Formulario para minutas

NOMBRE Y MOTIVO DE LA REUNIÓN

Ejemplo: MINUTA DE REUNIÓN DEL EQUIPO DE CALIDAD

FECHA___________________________

ASISTENTES
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ASUNTO (S) TRATADOS

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ACUERDOS TOMADOS
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ACTIVIDADES POR REALIZAR. Se indicará el nombre del responsable de realizar la

actividad y enseguida la actividad correspondiente. También se puede incluir aquí la
fecha de cumplimiento de la actividad.
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FIN DE LA MINUTA. Debe incluir la leyenda fin de la minuta.

NOMBRE Y FIRMA DE LOS ASISTENTES

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No. de actualización: 3
Fecha: 30/04/12
Código: SC-FO-001
Página: 1
En ocasiones las reuniones en la empresa se salen de control y se
convierten en una pérdida de tiempo y esfuerzo para buena parte de
los convocados, sin embargo, hacer una minuta es una buena práctica
que permite atacar la juntitis y al mismo tiempo obtener un control
sobre los aspectos relevantes que se abordaron.
Como te lo platicamos en 8 claves para dejar de perder el tiempo en las
juntas, las reuniones que no son bien definidas en tiempo, espacio,
asuntos a tratar e invitados, terminan por afectar la productividad de
la organización en lugar de promoverla, y para evitar estoy la realización
de una minuta es la clave.
Es normal que en las juntas haya varios participantes y se tomen
muchas decisiones importantes, no obstante, también es normal que
durante la conversación se aborden temas que no estaban incluidos en
la agenda y se logren acuerdos que para algunos no es sencillo recordar.
Te recomendamos leer: Haz juntas más productivas y recupera 5 días de
tu vida
Y aquí es donde la minuta desempeña el rol principal, pues la primera
clave para redactar este documento es que sepas cuáles son sus
objetivos:

1. Para registrar los temas tratados y las decisiones tomadas con

respecto a éstos.
2. Para comunicar los resultados de reunión a personas que no era
necesario que estuvieran presentes, pero que necesitan saber lo que se
habló en ella.
Cualquier minuta de reunión, señala César Solares, director de Dale
Carnegie Training México Regional, debe tener de manera puntual y
clara tanto los puntos iniciales como los resultados que emanaron de la
reunión, pues esto permitirá darles seguimiento.

“Este formato de seguimiento, debe anotar los pasos de acción que se

generaron y a las personas responsables de cumplir con los mismos y su
fecha límite. Esto permitirá ver las decisiones que se tomaron, los pasos
de acción y sus responsables, así como las fechas límites para esas
tareas”, reitera el experto.

“Más vale anotar que discutir”

Esta frase es por demás útil cuando surge un debate sobre un punto que
no es el foco de la reunión o no está contemplado en la agenda de la
reunión, y una buena acción para destrabar la discusión y seguir

No. de actualización: 3
Fecha: 30/04/12
Código: SC-FO-001
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adelante es registrar en la minuta esos puntos que necesitan ser
atendidos en otra ocasión.
Aquí, la persona que dirige la reunión tiene que hacerle saber al resto
que ese asunto y los puntos de vista quedarán registrados y se
estudiarán más tarde, con el objetivo de proseguir con la agenda.

Te puede interesar leer: ¿Dónde y a quién convocar para hacer una junta
exitosa?
“Una de las razones por las que las juntas nunca terminan a tiempo es
porque al mexicano le gusta discutir y exponer su punto de
vista”, y la minuta es una herramienta útil para respetar los temas a
tratar sin perder el control de la reunión o evitar que los participantes
sientan que no son escuchados, apunta Solares.
Así que marca en tu minuta si como resultado de esa reunión se
programaron otras juntas para atender temas en específico, y no olvides
enviársela a todos los asistentes.

Construye una minuta paso a paso

A continuación te mostramos una guía rápida para elaborar una
minuta, así como algunas recomendaciones para lograr un documento
que resuma lo indispensable:
1.- El secreto está en el formato
Al tratarse de un documento oficial debes dotarlo de los elementos que
lo identifiquen como tal, por ello es básico que contenga:

– El nombre de la empresa y el tipo de reunión, esto es si se trata

de una junta semanal, mensual o si es especial para abordar un objetivo
en particular.
– Un título que identifique el tema principal a tratar; también anota la
hora, el lugar y la fecha de la reunión.

– La lista de los participantes en la reunión, para ello puedes armar

un listado de asistencia (haciendo la observación de los ausentes en
caso de ser necesario) que deberás archivar junto con la minuta de la
reunión.
Te recomendamos leer: Guía para impuntuales y sus víctimas
– Una agenda, la cual se trabaja con anticipación y puedes anexar al
documento final.
En red puedes encontrar ejemplos y hasta plantillas de minutas que
puedes ocupar, como este ejemplo de Doxtes:

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2.- ¿Quién debe realizarla?
Este documento debe ser responsabilidad de una persona asignada y no
de quien dirige la junta o los participantes principales, pues esto puede
afectar el texto final.

En algunas organizaciones, sobre todo las de estructuras menos

jerarquizadas, suelen elegir a alguien por votación o asignar la tarea
como “castigo” a los impuntuales, lo que no es recomendable debido a
que le resta seriedad y resulta en un documento que se hace sólo por
cumplir.
En organizaciones más estructuradas, la obligación suele recaer en
una secretaria. Otra alternativa es que los miembros del equipo
realicen las minutas de forma rotativa, pero cuidando que no sea uno de
los participantes activos.
Te sugerimos también: 9 recomendaciones para tener juntas altamente
exitosas
3.- Toma nota
Un error común es pensar que la minuta es una transcripción
estenográfica de la reunión, y no es así. Basta con que la persona
elegida para esta tarea tome notas sobre los aspectos relevantes, como
las mocionespresentadas y su autor, así como el resultado de la
votación si es que la hubo; los acuerdos alcanzados con el o los
responsables de darle seguimiento a cada acción, y el plazo para
cumplirlos; los temas que se agendaron para otra reunión; puntos y
avances presentados y las conclusiones a las que se llegaron.
Si durante la reunión se realizaron presentaciones, lectura de informes o
se mencionaron otros documentos relevantes, no es necesario
mencionarlos palabra por palabra, lo mejor es acercarse a la persona
que lo presentó y pedirle una copia que pueda agregarse a la minuta. Lo
que sí se debe anotar es el título del documento y el nombre de quien lo
presentó.
Oficialmente, la minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se
dijo. Por eso no es necesario tomar nota de cada palabra o conversación,
salvo que así se exija por tratarse de un debate ríspido o esencial para
la toma de decisiones, y en todo caso se debe realizar un resumen
muy objetivo del mismo.
También puedes leer: Extermina a los clásicos distractores en las juntas
4.- Menos es más
En este sentido, la minuta debe estar conformada por cada tema
tratado, las conclusiones al respecto, los acuerdos tomados, las
actividades a realizar, las personas responsables de darles seguimiento
o de su realización, el estado actual de las actividades, el porcentaje de
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cumplimiento de cada actividad y cualquier otro punto importante en
cada tema, de tal manera que todas las personas involucradas puedan
conocer la situación aún sin haber participado en la reunión.

Lo demás es prescindible.

5.- Entre más pronto, mejor

La minuta toma su valor real en cuanto está en las manos de las
personas que necesitan conocer su contenido para actuar en función de
sus objetivos, por ello que entre más rápida sea la entrega será mejor.

Tomar notas y capturar la información en una laptop, tablet o

smartphone tiene más ventajas que anotarlas en papel, pues las
minutas se pueden crear con mayor facilidad.
Para garantizar la exactitud de este documento, una buena práctica es
completarla tan pronto como sea posible después de la reunión, pues en
este momento la persona responsable tiene la información fresca en su
mente y capturarla puede ser más sencillo y fidedigno, esto al evitar
interpretaciones erróneas o confusiones que podrían generarse si se
deja pasar mucho tiempo.

Tambié puedes leer: Claves para líderes que cambian desayuno por
juntas
6.- Aprobación y distribución
Se puede dar el caso de que la minuta requiera una aprobación antes de
ser enviadas, para ello puede ser que la persona encargada deba leerla
en voz alta o enviarla a quien dirigió la reunión, o bien entregar un
borrador a los asistentes en espera de correcciones o sugerencias.

En caso de que sea rechazada, se deben hacer

las correcciones pertinentes y mencionar al final del documento que
fue modificada.
Una vez aprobada, se debe entregar (por email, impresa o en un
dispositivo de almacenamiento) una copia a los asistentes y a las
personas que a pesar de no ser convocadas necesitan esa información o
fueron asignados como responsables de algunas de las acciones
acordadas.

¿Crees que una minuta pueda ayudarte a mejorar la

planificación y sobre todo, el resultado de tus juntas?

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