado aqu desarrollado; los mismos se han
realizado a nivel internacional, nacional y local, con especial nfasis en el
rea de Inventario. Se recopil la informacin ms precisa y pertinente con
respecto al tema de estudio para facilitar la bsqueda de los trabajos de
investigacin que sirvan de apoyo al momento de desarrollar esta
investigacin y de otros que tengan relacin directa con la misma. Tambin
cabe destacar que se han realizado una cantidad de estudios con respecto a
este tema. A continuacin se presentan algunos trabajos de investigacin
que guardan cierta relacin con la variable de estudio seleccionada, los
cuales apoyan el desarrollo de la presente investigacin:
En Primer lugar, Villarroel.

(2013),

presentaron

un

estudio

titulado Identificacin de los Procesos Operativos del Control del Inventario


de la empresa Catering International & Services, C.A. Trabajo Especial de
15

Grado para optar al ttulo de Licenciado en Contadura. Universidad de


Salamanca, Espaa. Para ello se llev a cabo una investigacin de campo
de carcter descriptivo cuya poblacin estuvo conformada por la alta
gerencia, los clientes y trabajadores, quedando la muestra conformada por 3
gerentes principales, 5 clientes y 53 trabajadores. Como tcnicas e
instrumentos de recoleccin de datos se aplic la revisin bibliogrfica y
documental, la entrevista y la encuesta, siendo el guin de preguntas y el
cuestionario los instrumentos respectivos. Como conclusin se identificaron
las caractersticas de la empresa, se determinaron las debilidades y
fortalezas,

con

la

finalidad

de

minimizarlas

transformarlas

en

oportunidades, se percibi el nivel de satisfaccin de los usuarios y se


indicaron las restricciones presentes. Se recomiendo certificar el servicio
prestado por Catering International & Services, C.A. con normas de calidad
ISO 9000, como proceso de mejora continua.
Esta investigacin se relaciona con el presente estudio ya que la
gerencia moderna se enfrenta a cambios del entorno, constantemente las
influencias de los competidores y clientes hacen que las empresas tengan
que ser ms rpidas y efectivas a la hora de responder a esos desafos. La
meta de cualquier organizacin de lograr resultados econmicos favorables,
se ve obstaculizada por mltiples factores; y esto hace que toda empresa se
involucre en procesos de cambios que le permitan permanecer en un
mercado tan importante como el de alimentos.

Igualmente, Figueira y Landaeta. (2012), Presentaron la siguiente


investigacin titulada Propuesta de procedimientos de control interno con el
objeto de optimizar el proceso Almacn-Inventario de la empresa Comercial
Distribuidora FE-GO C.A, Trabajo Especial de Grado para optar al ttulo de
Licenciado

en

Contadura

Pblica. Universidad
16

de

Chile. En

esta

investigacin

los

autores

se

plantearon

como

objetivos

disear

procedimientos de control interno con el objeto de optimizar el proceso


Almacn-Inventario, cuyas existencias estn conformadas por licores. Los
resultados que se obtuvieron a travs de la observacin directa participativa,
entrevistas informal no estructuradas y encuestas arrojaron las desviaciones
detectadas en el control interno que afectan la funcin operacional de la
misma. El tipo de investigacin es de campo de carcter descriptivo siendo
un proyecto factible.

Su relacin con la presente investigacin es que aporta una serie de


pautas relacionadas con el control interno del inventario a travs de un
rediseo de una serie de formularios que servirn de documentos fuentes
logrando la optimizacin de los procesos del Almacn-Inventario.

Asimismo, Moriel (2013) presento ante la Universidad de Los Andes


Ncleo Universitarios Rafael Rangel su trabajo de grado para optar al ttulo
de Licenciado de Contadura Pblica, titulado Sistema de control interno de
inventarios de mercancas en las PYMES del municipio Trujillo, Estado
Trujillo, planteo como objetivo general analizar el sistema de control interno
de inventario de mercanca que poseen las PYMES del municipio Trujillo,
Estado Trujillo. Para alcanzar el objetivo planteado, realizo una investigacin
de tipo descriptivo con diseo de campo. La poblacin estuvo conformada
por 16 PYMES comerciales del municipio Trujillo.
De la investigacin anterior, se obtuvo los siguientes resultados: el
sistema de control interno de inventarios es primario, pues la mayor parte de
los procesos relacionados con el mismo, se realizan manualmente, el
dispositivo usado con ms frecuencia para el control de inventarios se refiere
17

a los departamentos separados, solo usan el mtodo de valuacin para


verificar el precio de compra, como tambin ocurren una dualidad de
funciones, en tanto que por su naturaleza son incompatibles de ser llevados
a cabo por una sola persona o unidad.
En esta investigacin, la autora hace nfasis en la evaluacin de los
mtodos de valuacin de inventarios y cuales representan sus usos y
beneficios observados por la poblacin estudiada; tambin evala lo
referente al tipo de registro utilizados para el control de inventario. En el
trabajo la recoleccin de los datos se llev a cabo mediante la utilizacin de
un instrumento tipo cuestionario, para este estudio puede significar un gran
aporte en lo referente a la valuacin de verificacin de los precios de compra.
Al destacar a Montilla (2012) en su trabajo de grado para optar al ttulo
de licenciada en Contadura Pblica del Ncleo Universitario "Dr. Pedro
Rincn Gutirrez". Universidad de Los Andes. San Cristbal, y titulado
Evaluacin del control interno de inventarios en la empresa Cauchos La
Carabobo, C.A. Contemplo como objetivo general evaluar el sistema de
control interno de los inventarios en la empresa antes mencionada, para lo
cual fue necesaria la realizacin de una investigacin de tipo descriptiva y
con un diseo documental no experimental.
Por su parte utilizo la entrevista como instrumento acompaado de una
gua de observacin directa por parte de la autora. Permitiendo obtener datos
y arrojando las conclusiones pertinentes en que la empresa posee un
sistema de control interno de inventario donde se observaron que el mismo
satisface las necesidades de la existencia de un lineamiento en la realizacin
de actividades para el manejo y el control de inventario, puesto que cuentan
con una documentacin para el registro de salidas de mercancas,
hallndose deficiencias en el control de entrada de las mimas ya que carecen
de formas pre-numeradas para las operaciones de compra, de la misma
manera se hace necesario la divisin de funciones por parte del almacenista
18

y el contador del almacn. Para lograr un efectivo sistema de control interno


de inventarios se recomend la implantacin de la documentacin respectiva
al control de entradas de mercancas, al igual que la creacin de un cargo
para la supervisin del almacn, de forma que el supervisor y el contador no
sean el mismo.
Por ltimo, Prez. (2004), en esta investigacin titulada Diseo de un
sistema de control de inventarios para agilizar los procesos operativos de la
Distribuidora Los Primos, C.A., empresa ubicada en el Municipio Jimnez,
Estado Lara. Trabajo Especial de Grado para optar al ttulo de Licenciado en
Administracin de Recursos Fsicos y Financieros, en la Universidad Fermn
Toro, Estado Lara. El mismo corresponde a un proyecto factible, apoyado en
una revisin documental y bibliogrfica. Los resultados permitieron concluir a
la autora que los controles de inventarios son deficientes y por lo tanto no
generan informacin veraz y oportuna para una adecuada toma de
decisiones, de all surge el diseo de un sistema de control de inventarios
enfocado en generar la eficiencia y rapidez de las operaciones para una
mejor gestin y apoyo a la alta gerencia. La relacin con la presente
investigacin es que por medio del control interno se detectan los
requerimientos

necesidades

existentes

en

la

organizacin

para

posteriormente establecer los correctivos necesarios.

Las anteriores investigaciones poseen relacin, con el presente estudio


de investigacin en funcin que estudian la misma variable, dando
importancia a la existencia de un control interno del sistema de inventario,
proporcionado la informacin completa acerca de los mtodos de valoracin
de inventarios, los cuales tienen caractersticas y propiedades muy
diferentes, con el fin de proveer un mtodo segn las necesidades de la
empresa.
19

Bases Tericas
Las bases tericas del estudio se dirigieron a caracterizar los aspectos
tericos relacionados con los controles internos de una organizacin y a la
relacin con las normas y riesgos que se pueden concebir para con los
inventarios de mercanca, as mismo se definieron los trminos bsicos
utilizados en funcin al anlisis de los diferentes puntos de vistas expuestos
por los diversos autores y expertos del rea.
El Control
El control segn lo define Tripier (1998) ...un conjunto de condiciones
que permite anticipar resultados en forma consistente y confiable... (p.202),
el control es una funcin inherente a las actividades que realiza cualquier
organizacin, entidad e institucin. En otras palabras, su misin es mantener
el equilibrio entre estas actividades y el logro de los resultados.
El control como funcin administrativa segn Chiavenato (1999)
...forma parte del proceso administrativo junto con la planeacin, la
organizacin y la direccin (p.385); la finalidad del control es garantizar que
los resultados de lo que se plane, organiz y distribuy se ajusten lo
mximo posible a los objetivos preestablecido. La esencia del control radica
en la verificacin de si la actividad controlada est alcanzando o no los
objetivos o resultados deseados.
Control de Gestin
El control de Gestin como lo define Anthony (2001) El control de
Gestin es el proceso por el cual los directivos influencian a otros miembros
de la organizacin para que implanten las estrategias de la organizacin
(p.6).
Teora general de los sistemas
20

Esta teora con los trabajos del bilogo alemn Von Bertalanffy (1968) ,el cual
afirma

que

las

propiedades

de

los

sistemas

no

pueden

ser

descritas

significativamente en trminos de sus elementos separados; puesto que para la


comprensin de los sistemas deben estudiarse en forma global, involucrando todas
las interdependencias posibles de sus subsistemas (p.52), mientras que , por otro
lado Chiavenato (1998) , define el sistema como un conjunto de elementos
interdependientes e interactuantes; un grupo unidades combinadas que forman un
todo organizado (p. 574).
Es decir, este concepto seala que si las empresas estn conformadas por
diferentes

unidades

organizacionales,

estas

no

pueden

actuar

de

forma

independiente, sino que deben hacerlo de forma coordinada a travs de medios de


integracin y de control, ya que no se puede olvidar que un sistema esta
conformado por un conjunto de subsistemas, los cuales deben trabajar
interrelacionadamente para poder lograr el fin requerido.
Por lo tanto, es necesario ver a la organizacin como una globalidad, dado
que cualquier estimulo que se conciba a algunas de las unidades del sistema, ser
capaz de afectar a las dems unidades por la relacin que existe entre ellas y es as
como lo seala Fras (1988), Un cambio en determinada unidad, provoca un
cambio en todos los dems elementos y en el sistema total (p.68). En otras
palabras,

toda

alteracin

ocurrida

en

cualquier

elemento

del

sistema

proporcionara cambios significativos para el logro de los objetivos; debido a que


existe una gran interdependencia entre los mismo. Cabe sealar que la teora de los
sistemas se fundamenta en tres premisas bsicas: Primero, que los sistemas
existen dentro del sistemas; segundo que los sistemas son abiertos y tercero que
las funciones de un sistema depende de su estructura. Segn el mismo autor,En la
antigedad los tradicionales vean la organizacin como un sistema cerrado donde
se tomaba en cuenta solo las relaciones internas que se deben en ella, sin tomar en
cuenta su entorno ambiental (p. 72).
En contraste con este, la teora moderna de la administracin se ha orientado
hacia el enfoque de sistema abierto y es as como hoy en da las organizaciones

21

son vistas como un sistema abierto compuesto de subsistemas que interactan


internamente, y a su vez este sistema es parte de un sistema mayor que vendra a
ser ambiente externo o situacin en que se desenvuelven la empresa.
Importancia de los sistemas para la Organizacin
Los sistemas para las organizaciones ,segn Hammer (1993 ), tienen su
razn de ser en los requerimientos que necesita el medio ambiente , en cuantos a
vienes o servicios , pero tambin es ese medio que le ofrece a la organizacin los
insumos , materiales , recursos humanos , financieros y tcnicos , que posibilitan la
elaboracin de sus bienes o servicios; por lo tanto el xito o fracaso de la empresa
depender de su interrelacin con ese medio, al igual que los cambios polticos ,
econmicos , sociales, tecnolgicos, que se suceden en el pas y que ejercern una
influencia notable.

Componentes del sistema de control Interno


La estructura identifica cinco componentes de control interno, y lo ms
importantes, ilustra la unin entre dichos componentes. Tambin muestra la
forma en que la estructura de control atraviesa las tres categoras de
objetivos de una entidad: operaciones eficientes, reporte financiero exacto, y
cumplimiento de regulaciones. Tomando en cuenta que conforman un
sistema integrado, considerando que las fortalezas en un rea compensan
las debilidades en otras, significando un plano de control para los riesgos a
los que se somete la organizacin.
Ambiente de control interno
Segn las consideraciones de Estupin, (2006) expone que el
ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que
estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus
22

actividades. As mismo es en esencia el principal elemento sobre el que se


sustenta o actan los otro cuatros componentes, para que se den acabo los
objetivos del control, considerando que se enfoca en proveer disciplina a
nivel de las estructura de las actividades del negocio, se asigna autoridad y
responsabilidad, se organiza y se desarrolla a la gente, se comparten y
comunican valores y creencias, as mismo el personal toma consciencia de la
importancia del control.
Por otra parte el ambiente de control lo constituye: (A) Integridad y
valores ticos que tienen como propsito establecer todos los valores ticos
y de conducta que deben tener los miembros de la organizacin, tomando en
cuenta como son comunicados y fortalecidos estos valores ticos y de
conducta. (B) La participacin de la alta administracin dentro de estos
procesos es imprescindible ya que su presencia dominante fija pautas a
travs de su ejemplo, tomando en cuenta que la gente imita a sus lderes.
As mismo tener cuidado con conductas adversas a los valores ticos
dentro

de

la

organizacin

tales

como:

controles

dbiles

alta

descentralizacin sin el respaldo del control requerido. Discurriendo la


competencia, junta directiva, filosofa administrativa, estructura organizativa,
delegacin de autoridad y de responsabilidad y polticas y prcticas del
recurso humano como elementos influyentes en el ambiente de control.
No obstante a ello el ambiente de control tiene gran influencia en la
manera como se desarrollan las operaciones, se establecen objetivos y se
minimizan los riesgos.
No obstante Perdomo, (2004) plantea que el ambiente de control se
encuentra en funcin de la integridad y competencia del personal de una
organizacin, por lo que tener una tica slida tambin es esencial a nivel
organizacional, considerando los valores ticos un componente esencial y
sus efectividad de dichos controles podr surgir sobre la tica y los valores
23

de los individuos que los crean, administran y monitorean.


La administracin requiere de especificar los niveles de competencia
para las funciones particulares y traducir dichos niveles en requisitos de
conocimientos y habilidades a travs de buenas prcticas de contratacin y
capacitacin.
El ambiente de control se encuentra influenciado grandemente por el
apoyo del personal, en relacin al tener bien claro el grado de
responsabilidades que tienen, por ello es necesario que el rea de recursos
humanos envi mensajes de actuacin y conducta a nivel organizacional.
Por su parte Pany y Whittington, (2005) expone que el ambiente de
control refleja la actitud, acciones y objetivos globales de los directivos y
dems de la organizacin, ante la importancia del control y la forma de
utilizarlo dentro de la organizacin.
Considerando los siguientes aspectos: (A) Compromiso con la
competencia poltica y prctica de recursos humanos. Ayudan a garantizar
que se asigne al personal idneo y capacitado para la responsabilidad de
comprar bienes y servicios, de recibirlos y almacenarlos, permitiendo que el
proceso de manufactura sea eficaz y eficiente a manera que se lleven a cabo
las actividades de control. (B)Integridad y Valores ticos. Considerando que
dentro del proceso de compras y desembolsos de efectivo se podra
considerar posibles causas de fraude por los mismo empleados e incluso de
los mismos ejecutivos, es por ello que la importancia de la competencia y de
la integridad ejemplifica si consideramos a los agentes que negocian las
condiciones de compra de los proveedores., si son competentes pueden
comprometer

la

compaa

grandes

compras

en

condiciones

desfavorables. (C) Estructura organizacional y asignacin de autoridad y de


responsabilidad.

24

El control mejora a medida que la estructura organizacional del cliente


es apropiada y los niveles de autoridad y de responsabilidad en las
actividades de compra y otros departamentos tienen comunicacin.
Partiendo de las consideraciones anteriores el ambiente de control es el
establecimiento de un entorno que estimula las actividades personales a
travs de valores ticos e integridad que deben guardan los empleados en
una organizacin a manera de la consecucin de objetivos globales , mejores
controles

internos,

minimizar

riesgos

mejoras

en

la

estructura

organizacional, as mismo evaluar los niveles de competencia de los


empleados, el que cada empleado tenga sus funciones y responsabilidades
claras, con el personal idneo para cada departamento.
Jimnez y Espinoza (2007), definen el inventario:
El inventario considera las diferentes categoras en que se invierte en
la compra de cosas que se pretende vender. Esta definicin de inventarios se
desva de la definicin tradicional, puesto que excluye el valor agregado de la
mano de obra y los gastos generales de fabricacin. Por definicin, se trata
de eliminar las distorsiones por las utilidades perdidas por inventarios
generados contablemente. (p.474)
Por otra parte, Mora (2011) define a los inventarios con la connotacin
de control, el cual nos ayuda a cerciorarnos que los planes establecidos
fluyan de la manera correcta; este presenta cuatro factores: el primero de
ellos es la relacin con lo planeado, en donde se confirma el resultado de los
objetivos; el segundo es la medicin utilizada en la cuantificacin de los
resultados; la deteccin de las desviaciones, es el tercero de los factores
donde se detectan las fluctuaciones presentes en la ejecucin de lo
planeado; por ltimo en la connotacin de control se encuentra el
establecimiento de las medidas correctivas donde su objetivo es prever y
corregir las fallas.
25

Por lo antes expuesto, los inventarios son indispensables en la


administracin de una empresa, no solo por la gran inversin que estos
acarrean, sino tambin, por el control de las existencias que se encuentran
en los almacenes. Estas definiciones, nos llevan a la finalidad que poseen los
inventarios como lo puntualiza Vrtice (2010):
Un inventario se usa, bsicamente, para evitar que la falta de
productos deje sin satisfacer la demanda de los mismos e incluso llegue a
detener la actividad del establecimiento. Por ello su primer objetivo ser
determinar la situacin de las existencias, tanto de forma general como por
secciones y familias de productos. De esta manera, se puede saber la
cantidad y el valor de los bienes disponibles en ese punto de venta. (p.32)
Programas
El portal para Investigadores y Profesionales define un programa
como conjunto de directrices bien definidas sobre formas de proceder, es
decir, en reglas generales para coordinar tareas y secuencias de actividades
(implicadas en dichas tareas) y evitar o resolver posibles conflictos (s/p), el
concepto de programa suele incluir desde la estructuracin de ideas en
proyectos hasta la generacin y anlisis de sus beneficios, slo hasta hace
pocos aos comenz la

investigacin ms formal sobre cmo medir

beneficios reales, aunque hay poca experiencia documentada, los beneficios


que busca un programa no se logran con la administracin de proyectos
aislados sino con un conjunto de actividades con un fin comn.
Estrategias

Segn Halten (1987), "Es el proceso a travs del cual una


organizacin formula objetivos, y est dirigido a la obtencin de los mismos.
Estrategia es el medio, la va, es el cmo para la obtencin de los objetivos
26

de la organizacin. Esta trata del arte (maa) de entremezclar el anlisis


interno y la sabidura utilizada por los dirigentes para crear valores de los
recursos y habilidades que ellos controlan (p.78). Para disear una
estrategia exitosa hay dos claves; hacer lo que hago bien y escoger los
competidores que puedo derrotar. Anlisis y accin estn integrados en la
direccin estratgica. No obstante, es necesario precisar la utilidad de la
direccin estratgica no slo en su acepcin de rivalidad para derrotar
oponentes sino tambin en funcin de brindar a las organizaciones una gua
para lograr un mximo de efectividad en la administracin de todos los
recursos en el cumplimento de la misin.
Actividades de control (Monitoreo)
Con referencia a Estupin, (2006) las actividades de control son
aquellas que realiza la gerencia y dems personal de la organizacin para el
cumplimiento diario de las actividades, expresadas en las polticas, sistema y
procedimientos. Ejemplo claro de ellas son la aprobacin, la inspeccin,
revisin de indicadores de rendimiento, la supervisin y entrenamientos
adecuados.
Incluye actividades preventivas, defectivas y correctivas tales como:
Aprobacin

autorizaciones,

reconciliaciones,

segregacin

de

funciones, salvaguardar activos, indicadores de desempeo, fianzas y


seguros, entre otras.
Las actividades de control son importantes no solo por el hecho de que
en si mismo implican la forma correcta de hacer las cosas, sino a que son el
medio de asegurar en la mayor medida el logro de objetivos.
Sin embargo Pany y Whittington, (2005) plantea que los controles de
monitoreo del ciclo de compras incluye el establecimiento de un proceso
formal para obtener retroalimentacin de los proveedores, entre otras cosas
27

sus quejas referente al pago.


Uno de los controles del ciclo de produccin consiste en que los
supervisores de produccin observen la ejecucin de varias actividades y
funciones, as como evaluaciones de la calidad del desempe .
Como se puede inferir las actividades de control son revisiones de
reportes que realiza la gerencia y dems personal de la organizacin ,para el
cumplimiento diario de actividades tales como las iniciativas principales como
el desarrollo de sistemas y el anlisis de cifras reales contra las
presupuestadas , a travs de polticas , sistemas y procedimientos.
Comunicacin
Segn las consideraciones de Estupin, (2006) los sistemas de
informacin estn diseminados en todo el ente y todo ellos atienden a uno o
ms objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen
controles generales y controles de aplicacin sobre los sistemas de
informacin. Se encuentran as los:
Controles Generales: que tienen como propsito asegurar una operacin y
continuidad adecuada, incluyendo el control sobre procesamiento de datos y
seguridad fsica, contratacin y mantenimiento de hardware y software, as
como la operacin. Un ejemplo claro de ello es establecer un adecuado
ambiente de control, contribuyen al cumplimiento de los controles
especficos, seguimiento de las desviaciones presupuestales, sistemas para
control de pagos a proveedores, contabilidad por areas de proveedores.
Controles de aplicacin estn dirigidos hacia el interior de cada sistema y
funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante
la autorizacin y validacin correspondiente.
As mismo los sistemas de informacin y tecnologa son y sern sin duda un
28

medio para incrementar la productividad y competitividad.


La informacin y comunicacin: para poder controlar una entidad y
tomar decisiones correctas respecto a la obtencin, uso y aplicacin de los
recursos, es necesario disponer de informacin adecuada y oportuna. La
informacin pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada al
personal en la forma y dentro del tiempo indicado, que le permita cumplir con
sus responsabilidades. Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la
alta gerencia de sus responsabilidades sobre el control.
Los elementos que integran este componente, son entre otros:
La informacin generada internamente: as como aquella que se refiere a
eventos acontecidos en el exterior, es parte esencial para la toma de
decisiones, as como el seguimiento de las operaciones.
Los elementos de la comunicacin son la comunicacin formal de objetivos,
metas, polticas, funciones, responsabilidades y autoridad; la comunicacin
informal de asuntos importantes; canales de comunicacin abiertos.
La calidad de la informacin: constituye un activo, un medio y hasta una
ventaja competitiva en todas las organizaciones importantes, ya que est
asociada a la capacidad gerencial de las entidades.
La comunicacin: a todos los niveles de la organizacin deben existir canales
adecuados para que el personal conozca sus responsabilidades sobre el
control de sus actividades , comunicando los aspectos relevantes del sistema
del control interno, representando los medios de informacin relativa a los
clientes , proveedores, contratistas, entre otros.
Mientras tanto Perdomo, (2004) dice que la base en la estructura de
control es la calidad de la informacin y de las comunicaciones. Se debe
desarrollar la informacin relevante, y se debe comunicar de manera

29

oportuna que permita el entendimiento del personal para con el acato de sus
responsabilidades.
En cuanto Pany y Whittington, (2005) plantea que se necesita
informacin en todos los niveles para ayudar a los ejecutivos a alcanzar los
objetivos de la organizacin a los auditores les interesa principalmente el
sistema de informacin contables y la manera en que las responsabilidades
del control interno velen por que sean aplicados sobre los informes
financieros.
A su vez un sistema debera contener: (1) identificar y registrar todos las
transacciones vlidas. (2) describir oportunamente las transacciones con
suficientes detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los informes
financieros. (3) medir el valor de las transacciones para ser incluidas en los
informes financieros. (4) determinar el periodo en que ocurrieron las
transacciones y las revelaciones respectivamente en los estados financieros
entre otros.
En sntesis la comunicacin es un sistema de informacin a travs de
controles generales que aseguran una operacin continua y adecuada, y los
controles de aplicacin dirigidas al interior de cada sistema. Partiendo del
supuesto que la base de una estructura de control es la calidad de su
informacin y comunicacin relevante y oportuna, para el alcance de
objetivos.
Supervisin
Por tanto Estupian, (2006) plantea que la realizacin de las actividades
diarias permiten observar si efectivamente los objetivos de control se estn
cumpliendo, es as como los niveles de supervisin desempean un papel
muy importante ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de
control fue efectivo o dejo de serlo, para de tal forma tomar las acciones de
30

correccin o mejoramiento que el caso exija.


No obstante Fonseca, (2011) plantea que el sistema de monitoreo o
supervisin es un proceso que permite evaluar la calidad del control interno a
travs del tiempo, trabajando de manera conjunta con el resto de los
componentes del control interno a manera de proponer seguridad razonable
para la consecucin de objetivos organizacionales, permitiendo la bsqueda
o correccin de deficiencias o debilidades identificadas que permitan ser
subsanadas a tiempo para dar paso a la continuidad de objetivos.
As mismo Paniagua et al, (2004) infiere que la supervisin representa
la cereza del pastel del sistema de control interno ya que simboliza el
candado del control ya que la ausencia de la supervisin para con la
deteccin de debilidades hara incapaz o nulo el sistema de control interno.
Considerando las inferencias anteriores la supervisin se considera el
paso esencial y primordial en el proceso del sistema de control interno
debido a que permite la identificacin de debilidades o errores que se den en
los controles internos para con la consecucin de objetivos adems de
brindarles beneficios de mayor control a la alta gerencia.
Controles Internos Contables
Registros
Segn Mantilla y Cante, (2005) sugiere que los registros de inventarios
pueden correlacionarse con los registros de pedidos pendientes, mostrando
en las tarjetas de inventario las cantidades que han sido pedidas, para
contribuir a evitar la sobre existencia de mercanca. Debern mantenerse
los registros por separados para la mercanca en consignacin en bodegas
exteriores o que se encuentren en otros lugares, as mismo requerir informes
semanales o mensuales de las personas encargadas de la custodia de tales
31

mercancas.
Los procedimientos de informacin debern disearse en forma tal que
faciliten el mantenimiento de una adecuada cobertura de seguros sobre los
inventarios, as las constantes fluctuaciones en la cantidad y valor de los
inventarios crean un problema especial en cuanto a la obtencin de una
adecuada cobertura de seguros.
Considerando que el continuo reporte de los valores de inventario en
los diferentes locales facilitara la prestacin de seguros y reclamaciones.
Segn las consideraciones de Sarabia, (1996) considera que el inventario de
un almacn incluye todos los bienes y materiales usados para los procesos o
bien de produccin, mantenimiento y distribucin genera, su funcin sirve
para amortiguar entre la demanda de bienes para los clientes as como para
los servicios de la empresa, su objetivo es conseguir la calidad de servicio y
la inversin econmica necesaria, adems esta necesita de un espacio ,
mano de obra y tecnologa para su manipulacin, tomar en cuenta que el
inventario se deteriora o queda en desuso.
As mismo siguiendo las consideraciones de Mantilla, (2003) deduce
que para el registro adecuado de inventario es necesario tener sumo cuidado
durante el proceso de registro contable de las operaciones relativas al
inventario: su adquisicin, que incluye los cost incidentes como gastos de
compras, las operaciones de devolucin, rebajas y descuentos, as como el
uso de formas y registros auxiliares como tarjetas de almacn y la
presentacin de adecuados informe sobre este rubro. En este sentido el
registr de inventarios a nivel contable debe hacerse con sumo cuidado en lo
referente a sus operaciones tales como adquisicin, devolucin, rebajas y
descuentos. En los procesos de almacenaje deben tenerse por separado,
dependiendo de la variedad de inventario, debe haber un custodio principal,
su control debe ser a travs de informes semanales y tarjetas de almacn

32

que permitan un mejor manejo, coberturas de seguro y las fluctuaciones de


cantidades de mercanca y precios.
Libros contables y auxiliares
La editorial Vrtice, (2008) expone que existen los libros de inventario y
cuentas anuales que es un libro obligatorio que contiene los siguientes
documentos: balances, inventarios, cuentas de prdidas y ganancias, estado
de movimiento patrimonial, flujos de efectivo. Los inventarios es lo mismo
que un balance pero mucho ms detallado, ya que se detallan las unidades,
kilogramos, metros, litros, facturas que componen cada elemento patrimonial,
se detalla el precio unitario y las cantidades parciales.
Por lo general la estructura de un libro de inventario seria: (A)
Encabezamiento: nmero de orden, fecha, nombres y apellidos de la razn
social, domicilio y la denominacin general o parcial. (B) Cuerpo: contiene las
cuentas detalladas con unidades, precios unitarios cantidades parciales y
totales. (C) Pie: en l se certifica el neto patrimonial y se firma por el
administrador, gerente.
Por consiguiente el IICA, (2004) expone que el libro de inventario es
donde se anotan los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el
patrimonio de la empresa de acuerdo a una fecha determinada. Esto
acompaado de las unidades de medidas (kg, metros, litros entre otros) y el
precio unitario de cada elemento patrimonial.
Segn las ideas expuestas por Lizcano, (2005) deduce que en el libro
de inventarios y cuentas anuales se establece la necesidad de que la
empresa lo abra con un balance inicial detallado, y que con una periodicidad
trimestral, donde se vayan transcribiendo en el mismo los balances de
comprobacin de sumas y saldos, incluyendo de manera anual el cierre de
ejercicio, as como las cuentas anuales, las cuentas de ganancias y prdidas.
33

Deben incluir claridad, la conservacin del orden de fechas, as como la


imposibilidad de dejar espacios blancos, ni de hacer interpolaciones,
tachaduras ni raspaduras.
Con referencia a lo antes expuesto existen libros de inventarios y
cuentas anuales que deben presentarse de manera detallada, mostrando las
especificaciones mnimas para la medicin exacta de los inventarios,
incluyendo los precios unitarios y cantidades parciales a una fecha
determinada, la cual debe realizarse peridicamente.
Toma fsica
Segn las consideraciones de Mendivil, (2002) la toma de inventarios
es el recuento de los materiales a una fecha dada que efecta una empresa
para determinar las cantidades reales existentes. Para efectos de la toma de
inventarios se debe realizar conteos selectivos, as mismo su observacin se
hace para ratificar lo adecuado de esta, verificando si las introducciones
dadas para la misma se respetan y si el personal encargado desarrolla su
labor con el cuidado necesario.
Se deben tomar en cuenta aspectos tales como: que los artculos a
inventariar se acomoden adecuadamente para su identificacin, que se
establezca un control adecuado de entradas y salidas mediante cortes
oportunos de movimientos; que los materiales estn bien separados; que se
separen los materiales defectuosos u obsoletos y que la toma de inventarios
se haga con conteos dobles y que las diferencias se investiguen de
inmediato.
As

mismo

la

supervisin

de

la

toma

de

inventarios

debe

complementarse conectando las pruebas selectivas contra las listas finales


que prepare la empresa, vigilando que las diferencies determinadas entre la
existencia fsicas y las existencias segn libros.
34

De otra manera Tllez, (2004) expone que el objeto principal de la toma


fsica es cerciorarse que el inventario en el proceso de toma fsica sea
llevado de manera adecuada, de acuerdo a las fallas de control interno o por
falta de empleados responsables. Para que la toma fsica se efectu de
manera eficaz es necesario considerar: que el arreglo fsico de los artculos
sean adecuados, segregar el artculo en males estado y obsoleto, controlar
las tarjetas de inventarios, comprobar las cantidades inventariadas y hacer
un corte adecuado. As mismo evaluando posteriormente las cantidades,
operaciones aritmticas y valuacin de las relaciones de inventario. Como
complemento Bernal, (2004) afirma que independientemente del sistema de
registro y control de los inventarios que se lleve al final de ejercicio, se debe
ajustar el monto de la cuenta a la existencia real, la cual se determina
mediante un inventario fsico. No se incluye la posibilidad de realizar conteos
fsicos en fechas intermedias.
Expone las recomendaciones necesarias para la toma fsica del
inventario: planificar con antelacin las actividades, ordenar y clasificar la
mercanca para facilitar el conteo, seleccionar e instruir el personal sobre
objeto, importancia fecha y hora, artculos que se van a inventariar y reas
incluidas en la toma del inventario, formularios a utilizar, procedimientos a
utilizar para el conteo, prever mecanismo de recuento o verificacin.
Dentro de este marco se puede concluir que la toma fsica de
inventarios se refiere al recuento peridico que hace una organizacin para
evaluar la existencia real del elemento patrimonial, es decir inventario, bien
por conteos efectivos, observaciones, fichas de entradas y salidas de
almacn, considerando los aspectos de almacenaje, bien como se distribuye
en el almacn de acuerdo a su naturaleza, movimientos continuos, la
segregacin de artculos en mal estado y segn el control de funciones y
responsabilidades por parte de los custodios de inventario.

35

Proteccin de activos
No obstante Membrado, (2007) en cuanto a la proteccin de activos, la
organizacin:
Deber establecer las medidas necesarias contra el robo y tambin
contra incendios. Adems, debera tener los anteriores riesgos a travs de
plizas de seguros, incluso podr disponer de un plan de prevencin y
recuperacin ante desastres en el que se indican actividades de cada
departamento, en casi de existir prdida total parcial. Debe medir, gestionar o
minimizar cualquier impacto de sus activos frente a la comunidad y sus
empleados, tales como gases txicos, agua, contaminacin acstica, por
tanto todos los equipos deben ser seguros dotados por mecanismo de
seguridad para evitar accidentes.
Mediante De la Pea, (2010) plantea que la proteccin de activos es
una de las reas ms importantes en la mayora de las empresas, en
relacin al control interno organizacional que incluye una proteccin fsica
mediante las correspondientes medidas de seguridad, jurdica mediante sus
inscripcin en los registros correspondientes y econmicas mediante la
contratacin oportuna de plizas de seguro.
Por su parte Warren y Reeve, (2005) infiere que los activos fijos deben
asegurarse contra robos, incendios, inundaciones o cualquier otro siniestro.
As como robos, usos indebidos y otros daos. Hacindose peridicamente
un inventario fsico de los activos fijos para verificar la exactitud de los
registros contables, para s detectar los activos fijos faltantes, obsoletos o
que no estn en uso as como tambin para determinar su estado. Asimismo
se debe tener un control minucioso sobre el retiro de los activos fijos, con
previas autorizaciones.
Por todas estas razones llevan a concluir que una organizacin debe
36

establecer medidas necesarias para la proteccin de activos contra robos o


bien incendios que puedan atacar contra la estabilidad patrimonial
organizacional, considerando que este plan de prevencin representa unas
de las partes ms importantes en el control interno de la empresa.
Mtodos de inventario
Segn la NIC 2, (2003) el costo de los inventarios de productos que no
son habitualmente intercambiables entre s, as como de los bienes y
servicios

producidos

segregados

para

proyectos

especficos,

se

determinar a travs de la identificacin especfica de sus costos propios.


As mismo los cost de los inventarios se asignar utilizando los
mtodos de primera entrada primera salida (the first-in, first-out, FIFO, por
sus siglas en ingls) o costo promedio ponderado. Utilizando las mismas
frmulas de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso
afines. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar
justificada la utilizacin de frmulas de costo tambin distintas.
La frmula FIFO, asume que los productos en inventarios comprados o
producidos antes, sern vendidos en primer lugar y, posteriormente, que los
productos que queden en la existencia final sern los producidos o
comprados ms recientemente. No obstante si se utiliza el mtodo del costo
promedio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinar a
partir del promedio ponderado del costo de los artculos similares, posedos
al principio del periodo, y del costo de los mismos artculos comprados o
producidos durante el periodo. Quien puede calcularse peridicamente
dependiendo de las circunstancias de la entidad. Indic asimismo que los
costos de inventarios son intercambiables entre si, por su parte existen dos
mtodos de inventarios, el PESP (primero entrar primero en salir) y el costo
promedio ponderado. Donde el primero consiste en que las mercancas que
entran inicialmente son las primeras en salir a la venta, siendo estas
37

vendidas de acuerdo a su precio de adquisicin, no obstante el costo


promedio ponderado se determinara segn el promedio de los artculos
similares adquiridos al principio y durante el periodo.
El valor neto de realizacin
Por su parte la NIC 2, (2003) plantea que el costo de los inventarios
puede no ser recuperable en caso de que los mismos estn daados, si han
devenido parcial o totalmente obsoletos, o bien si sus precios de mercado
han bajado. Asimismo, el costo de los inventarios puede no ser recuperable
si los costos estimados para su terminacin o su venta se han agrandado.
Generalmente, la rebaja hasta alcanzar el valor neto realizable, se
calcula para cada partida de los inventarios. En algunas circunstancias, sin
embargo,

puede

resultar

apropiado

agrupar

partidas

similares

relacionadas.
No es apropiado realizar las rebajas a partir de partidas que reflejen
clasificaciones completas de los inventarios.
Las estimaciones del valor neto realizable se realizaran bajo la
informacin ms fiable de que se disponga, en el momento de hacerlas,
acerca del importe por el que se espera realizar los inventarios. Estas
estimaciones tendrn en consideracin las fluctuaciones cambiantes de los
precios relacionados directamente con los hechos posteriores al cierre, en la
medida que esos hechos confirmen condiciones existentes al final del
periodo.
No se rebajarn las materias primas y otros suministros,
mantenidos para su uso en la produccin de inventarios, para
situar su importe en libros por debajo del costo, siempre que se
espere que los productos terminados a los que se incorporen
sean vendidos al costo o por encima del mismo.
Sin embargo, cuando una reduccin, en el precio de las materias
38

primas, indique que el costo de los productos terminados exceder a su valor


neto realizable, se rebajar su importe en libros hasta cubrir esa diferencia.

Se realizar una nueva evaluacin del valor neto realizable en cada


periodo posterior siempre que las circunstancias, que previamente causaron
la rebaja, hayan dejado de existir, o cuando exista una clara evidencia de un
incremento en el valor neto realizable. Trayendo como consecuencia de un
cambio en las circunstancias econmicas, se revertir el importe de la
misma, de manera que el nuevo valor contable sea el menor entre el costo y
el valor neto realizable revisado. Generndose ocasionalmente cuando un
artculo en existencia, que se lleva al valor neto realizable ha bajado su
precio de venta, est todava en inventario de un periodo posterior y su
precio de venta se ha incrementado.
Partiendo de estas consideraciones, Valor neto realizable es el precio
estimado de venta de un activo en el curso normal de la operacin menos los
costos estimados para terminar su produccin y los necesarios para llevar a
cabo la venta. Por su parte el costo de los inventarios puede ser no
recuperable en el caso de que se encuentren debidamente obsoletos
causando su prdida a nivel de mercado, no obstante las estimaciones van a
depender de las diferentes fluctuaciones de los precios.
Determinacin de costos: Segn la NIC 2
Los inventarios se medirn al costo al valor neto razonable, segn cul
sea el menor.
Costos de adquisicin: El costo de adquisicin de los inventarios
comprender el precio de compra, los aranceles de importacin y
otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las
autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros
costos directamente atribuibles a la adquisicin de las
39

mercaderas, los materiales o los servicios.


No obstante los costos de transformacin de los inventarios
comprendern aquellos costos directamente afines con las unidades
producidas, tales como la mano de obra directa. As mismo, comprendern
una parte, calculada de forma sistemtica. La cantidad de costo indirecto fijo
distribuido a cada unidad de produccin no se incrementar como
consecuencia de un nivel bajo de produccin, ni por la existencia de
capacidad ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocern como
gastos del periodo en que han sido incurridos. Periodos increblemente altos,
la cantidad de costo indirecto distribuido a cada unidad de produccin se
disminuir, de manera que no se valoren los inventarios por encima del
costo. Los costos indirectos variables se distribuirn, a cada unidad de
produccin, sobre la base del nivel real de uso de los medios de produccin.
El proceso de produccin puede dar lugar a la fabricacin simultnea
de ms de un producto. Este es el caso, por ejemplo, de la produccin
conjunta o de la produccin de productos principales junto a subproductos
Otros costos. Se incluirn otros costos, en el costo de los inventarios,
siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a los mismos su condicin
y ubicacin actuales.
Costo de los inventarios para un prestador de servicios: En el caso de
que un prestador de servicios que tenga inventarios, sern medidos a travs
de los costos para su produccin, esto incluir mano de obra, supervisin y
cualquier otro costo relacionado a la prestacin del servicio quienes sern
medibles por los costos que suponga su produccin. Estos costos se
componen fundamentalmente de mano de obra y otros costos del personal
directamente involucrado en la prestacin del servicio, ahora bien todo lo
relacionado a la venta y la administracin general sern incluidos como
gastos del periodo en el que se hayan incurrido. Los costos de los
inventarios de un prestador de servicios no incluirn mrgenes de ganancia
40

ni costos indirectos no atribuibles que, a menudo, se tienen en cuenta en los


precios facturados por el prestador de servicios.
Costo de los productos agrcolas recolectados de activos biolgicos: De
acuerdo con la NIC 41 Agricultura, los inventarios que comprenden productos
agrcolas, que la entidad haya cosechado o recolectado de sus activos
biolgicos, se medirn, para su reconocimiento inicial, segn el valor
razonable menos los costos de venta en el momento de que se d la
cosecha o recoleccin. Siendo el costo de inventario para esa fecha.
Como seguimiento de estas consideraciones es importante resaltar que los
inventarios se medirn al costo al valor neto razonable, segn cul sea el
menor. As mismo se encuentra los siguientes:
Costos de adquisicin que comprender para con el costo de los inventarios
el precio de compra y los dems gastos para su adquisicin por ejemplo los
de importacin, aranceles entre otros.
Costos de Transformacin comprende todos aquello costos indirectos
relacionados a la produccin de un bien, entre ellos materia prima, mano de
obras, costos fijos, variables que hayan incurrido para la fabricacin de ese
producto final.
Costo de los inventarios para un prestador de servicios: si es un prestador de
servicios que posee un inventario, lo medir por los costos que suponga su
produccin.
As mismo existen otros costos que van a formar parte de los mismo siempre
que incurran en la fabricacin del producto final.
Factores de Riesgo
Controles entradas y salidas

41

Para Perdomo, (2004) las entradas son controladas por las compras y
produccin; el control de salidas ser a travs de las ventas. Para el control
de las compras es necesario: pedido de compra al proveedor, rdenes de
compra, orden de produccin, recepcin de unidades por el almacenista,
nota de entrada al almacn, nota de remisin del proveedor, factura del
proveedor y registro de compras. Luego para las ventas se requiere pedido
de los clientes, ordenes de entrega, ordenes de embarque, nota de remisin
de venta, factura de venta y registro de ventas.
Por su parte todas ellas deben estar sujetas a que aseguren la
integridad y calidad del inventario, siempre que estn autorizadas.
Por su parte Olavarrieta, (1999) considera el control del efectivo de los
inventarios consisten en el equilibrio entre los que se tiene en inventario y las
necesidades de produccin y ventas. Si se presentan faltas para la
produccin esta se interrumpe, por lo tanto el control de inventarios involucra
la planeacin de la produccin, las compras y los pronsticos de las ventas.
Aun cuando para Mantilla y Cante, (2005) sugiere que el proceso de
entradas es decir compras comprende solicitudes de compra, rdenes de
compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito
y crdito.
Dentro de este marco los controles de entradas y salidas de inventario
deben ser medidos principalmente por los procesos de compra y venta, a
travs de pedidos, bien por rdenes de compra, recepciones de
almacenajes, rdenes de embarque, notas de emisin de ventas,
asegurando la integridad y calidad del inventario, siempre que estn
autorizadas. Por medio de la planeacin de produccin de compras y
pronsticos de ventas.
Control de Almacenamiento

42

Segn Perdomo, (2004) el almacenamiento se debe realizar de manera


ordenada, que se haga un recuento peridico, el conteo se har con el
personal que conozca la mercanca, calificndose el estado de conservacin
y antigedad. Es importante que al departamento del almacn solo tenga
acceso el personal autorizado, quien ser el afianzado del mismo.
Es importante que en departamento de almacn se llevara control en
unidades tanto de entradas como de salidas y existencia segn la clase de
artculos. La fuente de informacin para el registro tanto en contabilidad
como en el departamento de almacn, deber ser distinta, de tal forma que
las facturas de compra, pedidos de compras y notas de entrada al almacn,
servirn a contabilidad para los cargos a la cuenta de almacn, dichas notas
de revisin servirn de entradas en unidades del departamento de almacn.
Al mismo tiempo Estupillan, (2006) afirma que los inventarios deben
estar separados en bodegas, debern requerirse informes semanales de las
personas encargadas de la custodia de tales mercanca, y efectuarse
pruebas selectivas de las Cantidades, de igual manera todos los embarques
enviados a tales consignaciones debern quedar evidenciados recibidos y
firmados.
En todo caso Granados, (2002) plantea que dentro de la administracin
y control de inventarios es necesario que exista un almacn que permita que
las mercancas y materiales se encuentren en condiciones ptimas de uso o
para la venta en el momento que se requiera. Se deben separar en forma
adecuada las funciones de custodia, operaciones de recepcin, almacenaje y
los embarques que no recaigan en un solo departamento, contar con un
almacn general clasificado para todo tipo de inventarios para la
responsabilidad de una sola persona, restringir el acceso a la zona de
almacenaje, produccin y embarque con el propsito de determinar y
delimitar con claridad la responsabilidad del personal involucrado en el

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manejo de inventarios.

Sobre la base de las ideas expuestas los procesos de almacenamiento


debe hacerse de manera ordenada y peridica segn su variedad,
maniobrada por un personal calificado con el fin de medir su conservacin y
antigedad, as mismo encontrndose en condiciones ptimas y de fcil
acceso al momento de las entradas y las salidas y, considerando los niveles
de fluctuacin de la empresa y los mtodos de inventario que se utilicen.
Niveles mximos y mnimos
Vinculado al concepto Granados, (2002) plantea que en los casos de
existir excedentes de inventario, traera repercusiones importantes a nivel de
los materiales o mercanca pueden volverse obsoletos, se incurren gasto
excesivos de almacenaje, si los inventarios son delicados se corre el riesgo
de su deterioro, es imposible que los excedentes de inventario bajen de
precio debido a las flotaciones de precios en el mercado, lo cual repercute en
prdidas para la empresa.
Por su parte de existir faltantes de inventarios traera disminuciones de
las ventas, con lo que se perdera clientela, adquisicin de materiales a un
precio superior al Acostumbrado, en el caso de una industria, mientras no
haya produccin se tendr al personal de produccin ocioso, y es posible
que cuando se surta los materiales se originen gastos adicionales por
concepto de horas extras para cumplir con la produccin requerida.
Para evitar esta posible situacin es necesario la rotacin de inventarios
consiste en dividir los costos de ventas entre el promedio mensual de
inventarios, que es solo un dato que sirve de indicio, ya que los inventarios
no sufren la rotacin a lo largo del ao, lo cual va depender de los niveles de
demanda y el tipo de inventario.
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Sugiere Perdomo, (2004) que el recuento fsico deber comprarse con


el mximo y mnimo que indican las tarjetas auxiliares del almacn, para
poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar decisiones
acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
No obstante Warren y Reeve, (2005) plantea que en una empresa
comercial debe tener existencias en inventario suficientes para satisfacer las
necesidades de sus clientes. De no hacerlo, podra perder las ventas
generando desabastecimiento para con el control de la cartera de clientes. Al
mismo tiempo, el inventario excesivo reduce la solvencia al destinar recursos
que podran utilizarse mejor para ampliaciones o mejoras de operaciones
incluso perdidas que puedan utilizarse para otras inversiones.
Adems, el exceso de inventarios aumenta gastos, como los de
almacenamiento, seguros e impuesto predial. Por ltimo dicho exceso
incrementa el riesgo de prdidas por cada de precios, inflacin, daos o
cambios en los hbitos de compra de los clientes. Al igual que con muchos
tipos de anlisis financieros, es posible utilizar ms de una medicin para
analizar la eficiencia, eficacia con que una empresa maneja su inventario.
Dos de estas medidas son la rotacin de inventarios y el nmero de das de
inventario promedio disponible.
Para tal efecto los niveles mximos y mnimos de inventario a nivel de
los excedentes traeran repercusiones significativas en la organizacin
debida que al tener Mercanca innecesaria hara que existiesen altos niveles
de inventario con pocos movimientos y posiblemente pasando a ser
obsoletos y perdidas a nivel de precios. Por su parte la falta de inventario
traera disminucin de las ventas, bajando la rentabilidad, as como prdida
de la cartera de clientes. Es por ello que la organizacin debe tener niveles
de inventarios que puedan satisfacer su clientela y que no reduzcan los
niveles de solvencia. Ello se logra a travs de una buena rotacin de

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inventarios, con una competente planeacin de compras y pronsticos de


ventas.
Obsolescencia
De acuerdo a Granados, (2002) el que se deterioren los inventarios
puede darse porque se ensucia tanto el almacn, como al momento de
tenerlos a la venta se rompe el empaque, se raya, el deterioro puede darse
tanto los que estn exhibidos como los almacenados.

La obsolescencia, indica que los inventarios han pasado de moda y por


lo mismo no se han vendido, ocasionando su antigedad.
Toda entidad que maneja inventarios corre el riesgo de sufrir prdidas
que se pueden originar por deficiencias en la inversin de los inventarios.
Esta problemtica surge cuando la inversin en inventarios no guarda una
adecuada proporcin con el tiempo normal de recuperacin en relacin al
importe y volumen de ventas.
Mientras Navarro, (1999) plantea que en las organizaciones existe un
riesgo de que los materiales almacenados se vuelvan obsoletos, quizs
debido a factores tales como: moda, los avances tecnolgicos, la antigedad,
o prdida de las especificaciones de calidad de los materiales. Razn por la
cual la organizacin debe tomar sus debidas precauciones contemplndose
un porcentaje del costo de mantenimiento de los inventarios por
obsolescencia de inventario.
As mismo Chaves, (2002) plantea que el nivel de obsolescencia
(artculos cuyo valor se ha visto mermado por deterioro fsico o por cambio
en la preferencia o el gusto del cliente) es uno de los factores problemticos
en el usos, manejo y control de los inventarios. Tomando en cuenta que la
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obsolescencia de inventarios no es tomada en consideracin como indicador


de problemas de control de existencia, as mismo no es empleada para
definir que artculos se deben tener cuidado y as determinar acciones
especiales a seguir, pero si representa en promedio como el ndice de alto
valor segn la experiencia acumulada en el campo de la distribucin.
Por todas estas razones la obsolescencia se considera un factor
importante de sumo cuidado dentro de una organizacin tomando en cuenta
que el inventario es el eje principal de la organizacin. Esto se presenta por
varios factores bien antigedad, lento movimiento, que han pasado de moda,
esto ocurre cuando la inversin en inventarios no guarda una adecuada
proporcin en el tiempo normal de recuperacin al momento de hacer la
compra y luego el proceso de venta.
Definicin de Trminos Bsicos
Control: Es un conjunto de normas, procedimientos y tcnicas a travs de las
cuales se mide y se corrige el desempeo para asegurar la consecucin de
objetivos y tcnicas. Como conjunto constituye un todo para la consecucin
de un objetivo. Por ello est muy ligado al poder (social, cultural, poltico,
econmico, entre otros) .Mantilla, (2003).
Inventario: Los inventarios son elementos materiales adquiridos para su
venta o produccin, debido a su magnitud e importancia dentro del activo
requieren adecuados sistemas de registro y controles internos. Romero,
(2005).
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados entre los que existe cierta
cohesin y unidad de propsito. (Diccionario Enciclopdico, 2009).
Riesgos: Es todo aquello que puede generar un evento no deseado y traer
como consecuencias perdidas y/o daos. Cruz, (2006).

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Comunicacin: En toda relacin entre personas se trasmiten, reciben e


intercambian mensajes. (Novoa, 1998).
Eficiencia: Capacidad para cumplir o realizar bien una funcin. (Diccionario
Enciclopdico, 2009).
Eficacia: Es la capacidad de producir un buen efecto. (Diccionario
Enciclopdico, 2009).
Activos: Se le denomina as al total de recursos de que dispone la empresa
para llevar a cabo sus operaciones; representan todos los bienes y derechos
que son propiedad del negocio. vila, (2007).
Costo: Se entiende cualquier tcnica o mecaniza contable que permita
calcular lo que cuesta fabricar un producto o prestar un servicio. Sinisterra y
Polanco, (2007).
Obsolescencia: Depreciacin de un activo o equipo industrial a causa de un
progreso tcnico. (Diccionario Enciclopdico, 2009).
Poblacin: Conjunto de habitantes de un lugar. (Diccionario Enciclopdico,
2009).
Muestra: Fraccin representativa de una poblacin o de un universo
estadstico. (Diccionario Enciclopdico, 2009).

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