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Fundamentos de Planificación PDF
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Planificacin
Explicar algunas tcnicas y herramientas que los directivos pueden utilizar para
planificar
2. Elementos de la planificacin 14
3. Jerarqua de la planificacin 17
4. Tipologa de planes 15
Bibliografa
40
1. Qu
Q se entiende p
por Planificacin?
Un compaero que haba asistido a uno de mis seminarios sobre las tcnicas de la
gestin de p
g proyectos
y me cont q
que al regresar
g del mismo organiz
g una reunin del
equipo del proyecto para preparar un plan. Su jefe le pidi que saliera un
momento de la sala donde se estaba desarrollando la reunin. Qu ests
haciendo? le pregunt el jefe.
jefe Planificando nuestro proyecto-
proyecto explic el hombre.
hombre
Pero, si no tenis tiempo para estas tonteras le dijo el jefe- Hazles salir de la
sala y que vuelvan a su trabajo inmediatamente!. Est claro que su jefe no crea
en la planificacin. Por qu entonces envi a ese hombre a un programa de
formacin si no crea en lo que le iban a ensear?
L i (2004
Lewis (2004; p. 29)
1. Qu se entiende por Planificacin?
Evaluar riesgos
Planes
Momento
Misin futuro
Momento
actual
quemar las naves y
lanzarse a la aventura
La planificacin
tiene un carcter finalista: slo cobra sentido si con ella se logra contribuir a la
consecucin de los adecuados objetivos organizativos con ms probabilidades que sin
llevarla a cabo
Implica
p desarrollar un p
proceso formal y sistemtico: requiere
q un anlisis de la
realidad y la consideracin de previsiones sobre un nmero cada vez mayor de variables.
Requiere llevar a cabo una serie de actividades, complejas, desarrolladas por toda la
organizacin: debe ser conocida y comunicada a todos los miembros de la
organizacin.
Por qu planificar?
1) Para marcar una direccin. Hace posible elegir dnde se quiere estar en un futuro.
2) Hace posible que todas las personas cuyos esfuerzos se requerirn para
alcanzar los propsitos, conozcan los objetivos (el dnde se quiere llegar).Si
todos saben hacia dnde nos dirigimos,
dirigimos todos podrn aportar para alcanzar las metas,
metas
coordinarse y cooperar lo necesario para conseguirlas.
3)
) Para reducir la incertidumbre. Aunque
q no se p
podr eliminar del todo,, al obligar
g a los
directivos a mirar hacia adelante, se les obliga a anticipar cambios, considerar los
impactos de stos y preparar respuestas. En definitiva, se pretende prever los cambios
para preparar cursos de accin eficaces,
eficaces evitando as futuros problemas.
problemas
5) Para establecer los criterios que servirn para controlar. Al definir metas y
objetivos a cumplir, se dan los criterios que en la fase de control se debern comparar
con el desempeo obtenido.
1. Qu se entiende por Planificacin?
Pl ifi
Planificacin
i y Desempeo
D (Robbins y Coulter, 2005, p. 159)
2)
) La p
planificacin es un p
proceso continuo. Los p
planes son como un mapa,
p ,ppero el
destino cambia una y otra vez por obra de las condiciones dinmicas del mercado.
(p. 172)
5)
) Una buena p
planificacin en entornos dinmicos est sujeta
j a dejar
j que se
q
puedan responsabilizar de establecer metas y trazar planes los niveles
inferiores (nivel tctico y operativo)
1. Qu se entiende por Planificacin?
Objetivos
j
Accin
Entorno
Planificacin Resultados
Control
2. Elementos de la planificacin
p
Misin
Objetivos
Planes
Polticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
2. Elementos de la planificacin
Planes: Documentos en los que se explica cmo se van a alcanzar las metas, as como al
g
asignacin de recursos,, calendarios y otras acciones necesarias p
para concretarlas. ((Robbins y
Programa: Conjunto de planes de una sola vez (diseados para una actividad o un periodo
especfico) para un proyecto importante dentro de las metas globales de la organizacin.
organizacin La
alta direccin disea y vigila los programas. Ejemplos: la construccin de una planta
manufacturera o la fusin de dos compaas. (Robbins y DeCenzo, 2008; pp. 76-77)
Presupuestos: Expresan la
l cuantificacin
f (normalmente
( l en trminos
monetarios)) de
d los
l
planes (Hernndez, 2012). Plan numrico que expresa resultados esperados en trminos
monetarios para un periodo especfico; se usa como gua de planificacin y dispositivo de
control. Son considerados herramientas de planificacin y control. En su elaboracin
participan casi todos los directivos de cualquier nivel. Por lo general, los supervisores
preparan su presupuesto de gastos del departamento y lo presentan al gerente de nivel
inmediato superior para su revisin y aprobacin. Los tiene que aprobar la alta direccin.
(Robbins y DeCenzo, 2008; pp. 76-77)
3. La jjerarqua
q de la p
planificacin
Amplitud de
Plazo Especificidad Frecuencia
enfoque
Estratgicos Largo plazo Direccionales nicos
Tcticos Medio plazo
Operativos Corto plazo Especficos Permanentes
Es necesario que los planes a corto plazo contribuyan de manera inequvoca a alcanzar los
definidos para el largo plazo.
plazo
Cuando se clasifica un plan en funcin del plazo, no se hace en relacin con el tiempo de
ejecucin que precisa, sino con el plazo en el que dejar sentir sus consecuencias.
El plazo para el que se necesita tener previsiones y establecer planes a futuro depende de
muchas circunstancias tales como la incertidumbre del sector especfico,
especfico el volumen de
recursos comprometidos, el rea geogrfica, etc.
4. Tipologa de planes
EJEMPLO:
Una compaa
pequea quera
incrementar su participacin
de mercado de
15 a 20% en un periodo de tres aos.
Para que un objetivo est bien definido debe cumplir varios requisitos.
Debe:
Debe
Ser ESPECFICO: Debe ser una afirmacin concreta de los logros esperados.
1) Que
Q l metas
las t cumplan
l l requisitos
los i it para estar
t bien
bi d fi id
definidas
Jerarqua de objetivos:
1. Objetivos Organizativos
- Objetivos estratgicos
- Objetivos tcticos
- Objetivos operativos
2. Objetivos individuales
5. Definicin y tipologa de objetivos
Tipologa de objetivos
Fuente: Elaboracin propia a partir de Hernndez (2012)
Misin
Abiertos
Concrecin
Cerrados
Financieros
Finalidad
Estratgicos
Produccin
rea Comerciales
Financieros
Etc.
5. Definicin y tipologa de objetivos
EJEMPLO:
2. Establecimiento de objetivos
j
3. Identificacin de opciones
4. Evaluacin de opciones
p
6. Formulacin de p
planes de apoyo
p y
7. Presupuestacin
7. Tcnicas y herramientas de p
planificacin
Tcnicas de
elaboracin de
pronsticos:
4) PROGRAMACIN: Es una tcnica que sirve para detallar qu actividades hay que
hacer en qu orden,
hacer, orden quin hace cada una y cundo hay que terminarlas.
terminarlas Grficos de
Gantt, de cargas (modificacin de la grfica de Gantt en la que en el eje vertical se
anotan departamentos o recursos), PERT (diagrama de flujo en el que se muestran las
actividades necesarias para realizar un proyecto - atendiendo a si son independientes
unas de otras - y el tiempo o coste de cada una de ellas), son ejemplos de mecanismos
de programacin.
1) Especificidad de metas
Los objetivos se fijan con la
2) Toma de decisiones participativa participacin de los individuos
y sta es la razn y la
3) Plazo explcito motivacin de sus esfuerzos
para conseguirlos.
conseguirlos Los hace
4) Retroalimentacin del desempeo deseables.
8. La Direccin por objetivos (DPO)
2)) Los
os p
principales
c pa es objet
objetivos
os se as
asignan
g a a las
as u
unidades,
dades, d
divisiones
s o es y depa
departamentos
ta e tos
3) Los gerentes de las unidades fijan los objetivos del rea con sus jefes
7) R
Revisin
i i peridica
idi d l progreso. Se
del S debe
d b formalizar
f li una sistemtica
i t ti evaluacin
l i del
d l
desempeo, con el fin de reconducir comportamientos si fuera necesario
Ni l d
Nivel de
direccin
1 general 4
Definicin de Aprobacin de
la misin y de estndares y
los objetivos a medidas de
largo plazo 3 control
Acuerdo sobre 6 7
los objetivos PLANES EVALUACIN
de la DE DEL
organizacin e ACCIN
CC PROGRESO
individuales 5
2 Definicin de
Preparacin de incentivos y
los objetivos niveles de
especficos realizacin
Otros niveles
ni eles 8
jerrquicos Formulacin y
aplicaciones
de acciones
correctoras
8
EVALUACIN
DEL
DESEMPEO
8. La Direccin por objetivos (DPO)
BENEFICIOS INCONVENIENTES
Fuente: Elaboracin propia a partir de Daft (2004), Hernndez (2012) y Robbins y Coulter (2005)
8. La Direccin por objetivos (DPO)
Principales
p frenos a la implementacin
p de una DPO:
- Prdida de tiempo.
LECTURA
LECTURA (cont.)
Hellriegel, D.; Jakson, S.E. y Slocum, J.W. Jr. (2002): Administracin: Un enfoque
basado en competencias, 9 ed., Mxico: Thomson.
Robbins
Robbins, S.P.
S P y DeCenzo,
DeCenzo D.A.
D A (2008): Supervisin,
Supervisin 55 ed.,
ed Mxico: Pearson
Educacin.