ENSAYO: IMPORTANCIA DE LA OFIMÁTICA EN LA ADMNISTRACIÓN

Introducción

La "explosión informativa" en la que estamos inmersos (entre cuyas causas destaca

la incidencia de la información en el desarrollo de la tecnología e investigación y que la
sociedad demanda y maneja gran cantidad de datos), es un hecho que hace difícil discernir
la información útil, de la que supone contaminación o es perjudicial, que hace que se
pueda decir que "no se distingue el árbol de entre el bosque". El acceso al mercado laboral
requiere hoy en día de tener una serie de conocimientos debido a la alta competitividad.
Gran parte de las empresas utilizan a diario las herramientas de ofimática.

Por tanto, el aprendizaje de las mismas supone un punto positivo para aspirantes a
determinados trabajos de oficina. Tener conocimientos de ofimática fue casi
imprescindible para trabajar en el mundo de la administración y las finanzas.
Actualmente, este requisito no ha perdido importancia para los reclutadores de trabajo,
pero no es tan demandado porque se presupone que muchos de los candidatos ya tienen
un manejo fluido de estas aplicaciones informáticas, aunque en la gran mayoría de los
casos esto no sea cierto y los candidatos sólo sepan utilizarlas de manera superficial.

Las nuevas tecnologías han agilizado el proceso de almacenar y transmitir

digitalmente la información y el procesamiento de datos en la administración. Las
herramientas de ofimática más utilizadas hoy en día son Microsoft Office, Open Office o
Google Apps entre otras. No sólo están presentes en las oficinas de trabajo, sino que en
los hogares es muy útil para almacenar información, procesar textos y plasmar ideas.
Atrás quedan los años en los que sólo se almacenaban datos en soporte papel y era una
ardua tarea tanto conservar como recuperar de forma rápida la información. (Desongles,
2012)

La importancia de la Ofimática en la Administración

El término ofimática hace referencia a todas las herramientas y los métodos que se
aplican a las actividades de oficina que posibilitan el procesamiento computarizado de
datos escritos, visuales y sonoros.

La ofimática tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la

simplificación, mejora y automatización de la organización de las actividades de una
compañía o grupo de personas (gestión de datos administrativos, sincronización de
reuniones, etc.).

Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones de compañías requieren un mayor
grado de comunicación, la ofimática ya no se limita solamente a capturar documentos
manuscritos.

En especial, también incluye las siguientes actividades:

 Intercambio de información
 Gestión de documentos administrativos
 Tratamiento de datos numéricos
 Planificación de reuniones y administración de crono gramas de trabajo

Las herramientas de ofimática son utilizadas en la totalidad de las oficinas y empresas

alrededor del mundo considerando el hecho de que las mismas son necesarias para realizar
todo tipo de tareas administrativas.

Por esto es importante que tengamos en cuenta el hecho de que las personas que
trabajan con estos sistemas deben estar capacitados en todos los programas utilizados ya
sean estos, procesadores de texto, planillas de cálculo o bases de datos, los mismos son
necesarios para llevar los diferentes registros de cualquier oficina o empresa, por ello es
que resulta tan importante que las personas que trabajen con el los sepan utilizarlos a la
perfección por esta razón es que muchas empresas están comenzando a apostar en la
formación en ofimática para sus empleados.

Todas las herramientas ofimáticas deben estar conectadas a una red para que puedan
funcionar a la perfección, y al mismo tiempo debemos considerar que la mayor parte de
la información más importante de una empresa, por eso es fundamental que el sistema
operativo también funcione a la perfección y para ellos se deben realizar diferentes tipo
de revisiones y mantenimientos para así poder mantener todo el sistema actualizado. Por
ello también la formación en ofimática tiene que hacer hincapié en el uso de dicho sistema
operativo, ya que recordemos que ante una falla del mismo todas las herramientas pueden
desestabilizar sus archivos y en el peor de los casos perderlos. (Casa, 2004)

La ofimática es una forma de trabajo que facilita nuestro diario vivir, esta ayuda a
optimizar o automatizar las tareas típicas en una oficina, ya existentes, ya sea en un trabajo
con muchas personas o en la un trabajo personal, o en el diario vivir; ya que logra
comprender el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electrónica de los
mismos y la gestión de información electrónica relativa a lo deseemos trabajar. En
términos más técnicos se dice que ofimática es el equipamiento hardware y software
usado para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la
información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos.
(Trabajo, 2002)

Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones de compañías requieren un mayor
grado de comunicación, la ofimática nos ayuda al intercambio de información, la gestión
de documentos administrativos, tratamiento de datos numéricos, planificación de
reuniones y administración de cronogramas de trabajo y muchas actividades más. En mi
opinión estos paquetes no requieren altos niveles académicos ya que existen cursos que
facilitan su comprensión. (Londoño, 2012)

Conclusiones

Puede decirse que hoy en día la ofimática es enormemente importante en el contexto

de una oficina porque ofrece una serie de herramientas informáticas que sirven para
agilizar enormemente el trabajo que cotidianamente se presenta. Estas herramientas se
ven mejoradas año a año y además con las capacidades que se agregan en lo que respecta
a procesamiento de la información, pude decirse que existe un verdadero salto de
productividad en la materia. La ofimática en este sentido permite que exista una clara
simplificación de una enormidad de tareas, simplificación que habilita a dedicar el tiempo
en otro tipo de menesteres.

La ofimática debe su desarrollo en buena medida a la aparición de la computadora

personal y a su posterior evolución. En efecto, con anterioridad a esta circunstancia, las
computadoras estaban en gran medida relegadas a ámbitos de investigación o a negocios
que podían afrontar una inversión importante en lo que respecta a tecnología. No obstante,
con la aparición de las computadoras personales se abrió todo un nuevo mundo que
habilitaba la posibilidad de llevar adelante tareas complejas mediante la incorporación de
una computadora que implicaba un costo bajo. Es así, como este nuevo artefacto pronto
se adueñó del ámbito de las oficinas, posibilitando todo un nuevo escenario de trabajo.

Como consecuencia de la incorporación de la computadora al ámbito de la oficina,

comenzaron a desarrollarse distintas aplicaciones especializadas que estaban destinadas
a llevar adelante los trabajos más comunes. Es así como podemos ver la aparición de las
planillas de cálculo, la aparición de los procesadores de texto, y motores de bases de datos
adaptados a esta nueva situación.

Por último, no queremos dejar de mencionar que la formación en ofimática es

especialmente recomendable para aquellas personas que trabajan en los sectores
administrativos de una empresa o incluso para aquellos que ocupan cargos técnicos o
directivos.

Bibliografía
Casa, L. J. (2004). Manual Imprescindible de Access. Barcelona: Pacifico.

Desongles, J. (2012). Tratamiento de Textos. Madrid.

Londoño, L. T. (25 de Junio de 2012). Ofimática en la Actualidad. Obtenido de

http://ofikamatica.blogspot.com/

Trabajo, D. G. (2002). Guía Pedagógica para Elaboración de Documentos mediante

Herramientas de Cómputo. México: D.F.