Toma Fisica de Inventarios PDF

Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:

23.07.12 FCE-ALM-PR.07 05
Procedimiento de toma Pginas : Tipo de documento: Nivel:

fsica de inventario 1 Procedimiento 2
Procedimiento de Toma Fsica de Inventario
FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 17.07.2012
DIRECCIN GENERAL: 23.07.2012
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23.07.12 FCE-ALM-PR.07 05

1 OBJETIVO
Realizar el inventario fsico anual al 100% de las existencias de producto en el Almacn
Central, para cumplir con las disposiciones normativas correspondientes al respecto y
evaluar el desempeo de las operaciones.
2 ALCANCE
Inicia con la toma de inventario de todas las existencias de ejemplares de los ttulos
almacenados en el subinventario del disponible y termina con la actualizacin de la
existencia terica en el sistema ERP.
3 POLTICAS
Generales
1. El levantamiento del inventario fsico se llevar a cabo por lo menos una vez al
ao, debiendo ser al 100%.
2. Se determinar la fecha de levantamiento dentro del periodo fiscal, a ms tardar
en el mes de diciembre del ao correspondiente.
3. El inventario se deber llevar a cabo en la poca del ao donde la operacin no se
vea afectada por el tiempo que dure la toma del mismo.
4. Con anticipacin a la toma fsica del inventario, la Subgerencia de Almacn y
Trfico informar a las reas usuarias del Almacn, la realizacin del inventario y
las fechas lmite para los distintos servicios.
5. El inventario se programar para realizarse en cinco das hbiles del mes que se
trate.

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6. Cada ttulo ser identificado con marbetes conforme a su localizacin.

7. Las existencias fsicas que an no estn registradas en el sistema y que por ello
no se contarn, sern las siguientes:
Produccin recibida, pendiente de alta.
Devoluciones pendientes de registrar en el rea correspondiente,
debidamente identificada.
Material pendiente de despacho que se localizar en el rea de
embarque, con la factura o remisin correspondiente que lo identifique.
8. En la realizacin del inventario, se debern efectuar cinco conteos. Los dos
primeros completos y, a partir del tercero, slo se contarn aquellos ttulos que
arrojen diferencias en conteos anteriores.
Acomodo
9. Dos semanas antes de la toma de inventario, se reacomodarn los ttulos que
estn sueltos y aquellos que se encuentren en pasillos, con el objeto de tener un
orden que facilite el conteo; se verificarn las etiquetas con identificacin de cada
ttulo.
11. Se deber cuidar que en la estiba no queden huecos en la parte trasera o en el
medio, para evitar que sean contados errneamente como paquetes.
12. La forma de identificacin de los anaqueles es la siguiente A01A donde:
A.- pasillo
01.-nivel
A.- anaquel
13. La Subgerencia de Almacn y Trfico es responsable de imprimir los marbetes

para que sean colocados en los anaqueles.
14. Los marbetes se generarn por localizador.
15. La captura de los marbetes ser automatizada en el sistema desarrollado para
ello, de tal forma que permita una revisin expedita de las diferencias entre el
primero y segundo conteo y entre conteos sucesivos.
16. Una vez recibidas las remesas de material (produccin o devoluciones) y que no
puedan ser procesadas en el sistema debido a las cantidades de ejemplares y que
no puedan ser capturadas y acomodadas en sus anaqueles, no sern
consideradas en el conteo y debern estar identificadas.

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17. Para el trmite de entradas y salidas al Almacn, las diferentes reas se debern
apegar a las fechas especificadas en el comunicado emitido por la Subgerencia
de Almacn y Trfico.
18. Los Supervisores del Almacn Central elaborarn el corte de documentos en la
vspera del inventario, para la revisin posterior del rgano Interno de Control.
Dicho corte abarcar a los cinco ltimos documentos tramitados en el Almacn
Central.
Identificacin de subinventarios tericos a contar

19. Toda la existencia a contar se debern trasladar al subinventario de Disponible.
20. El subinventario de merma comercial y reprocesos, no se considerar en el
conteo.
Actividades previas.
21. La Subgerencia de Almacn y Trfico girar a los usuarios un calendario con las
fecha de corte de las siguientes actividades:
Cancelacin de facturas o remisiones.
Depuracin de reservas y backorders.
Regularizacin de vales provisionales.
Aclaraciones de devoluciones que correspondan al periodo anual.
Ingreso de devoluciones al inventario.
Recepcin de pedidos.
Surtido y entrega de pedidos.
Recepcin de produccin nacional e internacional.
Recoleccin de devoluciones.
Cierre en ORACLE del mdulo de inventarios en la organizacin Almacn
Central.
22. Los pedidos que no se alcancen a entregar al cliente final quedarn surtidos y
apartados para su despacho una vez que concluya la toma fsica de inventario.
23. Los pedidos que no puedan ser surtidos se cancelarn.

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24. El rea de sistemas deber instalar en las mesas de control las mquinas a utilizar
y probar previamente el ORACLE para la captura de marbetes obtenidos en el
conteo manual.
25. La Subgerencia de Almacn y Trfico elaborar y entregar a usuarios de
Almacn Central un programa de actividades de la toma fsica de inventario.
Organizacin del personal
26. Para el inventario se dividirn a los participantes en los siguientes puestos:
Supervisores - Sern los encargados de cada grupo de contadores y
verificarn que todas las ubicaciones sean contadas y resolvern los
problemas que se pudieran presentar.
Contadores - Se dedicarn al conteo de los ttulos en cada una de las
ubicaciones.
Corredores - Sern los encargados de llevar los marbetes ya contados a
los capturistas.
Mesa de control - Sern los responsables de realizar la captura de
marbetes al sistema de inventarios.
27. Se asignar un supervisor para cada equipo de contadores y ste asignar al
equipo las localizaciones que debe contar.
28. Se le proporcionar a los Supervisores una copia de la lista de grupos, as como
el nmero de contadores de cada uno para facilitar el control de los marbetes
entregados.
29. A cada contador se le asignar un nmero y se le dar una cangurera la cual
contiene, tijeras y pluma, para el llenado y guardado de marbetes, hasta que el
corredor lo solicite.
30. Las personas asignadas como corredores debern recoger a intervalos de tiempo
regulares los marbetes ya llenados y llevarlos a la mesa de control para su
captura, de igual forma, proporcionarn a los capturistas los datos de los marbetes
faltantes solicitados por los supervisores.
31. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico
y Control y los supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las
actividades descritas en este procedimiento y en base al resultado de ste
anlisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren
necesarias.

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Merma1.
32. El porcentaje de merma que se aplicar es el siguiente:
El 2.5% de merma sobre el total de inventario en el Almacn Central y los
almacenes de Guadalajara y Monterrey.
4 DEFINICIONES
Anaquel: Ubicacin fsica que corresponde a un espacio en los estantes.

Inventario terico: Existencia de ejemplares en el Mdulo de inventarios del sistema
ERP.
Inventario fsico: Existencia de ejemplares que se localizan dentro del Almacn.
Pendientes de alta: Obras que fsicamente estn en el Almacn, pero que por falta de
costo y precio definido no se han ingresado al inventario terico.
Ejemplares por paquete. Nmero de ejemplares que hay en un paquete.
Cama. Nmero de paquetes que forman la base de la estiba.
Alto. Nmero de camas completas que tiene de alto la estiba.
Paquetes sueltos: Nmero de paquetes que no estn contemplados dentro de la
cama y de la altura.
Ejemplares sueltos: Nmero de ejemplares que no estn dentro de los paquetes y no
estn contemplados en camas.
1
Porcentajes autorizados por la Junta Directiva en la Segunda Sesin Ordinaria celebrada el 13 de marzo de 2003, mediante Ac.
21-I-2003

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5 DESARROLLO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Definen fecha de inventario fsico y

FCE-ALM-IT.10
notifican va correo a usuarios del Genera e imprime marbetes.
FCE-ALM-RE.25
Almacn Central. SAT 11
GPR/SAT 1
Va correo explica e informa a Separa y coloca los marbetes en cada

supervisores procedimiento y una de las localizaciones y lo verifica FCE-ALM-RE.25
programa de actividades. contra etiquetas y cdigo de barras.
SAT 2 OPA 12
Asignan grupos de: contadores,

Actualiza el catlogo de
FCE-ALM-RE.10 corredores y capturistas; a los
localizaciones.
contadores se les asigna un nmero.
SUM 3
JTC 13
Realiza actividades de acomodo

Da su Vo.Bo. para iniciar el inventario.
previas al inventario.
OIC 14
OPA 4
Realiza depuracin de reservas y Firma de conformidad el acta de inicio

FCE-ALM-RE.24
backorders. de toma fsica de inventario.
ACO 5 SAT/OIC 15
Instala mquinas en la MCO y realiza Con apoyo de OPA verifica que se

pruebas en ORACLE. realicen correctamente los conteos.
ATI 6 OIC 16
Asigna un grupo de contadores en

Realiza cierre de movimientos en el cada pasillo para su conteo y habr
FCE-ALM-IT.10
mdulo de inventarios. rotacin en los conteos subsecuentes,
SAT 7 se da inicio al primer conteo.
JTC 17
Genera 2 copias por valuacin de

Registra informacin necesaria en los
subinventarios al inicio del inventario y FCE-ALM-RE.25
marbetes para conteo.
entrega las copias al OIC y SAT.
CON 18
SUM 8
Revisa que no existan movimientos en

interfase con reserva. 2
SAT 9
Responsable de la Actividad
Verifica en Sistema que no existan
localizadores errneos e informa a
GPR: Gerencia de Produccin.
SAT para correccin.
SAT: Subgerencia de Almacn y Trfico.
SUM 10
JTC: Jefe de Trfico y Control.
OPA: Operador de Almacn.
ACO: rea Comercial.
ATI: rea de Tecnologa de la Informacin.
OIC: rgano Interno de Control
CON: Contador
COR: Corredor
CAP: Capturista
MCO: Mesa de Control
SUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos.

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Desprenden del marbete el taln Vlida que la toma de inventario y los

correspondiente al conteo en curso y ajustes se realizan conforme a
lo guarda. procedimiento.
CON 19 OIC 29
Recorre constantemente los pasillos

Genera listado por artculo de
para recoger talones, los lleva a MCO
existencias fsica y terica finales con
y verifica que todos los marbetes
sus diferencias para archivo.
estn llenos totalmente.
SUM 30
COR 20
Ingresa en la base de datos la

Realiza transferencia de existencias a
informacin de conteo 1 y 2, en caso
FCE-ALM-IT.10 los subinventarios de bloqueados y
de diferencias se realizan conteos 3,4
coediciones.
y 5.
SUM 31
CAP 21
Concluida la captura de los marbetes

del conteo con el que se este
Genera valuacin por subinventarios
trabajando, se podr consultar en
para revisar que el ingreso y
discoverer, con el reporte Toma de FCE-ALM-RE.40
transferencias de existencias hayan
inventarios diferencias conteo
sido correctas.
disponible, las diferencias que hay
SUM 32
entre casa conteo.
SAT 22
Emite listado del conteo 1 y 2 en el

que aparecern solamente aquellos Firman de conformidad el acta de
FCE-ALM-RE.26
marbetes que resultaron con cierre de toma fsica de inventario.
diferencias. SAT/OIC 33
SAT 23
Asignara grupos de contadores de

acuerdo a las diferencias, para
realizar tercero, cuarto y hasta quinto FIN
conteo.
JTC 24
Concluidos los conteos del inventario,

genera listado final comparativo entre
la existencia terica y fsica.
SAT 25
Conoce las diferencias resultantes de

la toma de inventario y solicita se
proceda a las aclaraciones.
OIC 26 Responsable de la Actividad
GPR: Gerencia de Produccin.

SAT: Subgerencia de Almacn y Trfico.
Revisa y analiza diferencias mayores JTC: Jefe de Trfico y Control.
(de ms y menos). Procede a resolver OPA: Operador de Almacn.
diferencias producto de errores en ACO: rea Comercial.
conteo, claves equivocadas, acomodo ATI: rea de Tecnologa de la Informacin.
errneo por ediciones, etc. hasta OIC: rgano Interno de Control
agotar todas las posibilidades de CON: Contador
aclaracin. COR: Corredor
SAT/ JTC/SUP 27 CAP: Capturista
MCO: Mesa de Control
SUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos.
SUP: Supervisores
Realiza los ajustes en ERP.
SAT 28

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5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Gerencia de
Produccin/ Definen fecha de inventario fsico, y
notifican va correo electrnico a:
1. Subgerencia de Gerencias, Jefaturas y a todos los usuarios
Almacn y del Almacn Central.
Trfico.
Explica e informa va correo electrnico a
Subgerencia de
los supervisores el procedimiento a seguir
2. Almacn y
para el inventario, programa de actividades
Trfico.
y cierre temporal de operaciones.
Supervisor de Catlogo de
Control de localizacin,
3. Actualiza el catlogo de localizaciones.
Movimientos
Internos. FCE-ALM-RE.10
Operador de Realiza actividades de acomodo previas al
4.
Almacn inventario.
Realiza depuracin de reservas y
5. rea comercial
backorders.
rea de Instala maquinas en la mesa de control y
6. Tecnologa de realiza prueba en ORACLE que se utiliza
la Informacin para la captura de los marbetes.
Instructivo de
Subgerencia de toma de
Realiza cierre de movimientos en el
7. Almacn y inventario
mdulo de inventarios
Trfico
FCE-ALM-IT.10
Genera 2 copias por:
Supervisor de Valuacin de subinventarios inicial y
Control de transfiere de los subinvetarios de bloqueos
8.
Movimientos y coedicin al disponible y entrega las
Internos. copias al rgano Interno de Control y
Subgerencia de Almacn y Trfico.

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Subgerencia de
Revisa que no existan movimientos en
9. Almacn y
interfase, pedidos con reserva.
Trfico
Supervisor de Verifica en sistema que no existan
Control de localizadores errneos e informa a la
10.
Movimientos Subgerencia de Almacn y Trfico para su
Internos. correccin.
Instructivo de
toma de
Subgerencia de inventario
11. Almacn y Genera e Imprime marbetes FCE-ALM-IT.10
Trfico.
Marbete
FCE-ALM-RE.25
Separa y coloca los marbetes en cada una
de las localizaciones y lo verifica contra Marbete
Operador de
12. etiquetas y cdigo de barras, en caso de
Almacn FCE-ALM-RE.25
inconsistencias informa a Departamento de
Trfico y Control.
Asignan de acuerdo al personal disponible
los siguientes grupos :
Contadores
Jefe de Trfico
13. Corredores
y Control
Capturistas
Una vez elegidos, a los contadores se les
asignar un nmero.
rgano Interno
14. Da su Vo. Bo. para iniciar el inventario.
de Control
Subgerencia de Acta de inicio de
Almacn y toma fsica de
Trfico/ Firman de conformidad el acta de inicio de inventario,
15.
toma fsica de inventario.
rgano Interno FCE-ALM-RE.24
de Control
Con apoyo del personal de almacn
rgano Interno
16. verifican que se realicen correctamente los
de Control
conteos segn muestras seleccionadas.

23.07.12 FCE-ALM-PR.07 05


Asigna un grupo de contadores en cada
Jefe de Trfico pasillo para su conteo, al trmino de los
17. y Control. conteos se har rotacin de grupos en
cada uno de los pasillos.
Se da inicio al primer conteo.
Registra paquetes por cama, camas de
alto, si hay paquetes sueltos los anota; si
hay ejemplares sueltos los registra en el
marbete. Se marcara con una X los
espacios vacos si no existen paquetes o Marbete
18. Contadores. ejemplares. FCE-ALM-RE.25
En el caso de que la obra tenga diferentes
estibas o reimpresiones en la misma
localizacin se anotara en las columnas A,
B y C.
Desprenden del marbete el taln
19. Contadores correspondiente al conteo en curso y lo
guarda.
Recorre constantemente los pasillos para
recoger los talones, los lleva a mesa de
20. Corredor control y verifica que todos los marbetes de
cada conteo (1 y 2) estn llenados
totalmente.
Instructivo de
Ingresan en la base de datos la toma de
informacin de los conteos 1 y 2. inventario
21. Capturistas
En caso de diferencias se realizaran los FCE-ALM-IT.10
conteos 3, 4 y 5.
Una vez concluida la captura de los Toma Inventarios

marbetes del conteo con el que se est Diferencias
Subgerencia de trabajando, se podr consulta en discoverer Conteo
22. Almacn y con el reporte Toma Inventarios Diferencias Disponible
Trfico. Conteo Disponible, en donde se podr ir
FCE-ALM-RE.40
visualizando las diferencias que hay entre
cada conteo.

23.07.12 FCE-ALM-PR.07 05


Subgerencia de Emite listado del conteo 1 y 2, en el que
23. Almacn y aparecern solamente aquellos marbetes
Trfico. que resultaron con diferencias entre ellos.
Asignar grupos de contadores de acuerdo
Jefe de Trfico
24. a las diferencias, para realizar el tercero,
y Control.
cuarto y hasta quinto conteo.
Una vez concluido los conteos del
Subgerencia de
inventario, genera el listado final
25. Almacn y
comparativo entre la existencia terica y
Trfico.
fsica.
Conoce las diferencias resultantes de la
rgano Interno
26. toma de inventario y solicita se proceda a
de Control
las aclaraciones.
Subgerencia de
Almacn y Revisa y analiza diferencias mayores (de
Trfico, ms y menos). De acuerdo a ello procede a
resolver diferencias producto de errores en
27. Jefe de
conteo, claves equivocadas, acomodo
Almacn y
errneo por ediciones, etc. hasta agotar
Trfico,
todas las posibilidades de aclaracin.
Supervisores
Subgerencia de
28. Almacn y Realiza los ajustes en ERP.
Trfico
Valida que la toma de inventario y los
rgano Interno
29. ajustes se realizan conforme a
de Control
procedimiento.
Supervisor de
Genera listado por artculo de existencias
Control de
30. fsica y terica finales con sus diferencias
Movimientos
para archivo.
Internos.
Supervisor de
Realiza trasferencia de existencias a los
Control de
31. subinventarios de bloqueados y
Movimientos
coediciones.
Internos.

23.07.12 FCE-ALM-PR.07 05


Supervisor de
Genera valuacin por subinventarios para
Control de
32. revisar que el ingreso y transferencias de
Movimientos
existencias hayan sido las correctas.
Internos.
Subgerencia de Acta de Cierre de
Almacn y Toma Fsica de
Trfico/ Firman de conformidad el acta de cierre de Inventario
33.
toma fsica de inventario.
rgano Interno FCE-ALM-RE.26
de Control
Termina Procedimiento.

23.07.12 FCE-ALM-PR.07 05

6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS
ID. NO. DOCUMENTO TTULO

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad.
6.2 FCE-ALM-RE.10 Catlogo de localizacin.
6.3 FCE-ALM-IT.10 Instructivo de toma de inventario.
7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO

Acta de Inicio de Toma Fsica de
7.1 FCE-ALM-RE.24
Inventario
7.2 FCE-ALM-RE.25 Marbete

Acta de Cierre de Toma Fsica de
7.3 FCE-ALM-RE.26
Inventario
Toma Inventarios Diferencias Conteo
7.4 FCE-ALM-RE.40
Disponible.
Ficha de verificacin de las caractersticas
7.5 FCE-ALM-FV.07
de Toma Fsica de Inventario
8 LISTA DE DISTRIBUCIN
COPIAS PUESTO REA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin
1 Almacn Gerencia de Produccin
V.E. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

23.07.12 FCE-ALM-PR.07 05

9 CONTROL DE CAMBIOS
FECHA REVISIN PGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL

AFECTADAS CAMBIO CAMBIO
Se integra la poltica 32
relacionada con el % de
Subgerencia de merma
23.07.12 05 6
Almacn y Trfico Este procedimiento se
presentar en la prxima
reunin de COMERI
Subgerencia de Se actualiza al proceso
14.03.12 04 Todas
Almacn y Trfico actual.
Se eliminaron las
polticas 13 15, 17-19,
24 y 24, se actualiz el
Subgerencia de procedimiento a la
10.11.10 03 Todas
Almacn y Trfico operacin actual con una
mayor intervencin del
personal de la Gerencia
de Tecnologa
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE. 24
ACTA DE INICIO DE
TOMA FSICA
DE INVENTARIO
Fecha de revisin Cdigo de documento:

FCE-ALM-RE.24
ACTA DE INICIO DE TOMA
Referencia: Revisin:
FSICA DE INVENTARIO FCE-ALM-PR.07 1
FECHA:__________
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TTULO:
ACTA DE INICIO DE TOMA FSICA DE INVENTARIO
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Contar con un documento que permita formalizar y registrar la situacin al inicio
de la toma fsica del inventario.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Jefe de Trfico y Control.
4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrnico o mquina.
5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id. Elemento Descripcin

1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se inicia la toma fsica del
inventario.
2 Descripcin Registrar la situacin al inicio de la toma fsica del inventario.
de
actividades
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE. 25
MARBETE
Cdigo del documento: Revisin:

FCE-ALM-RE.25 1
AL-OP7-1
PARTE No. 2 MARBETE No. PARTE No. 1 MARBETE No.
Fecha de inventario
SEGUNDO CONTEO PRIMER CONTEO
Marbete No. CLAVE LOCALIZACIN CLAVE LOCALIZACIN
TTULO TTULO
Clave AUTOR AUTOR
CONTEO FSICO CONTEO FSICO
Localizacin Contador No. A B C Contador No. A B C
Ejemplares por paquete Ejemplares por paquete
Ttulo Paquetes por cama Paquetes por cama
Paquetes de alto Paquetes de alto
Autor Paquetes sueltos Paquetes sueltos
Ejemplares sueltos Ejemplares sueltos
1. TTULO:
MARBETE.

Contar con un documento para realizar la toma fsica de inventario de
existencias en el almacn.
Operador de Almacn.
Manual y Medio Electrnico.

1 Fecha de Anotar la fecha de inicio de la toma fsica de inventario.
inventario
2 Marbete No. Anotar el nmero consecutivo de marbete.
3 Clave Anotar la clave del ttulo que se deber contar.
4 Localizacin Anotar la localizacin fsica del ttulo en los estantes del
almacn.
5 Ttulo Anotar el ttulo del los ejemplares a contar.
6 Autor Anotar el autor del ttulo a contar.
7 Contador Anotar el nmero de contador que realiz el conteo de ese
No. ttulo.
8 Ejemplares Anotar el nmero de ejemplares que contiene el ttulo que se
por paquete esta contando.
9 Paquetes Anotar el nmero de paquetes que contiene cada nivel (cama)
por cama en la estiba, es decir, contar el nmero de paquetes que forma
un nivel en la estiba.
10 Paquetes de Anotar el nmero de camas de que est formada la estiba.

alto
11 Paquetes Anotar el nmero de paquetes que no completan una cama o
sueltos estn sueltos.
12 Ejemplares Anotar el nmero de ejemplares que no llegan a formar un
sueltos paquete completo.
ANEXO 7.3
FCE-ALM-RE. 26
ACTA DE CIERRE DE
TOMA FSICA
DE INVENTARIO
Fecha de revisin Cdigo de documento:

FCE-ALM-RE.26
ACTA DE CIERRE DE TOMA
FSICA DE INVENTARIO Referencia: Revisin:
FCE-ALM-PR.07 1
FECHA:__________
1. TTULO:
ACTA DE CIERRE DE TOMA FSICA DE INVENTARIO

Contar con un documento que permita formalizar y registrar el cierre de la toma
fsica del inventario.
Jefe de Trfico y Control.
Medio electrnico.

1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se inicia la toma fsica del
inventario.
2 Descripcin Registrar la situacin al inicio de la toma fsica del inventario.
de
actividades
ANEXO 7.4
FCE-ALM-RE.40
TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO
DISPONIBLE
2 4 16
7
9 12 19
14 17
3 5
10 15 20 22
8 18
6 13 21
11
23
Instructivo de llenado
1. TTULO:
TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO DISPONIBLE

Visualizar las diferencias que hay entre cada conteo
Reporte generado automticamente por el sistema.
Medio electrnico.

Reporte
generado Elementos tomados de la base de datos por el sistema automticamente,
1.
automticamente para generar el reporte.
por el sistema.
2. Marbete Corresponde al No. De conteo por localizador
3. Item Clave de identificacin por artculo.
4. Clave del FCE identificacin en el catlogo de obras del FCE
5. Ttulo Descripcin de la obra
6. Autor Nombre de la autora de la obra
7. Coleccin Clasificacin de la obra segn catlogo del FCE
8. rea temtica De acuerdo al tema, clasificacin segn catlogo del FCE.
Clave que identifica el lugar de ubicacin dela obra dentro del almacn
9. Localizador
central
10. Conteo1 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100%
11. Conteo2 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100%
12. Ctvo2 Diferencia entre el conteo 1 y 2
13. Conteo3 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo2
14. Ctvo3 Diferencia entre el conteo 2 y 3.
15. Conteo 4 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo3
17. Conteo 5 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo4
19. Existencia Corresponde a la existencia fsica final, resultado del 5 conteo.
20. Diferencia Resultado de la diferencia entre las existencias tericas y fsicas.
21. Costo unitario Valor unitario de la diferencia
22. Costo total Valor total de la diferencia por artculo
Una vez que se agotaron todas las posibilidades de aclaracin de
23. Estatus
diferencias se le da el estatus de cerrado.
ANEXO 7.5
FCE-ALM-FV.07
FICHA DE VERIFICACIN DE LAS

CARACTERSTICAS DE TOMA FSICA DE
INVENTARIO
Fecha de revisin: Cdigo de documento:

FCE-ALM-FV.07
Referencia : Revisin:
Ficha de verificacin de las FCE-ALM-PR.07 1
caractersticas del procedimiento
PROCEDIMIENTO DE TOMA FSICA DE INVENTARIO, FCE-ALM-PR.07
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de Registro

Plan de
control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Marbetes en Visual 100% Al momento Comparacin Base de Colocacin de
ttulos colocacin de su contra datos marbete
localizados de colocacin Catlogo de faltante
marbetes Marbetes
Conteo Resultado 100% de la Al momento Coincidencia Base de Solicitar nuevo
correcto informacin de la de datos datos conteo
del marbete recepcin entre cada conforme
conteo procedimiento

Toma Fisica de Inventarios PDF

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Fecha de liberacin: rea responsable:

01.08.05 Gerencia de Produccin.

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Procedimiento de Toma Fsica de Inventario

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6. Cada ttulo ser identificado con marbetes conforme a su localizacin.

13. La Subgerencia de Almacn y Trfico es responsable de imprimir los marbetes

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Identificacin de subinventarios tericos a contar

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Anaquel: Ubicacin fsica que corresponde a un espacio en los estantes.

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Definen fecha de inventario fsico y

Va correo explica e informa a Separa y coloca los marbetes en cada

Asignan grupos de: contadores,

Realiza actividades de acomodo

Realiza depuracin de reservas y Firma de conformidad el acta de inicio

Instala mquinas en la MCO y realiza Con apoyo de OPA verifica que se

Asigna un grupo de contadores en

Genera 2 copias por valuacin de

Revisa que no existan movimientos en

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Desprenden del marbete el taln Vlida que la toma de inventario y los

Recorre constantemente los pasillos

Ingresa en la base de datos la

Concluida la captura de los marbetes

Emite listado del conteo 1 y 2 en el

Asignara grupos de contadores de

Concluidos los conteos del inventario,

Conoce las diferencias resultantes de

GPR: Gerencia de Produccin.

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5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Una vez concluida la captura de los Toma Inventarios

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6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TTULO

6.2 FCE-ALM-RE.10 Catlogo de localizacin.