PROCEDIMIENTO DE GESTIN GYM.SGP.PG.

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GESTION DE PROYECTOS Revisin: 0
Fecha: 22/06/2008
INFORMES DE GESTIN
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1. OBJETIVO

Definir los informes e indicadores que el Proyecto debe elaborar como herramientas de control de la
gestin del mismo.

2. DESARROLLO

Se definen dos Informes de Gestin que el Proyecto debe elaborar de manera mensual, como
herramientas tiles para la gestin propia y de la Gerencia de Divisin.

2.1. Sistema de Alerta Roja SAR:

El sistema de Alerta Roja es un informe mensual del estado del proyecto en relacin al plazo. Tiene
por objetivo alertar a toda la organizacin en caso el proyecto comience a enfrentar un riesgo de
incumplimiento del plazo, propiciando una colaboracin para superarlo. El Gerente de Proyecto (o la
persona designada por l) es el encargado de ingresar de manera obligatoria al SAR al menos una
vez al mes, indicando el estado del Proyecto:

9 Normal, si no existe riesgo de incumplimiento, o

9 Alerta Roja, si existe riesgo de incumplimiento.

El Panel de Control incluye un espacio para reportar este estado. La fecha lmite para el nico ingreso
mensual son los das 04 del siguiente mes. Se encuentra en la intranet de GyM. Para su uso puede
consultarse el Instructivo GYM.SGP.IN.04 Sistema de Alerta Roja (SAR), el cual se adjunta.

2.2. Panel de Control:

El Panel de Control es un informe mensual que reporta de manera integrada y estandarizada el

resultado de la gestin de los proyectos de GyM. Contiene los indicadores e informacin relevante
del Proyecto, mediante la cual el Gerente de Proyecto y el Gerente de Divisin pueden informarse del
estado del mismo, permitiendo adems consolidar los resultados de cada divisin.

Su elaboracin es responsabilidad del Gerente de Proyecto, en coordinacin con los dems responsables
del mismo, quien lo revisar y aprobar para su presentacin al Gerente de Divisin la primera
semana del mes siguiente.

El Panel de Control consta de los siguientes reportes:

A. Prevencin de Riesgos:
Reporta los ndices de frecuencia, gravedad, accidentabilidad y auditora interna de los tres ltimos
meses.

9 ndice de Frecuencia: Mide el nmero de accidentes por cada 200,000 horas hombre trabajadas.
Debe ser menor que 1.5. Se calcula para el mes y para el acumulado del ao.

I.F. = Nmero de Accidentes x 200,000 / No. de Horas Trabajadas

9 ndice de Gravedad: Mide el nmero de das perdidos por cada 200,000 horas hombre trabajadas.
Debe ser menor que 60. Se calcula para el mes y para el acumulado del ao.

I.G. = Nmero de Das Perdidos x 200,000 / No. de Horas Trabajadas

9 ndice de Accidentabilidad: Debe ser menor a 1.5. Slo se calcula para el total del ao.

I.A. = I.F.(acc.) x I.G.(acc.) / 200

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9 Auditora Interna: Mide la gestin preventiva y estndares del proyecto.

PREVENCIN DE RIESGOS

JUNIO JUNIO JUNIO

FRECUENCIA META: 0.00

MES 0,00 0,00 0,00

ACUMULADO 0,00 0,00 0,00

GRAVEDAD

MES 0,00 0,00 0,00

ACUMULADO 0,00 0,00 0,00

AUDITORIA INTERNA

GESTION PREVENTIVA 98% 99% 90%

ESTANDARES CAMPO 98% 99% 90%

Si bien para efectos del Panel de Control se reportan los indicadores acumulados del ao, la gestin
ser finalmente medida en funcin de los indicadores correspondientes a todo el proyecto.

B. Riesgo de Incumplimiento:
Reporta el estado del proyecto en relacin al plazo, de acuerdo a lo reportado a su vez en el Sistema
de Alerta Roja (SAR).

RIESGO DE INCUMPLIMIENTO

BAJO

C. Curva S de Avance Valorizado:

Reporta el estado del avance mediante una Curva S, la cual se elabora de acuerdo a lo establecido
en el procedimiento GYM.SGP.PG.23 Control de Avance. El grfico muestra tres curvas:

9 Curva azul: Presupuesto de control + adicionales aprobados para todo el Proyecto.

9 Curva roja: Avance valorizado real a la fecha. Incluye la ltima valorizacin presentada aunque no
est facturada y los adicionales aprobados a la fecha ms los adicionales por aprobar debidamente
ponderados conforme a su probabilidad de aprobacin.

9 Curva verde: Nueva proyeccin a fin de Proyecto. (incluye provisin de adicionales por aprobar)

De acuerdo a las caractersticas del proyecto, podr ser necesario controlar el avance en funcin
de las HH o algn otro criterio que se estime conveniente1. Sin embargo, en el panel de control se
mostrar siempre el avance valorizado. La curva S deber ser mostrada en una sola pgina de
acuerdo al formato definido:

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.23 Control de Avance

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9 Deber incluir una tabla con los montos

9 El eje "Y" deber ser expresado en miles de US$

Los montos son acumulados desde el inicio de Proyecto, no slo el ltimo ao calendario. Se deben
mostrar los hitos (contractuales o internos) que tuviera el Proyecto.

CURVA S - AVANCE VALORIZADO

8.133 8.246

8.000 7.574 8.133 8.228

7.724 8.246
7.352

6.852
VOLUMEN DE ACTIVIDAD EN MILES US $

6.513

5.952
6.000 5.467

5.052

4.502 4.602

4.054 4.102

4.000
3.553
3.324

2.936
2.686
2.244
2.074

2.000 1.5501.329

1,025
970

591
200 611
0
30/4/07 30/5/07 30/6/07 30/7/07 30/8/07 30/9/07 30/10/07 30/11/07 30/12/07 30/1/08 29/2/08 30/3/08 30/4/08 30/5/08 30/6/08

Presupuesto Real Nuevo

previsto

D. Resultado del Proyecto:

Reporta el resumen por rubro de los resultados a la fecha y a fin de Proyecto obtenidos del proceso
de Control de Costos2, junto con las brechas respectivas contra el costo previsto. Se debe ingresar
directamente el reporte llamado Panel de Control obtenido del ORACLE.

Se debe incluir un breve comentario sobre las causas de las brechas respecto del costo presupuestado,
tanto positivas como negativas, y la manera como afectan la proyeccin del resultado.

2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.31 Control de Csotos

 ACUMULADO DE FECHA PROYECCIONES DE LA OBRA
DIFERENCIA ENTRE
SEGUN PPTO.
PRESUPUESTO + RESULTADO RESULTADO DIFERENCIA ENTRE VENTA
ORIGINAL +
REAL ($) [2] ADICIONALES Y REAL PREVISTO ($) PREVISTO ($) Y PREVISTO (US$) [3] - [4]
ADICIONALES
(US$) [1] - [2] [3] [4]
($)[1]
US$ % US$ %
Valoracin
Segn presupuesto 9237,630 8237,630 9237,630 9237,630
Adicionales aprobados 3763,060 3763,060 3763,060 3763,060
Provisin de adic. No aprob + reclamos 324,911 324,911 896,045 896,045
Sub Total 13325,601 12325,601 13896,735 13896,735
Descuento/Costos
Mano de Obra 1134,993 1112,202 22791,26 2,01% 1385,920 1325,702 60,218 4.3%
Materiales 740,354 696,5 43854,32 5,92% 784,249 721,500 42,749 5.6%
Equipos 6501,138 6237,134 264004,31 4,06% 6601,138 6302,567 298,571 4.5%
GESTION DE PROYECTOS
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Subcontratos 966,647 939,674 26973,11 2,79% 1110,382 1072,411 37,921 3.4%

PROCEDIMIENTO DE GESTIN

Gastos Generales 2674,121 2486,519 187601,51 7,02% 2781,950 2850,023 131,927 4.7%
Sub Total Directo 12017,253 11472,029 545224,51 4,54% 12663,639 12272,203 571,386 4,50%
Utilidad Directa ($) 1308,348 1853,572 1253,116 1824,502
Margen Directo (%) 8,82% 13,51% 9,02% 13,13%
Gastos Financieros 27,000 28,250 -1250,00 4,63% 32,000 33,200
Otros ingresos y Egresos 0 5,850 0,00 0,00 1000
Total Bruto 12044,253 11494,429 543,945 4,52% 12675,619 12104,434 571,186 4,50%
Utilidad Bruta ($) 1281,348 1831,172 1221,116 1792,302
Margen Bruto (%) 9,62% 13,74% 8,79% 12,90%
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E. Margen Bruto:
Reporta grficamente el margen meta, el margen a la fecha y el margen a fin de proyecto de los
ltimos cuatro meses, tomando los datos del ltimo mes del Reporte Resultado del Proyecto. Se
muestran tres lneas:

9 Lnea azul: Margen meta definido en la Reunin de Compromisos.

9 Lnea roja: Margen real a la fecha.
9 Lnea verde: Margen proyectado a fin de proyecto.

En Proyectos por Administracin con una parte a Suma Alzada se debe mostrar slo la utilidad de GyM.

MARGEN BRUTO

30,00%

20,96% 20,32% 21,10%

19,60%
20,00%
MARGEN BRUTO

19,98%
19,21%
16,28%
14,98%
10,00%

8,39% 8,39% 8,39% 8,39%

0,00%
ener-08 febr-08 marz-08 abri-08

MESES
Presupuesto Acumulado Terico

F. Gestin del Ao:

Reporta la actividad (venta), el resultado econmico y el margen porcentual acumulado del proyecto,
desglosado en sus componentes anuales. Toma la informacin directamente del Reporte Resultado
del Proyecto, complementndola con los resultados de cada ao.

GESTION DEL 2003-2004

RESULTADO
ACTIVIDAD MARGEN
GYM
TOTAL A LA FECHA 29.479.940 6.184.624 21,0%
ACUMULADO A 2002 0 0
GESTION DEL 2003-2004 (US $) 29.479.940 6.184.624 21,0%

G. Resultado por Categora a la Fecha:

Reporta las desviaciones de costo a la fecha respecto del previsto, ordenadas por rubro. Toma la
informacin directamente del Reporte Resultado del Proyecto.
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RESULTADO
RESULT
LTADO POR CA
CATEGORIA
ATEGORIA A LA
A FECHA
A (US $)

PRESUP.
P + ADIC. REAL DIF.

MANO DE OBRA 704.243 625.496 78.747 11,2%

MATERIALES
A 1.890.259 1.691.427 198.832 10,5%

EQUIPOS 306.019 202.896 103.123 33,7%

GG 454.458 338.132 116.326 25,6%

FIN Y OTROS ING/EGR 0 102.463 -102.463
SUB TOTAL
T (US $) 7.857.530 6.661.319 1.093.749 13,9%

UTILIDAD 706.566

TOTAL
T (US $) 8.564.096

RESULT.
RESULT
LT. CONT
CONTAB.
TAB. (S/.) 1.774.715 RESULT.
RESULT
LT. GERENC. GYM (US $) 1.800.315

H. Costos Indirectos:
Compara los costos indirectos reales y previstos del proyecto, tanto a la fecha como a fin del proyecto.
Toma la informacin directamente del Reporte Resultado del Proyecto.

I. Valorizaciones y Cobranzas a la Fecha:

Reporta el avance de las cobranzas clasificando las valorizaciones (incluidos adicionales) de acuerdo
a los siguientes casos:

9 Facturado y cobrado
9 Facturado por cobrar vencido
9 Facturado por cobrar no vencido
9 Valorizacin presentada y no facturada (valorizacin del mes)
9 Provisin de adicionales y reclamos (adicionales ejecutados no aprobados a la fecha)

En Proyectos bajo la modalidad de Suma Alzada el resultado de este reporte coincidir con el
registrado en la columna PPTO. Control + Adic. a la fecha del reporte Resultado de Proyecto slo
cuando el Presupuesto de Control sea igual a la Oferta Econmica en otro caso no necesariamente
sern los mismos valores (sern parecidos). En Proyectos en las que el contrato considera una parte
por Administracin y otra a Suma Alzada, slo se registrarn las facturaciones correspondientes al
contrato a Suma Alzada (facturaciones de GYM).
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VALORIZACIONES Y COBRANZAS
TOTAL
A LA FECHA

VALORIZACION ACUMULADA A LA FECHA 29.465.772

- FACTURADO Y COBRADO 27.429.776

- FACTURADO POR COBRAR - VENCIDO 0

- FACTURADO POR COBRAR - NO VENCIDO 1.439.022

- ULTIMA VAL. PRESENTADA - NO FACT. 596.974

- PROVISION DE ADICIONALES 0

SALDO DE PROYECTOS POR EJECUTAR 6.981.244

TOTAL MONTO DE PROYECTO US$ 36.447.016

J. Gestin de Adicionales:
Reporta el volumen de adicionales generados por el proyecto, mostrando el riesgo de adicionales no
aprobados por el cliente. Se deben incluir todos los adicionales probables para que la proyeccin a fin
de Proyecto sea la ms cercana a la realidad. Se debe indicar el % del monto total del adicional que
se est considerando para la proyeccin (% considerado). El reporte est dividido en dos partes:

9 Proyeccin a fin de Proyecto (adicionales ejecutados, por ejecutar y adicionales probables).

9 Valorizacin de adicionales no aprobados (que son adicionales ejecutados que no han sido
aprobados por el cliente o adicionales ejecutados que no han sido presentados)

Toma la informacin directamente del Reporte Resultado del Proyecto.

K. Ratios de Productividad:
Reporta los ratios de productividad de mano de obra y/o equipos obtenidos para las principales
partidas. Es recomendable presentarlos en forma grfica. Se puede mostrar la evolucin semanal de los
rendimientos desde el inicio del Proyecto, comparacin de ratios reales contra ratios presupuestados,
hh/hm consumidas vs presupuestadas.

Los ratios a presentar en el Panel de Control sern definidos para cada proyecto en particular, evitando
presentar ms de seis. La informacin para preparar este reporte proviene de los Informes Semanales
de Productividad, detallados en el procedimiento GYM.SGP.PG.33 Control de Productividad.
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L. Confiabilidad Semanal (PPC):

El PPC (Porcentaje del Plan Cumplido) mide semanalmente el cumplimiento del trabajo programado,
de acuerdo a lo establecido en el procedimiento GYM.SGP.PG.19 Herramientas de Programacin. En
proyectos divididos por frentes o fases se llevar el control para cada caso por separado. En el panel
de control se graficar la evolucin de las diez ltimas semanas. En el caso de Proyectos divididos por
frentes se graficar la curva promedio.

CONFIABILIDAD SEMANAL
26-ener 2-febr 9-febr 16-febr 23-febr 2-marz 9-marz 16-marz 23-marz 30-marz

90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90%
96% 97%
PPC

92% 90% 87% 90%

83% 86% 83%

1/1 2/1 3/1 4/1 5/1 6/1 7/1 8/1 9/1 10/1
SEMANAS

M. Control de Procesos:
Se llevar el control del cumplimiento de los Hitos Macro del Sistema de Gestin de Proyectos (Reunin
de Transferencia y Arranque, Reunin de Compromisos, Reunin de Cierre). Se controlar adems el
cumplimiento de los hitos particulares de cada proyecto.
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CONTROL DE PROCESOS

SE
PROCESO FECHA REALIZO

R. TRANS.Y 01-ene-03 
ARRANQUE

INICIO DEL PROYECTO

06-ene-03

R. DE COMPROMISOS 01-feb-03 
R. CLIENTE SOCIO 16-feb-03 

HITO 1 06-ene-04 

HITO 2 16-nov-04

FIN DEL PROYECTO 01-mar-05

REUNION DE CIERRE 16-mar-05

Consistencia de la informacin:

Todos los reportes debern estar expresados en dlares. El cambio se har aplicando el tipo
de cambio de cierre de cada mes dado por Contabilidad al acumulado en soles reportado por
ORACLE.

Para proyectos contratados en dlares se tendr en cuenta lo siguiente:

9 Los reportes Curva S de Avance Valorizado y Valorizaciones y Cobranzas a la Fecha deben

coincidir con el monto de la valorizacin acumulada en dlares tal como se va cobrando y
como figura en el contrato.

9 Los reportes asociados al Resultado del Proyecto seguirn el criterio establecido en el primer
punto. Como consecuencia de la convencin del cambio adoptada, los montos en dlares no
sern exactamente iguales a los de la valorizacin en dlares.

Para proyectos contratados en soles, no habrn inconsistencias aparentes y todos los montos
sern idnticos.

Los montos acumulados abarcan todo el plazo de ejecucin del Proyecto y no slo el ltimo ao
calendario.

No se incluye el IGV.
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2.3. Matriz de Responsabilidades

GD GP OT
1. Elaboracin y revisin del Panel de Control
2. Soporte en la elaboracin del Panel de Control
3. Revisin de Paneles de Control de la Divisin

GD: Gerente de Divisin

GP: Gerente de Proyecto
OT: Oficina Tcnica

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prcticas:

9 En general, las hojas del Panel debern incluir comentarios del equipo del Proyecto explicando las
consideraciones principales a tener en cuenta para la lectura del mismo.

9 Como sustento del reporte Resultado del Proyecto deber adjuntarse las Herramientas de Excel
de Control de Costos como sustento.

3.2. Documentos Relacionados:

9 GYM.SGP.PG.19 Herramientas de Programacin

9 GYM.SGP.PG.31 Control de Costos
9 GYM.SGP.PG.33 Control de Productividad

3.3. Anexos:

9 GYM.SGP.PG.45-A01 Panel de Control