INVENTARIO DE

ALMACENES
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FICHA DE CATALOGACION

APROBADO POR:

N:

AREA
SOLICITANTE

SECCION
:

CATALOGALIZACION DE:
EQUIPO

MAQUINA

REPUESTOS

MATERIALES

INSUMOS

OTROS:

NOMBRE:
MARCA:

MODELO:

DESCRIPCION GENERAL:
COMERCIAL:

ABREVIADA:

AMPLIADA:

CODIFICACION:
ACTU
AL:

SI

N
O

COD. DE UBICACION:

RUBRO:

ALMACEN

FAMILI
A

ITEM

ESTANTERIA/LUGAR

GRUP
O

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IDENTIFICACION
ESTRUCTURA:

CLASE

FAMILIA

SUB FAMILIA

TIPO MATERIAL:

SUMINISTRO

REPUESTO

OTROS

ESTADO DEL
MATERIAL:

ACTIVO

ACTIVO SIN MOVIMIENTO

OBSOLETO

COD. DE ACTIVIDAD:

RAPIDO

LENTO

MUY LENTO

SIN
MOVIMIENTO

COD. POR DURACION

LARGA VIDA

PERECIBLE

TIEMPO DE DURACION

MESES/AOS

PROCEDENCIA:

LOCAL

UNIDAD DE MEDIDA DE
INVENTARIO

IMPORTADO
FACTOR DE CONVERSION

EQUIVALENCIA DE CODIGOS
COD. DE CMA SA

COD. DE
PROVEEDOR

COD. DE
SUSTITUTO

COD. DE SUSTITUTO

Observaciones:

COD. DE UBICACION:

ALMACEN

ESTANTERIA/LUGAR

AMBAS
UNIDAD DE MEDIDA DE
COMPRA

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IDENTIFICACION
ESTRUCTURA
N

EQUIPO SEGN
MODELO

SISTEMA

SUBSISTEMA

NUMERO DE PARTE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2

ITE
M
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

DESCRIPCION

CODIFICACION ASIGNADA

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Mdulo II: Catalogacin y toma

Fsica de Inventario
09-09-2013Escrito por Super User

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1 consulta
Al finalizar el Participante estar en condiciones de clasificar y codificar los bienes de una empresa en relacin
a sus caractersticas tcnicas, aplicar estudios y anlisis que corresponden al control de inventarios en la
administracin de bienes e insumos y organizar la toma fsica de inventarios que realiza la empresa.
TECNOLOGA / CONOCIMIENTOS
CLASIFICACIN Y CODIFICACIN DE BIENES.
Desarrollar tcnicamente los bienes indicando el concepto, su composicin, caractersticas tcnicas.
Asigna la unidad de despacho que se va a utilizar en este bien, en coordinacin con los usuarios
CLASIFICACIN Y CATALOGACIN DE MATERIALES.
Identificar y analiza la data de consumo de bienes existentes en almacn.
Agrupar dentro de cada clase los diferentes bienes por su uso y caractersticas, asignando a cada grupo dos
o tres dgitos
PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIO.
Identificar y proporcionar al rea de control de inventarios la data de consumo de bienes en existencia en
almacn
Detectar las diferencias de inventarios y apoya en el desarrollo del repase (una tercera toma de inventarios
Eleva a auditora los formatos que registran la toma de inventario y los presenta en forma ordenada por
nmero de formato
Formacin Complementaria.
Computacin bsica.
Elabora frmulas, ejecuta clculos numricos clasificndolos y serindolos recurriendo a macros simples
para acortar procesos, en la hoja de clculo.
Recupera, utiliza e intercambia datos o informacin entre procesador de textos y hoja de clculo.

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TOMA FSICA DE INVENTARIO (COMPLETO)

INVENTARIO FSICO DE ALMACN
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o
materiales almacenados, apreciar su estado de conservacin y condiciones de
seguridad.
Estos se divide en:
Inventario General.
Denominado

tambin

inventario

masivo,

incluye

todos

los

bienes

almacenados en los diferentes ambientes o depsitos de la empresa y sirve de

sustento a los estados financieros de la entidad.
Inventario Selectivo.
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza
peridicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de
stock se mantienen al da, as como para verificar que las existencias fsicas
concuerden con las tarjetas de control visible de almacn y los registros fsicos.
Inventario al Barrer.
Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el
inventario empezando por un punto determinado del almacn efectuando el
conteo de todos los bienes encontrados sin excepcin.

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PLANIFICACIN DE LA TOMA FSICA DE INVENTARIO.

Al momento de planificar la toma fsica del inventario, se debe realizar un
procedimiento conformado por una serie de pasos, como lo son:
De encontrarse diferencia, realizar reconteo, en caso de persistir, ser abalado
por el jefe de equipo y el almacenero.
Centralizar los datos, trasladar la informacin al inventario original, verificando
las cantidades inventariadas con las que figuran en el listado.
El personal de inventarios, ejecutan el conteo de materiales en stands o zonas
asignadas. Este conteo se realizar en parejas, donde uno contar y el otro
anotar en las hojas de trabajo con filas debidamente ordenadas consignando
los nombres de los inventariadores y la fecha, as como el cdigo del tem, la
cantidad encontrada y el cdigo de ubicacin de ser el caso. Estas hojas sern
entregadas al jefe de equipo al final del da para su resguardo.
El jefe de equipo, seguidamente verifica el ingreso al sistema mecanizado de
inventario. Procediendo a imprimir el listado de inventario dejando copia al
encargado de almacn.
Realizar el corte documentario, que debe ser firmado por el jefe de equipo y
suscrito por el contador general y el encargado de almacn.
En caso de entradas y salidas de mercancas, se deber informar para llevar un
control del almacn y anexarlo al corte documentario. (el personal de almacn
intervendrn solo para indicar el lugar de los inventarios y aclarar dudas que
tenga el equipo de inventario).
El da, lugar y hora indicada, reunir al personal con su jefe de equipo y las
debidas autorizaciones para ingresar al respectivo almacn. (Dejando copia al
encargado de almacn). Adems se habrn dado las instrucciones necesarias
sobre el movimiento del almacn. De existir materiales pendientes de ingreso,
deben internarse y ubicarse en el lugar que les corresponda.

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El jefe de equipo, verificar que el proceso mecanizado de informacin de

almacn se encuentre al da, permitiendo verificar los tems de almacn segn
los registros.
Entregar a los equipos la hoja de instrucciones junto con las fichas de toma de
inventario. Coordinando (con el departamento de logstica y movilidad) la
entrega de tiles de inventario y otros elementos necesarios.
El Jefe de logstica Prepara los almacenes (con especial nfasis en la limpieza) y
designa al personal que realizar el inventario en cada uno de estos Adems,
adoptar las acciones pertinentes para contar con los medios adecuados para
la realizacin de inventario, El departamento de contabilidad, Asignar los
respectivos jefes de equipo por almacn.
El contador general comunicar mediante memorndum la realizacin del
inventario, en donde se establezca hora, lugar y fecha; as como, cualquier otra
instruccin necesaria.
La gerencia de administracin y finanzas establecer un cronograma de
inventario para todos los almacenes de la empresa.
Sobrantes.
Documento fuente no registrado en Kardex. Bienes entregados en menor
cantidad a lo autorizado en el comprobante de salida. Entrega de un bien
similar en lugar del sobrante.
Faltantes.
Faltantes por Merma (bienes que se volatilizan). Negligencia o sustraccin.
Volumen en movimiento y otros juicios que se consideren convenientes.
Terminada la labor de conteo fsico, se procede a devolver los materiales
otorgados para su realizacin. (junto a la documentacin de trabajo que ser
archivada).
Se toman medidas con respecto a las diferencias, donde finalmente se
contabilizarn segn corresponda.
Se informa a la gerencia de administracin y finanzas el resultado del
inventario para su conocimiento y fines consiguientes.
Fin del procedimiento de toma fsica de inventario.

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Codificacin de tems.
tem de produccin.
Consiste en una parte, pieza, objeto, equipo o material producido por un
fabricante, agrupado dentro de los nmeros de identificacin del productor. (En
concordancia a las especificaciones y cumpliendo los requisitos de inspeccin).
tem de abastecimiento.
Uno o varios tems de produccin que son funcionalmente intercambiables o
pueden ser sustituidos. Tambin pueden ser tems de produccin ms
elaborados o la modificacin por peticin del usuario de un tem de produccin
normal.
Qu es la identificacin de un tem?
corresponde a las caractersticas del tem. Es la expresin y definicin, donde
se incorpora la informacin adecuada sobre las caractersticas de un tem.
Caractersticas Fsicas: corresponde al cmo est constituido el tem, su
composicin y caractersticas resaltantes.
Caractersticas de funcionamiento: comportamiento o servicio proporcionado
por el tem conforme a sus caractersticas fsicas.
Codificacin.
Enumeracin inequvoca que recibe un tem de abastecimiento.
Otorga al tem una caracterstica nica.

Est

basado

en

patrones

predeterminados

usualmente

llamadas

metodologas, estructuras o estndares. Este formato determina el grado de

profundizacin de la informacin del tem codificado.
La codificacin dependiendo del estndar puede incorporar tambin la
identificacin de los cdigos ej. EAN, UCC, etc.
Catalogacin

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Es la nominacin y descripcin de los tems de manera uniforme, y es utilizada

como sinnimo del trmino codificacin, describe el proceso de incorporar la
informacin de funcionamiento y operacin a un tem catalogado.
Clasificacin
Es el proceso de agrupar jerrquicamente un grupo de tems, productos o
servicios en clases que renan necesidades especficas.
Sistema de Clasificacin/ Estndares
Existen muchos sistemas de clasificacin comerciales, algunos individualizan
cada transaccin mientras otros sistemas de clasificacin lo hacen como
conjuntos al producir unidades para la industria.
Un determinado propsito estadstico u objetivo de la compaa necesita
entonces ser resuelto previo a decidir qu sistema de clasificacin ser el ms
convincente y eficaz.
Clasificacin

de

productos

servicios

para

apoyar

la

actividad

de

adquisiciones.
Fortalezas
Permite encontrar proveedores para una determinada categora de productos.
Permite a los administradores analizar los gastos y realizar estrategias de
financiamiento.
Un sistema contable integrado, procesando rdenes de compra, cuentas
pagadas, contabilidad general de la empresa.
Una estandarizacin, con cdigos listos para ser usados, ahorra tiempo y gasto
en desarrollos propios.
Debilidades

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Aplicar cdigos requiere un esfuerzo previo (que puede ser tercerizado).

Codificacin de ubicaciones.
Cada ubicacin de un almacn debe estar claramente identificada de tal forma
que exista un cdigo para cada ubicacin. De manera habitual se utilizan para
la codificacin del almacn letras y nmeros.
Las ubicaciones en los almacenes pueden realizarse de diversas maneras
dependiendo de las necesidades de la empresa.
Bibliografas.
Egasa (2011). Procedimiento de toma de inventario fisico de almacen.
Disponible
en:http://www.egasa.com.pe/esp/transparencia/egasa/repositorio/474/0300%20PROCEDIMIENTO%20N%20003%20-%20TOMA%20DE%20INVENTARIO
%20EXISTENCIAS%20.PDF
Estndares

Productos

Servicios

Relacionados.

Disponible

en:

http://www.ocdchile.mil.cl/OCD/doc/standardization%20%20%20%20PRODUCTSERVICES%20RELATED.pdf
Franco A. (2013). Sistemas de codificacin y ubicacin en las mercancias.
Disponible

en:http://alejandrafrancop.blogspot.com/2013/02/sistema-de-

codificacion-y-ubicacion-en.html
Iglesias A. (2013). 3ra Decisin Codificacin del almacn. Disponible en:
https://logispyme.wordpress.com/2013/01/28/3a-decision-codificacion-delalmacen/