Py

“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”
SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO

INDUSTRIAL
DIRECCIÓN ZONAL LIMA CALLAO
Proyecto de mejora
“IMPLEMENTACION DE MEJORA EN EL PROCESO DE REGISTRO

Y CONTROL DE COMPRAS DEL AREA LOGISTICA”
Autor: Jael Rodriguez Ruidias
Asesor(a): Ing. Reyna Revilla
LIMA, PERÚ
2017
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RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO DE MEJORA
Razón social : OBRAS Y SERVICIOS RASY E.I.R.L
Tipo : SERVICIOS
Área de mejora : LOGISTICA-COMPRAS
Título de la mejora : IMPLEMENTACION DE MEJORA EN EL
PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE COMPRAS DEL AREA
LOGISTICA.
 Costo de la mejora: El costo total del proyecto de mejora es S/.431.45
COSTO DE MANO DE OBRA S/.346.65

COSTO DE MATERIALES S/.84.80
COSTO TOTAL S/.431.45
 Beneficio de la Mejora: Con la mejora se logra reducir 1.5 horas del proceso
actual, obteniendo los siguientes indicadores:
 Relación beneficio mensual y costo total de la mejora
BENEFICIO -COSTO
BENEFICIO 802.69 1.86

COSTO 431.45
Esto quiere decir que por cada sol que se invierte se recupera y se optimiza S/0.86
 La relación Costo - Beneficio nos indica que el costo de la mejora se

recuperara en 16 días.
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INDICE
CAPITULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Razón social……………………………………………………………………….8

1.2 Misión, Visión, Política, Valores de la Empresa………………………………….9
1.3 Productos, mercado, clientes……………………………………………………...11
1.4 Estructura de la Organización……………………………………………………16
1.5 Otra información relevante de la empresa donde se desarrolla el proyecto……...16
CAPÍTULO II
PLAN DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA
2.1 Identificación del problema técnico en la empresa………………………………18

2.2 Objetivos del proyecto de innovación y/o mejora………………………………..28
2.3 Antecedentes del proyecto de Innovación y/o mejora……………………………29
2.4 Justificación del Proyecto de Innovación y/o mejora………………………….....29
2.5 Marco Teórico y conceptual……………………………………………………...31
2.5.1 Fundamento teórico del proyecto de Innovación y/o mejora………………31
2.5.2Conceptos y términos utilizados………………………………………….…35
CAPÍTULO III
ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL
3.1 Diagrama del proceso, mapa de flujo de valor de la operación actual…………39
3.2 Efectos del problema en el área de trabajo……………………………………..40
3.3 Análisis de las causas raíces que generan el problema…………………………40
3.4 Priorización de causas raíces……………………………………………………42
CAPITULO IV
PROPUESTA TECNICA DE LA MEJORA
4.1 Plan de acción de la mejora propuesta…………………………………………46
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4.2 Consideraciones técnicas, operativas y ambientales de la mejora…………......48
4.3 Recursos técnicos para implementar la mejora propuesta……………………..83
4.4 Diagrama del proceso, mapa de flujo de valor de la situación
mejorada…………………………………………………………………….….84
4.5 Cronograma de la ejecución de la mejora………………………………….…..85
4.6 Aspectos limitantes para la implementación de la mejora………………….….86
CAPITULO V
COSTOS DE IMPLEMENTACION DE LA MEJORA
5.1 Costo de materiales……………………………………………………….…...88

5.2 Costo de mano de obra……………………………………………………..….89
5.3 Costo de máquinas, herramientas y equipos………………………………...…90
5.4 Otros costos de implementación de la mejora……………………………..…..90
5.5 Costo total de implementación de la mejora………………………………...…91
CAPITULO VI
EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONOMICA DE LA MEJORA
6.1 Beneficio técnico y/o económico esperado de la mejora………………..….…93

6.2 Relación Beneficio/costo………………………………………………...……94
CAPITULO VII
CONCLUSIONES
7.1 Conclusiones respecto del proyecto de innovación y/o mejora………….....…96
CAPITULO VIII
RECOMENDACIONES
8.1 Recomendaciones para la empresa respecto al proyecto de mejora…………98
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS
- Citas,tablas,gráficos,anexos,referencias bibliográficas:formato APA.
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PRESENTACIÓN DEL PARTICIPANTE
APELLIDOS Y NOMBRES : Rodríguez Ruidias Jael
CÓDIGO : 851192
U.F.P. : Administradores Industriales
ESPECIALIDAD : Administración Industrial
NAIDE : 605
ASESOR DEL PROYECTO : Reyna Revilla
EMPRESA DE PRÁCTICAS : Obras y servicios Rasy e.i.r. l
AÑO ACADÉMICO : 2017-II
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1.1 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA:
RAZON SOCIAL : OBRAS Y SERVICIOS RASY EIRL.
ACTIVIDAD : CONSTRUCCIONES DE EDIFICIOS COMPLETOS, OBRAS
SANEAMIENTO, ELECTRIFICACION Y VIALES.
DOMICILIO LEGAL : AV. NESTOR GAMBETTA KM 6.988 - CALLAO
TELEFONO : 577-1984
E-MAIL : proyectos@rasy.pe
informes@rasy.pe
HOME PAGE CORPORATIVO : http://www.rasy.pe
FECHA DE CONSTITUCIÓN : 06 DE AGOSTO DEL 2007.
REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTE : Nº 20516080206
REGISTRO DE CONTRATISTA : Nº 10187
PARTIDA REGISTRAL : N° 70335650
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO : Nº1578-2008
REPRESENTANTE LEGAL
NOMBRE Y APELLIDOS : WILDER RODRIGO YANGALI
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1.2 MISION, VISION, VALORES DE LA EMPRESA:
 MISION:
Brindar nuestra experiencia con el compromiso y
responsabilidad que nos caracteriza para
desarrollar cada proyecto con la mejor calidad.
Para ello, contamos con asesoramiento
personalizado dedicado a nuestros clientes con la
finalidad de maximizar el valor de la empresa.
 VISION:
Ser líderes en el rubro de la construcción brindando el mejor servicio a nuestros clientes.
Consolidarnos como un socio estratégico
imprescindible para el desarrollo de proyectos
de construcción de alta calidad. Reducir el
costo de los procesos productivos de nuestros
clientes para desarrollar sus proyectos de la
manera más eficiente posible.
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 VALORES:
 • Servicio de calidad:
 Estamos comprometidos con el desarrollo de nuestro trabajo. Esto nos permite
comprender mejor las necesidades de nuestros clientes y responder de manera
competente sus necesidades y requerimientos.
 • Resultados:
 Nuestros clientes confían en nosotros porque saben que siempre perseguimos, de modo
íntegro, entregarles la mejor solución posible a sus problemas.
 • Ética:
 Asumimos frente a nuestros clientes el compromiso de auténtico respeto a nuestros
contratos con la finalidad de satisfacer sus necesidades empresariales.
 • Trabajo en Equipo:
 Somos conscientes de que la organización corporativa y la cooperación permanente son
esenciales para el logro de nuestras metas colectivas, personales y profesionales.
 • Mejora Continua:
 Estamos convencidos de que la excelencia profesional y el liderazgo institucional que
perseguimos serán el producto de nuestra experiencia en constante crecimiento y la
actualización permanente de nuestros conocimientos.
 • Responsabilidad:
 Dedicamos todo nuestro esfuerzo y recursos profesionales al cumplimiento de nuestros
contratos.
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1.3 PRODUCTOS, MERCADO,
CLIENTES:
DEMOLICION
Uno de nuestros servicios es la
demolición, que se entiende como el proceso de deshacer una obra hasta conseguir su total
desaparición. Por lo tanto, en las demoliciones, el proceso de destrucción está basado en los
medios mecanizados más que en los manuales, más propios de derribos y rehabilitaciones. En
Rasy, nos aseguramos de contar con los mejores equipos del medio.
VENTA DE MATERIALES
Trabajamos con las herramientas más avanzadas de la industria. Tenemos los mejores equipos
del sector y nos aseguramos de que cumplan con las regulaciones y requerimientos necesarios
para satisfacer sus necesidades. Nuestra flota recibe un mantenimiento exhaustivo; por ello,
nuestros equipos de construcción para la renta nos permiten ofrecer un mejor servicio a los
usuarios que necesiten alquilar maquinaria.
MERCADO QUE ATIENDE
EDIFICACIONES
En nuestra Unidad de Edificaciones
Urbanas, buscamos realizar proyectos
que mejoren la calidad de vida de los peruanos. Además, nos encontramos en la constante
búsqueda de productos de vanguardia y modalidades de contratación innovadoras que se
adecuen a las necesidades específicas de nuestros clientes. De esta manera, generamos un
valor agregado y diferenciación.

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SANEAMIENTO
Nuestro dedicado equipo realiza los proyectos de colocación e instalación de agua, luz y otros
servicios en los puntos coordinados con nuestros clientes. Asimismo, asesoramos y
administramos proyectos urbanos.
PAVIMENTACIÓN
Luego del proceso de extracción, acondicionamos el terreno para empezar con la nivelación y
perfilación. Para ello, contamos con un equipo altamente capacitado y con maquinaria de
primer nivel, que nos permiten realizar trabajos de calidad inmejorable.
METALMECÁNICA
En Obras y Servicios Rasy, realizamos ingeniería metalmecánica, tanto a partir de diseños
propios como a través de su delegación a consultores especializados. Estos trabajos de
fabricación son realizados por personal técnico de vasta experiencia y soldadores con las
máximas calificaciones, capacitados permanentemente por la empresa. Antes de ser
entregadas a los clientes, las estructuras que fabricamos son sometidas a exhaustivas pruebas.
Para los trabajos de montaje, contamos, asimismo, con expertos ingenieros de campo,
capaces de afrontar las condiciones geográficas más complicadas.
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PRINCIPALES PROVEEDORES
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Principales clientes
MUNICIPALIDAD DE PUENTE PIEDRA
"Contratación de servicio en la asociación de
propietarios residencial de imprimación y carpeta
asfáltica en la asociación de propietarios villa las
flores del distrito de puente piedra
“Contratación del servicio de imprimación y carpeta
asfáltica en caliente para la obra: “Mejoramiento de la
infraestructura peatonal y vehicular entre las mz I1 y
J1 centro poblado zapallal- sector alameda norte”
MUNICIPALIDAD DE CARMEN DE LA LEGUA

Rehabilitación y mejoramiento de pistas y veredas en la Av. Manco Cápac II
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MAQUINARIAS
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2.1 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA TECNICO EN LA EMPRESA:
PRESENTACION DEL AREA DE LA MEJORA
El área donde se desarrollará la mejora es el área de Logística, específicamente en la sub-área
de compras.
2.1 IDENTIFICAR Y ORGANIZAR LOS PROBLEMAS:
La herramienta de Lluvia de Ideas es la que se adapta a lo que querernos encontrar debido
a que se pueden generar ideas en equipo dentro de la empresa.
 Gestión inadecuada de la información
 Pérdida de facturas
 Desfase en los cuadres de caja
 Inadecuada distribución de las tareas
 Demora en la presentación final de informes
 Desorganización de los documentos de compra
 Indicadores de gestión no implementados
 Comunicación ineficiente con otras áreas
 Falta de herramientas de automatización (Sistema ERP)
 Mal funcionamiento de las computadoras
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Luego la lluvia de ideas las agruparemos en un diagrama de Ishikawa para un mejor
análisis. Este diagrama nos permitirá visualizar de mejor manera las causas que explican
el problema principal en base a sus cuatro secciones
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2.1.2 DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR FENOMENOS:
El diagrama causa efecto, también llamado diagrama de Ishikawa se emplea para
determinar cuáles son los elementos responsables de la ineficiencia del área. Este paso
es necesario antes de iniciar el desarrollo de soluciones de los problemas.
CONTROL PERSONAL
Demora en la
Indicadores de
presentación
gestión no
final de informes
implementados
Pérdida de
Desorganización
facturas
de los
documentos de
compra
Comunicación
ineficiente con otras
áreas Falta de
herramientas de
Desfase en los
Inadecuada automatización
cuadres de caja
distribución de (Sistema ERP)
las tareas
Mal funcionamiento
de las computadoras Gestión inadecuada
de la información
ORGANIZACIÓN PROCEDIMIENTO
O
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PERSONAS ENCUESTADAS:
 La herramienta a utilizar será el Diagrama de Pareto
 El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis que ayuda a tomar decisiones en
función de prioridades.
DIAGRAMA DE PARETO
Personas encuestadas:
Nombre Cargo
Norma Escalante Zurita (A) Administradora
Brisseth Villar Marín (B) Encargada de logística
Jael Rodríguez Ruidias(C) Practicante
Encuesta de Pareto:
Se procederá a establecer puntuaciones para cada uno de los aspectos a fin de definir el más
grave.
Puntaje Aspecto
1a3 Leve
4a6 Grave
7a9 Muy Grave
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DIAGRAMA DE PARETO
Para hallar la incidencia de las causas más frecuentes se realizó una pequeña encuesta al
personal del area, quienes son los que ejercen directamente las actividades. A ellos se les dio
a elegir entre las 9 opciones vistas en el diagrama de Ishikawa y se les pidió elegir entre ellas
cual, según su criterio, era la causa de los problemas en el area. El resultado de la encuesta
por importancia es el siguiente.
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PARETO
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INTERPRETACION:
Por el Pareto determinamos que la mayor cantidad de problemas del área de logística se dan en procedimientos y organización a continuación
elaboraremos un diagrama causa-efecto para determinar los problemas específicos en el área.
FENOMENOS FRECUENCIA F.ACUMULADA TOTAL
PROCEDIMIENTO 43.80% 43.80% 53

ORGANIZACIÓN 33.06% 76.86% 40
PERSONAL 15.70% 92.56% 19
CONTROL 7.44% 100.00% 9
DIAGRAMA DE PARETO
60 100.0%
90.0%
50 80.0%
40 70.0%
60.0%
30 50.0%
40.0%
20 30.0%
10 20.0%
10.0%
0 TOTAL F.ACUMULADA 0.0%
PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN PERSONAL CONTROL
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2.1.3. DIAGRAMA DE ISHIKAWA
POR CAUSA - EFECTO:
PROCEDIMIENTO
Inadecuada
distribución de
las tareas
Falta de
herramientas de
automatización Gestión
(Sistema ERP) inadecuada de la
información
Comunicación
ineficiente con
Desfase en los otras áreas
cuadres de caja
Mal funcionamiento
de las computadoras
ORGANIZACIÓN
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Después procederemos a analizarlo de manera más específica con el método de Pareto, agrupando de
menor a mayor importancia.
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De acuerdo a la evaluación se procederá a mejorar los siguientes
problemas:
PROBLEMAS FRECUENCIA
Falta de herramientas de automatización

23.76%
(Sistema ERP)
Desfase en los cuadres de caja 17.82%
Inadecuada distribución de las tareas 16.83%
INTERPRETACION:
De acuerdo a esta evaluación se procederá a trabajar la mejora en base a aquellos hechos que
representan el 63.64% del total de problemas del área Logística.
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2.2OBJETIVOS DEL PROYECTO DE MEJORA
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS A MEJORAR:
Al analizar los cuadros y gráficos hemos hallados los problemas de mayor grado, los cuales
serán mejorados, aquí tenemos las siguientes:
1° PROBLEMA: Desfase en los cuadres de caja
2° PROBLEMA: Falta de herramientas de automatización (Sistema ERP)
3° PROBLEMA: Inadecuada distribución de las tareas
 2.2.1 Objetivo General
Implementar un sistema de simplificación de datos en el proceso administrativo para el área
de logística que resulta ser clave en el proceso dinámico de la empresa así mismo como un
manual de procedimientos que permita el cumplimiento de actividades de manera ordenada
y orientada al cumplimiento de objetivos, el manual de organización y funciones indicara las
líneas de responsabilidad permitirá equilibrar y normalizar las funciones de los
colaboradores.
 2.2.2 Objetivo Específicos
Las herramientas que se utilizaran para mejorar los principales problemas en en el área de
logística son:
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1° PROBLEMA: Falta de herramientas de automatización (Sistema ERP)
Implementar un sistema de automatización de datos para simplificar la información de
manera ágil y efectiva.
2.PROBLEMA: Desfase en los cuadres de caja
Implementar un manual de procedimientos(MAPRO) para un seguimiento secuencial de las
actividades a desarrollar de manera metódica y en un tiempo definido.
3° PROBLEMA: Inadecuada distribución de las tareas
Implementar un manual de organización y funciones(MOF) que permita que cada uno de los
colaboradores de la empresa conocer y desarrollar sus funciones de manera adecuada y
objetiva.
2.3 ANTECEDENTES DEL PROYECTO DE MEJORA:
La empresa no cuenta con ningún proyecto de mejora anterior a este.
2.4 JUSTIFICACION DEL PROYECTO DE MEJORA:
OBRAS Y SERVICIOS RASY E.I.R.L es una empresa de construcción en crecimiento que
genera un alto volumen de trabajo administrativo en el área de caja, como compras, pago a
proveedores, facturación, control de caja chica, contratación de servicios, entre otros.
El presente proyecto busca desarrollar un sistema automatizado que facilitará el control
interno y la reducción de tiempos en el proceso de compra que beneficiará a la empresa ya
que se podrá hacer un seguimiento en tiempo real de la situación de la empresa que permitirá
la planificación de nuevos proyectos.
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Asimismo, el desarrollo del manual de organización y funciones (MOF) y del manual de
procesos y procedimientos (MAPRO); pretenden proporcionar un conocimiento integral de la
estructura organizativa de la empresa, determinando de manera clara y precisa las funciones,
tareas y actividades operativas que son asignadas al personal colaborador de cada área, así
como para su capacitación y orientación permanente. También permitirá unificar criterios,
fomentar el orden, la práctica de la mejora continua y mantener un efectivo sistema de
control.
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2.5MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL:
2.5.1 FUNDAMENTO TEORICO DEL PROYECTO DE MEJORA
Manual de procedimientos(MAPRO)
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se
crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones detalladas de las actividades programadas en orden logico que
constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de diferentes ámbitos de aplicación.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El MAPRO es importante para la empresa por cuanto permite una adecuada ejecución del
trabajo, con el menor costo y en el menor tiempo posible
 Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo.
 Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
 Inducción del puesto y el adiestramiento y capacitación al personal.
 Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades
 Apoyar el análisis y revisión de los procesos y emprender tareas de simplificación de
trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
 Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procesos y métodos.
 Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
 Permitir la integración de la gestión en las áreas de planeación y control interno.

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CONCEPTO DE SISTEMA
Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común de
lograr un objetivo. (Raymond Mcleod “SISTEMAS DE INFORMACION
GERENCIAL”)
Conjunto de principios reunidos entre sí, de modo que formen un cuerpo de doctrina.
Sucesión de elementos que ordenadamente relacionados y secuencialmente
dispuestos contribuyen en un todo al logro de fines determinados.
OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACION
El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las actividades
que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada, con la calidad
requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar
especificados con el formato más útil para el receptor.
El sistema de información está al servicio de los objetivos de la empresa para lograr
dichos objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y prácticas de
trabajo que resultan más útiles y eficaces.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN
Las características que debe tener un sistema de información son las siguientes:
 Contener información interna y externa a la organización.
 Consistencia e Integración. Asegurar una única fuente de información de
gestión para todas las áreas de la empresa.
 Facilitar la comprensión de la información mediante una ordenación adecuada

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de
las ideas.
 Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerárquica. Cada escalón
obtendrá información a su nivel. Se debe evitar que la alta dirección de la
organización viva con una información creada y manipulada para ella misma.
Proporcionar la información al ritmo que el negocio requiera.
 Facilitar a los directivos una gestión más ágil, mediante indicadores clave
adecuados a los objetivos y estructura de la organización.
 Rápido acceso a la información actual e histórica.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - MOF
DEFINICION
El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las
funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la
estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y
Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para
Asignación de Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:
1. Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud,
naturaleza y campo de acción de la misma.
2. Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le
competen.
3. Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
4. Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
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2.5.2 CONCEPTOS Y TERMINOS UTILIZADOS
Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo temporal (inicio y fin) que se lleva a cabo para crear un
producto, resultado o servicio único.
Proceso
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un
número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo
previamente identificado. Los procesos se consideran actualmente como la base operativa
de una gran parte de las organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base
estructural de un número creciente de empresas.
MOF “Manual de Organización y Funciones”
Es el documento de gestión que permite a los diferentes niveles jerárquicos tener un
conocimiento integral de la organización y las funciones generales de cada cargo, basado
en el ROF y CAP.
MAPRO “Manual de Procesos y Procedimientos”
Es un documento de gestión que describe con detalle y en forma ordenada y sistemática,
la información y/o instrucciones de todos los procesos y procedimientos institucionales
Actividades
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Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad
administrativa, como parte de una función determinada.
Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Permite establecer la
forma en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa
¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Con qué?.
Diagrama de Flujo
Es una representación gráfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un
cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de
ambos.
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3.1DIAGRAMA DE OPERACION ACTUAL
PROCESO DE INGRESO DE FACTURAS
Actualmente 270 minutos es el tiempo promedio que se demora para realizar todo el proceso
de ingreso de datos.
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3.2 EFECTOS DEL PROBLEMA EN EL AREA DE TRABAJO:
- PROBLEMAS
el desfase se produce debido a que no hay procedimientos

falta de herramientas de automatizacion
estalecidos que normen e indiquen los procesos a seguir lo que
genera confuciones y demoras en las diferentes areas
debido a a que se generan gran cantidad de documentos que
respaldan estos gastos actualmente deben ser ingresados varias
desfase en los cuadres de caja
veces esto se genera por falta de herramientas de
automatizacion
en el area se generan confuciones con respecto a las tareas que

inadecuada distribucion de tareas
son asignadas generando finalmente demoras en la entrega de
liquidaciones
3.3 ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES QUE GENERAN EL PROBLEMA
3.3.1 Falta de herramientas de automatización
Capacitación y
Resistencia al
soporte
cambio
insuficientes
FALTA DE
HERRAMIENTAS DE
AUTOMATIZACION
Objetivos no se Lentitud en ingreso

definen claramente de datos
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3.3.2 Desfase en los cuadres de caja
3.3.3 Inadecuada distribución de las tareas
Confusión de Sobrecarga de
prioridades trabajo
Inadecuada
distribución de
las tareas
Alta rotación del No se definen

personal claramente las
actividades de cada
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3.4 PRIORIZACIÓN DE CAUSAS RAÍCES
1.PROBLEMA: FALTA DE HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACION
PROBLEMAS TOTAL FRECUENCIA F. ACUMULADA

lentitud en ingreso de datos 19 34% 34%
objetivos no se definen claramente las actividades de cada colaborador 14 25% 59%
capacitacion y soporte insuficiente 12 21% 80%
resistencia al cambio 11 20% 100%
TOTAL 56 100%
DIAGRAMA DE PARETO
20 100%
18 90%
16 80%
14 70%
12 60%
10 50%
8 40%
6 30%
4 20%
2 10%
0 0%
informacion objetivos no se definen capacitacion y soporte resistencia al cambio
distorsionada claramente insuficiente
TOTAL F. ACUMULADA
INTERPRETACIÓN
Con el gráfico Pareto determinamos que la mayor causa es que la información entre áreas no
fluye correctamente por lo que se implementara un sistema de automatización de datos.
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2.PROBLEMA: desfase en los cuadres de caja
PROBLEMAS TOTAL FRECUENCIA F. ACUMULADA

proceso no estandarizado 17 29% 29%
documentos llegan fuera de fecha 15 25% 54%
desorden de documentos 14 24% 78%
demora en ingreso de datos 13 22% 100%
TOTAL 59 100%
DIAGRAMA DE PARETO
18 100%
16 90%
14 80%
70%
12
60%
10
50%
8
40%
6
30%
4 20%
2 10%
0 0%
proceso no estandarizado documentos llegan fuera desorden de documentos demora en ingreso de
de fecha datos
TOTAL F. ACUMULADA
INTERPRETACIÓN
Con el gráfico Pareto determinamos que la mayor causa es el proceso no estandarizado
por el cual se implementará y estandarizará un Manual de Procedimiento.
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PROBLEMA: INADECUADA DISTRIBUCION DE TAREAS
DIAGRAMA DE PARETO
20 100.00%
18 90.00%
16 80.00%
14 70.00%
12 60.00%
10 50.00%
8 40.00%
6 30.00%
4 20.00%
2 10.00%
0 0.00%
no se definen las sobrecarga de trabajo alta rotacion del personal confusion de prioridades
actividades de cada
colaborador
TOTAL F. ACUMULADA
INTERPRETACION
Con el gráfico Pareto determinamos que la mayor causa es que no se definen las
actividades de cada colaborador por lo cual se implementara un manual de
organización y funciones.
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4.1 PLAN DE ACCIÓN DE LA MEJORA PROPUESTA
OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO ACTIVIDADES RESPONSABLES DURACION

Implementar la mejora del
area de logistica mediante la Sistematizacion de datos Asistente 5 días
Sistema
elaboracion de un manual de mediante Erp administrativa (7 horas)
procedimientos que permita Gisad
el desarrollo de nuevas
practicas de Gestion que
optimicen Implementacion de un
manual de procedimientos Asistente 5 días
tiempos,sistematizacion de Manual de
en el area de logistica administrativa (9 horas)
datos con el fin de contar con procedimientos
la informacion suficiente y
confinable para la adecuada
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toma de decisiones y la
implemetacion de un amnual Implementacion y
de organizacion y funciones estandarizacion de un Manual de
manual de organizacion y organizacion y Asistente 5 días
que nospermita definer de
funciones (MOF) funciones administrativa (7 horas)
manera adecuada las tareas y
roles de la empresa.
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4.2 CONSIDERACIONES TECNICAS, OPERATIVAS Y AMBIENTALES PARA
LA IMPLEMENTACION.
-1. Automatización de datos mediante ERP:
Mediante la implementación de un sistema de gestión de información que integra y
automatiza los diversos procesos de la empresa como primer paso se requerirá alinear
todos los procesos de la empresa de modo que la información fluya.
Los pasos para implementar en proyecto
a. Planificación del proyecto:
Para la implementación de este sistema se organizarán reuniones con los colaboradores
para definir lo que se quiere lograr que incluirá metas objetivos tanto a corto como a
largo plazo y proceder a desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y
visión de los recursos de la organización a cada área de la empresa.
1.se programará una reunión semanal de 2 horas donde se discutirá lo que se quiere lograr
los plazos que se deben cumplir.
2.se designo a los responsables de facilitar la información entre las diferentes áreas.
3.se darán a conocer los presupuestos por obra y las proyecciones anuales
b. Crear un plan inicial detallado del proyecto:
Se procederá a realizar una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los
colaboradores en relación a los procesos globales de la empresa pues para manejar un
sistema integrado es importante que se maneje el mismo conocimiento de las actividades.
1.se proyectará los tiempos requeridos para las diferentes etapas del proyecto
P á g i n a 48 | 99
2.se
determinara los procesos críticos y se iniciara su reestructuración
3.se asignara los responsables de cargar los maestros al sistema y se le facilitara la
información para el arranque del proyecto.
c. Capacitar al equipo para el proyecto:
Se programará reuniones diarias con el proveedor de servicios para la capacitación y puesta
en marcha del proyecto.
1. se realizara una reunión extraordinaria donde la empresa a cargo del sistema brindara
capacitación a las diferentes áreas usuarias.
2. se procederá a cargar el sistema con la asesoría del ing a cargo de la capacitación
3. se iniciaran pequeñas pruebas
d. Pruebas del proyecto: Una vez instalado el sistema, se debe pasar a la utilización de la
misma por medio del entrenamiento que recibirá el personal.
1. se determinará los plazos en los que el sistema entre en funcionamiento y se correrán
pruebas de 1 día de duración a fin de que el personal se familiarice con ele trabajo del
software.
e. Ejecución: Poner en marcha el sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas
anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la
ejecución del sistema.
1. se iniciará el funcionamiento del sistema y se suspenderá cualquier otro tipo de ingreso
de información fuera de este.

P á g i n a 49 | 99
2. se
reunirá al personal y se realizará una lluvia de ideas a fin de ajustar los puntos flojos del
sistema.
f. Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua
retroalimentación de este e implementar un mejoramiento continuo son las características
de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.
1. Se controlará periódicamente la coherencia y efectividad de ingreso de datos al
sistema pudiendo así detectar algún inconveniente que será solucionado en las
primeras 48 horas de reportado
Pantalla de ingreso sistema Gis
P á g i n a 50 | 99
SISTEMA GISP
Seleccionamos el Menú Logística – Requerimientos
A continuación, obtendremos la ventana que a continuación se

muestra.
• Seleccionamos el botón Nuevo para empezar con la

realización del Requerimiento.
• A continuación, visualizaremos la siguiente pantalla

En la que se indicara el centro de costo y el solicitante
P á g i n a 51 | 99
• Seleccionaremos el bien a requerir y la cantidad
Luego procedemos a grabar el requerimiento
El sistema indicara que el proceso se completó de

Manera correcta y mostrara un mensaje
Visualiza en la siguiente pantalla
P á g i n a 52 | 99
Se envía a la gerencia administrativa el requerimiento y se
Utiliza la firma digital para autenticar el requerimiento se
Procede a colocar la firma digital al requerimiento.
P á g i n a 53 | 99
ORDEN DE COMPRA
Seleccionamos el Menú Logística – Orden de Compra
SELECCIONAR
Una vez adentro del módulo seleccionamos la

opción Nuevo.
P á g i n a 54 | 99
A continuación, nos aparece la siguiente pantalla, la cabecera de la
Orden de Compra el usuario se generar automáticamente.
Se genera automáticamente
• Luego deberemos seleccionar el Almacén y Proveedor del

siguiente modo:
ALMACEN: En esta opción seleccionaremos el Almacén

correspondiente a nuestra Orden de Compra:
- 1: Almacén Central
- 2: Maestranza
Después De hacer doble

clic en la barra de
almacén se
seleccionar
P á g i n a 55 | 99
PROVEEDOR: Del mismo modo seleccionar
el proveedor correspondiente a la O/C.
Seleccione el Proveedor requerido dentro del

panel “Buscando Proveedor”
P á g i n a 56 | 99
TIPO DE GASTO:
Seleccionamos
uno de las tres
PLAZO DE ENTREGA: Este campo se llenara de acuerdo al
tipo de Compra que se esta realizando, teniendo en cuenta
que el intervalo se toma en días.
• Luego de haber concluido con el llenado de la

cabecera de la Orden Compra procedemos a grabarla.
P á g i n a 57 | 99
Luego de haber creado la cabecera de la Orden de Compra
procedemos a la realización del detalle de la misma.
Hacemos clic en el botón Importar lo

cual nos permitirá trasladar el requerimiento
que se necesita para crear el detalle de la Orden de
Compra.
Nos aparecerá la
siguiente pantalla
P á g i n a 58 | 99
Como procedimiento final seleccionaremos
El botón Importar
P á g i n a 59 | 99
Como paso final se procederá a Enviar la Orden de Compra
al área correspondiente.
Se recuerda que el botón ENVIAR solo se

encuentra en la cuenta del Jefe de Área, ya que
el tiene la responsabilidad de verificar si esta
correctamente realizada
Luego nos aparecerá la ventana de Firma Digital con la cual

se enviará la O/C a la Área correspondiente.
P á g i n a 60 | 99
Estandarización mediante un manual de proceso de manejo de fondo de caja chica:
El Presente manual de manejo de fondo de caja chica se desarrolla en base a los
procesos del área logística la cual maneja el sub área de compras con el propósito de
normar las actividades de los colaboradores que se desempeñan en estas áreas
funcionales.
En este sentido se pretenden crear las bases para establecer las pautas de un proceso
estandarizado y normado, para de esta manera fortalecer el control y la mejora
continua de los procesos.
El manual tiene la siguiente información:
PASO I: PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO
Se definirá las metas y objetivos a seguir
PASO II: INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS.
 Se procederá a realizar un inventario de todas las actividades que
involucran el proceso de compras y que influyen directamente sobre el
control de la caja chica.
PASO III: SIMPLIFICACION DE PASOS.
 Se analizará los procesos y se procederá a separar los que se crea
innecesarios.
PASO IV: DISEÑO DEL NUEVO PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO.
 Se diseñará un procedimiento normalizado que permita el desarrollo
fluido de las actividades antes analizadas.
P á g i n a 61 | 99
PASO V: VALIDACION DE PROCESO SIMPLIFICADO.
 Se evaluará el manual de procedimiento y su funcionalidad en el área a
fin de implementar su uso y distribución.
P á g i n a 62 | 99
P á g i n a 63 | 99
FLUJO DE PROCEDIMIENTO ELABORADO
POR:
Jael Rodriguez
Proceso de compra REVISADO
POR:
BRISSETH
ÁREA LOGISTICA VILLAR
INTRODUCCIÓN
El Presente manual del proceso de compra, se trabaja en
base a los procesos que se manejan en el área de
compras(logistica), la cual se implementará con el propósito
de regular y mejorar los procesos.
En este sentido se pretenden crear las bases para establecer y
fortalecerlosprocesos y para estructurar el control interno, el
cual nos beneficiará en la reducción de las probabilidades de
error que se pueda cometer.
De ahí se podrá demostrar la eficiencia y eficacia que puede
alcanzar a desarrollar nuestra empresa , para de esta forma dar
cumplimiento a los
objetivos.
P á g i n a 64 | 99
P á g i n a 65 | 99
FLUJO DE PROCEDIMIENTO ELABORADO POR:
JAEL RODRIGUEZ
PROCEDIMIENTO DE COMPRA REVISADO POR:
BRISSETH VILLAR
1° PASO:
El asistente logístico registra los requerimientos de las diferentes áreas usuarias
2° PASO:
El técnico logístico eleva el requerimiento a la gerencia administrativa para su respectiva aprobación
3° PASO:
El asistente administrativo verifica si el requerimiento, si el requerimiento está conforme procede a autorizar la compra, caso contrario se regresa a su respectiva área usuaria para su corrección.
4° PASO:
El técnico logístico elabora y envía la cotización a los proveedores.
5° PASO:
Se recepción y evalúa las distintas propuestas de los proveedores
6° PASO:
El técnico logístico envía la cotización que fue seleccionada a gerencia de administración para su evaluación y
Aprobación.
7° PASO:
Luego de que el requerimiento fue aprobado por gerencia de administración se procede a generar la orden de compra
O servicio.
8° PASO:
El técnico logístico remite la orden de compra al proveedor y establece las condiciones de entrega
9° PASO:
El técnico logístico recepciona los bienes y da conformidad remite a las áreas usuarias
P á g i n a 66 | 99
JAEL RODRIGUEZ
BRISSETH VILLAR
10° PASO:
Las áreas usuarias recepcionan los bienes y remiten a obra
11° PASO:
El asistente logístico recepciona la factura de los bienes entregados y verifica que el monto facturado sea correcto
12° PASO:
Se genera un vale de egreso por la cantidad de la factura
13° PASO:
Se cancela el valor de la factura
14° PASO:
Se adjunta factura a vale de egreso
15° PASO:
Se registra la factura en un formato Excel donde se indica monto, cantidad de ítems, proveedor y gestor de compra
16° PASO:
Generar un informe diario de compras con los ingresos y salidas diarias
17° PASO:
Manda un correo a gerencia administrativa indicando el monto final de la caja
18° PASO:
Archivar facturas
P á g i n a 67 | 99
JAEL RODRIGUEZ
BRISSETH VILLAR
GERENCIA DE
ACTIVIDAD AREAS USUARIAS SUB GERENCIA DE LOGISTICA TECNICO LOGISTICO TIEMPO
ADMINISTRACION
INICIO
CON LA
COTIZACION
IMPRESION DE COTIZACION APROBADA
EFECTUA EL REQUERIMIENTO
REQUERIMIENTO, Y
ENVIA A G.A PARA
SU APROBACION
EMITE LA ORDEN
DE COMPRA, CON
APRUEBA? LOS
RECEPCION Y REQUERIMIENTOS
EVALUACION DE TECNICOS
REQUERIMIENTO
COTIZACION MINIMOS Y OTRAS
CONDICIONES
COMERCIALES
FIRMA
DE ORDEN DE
COMPRA
Llevar AD a contabilidad EMITE EL PEDIDO AL

PROVEEDOR
Aprueba
APRUEBA?
solicitud
FIN
RECEPCIONA DE LOS
BIENES
RECIBE LOS
BIENES
EMITE EMITE SOLICITUD DE

CONFORMIDAD PAGO
RECEPCION
DE FACTURA
FIN
Sello y firmade
aprobación
22N
P á g i n a 68 | 99
CAPITULO I – ASPECTOS INTRODUCTORIOS
Manual de Caja Chica
Con el propósito de atender las necesidades que se presentan
en la empresa mediante un fondo asignado y con el objetivo
de asegurar el cumplimiento del presente Manual para regular
los procedimientos a seguir en el manejo de los mismos, con el
objeto de fortalecer la estructura de control interno y como
herramienta de apoyo.
Definición de Caja Chica

La caja chica constituye un fondo asignado para atender pagos
en efectivo en gastos menores, exclusivamente para fines de
la empresa.
Sanciones
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el
presente manual por parte del Encargado(a) de caja chica y/o
quién hace uso de los fondos, dará lugar a las amonestaciones
correspondientes.
Objetivos y Alcance:
Objetivo
Normar los procedimientos para la administración y el control del fondo
de caja chica, garantizando su correcta aplicación procurando la
racionalidad y el ahorro efectivo en el uso del dinero.
Finalidad
Establecer las normas y procedimientos que permitan la adecuada
administración de los fondos de caja chica.
Establecer las responsabilidades de los encargados de la administración
y de su Custodia.
Asegurar la oportuna atención de gastos menudos, urgentes y de menor
cuantía que demanden su cancelación inmediata y que, por su
naturaleza, no puedan ser debidamente programados.
Asegurar el cumplimiento de objetivos y metas.
P á g i n a 69 | 99
MANUAL DE PROCESO DE CONTROL DE CAJA CHICA
CAPITULO II – NORMAS
NORMAS GENERALES
1. El Fondo de Caja Chica, estará constituido por el monto

previamente autorizado por el Gerente general de la empresa.
2. Los aumentos o disminuciones del FONDO FIJO de caja chica,

serán autorizados por el Gerente general, haciendo énfasis de
los motivos que justifiquen el aumento, cuando este sea el
caso.
3. La Gerencia de Administración y logística es responsable de

ordenar los fondos necesarios para la apertura o reposición
de fondos de Caja Chica.
4. Los Fondos de Caja Chica solo podrán utilizarse para cubrir

gastos menores de carácter urgente.
5. Todo gasto de Caja Chica debe estar soportado por el

original de la factura o comprobante de pago correspondiente
y entregar los archivos al Departamento de Contabilidad y
Costos.
6. La solicitud de reposición se deberá elaborar con

comprobantes propios del mes en cuestión, evitando
acumular comprobantes de meses anteriores.
7. Los empleados que soliciten dinero de caja chica están

obligados a liquidar el vale y entregar según sea el caso los
archivos dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de
efectivo.
P á g i n a 70 | 99
CAPITULO III
NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA
1. Arqueos sorpresivos: El área de administración y el área

de contabilidad, quedan facultados para practicar en
cualquier día u hora la inspección que consideren
pertinentes.
2. La Caja Chica sólo puede usarse para gastos menores

urgentes.
3. No se podrá utilizar el fondo de Caja Chica, para los

siguientes desembolsos:
a) Cambios de Cheques.
b) Préstamos Personales.
c) Aceptar vales del personal a cuenta de sueldos.
d) Compras de regalos u obsequios personales.
e) Disponer de los recursos para finalidades distintas a
las previstas.
f) Viáticos
g) Pago de papeletas.
4. Los fondos de la Caja Chica deben resguardarse en una Caja

de seguridad.
5. Los Comprobantes de Solicitud de efectivo contendrán:

Nombre y Firma del Solicitante, fecha, número de folio,
descripción del gasto, cantidad solicitada, firma del
encargado de la Caja.
6. El encargado del Fondo de Caja Chica deberá

designar un suplente en los casos en que se tenga que
ausentar.
P á g i n a 71 | 99
CAPITULO VI
1.Documentación comprobatoria en la solicitud de
reposición:
La solicitud de Reposición debe acompañarse de los

documentos que se señalan a continuación:
a) Comprobantes originales de los gastos realizados.
b) Firma en comprobantes de las personas que realizaron la

compra.
1. Todas las facturas deben presentarse a nombre de

OBRAS Y SERVICIOS RASY EIRL definiendo
exactamente lo que se está comprando.
2. Se deben presentar siempre las facturas originales. No

se aceptan copias.
3. Como una medida de seguridad, todos los
comprobantes pagados serán sellados de inmediato.
P á g i n a 72 | 99
CAPITULO V – PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE DE FONDO DE CAJA
a) PROCESO INTERNO: Lleva los movimientos diarios.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

 Emitir comprobante de entrega de fondos con y sin
factura donde se señale: nombre y firma del
solicitante, fecha, monto solicitado, descripción del
gasto, firma del encargado de la caja.
 Una vez realizada la compra se verifica si el monto
de la factura corresponde con el monto entregado,
de ser inferior, el solicitante debe entregar el dinero
sobrante, en caso contrario el responsable de la
Caja procederá a descontar la cantidad faltante.
 La factura se anexa al comprobante de solicitud
como soporte del gasto realizado.
b) PROCESO INTERNO: realiza la reposición del fondo de Caja

Chica.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

 Realiza arqueo de Caja Chica y si el disponible es
igual o menor al 40% elabora la solicitud de
reposición de Caja Chica.
 Anexa las facturas con sus respectivos comprobantes,
en el mismo orden como se relacionan, y totaliza el
monto a reponer.
 Solicita la aprobación de la gerencia administrativa o
del gerente general.
2. FORMATOS A UTILIZAR:
a) Comprobante de vale de ingreso
b) Formato de Caja Chica
c) Comprobante de vale de egreso
P á g i n a 73 | 99
P á g i n a 74 | 99
SUB GERENTE DE LOGISTICA
1. Funciones Generales
Es el responsable de dirigir, evaluar y controlar las acciones del Sistema de
Abastecimiento y del control patrimonial de la empresa.
2. Funciones Especificas
Son funciones específicas de la Gerencia de Logística:
 Programar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar la ejecución de las
actividades vinculadas con el Sistema de Abastecimientos.
 Ejecutar e implementar los lineamientos de política, normas y
procedimientos del Sistema de Abastecimiento de la EMPRESA.
 Ejecutar, apoyar y controlar los procesos de programación, adquisición,
importaciones y estadística del abastecimiento y administrar el fondo de caja
chica para el abastecimiento de la EMPRESA.
 Ejecutar estudios de mercado, actualizar los catálogos; así como coordinar y
ejecutar planes de estandarización, renovación, mejora tecnológica para la
P á g i n a 75 | 99
optimización de resultados del abastecimiento de bienes y servicios en el
ámbito corporativo.
 Controla los bienes patrimoniales de la Empresa (Ingresos y salidas) a través
de codificaciones y sistemas.
 Supervisar, monitorear, ejecutar y evaluar los procesos de administración
patrimonial, administración de pólizas de seguro de almacenamiento y
distribución de bienes .
 Realiza análisis de la asignación y ejecución de recursos para el
abastecimiento de bienes y servicios.
3. Relaciones Administrativas
La Sub Gerencia de Logística, depende directamente de la Gerencia de
Administración y tiene a su mando y/o autoridad los siguientes cargos:
1. Técnico Logístico.
2. Asistente Logístico.
La Sub Gerencia de Logística, es responsable de conducir las relaciones internas
con las diferentes áreas de la EMPRESA, así como con los Colaboradores.
P á g i n a 76 | 99
ANEXO
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. IDENTIFICACION
Nombre del Puesto: GERENTE DE LOGÍSTICA
Área: SUB GERENCIA DE LOGÍSTICA
Unidad: GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
2. SUPERVISION
Supervisado por Supervisa a
GERENTE ADMINISTRACIÓN TÉCNICO LOGÍSTICO
3. REEMPLAZO
En su ausencia es reemplazado por el Personal de Técnico Logístico
4. FUNCION GENERAL (Descripción General del Puesto)
Es el responsable de dirigir, evaluar y controlar las acciones del Sistema de Abastecimiento y del control
patrimonial de la empresa
5. FUNCIONES ESPECÍFICAS (Actividades / Tareas)

1. Programar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar la ejecución de las actividades
vinculadas con el Sistema de Abastecimientos.
2. Ejecutar e implementar los lineamientos de política, normas y procedimientos del

Sistema de Abastecimiento de la EMPRESA.
3. Ejecutar, apoyar y controlar los procesos de programación, adquisición, importaciones

y estadística del abastecimiento y administrar el fondo de caja chica para el
abastecimiento de la EMPRESA.
4. Ejecutar estudios de mercado, actualizar los catálogos; así como coordinar y ejecutar
planes de estandarización, renovación, mejora tecnológica para la optimización de
resultados del abastecimiento de bienes y servicios en el ámbito corporativo.
5. Controla los bienes patrimoniales de la Empresa (Ingresos ysalidas) a través de

codificaciones y sistemas.
6. Supervisar, monitorear, ejecutar y evaluar los procesos de administración

patrimonial, administración de pólizas de seguro de almacenamiento y distribución
de bienes .
7. Realiza análisis de la asignación y ejecución de recursos para el abastecimiento de

bienes y servicios.
P á g i n a 77 | 99
1. PERFIL DE PUESTO
- Educación (Estudios):
Título Profesional Universitario o Técnico que incluya estudios relacionados.
Capacitación especializada en el área.
Experiencia en la conducción de personal y programas del área.
- Formación (Conocimientos):
Conocimiento de informática (Microsoft Office)
Estudios en Gestión de Logística y almacenes.
Capacitación en Administración Empresarial
Especialización en Sistemas afines.
- Habilidades:
Proactivo.
Con capacidad de liderazgo (indispensable).
Motivador, ejecutivo y asertivo.
Con capacidad para organizar, manejar y supervisar al personal.
Con aptitud para realizar trabajo en equipo.
Con capacidad de análisis.
Enfocado al logro de objetivos
Capacidad de negociación.
Buenas relaciones interpersonales
Capacidad para trabajar bajo presión
Compromiso con la empresa y la sociedad.
Con manejo de los sistemas que impliquen el pleno desarrollo de las actividades del área.
- Experiencia:
Experiencia laboral de 2 año en el área o afines
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1. IDENTIFICACION
Nombre del Puesto: Técnico Logístico
2. SUPERVISION
SUB GERENTE DE LOGÍSTICA ASISTENTE LOGÍSTICO.
3. REEMPLAZO
En su ausencia es reemplazado por el Asistente Logístico.

Es el responsable de administrar el patrimonio de bienes así como la coordinación y supervisión
de acciones de mantenimiento y seguridad del patrimonio, como así también vela por los
niveles de oportunidad en cuanto al precio, calidad y tiempo de los bienes y servicios para la
satisfacción de las necesidades requeridas por las áreas de la EMPRESA y CLIENTES.
a) Recepción los requerimientos por centros de costos.

b) Ejecutar y controlar los procesos de programación, adquisición, importaciones
y estadística del abastecimiento.
c) Ejecutar estudios de mercado, actualizar los catálogos; así como coordinar y
ejecutar planes de estandarización, renovación, mejora tecnológica para la
optimización de resultados del abastecimiento de bienes y servicios en el ámbito
corporativo.
d) Desarrollar, proponer y aplicar medidas de control de calidad, austeridad,
racionalidad y transparencia de la logística.
e) Efectúa las compras masivas e individuales.
f) Realiza la planificación de compras.
g) Mantiene actualizada su cartera de proveedores y clientes con datos y otros
importantes.
h) Destina las compras por centros de costos.
i) Elabora las órdenes de adquisición según correspondan.
j) Elabora el kardex de bienes bajo normativa vigente.
k) Mantiene actualizado el kardex de los activos de la empresa.
l) Registra y controla las órdenes de trabajo del personal en campo por centro de
costos.
P á g i n a 79 | 99
m) Elabora las órdenes de servicios de acuerdo a los contratos verbales o físicos
pactados con su respectivo sustento (resumen de órdenes de trabajo).
n) Controla los gastos por mantenimiento de los activos.
o) Contrata las pólizas de seguros, permisos, tasas, tales como SCTR, SOAT, y
otros derivados a fin para el ejercicio normal de las actividades comerciales y
económicas de la empresa, como supervisa las mismas.
p) Realiza constantemente inventarios físicos de los bienes muebles e inmuebles
y enseres, etc, velando su custodia.
q) Efectúa la codificación y rotula de los bienes de la EMPRESA.
r) Realiza proyecciones de gastos para la compra anticipada.
s) Solicita a la gerencia anticipadamente liquidez para las compras (caja chica)
t) Es responsable de la caja chica, con rendición diaria.
u) Inventario inopinado tanto en las obras, áreas administrativas y otras
instalaciones de la EMPRESA.
v) Es el encargado de pactar los acuerdos comerciales de las adquisiciones en
favor de la EMPRESA.
1. PERFIL DE PUESTO
Grado Académico de Bachiller Universitario o Titulo de Instituto Superior Tecnológico.
Experiencia en labores de su especialidad.
Capacitación especializada en el área
Estudios en Manejo de Kardex.
Capacitación en codificación de bienes y compras corporativas.
Conocimiento de facturaciones y guías.
- Habilidades:
Proactivo.
Con capacidad para organizar, manejar y supervisar personal.
- Experiencia:
P á g i n a 80 | 99
6. IDENTIFICACION
Nombre del Puesto: Asistente Logístico
7. SUPERVISION
SUB GERENTE DE
REQUERIMIENTOS DE LAS ÁREAS USUARIAS
LOGÍSTICA
8. REEMPLAZO
En su ausencia es reemplazado por el Técnico de Logístico.

Asiste al Técnico Logístico en función a la administración del patrimonio tanto en el
mantenimiento y seguridad, así como también vela por los niveles de oportunidad en cuanto al
precio, calidad y tiempo de los bienes y servicios, para la satisfacción de las necesidades
requeridas por las áreas de la EMPRESA y CLIENTES.
a) Asiste al Técnico Logístico en todas las actividades antes descritas desde los itm a
hasta la v).
b) Es responsable de la elaboración de los registros, cuadros, etc. a fin.
c) Responsable de llevar los archivos y reportes cronológicamente, por centro de
costos.
d) Realizara verificaciones oculares de los bienes de la empresa, tanto en almacén
como en obra, etc.
e) Verifica el estado de los bienes de la empresa con coordinación del supervisor de
maquinarias, vehículos y otros.
f) Y otras funciones que se necesiten propias del área.
2. PERFIL DE PUESTO
Grado Académico de Bachiller Universitario o Titulo de Instituto Superior Tecnológico.
Experiencia en labores de su especialidad.
Capacitación especializada en el área
Capacitación en Programación de Compras.
Capacitación en Estudio de mercado.
Conocimiento de facturaciones y guías.
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- Habilidades:
Proactivo.
Con capacidad para organizar, manejar y supervisar personal.
- Experiencia:
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4.3 RECURSOS TECNICOS PARA IMPLEMENTAR LA MEJORA PROPUESTA:
A continuación, se listará los recursos utilizados en la implementación de la mejora en el área
de logística.
Horas Hombre
1.Asistente administrativo
2.practicante
UTILES DE OFICINA ARCHIVADORES
HOJAS BOND EQUIPO DE COMPUTO
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4.4 DIAGRAMA DE ANALISIS DEL PROCESO MEJORADO
TIEMPO
DESCRIPCION
MINUTOS
RECEPCION DE FACTURAS
Recepcionar documentos 5
Verificar si la rendicion es correcta 10

Adjunto a su vale de egreso 5
TRANSPORTE
Llevo documentos a mesa de
trabajo 5
VERIFICACION
Revisar razon social y monto 5
verificar forma de pago 10
revisar detracciones y percepciones 5
LLENADO
Ingreso de datos a sistema 60
INFORME
Generar informe para entrega a
contabilidad 30
ALMACENAMIENTO
Archivar facturas 55
TOTAL 180
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DÍAS
OBJETIVO ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Mejora en el PLANIFICACION INICIAL 2H

proceso de
compra mediante
la CAPACITACION 1H
implementacion
de un sistema PRUEBA 2H
integrado de
EJECUCION 1H
gestion
MEJORA 1H
PLANIFICACION INICIAL 2H
Implementación INVENTARIO DE
y PROCEDIMIENTOS
2H
estandarización
de un manual de SIMPLIFICACION DE PASOS 1H
procedimiento
DISEÑO Y ELABORACION 3H
2H
VALIDACION 1H
PLANIFICACION INICIAL 2H
DISEÑO Y ELABORACION 1H
Implementacion
de un manual de IMPLEMENTACION
organización y 2H
funciones(MOF) GESTION DEL PROYECTO
1.50H
SEGUIMIENTO Y CONTROL
0.5H
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4.6ASPECTOS LIMITANTES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
MEJORA
Un factor limitante que se presentó para poder desarrollar el proyecto fue el
factor tiempo que debido a la variedad de actividades que se realizan en la
empresa.
4.7 BENEFICIOS CUALITATIVO DE LA EMPRESA
 Ayuda a los colaboradores de la empresa a identificarse con los objetivos.
 El espacio de trabajo será de un buen ambiente laboral.
 Mejora el conocimiento en todos los puestos de los colaboradores.
 Las soluciones y toma de decisiones será hará de manera inmediata.
 La información en tiempo real permitirá tomar decisiones rápidas que

beneficiaran a la empresa
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RESUMEN DE LOS COSTOS
COSTO HORA / HOMBRE SUELDO/ HORAS
INVOLUCRADOS SUELDO 22 D 8H
ASISTENTE ADMINISTRATIVO S/.3,000.00 S/.136.36 S/.17.05
PRACTICANTE S/.850.00 S/.38.64 S/.4.83

TOTAL S/.21.88
FASE 1: ESTUDIO DEL PROYECTO
PRACTICANTE (TIEMPO DEDICADOS AL PROYECTO)
DIAS DE LA SEMANA
HORAS DIARIAS DEDICADAS
DEDICADOS AL SEMANAS TOTAL
AL PROYECTO
PROYECTO
1 3 4 12
ASESORIA INTERNA (TIEMPO DEDICADOS AL PROYECTO)
DIAS DE LA SEMANA
HORAS DIARIAS DEDICADAS
DEDICADOS AL SEMANAS TOTAL
AL PROYECTO
PROYECTO
0.5 2 4 4
COSTO/HRS/
ESTUDIO DEL PROYECTO HORAS COSTO
H
ASISTENTE ADMINISTRATIVO 4 S/.17.05 S/.68.20
PRACTICANTE 12 S/.4.83 S/.57.96
TOTAL COSTO HRS/H S/.126.16
PAPEL S/.5.00
MATERIALES DE ESTUDIO ÚTILES DE OFICINA S/.3.00
IMPRESIÓN S/.8.00
COSTO DE MATERIALES FASE ESTUDIO S/.16.00
P á g i n a 88 | 99
FASE 2: IMPLEMENTACION DEL PROYECTO:
COSTO/HRS/
H
PAPEL S/.10.90
MATERIALES FASE DE
IMPLEMENTACION ÚTILES S/.6.00
IMPRESIÓN S/.25.00
TOTAL MATERIALES FASE DE IMPLEMENTACION S/.41.90
FASE 3: CAPACITACION DEL PROYECTO:
COSTO/HRS/
H

PAPEL S/.10.90
MATERIALES FASE DE
CAPACITACION ÚTILES S/.6.00
IMPRESIÓN S/.10.00
TOTAL MATERIALES FASE DE CAPACITACION S/.26.90
FASE 4: SEGUIMIENTO DEL PROYECTO:
ESTUDIO DEL PROYECTO HORAS SEMANAS COSTO/HRS/H COSTO
PRACTICANTE 1 4 S/.4.83 S/.19.32
Ahora podemos clasificar los costos según lo indicado:
P á g i n a 89 | 99
5.1 COSTO DE MATERIALES
En el siguiente cuadro se visualiza los costos de los materiales durante todas las fases
del proyecto, las cuales son materiales de estudio, implementación y capacitación;
por lo cual obtendremos la suma de s/.84.80 nuevos soles en materiales.
COSTO DE MATERIALES COSTO
MATERIALES DE ESTUDIO S/.16.00
MATERIALES FASE DE IMPLEMENTACION S/.41.90
MATERIALES FASE DE CAPACITACION S/.26.90
5.2 COSTO DE MANO DE OBRA
En el siguiente cuadro al igual que el anterior, podremos visualizar los gastos de todas las
fases ya antes mencionadas, lo cual no dará un gasto total de s/.346.65 nuevos soles.
COSTO DE MANO DE OBRA COSTO
HORAS HOMBRE DE ESTUDIO S/.126.16
HORAS HOMBRE DE IMPLEMENTACION S/.147.75
HORAS HOMBRE DE CAPACITACION S/.53.42
HORAS HOMBRE DE SEGUIMIENTO S/.19.32
5.3 COSTOS DE MÁQUINAS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
En el presente proyecto no se utilizó este tipo de gastos.
5.4 OTROS COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
No hubo otro tipo de costos.
P á g i n a 90 | 99
5.5 COSTOS TOTAL DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
COSTO DE MANO DE OBRA S/.346.65
COSTO DE MATERIALES S/.84.80
Como resultado final, se observa en el cuadro el costo total de la mejora, que
resulta s/.431.45 nuevos soles.
P á g i n a 91 | 99
P á g i n a 92 | 99
6.1 BENEFICIO TÉCNICO Y/O ECONÓMICO ESPERADO DE LA MEJORA
Se compara los dos flujogramas en sus tiempos totales.
DAP ACTUAL 4.5
DAP MEJORADO 3
BENEFICIO 1.5 H
Se optimiza el tiempo en el procedimiento de trabajo en 1.5 horas, se genera 2
informe diario y se trabaja 22 días.
HORAS POR PROCESO 1.5
# DE VECES AL MES 44
HORAS POR PROCESO AL MES 66
Se usa la base de datos de los costos Hora/Hombre para determinar quiénes se

benefician del ahorro del tiempo.
COSTO HORA / HOMBRE SUELDO/

INVOLUCRADOS SUELDO 22 D 8H
ASISTENTE S/ 3,000.00 S/ 136.36 S/ 17.05
PRACTICANTE S/. 850.00 S/. 38.64 S/. 4.83
TOTAL S/. 30.97
P á g i n a 93 | 99
Con el proceso mejorado se logra que los dos responsables que es la asistente
administrativa y la practicante de logística se beneficien en un 60% y 40% de su
tiempo respectivamente.
OPTIMIZACION
RESPONSABLE
DESCRIPCION HRS/H HORAS BENEFICIO
ASISTENTE 60% de 17.05 10.23 66 S/ 675.18
PRACTICANTE 40% de 4.83 1.932 66 S/ 127.51
TOTAL AL MES S/ 802.69
TOTAL ANUAL S/ 9,632.30
6.2 RELACION BENEFICIO/COSTO:
Consideramos el beneficio mensual.
BENEFICIO -COSTO
BENEFICIO 802.69 1.86

COSTO 431.45
Por cada sol invertido se recuperará S/. 0.86 soles.
TIEMPO DE RECUPERACION DEL COSTO:
BENEFICIO -COSTO
COSTO 431.45 0.5

BENEFICIO 802.69
La recuperación del costo se dará en 16 días.
P á g i n a 94 | 99
P á g i n a 95 | 99
7.1 CONCLUSIONES RESPECTO A LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
DE MEJORA:
 Las propuestas de este proyecto de mejora tienen como objetivo

estandarizar y simplificar procesos.
 El manual de procesos y procedimientos permitirá al personal

colaborador conocer la información necesaria para realizar las
actividades que se les encomienda y lograr así la uniformidad en
los procedimientos de trabajo, eficiencia y calidad esperada en los
servicios.
 El manual de organizaciones y funciones permitirá al área

emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
tiempo y delegación de autoridad a todo el personal colaborador.
 En cuando a la propuesta de desarrollo del sistema de control, este

permitiría a todos los colaboradores tener acceso inmediato a los
documentos de las diferentes áreas y recabar información real y
de primera mano que permitan tomar decisiones rápidas y claves
para la empresa.
 Dentro de una organización los procesos de procedimiento y

control ya que nos garantiza la agilidad de los procesos y el
correcto desempeño de funciones que en conjunto nos llevaran a
conseguir los objetivos trazados y las metas a cumplir.
P á g i n a 96 | 99
P á g i n a 97 | 99
8.1 RECOMENDACIONES PARA LA EMPRESA RESPECTO AL PROYECTO
DE MEJORA:
 Las diferentes áreas de la empresa deben comprometerse a la

actualización continua del manual de organización y funciones así
como el manual de procesos y procedimientos, con la finalidad de
que estos manuales sean funcionales para el personal colaborador
que ingresa continuamente a trabajar a la empresa.
 Los responsables de cada área deben ser partícipes directos en la

difusión de los manuales a todo el personal colaborador.
 En cuanto al sistema, cada colaborador deberá contar con diferentes

permisos para su utilización deseada, con la finalidad de proteger los
documentos de la empresa de posibles intromisiones que puedan
alterar de alguna manera la información contenida en este.
 Se recomienda la aplicación de esta mejora, ya que lo que el objetivo

principal de toda empresa es buscar es maximizar sus utilidades y
ganancias.
P á g i n a 98 | 99
BIBLIOGRAFIA
Agudelo I, (2007). Gestión por Procesos. Editorial instituto colombiano de normas
técnicas y certificación icontec.
Raymond Mcleod “Sistemas de información gerencial”)
Álvarez M. (1996). Manual para elaborar manuales de políticas y

procedimientos.México: Editorial Panorama S.A. 141p.
Arellano I, (2009). Flujogramas.
BLOGSPOT (2007). Manual de organización y funciones. Recuperado de:

http://recursoshumanosperu.blogspot.pe/2007/09/manual-de-
organizacin-y-funciones.html
Cesar C. (2009). Como implementar un Sistema de Gestión de Calidad en su Empresa;

procesos relacionados con el cliente.
Giovanny E. (2001) Manuales de procedimientos y su aplicación dentro del control

interno.
Goñi Z. (2007). El cambio sin personas. La Dirección de los Procesos de cambio.

Ediciones Díaz de santos.
Isil Tech (2012). Gestión de Proyectos con Microsoft Project Profesional. Lima, Perú:
San Ignacio de Loyola
MEF (2012). Manual de Procedimientos. Recuperado de:

https://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=arti
cle&id=2344%3Amanuales-de-procedimientos-
mapros&catid=250%3Aplaneamiento-organizacion&lang=es
Plasencia J.A. (2007). Gestión por Procesos.
P á g i n a 99 | 99

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“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO

DIRECCIÓN ZONAL LIMA CALLAO

“IMPLEMENTACION DE MEJORA EN EL PROCESO DE REGISTRO

Autor: Jael Rodriguez Ruidias

Asesor(a): Ing. Reyna Revilla

Razón social : OBRAS Y SERVICIOS RASY E.I.R.L

Área de mejora : LOGISTICA-COMPRAS

Título de la mejora : IMPLEMENTACION DE MEJORA EN EL

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE COMPRAS DEL AREA

 Costo de la mejora: El costo total del proyecto de mejora es S/.431.45

COSTO DE MANO DE OBRA S/.346.65

 Relación beneficio mensual y costo total de la mejora

BENEFICIO 802.69 1.86

 La relación Costo - Beneficio nos indica que el costo de la mejora se

1.1 Razón social……………………………………………………………………….8

PLAN DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA

2.1 Identificación del problema técnico en la empresa………………………………18

ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL

3.1 Diagrama del proceso, mapa de flujo de valor de la operación actual…………39

3.2 Efectos del problema en el área de trabajo……………………………………..40

3.3 Análisis de las causas raíces que generan el problema…………………………40

3.4 Priorización de causas raíces……………………………………………………42

PROPUESTA TECNICA DE LA MEJORA

4.1 Plan de acción de la mejora propuesta…………………………………………46

COSTOS DE IMPLEMENTACION DE LA MEJORA

5.1 Costo de materiales……………………………………………………….…...88

EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONOMICA DE LA MEJORA

6.1 Beneficio técnico y/o económico esperado de la mejora………………..….…93

7.1 Conclusiones respecto del proyecto de innovación y/o mejora………….....…96

8.1 Recomendaciones para la empresa respecto al proyecto de mejora…………98

- Citas,tablas,gráficos,anexos,referencias bibliográficas:formato APA.

APELLIDOS Y NOMBRES : Rodríguez Ruidias Jael

U.F.P. : Administradores Industriales

ESPECIALIDAD : Administración Industrial

ASESOR DEL PROYECTO : Reyna Revilla

EMPRESA DE PRÁCTICAS : Obras y servicios Rasy e.i.r. l

AÑO ACADÉMICO : 2017-II

RAZON SOCIAL : OBRAS Y SERVICIOS RASY EIRL.

ACTIVIDAD : CONSTRUCCIONES DE EDIFICIOS COMPLETOS, OBRAS

SANEAMIENTO, ELECTRIFICACION Y VIALES.

DOMICILIO LEGAL : AV. NESTOR GAMBETTA KM 6.988 - CALLAO

HOME PAGE CORPORATIVO : http://www.rasy.pe

FECHA DE CONSTITUCIÓN : 06 DE AGOSTO DEL 2007.

REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTE : Nº 20516080206

REGISTRO DE CONTRATISTA : Nº 10187

PARTIDA REGISTRAL : N° 70335650

LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO : Nº1578-2008

Brindar nuestra experiencia con el compromiso y

responsabilidad que nos caracteriza para

desarrollar cada proyecto con la mejor calidad.

Para ello, contamos con asesoramiento

personalizado dedicado a nuestros clientes con la

finalidad de maximizar el valor de la empresa.

Ser líderes en el rubro de la construcción brindando el mejor servicio a nuestros clientes.

Consolidarnos como un socio estratégico

imprescindible para el desarrollo de proyectos

de construcción de alta calidad. Reducir el

costo de los procesos productivos de nuestros

clientes para desarrollar sus proyectos de la

manera más eficiente posible.

 Estamos comprometidos con el desarrollo de nuestro trabajo. Esto nos permite

comprender mejor las necesidades de nuestros clientes y responder de manera