EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un

sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinar si existe
una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados
financieros son confiables o no. Una debilidad importante del control interno, o
un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo
dentro de la estructura de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de
la gerencia, la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse
de que los beneficios esperados por la implantacin de los procedimientos de
control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los
objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad
razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los valiosos y
movibles, estn protegidos contra prdidas por el uso o disposicin no
autorizado que las operaciones son realizadas con autorizacin de la gerencia,
y registradas adecuadamente para permitir la elaboracin de estados
financieros de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad.
Las transacciones de la Entidad son reflejadas en los estados financieros, a
travs del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con
ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar,
validar, procesar y emitir la informacin contable, est inherente la necesidad
de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros
tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de
costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste
en disear pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos.
IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO:
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es
importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la

manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino
tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y
administrativos.
El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades,

la

diferencia

entre

errores

irregularidades

es

la

intencionalidad del hecho; el trmino errores se refiere a errores u omisiones no

intencionales,

las

irregularidades

se

refieren

errores

omisiones

intencionales.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los
estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que
disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados
financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno
debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se
relacione con falsificacin, fraude o colusin y aunque posiblemente los montos
no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que
se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen
implicaciones sobre la correcta conduccin de la entidad.
El procesamiento de transacciones es una funcin de los sistemas contables
que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la informacin financiera. El
procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de informacin
contable incluye procesos y controles.
Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la
informacin, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los
procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan
evidencia de que se han ejecutado correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de deteccin, esta clasificacin de los
controles depende del momento en el cual se ejecuta el control con relacin al
proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la
ejecucin de un proceso, ejemplos de controles preventivos son los siguientes:

- El inventario que ingresa al almacn se recibe solamente con base en

autorizaciones y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al
sistema.
- Revisin y aprobacin de los comprobantes de diario.
Los controles de deteccin se aplican durante o despus de un proceso; la
eficiencia de los controles detectivos depender principalmente del intervalo de
tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control.
Algunos ejemplos de controles de deteccin son los siguientes:
- Reconciliaciones de cuentas de auxiliares versus mayor general
- Emisin de listados de excepciones
- Cuadre de totales dbitos y crditos al grabar comprobantes contables
Los objetivos generales del control interno son los siguientes:
- Custodia de los activos
- Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta
- La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la
Empresa.
Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos especficos del
control, que son los siguientes:
- Integridad
- Existencia
- Exactitud
- Autorizacin
- Custodia
El objetivo referente a la conduccin del negocio depende principalmente de la
actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente
porque se refiere a la administracin del negocio.

A continuacin veremos los objetivos del control interno referentes a la

integridad, existencia y exactitud de la informacin, autorizacin de las
transacciones y custodia de los activos.
Integridad:
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las
transacciones en el perodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo
de integridad existen cuando al inicio de las transacciones o en el
procesamiento no se incluye toda la informacin. Los controles internos de
prenumeracin de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo
de integridad.
Una violacin de los controles internos de integridad para un proceso de
facturacin, sera obviar el registro de las operaciones en forma cronolgica.
Existencia:
Los objetivos de existencia permiten asegurar que slo se registren
operaciones que afecten la identidad. El objetivo de existencia de los controles
internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan
informacin que no correspondan a transacciones reales de la entidad. Los
estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios
que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos
sealar, por ejemplo, lo siguiente:
- Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones
de venta efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de contabilidad
aplicables a las operaciones correspondientes.
- Los cargos peridicos por depreciacin deben corresponder a activos que
realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con
polticas y procedimientos adoptados por la gerencia.

- Los ingresos no operacionales correspondern a operaciones diferentes a las

del giro principal de la Empresa.
Exactitud:
En todo intercambio o transaccin, existe una consideracin acerca de las
cantidades que se estn trazando o traspasando. Cuando se adquiere un
activo, el valor inicial y aplicable para su registro es el costo del mismo o costo
histrico. En el caso especfico del activo, el costo se refiere al valor del activo
individual ms todos aquellos costos relacionados y necesarios para ponerlo en
funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado, los registros
contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente
representan.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al
valor que realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean
registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no
reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el
trmino aplicable es el de razonabilidad de cifras.

La exactitud es

indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la

informacin fuente o se genere la transaccin.
Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede
ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar
el inventario y el pasivo correctamente.
Autorizacin:
Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implcita una
autorizacin. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se
encuentren

autorizadas

por

algn

funcionario

competente.

Para

el

procesamiento de la informacin, pueden existir distintos niveles de

autorizacin. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de

autorizacin debe establecer lmites al inicio, continuacin o finalizacin de una
operacin contable con base en polticas y procedimientos establecidos. Las
autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una
necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.
Custodia:
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o
disposicin no autorizado de los activos de la Empresa. Este objetivo se
cumple a travs de dos tipos de controles:
- Controles de custodia fsica.
- Controles de existencia fsica
Los controles sobre la custodia fsica de los activos son diseados para
prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el perodo en el
que se encuentran bajo custodia de un individuo o departamento,
especialmente interesa la custodia fsica de los activos valiosos y movibles
tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehculos, etc.
Cuando diseamos procedimientos de control sobre la custodia fsica debemos
tomar en cuenta lo siguiente:
- Los activos que ingresan slo se reciben con autorizaciones, son contados e
inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento
en particular.
- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la
responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le haba
asignado esta responsabilidad.
Los controles sobre la existencia fsica estn diseados para detectar si las
cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos

controles incluyen conteos peridicos de inventario u otros activos, arqueos de

fondos fijos, arqueos de facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodias debemos tener presente que el
individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia fsica no puede
tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe
de almacn no puede ser responsable de manejar el listado de inventario y
hacer ajustes al mismo.
DEFINICIN, CLASIFICACIN Y CONDICIONES
Existen diversos cuerpos colegiados de la profesin contable que han definido
sistemticamente el concepto del control interno en el contexto de las
operaciones llevadas a cabo por las empresas. La primera definicin formal de
lo que representa o se debe entender sobre el control fue emitida por la Junta
de Normas de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos en el
SAS No. 1 prrafo 320.09. Esta definicin de control interno, fue el punto de
partida que sirvi para establecer uno de los conceptos ms importantes
desarrollados por la profesin contable. El SAS No. 1 expresamente dice lo
siguiente acerca del control interno.
El control interno comprende el plan de organizacin, todos los mtodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la
eficiencia de las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas
por la gerencia.
El control interno en un sentido amplio, incluye por consiguiente controles que
pueden ser contables o administrativos como sigue:
a) Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los
mtodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y estn
relacionados directamente con la proteccin de los activos y la confiabilidad de
los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como los
sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de tareas relativas a la

anotacin de registros e informes contables de aquellas concernientes a las

operaciones o custodia de los activos y controles fsicos sobre los activos y la
auditora interna.
b) Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos
los mtodos y procedimientos que estn relacionados principalmente con la
eficiencia de las operaciones, la adhesin a las polticas gerenciales y que, por
lo comn, solo tienen que ver indirectamente con los registro financieros.
Generalmente incluyen controles tales como los anlisis estadsticos, estudios
de tiempo y movimientos, informes de actuacin, programas de adiestramiento
del personal y controles de calidad.
El Instituto Americano de Contadores Pblico Certificados ha sido una entidad
que se ha caracterizado por la frecuente produccin de literatura contable, la
cual ha sido tomada como fuente y norte para la emisin y pronunciamiento de
nuevos conocimientos en la profesin contable, por parte de otros cuerpos
colegiados. La contribucin de conocimientos ha sido sustancial y en general,
la literatura contable es sumamente amplia y variada, sin embargo, si nos
preguntramos cul es una de las piedras angulares del conocimiento contable,
nuestra respuesta podra pasar por alto toda la teora del control interno. Otro
cuerpo colegiado que ha contribuido en forma importante a la generacin del
conocimiento contable, es el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, este
organismo ha definido el control interno bajo los siguientes trminos:
El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la
informacin financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la
adherencia a las polticas previstas por la administracin.
En forma ms o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes
objetivos:

Proteger los activos.

Asegurar registros contables completos y exactos.
Fomentar la eficiencia operacional.
Estimular el cumplimiento de las polticas.

CLASIFICACIN
Tomando en cuenta las definiciones explicadas, se puede clasificar el control
interno, en atencin a su naturaleza.
Controles internos administrativos.
Controles internos contables.
Los controles internos administrativos generalmente no tienen relacin directa
con las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos bsicos
establecer lo siguiente:
Plan de organizacin.
Mtodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones.
Adhesin a las polticas gerenciales.
Los controles internos contables por el contrario, si tienen relacin directa o
efecto sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos lo
siguiente:
Mtodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la
proteccin de activos.
Autorizacin de las operaciones.
Asegurar la exactitud de los registros financieros.
Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que
dependen del momento en que se ejecutan:
Controles para la captura de los datos.
Controles para el procesamiento.
Controles en la salida de la informacin.
Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad existencia,
exactitud y autorizacin de las transacciones.
En la siguiente figura se muestra una jerarqua que se puede establecer en la
clasificacin de los controles internos administrativos y contables. En la parte
inferior del grfico, se encuentran las transacciones fuente, las cuales estn, en
una primera instancia, sujetas a los controles internos de tipo contable, a fin de
cumplir con los siguientes objetivos.

 Proteccin de los activos.

Autorizacin de las operaciones.
Asegurar la exactitud de los registros contables.

De esta forma las operaciones estn sujetas, en primer lugar, a la verificacin

de las transacciones respecto a: autorizacin, exactitud y registro adecuado de
las mismas. En una segunda fase, los controles internos administrativos
aseguran que las operaciones se efecten logrando un mximo de eficiencia, lo
cual implica que stas se a cabo conforme a las polticas gerenciales y de
acuerdo con un plan organizativo preestablecido. En este sentido los controles
internos tienen relacin directa con las cifras de los estados financieros en su
totalidad. La fortaleza o debilidad de los controles internos afectarn la
confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. Para que exista
un adecuado sistema de control interno, deben darse ciertas condiciones que
garanticen un mnimo grado de confiabilidad.
CONDICIONES

Las condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas

bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que
un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal
entre los miembros de la organizacin a respetar, y hacer cumplir las polticas
previamente establecidas, es decir que exista una conciencia de control. Las
condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son:

Competencia del personal

Delimitacin de responsabilidades
Establecimiento de niveles de autorizacin
Segregacin de funciones
Conciencia de control
Canales de comunicacin

Competencia del personal

La competencia del personal se refiere a las polticas y procedimientos que
tiene una empresa para controlar, supervisar y entrenar el personal, con el
objetivo de que ste se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar
su trabajo. Un personal competente por lo general, crear un clima efectivo
para el cumplimiento de las funciones y actividades en la empresa. Dentro de
un departamento contable, debe crearse un perfil para cada cargo y/o funcin
respectivamente, de tal forma que existan maneras de asegurarse de que el
personal asciende con base en mritos y conocimientos.
Por ejemplo, una poltica sana puede ser el contratar estrictamente a
estudiantes de contadura pblica como analistas y auxiliares contables; de
esta forma, se est asegurando que el personal posee los conocimientos
bsicos necesarios para llevar a cabo sus funciones.
Delimitacin de responsabilidades
La delimitacin de responsabilidades establece que un adecuado sistema de
control interno debe tener segregadas las actividades que realizan cada grupo
de empleados en la empresa, y su mbito de responsabilidad. De esta manera,
por ejemplo, las funciones de cobranza se encuentras normalmente
centralizadas en un solo departamento. Esto tiene la ventaja de separar y
establecer claramente, a quin corresponde una u otra tarea en la empresa.

La delimitacin de responsabilidades se origina como una necesidad de la

organizacin para establecer las fronteras de accin de cada individuo en su
rea de competencia. Una de las herramientas gerenciales bsicas para
separar as responsabilidades en la organizacin es la utilizacin de
organigramas. Los organigramas o carta de organizacin indican las principales
reas en las cuales se subdivide una empresa.
Los organigramas son grficos que representan a estructura y forma de
organizacin de una empresa, y en el cual se muestran las principales
relaciones entre sus componentes. Los organigramas ayudan a entender el
esquema lgico que define una entidad. Bsicamente existen tres tipos de
organigramas: estructurales, de posicin y funcionales.
Un organigrama estructural muestra la delimitacin de responsabilidades
desde el punto de vista de las unidades homogneas que componen la
organizacin.

Un organigrama de posicin refleja la posicin o cargo de cada una de las

personas que tienen bajo su mando las estructuras que se definen en el
organigrama estructural. La diferencia principal entre un organigrama
estructural y el de posicin es que en primero, se muestran unidades de
responsabilidad homogneas, mientras que en el segundo, existe una
identificacin de las personas que tienen responsabilidades dentro de la
organizacin.

Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las

estructuras o cargos.
Como se mencion al principio, los organigramas son herramientas que ayudan
a implementar la condicin de delimitacin de responsabilidades para el control
interno.

ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE AUTORIZACIN

La tercera condicin sobre la cual descansa un adecuado sistema de control
interno se refiere al establecimiento de niveles de autorizacin, el cual requiere
que las operaciones procesadas en el sistema contable, estn autorizadas por
un funcionario competente, o de acuerdo con niveles de autorizacin

preestablecidos. Un auxiliar contable por lo general, no debe estar autorizado

para generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas, sin
autorizacin del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar
un reparto de dividendos, sin la previa autorizacin de la asamblea de
accionistas. De esta forma, cada operacin que se registre en el sistema
contable deber estar autorizada por algn funcionario que tenga la delegacin
de autoridad respectiva.
Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control
contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente
que el establecimiento de los niveles de autorizacin sea implantado a travs
de un manual de autorizaciones, en el cual se deber detallar el tipo de
autorizacin por cada funcionario. Las autorizaciones dadas a cada gerente
estn plasmadas en varios tipos de documentos implantados por la empresa.
Por ejemplo, es una prctica comn en muchas compaas, el efectuar pagos,
previa una solicitud de emisin de orden de pago. Este documento debe reflejar
todos aquellos datos que debe tener una autorizacin a los efectos del pago.
Se muestra un formulario ejemplo de orden de pago. Ntese que el formulario
lleva en su parte inferior, unos recuadros en donde cada funcionario autorizado
deber estampar su firma en seal de aprobacin. Una orden de pago no podr
ser procesada si no posee todas las autorizaciones respectivas.
Algunos ejemplos de niveles de autorizacin son los siguientes:
Existencia de, por lo menos, dos firmas diferentes para autorizar el pago
de los cheques.
Normas establecidas para la autorizacin de las operaciones que
involucran montos importantes en los estados financieros.
Las compras de activos fijos se realizan previa autorizacin de
funcionarios competentes.

Segregacin de funciones
La segregacin de funciones establece que un empleado o departamento no
puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser
llevadas a cabo por una sola persona o unidad. La segregacin de funciones se
convierte en requisito indispensable para el funcionamiento del control interno.
Algunos ejemplos de segregacin de funciones son los siguientes:
Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de
los libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el
registro de las operaciones.
La supervisin del almacn no debe ser llevado a cabo por el
departamento de compras.
Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden
tener funcin o acceso al registro de las operaciones.
El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores.
Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las operaciones
realizadas por los fondos.
Conciencia de control

La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentacin de los

estados financieros esta presentacin de los estados financieros est sujeta a
la confiabilidad en la estructura de control interno. La conciencia de control
representa la actitud que tiene la gerencia y los empleados responsables de
hacer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control interno.
Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de Control Interno
deben venir de la alta gerencia. Un alto compromiso para el cumplimiento del
control interno, requiere que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero
que esa filosofa sea transmitida y se cumpla en forma descendente. El
problema del asunto aqu planteado radica en que la gerencia puede tener la
inclinacin a modificar los estados financieros a su conveniencia, de acuerdo
con intereses parciales o de grupo. Si esto es as, se puede estar en ausencia
total de una conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento
que una empresa es, lo que quiere que sea su gerencia.
Canales de comunicacin
Los canales de comunicacin son todos los medios que la gerencia utiliza para
hacer conocer sus objetivos, polticas, normas y procedimientos. Estos canales
de comunicacin estn representados por memorndums, manuales, circulares
y otro tipo de documentos. La fortaleza del control interno depender mucho de
la calidad de las comunicaciones en la empresa. Obviamente si la gerencia no
puede transmitir efectivamente sus polticas y normas, especialmente las
relativas al control interno, stas no se cumplirn.
TIPOS BSICOS DE CONTROL INTERNO
El control interno puede llevarse a cabo a travs de la implantacin de diversas
tcnicas para el chequeo y verificacin de las operaciones. Se establecen
distintas tcnicas de control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las
siguientes interrogantes:
Cmo se generan las transacciones?
Cmo se procesan desde el momento en que se generan hasta que
son registradas en el mayor general?

 Cmo se disponen los activos en la empresa?

Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de
contabilidad, se disponen de los siguientes tipos bsicos de control:

De existencia
De exactitud
De autorizacin
De custodia

Cada uno de estos tipos de control interno est dirigido a cumplir con el
objetivo final de fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en que consiste
cada uno de stos.
CONTROLES DE EXISTENCIA
Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe ser que la entidad
registre slo aquellas operaciones que existan y que tengan efecto sobre ella.
Los controles de existencia son aquellos controles que aseguran que las
transacciones registradas existan y sean vlidas. Una entidad no puede
registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean reales. Por
ejemplo, los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de
existencia:
Todo registro contable debe estar soportado por un documento original.
Los inventarios se deben recibir nicamente previa la verificacin de su
pedido, a travs de la revisin de la orden de compra interna.
Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de
cobro y la informacin necesaria para su registro: fecha de cobro,
nmero de cheque, monto, nmero de factura que cancela y cdigo del
cliente.
En el primer ejemplo, se asegura que todo registro debe tener algn soporte,
esto implica que ningn registro contable puede ser iniciado si no existe un
documento previo que lo respalde. En algunas ocasiones, y esto puede
suceder en muchas empresas, el soporte original de los registros no
necesariamente debe estar archivado fsicamente anexo al comprobante
contable, sin embargo, una copia o fotocopia del documento original debe
soportar su registro. En caso de ser esto difcil o sencillamente a fin de no
incurrir en mayores costos, las compaas deben disponer de una adecuada

organizacin de los registros para poder ubicar en todo caso, la informacin

que soporte los registros contables. En el segundo ejemplo, el objetivo del
control es igual; es decir, asegurarse de que la transaccin existe desde todo
punto de vista. Un almacn no puede recibir inventarios si no existe una previa
verificacin acerca de la solicitud de compra por parte del departamento de
compras. En el tercer ejemplo, el recibo de cobro y el depsito respectivo,
soporta la transaccin de cobro realizada a los clientes para su posterior
registro contable.
CONTROLES DE EXACTITUD
Toda transaccin que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser
cuantificable en trminos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se
desprende, de los documentos que soportan los registros contables. Cuando se
est registrando una factura debe asentarse en la mayor general, el monto que
refleja tal documento en caso en que los bienes recibidos estn de acuerdo con
las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse el caso de que un activo
recibido tenga un valor menor al especificado en la factura, por ejemplo, un
faltante en la recepcin de mercanca; en este caso, la compaa debera emitir
una nota de dbito a la factura del proveedor, y la cual ser cargada a la cuenta
del proveedor correspondiente.
Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que
reflejan los documentos originales que generan la transaccin. Algunos
ejemplos de controles de exactitud son los siguientes:
Realizacin de doble verificacin manual.
Verificacin manual de listados de validacin.
Revisin de listados de totales por lotes de transacciones.
CONTROLES DE AUTORIZACIN
Los controles de autorizacin estn orientados a permitir operaciones que son
vlidas desde el punto de vista interno. Un control de autorizacin le da validez
a la existencia de una transaccin y genera normalmente la continuacin o no
del procesamiento de la operacin. Un control de autorizacin puede ser hecho
en forma manual o computarizada. Todos los controles internos que estn

relacionados con algn aspecto de PED. Algunos ejemplos de controles de

autorizacin son los siguientes:
La emisin de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la
adecuada provisin de fondos.
Todo registro contable en los libros, deber estar autorizado por un
funcionario competente para ello.
Las entradas de inventario al almacn general son autorizadas por el
jefe de almacn, mediante la firma de ste en el informe de recepcin.
CONTROLES DE CUSTODIA En la definicin dada acerca del control interno,
se defini como un objetivo de ste, el salvaguardar los activos de importancia
y que fueran susceptibles de disposicin no autorizada.
Los controles de custodias sirven para asegurarse de que los activos valiosos y
movibles, estn resguardados del riesgo de robo y prdida. Se pueden
enumerar varios ejemplos de controles de custodia, los cuales tienen el mismo
objetivo, veamos algunos de ellos:
Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas
continuas.
Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de
moverse fcilmente.
Fondos de caja chica manejados por una sola persona.
Salida de inventarios del almacn realizada con base en una
autorizacin escrita de algn funcionario competente.
Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no
autorizadas.
Un ejemplo de empresas que requieran tener controles de custodia fuertes son
las empresas de traslado de valores y las dedicadas a la industria de la
televisin. En el primer caso, los controles de custodia empiezan desde el
mismo instante en que una persona realiza una solicitud de empleo en la
empresa, hasta pasar por todos los controles propios de la custodia de valores;
en el segundo caso, los controles se aplican cada vez que se tiene que realizar,
por ejemplo, una transaccin de un programa en vivo y fuera de los estudios de
grabacin, debido a que se realiza un desplazamiento importante de activos
que son monetariamente significativos.

MTODOS DE DOCUMENTACIN Y EVALUACIN

DEL CONTROL

INTERNO
Cuando se evalan los controles internos, la documentacin de esta evaluacin
se realiza en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal
forma que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluacin de los
sistemas, mtodos y procedimientos del control interno general. Existen
diferentes tcnicas para documentar la evaluacin del control interno contable,
a saber:
Cuestionarios
Narrativos
Flujogramas
Todas y cada una de las tcnicas anteriormente nombradas tienen el mismo
objetivo, la mejor forma de documentacin es aquella que aplique mejor para
las circunstancias en las cuales se realiza el trabajo.
CUESTIONARIOS
Los cuestionarios son la tcnica ms antigua para documentar y evaluar el
control interno y consiste en la formulacin de preguntas agrupadas en una de
las siguientes formas.

Por cuentas principales de los estados financieros

Por departamentos de la empresa
Por ciclos del negocio
Generales

Por cuentas principales de los estados financieros Un cuestionario

realizado bajo este esquema, se estructura por cada rubro de los estados
financieros, que se considere importante evaluar.

Por departamentos de la empresa

El formato no vara con respecto al anteriormente mostrado, slo que las
preguntas son agrupadas con base en departamentos definidos segn el
organigrama de la empresa. Por ejemplo:

Produccin
Compras
Cuentas por pagar
Crdito y cobranzas
Mercadeo

Por ciclos de negocios

Ampliamente utilizadas para la revisin de estados financieros, un cuestionario
de control interno elaborado bajo esta clasificacin reduce la actividad del
negocio a unos pocos ciclos, en donde las operaciones definidas en cada uno
de stos tienen algn tipo de relacin. Por ejemplo, ciclos de:

Ingresos
Compras y Cuentas por Pagar
Produccin
Nmina y otros Costos Relacionados

Generales

Un cuestionario bajo un esquema general establece preguntas que son

generales para:
Todo el negocio
Varias reas del negocio
NARRATIVOS Al igual que los cuestionarios, los narrativos son tcnicas que
tiene el objetivo de documentar los controles internos, pero con la peculiaridad
que se tiene un mayor nivel de detalle, en contraposicin a los cuestionarios,
que por lo general, son ms puntuales. Con un narrativo, la evaluacin y
documentacin de los controles internos son ms detallado, de tal forma que se
permite realizar comentarios a los aspectos en l reflejados.

FLUJOGRAMAS
Los flujogramas son tcnicas de documentacin, ms grficas que narrativas.
Se utilizan cuando se desea tener una primera apreciacin acerca del

funcionamiento de un procedimiento a nivel general. Segn se explic en el

captulo 5, podemos tener los siguientes tipos de flujogramas.
Secuenciales
Columnares
Analticos
Los flujogramas aplicados al proceso de documentacin de los controles
internos tienen una funcin ms de ayuda grfica para el entendimiento de un
sistema, que el de documentacin propiamente dicho, es decir, son
complementarios. Como se ha establecido, no podemos decir que existe una
sola forma para documentar los controles internos. Por esta razn, una
combinacin de cuestionarios para una primera aproximacin y, flujogramas y
narrativos que amplen algn aspecto que interese al contador pblico en su
trabajo, es la mejor combinacin que puede tenerse para documentar el control
interno.
INFORME DE CONTROL INTERNO
El informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una
entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas
en la evaluacin de sistemas, mtodos y procedimientos de contabilidad
usados. El informe de control interno debe ser redactado en un estilo sobrio, en
el cual no se debe en ningn caso personificar o sealar cargos especficos en
la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como debilidad. Los
informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoria interna, o por el
contador pblico independiente que ha examinado los estados financieros. Las
responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del trabajo
de evaluacin del control interno contable y su informe relacionado. Es una
exigencia la emisin de la carta de control interno para toda revisin de los
estados financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta,
por lo que en caso de no existir observaciones, tal situacin puede originarse
en todo caso por la falta de profundidad en el trabajo del contador pblico. Los
puntos de observacin varan en el grado de importancia, es decir, habr
observaciones que desde el punto de vista del control interno, debern ser
subsanadas con mayor rapidez que otras. Una ltima observacin referente a
la carta de control interno es su carcter confidencial, lo que es necesario, a fin

de proteger los intereses de la empresa a la cual se le hizo una revisin de las

cifras, o de los sistemas contables en funcionamiento. El informe de control
interno realizado por el contador pblico independiente recibe varias
denominaciones, a saber:
Carta a la Gerencia
Memorndum de control interno
Carta de observaciones de control interno

Hasta aqu, el contador pblico ha explicado lo siguiente:

El objetivo de la evaluacin del control interno
La observacin de no haber considerado el sistema de control desde la
fecha del informe
Limitaciones de un sistema de control interno
Lo que se considera una debilidad importante del control interno.
La observacin importante, segn lo definido por el contador, respecto a
la interpretacin de debilidades de control interno

 Detalle de las observaciones que no se consideran debilidades

importantes y que previamente, han sido discutidas con el personal
gerencial apropiado.
A continuacin, el contador pblico explica en forma detallada todas las
observaciones encontradas a lo largo de su trabajo:

Los Ejemplos anteriores son solo una pequea muestra de lo que un contador pblico
puede reflejar en su informe de Control Interno. Seguidamente se muestra la ltima

parte

que

pudiese

incluir

la

carta

la

gerencia.

BIBLIOGRAFA
http://prcticascontables.blogspot.com/2012/03/el-control-interno-y-lasoperaciones.html
Libro de sistemas y procedimientos contables de Fernando Catacora - edicin

2000