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ELABORACIN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Tabla de contenido
1. Presentacin
2. Definicin de plan de mejoramiento
3. Pasos para elaborar el plan de mejoramiento
3.1. Identificar debilidades y problemas
3.2. Definir tareas y objetivos
3.3. Construir el plan de mejoramiento
3.4. Seguimiento y evaluacin del plan de mejoramiento
4. Conclusiones
5. Fuentes
6. Crditos

1. Presentacin
Para la elaboracin del plan de mejoramiento de nuestro proyecto se debe realizar un anlisis
conjunto entre el tutor, el supervisor de los procesos y el aprendiz, con el objeto de identificar el
cumplimiento de cada una de las metas y objetivos propuestos en la ejecucin del proyecto.

De igual forma, es necesario identificar las reas donde no se cumplieron las metas y objetivos
establecidos por el proyecto nos ayuda a establecer las debilidades, problemas y fortalezas que






se presentaron en la etapa de ejecucin y planeacin del proyecto planteado por el aprendiz y


que son el insumo para la elaboracin del plan de mejoramiento.

A lo largo de este contenido, se presentarn las tcnicas y los pasos por medio de los cuales el
aprendiz podr construir el plan de mejoramiento de su proyecto.

2. Definicin de plan de mejoramiento


El plan de mejoramiento es un conjunto o secuencia de pasos, orientados a superar los problemas
o las debilidades de un proyecto, por medio del planteamiento y la ejecucin de tareas, que
tienen como propsito alcanzar las metas y los objetivos propuestos que no se alcanzaron en la
ejecucin inicial de los planes empresariales.

El plan de mejoramiento se debe construir en compaa del tutor, el aprendiz y el supervisor de


los procesos, debido a que son las personas con el conocimiento y la capacidad de identificar los
factores o aspectos del proyecto, que deben ser incluidos en el plan de mejoramiento para lograr
cumplirlos en una segunda ejecucin.

3. Pasos para la elaboracin del plan de mejoramiento


El primer paso para la elaboracin del plan de mejoramiento es identificar las fortalezas,
debilidades, problemas y necesidades de la propuesta y, con base en este anlisis, definir las
tareas objetivos y acciones que se deben llevar a cabo para superarlos. El siguiente paso es
elaborar el plan de mejoramiento e incluir toda la informacin relacionada, as como definir el
escenario que se desea alcanzar. La siguiente grfica 1 ilustra este proceso.

Figura 1. Pasos para elaborar plan de mejoramiento


Fuente: SENA






3.1. Identificar debilidades y problemas


Para la identificacin de los problemas, se debe conformar un equipo que conozca y haya
acompaado el proyecto durante las fases de planeacin y ejecucin, con el fin de identificar
todos los aspectos a mejorar y que deben ser incluidos dentro del plan de mejoramiento. Para la
realizacin de esta tarea podemos utilizar tcnicas de recoleccin de informacin, como la lluvia
de ideas y el rbol de problemas, los cuales nos sirven para analizar integralmente los
componentes del problema. A continuacin, explicaremos brevemente cada una de ellas:

a. Lluvia de ideas
La lluvia de ideas es una tcnica que requiere la conformacin de un grupo con conocimientos del
tema, para exponer ideas relevantes, que permitan identificar todos los componentes de un
problema, con lo cual se puede asegurar un anlisis integral de la problemtica y de las posibles
soluciones. Con la utilizacin de la "Lluvia de ideas" se alcanzan nuevas ideas y soluciones
creativas e innovadoras. Para el xito de esta tcnica debemos tener cuenta los siguientes tips:

Es indispensable que todos los integrantes del grupo se expresen.


Debe generarse un ambiente donde no exista miedo y haya libertad al hablar.
Se deben tener en cuenta todas las ideas expresadas sin importar su pertinencia.
Es recomendable utilizar fichas escritas para expresar las ideas, ya que se debe mantener
inicialmente el anonimato, lo que da ms libertad de expresin.
b. rbol de problemas
Segn el SENA:

El rbol de problemas es una tcnica participativa que ayuda a desarrollar ideas creativas
para identificar el problema y organizar la informacin recolectada, generando un modelo
de relaciones causales que lo explican. Esta tcnica facilita la identificacin y organizacin
de las causas y consecuencias de un problema.

El tronco del rbol es el problema central, las races son las causas y la copa los efectos. La
lgica es que cada problema es consecuencia de los que aparecen debajo de l y, a su vez,
es causante de los que estn encima, reflejando la interrelacin entre causas y efectos
(SENA, 2010).

Veamos un ejemplo de esta tcnica:

Aumentar el No hay
Efectos endeudamiento dividendos para
de la empresa los accionistas

Prdidas en
el estado de
Problema
resultados

Altos costos de
produccin y
Causas Bajos niveles de administrativos
ventas

Figura 2. Ejemplo rbol de problemas


Fuente: SENA

3.2. Definir tareas y objetivos


Para definir las tareas y los objetivos del plan de mejoramiento, podemos utilizar la tcnica
denominada rbol de objetivos, la cual, a partir de los problemas identificados, nos permite
proponer objetivos y acciones que nos ayuden a alcanzar todas las metas propuestas. A
continuacin, ampliaremos un poco ms acerca de esta tcnica:

rbol de objetivos
Es una tcnica que nos ayuda a plantear posibles soluciones a un problema identificado. Para la
elaboracin de un rbol de objetivos, se debe contar con informacin clara y completa del
problema a solucionar, que puede ser extrada del rbol de problemas construido con antelacin.

La conversin de un rbol de problemas a un rbol de objetivos requiere que los efectos se


conviertan en los fines, el problema en el objetivo y las causas en los medios.

Disminuir el Aumentar los


Fines endeudamiento dividendos para
de la empresa los accionistas

Aumentar la
Ganancias de la
Objetivo empresa en un 15%

Reducir los
Medios costos de
Aumentar las produccin y
ventas administrativos

Figura 3. Ejemplo rbol de objetivos


Fuente: SENA

3.3. Construir el plan de mejoramiento


Para el SENA, El Plan de Mejoramiento es el conjunto de elementos de control, que consolidan
las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas () (SENA,
2011). Este plan debe incluir acciones y tareas que debern ser jerarquizadas para su ejecucin,
as como un(os) responsable(s), control y seguimiento, con lo cual, se busca asegurar el logro de
los objetivos propuestos y por consiguiente de las metas planteadas en el proyecto.

Para estructurar el plan de mejoramiento se debe:

Conformar un equipo que integre los responsables (aprendices) de la ejecucin del


proyecto, un supervisor de la ejecucin y el tutor
Identificar los problemas y las debilidades del proyecto
Plantear soluciones, tareas y acciones para cumplir los objetivos planteados
Determinar los responsables de ejecutar las tareas a desarrollar as como los encargados de
hacer un seguimiento y control a las mismas
Planear recursos humanos y materiales necesarios para ejecutar las tareas
Construir un cronograma donde se estipule fecha de inicio y culminacin del plan y de cada
tarea
Identificar los indicadores de seguimiento

ACCIONES PARA CONSEGUIR EL


SEGUIMIENTO
FECHA SITUACIN FECHA OBJETIVO
N OBJETIVO
INICIO INICIAL LMITE
FECHA ACCIONES RESPONSABLE/S FECHA COMENTARIOS

Tabla 1. Formato para elaboracin del plan de mejoramiento


Fuente: www.portalcalidad.com

3.4. Seguimiento y evaluacin del plan de mejoramiento


El ltimo paso en la ejecucin del plan de mejoramiento es el seguimiento, control y la
evaluacin del mismo, por parte de las personas asignadas. La autorregulacin del plan debe ser
el resultado de los avances y logros en el cumplimiento de cada una de las tareas planteadas,
revisadas peridicamente y plasmadas en un informe de gestin.

Aristizbal, Ramrez y Snchez, en la Gua para la elaboracin del plan de mantenimiento y


mejoramiento, establecen tres acciones de mejora (pp. 11-12):

Las de corto plazo que no necesitan cambios normativos y pueden llevarse a cabo por parte
de las dependencias que las necesiten implementar
Las de mediano plazo que necesitan algn tipo de resolucin por parte de las directivas
dela empresa para llevarse a cabo
Las de plazos ms largos que requieren de un proyecto estructurado que debe ponerse a
consideracin de las directivas para organizar el presupuesto de ejecucin

Veamos lo que dicen los autores al respecto de estas acciones de mejora:

Estos tres tipos de acciones requieren definir indicadores de cumplimiento que ayuden
a efectuar un monitoreo gil sobre el avance del plan. El equipo de autoevaluacin
debe estar atento a presentar informes peridicos sobre el avance en la ejecucin del
plan, el cual debe darse a conocer a la comunidad universitaria, de esta forma se
garantiza una revisin permanente del cumplimiento de las diversas tareas y se evita
que los programas slo retomen el plan de accin en el momento en el cual les sea
requerido por la unidad acadmica, la institucin o entidades externas, o para
conseguir recursos.

El programa debe contar con herramientas tecnolgicas y personal capacitado


suficiente para realizar el seguimiento y el control de los planes de accin y ofrecer la
capacitacin necesaria para el manejo de aquellas. (Aristizbal, Ramrez y Snchez;
2005; p. 12)

4. Conclusiones
Podemos concluir que el plan de mejoramiento es una herramienta que nos ayuda a corregir las
desviaciones encontradas en la ejecucin de nuestro proyecto. La oportuna identificacin de
estos errores nos permite tomar decisiones pertinentes y oportunas para alcanzar los objetivos y
las metas trazadas inicialmente en el plan. Por esa razn, es muy importante poner a
consideracin de un grupo de expertos la evaluacin de nuestro proyecto, ya que podemos
planificar, de manera conjunta, las acciones que se deben llevar a cabo.

5. Fuentes
Aristizbal, M., Ramrez, P., y Snchez, M. (2005). Gua para la elaboracin del plan de mantenimiento y
mejoramiento. Recuperado el 10 de noviembre de 2013, de
http://es.scribd.com/doc/167673367/Guia-Plan-de-Mejoras
Universidad Industrial de Santander (s.f). Plan de mejoramiento. Recuperado el 20 de junio de 2012, de
https://www.uis.edu.co/webUIS/es/administracion/rectoria/acreditacionInstitucional/autoevaluac
ionInstitucional/informe/Plan.pdf
Universidad Tecnolgica y pedaggica de Colombia (2010). Gua para la formulacin del plan de
mejoramiento resultado de la autoevaluacin de los programas acadmicos. Recuperado el 20 de
junio de 2012, de
http://virtual.uptc.edu.co/acreditacion/MODELO/ANEXOS/GUIASYFORMATOS/GUIAS/GUIA_05_PLA
N%20DE%20MEJORAMIENTO.pdf
Portalcalidad. (2007). Formato para documentar un plan de mejora basado en objetivos. Recuperado el 25
de junio de 2012, de http://www.portalcalidad.com/docs/246-
formato_documentar_plan_mejora_basado_objetivos

6. Crditos
Experto tcnico-pedaggico
Oscar Daniel Carvajal C.
Economista. Especialista en direccin de proyectos y comercio electrnico
Centro de Gestin de Mercados, Logstica y TIC, Regional Distrito Capital.

Asesor didctico
Carlos Andrs Huertas
Licenciado en lingstica y literatura. Realizador de cine y artes audiovisuales
Centro de Gestin de Mercados, Logstica y TIC, Regional Distrito Capital

Diseador grfico
Carolina Salavarrieta Castro
Diseadora Grfica, Universidad Jorge Tadeo Lozano
Centro de Gestin de Mercados, Logstica y Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin. Regional Distrito capital