LA PLANIFICACIN COMO PROCESO FUNDAMENTAL EN EL

DESARROLLO EXITOSO DE ORGANIZACIONES Y PROYECTOS

La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el

protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo
reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las
consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo
de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito
adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos
dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una
locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y
el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco
fundamental de un rbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin,
la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro
de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito
futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas.

La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del

ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Uno de los
resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la
organizacin.

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus

objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn
mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y
definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los planes son la
gua para que (1) la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los
objetivos; (2) los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen
decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que
enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan resultados
(3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda
a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin,
ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros
aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la
planificacin: los eventos inesperados, la resistencia psicolgica al cambio ya que
sta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente informacin, la
falta de habilidad en la utilizacin de los mtodos de planificacin, los elevados
gastos que implica, entre otros.

"Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de

accin para lograr el objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el objetivo,
evaluar la situacin considerar diferentes acciones que puedan realizarse y
escoger la mejor.

"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un

futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982).

"Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al

futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales" (Terry, 1987).

En las definiciones anteriores es posible hallar algunos elementos comunes

importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la eleccin de los medios
ms convenientes para alcanzarlos (planes y programas).

Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de

anticipacin, representacin del futuro deseado y de tomar acciones para lograr el
concepto de proyectar el futuro. Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe
referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de
causalidad personal u organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u
organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un
futuro deseado, no de adivinarlo.
 Ahora bien, la planificacin de un proyecto debe afrontarse de manera
adecuada para que al final del mismo se pueda hablar de xito. No se trata de una
etapa independiente abordable en un momento concreto del ciclo del proyecto. Es
decir, no se puede hablar de un antes y un despus al proceso de planificacin
puesto que segn avance el proyecto ser necesario modificar tareas, reasignar
recursos, entre otros. Se debe tener claro que si bien s podemos hablar de una
"etapa de planificacin", llamada as porque aglutina la mayor parte de los
esfuerzos para planificar todas las variables que se darn cita, cada vez que se
intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias se
est planificando.

Encontramos dos grandes fases en las que la planificacin cobra el mximo

protagonismo. La primera es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de
un proyecto, ya sea interno o externo a la organizacin. Hay que hacer los
correspondientes estudios tcnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad... as
como una estimacin de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello
constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser la
propia organizacin en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la
realizacin o no del proyecto.

La segunda fase importante de planificacin tiene lugar una vez se ha

decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de realizar una planificacin
detallada punto por punto. Uno de los errores ms importantes y graves en gestin
de proyectos es querer arrancar con excesiva premura la obra, sin haber prestado
la atencin debida a una serie de tareas previas de preparacin, organizacin y
planificacin que son imprescindibles para garantizar la calidad de la gestin y el
xito posterior.