SEDE DE GUANACASTE

BACH. INFORMTICA EMPRESARIAL

IF-6201 INFORMTICA APLICADA A LOS NEGOCIOS.

PROYECTO DE INVESTIGACIN:

Outsourcing Informtico

PROFESOR:
M.P LUIS FERNANDO CHARPENTIER GONZLEZ

ESTUDIANTES:
ELAS DEL REAL LAURA MARIBEL B22309
SANTAMARA ALCCER FRANCISCO JAVIER A76090

II -2014

ndice
Introduccin........................................................................................................ 4
Objetivos............................................................................................................. 5
Objetivos generales......................................................................................... 5
Objetivos especficos....................................................................................... 5
Concepto de outsourcing (subcontratacin, externalizacin o tercerizacin).....6
Tipos de Outsourcing....................................................................................... 6
Right-sourcing............................................................................................... 6
In-House....................................................................................................... 6
Off-site.......................................................................................................... 7
Co-sourcing................................................................................................... 7
Out-tasking (externalizacin de tareas)........................................................7
Off-shoring (Deslocalizacin)........................................................................8
Netsourcing.................................................................................................. 8
Caractersticas principales de Outsourcing.........................................................9
Reduccin de costes..................................................................................... 9
Centrarse en lo importante del negocio........................................................9
Reestructuracin de costes...........................................................................9
Mejora de la calidad...................................................................................... 9
Conocimiento................................................................................................ 9
Contrato........................................................................................................ 9
Experiencia operativa................................................................................. 10
Acceso al talento........................................................................................ 10
Capacidad de gestin................................................................................. 10
Reduccin del tiempo de produccin..........................................................10
Estandarizar proceso de negocio................................................................10
Atenuacin del riesgo................................................................................. 10
Beneficio fiscal............................................................................................ 10
Capacidad de escalar el proceso................................................................11
Flexibilidad laboral...................................................................................... 11
Ventajas y desventajas de Outsourcing............................................................12
Ventajas de outsourcing................................................................................. 12
Desventajas de outsourcing:..........................................................................13
Estrategias para un Outsourcing.......................................................................14

Un Outsourcing exitoso.................................................................................. 14
Estructura de la empresa............................................................................15
Definir qu es lo que se puede externalizar................................................15
Seleccionar un proveedor...........................................................................16
Metodologa para instaurar un proyecto Outsourcing.......................................16
Inicio.............................................................................................................. 17
Evaluacin..................................................................................................... 17
Planeacin..................................................................................................... 17
Contratacin.................................................................................................. 18
Transicin....................................................................................................... 18
Administracin............................................................................................... 18
reas de la empresa que pueden pasar a Outsourcing.....................................19
reas de la empresa que no deben pasar a Outsourcing..................................19
Riesgos de implementacin Outsourcing..........................................................20
Outsourcing en Costa Rica................................................................................ 21
Conclusiones..................................................................................................... 22
Bibliografa........................................................................................................ 23

Introduccin
El outsourcing informtico es una herramienta de gestin que delega un rea o
actividad de trabajo de una organizacin a una empresa externa, llamada
outsourcer, especializada en el servicio demandado. Entregar un proceso en
outsourcing puede resultar complejo a causa de los procesos que estn
involucrados.
Este siglo es el de la era de la informacin y est bien complementado con la
existencia en el mundo de los contratos de outsourcing de procesos
informticos que surgen como resultado de una necesidad empresarial en
muchos casos en PYMES que ven en el outsourcing informtico una opcin para
poder desarrollar sus operaciones concentrndose en sus procesos principales
y estratgicos.
En muchos pases del mundo el outsourcing ha experimentado un gran
crecimiento. El outsourcing informtico se impone en la mayora de las
empresas como una forma de mejorar la eficiencia de las operaciones, es una
decisin estratgica que se toma a nivel directivo con la finalidad de contar con
profesionales de experiencia en el desarrollo de soluciones informticas. En el
presente trabajo se intenta aportar una visin completa de los aspectos del
outsourcing ya que es una realidad el conjunto de ventajas que aporta esta
herramienta

ms

all

del

concepto

ahorro

de

costos

con

el

que

intuitivamente lo asociaramos en primer lugar.

A

continuacin

se

desarrollaran

aspectos

importantes

como

algunas

definiciones de Outsourcing, tipos, razones por las cuales llevarlo a cabo,

ventajas y desventajas del mismo.

Objetivos
Objetivos generales
Describir outsourcing mediante desarrollo de sus caractersticas de
acuerdo a las implicaciones de la tecnologa informtica.

Objetivos especficos

Enunciar el concepto de outsourcing

Categorizar los tipos de outsourcing

Especificar las ventajas y desventajas del outsourcing

Examinar las estrategias del outsourcing

Identificar las estrategias de implementacin de outsourcing

Indicar reas de las empresas que deben o no contratar a un tercero

Concepto
tercerizacin

de

outsourcing

(subcontratacin,

externalizacin

Outsourcing es la transferencia a terceros que la empresa de ciertos procesos

complementarios, los cuales pueden ser metodolgicamente diferentes y que
no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la congregacin de
esfuerzos en las actividades esenciales que la directiva de la empresa
conforme a su macroeconoma, a fin de obtener competitividad y resultados
tangibles.
Es cierto, es una subcontratacin de servicios que busca agilizar de forma
eficiente y en consecuencia obtener un ahorro en los gastos y obtencin de
recursos.
Este tipo de estrategia se logra gracias a la externalizacin a terceros que bajo
un contrato cumplen con una parte de la mecnica de la empresa. Forma parte
por ello a una reingeniera que la compaa o identidad debe consagrar.

Tipos de Outsourcing
Algunas de los tipos de Outsourcing contienen mnimas diferencias y otras muy
distantes, sin embargo esta las hace poder tener sectores de inters distintos
para las diferentes empresas u organizaciones que puedan estar buscando un
ahorro de presupuesto y maximizar la eficacia como la optimizacin de los
diferentes procesos y servicios que le aquejan.

Right-sourcing
Es la solucin ptima en cuanto a la eleccin de la empresa a la cual se le
conceder el proceso, se trata de que no todos los procesos o servicios sean
dados a una sola empresa, sino que segn su grado de especializacin en un
proceso, este le sea otorgado para que as la optimizacin sean en conjunto a
tal grado que el desempeo sea mximo y tambin represente un ahorra
sustancial.
Cabe mencionar que en la prctica sin embargo, no suele hacerse de esta
manera, sino que se decide adjudicar el contrato a una nica empresa, la cual

se encarga de brindar soluciones a conforme a las necesidades que se

requieran.

In-House
Es cuando la contratacin a terceros de los procesos o servicios se realizan en
la misma infraestructura de la empresa, de esta manera existira un control
sobre la utilidad de contratacin. Un ejemplo son las consultoras financieras
sobre temas de investigacin o incluso la contabilidad que es ciertamente
comn en las empresas medianas.
Cabe mencionar que los servicios pueden expresamente necesarias para las
mismas instalaciones de la empresa contratante. Como ejemplo el servicio de
vigilancia o de limpieza.

Off-site
En este caso el servicio outsourcing se gesta en las instalaciones de la empresa
contratada, pues el lugar donde se brinde el proceso o servicio carece de
importancia y hasta puede resultar un factor conveniente para as mismo
optimizar

el

servicio,

por

ello

la

empresa

contrata

puede

tomar

la

consideracin del lugar. Un ejemplo seria el servicio de atencin telefnica y el

factor clave sera sin duda el idiota de esta atencin (el cual la empresa
contratada puede tomar las consideraciones del caso, siendo siempre
importante la eficiencia).

Co-sourcing
Prctica de outsourcing la cual se realiza por el personal de la empresa
contratante as como la empresa contratada (puede ser del tipo auditoria
interna).
Existe tambin una gestin de identidad vinculada por alguna caracterstica
tcnica, en esta forma de Co-sourcing la empresa proveedora de servicios o
procesos tienen cierta responsabilidad agregada, como por ejemplo la
construccin tcnica, operaciones de identidad, hosting. La tajada de identidad
est relacionado directamente con el tipo de servicio de contratacin.
Un ejemplo es los servicios de la nube, en donde se construye, aloja, gestiona y
se brinda incluso una infraestructura de TI en la nube alojada externamente.

Otro ejemplo de co-sourcing de servicios estn la evaluaciones de control de la

actividad pico de perodo (tales como pago por horas pico de servidores) y
llevar

cabo

proyectos

especiales

como

investigacin

de

fraude

evaluaciones de inversin de la planta. Otro ejemplo de co-sourcing es la

externalizacin de parte de desarrollo de software o las actividades de
mantenimiento de software a una organizacin externa (puede ser el soporte
brindado), no descuidando el desarrollo interno de la compaa que realiza la
contratacin.

Out-tasking (externalizacin de tareas)

Est enfocada hacia tareas especficas. En este tipo la responsabilidad de un
proceso o servicio no se descarga nicamente sobre la empresa o persona
contratada, sino que se le asignan cuestiones especficas en la gestin del SI.
Tambin cabe mencionar que esta modalidad es tambin para brindar ayuda
tcnica sobre la tecnologa empleada, pues una contratacin puede servir o ser
empleada especficamente para resolver las dificultades o las aplicaciones del
uso eficiente de la infraestructura o dispositivos informticos.
Algunos ejemplos pueden referirse a las redes de una compaa, los cuales
pueden asignar la responsabilidad de algunos de los segmentos especficos a
un tercero, de esta manera la gestin de las redes LAN o WAN de algunas
sedes o de determinadas oficinas. As tambin para funciones concretas, tales
como la integracin de redes, monitorizacin o mantenimiento de las mismas.
De esta misma manera con el soporte a los dispositivos fsicos o simplemente
la revisin de cierto mdulo de alguna aplicacin o la parte grafica de ciertos
perfiles de clientes de la empresa con tratadora.

Off-shoring (Deslocalizacin)
El outsourcing que traspasa las fronteras polticas y geogrficas. El off-shoring
hace el traslado de procesos de las empresas de un pas a otro. Estos servicios
de contratacin a terceros radicados en pases que ofrecen costos menores a
causa de la legislacin laboral, salarios bajos de empleados, entre otros
factores.

En informtica est enfocada principalmente a ofrecer servicios como el

mantenimiento de aplicaciones informticas (software) as como productos de
construccin de software.

Netsourcing
Es encargar a un tercero, servicios o procesos, los cuales segn su uso se le
pagara a la empresa que los brinda. Usualmente estos negocios que ofrecen
este formato estn disponibles va internet a mltiplos usuarios. Netsourcing
permite a los contratantes acceder a aplicaciones por los cuales antes pagaban
dinero por el software o licencia as como contar con la infraestructura
necesaria para lograr su ptimo funcionamiento, ahora sin embargo la empresa
solamente pagara por suscripcin basado en el nmero de usuarios, nmero de
transacciones y el porciento de valor de las transacciones. Y as mitigando los
gastos y la necesidad de recursos de tecnologa de informacin dentro de la
empresa.

Mantenimiento de Software de Terceros

El mantenimiento de un programa o servicios relacionados con este, tal como
lo insina el tipo, se deja a un outsourcing, esta debe garantizar el correcto
funcionamiento. Adems cabe de mencionar que proporcionan valor aadido y
devolucin del sistema administrado.

Aceptacin de Aplicaciones
En este tipo se contrata una empresa que se encarga de que el producto sea
cogido por los clientes, puede ser una o varias aplicaciones. Esto para lograr
que haya una mejor transicin

Soporte de Sistemas
Accesorias, instalaciones, manejo de dispositivos y software, consultoras de
proyectos e investigaciones, protecciones antivirus, seguridad, sistemas de
control remoto entre otros son los servicios que el outsourcing puede brindar a
la compaa que le contrato.
Algunos ejemplos serian el caso de Dell, el cual ofrece chequeo preventivo de
controladores,

diagnsticos

de

hardware,

manuales,

actualizaciones

de

software, piezas, informacin de la garanta desde su pgina de Internet. As

tambin NetSourcing el cual brinda soluciones completas e integrales de

seguridad electrnica, el cual hace control de acceso, Wi-Fi, seguridad mvil,

Servicio Portal NetCare Contacto el cual es un portal de servicios para los
usuarios finales y los responsables del presupuesto de la empresa asociada a
ellos.

Caractersticas principales de Outsourcing

Entre las principales caractersticas de outsourcing se encuentran:

Reduccin de costes
Por medio del desplazamiento a terceros de los procesos o servicios la planilla
y gastos superfluos se disminuyen, reduciendo costos en la produccin y
aumenta la eficiencia de la produccin.

Centrarse en lo importante del negocio

Debido a que los procesos y servicios fueron delegados, la empresa en s puede
centrarse en las partes estratgicas, de control y desarrollo que el negocio
prioriza, esto se logra con la confianza conforme a los servicios-procesos
desplazados.

Reestructuracin de costes
Los costos fijos pasaran a ser variables; contratando un proveedor para asumir
sus procesos internos y as convertir un coste fijo (un departamento) en un
coste variable (un servicio), entonces estos costos dependern de la cantidad
de uso (en muchos casos) y el precio que el contratante imponga.

Mejora de la calidad
Reconocer que el proveedor de servicios es el indicado, se reflejara en la
mejora de calidad operativa y productiva. El personal desmotivado, absentismo
y rigidez puede hacer bajar la productividad, mientras que un proveedor
compitiendo por ganar un contrato est motivado para dar un buen servicio.

Conocimiento
Manejo y conocimiento tcnico, as como experiencia sobre los sistemas
informticos en los cuales el proveedor dar servicio, manejo de la informacin
del producto (si es el caso) para realizar el soporte, as como los procesos
especializados que como servicio contratado debe manejar.

Contrato
Un contrato debe de estar definido con las clausuras de inters de cada una de
las partes, estos deben ameritar plazos y requerimientos, as como casos en
donde se deseara dejar de mantener una relacin con el proveedor de
servicios. Tambin debe mencionar la proteccin a la informacin que pueda
manejar este tercero y su manejo para evitar fugas de informacin sin la
debida sancin (en donde lo amerite).

Experiencia operativa
Un proveedor con experiencia acumulada lo hace experto, pues una
caracterstica buscada es que puede ejecutar una accin de su especialidad
mejor que la empresa enfocada en su negocio principal (la contratante).

Acceso al talento
Por las dificultades para encontrar el talento necesario frente a la cada vez
mayor escasez de mano de obra calificada, muchas empresas hacen uso de la
experiencia de un proveedor externo para ayudar a identificar y contratar a los
empleados ideales. Pero tambin para que este proveedor le brinde la mano de
obra calificada que se necesita.

Capacidad de gestin
Un outsourcing capaz de realizar gestin operativa interna o alguna tarea
especfica de su gestin interna. Estos puntos pueden ser asignados a un
tercero pues no genera ingresos y un especialista puede aplicar su
conocimiento para mejorar la productividad.

Reduccin del tiempo de produccin

Debido al conocimiento, a la experiencia operativa y a la especializacin del
proveedor, este reducir el tiempo de produccin significativamente as como
el costo del mismo.

Estandarizar proceso de negocio

Los procesos de negocios se mapean conforme las especificidades de los
clientes y se insieren las mejores prcticas en las operaciones del cliente,
generando control, seguridad, productividad y escalabilidad.

Atenuacin del riesgo

El servicio es el mismo que si se realizara por parte del personal interno de la
empresa cuando los riesgos econmicos son compartidos por ambas partes.
Esto debido a clausuras en el contrato por produccin o eficiencia de servicios

as como utilizacin del mismo que viene a vincular al proveedor y motivarlo,

por lo que se aminora el riesgo

Beneficio fiscal
Los beneficios fiscales son varios, entre los importantes se encuentran los
impuestos sobre la renta, los cuales son deducibles al 100 por ciento. Los
impuestos de valor agregado por pagos de sueldos, se acreditan el impuesto al
momento que efectivo del pago del servicio. El impuesto empresarial a tasa
nica que en algunos pases se efecta, es tambin totalmente deducible al
momento del pago (pues se paga como servicio y no como sueldo). Como se
paga por un servicio que una empresa realiza, los subsidios quedan exceptos
de la contratante. Por otra parte este mismo personal ajeno no crea antigedad
dentro de la compaa, por lo que incrementa los pasivos.

Capacidad de escalar el proceso

Capacidad de escalar los procesos a medida que la demanda cambia de
manera que aprovechan la tecnologa y la administracin correcta de grandes
cantidades de informacin para asegurar la eficiencia y la capacidad que los
clientes puedan requerir.

Flexibilidad laboral
El hacer ms fcil, eficaz y oportuna la relacin laboral, mayor equilibrio entre
las partes. Todo esto porque el proveedor del proceso o servicio se encarga de
buscar o incluso conseguir, ahorrando en el primer caso (que el proveedor sea
el brindador de la fuerza de trabajo) las capacitaciones, las condiciones y
valores ticos del trabajador como elemento fuerte frente al empleador, sobre
todo cuando est imperando cada vez ms la especializacin que conduce a
valorar el costo del trabajo. Logrando el desligue entre la empresa u
organizacin con los empleados a travs del pago de servicios.
Como conclusin se puede admirar en las caractersticas importantes
mencionadas anteriormente que la competencia entre las empresas, la
tecnologa informtica y los servicios que faciliten el desarrollo de estos
sectores estn conformados de una planeacin y sobre todo una ejecucin
exitosa de las herramientas varias que se pueden conseguir de los
Outsourcing. Y como menciono Paul Neil, el Outsourcing evoluciona y ser una

herramienta establecida como esencial para la expansin del negocio, opinin

la cual compartimos.

Paul Neil, director de negocios de la compaa ISL de IBM,

describe al outsourcing como la prctica de transferir la
planeacin, administracin y operacin de ciertas funciones a
una tercera parte independiente. Como se puede observar
flexibilizacin laboral y outsourcing son dos formas diversas de
enfrentar una nueva realidad econmica, cultural y tecnolgica,
que sin duda se generalizar en el prximo milenio.

MIGUEL PEREZ GARCIA (3 DE MAYO DE 1999). FLEXIBILIDAD LABORAL Y OUTSOURCING. EL TIEMPO.

RECUPERADO DE http://www.eltiempo.com/archivo/documento-2013/MAM-880164.

Ventajas y desventajas de Outsourcing

Existen muchos autores que enumeran alguna que otra ventaja y desventaja
del outsourcing, si bien es cierto que el masificarlas en unas lista solo podr ser
una herramienta que debe ser considerada en la toma de decisin as como los
cuidados que se deben de tener en cuenta a la hora de trabajar con este
sistema.

Ventajas de outsourcing
Se mencionaran las ventajas ms importantes del Outsourcing:

Se mejora la reaccin a tiempo de la empresa ante eventualidades por

cambios en su entorno laboral.
Los gastos de contratacin de personal y recursos humanos descienden
de manera considerable pues habr reduccin de personal.
Con esta herramienta se logra obtener productos o servicios de mejor
calidad puesto que el negocio nicamente se concentra en realizar un
trabajo especfico que son actividades clave de su negocio
Con esta actividad se pueden eliminar los trabajos rutinarios que
pudieran existir dentro de la empresa, ya que estas actividades las
puede desarrollar el outsourcing.
Utilizando este mtodo, se puede contratar a gente especializada para
una funcin determinada dentro de la empresa.
Gracias al outsourcing se puede lograr adaptar las operaciones y sus
costos a las necesidades actuales del mercado.
El outsourcing puede ayudarle a optimizar sus procesos de negocio y
obtener seguridad de respuestas rpidas y eficientes.
Externalizando puede incrementar el control sobre su propio negocio.
La externalizacin de servicios le puede ayudar a compartir los riesgos
de su negocio.
Externalizando determinados servicios, convierte costes fijos en costes
variables
Posibilidad de aprender o atender nuevas necesidades y retos
planteados por clientes

Cabe mencionar que en una encuesta realizada por Adecco Outsourcing, una
compaa del Grupo Adecco especializada en la externalizacin de servicios,
los clientes reportaron lo siguiente:
La flexibilidad y la transformacin de costes fijos a variables son las
principales ventajas que aporta la externalizacin a las empresas. As
lo asegura el 27,12% y el 21,8%, respectivamente. Adems, les ayuda
a centrarse en la actividad principal (para el 18,11%) y mejora la
productividad del proceso (para el 11,17%).

ENCUESTA REALIZADA A 6.000 EMPRESAS DURANTE EL SEGUNDO TRIMESTRE DEL EJERCICIO 2013. ADECCO
OUTSOURCING. RECUPERADO DE HTTP://WWW.ADECCO.ES/_DATA/NOTASPRENSA/PDF/472.PDF.

Desventajas de outsourcing:
Algunas desventajas importantes en consideracin son:

Si no se contrata a la empresa de outsourcing ideal para nuestra

empresa, corremos el riesgo de acoger trabajadores de mala calidad que
perjudiquen el desarrollo del negocio.
Se puede llegar a crear una dependencia con el proveedor del servicio, a
tal grado que puede llegar un momento en que se convierta en una
obligacin para la empresa.
En algunas ocasiones, externalizar una determinada actividad puede
salir ms caro. Conviene estudiar qu actividades son las idneas para
externalizar.
Hay que gestionar la empresa proveedora y responsable de las tareas
externalizadas. Al principio puede ser un reto.
En ciertos momentos se puede perder el control de la produccin de la
empresa.
Como el trabajador puede llegar a no sentirse parte del negocio, es muy
probable que su trabajo se estanque y no d crecimiento.
Poca afinidad de los trabajadores por la empresa que contrata el
outsourcing, lo que significa el bajo compromiso de trabajo de los
subcontratados.
La continua rotacin de personal puede provocar que en ningn
momento alguien se vuelva experto en su rea de trabajo.
Externalizar segn qu actividades (nminas, contabilidad, informtica,
etc.) podra suponer un riesgo de vulneracin de la confidencialidad de
los datos importantes de su empresa. En la contratacin del servicio
debe tomar las medidas oportunas. Este riesgo no es tan importante en
la externalizacin de otro tipo de servicios auxiliares (peones,
almaceneros, etc.)
Siempre existe el riesgo que la empresa de outsourcing se declare en
quiebra o pase por dificultades importantes. En ese caso habra que
volver a internalizar las actividades o bien seleccionar una nueva
empresa de outsourcing. Por ello, es importante elegir empresas de
outsourcing de contrastada solvencia y trayectoria.

Estos solo son algunos detractores, si bien estos puntos son una consideracin,
tal como Jos Antonio Bohon Devars menciona:

Los trabajadores subcontratados no son empleados pagados por la empresa, por lo cual no tienen
un incentivo de lealtad hacia sta. No tienen un sentido de pertenencia. Son trabajadores

contratados por "proyecto", a pesar de que la tarea que realizan suele ser continua. Por este motivo
es comn la "huida" de los trabajadores si encuentran un empleo de mayor calidad, con lo cual la
calidad del servicio se suele resentir, ya que sustituir a los empleados que se van, no es fcil. La
alta rotacin de personal de la empresa que ofrece el outsourcing, debido a que sus empleados
hacen trabajos muy rutinarios, repetitivos, que no les ofrece un espacio de promocin o de
integracin real a la empresa que los contrata. Elimina puestos de trabajo de la empresa
contratante porque son los "externos" los que comienzan a realizar las actividades no prioritarias de
la empresa.

JOS ANTONIO BOHON DEVARS. (31 DE JULIO DE 2009). VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING. CNN EXPANSION.
RECUPERADO DE http://www.cnnexpansion.com/opinion/2009/07/30/ventajas-y-desventajas-del-outsourcing.

Estrategias para un Outsourcing

Son estas solo un enfoque que permite utilizar aquellas metodologas que en
breve explicaremos, estas estrategias como en la cita a continuacin, son de
un alcance general.
Hay dos tipos genricos de estrategia de Outsourcing: la perifrica y la central.
La perifrica ocurre cuando la Empresa terceriza actividades de poca relevancia
estratgica con Proveedores externos.
La central ocurre cuando las Empresas tercerizan actividades consideradas de gran
importancia y larga duracin.
GENERAL. (17 NOVIEMBRE, 2009). CLAVES PARA DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA DE OUTSOURCING
RECUPERADO DE http://www.gdcompras.com/2009/11/claves-para-desarrollar-una-estrategia-deoutsourcing-efectiva/

DBERNASCONI BAJO
EFECTIVA.

Tal como podemos apreciar en la cita anterior, existen dos tipos de estrategia
para implementar Outsourcing, estas sin embargo deben tener en cuenta una
serie de factores dentro y fuera de la empresa. Tales como:

Asegurar que el proceso est regido por las guas de Outsourcing de la

Empresa.
El Outsourcing debe ser conocido por los empleados que llevaran el

proceso.
Debe tener apoyo de la alta gerencia.
Se debe conocer las fechas de planeacin as como las razones por las
cuales se realizan por todos los dems empleados de la empresa

(conocer el posible alcance y lo que se busca).

Evaluar constantemente el servicio contratado

por

el

proveedor

buscando conservar el actual si llena las expectativas a travs del

equipo interno que asume un rol de socio estratgico.

Mejorar la comunicacin y frecuencia en los reportes del proveedor de

sus funciones.
Evaluacin del desempeo del Proveedor con respecto al tiempo,
adaptacin al presupuesto y xito del proyecto en base a los objetivos
planteados.

La integracin de aquellos empleados de la empresa con experiencia en el

campo de relaciones con la contratacin de terceros, har que las operaciones
relacionadas sean ms efectivas. Por ello el xito del Outsourcing tambin
puede venir de esta estrategia.

Un Outsourcing exitoso
Para lograr un outsourcing exitoso se debe tener presentante ciertos puntos tal
como la estructura de la empresa, definir qu es lo que se puede externalizar,
indicadores asociados a cada procedimiento y la seleccin del proveedor.

Estructura de la empresa
Es importante contar con un personal capaz de asumir positivamente el cambio
que el outsourcing puede traer. Pero as tambin contar con ciertas
caractersticas:
Una administracin capaz que lleve el proceso de abastecimiento el cual
aproveche al mximo las ventajas competitivas como las habilidades o
identidad de la organizacin para de esta forma contratar aquellas que no
pierda la esencia de la empresa-organizacin y que la contratacin sea un
factor positivo y controlado.
S, ciertamente identificar las habilidades o identidad de la empresa es
fundamental, ya que hacindolo se conserva el control del negocio u
organizacin. Es tambin es primordial cambiar la cultura organizacional, que
los individuos comprendan los fundamentos y las razones que llevan a la
tercerizacin
De igual forma la tecnologa cuenta un factor importante ya que se precisa la
necesaria para as tener una buena comunicacin en los procesos eh
intercambios que sean necesarios para un buen desempeo en la tercerizacin.

Definir qu es lo que se puede externalizar

Depende de las actividades que se realicen en la empresa, entre todas estas
no se deben externalizar las que son actividades estratgicas ni las rentables,
sin embargo aquellas rutinarias o de apoyo son las que generan prdida de
tiempo para invertir en otras que si generen desarrollo.
Para determinar aquellas actividades o procesos que se pueden externalizar se
puede basar en tres criterios:

La compaa puede entrar en el mercado sin inversin de dispositivosequipo, tambin se puede mejorar la eficiencia como tambin reducir

costos (se ahora en planilla por nada ms pagar a una identidad por
contratacin).

Aquellas actividades en las cuales se debe invertir constantemente en

recursos (uso intensivo de recursos) para estar actualizados en el
mercado. Estas se pueden externalizar por que el proveedor es un
tercero especializado en donde su negocio es ofrecer soluciones a los
cambios de mercado he ir a la vanguardia.

Actividades o procesos especializados, pues especializar a los empleados

requiere tiempo y dinero, adems de una estabilidad.

Las

que

no

se

deben

externalizar

son

fcilmente

reconocibles,

la

administracin que crea la estrategia de negocio (es la base de la empresa), la

tesorera (el dinero es lo ms importante), el control de proveedores (sino
creara un mercado influenciado), calidad (podra no reflejar lo que desea la
empresa o lo que la empresa desea ofrecer al cliente), regulaciones
ambientales (la cobertura legal evita problemas a la firma), higiene (vinculado
a la seguridad del producto o del personal), seguridad del personal y la pblica
(para un tercero esto no podra ser primordial ni contara con la motivacin
necesaria).

Seleccionar un proveedor
Para poder hacer una seleccin sabia, se debe seleccionar el proveedor que
tenga un costo menor con un beneficio igual o mayor de dicho servicio o
proceso. Si el costo es mayor puede que el servicio o proceso que se desea
externalizar forme parte de las habilidades de la empresa (que la empresa sea
mejor que el proveedor atiende que la empresa es hbil o especialista en esto),
as tambin podra significar que se escogi mal el proveedor simplemente, no
obstante la revisin del contrato puede ser mejor diseado para marcar lo
estricto que se busca.
Si bien habiendo analizado estos factores de xito y las proyecciones son
favorables, no se puede olvidar que dicho proceso es delicado y que el poner
en manos de terceros puede traer resultados nefastos para la produccin por
no ajustarse a las necesidades que se requeran. El contrato por escrito pasa a
ser fundamental en cuestin de especificaciones que hagan que susodicho

tercero haga lo que se supone deba hacer, con las caractersticas requeridas.
Una vez esto en orden con el mantenimiento de la aplicacin y las
capacitaciones contempladas y con el compromiso de que funcione como se
debe, se evita problemas y tambin otros tipos de factores que benefician
tanto a la contratante como a la contratada.

Metodologa para instaurar un proyecto Outsourcing

Para establecer un proyecto Outsourcing es necesario tomar en cuenta
aquellos aspectos prcticos necesarios para as implementar exitosamente la
metodologa outsourcing.
El combinar la tecnologa, los recursos humanos y sobre todo los recursos
financieros. En estos puntos se toma en cuenta si la empresa est preparada
cultural, tcnica y gerencialmente realizar y establecer con xito el proyecto,
esto es muy importante ya que los empleados pueden presentar resistencia al
cambio o miedo por lo que outsourcing significa (miedo a despidos masivos).
Una vez establecido lo anterior; se realiza un diseo de programa, conforme al
anlisis se establecen cronogramas accesibles y certeros conforme a las
fechas, as tambin las necesidades y recursos que se requieren en la empresa
para llevar a cabo un proceso exitoso.
Una vez adquiridos estos recursos para ser manejados por accesos remotos (tal
como internet o red privada), obtenido el anlisis, planeado los cronogramas y
preparado el personal. Se debe estar convencido que el outsourcing es la
metodologa que detrs del trabajo preparativo es el que brindara las
herramientas para el desarrollo de la empresa.
Es cierto que poner a un tercero la administracin de los servicios de una
empresa puede causar recelo entre los empleados, sin embargo se debe tener
claro que el desempeo cotidiano de la organizacin se sublima a tal punto que
su eficiencia es visible dando campo tambin para el desarrollo de nuevas
tasas de cambio que los clientes necesitan.

Inicio
En esta fase que dura de dos a cuatro semanas, la cual el gerente ejecutivo o
un miembro del consejo que est realizando la labor del estudio. Se determina
el alcance, se construyen los criterios, los establecen los puntos de entrada

importantes y los factores que se deben llevar adelante y los altos que la
empresa debe tomar para as conllevar la toma de decisiones; de igual manera
se examinan los beneficios y se estable los recursos para empezar con la
esencia del proyecto.

Evaluacin
Esta etapa tiene una duracin de cuatro a seis semanas. Se encarga a la tarea
un grupo al mando de quien lo patrocina, al menos un gerente (de finanzas o
recursos humanos) que no sea afectado por el resultado personalmente. Este
grupo tendr la tarea de medir el alcance y los lmites del proyecto en
comparacin con la satisfaccin de los criterios antes establecidos. Al concluir
deber brindar un informe de factibilidad con una decisin acerca del futuro del
proyecto y continuar o no con la planeacin.

Planeacin
La etapa de planeacin estar a cargo del equipo formado en la primera fase
aunque

tambin

se

integrara

estos

un

representante

de

compras,

abastecimiento o el que realiza los contratos, otro del departamento jurdico y

as tambin uno de recursos humanos. Cada uno de ellos es de suma
importancia pues conocen lo concerniente a de la empresa y su aporte ser
conforme a criterios bien establecidos para la planificacin. La etapa durara
entre ocho a diez semanas, estos crearan los parmetros de licitacin, algunos
detalles conforme a los requisitos y adems prepara invitaciones para el
concurso de estas licitaciones para las empresas que deseen participar o que
se tome en cuenta por el grupo de trabajo como opciones. Obviamente las
invitaciones sern enviadas bajo sus criterios.

Contratacin
La contratacin tendr una duracin de tres a cuatro semanas, el cual en este
tiempo el equipo central de la planeacin, tal vez uno que otro asesor externo,
los contratistas potenciales y socios con los cuales se realizara un proceso de
licitacin que dar como resultado la seleccin de uno y la identificacin de
otro que sirva como respaldo, haciendo se la concesin del contrato, el tiempo
de valides y los criterios con que la licitacin tendr valor.

Transicin
En esta etapa a la administracin del tercero subcontratado se le establecen
los procedimientos que desembocaran en el traspaso de la responsabilidad de
manera formal, as como la transferencia de activos, personal si algunos de
estos fueron acordados. El tiempo de transicin ser de dos a tres meses y el
encargado ser el equipo central antes definido en conjunto con el gerente de
la funcin subcontratada; tambin participara recursos humanos, usuarios,
gerencia y personal del proveedor. Con estos integrantes se le brindara al
proveedor la documentacin

de los procedimientos o servicios de la

administracin y revisin as como un plan que haga ordenada esta fase, en

donde se confirmara la fecha de entrega del procedimiento o servicio.

Administracin
Segn la duracin del contrato establecido (tres a cinco aos) bajo un
representante

del

contratista

(el

que

entrega

el

servicio),

el

los

representantes de la funcin, as como de la administracin del contrato y el

proveedor. Debern revisar el contrato regularmente para verificar que los
servicios cumplan con los acordados (con revisiones de los servicios de forma
sorpresa), se plantean otras negociaciones por si deben realizar cambios o
requerimientos adicionales. Por lo general se hace de forma anual y este
determina la continuacin del contrato con el mismo proveedor o si es
necesario realizar un cambio del mismo.
Esta metodologa y su efectividad vinculada segn nuestro criterio, el
compromiso que el grupo de trabajo tenga con respecto a la transicin y los
resultados que estos puedan traer a la empresa. Ya que el Outsourcing ha
demostrado buenos resultados. Tal como Vector ITC Group comenta en el
artculo de elEconomista.es el Viernes, 10 de octubre de 2014 de Empresas y
finanzas.
Vector ITC Group, empresa tecnolgica 100% de capital espaol, es
un proveedor de servicios integrales de tecnologa, outsourcing y
productos de software, que proporciona e integra servicios y
soluciones mediante un amplio portfolio que abarca mltiples
sectores: banca y finanzas, industria, telco y media, retail, ocio y
turismo, administracin pblica y sanidad.
Vector ITC Group desarrolla tecnologa por y para las personas, siendo
la innovacin el motor de su crecimiento y las personas su fuente de

inspiracin. Tecnologa inteligente para transmitir confianza,

seguridad y facilitar los proyectos vitales.

Si bien el ofrecimiento de estos servicios es pintorescos, tambin el

compromiso y la motivacin de la empresa licitadora deber ser influenciada
por hacerle ver que la empresa u organizacin cuenta con ms identidades
dispuestas a ocupar nuestra licitacin.

reas de la empresa que pueden pasar a Outsourcing

Es bueno hacer mencin de las reas que pueden pasar a un outsourcing, ser
tal vez tomada como gua de implantacin de estos mismos sectores en las
empresas. Es cierto, las reas comunes de outsourcing no solo provienen de
los sectores de produccin, tambin se encuentran estas reas comunes:

Sistemas financieros.

Sistemas contables.

Outsourcing las actividades de Mercadotecnia.

Outsourcing en el rea de Recursos Humanos.

Outsourcing de los sistemas administrativos.

Outsourcing de actividades secundarias.

Aquellas secundarias como vigilancia, limpieza, abastecimiento, manejo de

eventos, comedores son tambin partes de las que no pertenecen a las
habilidades de la empresa. Es importante conocer estos puntos e investigar las
proporciones que se desean segregar a un tercero.

reas de la empresa que no deben pasar a

Outsourcing
Como antes ya se haba mencionado aquellas que son bases de la empresa, su
identidad y lo que hace que se mueva y diferencie son el eje central que no
debe ser controlado por un tercero, son tambin aquellos puntos que son parte
de las habilidades de la empresa se deben conservar.
Entre los puntos concretos se pueden apreciar los siguientes:

La Administracin de la planeacin estratgica.

La tesorera
El control de proveedores
Administracin de calidad
Servicio al cliente

Distribucin y Ventas

Como se puede apreciar aquellas estratgicas o las que manejan el control del
dinero as como la calidad, venta y distribucin del producto son parte de los
que no se pueden poner en control de un tercero, cabe mencionar que as
tambin no se debe poner aquellas relacionadas con los contantes de
proveedores pues esto es de clara importancia legal para la empresa misma.
A continuacin una cita que muestra que en Costa Rica el Outsourcing tambin
es utilizado.
Son las empresas financieras y aseguradoras las principales
contratistas de servicios de outsourcing, o de terceros, a nivel
nacional, segn datos publicados en el estudio: "Oportunidades
de outsourcing en Costa Rica", desarrollado por la firma Dichter
& Neira
Por su parte, los servicios que ms requieren este tipo de
compaas son de limpieza y seguridad (48%), seguido por
tecnologa de informacin (13%) y finanzas (12%).
ANDREA RODRGUEZ. (10 DE OCTUBRE DE 2014). SECTOR FINANCIERO ES EL PRINCIPAL EMPLEADOR DE SERVICIOS DE
OUTSOURCING. RECUPERADO DE http://www.nacion.com/economia/Sector-Financiero-principal-contratanteoutsourcing_0_1444255687.html

Como se puede apreciar, aquellas empresas financieras ponen en manos de

Outsourcing aquellas actividades que no representan ninguna relacin con los
objetivos primordiales del negocio, as tambin enfocndonos en lo que nos
interesa, la tecnologa informtica, ya sea mantenimiento o asistencia tcnica
ocupa si bien un 13%, forma parte de una buena apertura de mercado que
puede ir incrementndose gradual mente.
Por ello y sobre todo, las empresas deben tener en cuenta sus fortalezas, sus
debilidades, sus prioridades, lo necesario y lo que es algo rutinario y sin
importancia estratgica, las cuales podran hacer ms rentable o efectiva las
operaciones o el desarrollo de la empresa.

Riesgos de implementacin Outsourcing

Como todo en un negocio existe un riego en la implementacin de estos
servicios o procesos que se le asignen a un tercero. Tales como operacionales
que afecten la eficacia de la empresa o los estratgicos que venga a afectar la
evolucin de la empresa, su informacin e incluso la misma cultura que posee.
Los principales son:

Negociacin no adecuada del

Sin control del personal del

contrato.

No

proveedor.

seleccionar

bien

al

del

costo

de

contratista.

negociacin y monitoreo del

Si falla el proveedor puede

contrato.

quedar en una mala situacin

la empresa.

Aumento

Dependencia

de

entes

externos.

Empleados

rechazan

el

Outsourcing
Se debe tomar en cuenta que los proveedores pueden obtener ganancias por
los servicios brindados independientemente, as tambin que este no sea
capaz de alcanzar ni llevar a cabo las metas planteadas por falta de capacidad.
Por ello se debe tener sistema de control y valoraciones del servicio
contratado.
Cabe mencionar que tambin existen riesgos con respecto a los aspectos de
los servicios y su manejo tales como:

Pueden nacer algunos riesgos conforme a las auditorias y control interno

de las aplicaciones as como de la base de datos por estar en manos de
terceros.

Puede haber problemas con la informacin almacenada en la BD, ya que datos

privados podran ser utilizados de forma ilegal por el proveedor.
Por consiguiente algunos de ellos se pueden evitar llevando controles
adecuados como ya se haba mencionado, adems de revisar el marco legal y
las restricciones que el proveedor posee por ubicacin geogrfica o por
polticas propias de la empresa a contratar.

Outsourcing

en Costa Rica

la

De esta manera cabe mencionar

Coalicin

de

que Central Gate menciona que

Iniciativas

Desarrollo (CINDE), la

Costa Rica ha experimentado un

cual

organizacin privada,

crecimiento sin precedentes en

apoltica y sin fines

de lucro. Facilita el

este sector de la industria, por lo

contacto directo y

enlace

que es alentador para los que

potenciales

En

Costa

Rica

Costarricense

con

estn
asuntos

interesados,

tanto

acadmicos

en

como

laborales as como de inversin o

contratacin de estos servicios.

es

de
una

inversionistas (tiene oficina en Nueva York) y as tambin cuenta en su sitio

web con una lista de compaas ticas que ofrecen sus servicios tercerizados
(outsourcing), si bien cumple como agencia de promocin de inversin en
Costa Rica; nos da a conocer que existen al menos veintinueve compaas que
brindan este servicio, entre las que nos llam la atencin para mencionarlas, se
encuentra IBM, Eclipse e Action. A continuacin una captura del sitio con la
lista ya mencionada.

Conclusiones
El outsourcing ofrece ventajas e inconvenientes, el derivar el trabajo a terceros
en cierta forma logra que los gastos fijos se conviertan en variables, adems
de delegar la actividad a expertos en el rea, esto har en cierta forma que la
empresa se dedique al proceso principal de su negocio y pueda as estar a la
vanguardia y entrar en un mercado muy competitivo.
Las razones para llevar adelante el outsourcing informtico son muchas, entre
las ms destacables estn: la reduccin y el control operacional de los costos,
la centralizacin de las actividades principales en la empresa y la reutilizacin
de recursos para llevar adelante otras actividades.
Se puede decir que hay una tendencia muy marcada a la prctica del
Outsourcing Informtico en las empresas a nivel mundial, cada da son ms las
organizaciones que buscan alcanzar una mayor eficiencia a un menor costo, sin
dejar de lado los estndares de calidad y servicio al cliente exigidos.
Como todo proceso administrativo en el Outsourcing estn involucradas
actividades de planificacin, organizacin y anlisis que responden a objetivos
especficos de aprendizaje, orientados a descubrir, emplear y adaptar nuevas
estrategias para las diversas reas de la organizacin.
Para concluir podemos recalcar que los beneficios potenciales de utilizar
Outsourcing informtico son: la disminucin de los costos, un enfoque ms
dedicado a actividades competitivas de la empresa, mayor flexibilidad y
rapidez de respuesta as como el uso de tecnologa y materiales de clase
mundial. Por otra parte estn las desventajas posibles como son el decline de
la innovacin por suplidores, prdida de control del proceso de produccin y
una eventual competencia por parte de los mismos que al conocer el proceso a
plenitud pasan de ser suplidores a competidores.

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