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Cdigo:
SISTEMA DE ATENCION ESTOMATOLOGICA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Versin: 00 / XX.XX.20
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN
INTERNA Y EXTERNA
DOCUMENTOS REFERENCIALES:
Plan Estratgico de la FAEST, 2014-2018.
DEFINICIONES:
RESPONSABILIDAD:
A. Aspectos Generales
1. La Facultad de Estomatologa de la Universidad Peruana Cayetano Heredia
vela por la interiorizacin de la cultura organizacional entre sus miembros para
permitir el fortalecimiento del clima organizacional.
2. Los lineamientos aprobados en los Comits Tcnicos, Comits permanentes o
directivas del Consejo de Facultad deben ser comunicados por los
responsables va correo electrnico a sus docentes dentro de las 24 horas
siguientes.
3. Cada autoridad o jefe debe publicar en sus paneles informativos mensajes
dirigidos a profesores, estudiantes y personal no docente, el cual deber
permanecer solo 15 das para su conocimiento. Pasada la fecha establecida, se
archivar.
4. El rea de Recursos Humanos de la facultad reportar toda informacin de
ndole administrativa al personal docente y no docente va correo electrnico.
5. Toda informacin de ndole acadmica remitida al personal docente de
cualquier departamento acadmico ser enviada por la secretara de dicho
departamento, utilizando el correo institucional.
6. Toda informacin relacionada a cursos de pregrado y posgrado ser
proporcionada a travs de los espacios virtuales para la docencia (EVD) y es de
responsabilidad de los coordinadores de curso.
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utilizando para dicho fin el correo institucional del rea o la plataforma de medio
masivo que se est utilizando en el momento.
C. Multimedia y Prensa
1. La informacin difundida por la Web de la facultad solo ser manejada y
actualizada por el responsable multimedia del rea de comunicaciones de la
Facultad e informada al jefe de la Unidad de Investigacin, Ciencia y Tecnologa
(UICT).
2. Los jefes de departamento o de unidad pueden solicitar en cualquier momento
modificar o agregar informacin de sus reas dentro de la pgina Web de
FAEST segn el flujo establecido.
3. Las modificaciones realizadas en la web por el rea de comunicaciones sern
informadas a las jefaturas de las UICT y UPCYD.
4. Toda entrevista o participacin en un medio de comunicacin masivo que
busque representar a la Facultad, debe ser previamente coordinado con la
responsable de prensa del rea de comunicaciones de la Facultad, actividad
que ser comunicada a la Oficina de Imagen Institucional (OII) UPCH.
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D. Revista Estomatologa al Da
1. El comit editorial est conformado por la jefatura de UPCYD, la direccin
administrativa, el rea de recursos humanos y el rea de comunicaciones.
2. La revista se publicar va virtual cada tres meses y agrupar informacin sobre
cultura organizacional, bienestar, informacin acadmica, entrevista e
informacin de inters.
3. El pblico objetivo primario sern nuestros clientes internos.
4. Todas las reas y jefaturas podrn solicitar la publicacin de cualquier nota u
evento que consideren relevante y este ser evaluado por el comit segn las
ediciones a trabajar.
E. Boletn de Calidad
1. El comit editorial est conformado por los miembros de la UPCYD.
2. El boletn de la UPCYD ser publicado dos veces al ao. Tiene como finalidad
poner en conocimiento aspectos de calidad de la facultad.
3. El pblico objetivo primario sern nuestros clientes internos.
F. Paneles informativos
1. Los paneles informativos de la facultad sern clasificados en rubros especficos:
pacientes, estudiantes y docentes (pre y postgrado).
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G. Centro de Escucha
A. Atencin al Cliente
1 Toda queja, reclamo o sugerencia debe ser recogida de forma inmediata por la
coordinacin de Atencin al Cliente de la FAEST. Asimismo, dicha rea es
responsable de buscar los mecanismos de solucin de acuerdo al tipo de
solicitud presentada segn el procedimiento establecido.
2 El reporte de quejas, reclamos y sugerencias debe ser remitido al UPCYD para
darle seguimiento y solucin.
3 El buzn de sugerencia fsico y virtual tienen la finalidad de recabar las
opiniones o reclamos del cliente y sern revisados por la Comisin asignada y
remitida a la jefatura de la UPCYD.
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Incico
Solicitar mejora o
cambios en algn
item de poltica o
del procedimiento
de comunicacin
Revisar con
Aprobar los
miembros de la
cambios
UPCYD
Difundir y actualizar
el documento en
web
Fin
Fase
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PUBLICACIN DE BOLETIN
rea de
UPCYD Grupos de inters
comunicaciones
Inicio
Diseo del
contenido del
Boletn
Solicitar el diseo
Elaborar diseo
grfico al rea de
grfico
comunicaciones
Remitir propuesta
De acuerdo?
Si de boletn
No
Tomar
conocimiento del
boletn
Fin
Fase
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inicio
Solicitar publicacin
Elaborar muestra o
de informacin,
modelo (adaptar,
publicacin de
Recepcionar y actualizar o
notas o
revisar la solicitud modificar la
actualizacin de
plataforma web) y
pgina web va
remitir propuesta
correo electrnico
Si De acuerdo?
No
Tomar
Publicar en pgina
conocimiento de la
web la informacin
publicacin en web
Fin
Fase
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Incio
Remitir la solicitud
Elaborar propuesta
con informacin Verificar contenido
grfica de acuerdo
requerida para y anexos
al manual
publicar
Adaptar las
Se aprueba? No
sugerencias
Si
Aprobar y remitir al
Se aprueba?
rea solicitante
Solicitar
Aprobar la solicitud Tomar
No cotizaciones y
de imprenta e conocimiento de la
Si aprobacin de
impresin de oferta educativa o
direccin
material grfico servicios faest
administrativa
Fin
rea de
Jefes de unidades / reas PRENSA UPCH Grupos de inters
comunicaciones
Inicio
Recepcionar,
Solicitar publicacin revisar, coordinar
en nota de prensa, con el medio de
con informacin y comunicacin para
requerimientos la publicacin (fecha
y diseo de la nota)
No
Indicar mejora de lo
coordinado
Tomar
Informar al rea de Publicar la nota de
conocimiento de la
prensa UPCH prensa
nota de prensa
Fin
Fase
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Inicio
Informar a los
interesados la fecha
de publicacin
Tomar
Disear y publicar el conocimiento del
artculo contenido de la
revista
Fin
Fase
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DIFUSIN EN PANELES-BANNER-OTROS
rea de
Jefe de unidades, rea Grupos de inters
comunicaciones
Inicio
Preparar aviso
interno para
publicacin
Supervisar
cumplimiento de Tomar
Ubicar en paneles procedimiento de conocimiento de la
comunicacin publicacin
interna
Fin
Fase
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Incio
Recepcionar el
material solicitado
Recibir la
Fin informacin y
buscar canales de
difusin
Fin
Fase
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inicio
Revisar el
calendario de das
festivos
Elaborar el modelo
Aprobar el modelo
de felicitaciones y
De acuerdo? Si de felicitaciones va
remitirlo a la
correo
autoridad
No
Indicar mejora de
contenido
Recepcionar la
confirmacin y
enviar al rea de
RRHH
FIn
Fase
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CENTRO DE ESCUCHA
Personal (docente, no Jefes de departamento /
Decano Jefe de UBYDH docente), estudiantes Administracin / Delegados de
estudiantes
FAEST
Inicio
Coordina con
unidades o reas las
Organiza el rol de reuniones con
centro de escucha profesores,
estudiantes y
trabajadores
Remitir la
Asistir a las
programacin anual
reuniones del
de centro de
centro de escucha
escucha
Recepcionar reporte
Elaborar reporte de
Informar en Consejo y comunicar a los
los centros de
de Facultad miembros los
escucha
acuerdos
Fin Fin
Fase