Gestión de existencias e

inventarios

1. Necesidad de materiales.
Desde un punto de vista administrativo, podemos considerar un hospital, un gabinete médico o
quirúrgico como una empresa, ya que ofrecen unos servicios y cobran por ellos.

Todas las empresas, incluidas las sanitarias, usan mercancías en su trabajo, porque las
consumen, las transforman o las venden directamente a sus clientes.

El conjunto de mercancías de que dispone una empresa para sus necesidades es el almacén o
depósito, aunque este término puede aplicarse también al lugar físico donde guardan las
mercancías. También puede denominarse inventario.

El objetivo principal del depósito es mantener unas existencias mínimas de productos, que
garanticen la continuidad en la prestación del servicio a la comunidad (en nuestro caso la
continuidad del proceso asistencial al paciente), aunque los proveedores se los suministren de
forma intermitente. Es decir, actuar como regulador entre los flujos de entrada y de salida.

Además, el mantenimiento del depósito cumple otros objetivos:

 Abaratar los costes
 Anticiparse a variaciones del mercado
 Disminuir los tiempos empleados en transporte y distribución
 Mejorar el nivel del servicio al usuario

2. Criterios de clasificación de los medios materiales

sanitarios.
Los medios materiales sanitarios se clasifican, en primer lugar, en medicamentos y productos
sanitarios. La ley del medicamento los define como:
 Medicamento: es toda sustancia medicinal y sus asociaciones o combinaciones
destinadas a su utilización en las personas o en los animales que se presente dotada de

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propiedades para prevenir, diagnosticar, tratar, aliviar o curar enfermedades o dolencias

o para afectar a funciones corporales o al estado mental.
 Producto sanitario: es cualquier instrumento, dispositivo, equipo, material u otro
artículo incluidos los accesorios y programas lógicos que intervengan en su buen
funcionamiento, destinados por el fabricante a ser utilizados en seres humanos, sólo en
combinación con otros, con fines de:
o Diagnóstico, como prevención, control, tratamiento o alivio de una
enfermedad o lesión.
o Investigación, sustitución o modificación de la anatomía o de un proceso
fisiológico.
o Regulación de una concepción.

Otro criterio de clasificación de materiales, útil sobre todo a efectos administrativos, es:
 Material fungible: Es aquel que debe reponerse después de uno o pocos usos.
 Material inventariable: es aquel que dura periodos más o menos largos de tiempo.

El sistema de clasificación ABC organiza los productos en tres categorías:

 Grupo A: Son productos de alto precio que se acumulan en poca cantidad.
Controlando esta pequeña parte del inventario se está actuando sobre la mayor
parte del valor del almacén. En este grupo estarían por ejemplo los equipos
inventariables, ciertos reactivos…
 Grupo B: Son artículos de valor medio, semejante al número de unidades
almacenadas. Su precio es inferior al del grupo A, pero su almacén de almacenaje
es mayor. Pertenecería a este grupo la mayor parte del material de laboratorio.
 Grupo C: Su precio es bajo y su uso muy frecuente, por lo que se almacenan en
grandes cantidades. Suponen una porción baja del valor de los inventarios. Por
ejemplo sería el material desechable de plástico.

3. Sistemas de almacenado: ventajas e inconvenientes.

El material sanitario debe guardarse con plena garantía para la salud pública. Eso significa que el
almacén debe disponer de suficientes medios personales, materiales y técnicos para:
 Asegurar que el material sanitario mantiene las características físicas y químicas
certificadas por el laboratorio, las cuales determinan su uso seguro y eficaz.
 Garantizar la autenticidad de los productos que suministra.
 Permitir el seguimiento de cada lote de material puesto en el mercado, para retirarlo
siempre que exista un riesgo suficiente para la salud pública.

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 Facultar la regulación del tráfico de sustancias y de productos sometidos a vigilancia

especial.

En los centros sanitarios hay dos tipos de almacenes.

 Se llaman almacenes cerrados aquellos a los que sólo pueden acceder las personas
autorizadas y en donde se registra cada entrada y cada salida de material. Es el sistema
que se sigue, por ejemplo, en el almacén general del hospital, de mayor coste, pero que
permite el seguimiento completo de todos los artículos.
 La alternativa es el almacén abierto, al que puede acceder y del que puede tomar material
cualquier persona ajena a su funcionamiento. Es un sistema más cómodo y barato, pero
sólo permite un recuento y una contabilidad más laxos. Es el modo en que funcionan los
botiquines de cada planta hospitalaria o los del servicio de urgencias, donde suele haber
material en cada alcoba, incluso al alcance del paciente que espera que se le atienda.

4. La gestión del almacén sanitario.

La gestión del almacén, y en concreto la del almacén sanitario, incluyen
 la estimación de la cantidad de existencias que deben mantenerse en depósito
 el seguimiento que debe realizarse de los movimientos de cada artículo
 la elaboración de fichas de almacén
 la realización de inventarios periódicos de las existencias almacenadas
 la valoración contable de los artículos almacenados.

La cantidad de existencias que debe mantenerse

La tendencia general es a mantener los depósitos en el nivel mínimo posible para reducir los
costes.

Si se tiene gran cantidad de material almacenado,

 el montante de capital inmovilizado es mayor,
 la gestión de las existencias es más difícil,
 los materiales pueden caducar o deteriorarse con el tiempo,
 el mantenimiento y los seguros del almacén se encarecen,
 los hurtos son más fáciles, etc.

Sin embargo, los pedidos mayores

 permiten pedir descuentos por gran volumen de compra,

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 disminuyen el coste unitario de cada producto al compartir un mayor número de

estos los gastos de realización del pedido, los portes, los seguros de transporte, las
molestias, etc.

Por otro lado, mantener unos depósitos demasiado escasos comporta el riesgo de
desabastecimiento (ruptura de stock), especialmente al tener en cuenta que la demanda en el
campo sanitario es muy variable y a menudo imprevisible.

Para tomar decisiones sobre la cantidad de existencias en cada caso habrá que considerar la
relación entre todos los costes implicados:
 Costes de almacenamiento
 Recursos inmovilizados en los productos
 Costes de manipulación de materiales
 Costes de caducidad
 Costes de merma, rotura y seguros
 Costes de reposición
 Costes de administración
 Costes de manipulación
 Costes de distribución
 Costes de ruptura de stock
 Se producen por un incremento puntual o sostenido de la productividad
sanitaria o por dificultades de suministro debidas al fabricante.
 Es grave, pues se afecta la actividad asistencial, se produce una pérdida de
imagen e insatisfacción entre usuarios y profesionales
 Se producirá más fácilmente cuanto menor sea el stock.

Para protegerse de este riesgo de ruptura de stock, los almacenes mantienen un depósito de
seguridad o reservas, que les permitan atender demandas inesperadamente altas o demoras
excesivas en el suministro.
Cuanto más variables sean el ritmo de demanda de atención o los plazos de entrega, tanto mayor
deberá ser este depósito de seguridad.
Generalmente se considera el doble del stock mínimo.

El stock o depósito mínimo de cada artículo, la mínima cantidad que puede encontrarse de un
producto en el almacén en condiciones normales, se fija en función de:
 El plazo de entrega de los proveedores, es decir, lo que tarden en servir el material
solicitado.
 La demanda previsible de los pacientes.
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El stock máximo es la máxima cantidad de material que puede encontrarse en el almacén (o lo

que es lo mismo, la cantidad de material que garantiza el consumo hasta la siguiente compra).
Generalmente es el doble del stock de seguridad.

En términos generales podemos decir que:

 Conviene mantener grandes stocks cuando:
• Los costes de reposición son altos
• Los costes de almacenamiento son bajos
• Los productos van a subir mucho
• Se espera una mayor demanda asistencial
• Se pueden conseguir descuentos con grandes pedidos
 Conviene mantener pequeños stocks cuando:
• Los costes de reposición son bajos
• Los costes de almacenamiento son altos
• No hay problemas de abastecimiento
• Hay dificultades de financiación
• Los productos van a bajar de precio
• La demanda asistencial es estable

Modelos de gestión de pedidos en el almacén

Si la demanda y los plazos de entrega fueran totalmente predecibles podría anticiparse cuándo
iban a agotarse las existencias del depósito activo y pedir su reposición en el momento adecuado.
A este modelo se le conoce como de previsión perfecta.

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Es importante supervisar los tiempos de reaprovisionamiento, pues de ellos depende que los
puntos de pedido estén calculados correctamente.
 El tiempo de reaprovisionamiento es el tiempo entre el inicio de un procedimiento
de aprovisionamiento y el traslado del material al almacén.

Dado que la probabilidad de que falte material es mayor en un período más largo, el nivel de stock
de seguridad también deberá ser mayor durante los tiempos de reaprovisionamiento largos.

El punto de pedido es el nivel de existencias que indica que se debe realizar un nuevo pedido.
Depende los tiempos de reaprovisionamiento y del ritmo de gasto.

El horizonte de compra es el tiempo que transcurre entre dos compras.

Hay también otros modelos de organización de los pedidos cuando las circunstancias no se
ajustan a la previsión perfecta:
 Sistema de volumen constante:
 El pedido se hace cuando el nivel de existencias afecta al stock de
seguridad, lo que puede ocurrir en cualquier momento dependiendo de la
demanda.
 Se hacen pedidos con el mismo volumen o tamaño
 Sistema de pedido constante
 Se llama también cíclico o de cobertura
 Se hacen pedidos regulares en el tiempo, de tamaño variable dependiendo
del nivel de existencias y de la demanda prevista.
 Sistema mixto
 Se hacen pedidos del mismo tamaño a intervalos regulares.
 El modelo de previsión perfecta estaría recogido en este sistema.
 Sistema “just in time”
 No se realiza almacenado del producto, sino que se realiza directamente el
pedido calculando que la entrega se realizará en el mismo momento en que
sea necesario.
 Con este sistema se abaratan los costes de almacenamiento, pero hay un
alto riesgo de ruptura de stock (desabastecimiento).

Pactos de consumo
Los acuerdos de aprovisionamiento entre el servicio de suministros y las distintas áreas del centro
sanitario se denominan pactos de consumo.

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Se llevan a cabo en tres etapas (veremos ejemplos relacionados con el laboratorio):

 Identificación de los consumos:
 Se establece una lista de reactivos y productos del laboratorio
 Se identifican las cifras de consumos históricos para cada producto
 Se establecen los periodos de suministros de cada producto
 Se estudia el stock de seguridad
 Se decide como se harán los pedidos de materiales no incluidos en el acuerdo
 Se establece el sistema de seguimiento y revisión
 Reposición de stocks:
 El servicio de suministros repone directamente al almacén del laboratorio el
material pactado, en la cantidad acordada y con la frecuencia debida.
 El responsable del almacén realiza las peticiones de nuevo material, controla el
stock y participa en el seguimiento del pacto.
 El servicio de suministros se compromete a facilitar información sobre consumos.
 Seguimiento e información:
 Se informatizan los estudios de consumo, el nivel de stocks y los pedidos de
reactivos y productos.
 El pacto de consumo será revisable en función de su evolución.
 Se establecen análisis de costes

Seguimiento de los materiales sanitarios almacenados

Es obvio que el responsable del almacén debe saber en todo momento cuáles y cuántos
materiales sanitarios tiene a su disposición y también que el cuidado ha de ser tanto mayor cuanto
más peligrosos o delicados sean. Pero, afortunadamente la mayoría de los materiales sanitarios
no entran en estas categorías, y el seguimiento minucioso de todos y cada uno de ellos no es
eficiente ni rentable.

En el almacén puede aplicarse el Principio de Pareto, que en palabras sencillas viene a decir
que “una pequeña parte del esfuerzo consigue la mayor parte de los resultados”. En el almacén,
por ejemplo, un 10% de los artículos pueden suponer el 75% del valor almacenado, mientras que
un 65% de los artículos pueden suponer solo el 5% del valor (en esto se basa la clasificación ABC
que ya hemos visto).

No será rentable el seguimiento esmerado de todos los materiales almacenados, sino sólo el de
los pocos artículos de mayor coste; cuanto más barato sea un artículo, más somero debe ser su
seguimiento. El principio no se aplica a los artículos peligrosos o delicados, que deberán ser
seguidos estrechamente por motivos distintos.

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Para saber cuál es la cantidad de materiales de cada clase disponible en el almacén se usan dos
sistemas complementarios. El primero es un registro continuo del movimiento del existencias
(fichas de almacén) y el segundo la revisión y el recuento de todos los artículos almacenados
(inventario).

Elaboración de las fichas de almacén

El registro continuo de las entradas y salidas de artículos se lleva a cabo mediante las fichas de
almacén, que puede ser un documento con existencia física, o una pantalla de un programa
informático de gestión de depósitos.

En la base de datos habrá una ficha abierta para cada variedad de cada clase de producto, sin
mezclar variedades ni, por supuesto, productos distintos. Aunque su aspecto puede ser variable,
la ficha siempre debe contener los siguientes datos:
 Nombre del producto y variedad.
 Fecha de realización de pedidos.
 Proveedor.
 Número de unidades compradas.
 Precio de la compra.
 Fecha de entrada al almacén.
 Número de factura del material recibido.
 Número de lote de los productos.
 Fecha de caducidad si la tiene.
 Fecha de salida del almacén.
 Paciente, unidad o servicio a quien se entrega el material.
 Existencias del producto tras el movimiento apuntado.

Además, conviene que figuren otros datos:

 Plazo de entrega previsto por el proveedor.
 Punto de pedido
 Depósito de seguridad

De este modo, la ficha nos puede mostrar en cualquier momento cuántas unidades hay
disponibles de cada artículo, a quién lo hemos comprado, a qué precio, a quién se ha
suministrado, etc. Además puede combinarse con un método de valoración de existencias que
veremos más adelante.

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La identificación de cada artículo mediante su número de lote permite, en caso de sospecha o

certeza de riesgo para la salud, localizar con facilidad los artículos dispensados y retirarlos,
restringir la circulación de los que aún estén en el almacén, o programar las medidas oportunas si
ya han sido utilizados.

A menudo se utilizan los códigos de barras de los productos y lápices ópticos para facilitar la
gestión de los registros.
El sistema EAN-13 es uno de los métodos más usados en Europa. Consta de 13 dígitos que
informan sobre:
 El código del país productor del producto
 El código de la empresa productora
 El código del producto
 Un dígito control (se obtiene operando con los números anteriores)

El uso de códigos de barras presenta distintas ventajas:

• Control eficiente en la recepción, captura de datos, distribución y elaboración de
inventarios.
• Disminuye los errores debidos al factor humano
• Permite observar trazabilidad

Realización de inventarios
Como los sistemas de seguimiento no son perfectos, se necesita de tanto en tanto verificar que
las existencias registradas en la ficha se encuentran realmente en el depósito, así como su
estado. El inventario es el recuento manual de todos los artículos almacenados, incluyendo su
revisión para localizar aquellos que se hayan estropeado, hayan caducado o quedado obsoletos,
etc.

La realización del inventario sigue estas fases sucesivas:

1. Localizar cada artículo en el almacén. Este proceso será mucho más sencillo si cada
material tiene su estante y no se ha dejado donde haya cualquier hueco.
2. Identificar cada artículo en la forma más precisa y clara.
3. Contar el total de artículos de cada clase y variedad y registrarlo. Separar las unidades
inservibles.
4. Verificar si existen los reseñados en la ficha de almacén, y proceder a las correcciones
precisas.

El proceso puede realizarse cada cierto tiempo, por ejemplo semestral o anualmente, bloqueando
los movimientos del almacén durante unas horas o unos días para inventariar. Este inventario
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tradicional es desaconsejable en nuestro caso, ya que obliga a prescindir del almacén durante el
proceso. Además si se descubre algún error, hay que repasar las entradas y salidas de un periodo
de tiempo muy largo.

Una alternativa es el inventario rotativo, que consiste en inventariar al final de cada jornada, o
periodo corto de tiempo, una parte de los artículos almacenados. Además, siguiendo el principio
de Pareto, sólo unos pocos artículos son los que necesitan más cuidado por ser los más caros,
más delicados, sufren más movimientos o se deterioran o pierden con más facilidad. Estos
necesitarán una revisión más frecuente que el resto. Por ejemplo, algunos productos (tipo A) se
inventariarán mensualmente, otros (tipo B) trimestralmente, y el resto (tipo C) anualmente.

Otra opción es el inventario permanente, que consiste en inventariar diariamente las existencias
de los productos que hayan registrado movimientos ese día. De esta forma, si hubiera algún error,
sólo habría que buscar su causa en esas horas.

El objetivo de cualquiera de las clases de inventario es comparar los registros de entradas y

salidas con la realidad: si hay discrepancias, la causa puede estar tanto en la poca calidad del
registro como en la inseguridad del almacén. Se buscará el motivo del problema y su solución, y
se llevarán las cifras a los depósitos reales.

Valoración de existencias disponibles

Para conocer su situación económica y patrimonial, el gabinete o la empresa sanitaria necesitan
saber, además de la cantidad de cada producto que tienen almacenada, el valor de cada uno de
ellos.
La suma de esos montantes permitirá conocer el capital que posee la empresa en forma de
material.
Este proceso, conocido como valoración de existencias, es necesario para calcular
facturaciones, o para notificaciones a los Servicios de Salud, por ejemplo.
En resumen, la valoración de existencias informa al centro sanitario sobre la cantidad que tiene
invertida en los artículos disponibles en el almacén o sobre los gastos ocasionados por cada
mercancía utilizada.

Para valorar las existencias deben tenerse en cuenta dos conceptos:

 El precio unitario de compra de los artículos, incluyendo los descuentos, los portes, los
seguros de transporte, los gastos de aduana, etc. Son lo que se llaman costes directos.
 Los gastos de almacenamiento: el alquiler y el mantenimiento del local, los seguros de
este, los sueldos de las personas encargadas de cuidarlo o revisarlo, el material perdido
por robos o deterioro, etc. Son algunos de los costes indirectos.
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El gabinete o centro sanitario cobrarán al paciente la parte proporcional correspondiente de estos

gastos, según el criterio seguido para asignarlos. Uno de los criterios posibles es que en cada
servicio sanitario se incluyan:
 Una cantidad fija, que contribuiría a los gastos generales del almacén.
 Una cantidad variable, dependiente del material consumido, que compensaría los gastos
ocasionados por esos productos concretos.

La valoración de existencias es conceptualmente sencilla: se cuentan las unidades disponibles, y

se multiplica por el valor de cada unidad. La suma total será el valor contable del material
almacenado.
Perola situación se complica cuando el valor de la compra de las distintas unidades ha variado
con el tiempo: ¿cuál es el valor actual de las existencias almacenadas, el precio de compra en su
momento o lo que costarían si hubiera que comprarlas ahora? Para valorar las salidas y las
existencias finales, la normativa contable acepta tres métodos:

Valoración según el método FIFO

Las siglas FIFO significan first in first out que podemos traducir como el que entra primero, sale
antes, es decir, que de entre las existencias del almacén consumimos primero las más antiguas.
De esta forma, el material utilizado se valora a precios antiguos, y las existencias aún disponibles
a los actuales o a los más recientes.

El método FIFO es aconsejable en periodos de estabilidad monetaria, pero no en épocas de

inflación, ya que la subida continuada de los precios conducirá a una sobrevaloración de las
existencias del almacén, y eso no es prudente desde el punto de vista contable.

Valoración según el método LIFO

Las siglas LIFO significan last in first out, que traducido significa el último que entra, sale primero.
Según este método de valoración entendemos que, de entre las existencias del almacén, se
consumirán primero los más recientes, exactamente lo opuesto al anterior. De esta forma, las
existencias del almacén se valoran a los precios más antiguos y el material utilizado a los precios
actuales.

Al contrario que en el caso anterior, el método LIFO es aconsejable en periodos de inflación.

Valoración según el método PMP (precio medio ponderado)

Este método intenta superar las desventajas de los dos anteriores. Para hacerlo, valora las
mercancías almacenadas calculando la media ponderada del precio pagado por cada una de las

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unidades de ese producto que se tienen en depósito. El precio obtenido es el que se aplicará a
cada unidad que salga del almacén.

Cada vez que se efectúe una nueva compra deberá recalcularse el precio medio ponderado de las
existencias para aplicarlo a las salidas futuras.

Vamos a ver un supuesto práctico en el que vamos a utilizar los tres métodos descritos:
METODO FIFO
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
FECHA Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor
25 may 3000 60 180.000
12 jun 2000 75 150.000 3000 60 180.000
2000 75 150.000
5000 330.000
14 jun 1500 60 90.000 1500 60 90.000
2000 75 150.000
3500 240.000
17 jun 1500 60 90.000 500 75 37.500
1500 75 112.500
22 jul 5000 80 40.000 500 75 37.500
5000 80 400.000
5500 437.500
14 ago 200 75 15.000 300 75 22.500
5000 80 400.000
5300 422.500
29 ago 300 75 22.500 3800 80 304.000
1200 80 96.000
1 sept 500 80 40.000 3300 80 264.000

METODO LIFO
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
FECHA Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor
25 may 3000 60 180.000
12 jun 2000 75 150.000 3000 60 180.000
2000 75 150.000
5000 330.000
14 jun 1500 75 112.500 3000 60 180.000
500 75 37.500
3500 217.500
17 jun 500 75 37.500 500 60 30.000
2500 60 150.000
22 jul 5000 80 40.000 500 60 30.000
5000 80 400.000
5500 430.000
14 ago 200 80 16.000 500 60 30.000
4800 80 384.000
5300 414.000
29 ago 1500 80 120.000 500 60 30.000
3300 80 264.000
3800 294.000
1 sept 500 80 40.000 500 60 30.000
2800 80 224.000
3300 254.000

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METODO PMP
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
FECHA Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor
25 may 3000 60 180.000
12 jun 2000 75 150.000 3000 60 180.000
2000 75 150.000
5000 66 330.000
14 jun 1500 66 99.000 3500 66 231.000
17 jun 3000 66 198.000 500 66 33.000
22 jul 5000 80 40.000 500 66 33.000
5000 80 400.000
5500 78,70 433.000
14 ago 200 78,70 15.745 5300 78,70 417.254
29 ago 1500 78,70 118.091 3800 78,70 299.164
1 sept 500 78,70 39.364 3300 78,70 259.800

METODO DE VALORACION
FIFO LIFO PMP
Consumos 466.000 476.000 470.200
Existencias 264.000 254.000 259.800
Total 730.000 730.000 730.000

En este cuadro se comparan los distintos métodos de valoración. Como puede verse, varían los
valores de los consumos y los de las existencias, pero la suma de ambos es la misma en los tres
casos, por los que desde el punto de vista contable los tres son válidos.
Sin embargo, puede ser aconsejable el método LIFO en tanto que valora las existencias contables
por un importe menor, y al disminuir los beneficios de la empresa se reducen los impuestos que
debe pagar:

Facturación - Costes = Beneficios  Impuestos

Valor existencias iniciales + Compras realizadas – Valor existencias finales = Coste materiales
consumidos

5. Características del almacén sanitario

Objetivo: Proveer del material necesario a las distintas áreas del centro sanitario
El material se suministrará en el momento adecuado y en condiciones óptimas
Registrará las entradas y salidas
Controlará las existencias disponibles
Vigilará y controlará el estado de los productos
Elaborará fichas de almacén

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Tipos de almacenes en el Centro Sanitario

 Almacenes centrales: sirven a todo el centro sanitario, centralizando pedidos, recepciones,
gestión… Son de tipo cerrado.
 Almacenes de área: por ejemplo, los pequeños almacenes de material en cada planta del
hospital. Son de tipo abierto

Partes de un almacén central

 Zona de recepción: Control, registro y clasificación de los materiales recibidos
 Zona de almacenamiento
 Zona de salida

Funciones de los almacenes de área:

• Permitir la consecución y utilización rápida de los productos
• Proteger temporalmente contra la falta de existencias centrales pues tienen un
pequeño stock propio
• Evitar desplazamientos frecuentes al almacén central

Normas básicas en el almacén sanitario

 Los productos deben estar agrupados por familias para localizarlos fácilmente
 Los productos con fecha de caducidad cercana se colocan los primeros
 Los productos que se utilizan con más frecuencia serán los más accesibles
 Los productos tóxicos se almacenan en zonas especiales debidamente señalizadas
 Deben existir las medidas de seguridad adecuadas:
• Sistema de detección y extinción de incendios
• Salidas de emergencia señalizadas
• Ventilación natural o forzada y temperatura controlada
• Evitar dificultades de acceso
• Señalización adecuada
• Cámaras frigoríficas
• Limitación del volumen de los recipientes.

6. Condiciones de almacenado en los centros sanitarios

El diseño de los almacenes deberá permitir la separación de los distintos medicamentos y
productos sanitarios, dando a cada uno las condiciones que necesite.

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Según sus exigencias de almacenamiento, clasificaremos a unos y a otros en: materiales sin
exigencias especiales, materiales estériles, materiales hábiles, materiales peligrosos y materiales
caducados y defectuosos.

El almacenado de material sin exigencias especiales

Debe almacenarse en un edificio de construcción segura, donde se mantengan la limpieza, la
temperatura, la ventilación y la humedad dentro de márgenes aceptables. La limpieza incluirá
desratizaciones y desinsectaciones periódicas. El material debe permanecer a salvo de riesgos
eléctricos o de vibraciones que puedan dañarlo. Estas condiciones son también de cumplimiento
obligado para el material que tenga exigencias añadidas.

El almacenado del material estéril

Debe esterilizarse todo el material que vaya a entrar en contacto con el interior del cuerpo, desde
un tornillo para sujetar fragmentos óseos, hasta una gasa que recubrirá una herida, o un suero
que vaya a penetrar una vena. En cambio, el tubo digestivo no se considera interior del cuerpo,
por lo que una gragea o un rectoscopio deben estar desinfectados pero no estériles.

Para que el cuidado de estos materiales o su circulación por el almacén permitan la preservación
de la esterilidad, en el lugar debe mantenerse una higiene escrupulosa. La limpieza será diaria,
siguiendo los procedimientos corrientes y sin que sean necesarios trapos estériles o productos
especiales. El personal que trabaje allí vestirá un uniforme limpio, que cambiará al salir del
almacén.

El servicio ha de permanecer cerrado y el material ha de manipularse lo mínimo posible, salvo

para verificar la fecha de caducidad. Para evitar que el polvo se acumule sobre los envoltorios
externos, los estantes han de poder cerrarse o, al menos, han de ser de rejilla. El carro de
transporte de material sucio ha de ser diferente del de de transporte de material esterilizado.

El responsable de la recepción de material estéril debe revisar todos los paquetes para cerciorarse
de que el material lleve indicada en el envoltorio externo la fecha de caducidad de esterilización.
Los indicadores físicos de esterilización deben haber virado al color correcto. Si no se cumplen
estas condiciones, el material se devolverá al lugar de procedencia (proveedor, o a la sala de
esterilización del centro). Lo mismo ocurrirá si el envoltorio está roto, húmedo o estropeado de
alguna forma: el material se considerará contaminado y se devolverá.

El almacenado de los materiales lábiles

Las sustancias perecederas son aquellas que caducan antes de transcurridos antes de cinco
años de su fecha de fabricación. Son perecederos muchos medicamentos y reactivos. Las
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sustancias perecederas deben llevar en el ángulo superior derecho de las dos caras principales
del embalaje un símbolo negro similar a un reloj de arena. Será necesario estar más pendiente de
su rotación en el almacén para evitar que caduquen sin haber salido de él.

Las preparaciones extemporáneas multidosis son poco estables cuando están listas para el
consumo y se guardan como un polvo seco, que el paciente deberá reconstituir con agua y otro
líquido suministrado. Llevan indicadas en el prospecto las condiciones de conservación para la
suspensión reconstituida y su plazo de validez.

Las sustancias termolábiles son las que se alteran fácilmente por la acción del calor. Para
evitarlo algunas deben conservarse en ambiente fresco (por debajo de 20 C), en el frigorífico
(entre 2 y 8 C) o en congelador. Los medicamentos que requieran frío llevan en el embalaje una
estrella de cinco puntas. Los sistemas refrigerantes debe tener tres sistemas de seguridad:
 Un sistema de seguimiento de temperaturas, como un termómetro de máxima. Los
registros de temperatura deben archivarse periódicamente.
 Un sistema de alarma que reacciones cuando la temperatura rebase el intervalo marcado.
Es recomendable que la alarma sea mixta, sonora y lumínica, y revisar su funcionamiento
de vez en cuando.
 Un generador autónomo de energía para garantizar la refrigeración en ausencia de
corriente eléctrica.

Los productos fotosensibles son los que se alteran por la acción de la luz. Llegan siempre
protegidos por un embalaje especial, que debe conservarse. Además es conveniente
resguardarlos de la luz, por ejemplo en un armario cerrado. En un momento de necesidad, forrar
con papel de aluminio es un buen sistema protector.

Los productos higroscópicos son los que absorben agua, y han de mantenerse en ambientes
secos. Puede ser suficiente un armario alejado de áreas húmedas, un desecador o necesitarse un
equipo deshumidificador.

El almacenado de los materiales peligrosos

Los materiales peligrosos son aquellos que tienen algún riesgo particular, como los productos muy
tóxicos, los muy reactivos o los sometidos a algún seguimiento administrativo especial. Es lo que
ocurre con muchos reactivos de laboratorio. Deben guardarse en armarios cerrados cuya llave
quede en manos de la persona responsable.

La peligrosidad de las sustancias almacenadas se indica en la etiqueta mediante símbolos,

llamados pictogramas, dibujados en negro sobre fondo naranja o blanco. Además, la etiqueta
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puede incluir frases H (que informan sobre riesgos específicos) y frases P (que indican sobre
normas para el uso prudente de esa sustancia).

De entre todos los materiales peligrosos, las más corrientes son las sustancias inflamables y las
sustancias explosivas. Cuando se almacenen más de 200 litros de líquidos inflamables se
necesitarán contenedores especiales instalados fuera de la planta. Aunque las cantidades sean
menores, el sentido común aconseja mantenerlas en un almacén dotado con los recursos
suficientes para:
 Prevenir los siniestros evitando o limitando al máximo el uso de elementos iniciadores de
un incendio: materiales combustibles, encendido de llamas…
 En caso de que se produzcan incendios, combatirlos y evitar su propagación por medio de
extintores, depósitos productores de ambientes no comburentes, maquinaria para la
aspiración de gases y vapores inflamables y para la condensación del polvo combustible,
detención de la circulación de aire, etc.
Si se almacena solo una pequeña cantidad de líquidos inflamables puede ser suficiente con un
armario especial, resistente al fuego y con cierre hermético.

Las sustancias radiactivas pueden irradiar al medio o a los trabajadores o bien dispersarse en el
ambiente, irradiando después. Para asegurarse de que se disminuyen al máximo ambos riesgos,
la Administración controla que quienes distribuyan, almacena y/o usan isótopos cumplen con os
requisitos de seguridad y tienen las autorizaciones específicas. Entre los requisitos solicitados
consta que los radioisótopos deben guardarse en un recipiente hermético y blindado, debidamente
etiquetados y ordenados, y guardados bajo llave. Normalmente, los centros almacenan solo el
material radiactivo que necesitarán durante los siguientes días (semanas todo lo más), en una
zona inaccesible a quienes sean ajenos a esta tarea. Anexo al almacén habrá un lugar protegido
con un blindaje propio para desembalar los paquetes o tomar de los envases la cantidad
necesaria. Todas las personas que manejen radioisótopos tendrán los equipos necesarios de
protección personal.

En cuando a los medicamentos peligrosos, existen numerosos ejemplos, pero nos referiremos a
aquellos sobre los que se aplica una normativa particular:
 Los medicamentos psicotrópicos son los que tienen efectos especiales sobre las
funciones psíquicas. Llevan impresa en la caja una circunferencia con una línea vertical
que la divide en dos o un círculo con la mitad derecha pintada de negro.
 Los medicamentos estupefacientes son aquellos que causan disminución del estado de
consciencia y adicción. Llevan impreso un círculo negro.

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 Los medicamentos de especial control médico son los que pueden causar efectos
adversos muy graves si no se utilizan en condiciones muy estrictas. En su envase consta
el texto Especial Control Médico y las siglas ECM.
Todos ellos deben ser almacenados bajo llave, y con controles rigurosos de su tráfico.

El almacenado del material caducado y del material defectuoso

Ambos deben almacenarse en lugares visiblemente separados del material utilizable hasta su
devolución al proveedor o hasta su destrucción, que se realizará siguiendo las normas pertinentes
sobre eliminación de residuos sanitarios. Se valorará si compensan los gastos de reesterilización
para los productos sanitarios cuya esterilidad haya caducado.

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