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Cdigo :
Plantilla para elaborar procedimientos FO-4.2
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APROBO
Nombre o Puesto y Firma

GERENTE

1. Propsito y Alcance
1.1 Objetivo

En forma breve y concisa para qu sirve el procedimiento, explicando el objetivo principal de la emisin de este
documento.

1.2 Alcance

Area o campo de aplicacin, ya sea departamento y/o proceso; brevemente decir a quines afecta o qu lmites o
influencia tiene.

2. Responsabilidades y Autoridades
En esta seccin se escribe el nombre de los puesto que se mencionan en el procedimiento y se describen las
responsabilidades que cubre. La descripcin es breve expresando por lo que responden, no las actividades que
realizan. Y tiene la autoridad para realizarlo.

Personal Responsable del Cumplimiento de este documento

Puesto Responsabilidades

3. Desarrollo
Es la forma especificada de desarrollar una actividad. Es decir, las instrucciones por escrito de lo que se hace, de
manera que una persona con cierto nivel de conocimientos, las pueda seguir y aplicar, aunque sea nuevo en el rea.
Esta seccin debe llevarlos de la mano al seguir el procedimiento, haciendo referencias a los formatos que se van a
usar.

Qu trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan y los resultados que se obtienen de stas.

Quin lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para
la realizacin del trabajo.

Fecha de Emisin : 18 de Marzo de 2003

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Cmo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.

Cundo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados
o terminar una actividad.

Dnde se hace?
Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio de las oficinas.

Por qu se hace?
Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; tambin se pretende conocer los objetivos
de las actividades que integran el procedimiento.

La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a detalle, sin obviar elementos que posteriormente
pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de nuevas consultas y/o mayores
distracciones al personal en funcin.

La contestacin a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el anlisis de la
informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a:
La distribucin que se hace de los documentos.
El tipo de registros empleados
Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).
Las probables causas de demora.
Los formatos que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las mismas se llenan y en que rea lo
hacen.
Las claves de los formatos u otros.
Las firmas o autorizaciones necesarias.
Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.

4. Referencias
Anotar qu documentos se requieren al utilizar el procedimiento, para tener un mejor entendimiento o completar su
ejecucin.

Indique los procedimientos o documentos, se requieren al utilizar este procedimiento, llenando tambin la respectiva
matriz de relacin entre documentos. Por ejemplo:

Documentos Relacionados
Cdigo Ttulo Tipo de Documento Revisin

5. Definiciones y Terminologa

Definicin de Trminos usados en este Documento

Trmino Definicin

Fecha de Emisin : 18 de Marzo de 2003

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6. Registros
Se deben relacionar los formatos que se utilizan para dejar evidencia, describiendo brevemente su aplicacin,
interpretacin y/o uso cuando sean necesarios. Por ejemplo:

Formatos por Utilizar

Departamento, Area Persona
Cdigo Ttulo Tiempo de Retencin
que debe retener el documento.

7. Anexos

Fecha de Emisin : 18 de Marzo de 2003