CASOS PRCTICOS DE AUDITORA FINANCIERA II

I. FONDOS DE CAJA CHICA:

1.1 Obtngase aprobacin por escrito de una persona responsable para todos los
justificantes de gastos, valores a cobrar y cheque de empleados que halle en
el fondo.
Ejemplo:
El contenido del fondo de caja chica aparentemente estaba en orden. El
auditor solicit la aprobacin del tesorero del contenido del fondo. Este
estaba compuesto de varios vales de los empleados; el tesorero examin
superficialmente los vales y repentinamente advirti que haba uno por S/.
75.00, ostensiblemente de un empleado de la oficina del departamento del
tesorero. Este dijo que recordaba que el empleado haba solicitado un
prstamo de S/. 75.00 inmediatamente despus de haber salido del hospital. El
tesorero recordaba tambin que el empleado le haba pagado a l
directamente los S/. 75.00 y que l personalmente lo haba entregado al cajero
de caja chica. Una nueva investigacin prob que la fecha del justificante
original de caja chica era 02.06.2013; el cajero de caja chica haba substrado el
justificante original, cambiando su fecha a 12-06-2013, y alterando su nmero
de orden poniendo uno de la serie corriente.

Fraudes Cometidos: Sustraccin de fondos.

Medidas Correctivas
Si se ha sustrado o retenido temporariamente efectivo de la caja o del fondo
fijo, la falla puede cubrirse transitoriamente haciendo aparecer vales
provisorios por anticipos a empleados para gastos, etc. Debe suprimirse
totalmente, como prctica, el mantenimiento de vales provisorios en la caja;
los que se emitan para pagos urgentes sern liquidados en el mismo da o
debitados por los comprobantes respectivos, a las cuentas de los responsables.
Al hacerse un arqueo, los vales hallados deben verificarse cuidadosamente en
cuanto a su autenticidad y fecha y hacerse conformar por persona responsable
que pueda certificar su correccin.
Queda terminantemente prohibido, conceder prstamos, cambiar cheques,
aceptar vales u otras acciones ajenas al propsito del fondo.

1.2 Reconcliese el fondo con el saldo de la cuenta de caja chica en el mayor

general en la fecha del balance general. Una vez que se haya sacado el total
del fondo, debe cotejarse con el saldo de la cuenta en el mayor.
Ejemplo:
Un ayudante de contabilidad examin el fondo de caja chica, haciendo una
lista de todas las partidas y sacando un total del fondo de S/. 1,000.00; sin
embargo, no cotej esta cifra de S/. 1,000.00 con el saldo en la cuenta del
mayor general, que ascenda a S/. 1,100.00. Ms adelante, el contador en jefe
encargado de la auditora not esta discrepancia de S/. 100.00. El cajero de
caja chica-ante la imposibilidad de colocar los S/. 100.00 en el fondo a causa
 de lo inesperado de la visita de inspeccin- haba corrido el riesgo de no se
descubriera el robo de S/. 100.00 y el desfalco estuvo a punto de no ser
descubierto.

Fraudes Cometidos: Sustraccin de fondos.

Medidas Correctivas
El responsable del fondo debe llevar el control de los pagos que realiza o de
los dineros que entrega para compras menores (vales y comprobantes).
Es necesario que anote el concepto del desembolso y el nombre de la persona
a la que le entreg el dinero. En todo momento el responsable debe contar
en la caja con el monto total del fondo ya sea en efectivo o en comprobantes.

1.3 Cotjese todos los cheques en el fondo con los talones de depsitos
subsecuentes y con el estado bancario. Los cheques en el fondo de fecha
anterior al da en que se cuentan sus existencias deben depositarse en el
banco, con conocimiento del auditor; ste debe examinar el prximo estado
bancario para asegurarse de que fueron abonados en cuenta. En caso de que
no lo hayan sido, deben tratarse como documentos incobrables o como
adelantos, de acuerdo con las circunstancias. Si los cheques post fechados
aprobados que hayan en el fondo son liquidados durante la auditora, se
considera como cuentas por cobrar en la fecha del balance general.
Ejemplo:
En julio de 2012, el gerente de la oficina cambi un cheque personal de S/.
200.00 en la caja chica y pidi que no se depositara en el banco. El 31-12-2012,
extendi un nuevo cheque a cabio del que haba entregado en julio 2012. En
enero de 2013, el auditor cont los fondos de caja chica y dio instrucciones de
que el cheque del gerente de la oficina fuese depositado en el banco; ste lo
devolvi marcado Sin fondos. Entonces el auditor pidi al tesorero que
aprobara el prstamo de S/. 200.00; el tesorero rehus hacerlo y los S/.
200.00 se dedujeron del sueldo del gerente de la oficina el 31-01-2013.

Fraudes Cometidos: Sustraccin de fondos.

Medidas Correctivas
Obtener saldos de efectivo y conciliarlos con el mayor general.
Realizar un seguimiento de los cheques especificado como cobros no
depositados hasta los asientos de los registros iniciales de cobros, tal y como
se encuentren en la fecha.
Comprobar la propiedad de los cheque.

1.4 Examnese los comprobantes originales y cotjese los justificantes de caja

chica con el justificante de renovacin del fondo; inspeccinense las
distribuciones ay aprobaciones. El auditor debe seleccionar una muestra
apropiada de los justificantes de renovacin del fondo de caja chica. Con un
 control interno satisfactorio, el 10% de estos justificantes deber ser
suficiente. Debe examinarse la fecha, objeto, aprobacin, importe y cuenta
que ha de cargarse en los justificantes individuales de caja chica en cada
resumen de renovacin del fondo. Deben totalizarse los justificantes de caja
chica y cotejarse con el importe que aparece en el cheque re novacin del
fondo. Debe comprobarse la exactitud de las distribuciones a las cuentas de
gastos.
Ejemplo:
El fondo de caja chica de una compaa se renovaba con regularidad todos los
vienes cada dos semanas. El auditor seleccion cuatro de estas fechas para
examinarlas. Los totales que acusaban las cintas de mquina sumadora que
haba sacado de los justificantes de gastos de caja chica aprobados en cada
fecha, acusaban un dficit de S/. 25.00 en la distribucin en el resumen de
justificantes y en le registro del libro de caja chica en cada caso. Ampli su
prueba a la totalidad y hall que todas las renovaciones de fondos acusaban
una suma de S/. 25.00 en exceso del total de los justificantes aprobados. Haba
25 justificantes de renovacin del fondo (no se haba renovado el fondo al final
del ejercicio), o sea un dficit total de S/. 625.00 que se haba cargado
igualmente a atenciones y agasajos y a gastos de cena para trabajadores
extraordinarios, fuera de horas hbiles.

Fraude: Mal uso de los fondos

Medidas correctivas
Los reembolsos se deben realizar de conformidad con los comprobantes
justificativos presentados.
De establecerse la existencia de gastos indebidos o ajenos a los propsitos
del fondo, se debe rechazar los mismos, constituyndose a partir de ello,
en gastos particulares de los responsables del manejo de estos fondos, por
tanto, sujetos a reposicin o devolucin.

SE PIDE:
1. Examinar cada caso muy detenidamente y comentar los procedimientos
de los fraudes cometidos.
2. Recomendar las acciones correctivas.

Fuente: Holmes: Auditora: Principios y Procedimientos. Tomo I (1979).

Huaraz, 15 de agosto de 2013.

JARV.