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Hemos sido testigos, de las repercusiones que han tenido en las administraciones, los
conceptos de moda, que promovieron cambios en las decisiones de las organizaciones
económicas.
En los '60 se impuso el de “diversificar”, en los '80 aparecieron “sinergia” y “reingeniería”, ahora
rigen “globalización” y “convergencia”.
Todos ellos y muchos más, llevaron a las Empresas a desarrollar formas y modelos de
perfeccionamiento de la eficiencia.
Las empresas saben que necesitan invertir, innovar, generar éxito en el mundo de sus
negocios. Es por ello que están más proclives a entender y aceptar la inversión de tiempo y
dinero en capacitar a sus ingenieros , a sus especialistas técnicos y comerciales , a todos
aquellos que “producen ingresos “ , antes de decidir si disponen de ese tan ansiado esfuerzo
de tiempo y dinero en capacitar y especializar a su administración.
Han entendido el mensaje Imperativo de los mercados: “Dedíquense a lo que mejor saben
hacer”.
¿QUE ES OUTSOURCING?
La traducción literaria de la palabra seria “ir a buscar la fuente afuera”, pero podemos citar
varias definiciones, entre las que se puede mencionar:
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central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con respecto a la
competencia.
6. El Outsourcing es más que un contrato de personas o activos, es un contrato para
resultados.
En conclusión:
Se trata de un acuerdo , mediante el cual una compañía (o tercero) brinda a otra , un servicio
que de otra forma se haría internamente.
La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un
prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus
costos; transfieriendo así los riesgos a un tercero que pueda dar garantías de experiencia y
seriedad en el área. En cierto sentido este prestador pasa a ser parte de la empresa, pero sin
incorporarse formalmente.
Es una herramienta que propone usar estratégicamente recursos externos para desarrollar
actividades especializadas , que no constituyen la esencia del negocio (manejo de la
información , limpieza , contabilidad , etc.)
El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la era moderna. Este concepto no es
nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios.
Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales.
En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de
dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil millones
de dólares.
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METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE OUTSOURCING DE UNA COMPAÑÍA.
Lo que hace esta metodología es ayudar a planear, ayudar a fijar las expectativas, tanto dentro
de la organización como en el exterior, e indica aquellas áreas donde la organización necesita
conocimiento especializado.
Pasos de la Metodología:
¨ Fase O: Inicio
¨ Fase 1: Evaluación.
¨ Fase 2: Planeación.
¨ Fase 3: Contratación.
¨ Fase 4: Transición.
¨ Fase 5: Administración.
¿QUÉ HACE?
Identificar el alcance de lo que está considerando para el Outsourcing, Establece los
criterios, las marcas importantes, iniciales y los factores "adelante/alto" para las
decisiones iniciales. Asigna recursos iniciales para "poner las semillas" del proyecto.
¿QUIÉN PARTICIPA?
Esta fase es iniciada por el gerente ejecutivo o un miembro del consejo que esté
patrocinando el estudio de factibilidad.
¿QUÉ SE ENTREGA?
Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas.
¿QUÉ HACE?
Examina la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los límites del proyecto e informa en
que grado el proyecto satisfaga los criterios establecidos.
¿QUIÉN PARTICIPA?
Un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, por lo menos un gerente de una función
(por ejemplo, de finanzas o de recursos humanos), que no se vea personalmente afectado por
el resultado de la evaluación.
.¿QUÉ SE ENTREGA?
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Un estudio de factibilidad o de otro tipo (vea la lista de contenido). Una decisión acerca de si se
debe o no proceder a la etapa de planeación.
¿QUÉ HACE?
Estable los criterios para la licitación, define con detalle los requisitos y prepara una lista breve
de invitaciones para el concurso.
¿QUIÉN PARTICIPA?
¿QUÉ SE ENTREGA?
¿QUÉ HACE?
¿QUIÉN PARTICIPA?
¿QUÉ SE ENTREGA?
Invitación a concursar: Acuerdos de nivel de servicio, los encabezados del acuerdo. Contratos.
Plan de transferencia del servicio a subcontratistas.
¿QUÉ HACE?
¿QUIÉN PARTICIPA?
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El equipo central y el gerente de función de la función subcontratada. Recursos Humanos,
usuarios, gerencia y personal del proveedor.
¿QUÉ SE ENTREGA?
¿QUÉ HACE?
Revisa el contrato de forma regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados.
Planea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales.
¿QUIÉN PARTICIPA?
¿QUÉ SE ENTREGA?
• Contar con la tecnología de información adecuada: Una vez que se han establecido
los puntos básicos para el Outsourcing es importante que la empresa cuente con la
tecnología necesaria para poder mantener una relación de este tipo.
Se pueden identificar tres criterios para determinar las actividades a subcontratar, estos son:
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• Actividades que usan servicios especializados.
• Actividades relativamente independientes.
3. Seleccionar al proveedor.
• Elaborar un contrato escrito y estricto: Por más atractivo y beneficioso que pueda
parecer, no se debe olvidar que la subcontratación es delicada, se están colocando
actividades importantes para la empresa en manos de terceros que pueden
perjudicar los intereses de la compañía si no se ajustan a sus necesidades. Es por
esto, que uno de los puntos básicos al buscar subcontratar es el contar con un
contrato por escrito, que sea claro en establecer todos los puntos necesarios para
que el tercero cumpla con la entrega del producto y/o servicio así como con las
características requeridas por la empresa. Una vez escogido el proveedor adecuado
para la desintegración, la empresa debe establecer las metas y los costos del
proyecto de subcontratación.
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ASPECTOS COMUNES DE LOS CONTRATOS DE “OUTSOURCING”
Como relación contractual compleja, el outsourcing toma muchas formas y ha provisto a sus
clientes con un amplio espectro de beneficios.
Aún son grandes los temores de los empresarios con respecto al outsourcing, a pesar de
varias experiencias positivas (caso “Eastman Kodak con IBM” (3) en el año 1989),
primordialmente basados en lo aparentemente peligroso de delegar a un tercero el manejo,
parcial o total, del sistema de información (Information System) de la empresa. Estas dudas
fueron en parte disipadas con la inclusión en los contratos de las cláusulas como las que a
continuación explicaremos a título de ejemplo.
• Plazo: El plazo de duración del contrato es, en la mayoría de los casos, de mediano
plazo (de tres a diez años), en virtud de la complejidad de las tareas a cumplir y las
importantes inversiones que exige su puesta en marcha. Es frecuente la renovación
automática de los mismos, siempre y cuando alguna de ls partes no decida dar por
finalizado el contrato al concluir el plazo convenido, debiendo preavisar con tiempo
suficiente esta circunstancia. Un plazo apropiado a tal fin va de los cuatro a los seis
meses anteriores al vencimiento del plazo. Para algunos autores se necesitarías más
de tres meses para encontrar una alternativa al contrato, seis o más meses para
negociar con otro outsourcer, y un año o más para reconstruir el departamento de
sistemas informáticos, además de requerir la asistencia del propio outsourcer para la
transferencia del sistema (4) (código fuente).
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• Exclusividad: La empresa de software encargada de la tarea de outsourcing debería
estar impedida de realizar dicha tarea para una empresa competidora de la empresa-
cliente.
VENTAJAS
Reducción de costos:
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servicios internamente, debería contar con unas determinadas estructuras fijas que le
supondrían un coste fijo con independencia del uso que se hiciera del servicio.
El proveedor externo por su parte dispondrá en todo momento de infraestructuras modernas y
tecnológicamente muy avanzadas, algo que en ocasiones la empresa podría no ser capaz de
permitirse cuando desarrollaba esa tarea ella misma.
Flexibilidad:
En muchas ocasiones la razón que lleva a las empresas a externalizar es la flexibilidad que
consiguen de este modo. Así pueden aumentar o reducir capacidad productiva de forma
sencilla sin tener que atravesar largos procesos de selección / regulación de empleo lo que
mejora la adaptabilidad ante cambios en el entorno.
Rapidez:
La posibilidad de adquirir sistemas ya desarrollados por el proveedor del servicio y que sólo hay
que adaptar, personalizar al cliente final, así como el hecho de que el proveedor es un
especialista en su materia, aporta una gran rapidez frente al tiempo que tardaría el cliente en
desarrollarlo internamente desde el principio. Esto permite reducir el tiempo que tardan los
productos en llegar al mercado, permitiendo a las empresas obtener ventajas de primer
entrante cuando son las primeras en el mercado o dar caza al primer entrante cuando es el
competidor el primero que lanzó una oferta al mercado.
Especialización:
Otras Ventajas
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DESVENTAJAS Y RIEGOS
DESVENTAJAS
Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del mismo. El
Outsourcing no queda exento de esta realidad.
Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing:
Al delegar un servicio a un proveedor externo las empresas están permitiendo que éste se
de cuenta de cómo sacarle partida al mismo y se quede con las ganancias.
Uno de los riesgos más importantes del Outsourcing es que el proveedor seleccionado no
tenga las capacidades para cumplir con los objetivos y estándares que la empresa
requiere.
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Ejemplo de Caso de Riesgo
Aquí es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte de las
habilidades principales de la compañía. Dentro de este tipo de actividades están las siguientes:
• Vigilancia física de la empresa.
• La limpieza, el abastecimiento de papelería y documentación.
• El manejo de eventos y conferencias.
• La administración de comedores.
• La producción.
• El sistema de transporte.
• Las actividades del departamento de ventas y distribución.
• El proceso de abastecimiento.
Se puede observar que el Outsourcing puede ser transferencia parcial o Compra de capitales.
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• Compra de Capitales: se puede vender un paquete completo de capital de los sistema
de una empresa. Este provee una infusión de efectivo en la organización, al mismo
tiempo que se trasnsfiere el capital a un Outsourcer. Esto pagos periódicos que realiza
la empresa son deducibles del gasto, lo cual constituye una ventaja.
• La tesorería
• El control de proveedores
• Administración de calidad
• Servicio al cliente
• Distribución y Ventas
En nuestro país una de las primeras experiencias de outsourcing data de 1993 , cuando IBM tercerizó el
Centro de cómputos de Pasa (Petroquímica Argentina SA).Luego sumó a clientes como YPF, Lloyds Bank
, Juncadella , etc.
No obstante el contrato por excelencia ,de tercerizacion que IBM realizó en nuestro País es el de la
polémica informatización para la DGI del sistema integrado para jubilaciones y pensiones y del Sistema
Integrado Tributario.
Podemos diferenciar:
• Enpresas que utilizan servicios de Outsourcing: FIAT, Tarjeta Naranja, Cable Vision,
Tarjeta Visa, Motor
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CONCLUSION
A través de los años , en las empresas existieron distintas formas o estrategias de trabajo , entres estas ,
la necesidad de la división de cargos y departamentos (Marketing, Finanzas , Operaciones, etc).
El derivar el trabajo a terceros hace en cierta forma , que los gastos fijos se conviertan en variables , y
además de delegar la actividad a expertos en las mismas.
Esto hará en cierta forma que la Empresa se dedique al corazón de su negocio y pueda así , estar a la
vanguardia y entrar en un mercado muy competitivo.
Las que se dediquen a analizar con detenimiento el proyecto de outsourcing , dejando un poco de lado la
reducción de costos fijos y tomando el proyecto como algo que engloba varios aspecto, tal vez tengan
mayor impacto en el Mercado.
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