LICENCIATURA EN GESTIÓN DEL DEPORTE

DISEÑO Y ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS DEPORTIVOS

Lic. VÍCTOR SERGIO GROUPIERRE

PROGRAMA DEL CURSO

1. Objetivos del curso.

2. Organizar es planificar.

3. Instrumentos de planificación.

1
 1. Objetivos del curso
a.Todos organizan, pero los buenos
organizadores son escasos.

b.Cuanto más importante es el evento, mayores

son los riesgos (inversión en recursos
humanos, costos financieros ) y el éxito se torna
indispensable.

c.Cada evento deportivo constituye un caso

particular pero hay puntos de contacto en
todas las organizaciones.

1. Objetivos del curso (Continuación)

d. Se trata de conocer, comprender,

experimentar un método de organización y
técnicas:

1) Tan simples como sea posible y aplicables a

cualquier tipo de evento,

2) Que permitan al mismo tiempo reducir los

riesgos y garantizar la satisfacción de todos
(deportistas, espectadores, organizadores,
esponsors, etc.).

2
 2. Organizar es planificar

2.1. Introducción a la planificación.

2.2. Los diferentes tipos de planificación.

2.3. Los elementos del plan de acción.

2.4. Métodos (instrumentos) para planificar.

2.1. Introducción a la planificación

Planificar es una actividad que se lleva

a cabo en casi todas las situaciones de
la vida cotidiana: para organizar
vacaciones, para ir al cine, ver un
partido de fútbol, hay que planificar, es
decir fijarse un objetivo y poner en
marcha los medios para poder
lograrlo.
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 2.1. Introducción a la planificación
(continuación)
En una organización, la planificación
juega un rol primordial, que eclipsa
con frecuencia las otras funciones: nos
obliga a determinar objetivos
precisos, a fijar las fechas límite para
la realización de cada actividad, de los
proyectos o de la finalización del
programa.
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2.1. Introducción a la planificación

(continuación)

Planificar significa decidir hoy lo que se debe

hacer mañana y nos obliga a preparar de
manera lógica y sistemática, la ejecución de
tareas entre el punto A (hoy) y el punto B
(mañana).

Se la puede definir como un proceso continuo

que permite identificar los objetivos a
alcanzar y los medios más ventajosos para
realizarlos.

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 2.2. Diferentes tipos de planificación
Las planificaciones pueden ser clasificadas:

1) Según el tiempo que lleva su realización:

a) Planificación a corto plazo: ejemplos:

– Organizar una reunión el mismo día.

– Elaborar los horarios de la semana siguiente,

etc. (todo lo que lleva de un mes a dos de
realización).

2.2. Diferentes tipos de planificación

(continuación)

b) Planificaciones a mediano plazo:

– Preparar el presupuesto para la asamblea anual.

c) Planificaciones a largo plazo:

– Generalmente duran más de un año.

– Construcción de nuevas instalaciones deportivas .

– Planificaciones trienales y cuatrienales.

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 2.2. Diferentes tipos de planificación
(continuación)
2) Según el tiempo de utilización:
a) 1 única utilización:
• Planificación de un match para un solo encuentro.

b) Varias jornadas: con adaptaciones.

• Una planificación de curso, hecha por un profesor.

c) Utilización permanente: se deben diferenciar en este caso:

• Las políticas (principios generales para orientar las acciones

concretas).
• Los procedimientos (métodos de trabajo y mecanismos de
funcionamiento para llevarlas a la práctica).

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2.2. Diferentes tipos de planificación

(continuación)
3) según su aplicación:

a) Planificación estratégica:
» ¿Qué hacer con los recursos de la estructura?

» ¿Cómo planificar los grandes objetivos, las políticas?

b) Planificación estructural:

» ¿Cómo disponer y coordinar los diferentes recursos?

» ¿Cuál es la estructura de funcionamiento, cómo se distribuyen

las tareas, la información, el control y la evaluación?
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 2.2. Diferentes tipos de planificacion
(continuación)
c) Planificación operativa:

– ¿Cuáles son las operaciones, las tareas concretas que

nos permiten tener la seguridad de que hacemos bien las
cosas?

El conjunto constituye un plan de acción

que se puede presentar en forma de
esquema:

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2.3. Elementos del plan de acción

PREGUNTA ELEMENTOS DEL PLAN TIPO DE
PLANIFICACIÓN
¿Por qué? • Funciones de la organiza- Estratégica
ción.
• Finalidades (Múltiples).
• Objetivos (Variados).
¿Qué? • Tareas y responsabilidades. Estructural
• Programa de actividades.
• Proyectos prioritarios.
¿Quién? • Capacidad de las personas. Estructural
• Recursos humanos.
• Estructura (relaciones jerár-
quicas). 14

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 2.3. Elementos del plan de acción

PREGUNTA ELEMENTOS DEL PLAN TIPO DE

PLANIFICACIÓN
¿Cómo? • Métodos de trabajo. Operativa
• Motivación del personal.
• Normas de evaluación.
• Políticas y procedimientos.
¿Cuánto? • Recursos financieros. Operativa
• Presupuesto (ingresos y
egresos).
¿Dónde? • Recursos materiales. Operativa
• Instalaciones y equipamien-
to.
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2.3. Elementos del plan de acción

PREGUNTA ELEMENTOS DEL PLAN TIPO DE

PLANIFICACIÓN
¿Cuándo? • Recursos temporarios. Operativa
• Calendario de vencimientos,
horarios.
• Prioridades a corto, media-
no y largo plazo .

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 3. Métodos de planificación: introducción

• Numerosos son los métodos o instrumentos

disponibles; entre ellos algunos han sido
utilizados para organizar programas o eventos
deportivos.
• Se los puede clasificar en distintas categorías
que van desde “papel y lápiz“ a métodos
matemáticos complejos.
• Algunos métodos son más eficaces en la etapa
de elaboración de los objetivos (1ra. fase del
plan de acción).
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3. Métodos de planificación: introducción

• Otros para planificar a 3, 5 ó 10 años.

• Algunos son más aptos para la planificación de

presupuestos o financiera.

• Otros para la planificación de estrategias o para

la planificación operativa.

TODOS sirven a la vez para planificar, y

controlar, es decir para tomar decisiones.
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 3. Métodos de planificación: introducción

Se los puede clasificar en 3 grandes categorías:

1. Los métodos de reflexión intuitiva:

- Descubrimiento de nuevas ideas.

- Técnica DELPHI.

- Redacción de ciencia ficción.

- Etc.

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3. Métodos de planificación: introducción

2. Métodos de previsión preliminares que

contienen informaciones tales como:
- Extrapolación de series temporales, de
tendencias y sucesos precursores.

- Curvas de crecimiento.

- Método de los escenarios.

- Analogía histórica, las simulaciones de

empresas.

- Teoría del juego, etc.

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 3. Métodos de planificación: introducción

3. Los métodos de previsión normativa que

utilizan:
- Matrices de decisión verticales y
horizontales.

- El método de redes.

- Análisis de sistemas.

- Investigaciones operativas, etc.

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3. Métodos de planificación: introducción

Muchas de estas técnicas son muy

complejas y se aplican más en el campo de
la industria y la tecnología, sin embargo
algunas de ellas han sido trasladadas al
ámbito deportivo y vale la pena
desarrollarlas aquí.

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 3. Métodos de planificación: introducción

1. En los métodos de reflexión intuitiva:

1.1. Técnica de descubrimiento de ideas, frecuentemente

llamada “brain storming” (tormenta de ideas):

• Reunir a los participantes (de la organización o expertos

de afuera).

• Permitirles expresar todas sus ideas acerca del tema.

• Recurrir a subgrupos de ser necesario.

• Organizar la rotación de los actores para incrementar la

interacción (buzz-groups).

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3. Métodos de planificación: introducción

1.2 El método DELPHI:

Se organizan una serie de sesiones tipo brain-storming por

correo (e-mails) para recabar y clasificar la opinión de los
expertos hasta lograr el consenso.

Ventajas: el anonimato que impide el efecto de influencias

recíprocas sobre la opinión de cada uno.

Inconvenientes: puede llevar mucho tiempo (hasta 5

rondas de preguntas).

Se utiliza mayoritariamente para definir los ejes esenciales

del desarrollo de la organización.

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 3. Métodos de planificación: introducción

2. Otros métodos más específicos:

2.1. El método PERT (Program Evaluation Review

Technic):

– Adaptado a la elaboración del proyecto de misiles Polaris

en E.U. en 1958, se basa en la teoría de la representación
gráfica de las funciones:

– Utilizando una red de flechas y círculos, grafica la relación

entre las diversas actividades relacionadas con el proyecto
(ver doc).

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25

Ejemplo de red tipo PERT

30(60) 30(60)
70(105) 6 10(25) 30(60) 9 10 11
9 10
45(45)
5 8 8
3 14
20(90) 10(25)
1(60) 2 60(90) 7
1 1 2 60(65) 5 7 12 13 14 18 Etc.
30(60) 6 11 12 13
3 4 4
15 45(60)
45(60) 45(60)
15 16 17
16 17

• Cada círculo representa una actividad o una etapa importante de la

realización del proyecto.

• Indica los tiempos estimados para cada actividad importantes.

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 ¿Cómo confeccionar un PERT?

1. Confeccionar una lista clara y detallada de las

actividades indispensables para la realización del
proyecto (una flecha sola para c/actividad).

2. Determinar la secuencia o el orden de realización

de las actividades.

3. Determinar cuáles son las acciones o etapas

esenciales a la ejecución del proyecto.

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4. Confeccionar el gráfico mostrando la sucesión de las

diferentes etapas o acciones:

– Siempre hay progresión en el tiempo.

– No se debe repetir nunca la misma etapa.

– No debe haber nunca circuitos cerrados en la red.

5. Calcular el tiempo necesario para el desarrollo de

cada actividad y representarlo en el gráfico (1ra. cifra:
tiempo optimista, tiempo pesimista).

6. Determinar el tiempo total requerido, a partir de un

cálculo de tiempo pesimista para cada fase.

Se puede aplicar la fórmula de Haimann y Scott (1979) para

calcular el tiempo estimado (te) teniendo en cuenta el to, el tp y
el tiempo real (tv): te = (to + 4tv + tp)/ 6
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28

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 3. Métodos de planificación: introducción

Ventajas:

• Buena estimación del tiempo de realización de un

programa.
• Detecta actividades que pueden provocar demoras en la
realización del programa.
• Permite una mejor reflexión sobre la forma de reducción
del tiempo necesario.
• Finalmente, permite representar gráficamente el
encadenamiento sucesivo de etapas para la realización
del programa y saber a qué actividades clave hay que
otorgar los recursos para respetar el calendario de
vencimientos. 29

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3. Métodos de planificación: introducción

El método Pert ha sido utilizado para enviar al hombre a

la luna, para construir villas e instalaciones olímpicas: es,
por lo tanto un método de probada eficacia en grandes
proyectos.

Conclusión: lo importante es el trabajo de reflexión

sistemática llevado a cabo por la totalidad del equipo.

Pocas veces se ha llegado a buen fin aplicando este

método una sola vez, generalmente hacen falta varios
intentos.
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 3. Métodos de planificación: introducción
2.2. El C.P.M. (Método del Camino Crítico) es
un tipo de método Pert simplificado.
Du Pont de Nemours lo adaptó en la misma
época.

• La lógica y los procedimientos son los mismos, pero la

relación temporal entre las diversas acciones es
establecida a partir de fechas (tiempo real).

• Los métodos Pert o CPM son útiles para realizar

proyectos más complejos.

• Nos permiten al mismo tiempo planificar y controlar.

• De este modo, si una etapa se demora, se puede decidir

otorgarle más recursos financieros o humanos a una
acción para no demorar la realización del proyecto total.
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3. Métodos de planificación: introducción

2.3. El método P.P.B.E.S. (Planning Programming

Budgeting Evaluation System) ha sido
concebido por Rand Corporation y utilizado en el
Dpto. americano de Defensa en 1960.

– Pone especial énfasis en la relación entre los

programas y su presupuesto.

– Es un método racional de distribución de recursos

financieros a los diferentes componentes del
programa.

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 3. Métodos de planificación: introducción

2.4. Para concluir, otra técnica consiste en

determinar la lista de tareas a realizar, luego
colocarlas en un calendario de vencimiento, que
puede ser confeccionado en forma de diagrama
de GANTT (Sistema de distribución lógico –
temporal de tareas).

Esta es la técnica que utilizaremos en la parte

práctica de nuestro curso.

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ORGANIZAR Y DIRIGIR UN
EVENTO DEPORTIVO

2da. parte: Aspectos prácticos

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 Plan del Curso

1. Objetivos.

2. Metodología y herramientas.

3. Puesta en marcha del método y las

herramientas.

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1. Objetivos del Curso

1.1. Objetivos estratégicos.

1.2. Objetivos estructurales.

1.3. Objetivos operacionales.

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 1.1. Objetivos estratégicos

• Ser capaz de poner en marcha un plan

de acción para organizar juntos un
evento deportivo.

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1.2. Objetivos estructurales

• Conocer un método de planificación

racional aplicable a la organización de
un evento.

• Conocer las herramientas prácticas

para esta planificación.

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 1.3. Objetivos operacionales

• Aplicar el método y las

herramientas a la organización de
un evento deportivo real.

• Este evento estará integrado en la

formación con el título de
“proyecto colectivo tutelado”.

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2. Metodología y herramientas

Se distinguirán 4 etapas sucesivas:

1. La fase de concepción.

2. La fase de preparación.

3. El desarrollo del evento.

4. El balance.

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 1. La fase de concepción
Se distinguen aquí 5 subtareas principales:

1. Elegir el evento.

2. Definir los objetivos.

3. Redactar la hoja de ruta.

4. Establecer el comité organizador.

5. Construir la estructura (organigrama).

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2. La fase de preparación
• Puede llevar varios meses o aún años, en el
caso de las grandes competencias
internacionales.
• En la forma “papel y lápiz”, partiendo de la
estructura, consiste en:
1. Trabajar en comisiones.

2. Construir los cuadros de responsabilidad.

3. Establecer un calendario.
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 3. El desarrollo del evento
• Es la concreción y coronación del trabajo de
la etapa anterior.

• Las tareas de cada uno son claramente

definidas, en un planning, en espacio y
tiempo.

• No obstante, será necesario hacer frente a

imprevistos.

• Se les recordará luego los principales pues-

tos a crear.
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4. El balance
• Organizativos.
• Financieros.
• Comercial.
• La comunicación.
• El público.
• El deportista.
• La política, etc.
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 2. Metodología y herramientas

• Luego de esta presentación

general del método, vamos a
retomar cada fase para desa-
rrollarla, presentar las herramien-
tas pertinentes y organizar la pues-
ta en marcha.

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1. Concebir el evento
* Seleccionar el evento.
* Definir la estrategia y los objetivos.
* Redactar la hoja de ruta.
* Poner en marcha el comité organizador.
* Construir la estructura (organigrama).

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 1.1. Seleccionar el evento
• Debe ser original y/o novedoso.

• Debe ser factible.

• Sin embargo, debe ser suficientemente

atractivo para motivar a una mayoría.

• Se debe poder transmitir.

• Debe ser comprendido y aceptado por el

grupo.
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1. 2. Definir los objetivos: planificación

estratégica ¿Por qué?

• No es suficiente elegir el evento. Para

evitar problemas futuros:

• Es necesario primero ponerse de

acuerdo sobre los objetivos a alcanzar.

• Luego se clasificarán por tipos

(cualitativos, cuantitativos) y por orden
de prioridad.
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 1. 2. Definir los objetivos.
Algunos ejemplos
• Adquirir capacitación profesional, aprender a
organizar.

• Trabajar en equipo.

• Crear un evento deportivo, promover una

nueva actividad.

• Comunicar a partir de dicho evento.

• Encontrar partenaires para el desarrollo, etc.

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1.3. Redactar la «Hoja de Ruta»

• Comenzamos a reflexionar sobre :
¿Quién? ¿Qué? ¿Cómo?

• La hoja de ruta es el documento escrito, real,

que expresa, más o menos detallada y
sintéticamente:
– Los objetivos.
– Las modalidades prácticas.
– Las dificultades de la organización.

• Puede ser más o menos impuesta desde afuera

(autoridad administrativa o deportiva).
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 1.3. Redactar la hoja de ruta
(continúa)
• Se debe precisar mínimamente:
– ¿Qué actividad deportiva?
– ¿Para qué público?

– Lugar, fecha y duración.

– ¿Qué recursos humanos?

– ¿Qué logística y material?

– ¿Qué financiación?
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1.4. Establecer el Comité

Organizador
• Toda organización tiene una estructura que se
refleja en el organigrama que divide el trabajo
en sub-sistemas llamados comisiones o
divisiones operativas.

• Un comité organizador reúne a los principales

asociados y/o prestatarios, y a veces a
personalidades influyentes que poseen una red
de conexiones útiles.
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 1.4. (sigue) ¿A quién designar en
el comité organizador?
• Un “PADRINO” (deportista conocido) que apoya
y presta su imagen.
• Personalidades conocidas por su “mundo de
relaciones” .
• Personas conocidas por su capacidad o sus
relaciones en áreas útiles para la organización:
derecho, marketing, medios, etc.
• Y por supuesto, los responsables del proyecto.
• Para ser eficaz, entre 8 y 10 personas son
suficientes. 53

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1.4. (sigue) El rol del Comité

Organizador
Reflexión, coordinación y apoyo:
• Ayuda a precisar los objetivos.
• Aprueba y apoya los planes de acción.
• Participa en la redacción de la hoja de ruta y del
“planning”.
• Acompaña el desarrollo del proyecto y las etapas a
respetar.
• Puede aprobar las decisiones financieras, etc.
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 1.5. Construir la estructura
(organigrama)
• La estructura (organigrama) muestra la
relaciones jerárquicas:
– ¿Qué hace cada uno?

– ¿Quién autoriza a quién?

– ¿A quién debemos rendir cuentas de nuestro

trabajo?

• Permite comenzar a relacionar las tareas con

los ejecutantes o quienes son responsables de
ellas.
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1.5. (continúa) Construir la

estructura (organigrama)

• Cuanto más importante es la organización, más

complejas son las relaciones entre las personas:
hay que distribuir las tareas creando
departamentos, direcciones o comisiones.

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 1.5. (continúa) Construir la
estructura (organigrama)

1ra. etapa: reflexionar juntos sobre los

tipos de tareas a realizar y sobre su
reagrupamiento en funciones principales
llamadas también comisiones o
direcciones.

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1.5. (continúa) Construir la

estructura (organigrama)
• Se emplean generalmente las siguientes funciones:
– Administrativa y financiera.
– Legislativa y de seguridad.
– Comunicación y difusión.
– Comercial y esponsors.
– Logística.
– Deportiva.

• Las funciones deberán ser coordinadas: es el rol del

jefe de proyecto.
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 1.5. (continúa) Construir la estructura
(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:

1. Lo administrativo y financiero que comprende:

• La secretaría: su rol:
• Administrar correo, fax, fotocopias, e-mails, pág. web y
llamadas telefónicas.

• Preparar invitaciones y credenciales para las otras

comisiones.

• Debe disponer de material apropiado: fax, teléfono, PC

con acceso a internet, fotocopiadora, etc.
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1.5. (continúa) Construir la estructura

(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:
1. Administrativo y financiero. Abarca:
• La contabilidad: rol:
- Prever un presupuesto en función de las necesidades de
las comisiones.
- Administrar las cuentas: facturas, pagos, ingresos,
impuestos, ganancias y gastos del espectáculo, etc.
- El control del presupuesto y una evaluación de riesgos son
permanentes.

- La utilización de una contabilidad analítica puede ser muy

útil.
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 1.5. (continúa) Construir la estructura
(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:
1. Lo administrativo y financiero comprende:
– Las entradas:
• Responde a reglas precisas según el lugar, público, los
precios e impuestos.
• La venta de entradas es una transacción comercial que
implica responsabilidad civil del organizador frente al
espectador.
• Son necesarios talones de entradas. Se puede apelar a
redes de distribución especializadas y a programas de
gestión específicos.
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1.5. (continúa) Construir la estructura

(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:

2. Legales y seguridad.
– Las obligaciones del organizador son numerosas y diversas
según el deporte, las características o el lugar del evento.

– Para los espectadores, la entrada es el documento que hace

responsables de su seguridad al organizador.

– Deberán ser evaluadas todas las necesidades (servicios de

seguridad, médicos, policía, bomberos, etc.), materiales
(vallados, primeros auxilios, ambulancias, intercomunicadores,
planes de evacuación) y organizarlos.
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 1.5. (continúa) Construir la estructura
(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:
3. Comunicación y medios:
– El deporte es un poderoso vector de comunicación que moviliza
procesos emocionales, que debemos controlar para que sean
eficientes.

– Primero se debe definir un plan de comunicación (eje, visual,

slogan), no dudar en innovar, en hacer soñar.

– Elegir luego los recursos (logo, afiche, plaqueta) y los canales

de comunicación (radio, TV, prensa, etc.).

– Finalmente evaluar a los medios para tratar de asociarlos al

evento, como lo son los esponsors. 63

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1.5. (continúa) Construir la estructura

(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:

4. Comercial y esponsoreo:
– Para financiar el evento, los recursos propios (inscripciones,
buffet, productos derivados, etc.) son generalmente
insuficientes.

– Se trata entonces de vender el evento a partenaires

(públicos), mecenas o sponsors (empresas privadas que
propagarán su imagen y fama) y a fidelizarlos.

– Estas técnicas de venta a partenaires o sponsors deberán

ser estudiadas en otro curso y aplicadas aquí (estudio de
casos).
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 1.5. (continúa) Construir la estructura
(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:
5. La logística
– Se ocupa de la preparación y organización del terreno del
evento.

– Se ocupa del montaje, mantenimiento y de desmontar las

infraestructuras y los diferentes productos anexos del evento.

– Utiliza con frecuencia prestatarios especializados y

competentes.

– Si las infraestructuras existen, la comisión logística puede

ocuparse de la gestión del alojamiento, la restauración y el
transporte. 65

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1.5. (continúa) Construir la estructura

(organigrama)
Las grandes funciones habitualmente
utilizadas:
6. Aspecto deportivo
– Es el fundamental, el núcleo duro del evento, de la preparación y de
la comunicación.
– La comisión deportiva concibe la prueba, la prepara y luego gestiona
la competencia y los oponentes. Debe:
• Evaluar deseos humanos, materiales.
• Redactar el reglamento y aplicarlo.
• Organizar el espacio de práctica.
• Gestión de la legislación y seguridad.
• Calcular, distribuir los resultados a participantes y a los medios, etc.
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 1.5. (continúa) Construir la
estructura (organigrama)

• Usted no está obligado a seguir esta división de

las funciones, pero su elección deberá ser
conocida, comprendida y aceptada por todos.

• Una vez aceptada la estructura, ustedes se

distribuirán en las distintas comisiones en
función de sus capacidades, deseos e intereses,
para comenzar a preparar el evento.

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2. PREPARAR EL EVENTO
1. TRABAJAR EN COMISIONES
* Administrativa y financiera.
* Legislativa y de seguridad.
* Comunicación y medios.
* Comercial y de asociados.
* Logística.
* Deportiva.

2. CONSTRUIR EL CUADRO DE RESPONSABILIDADES

3. CONSTRUIR EL CALENDARIO

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34
 2da. fase: La fase de preparación
• El principio de trabajo es siempre el mismo:
consiste en reflexionar sobre TODAS las tareas
y subtareas a realizar (¿qué?) a ordenar
cronológicamente, distribuir responsabilidades
(¿quién?) y crear un calendario (¿cuándo?).

• La herramienta más utilizada para este trabajo

es un diagrama de Gantt.

• Se puede realizar en papel, o con la ayuda de

un programa informático especializado.
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Construir un diagrama de Gantt

• Vale más saber hacerlo en papel antes de
utilizar un programa especial: el método de
reflexión es idéntico y toda organización, aún
pequeña, podrá realizarlo así.
• Sobre papel, procedemos en 2 etapas:
– Escribimos una lista de tareas por comisión: es el cuadro de
responsabilidades.
– Volcamos todo en una planilla.

• En informática, el calendario se hace

automáticamente.
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 2.1. Construir un cuadro de
responsabilidades
Utilizar una planilla de este tipo para relacionar las tareas con los ejecutantes.

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2.1. Construir un cuadro de

responsabilidades (sigue)
Trabajo a realizar:
Designar un jefe de proyecto (¿voto?)
1. Distribuirse en comisiones.
2. Designar a los responsables de comisión.
3. Escribir en borrador la lista de tareas y subtareas.
4. Ordenar cronológicamente (búscar los “predecesores”).
5. Escribir en el documento la lista de tareas y sub-tareas.
6. Consignas para redactar: frases cortas, comenzando
por un verbo de acción infinitivo.

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 2.1.1. Construir un cuadro de
responsabilidades (sigue)
• Algunas precisiones por comisión:
Aspectos legales y de seguridad:
– Pedir las autorizaciones (ministerios, asociaciones nacionales,
colectividades territoriales, policia, etc.).
– Buscar los textos reglamentarios, declarar la manifestación, organizar
el servicio de seguridad.
– Estudiar las vías de acceso peatonales y rutas, los problemas de
higiene.
– Suscribir los seguros de responsabilidad civil de personas y bienes.
– ¿Tener un consentimiento deportivo?
– ¿Hacer aprobar el sitio?

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2.1.1. Construir un cuadro de

responsabilidades (sigue)
Comercial y esponsoreo:

- Construir una oferta comercial coherente y sólida, fijar metas.

- Hacer el inventario de los “productos” que se pueden vender a los

sponsors (emplazamiento, stand, partenaire total).

- Elaborar un dossier comercial y buscar los partenaires.

- Constituir un fichero de partenaires.

- Localizar a los partenaires (¿mailing?, ¿teléfono?, preparar guía de

entrevistas).

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 2.1.1. Construir un cuadro de
responsabilidades (sigue)
La comisión logística:
- Aporta respuestas técnicas a las otras comisiones con las que
está en relación permanente:
* Para comercial: hacer carteles publicitarios e
instalarlos,instalar los stands comerciales, etc.
* Para comunicación: instalar la sala de prensa y
telecomunicaciones, etc.
* Para deportivo: instalar el espacio de práctica, recepción
asistentes, etc.
* Para seguridad: montar puestos de auxilio, y Central de
Seguridad, etc.

75

75

2.1.1. Construir un cuadro de

responsabilidades (sigue)
Comisión logística (sigue):
- Realizar el plan de ocupación, instalar las barreras,
señalización, etc.
- Hacer el inventario de necesidades: conexiones eléctricas,
llegada y salida de aguas, containers y cestos de residuos,
mesas, sillas, sonido, iluminación, bungalows, carpas, buffets,
tribunas, podios, sanitarios, decoración.
- Verificar el buen estado, funcionamiento, y mantenimiento de
todo.
- Establecer el planning de instalación, de utilización y
desmonte del sitio, etc.
76

76

38
 2.1. Construir el cuadro de
responsabilidades (continúa)
• Es necesario ahora volver a trabajar todos
juntos: un portavoz por comisión escribe y
detalla para todos su lista de tareas principales
para coordinar y evitar repeticiones.

• Luego se buscan a los “predecesores” y

“sucesores” eventuales de cada tarea (ej.: la
tarea 5 puede comenzar si la tarea 2 está
finalizada y será seguida obligatoriamente de la
tarea 7).
77

77

2.1. Construir un cuadro de

responsabilidades
2. Repartir responsabilidades en cada comisión:
Escribir para cada tarea o subtarea:
– ¿Quién decide?
– ¿Quién ejecuta?
– ¿Quién controla?
– ¿Quién coordina?
– ¿Si cabe, quién está informado?

Se trata de organizar los puestos de trabajo en

relación con las capacidades (= conocimientos y
experiencia) de los participantes.
78

78

39
 2.2. Construir un calendario o
retro-planning

• Una vez finalizada la reflexión sobre el tipo de tareas a

realizar, es necesario introducir la variable temporal: su
duración.

• Se procede generalmente a la inversa, es decir que

inscribimos en el calendario 1ro. la fecha de
finalización de cada tarea, luego se estima su
duración para marcar la fecha de inicio.

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2.1.2. Construir un retro-planning

• Utilizar un soporte de este tipo para relacionar las tareas y su
duración en un calendario.

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40
 2.1.2. Construir un retro-planning

• La duración de una tarea depende con frecuencia de la

capacidad del responsable de la misma, del tiempo de
dedicación, de los medios de que dispone.

• El retro-planning debe permitir el seguimiento de las

tareas y utilizar recursos suplementarios en caso de
demora.

• Se debe estimar la duración con márgenes (tiempos

mínimos, óptimos, máximos, etc.).

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2.1.2. Construir un retro-planning

• Primero se debe construir el retro-planning por
comisión (tareas principales, secundarias, etc.), luego
construir el retro-planning general del proyecto (tareas
principales solamente).

• Los diagramas construidos así, no son documentos fijos:

al contrario deben ser adaptados y evolucionar con el
avance del proyecto.

• La informática permite actualizaciones permanentes

y fáciles.

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41
 2.1.2. Construir un retro-planning
• Trabajo a realizar:

– Primero construir los diagramas (tareas + calendario) por

comisión, luego…

– Construir el diagrama general (jefe de proyecto + responsables

de comisión).

– Luego fichar los diagramas por comisión y el diagrama general.

– Este se convierte entonces en un instrumento de

comunicación interno indispensable para los actores del
proyecto.

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83

3. REALIZAR EL EVENTO
– LA RECEPCIÓN
– Organizadores, deportistas.
– Público, medios de comunicación.
– Partenaires, personalidades, etc.

– LA SEGURIDAD Y LOS CONTROLES

– LA ORGANIZACIÓN DEPORTIVA
– LA DIRECCIÓN DEL ESPECTÁCULO

– EL MANTENIMIENTO TÉCNICO

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 4. EL BALANCE

• DE LA ORGANIZACIÓN.
• DEPORTIVO.
• COMERCIAL.
• DE PÚBLICO.

• POLÍTICO.
• FINANCIERO.

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85

4. El balance del evento

– Al finalizar la competencia, las operaciones de desmontaje y
limpieza comienzan.

Cuando se pueda, debe realizarse una grilla

interrogándose sobre lo positivo, los puntos a evitar
bucando la correción.
El balance debe abordar todos los aspectos del evento:
organizativo, financiero, público, comercial,
comunicación, político y deportivo.

Elaboración del Informe Final o Memoria.

Finalmente hay que enviar cartas de agradecimiento y
felicitaciones a todos los miembros de la organización, a
los participantes, sponsors y partenaires, a los medios.
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43
 CONCLUSIÓN
• La principal habilidad de un buen organizador es saber coordinar.
• Para coordinar bien, hay que saber delegar en las personas
correctas.

• El organizador es un especialista multidisciplinario. Debe:

– Ser deportista.
– Dominar la informática.
– Dominar varias lenguas.
– Manejar la contabilidad.
– Ser un jurista avezado.
– Saber leer y redactar contratos.
– Saber argumentar, negociar, vender.
– Ser experto en relaciones públicas.
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87

CONCLUSIÓN
• Los eventos deportivos gozan de un suceso que se acrecienta.

• Son fuente de entusiasmo colectivo y de emociones intensas,

pero la fiesta debe desarrollarse en un ámbito organizado y
ordenado.

• Para algunos, se trata de dejarse llevar, de entretenerse con un

espectáculo.

• Para otros, se trata de hacer que se pase lo mejor posible.

• A las manifestaciones de alegría se opone el stress del organizador.

• Pero el hecho de organizar un momento de felicidad para los

otros provoca un sentimiento único.

88

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44
 1. Concebir el evento
* Seleccionar el evento.
* Definir la estrategia y los objetivos.
* Redactar la Hoja de Ruta.
* Poner en marcha el Comité Organizador.
* Construir la estructura (organigrama).

89

89

2. PREPARAR EL EVENTO
• TRABAJAR EN COMISIONES
* Administrativa y financiera.
* Legislativa y de seguridad.
* Comunicación y medios de comunicación.
* Comercial y de asociados.
* Logística.
* Deportiva.
• CONSTRUIR EL CUADRO DE RESPONSABILIDADES
• CONSTRUIR EL CALENDARIO

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45
 3. REALIZAR EL EVENTO
• LA RECEPCIÓN
• Organizadores, deportistas.
• Público, medios de comunicación.
• Partenaires, personalidades, etc.
• LA SEGURIDAD Y LOS CONTROLES

• LA ORGANIZACIÓN DEPORTIVA
• LA DIRECCIÓN DEL ESPECTÁCULO
• EL MANTENIMIENTO TÉCNICO

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4. EL BALANCE

• DE LA ORGANIZACIÓN.
• DEPORTIVO.

• COMERCIAL.
• DE PÚBLICO.

• POLÍTICO.

• FINANCIERO.

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46
 ESTRUCTURA UNIODESUR 2006

93

93

UNIDAD DE ORGANIZACIÓN DE LOS VIII JUEGOS DEPORTIVOS SUDAMERICANOS

BUENOS AIRES 2006

PRESIDENTE
SUBSEDE BUENOS AIRES

My. (R) Víctor S. Groupierre

DIRECTOR EJECUTIVO

Lic. Mario Moccia

CEREMONIAL,
PROTOCOLO,
PROGRAMAS
DEPORTES LOGÍSTICA CULTURALES SEGURIDAD
Y VOLUNTARIADO

Lic. Oscar Boccalandro Arq. Rinaldo Yozzolino Lic. Oscar De Sarro Inspector Rubén Pérez

PRENSA MÉDICO Y DOPAJE INFORMÁTICA

Sr. Vito Amalfitano Dr. Daniel Simón Lic. Eduardo Ávila

Acreditaciones Ceremonial
Comunicaciones Protocolo
Transporte Recepciones
Alimentación Congresos
Alojamiento Seminarios
Apertura y clausura
94
Programas culturales

94

47
 Organigrama
General

95

Estructura
COMITÉ ORGANIZADOR

COMITÉ DE HONOR

DIRECTORA GENERAL
ASESOR
Alicia Eugenia Vargas Restrepo Andrés Botero Phillipsbourne

Dirección Dirección Dirección

Infraestructura Técnica de Subsedes
Deportiva

COORDINACIONES

Coordinación de Coordinación Coordinación

Comunicaciones Administrativa Logística

Coordinación Coordinación Coordinación Coordinación

Financiera Transporte Jurídica Voluntariado

Coordinación
Coordinación Coordinación
Protocolo y
Médica Alimentación y
Atención a CON´s
Alojamiento 96

96

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 97

97

98

98

49
 99

99

100

100

50
 101

101

Organigrama
III JUEGOS SURAMERICANOS DE PLAYA VARGAS 2013
Organización Deportiva
Sudamericana (ODESUR)

Comité Ejecutivo
ENLACES LEGISLATIVOS
REPRESENTANTE DE LA COMISION DE DESARROLLO INTEGRAL DE
LA ASAMBLEA NACIONAL (SUB – COMISION DE DEPORTES)
REPRESENTANTE POR LOS DIPUTADOS DE L ESTADO EN LA
ASAMBLEA NACIONAL
REPRESENTANTE DEL CONSEJO LEGISLATIVO REGIONAL
Dirección General
Dr. Pedro Rodríguez

Secretaría
Lic. Hely Rodríguez

Consultoría Jurídica
Dr. Hriberto Heredia
Dr. Juan C. Fidalgo

Asesoría Externa

Técnica Operaciones y Logística Médica Alcalde Villa

Institucionales Protocolo y Infraestructura Voluntariado Sudamericana Administración
Prof. Odalis Rivas Ceremonial Cnel. José Carrasco
Prof. Paúl Allen Dra. Elida Párraga
Lic. Jesús Rivero Cnel. José Suárez Cnel. José Carrasco (Gobernación) Lic. Diarima Escobar
Prof. Franklin Cardillo Lic. Leomary Malavé Dra. Marelia Guillen
Lic. Dubraska Moreno Arq. César Albán Prof. Odalis Rivas
Prof. Douglas Izaguirre Lic. Richard Idrogo Dr. Joseba Barreda Lic. Orlando Rondón.
Prof. Onán Villarroel Lic. Jesús Martínez
Lic. Breilys Blanco Lic. Leydis Chirinos
SERVICIOS DE
ALIMENTACIÓN ALOJAMIENTO
COM TECNICA TRANSPORTE RELACIONES CON
(Comedor y Villa) PRENSA ASISTENCIA PROYECTOS
ODESUR INAUGURACION Y LAS COMUNAS
Lic. Germán Jaspe CLAUSURA
Jesús Víizcaíno PRESUPUESTO
CATERING Y GESTION DE LA
MONTAJE DE VILLA
SERVICIOS EN
ESCENARIOS COBERTURA Y REDES
JUECES Y INSTALACIONES HOSPITALARIAS INSPECCION JUVENTUD
ARBITROS DISEÑO Y BÁSICAS
FOTOGRAFIA CEREMONIAS DE
PREMIACION PLANIFICACION
ACREDITACIONES TELECOM
SERVICIOS DE EDUCACIÓN Y
COORDINADORES SEGUROS AREA TECNICA
POR DEPORTES RELACIONES CON LOS
FORMACIÓN
CON’s
RECREACION Y MÉDICOS MARKETING
ACTIVIDADES
INDUMENTARIA Lic. Desirée Vásquez
SEGURIDAD CONEXAS
(C.O.V.)

CONTROL DE
EQUIPAMIENTO
REDES SOCIALES DOPAJE
TECNOLOGIAS DE HOTELES
INFORMACIÓN

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51
 IV JUEGOS SURAMERICANOS DE PLAYA ROSARIO 2019
COMITÉ ORGANIZADOR

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103

XVIII JUEGOS PANAMERICANOS LIMA 2019

COMITÉ ORGANIZADOR

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104

52
 XIX JUEGOS SURAMERICANOS ASUNCIÓN 2022

105

105

106

106

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