Universidad de Oriente.

Núcleo de Bolívar.
Unidad Experimental Puerto Ordaz.
Licenciatura en Administración
Asignatura: Dirección De Reuniones
Sección 1.

Preparación de una Reunión

Profesor: Bachiller:
Lisbeth Agreda Diveana Mosqueda
C.I: V-23.503.973

Ciudad Guayana 02/2022

 Índice
Introducción………………………………………………………………………………………………………….……02
Desarrollo; Fase I: Apertura………………………………………………………………………………………..03
Fase II: Desarrollo……………………………………………………………………………………………….…04,05
Fase III: Conclusión…………………………………………………………………………………………………….05
Fase IV: Seguimiento………………………………………………………………………………………………….05
Desarrollar en cada fase como preparar la reunión antes, durante y después de las
reuniones…………………………………………………………………………………………………………………..06
Importancia de las reuniones en la organización…………………………………………………….….07
Anexo…………………………………………………………………………………………………………………………08
Conclusión………………………………………………………………………………………………………………….09
Bibliografía…………………………………………………………………………………………………………………10
 Introducción

En este trabajo se habla sobre las distintas fases de una reunión en apertura, una
reunión en desarrollo, una reunión en conclusión, y el seguimiento en una reunión;
para la preparación de una reunión, se desarrolla en cada fase como preparar la
reunión antes, durante y después y la importancia de las reuniones en la organización.
Teniendo como finalidad conocer información y llegar a una conclusión que nos
permita desarrollarnos en una organización utilizado estos métodos planteados.

A continuación el desarrollo.
 Desarrollo

Una reunión consiste en el encuentro de los miembros de un equipo con la finalidad de

intercambiar información y llegar a una decisión y pautas de acción. También sirve
para desarrollar el trabajo en grupo y conseguir objetivos. Las reuniones facilitan las
relaciones entre las personas y así alcanzar sus objetivos más fácilmente.

Fases de una Reunión

Fase I: Apertura

En las fases de apertura, Boden (1994) identifica unas secuencias estructuradas que
incorporan una variedad de temas críticos de la organización, antecedidos por una
sucesión de pequeñas charlas de orden de lo cotidiano entre los miembros de la
reunión. Es así como se han desarrollado estudios acerca de las pequeñas charlas
sostenidas entre los empleados de la organización y que anteceden la apertura formal
de una reunión (Cooperider, 2014; Ladegaard, 2011; Mullany, 2006; Pullin, 2010). Las
evaluaciones de asistencia, las propuestas para comenzar, o anuncios y artículos de
información general con frecuencia marcan el comienzo de la reunión.
El uso de la tecnología también se ha incorporado en el análisis de aperturas, para
comprobar su aporte como un recurso facilitador de la comunicación entre los
participantes de la reunión (Oittinen & Piirainen-Marsh, 2015).
Nielsen (2013) demuestra que las aperturas se logran a través de un proceso paso a
paso, como un acuerdo colaborativo entre los asistentes y el que preside la reunión.

Fase II: Desarrollo

Durante esta fase se debate sobre los puntos argumentales.

El director ofrecerá la palabra a todos los que desean aportar información, que será
puesta en común. Se vigila el ritmo, la cantidad y la calidad de las intervenciones. Es el
momento de poner sobre la mesa los distintos puntos de vista y el director ha de valer
por evitar las interrupciones, bien sean físicas o de teléfonos móviles.
Se utiliza las preguntas que se tengan preparadas para centrar la reunión sobre los
temas centrales de la misma y según vayan definiéndose las diferentes posiciones se
ira analizando con el grupo y aclarándolas si es necesario.

La estructura más adecuada para desarrollar este tipo de reuniones podría ser:

Animarla y fomentar la cordialidad.

Pedir colaboración y repartir responsabilidades.
Usar adecuadamente las ayudas e información preparada.
Conducir “firme y amablemente”.
Hacer participar a todos (estimular, sugerir, preguntar).
Coordinar los puntos de vista.
Mantenerse en el tema y el horario.

Fase III: Conclusión

En esta fase se cierra el proceso a través del que se desarrolla una reunión se resumen
los acuerdos alcanzados, repasar un poco los temas que se han abarcado y señalar
todos aquéllos que quedan pendientes para futuras reuniones. Una vez efectuados, ya
se debe empezar a definir qué es lo que hay que hacer, quien lo va a hacer y en qué
plazo.
Como directores al final de la reunión se agradece a los participantes su presencia y su
talante dialogante y también se fijan fecha para la próxima reunión.
En caso de que haya tomado acta de reunión, se levantara la misma y posteriormente,
se envía a los que han sido integrantes de la misma.

Fase IV: Seguimiento

Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes
de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer
esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las
personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la
próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un
rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).

Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos
seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para
muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc.
que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.

Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del
trabajo que el secretario asume.

Algunas alternativas pueden incluir:

Tener un voluntario que haga un resumen de la reunión, además de las minutas (ver la
sección de herramientas).

Hacer que las minutas sean leídas más como un “cuento”, en vez de como un reporte
formal enumerado. Además se deben anotar las decisiones tomadas en negrita o en
MAYUSCULAS, para que resalten. Y lo mismo, para los puntos a los que hay que darles
seguimiento.

Desarrollar en cada fase como preparar la reunión antes, durante y después de las
reuniones

 Preparación de la reunión (antes): Para organizar adecuadamente una reunión

es preciso tener en cuenta algunos aspectos:

Personas que asistirán a la reunión.

Materiales que pudiesen ser de utilidad o presentaciones para mostrar.
Determinar la fecha, lugar y hora.
Enviar la comunicación de la reunión (convocatoria).
Planificar la estrategia y objetivo/s de la reunión.
Contenido a tratar.

 El desarrollo de la reunión (durante):

Será el moderador el encargado de conducir la reunión. Entre las labores que deberá
realizar están:
Centrar la reunión: Explicar el propósito de la reunión y la información a tratar.
Fomentar un buen clima: Crear un clima abierto y de confianza donde fluya la
conversación y evitando posibles enfrentamientos.
Moderar las intervenciones: Organizar los turnos de palabra, controlar los tiempos de
intervención y buscar el consenso.
Dinamizar la reunión: si la situación lo requiere, debe motivar a los participantes e
incluso utilizar técnicas de dinámicas de grupo.

 Evaluación de la reunión (después):

Toda reunión se hace para conseguir resultados y unos objetivos. Por ello, se requiere
de una evaluación posterior:

 Evaluación de lo acontecido

 Del grado de cumplimiento de los acuerdos obtenidos

Además de la evaluación, es necesario llevar a cabo un seguimiento del cumplimiento

de las decisiones adoptadas. Se puede afirmar que una reunión no ha finalizado en
tanto no se haya desarrollado (o se esté desarrollando) lo acordado en ella.
Importancia de las reuniones en la organización
Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos
para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas
de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir
un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas.
 Anexo

Figura 1. Estructura genérica de las reuniones. Fuente: Gray, Brown y Macanufo (2010, p. 13
En la figura 1, la fase de apertura es representada por: número de flechas y puntos que simbolizan las primeras ideas expresadas
en la introducción general de la reunión, con el fin de plantear cuál va a ser la agenda del encuentro. La fase de debate, por su
parte, se caracteriza por una serie de actividades (círculos, puntos y flechas) que son desarrolladas por los participantes según su
nivel de complejidad, de acuerdo a las instrucciones recibidas en la fase de apertura; y en el cierre, los resultados de la discusión
de la fase previa son compartidos con el grupo en plenaria para llegar a acuerdos, sintetizar y sacar conclusiones pertinentes al
tema de la reunión.
 Bibliografía

https://www.redalyc.org/pdf/1942/194250865004.pdf

https://cursos.tienda/modulo-2-elementos-y-fases-de-la-reunion-fases-de-la-reunion/

https://ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/liderazgo/facilitacion-al-grupo/dirigir-
reuniones/principal

https://sites.google.com/site/equiposdetrabajorosarioocortes/etapas-de-una-reunion
 Conclusión

En virtud de lo estudiado ahora podemos entender como es el proceso que se usa

correctamente en las reuniones en sus distintas fases siendo de inicio la apertura que
es un proceso que se da poco a poco, adelantado por una sucesión de pequeñas
charlas de orden entre los miembros.
En el desarrollo es el momento donde los distintos puntos de vista se manejan
utilizando las preguntas que se tengan preparadas para centrar la reunión según vayan
definiéndose las diferentes posiciones se ira analizando con el grupo y aclarándolas si
es necesario lo propuesto.
En la conclusión de la reunión se resumen los acuerdos alcanzados, repasando un poco
los temas que se han abarcado y señalando todos aquéllos que quedan pendientes
para futuras reuniones. Una vez efectuados, ya se debe empezar a definir qué es lo
que hay que hacer, quien lo va a hacer y en qué plazo.
Cumpliendo con las fases de las reuniones podemos entender la importancia siendo
una poderosa herramienta para ayudarnos a una organización logrando los objetivos
que no podamos proponer. Si se utilizan incorrectamente, las reuniones pueden
convertirse en un desperdicio de tiempo y dinero para la organización.