EL ACTA

1. DEFINICIN:
El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad
y que sirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede ser para la
expedicin de resoluciones, envi de circulares, oficios, etc.

2. ESTRUCTURA:
Las partes de un acta de sesin son: ttulo, introduccin, texto, cierre del acta,
firma de los que aprueban el acta y redaccin del acta de sesin ordinaria.

TTULO
El ttulo del acta de una sesin permite localizarla con facilidad en el conjunto
de las que se encuentran en el libro respectivo. Este ttulo se escribe as: ACTA
DE SESIN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o tambin ACTA DE SESIN
DEL 27.05.2012. Sin embargo, en los ltimos aos, muchas instituciones han
optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma
correlativa anual, con la indicacin de la fecha en la que se llevan a cabo. Por
ejemplo: ACTA DE SESIN N 01-2012 DE FECHA 27.05.2012. En todos los
casos subrayado y con letras maysculas, para que ese ttulo en el libro, ya que
el acta de una sesin se redacta en cuanto termina la redaccin de otra, luego
de la firma de los que procedieron a aprobarla.

INTRODUCCIN
La introduccin del acta es una frmula de apertura que comprende: lugar,
fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesin; y los nombres y apellidos de los
que asisten y de los que actan de presiente y de secretario, si los que concurren
son muchos, slo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el
padrn respectivo, y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las
publicaciones de convocatorias.

TEXTO
Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la
sesin; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer
ninguna distincin entre ellas. Este tipo de actas resultan extensas y
complicadas. Las nuevas disposiciones legales acerca de la redaccin de
las actas de sesiones consideran que stas deben contener solamente la
siguiente informacin; los asuntos tratados en la sesin, la forma y el resultado
de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados. Adems, cuando lo
solicitaban, deben contener las constancias que los presentes desean dejar
sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesin. Y nada ms. Concreto y
preciso. Breve, libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben
aprobar al trmino de las sesiones.
Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran
correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las
resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por
ejemplo: Acuerdo N 01-2012: Conceder licencia sin goce de haber al seor...o
ACUERNO N 01 2012: Concdase licencia sin goce de haber al seor Los
acuerdos se escriben con letras maysculas y subrayadas, hacindolos
resaltar del conjunto, para su rpida diferenciacin y ubicacin en el libro de
actas. No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los
interesados promedio de resoluciones administrativas, con las firmas del
presidente y secretario.

CIERRE DEL ACTA.

Es una frmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesin ha
terminado. Seala la hora en la cual concluye este acto. He aqu un ejemplo: No
habiendo ms asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesin.

FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Segn lo determinen las normas de cada institucin, las actas una vez aprobadas
deben ser firmadas por todos los asistentes. por slo el presidente y el secretario,
o por una comisin elegida para tal fin. (consulte oportunidad de la aprobacin
del acta de sesin en la pgina, en la pgina 28)

REDACCIN DEL ACTA DE SESIN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aqullas que se realiza, en forma
obligatoria, en cada fecha o perodo fijado en las normas internas de cada
institucin, pudiendo ser cada semana, cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses.
La sesin ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la
sesin que se ha tratado en temas anteriores.

3. REDACCIN DEL TEXTO

El texto del acta de trabajo tiene tres secciones.
a) INTRODUCCIN, que seala el lugar, la fecha y la hora de la evaluacin del
acta; identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o el hecho
que motiva el acta. La fecha y la hora se pueden escribir preferentemente con
letras.
b) EXPOSICIN, que menciona los acontecimientos ms importantes que han
sucedido o slo se refiere a los resultados de la accin ejecutada. Aqu tambin
se puede dejar constancia de alguna observacin, punto de vista u opinin que
podra formular alguien que est interviniendo y lo ha solicitado.
c) FRMULA DE ACEPTACIN, que expresa la conformidad de los que
intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio.
En esta parte o en la introduccin se deja constancia del nmero de copias con
el que se suscribe el original del documento.

En el ejemplo de la pgina siguiente, localizamos estas secuencias.

ACTAS DE TRABAJO EN FORMULARIOS

Determinados actos de las instituciones se dejan constancia en formularios especiales, a fin
de uniformizar su presentacin y reunir slo la informacin necesaria para los fines del caso.
As sucede con las actas de evaluacin de ingreso, ratificacin y promocin interna del
personal de las entidades; asimismo, con las actas de evaluacin bimestral, semestral y
anual de los estudiantes de las instituciones educativas, y tambin con las actas de los
proceso electorales con el propsito de facilitar la obtencin de los resultados.
4. Clasificacin de los tipos de actas

4.1 ACTAS ADMINISTRATIVAS

Existen tres modalidades bsicas de actas administrativas:

4.1.1. De hechos: tambin llamadas constancias de hechos. Se trata de una

modalidad de reporte o relatora, por esto debern remitirse a una autoridad
superior, emitiendo una opinin sobre el asunto particular y solicitando
instrucciones para actuar en consecuencia.
4.1.2. Actas administrativas: que equivalen a una diligencia de comparecencia del
presunto responsable y los correspondientes testigos de cargo y de descargo
en presencia de la representacin sindical. Deber ser remitida en original a la
Direccin de Calificacin de Actas de la Direccin General de Asuntos
Jurdicos de la Secretara de Educacin Pblica, con copia para la Direccin
de Educacin Especial, por la autoridad que la haya instrumentado.
4.1.3 De abandono de empleo: deber remitirse en original ala Direccin de
Calificacin de Actas de la Direccin General de Asuntos Jurdicos de la
Secretara de Educacin Pblica, con copia para la Direccin de Educacin
Especial por la autoridad que la haya instrumentado.

4.2. ACTAS A NIVEL NOTARIAL

Un acta notarial, o tambin llamada affidvit, es una declaracin puesta por escrito y de
manera voluntaria, validada a travs de un juramento o afirmacin que realiza la persona o
los partcipes que la hacen, y que es firmada antes por un notario autorizado para administrar
dichos juramentos. Por lo comn se especifica el lugar donde se realiza y certifica que la
persona que hizo el acta afirma los hechos y comparece ante el representante en cierta
fecha, firmando y comprometindose con la declaracin.

Existen varios tipos de actas notariales:

4.2.1. Actas de presencia: el notario comprueba la realidad sobre un terreno y la

describe o afirma que lo que se est viendo se corresponde con una fotografa
adjunta.
4.2.2. Actas de remisin por correo: son aquellas actas que acreditan documentos
remitidos por correo as como tambin los datos sobre su entrega.
4.2.3. Actas de notificacin y requerimiento: en estos casos el notario transmite a
alguien la manifestacin de otra persona, mediante la que se lo emplaza a
determinada conducta. Puede realizarse por correo, a menos que haya una
disposicin legal que especifique lo contrario; aunque lo usual es que el notario
se apersone en el domicilio de la persona requerida y, tras identificarse
correctamente, le invite a recibir la copia del acta.
4.2.4. Actas de exhibicin de cosas o documentos: son una variante de las actas
de presencia en las que el notario describe y certifica que la persona tiene
cierto objeto en su poder. Aunque podra creerse que es innecesaria, salvo que
la persona fuera a dejar de tener el objeto, hay que recordar que el acta es
 documento pblico que atribuye una fecha autntica que cuenta como prueba
en el mbito judicial. Por ejemplo, en casos de plagio.
4.2.5. Actas de referencia, o de manifestaciones: en este tipo de actas, el notario
solamente recoge los hechos que una persona le narra. No debe confundirse
su mbito con el de las pruebas testificales en un pleito que tiene su propio
cauce. El acta de referencia o de manifestaciones carece de principio de
contradiccin, es decir, no hay posibilidad de que la otra parte pregunte e
intente hallar contradicciones en el declarante. Aun as, estas actas son
eficaces como pruebas que acreditan la fecha en que se hizo la declaracin,
aunque no prueban la veracidad de los hechos narrados.
4.2.6. Actas de notoriedad: son aquellas en las que el notario declara un hecho
sobre el cual pueden fundarse derechos o legitimarse situaciones jurdicas
determinadas. Por ejemplo, en los casos de herencias en litigio.
4.2.7. Actas de protocolizacin: son las que incorporan algo al protocolo de forma
tal que se evite el extravo y se pruebe su existencia o posesin en la fecha
declarada. En general, se trata de documentos escritos o una imagen, pero
tambin puede consistir en cualquier objeto que se pueda adjuntar y
encuadernarse en el protocolo debido a su medida y naturaleza.
4.2.8. Actas de depsito: mediante este tipo de actas, una persona deposita un
objeto o documento ante un notario de forma tal que se fijen condiciones de
restitucin. Tanto en este tipo de actas como en el de la protocolizacin, la
documentacin que sea entregada deber ser examinada por el notario a fin
de verificar su legalidad, quedando descartado el depsito a ciegas o a sobre
cerrado. Tambin queda excluida la realizacin de funciones de gestin de
fondos depositados que, en algunos notariados extranjeros, son admitidas.

LA SESIN
LINKOGRAFA:
https://www.contenidoweb.info/redaccion-de-actas
http://tutoria.minedu.gob.pe/assets/estructura-de-la-seison-de-tutoria.pdf
http://www.tiposde.org/general/1093-tipos-de-actas/