LACTEOSBOL

OBSERVACIONES DE CONTROL INTERNO

VENTAS

Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN

El Servicio de Impuestos
Se evidenció la demora
Nacionales a través de Falta de control por parte Situación que ocasiona El responsable de ventas
en el pago de impuestos
su normativa, señala la del Jefe de pago de multas interese debe efectuar el control y
1. IVA e IT correspondiente
presentación de las Departamento de y accesorios, que seguimiento, al responsable
a los meses de febrero y
declaraciones juradas Ventas. perjudica a la empresa. de pago de impuestos.
marzo.
mensualmente.
Se Según resolución
Nro. 20’2000 de
15’02’2000 señala las Inobservancia a las Se recomienda controlar y
Se evidenciò alto Situación que perjudica
funciones que debe Normas, por parte del asignar mediante
2 movimiento de personal el desarrollo de sus
realizar los empleados Gerente de Recursos memorándums a los
del área de Ventas funciones.
debe contar con personal Humaos. responsables de Ventas.
designado mediante
memorandums
Según el Manual de
correspondencia, Se recomienda al
Existen informes del
responsable de Ventas
estado de clientes sin señala que todo Inobservancia a las ocasiona a no tener la
verificar que los informes
3. firmas de los informe tiene que tener normas, por parte de los validez de la
cuenten con la firma del
responsables de su la firma del responsables de Ventas información emitida responsable que suscribió el
elaboración. responsable de su citado informe
elaboración
 El encargado de
El no contar con el contabilidad no tiene Se recomienda al encargado
Se evidenció que no se citado Manual Esta situación ocasiona
archivos de por descuido de contabilidad efectúan el
4. cuenta con informes de ocasiona que no se a que no se cuenta con
tenga información de no registro control mensualmente y-o
cobros periódicamente. información.
las distribuidoras periódicamente los trimestralmente
cobros.

Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN

Se evidencio que hubo Debe presentar medidas No se asigno un

El responsable del Area,
un robo de de seguridad para presupuesto para Dificulta en la emisión de
5. deberá dar cumplimiento a la
documentación en el mes proteger dicha implementar un sistema informes mensuales.
poliza de seguro contra robos
de junio’2013 documentación. de seguridad.

Se evidenció que la
La Resolución Normativa Incumplimiento de Se deberán efectuar las
empresa cuenta con No existe conocimiento
de Directorio, estableció deberes formales gestiones para la autorización
facturas electrónicas sin de la normativa emitida
6. requisitos para la establecido por la de facturas electrónicas antes
aprobación del Servicio por el Servicio de
autorización de facturas Administración el Servicio de Impuestos
de Impuestos Impuestos Nacionales
electrónicas. Tributaria. Nacionales.
Nacionales.

Se debe entregar las Al no existir la

Se evidencio que copias de las facturas en
algunos facturas no se
7.
figuran en el registro de
las facturas emitidas.
Por olvido del
departamento de ventas
su integridad al respaldo no se tiene la
no se enviaron todas las
departamento de
copias de facturas al
Contabilidad de la
área de contabilidad.
empresa.
Recomendamos adjuntar las
documentación de
copias de facturas a todos
los registros contables de
certeza de la venta
ventas, para probar la
efectuada en los
existencia de ingresos.
registros contables.
 Se evidencio, que el
Se debe actualizar Se recomienda actualizar su
Departamento de ventas, Cambios en las políticas Un ineficiente manejo en
8. periódicamente las archivo, con documentación
no tiene actualizado sus de ventas no incluidos. el área de ventas.
normas de ventas. actual.
manuales de ventas.
Si no se controlan las
Se recomienda que toda
Se evidenció que no Según norma señala que Por descuido no fueron devoluciones, existe la
devolución debe figurar en el
9. fueron registrados en el toda devoluciones debe registrados algunas probabilidad de sub-
kardex respectivo para
Kardex las devoluciones . ser registrados devoluciones. valuación de sus
control posterior.
inventarios.

Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN

El manual de funciones
Se evidenció que no
de la entidad señala que Situación que ocasiona Se recomienda elaborar
elaboraron inventarios de
10. debe elaborarse Se debe a que no dieron tener un control de todas inventarios semestralmente o
los productos en
inventarios cada fin de las instrucciones. materiales que se tiene. cada fin de año.
Almacen.
año.
No se cumple con la
E l área de contabilidad
normativa interna de la El documento queda Se debe debe designar
no segrega bien sus
Falta de control en el institución y con el inválido dando lugar a la mediante memorándums a
11. funciones o que no
manejo de respaldo para manual de presencia de errores o cada uno de los responsables
cuenta con el personal
las ventas. procedimientos de irregularidades futuras. en el proceso de ventas.
altamente capacitado.
ventas.

No existe una persona

Falta de control y Debe haber una De debe designar a una
que conozca al 1005 los Elaborados en forma
12. supervisión en el área de vigilancia de la persona para que efectue el
procesos realizados en ineficaz e ineficiente.
ventas. secuencia de ventas. control y seguimiento.
esta área.
 Se evidenció que existe Situación que podría
Aplicar medios para un
una base de datos que ocasionar bajo Se recomienda, la
buen rendimiento de los Esto se debe a la falta de
13. no fueron implementados rendimiento.en implementación de la base de
empleados de la Unidad recursos.
hasta la fecha de desmedro de los datos.
de Ventas
evaluacion. intereses de la empresa.

Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN

Se recomienda que el Jefe de

No existe procedimiento Falta de práctica en las Esta falta podría
Indicar como afrontar los Ventas implante
en archivos de la Unidad planificaciones anuales ocasionar a que no se
14. cambios en los sistemas procedimientos que se debe
respecto a sistemas de emitidas Gerente de la registren todos los
de inventarios. llevar ante todo cambio en el
inventariacion. empresa bienes de la empresa
área.
La falta de estrategias Se recomendó realizar
Se evidenció que no Ausencia de
Comunicación de podrían ocasionar bajo procedimientos internos para
15. existen Planificaciones planificaciones anuales a
estrategias. rendimiento en la el área con el apoyo del
anuales de estrategia. los clientes.
empresa. Gerente.

Se evidencio que no La Resolución Falta de práctica en la

verificaron los plazos de administrativa Nº 99-00 actividad de cuentas por Esta situación podría Se recomienda implementar
16. vencimiento establecidos señala efectuar cobrar. incrementar las cuentas métodos de vigilancia para
de las cuentas por verificaciones a la por cobrar . las cuentas por cobrar.
cobrar. cuentas por cobrar
 Las cobranzas deben ser
El departamento de
realizadas eficazmente Desconocimiento de la Ineficiencia en las Aplicar procedimientos
cobranza no tiene
17. para mejorar la aplicación de las políticas operaciones de internos y de administración
definido su política de
rentabilidad de la en la empresa. cobranzas. en el área de cobranzas.
cobranza.
empresa.
Se recomienda efectuar la
Se evidenció que no El Manual de funciones
Situación que podría coordinación éntrelas áreas
existe coordinación entre señala que deben Desconocimiento por
18. perjudicar los objetos de involucradas, permitiendo de
las áreas involucradas, coordinar y realizar el movimiento de personal.
la empresa. esta manera un control
Ventas y Cobranzas trabajo en equipo.
eficiente.
Se recomienda actualizar las
modificaciones por el
1 Incompleto registro de Se tiene el sistema Movimiento contínuo de Muestra de datos que no Departamento de Vente.
9. modificaciones SIGMA, que muestra las personal de Ventas. permitan comparaciones
realizadas por el modificaciones de una gestión a otra.
Departamento de introducidas por el
Ventas. responsable de Ventas.

20 No se tiene evidencia de Según el Gerente El Jefe de Recursos Situación que impide a El responsable de Recursos
. capacitación, a General tiene registro Humanos no emitio sus que los empleados se Humanos, deberá emitir
funcionarios capacitaciones para el respectivos memorandums capaciten. memorándums para la
dependientes del área de personal bajo su para declarar en comisión capacitación de los
Ventas. dependencia. a los empleados. empleados de la empresa.