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Sistemas de Ordenamiento PDF
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Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
La clasificación hace referencia a la estructura documental, mientras que la
ordenación hace referencia a la secuencia, a las relaciones causa-efecto,
continuidad e interdependencia entre los documentos de una serie.
Fundamentos de la Ordenación
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correcta ordenación de las series, subseries, unidades y tipos documentales que
las conforman.
Manuales de Procedimientos
Para evitar la pérdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha
perdido lo más recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos y los
flujogramas, contenidos en ellos.
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VICERRECTORÍA
DEPENDENCIA SECRETARIA DE ADMINISTRATIVA Y SECCIÓN OFICINA CONTRATACIÓN
PLANEACIÓN FINANCIERA TALENTO HUMANO
Inicio
Solicitud
Contrato
No
¿Cargo Si
nuevo? ¿Viable? Si
No ¿Disponi-
bilidad?
04
05 06 07 Hoja de vida 08
Contrato
09
Copia
Contrato
Contrato
A Fin
A
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UNIVERSIDAD SAN ALEJO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Secretaría de Planeación Secretario de Planeación 02 Si se trata de un cargo nuevo en la Planta de Personal, estudia la
viabilidad de la solicitud.
Oficina Contratación Coordinador Oficina 08 Elabora el Contrato con dos copias y lo transfiere a la Sección Talento
Contratación Humano con la hoja de vida
Hace firmar el contrato de los interesados y lo distribuye en: Interesado,
Sección Talento Humano Jefe Sección Talento Humano 09 Historia laboral, Oficina de Contratación
Archiva Hoja de vida y contrato en la Historia laboral y transfiere
10 una copia a la oficina de contratación para que sea archivada
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Al cumplir el orden establecido en los Manuales de Procedimientos se garantiza la
ordenación permanente de los documentos y se garantiza la rápida localización
para su consulta.
Sistemas de Ordenación
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Sistemas
de
Ordenación
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Sistemas de Ordenación Alfabéticos
Onomástico
Toponímico o Alfabético-Geográfico
Temático
Sistema Onomástico
Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:
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Primera regla
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Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el
ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:
L O A I Z A
L O N D O Ñ O
L O N G A S
L O P E R A
L O P E R E N A
L O P E Z
L O R A
L O Z A D A
L O Z A N O
Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.
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Las guías telefónicas utilizan el siguiente criterio para ordenar los nombres
de individuos:
Palabra de orden
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Veamos como queda:
LOAIZA CONGOTE, Sigifredo Arturo
LOPERA, Paula
Segunda regla
Ejemplo:
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Tercera regla
Ejemplo:
Cuarta regla
Ejemplo:
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Leopoldo De la Ossa Pardo
Alonso De la Barrera Cano
Leonel De León León
Belinda De Bedout Bedoya
Reina De los Reyes Rey
Dalia De la Rosa
Leonela D´León Bravo
Angélica D´Angelo Ángel
Abel De la Pava Colorado
DE LA ROSA, Dalia
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Quinta regla
Ejemplo
ABADÍA, Alba (Sor)
Sexta regla
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La ordenación es así:
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Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales
Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de
ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente”.
Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas
jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin
ellos.
Primera regla
Ejemplo:
CARNICERÍA Reina
Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos,
preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de
clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al
comienzo de la razón social.
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Ejemplo:
EL PALACIO de los Helados
Segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir
a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el
abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede
colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.
Ejemplos:
ASOCIACIÓN
ASOCIACIÓNProtectora
Protectorade
deAnimales
Animales(APA)
(APA)
CONFECCIONES
CONFECCIONESH.
H.J.J.P.
P.
INSTITUTO
INSTITUTOde
deDesarrollo
DesarrolloEconómico
EconómicoAgropecuario
Agropecuario(IDEA)
(IDEA)
J.J.V.
V.Durarco
Durarco&&Cía.
Cía.
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Tercera regla
Ejemplos:
Emisora 1020
EMISORA Mil Veinte
Notaría 14
NOTARÍA 14
Juzgado 25 Civil Municipal
JUZGADO 25 Civil Municipal
Cuarta regla
Ejemplo:
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Disposición Física de los Documentos
Ejemplo:
DISCOTECA Metrópolis
Las guías son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalación. Se dividen en:
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En las unidades de instalación de visibilidad horizontal las posiciones se
determinan y se leen de izquierda a derecha.
Ejemplo:
Cuarta
Posición
Tercera Carpeta
Posición
Segunda
Posición
Primera
Posición
Portaíndice
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Veamos ahora un ejemplo de la ordenación del archivo de clientes de la Papelería La Pluma de Oro
BANQUETES Lisa
BANDERAS S.A.
BANCO Mundial
BA
B
A-B
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Sistema Temático
Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los
asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para
que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible, los mismos
asuntos generales.
Ejemplo:
Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional
Las guías son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalación. Se dividen en:
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El empleo de guías y subguías depende del sistema de ordenamiento, no siempre
se requiere hacer uso de todas ellas.
Ejemplo:
Tercera Carpeta
Posición
Segunda
Posición
Primera
Posición
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En el sistema temático se emplean:
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Veamos un ejemplo de la ordenación de una serie del archivo de tesorería, por el sistema temático
CITIBANK – Cuentas R. P.
Subguías BANCO Tequendama–Cuentas R. P.
Subseries. ( 3 Posición) BANCO Sudameris – Cuentas R. P.
CUENTAS
RECURSOS
PROPIOS
BANSUPERIOR – Cuentas A.
BANCOLOMBIA – Cuentas A.
Carpetas
BANCAFÉ – Cuentas A. Unidades documentales
(4 Posición)
CUENTAS
AUTORIZADAS
Guía Principal
Serie (2. Posición) CUENTAS
CORRIENTES
Guía Auxiliar C
(1. Posición)
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Sistema Toponímico
Ejemplo:
Las guías son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalación. Se dividen en:
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El empleo de guías y subguías depende del sistema de ordenamiento, no siempre
se requiere hacer uso de todas ellas.
Ejemplo:
Cuarta
Posición
Tercera Carpeta
Posición
Segunda
Posición
Primera
Posición
Portaíndice
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En el sistema toponímico se emplean:
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Ejemplos:
ECUADOR
• Iquitos
• Pórto
Velho BRASIL
PERÜ
• Lima • Brasilia
BOLIVIA • Belo
Horizonte
• La Paz
• Sáo
Paulo
CHILE • Rosario
• Buenos
Aires URUGUAY
ARGENTINA
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Veamos un ejemplo de la ordenación de la serie clientes, según el sistema toponímico por: PAÍS-CIUDAD Y NOMBRES
BRASIL
B
...CAFÉ Azul (Rosario – Argentina)
ROSARIO
BUENOS AIRES
ARGENTINA
Portaíndice CLIENTES
En los sistemas alfabéticos
cada posición se ordena en
estricto orden alfabético
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GUAJIRA
B. La Comercializadora H & H
ATLANTICO
Ltda., tiene clientes en varias
ciudades de Colombia.
MAGDALENA
CESAR Para la ordenación de su archivo de
• Montería clientes aplica el sistema toponímico
BOLIVAR
NORTE DE por: DEPARTAMENTO - CIUDAD Y
CORDOBA SANTANDER NOMBRES
• Cúcuta
AMAZONAS
• Leticia
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Veamos un ejemplo de la ordenación de la serie clientes, según el sistema toponímico por: DEPARTAMENTO - CIUDAD Y NOMBRES.
CHOCÓ
C
AREPA Rica (Medellín - Antioquia)
MEDELLÏN
CALDAS
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C. La Distribuidora T & T Ltda.,
tiene clientes en algunos
municipios antioqueños.
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Veamos un ejemplo de la ordenación de la serie clientes, según el sistema toponímico por: MUNICIPIO Y NOMBRES
S
TIENDA El Sol (Copacabana - Antioquia)
HACIENDA Luz (Copacabana - Antioquia)
COPACABANA
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La empresa transportadora Transportando Ltda., tiene clientes en algunos centros
comerciales de la ciudad
Recordemos:
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un ejemplo de la ordenación de la serie clientes, según el sistema toponímico por DIRECCIONES
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Sistemas de Ordenación Numéricos
Sistema Ordinal
Componentes:
Cuarta
Posición
Tercera Carpeta
Posición
Segunda
Posición
Primera
Posición
Portaíndice
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El archivo numérico principal contiene:
Las guías pueden estar divididas en milésimas (0000 a 9000) o centenas (100 a
900) y las subguías en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80).
Registro numérico
Es una relación de los asuntos o nombres con sus respectivos números, en orden
consecutivo.
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Veamos un ejemplo de la ordenación de la serie proveedores de la empresa
Expresión Creativa S.A., según el sistema numérico ordinal
Subguía
(segunda posición)
Proveedores A- Z
111
110
110
109
108
107
106
105
Guía 104
(primera posición) 103
Carpetas
101 (tercera posición
100
100
100 - Portaíndice
En este caso, las guías se emplean cada 100 carpetas y las subguías cada 10
carpetas, cumpliendo cada una la función de auxiliar de localización.
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Expresión Creativa S.A.
Departamento de Compras
Registro Numérico
Código Nombre
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Sistema Cronológico
Métodos:
2004, 02, 28
2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04
Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan
al mes siguiente.
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JUNIO
MAYO
26 27 28 29 230
21 22 23 24 25
16 17 18 19 20
11 12 13 14 15
06 07 08 09 10
01 02 03 04 05
ABRIL
2004
Primer Semestre Portaíndice
Veamos un ejemplo:
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Junio
Mayo
Abril
2 Trimestre
Marzo
Febrero
Enero
1 Trimestre
2004
Diciembre
Noviembre
Octubre
4 Trimestre
2003
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Sistemas de Ordenación Mixtos
Alfanuméricos
En la Secretaría Ejecutiva:
SE-O1 Actas
SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva
SE-O2 Informes
SE-O2-O1 Informes de Actividades
SE-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Administrativa:
DA-O2 Informes
DA-O2-O1 Informes de Actividades
DA-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Financiera:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestión
DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.
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Ordinal Cronológico
001 2003-04-31
002 2003-07-21
003 2004-05-19
004 2004-06-16
005 2004-08-11
006 2004-08-18
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