CONTROL INTERNO

Concepto

En su sentido ms amplio el Control Interno comprende la estructura, las

polticas, el plan de organizacin, el conjunto de mtodos y procedimientos y las
cualidades del personal de la empresa que aseguren:

a) Que los activos estn debidamente protegidos.

b) Que los registros contables sean fidedignos, as como la validez de la
informacin en general.
c) Que la actividad se desarrolla eficazmente.
d) Que se cumplen las polticas y directrices marcadas por la direccin.

Esta definicin reconoce que un sistema global de C.I. se extiende ms all

de las materias que lo relacionan con los departamentos contable y financiero y
abarca otros tipos de control, como son los de gestin y eficacia operativa.

Incluye los mtodos por medio de los cuales la direccin delega autoridad y
asigna responsabilidades en el departamento de compras, ventas, produccin,
contabilidad, etc.; incluye el programa para la preparacin, verificacin y
distribucin de la supervisin en las diferentes actividades; la utilizacin de
tcnicas presupuestarias, inspecciones, estudios de tiempos, programas de
formacin para el personal.

El sistema de control interno est entrelazado con las actividades operativas

de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es ms efectivo
cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman
parte de la esencia de la empresa.

Mediante los controles incorporados se fomenta la calidad y las iniciativas

de delegacin de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una
respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes. El control interno es un
proceso efectuado por el directorio, la direccin y el resto del personal de una
entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable
en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las siguientes categoras:

a) Eficacia y eficiencia de las operaciones

b) Fiabilidad de la informacin financiera
c) Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

El primer aspecto clave de la definicin propuesta es que se trata de un

proceso. En consecuencia los controles internos no deben ser hechos o
mecanismos aislados, o decretos de la direccin, sino una serie de acciones,
cambios o funciones que, en conjunto, conducen a cierto fin o resultado. Esto por
s solo extiende el concepto de control interno ms all de la nocin tradicional
de controles financieros, para convertir el control interno en un sistema integrado
de materiales, equipo, procedimientos y personas.

Control interno administrativo y control interno contable

El control interno administrativo no est limitado al plan de la organizacin y

procedimientos que se relaciona con el proceso de decisin que lleva
autorizacin de intercambios. Entonces el control interno administrativo se
relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los registros

que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable
Principios que rigen el control interno

Los Principios que rigen el Control Interno son los siguientes:

a) Divisin del trabajo;

b) Fijacin de responsabilidad;
c) Cargo y descargo;

a) Divisin del trabajo

Lo esencial es precisar que los procesos de elaboracin y aprobacin

de los documentos primarios, se efecten por personas distintas a las que
los registran y stos no sean los que elaboran y aprueban los
Comprobantes de Operaciones que sirven de base a las anotaciones.

Es necesario dividir las diferentes operaciones en forma tal que los

resultados parciales de una operacin puedan ser verificados con el
resultado de su contabilizacin.

Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe

aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan, esto
quiere decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicacin, debe
ser objeto de una lgica adecuacin cuando la plantilla del personal es
pequea, el aumento del personal con este fin debe ser la ltima de las
alternativas, cuando no haya otra solucin, ya que debe tenerse en cuenta
que el costo de un control no debe ser superior a los beneficios que se
deriven.

b) Fijacin de Responsabilidad

Que los procedimientos inherentes al control de las operaciones

 econmicas, as como la elaboracin de los documentos pertinentes,
permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre
todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.

Se parte de la concepcin de que las normas y procedimientos

estructurados, sobre la base de una adecuada organizacin, prevean las
funciones de cada rea, o sea, que hay que hacer, as como las
consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de una
unidad organizativa, expresando el cmo hay que hacer y quin debe
hacerlo.

Es importante que los procedimientos definan quin debe efectuar cada

operacin y que a su vez se establezca en forma obligatoria que se deje
evidencia de quin efecta cada una de ellas en los documentos y
registros.

c) Cargo y Descargo

Consiste simplemente en que cuando se produce una entrega de algo:

mercancas, documentos, dinero, etc. (descargo), existe una contrapartida
o recepcin (cargo). Cuando esta operacin se formaliza
documentalmente, la persona que recibe, firma el documento asumiendo
la custodia de los medios recibidos.

Componentes de la estructura del control interno

Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son

utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la
estructura (tambin sistema) de control interno se requiere de los siguientes
componentes
a) Ambiente de Control Interno
b) Evaluacin del Riesgo
c) Actividades de Control gerencial
d) Sistema de informacin y comunicacin.
e) Actividades de Monitoreo

a) Ambiente de control interno

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie

las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el que
tambin se conoce como el clima en la cima.

En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier

entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores
ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y
la base sobre la que todo descansa.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son

desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los
riesgos. Igualmente, tiene relacin con el comportamiento de los sistemas
de informacin y con las actividades de monitoreo.

Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los

siguientes:

1) integridad y valores ticos;

2) autoridad y responsabilidad;
3) estructura organizacional; y
4) Polticas de personal;
b) Evaluacin de riesgos

El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o accin

afecte adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin,
anlisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboracin de
estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del
control interno en la entidad.

Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el

registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las
representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad
de auto-evaluacin que practica la direccin debe ser revisada por los
auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque,
alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados.

Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son:

1) los objetivos deben ser establecidos y comunicados;

2) identificacin de los riesgos internos y externos;
3) los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y,
4) evaluacin del medio ambiente interno y externo

c) Actividades de Control gerencial

Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de

la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las
cosas, as como tambin porque el dictado de polticas y procedimientos y
la evaluacin de su cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para
asegurar el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de control
 pueden dividirse en tres categoras: controles de operacin, controles de
informacin financiera y controles de cumplimiento.

Comprenden tambin las actividades de proteccin y conservacin de

los activos, as como los controles de acceso a programas computarizados
y archivos de datos.

Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial

son:

1) polticas para el logro de objetivos;

2) coordinacin entre las dependencias de la entidad; y,
3) diseo de las actividades de control

d) Sistema de informacin y comunicacin

Est constituido por los mtodos y registros establecidos para registrar,

procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La
calidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la
gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las
actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables.

Los elementos que conforman el sistema de informacin son:

1) Identificacin de informacin suficiente

2) Informacin suficiente y relevante debe ser identificada y
comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar
sus responsabilidades asignadas.
3) Revisin de los sistemas de informacin
4) Las necesidades de informacin y los sistemas de informacin
deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o
 cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de
formulacin de informacin.

e) El control interno gerencial.

El concepto de control interno, tradicionalmente estuvo vinculado con

aspectos contables y financieros. Desde hace algunos aos se considera
que su alcance va ms all de los asuntos que tienen relacin con las
funciones de los departamentos de contabilidad, dado que incluye tambin
en el mismo concepto aspectos de carcter gerencial o administrativo. Aun
cuando es difcil delimitar tales reas, siempre es apropiado establecer
algunas diferencias entre el alcance del:

1) control interno financiero, y

2) control interno gerencial.

Limitaciones de un sistema de control interno

Ningn sistema de control interno puede garantizar su cumplimiento de sus

objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad
razonable en funcin de:

1) Costo beneficio; El control no puede superar el valor de lo que se quiere

controlar.
2) La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias; Debe
establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las
extraordinarias existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
3) El factor de error humano.
4) Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. Polucin de
fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de control
no vulnerable a estas circunstancias.