DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

INFORME DE GESTION
ABRIL DE 2018

Siendo ésta el área que al igual que contabilidad abarca los siete programas de
APC, creo que a pesar de las importantes tareas que realizamos en este departamento a
diario, podemos resaltar como prioridad, la atención y escucha a cada una de las personas
que lo requiere en el momento y durante el tiempo que sea necesario; ya que la Asociación
se caracteriza por la calidad humana en todos los procesos. Es por esto que al igual que
todos los meses, Abril se ha caracterizado por la atención a colaboradores de APC, que
han tenido momentos de mucho impacto, y que están pasando por situaciones personales
muy complejas, a quienes se les ha brindado una pequeña orientación o en algunos casos
simplemente escucharlos, para que se desahoguen y puedan ver las cosas con mayor
tranquilidad para tomar las mejores decisiones; Creo que este es un tema al que debe darse
prioridad, ya que la mayoría trabaja con familias o con niños y niñas, los cuales pueden
verse también afectados por estos temas y si nuestro equipo no tiene unos mínimos de
salud mental y emocional no podrá transmitir lo mejor a sus comunidades.

De igual manera, en Abril se continúa con las actividades propias del área, en las
que se incluyen aspectos de Salud ocupacional, los cuales dan inicio a la etapa de diseño
e implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

A continuación, se describirán las actividades generales realizadas por el equipo de trabajo

durante el mes de Abril:

Apoyo a Talento Humano Paola Vargas:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Novedades de Incluir en el sistema Podium las novedades de incapacidad tanto

Talento Humano de EPS como de ARL y/o licencias de todos los trabajadores,
por Programa esta actividad se hace mensualmente al inicio del mes siguiente.

Una vez se encuentra avalada la nómina, se imprimen los

Desprendibles de desprendibles de pago de las personas con contrato laboral y se
Nómina hacen manualmente los de las personas con contrato de
prestación de servicios.

Cada vez que ingresa un trabajador, se debe ir hasta la EPS

Afiliaciones a
correspondiente a radicar la afiliación, de igual forma a la caja de
Seguridad Social
compensación.

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Teléfono 4742288- 6244700 - 3108774707
Sucursal Cll.57 sur No 104-22 Bosa Santafé
Teléfonos 7741739 – 7534620
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 Dos o tres veces al mes, dependiendo de la cantidad de
Radicación de incapacidades allegadas a la dependencia, se debe ir a las
incapacidades correspondientes EPS y/o ARL, para radicarlas. Ver cuadro
anexo.
Cada vez que ingresa un trabajador, se solicita al Sr. Juan Pablo
Solicitud de carnet Avila la elaboración del carnet correspondiente y se realiza su
respectiva entrega por programa con el acta correspondiente.

Se asistió el 11 de abril a capacitación en el SENA, en la cual

Contratación aclararon todos los parámetros que se deben seguir al respecto.
aprendices SENA Se elaboró un informe adjunto y ya tenemos seleccionados 7
aprendices.

Se le envía a don Cristóbal Quiroz vía correo electrónico la

Solicitud de
información necesaria para la elaboración del contrato de cada
contratos y
trabajador que ingresa. De la misma forma cuando un trabajador
certificaciones
se retira o solicita una certificación se tramita también con don
laborales
Cristóbal.

Por medio de las páginas en las que hay bases de datos de

personas buscando trabajo y también con las hojas de vida que
Búsqueda de hojas
envían al correo electrónico destinado para tal fin, se hace una
de vida
preselección para que citar a entrevista, cada vez que se
presenta una nueva vacante en la asociación
Una vez entrevistado el candidato y que sea viable la
Llamadas de
contratación, se llama a todas las referencias que haya
verificación de
relacionado para corroborar la información presentada y se
referencias
diligencia la base en Excel que da soporte del proceso.
Cuando la persona es seleccionada, se le solicitan los
Proceso de documentos de acuerdo al tipo de contrato. Cuando los trae, se
contratación valida que estén completos y se procede a la solicitud de
contrato y apertura de cuenta.

Practicante de Psicología Ximena Córdoba:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Cada vez que ingresa o que se retira un trabajador, se registra
Afiliaciones a ARL
en el sistema de la ARL
Actualización Base
Cada vez que ingresa un trabajador, se actualiza la base de
de datos
datos consolidada.
consolidada
Se han revisado todas las AZ de todos los programas para
Verificación AZ verificar que la documentación se encuentre completa o de lo
contrario solicitarla a las correspondientes coordinaciones.
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 Se elaboró una base de datos en la que tenemos el registro de
todas las personas que se practicaron el examen médico. Así
Exámenes Médicos
mismo se coordina la elaboración de los mismos a las personas
que ingresa a la asociación.
Realizo acompañamiento a la Coordinadora de Talento Humano
SGSST
en la implementación del SGSST.
Se está investigando todos los requerimientos para la realización
COPASST de la selección de candidatos para el COPASST y el comité de
convivencia de la Asociación.

Todas las empresas deben capacitar a algunos de sus

trabajadores en este tema, a fin de implementarlo correctamente.
CAPACITACIÓN
Lo está tomando una persona de cada programa, en el caso de
VIRTUAL SGSST
1000 días y DIMF familiar una persona de cada zona o territorio.
(50 horas)
En la sede administrativa lo están tomando la coordinadora de
Talento Humano.

Se realizó una base de datos de todos los trabajadores de la

Propuesta de Asociación con su correspondiente fecha de cumpleaños, se
Cumpleaños está realizando una propuesta para brindar un detalle a cada uno
en la fecha de su cumpleaños.

Coordinadora de Talento Humano Ángela León:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Durante el mes de Abril, se realizaron diversos procesos de

selección para los siguientes cargos: Nutricionistas (para Ubaté y
Bogotá), Apoyos Pedagógicos para la modalidad Familiar,
Liderar proceso de Servicios Generales y Cocina para CDI Institucional, Auxiliares
Selección Administrativos (Mil Días para cambiar el mundo) y Aprendices
SENA. Estas entrevistas, se realizan en grupos de máximo 5
personas y se realizó durante el mes, de dos a tres veces por
semana.

De los procesos mencionados anteriormente, se logra la

contratación de los siguientes cargos:
Seguimiento al * Nutricionista Territorio 1 y Nutricionista Ubaté
proceso de *Apoyos pedagógicos para el DIMF
contratación * Servicios Generales Ángel Guardián, 1 por contrato Laboral y 2
para Reemplazos
* 6 Aprendices SENA

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 En tema de Salud Ocupacional, con el acompañamiento de la
Empresa Asesores y Consultores Empresariales SIG , se avanzó
en los siguientes:
* Roles y Responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo:
En este tema se explican las funciones y alcances de las
personas responsables del Sistema de Gestión.
* Política de Seguridad y Salud en el Trabajo: la cual fue
publicada y socializada con el área de talento humano para
posterior divulgación en los diferentes programas.
*Reglamento de Higiene y Seguridad en el Trabajo: Al igual que
el anterior, se socializó con el área de talento humano para
posterior divulgación en los diferentes programas.
*Definición de Recursos para la Gestión de Seguridad y Salud en
Salud Ocupacional el Trabajo: Mediante este formato se plantean los recursos
físicos, humanos y monetarios que destinará APC para el
desarrollo del SG-SST.

El día 23 de Abril, se recibe la visita de seguimiento de la ARL

SURA, quien aplica la evaluación de la matriz inicial de riesgos y
avances en SG-SST como documentos físicos y soportes,
dando claridades del proceso y los avances obtenidos hasta el
momento.

Realizar la capacitación virtual del SGSST (50 horas) en la

plataforma de la ARL, el cual debe realizarse 2 horas diarias,
para poder completarlo en un mes.

Se realiza acompañamiento a Paola Vargas con el proceso de

Gestión de Aprendices y se analizan hojas de vida para los
SENA
futuros aprendices. Ver Informe Anexo

En la plataforma Podium se Realizan la validación de las

personas retiradas y las que cambian de cargo, para su
Liquidaciones respectiva liquidación, anexando su carta de renuncia y entrega
de cargo firmada por el coordinador de cada programa.

Se realiza la verificación de novedades de cada programa para

generar así las respectivas planillas del mes validando algunos
traslados de EPS y comparando valores y cantidades de
planillas anteriores para llevar a cabo con éxito este proceso, ya
Planillas de
que al mes se deben liquidar planillas de 5 programas que tienen
seguridad Social
contratación laboral, como lo son: Administrativo - Entornos
Protectores - Familias con Bienestar - CDI Institucional y
Modalidad Familiar o DIMF.

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 Este mes solo se pudo realizar acompañamiento en los
territorios 1, 2 y 4 de la Modalidad Familiar y CDI Ángel Guardián
Acompañamiento a en donde se realiza una jornada de seguimiento a casos
Territorios particulares y novedades o dudas en temas de Talento Humano,
evidenciando delicados casos de salud y temas emocionales que
interfieren en las actividades diarias.
La primera semana del mes se realiza la revisión de las nóminas
de los 7 programas en ejecución, en donde se validan: Equipos
completos de cada Programa, reemplazos, datos personales
completos, mes del formato, incapacidades con sus respectivos
descuentos, rubros de celular y transporte, aportes al fondo
descuentos de seguridad social acorde al salario y a los días
trabajados, sumatoria con valores correctos en números y en
Revisión Nominas
letras, cuentas de cobro de cada programa, en la cuales se
de todos los
valida la siguiente información: datos personales correctos,
programas
programa, valores en números y en letras correctos, descuentos
y otros ingresos acordes con la nómina, firmas originales del
colaborador y su coordinador; Soporte de pago de seguridad
social, con fecha acorde a la nómina, valor de pago sobre el 40%
del salario según el cargo y aportes a la ARL con su respectivo
tipo de Riesgo.

En algunos programas se presentaron diferentes situaciones que

ameritaban un llamado de atención, para lo cual en primera
Llamados de instancia la coordinadora de cada programa me contextualiza
atención con la situación, para así proceder a solicitar el debido
documento de llamado de atención según sea el caso.

En la segunda semana del mes de Abril, se termina de

consolidar la base de talento humano de todos los programas de
Consolidación Base
APC, con la información que requiere cada programa y se
de datos
delega a la practicante Ximena para su respectiva actualización.

De igual manera, se realizan labores a diario que no están previstas, las cuales según sea
el caso deben ser de solución inmediata o en algunos momentos se requiere de varios días
para su ejecución, a continuación relaciono algunos temas varios de talento humano que
se realizaron durante el mes de Abril:

 Se realizó la gestión y debidas publicaciones del edicto de la Sra. Diana Janeth Roa
en el Diario la República, para poder dar por finalizado conforme a la ley su proceso
como trabajadora de APC.

 Diseño y actualización de Política Ambiental de APC.

 Seguimiento a casos de inconvenientes o traslados de EPS.

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 Diligenciamiento y asesoría de formatos de la Caja de Compensación CAFAM, para
beneficiarios de trabajadores.

 Se organizaron los soportes para el radicado de los comunicados de la Unidad de

Pensiones y Parafiscales.

 Scaner de Hojas de Vida, contratos y acuerdos de confidencialidad.

 Archivo de documentación y hojas de vida actuales y retirados.

 Solicitud de Prorrogas para los contratos a 3 meses de los diferentes programas.

 Realización de tabla de valores de descuento de incapacidades y auxilio de

transporte por cargo.

 Reuniones con algunos facilitadores el equipo de entornos, en una ocasión por

dificultades con sus productos y respectivos pagos y segunda vez con facilitadores
con incumplimientos a su contrato.

 Reunión con la Sra. Florinda Prieto para aclaraciones de su estado de salud Vs.
Contratación laboral.

 Reunión con Nancy Quiróz para la socialización y firma del llamado de atención.

ANGELA VIVIANA LEON LEON

COORDINADORA TALENTO HUMANO
PROFESIONALES DE COLOMBIA

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