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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE NOROCCIDENTE -CUNOROC-


LICENCIATURA EN PEDAGOGA Y ADMINISTRACIN EDUCATIVA
ADMINISTRACIN EDUCATIVA
LIC. JUAN ADELSO NOLASCO AMBROCIO
VIII CICLO
SECCIN B

"ACTA Y OFICIO"

ESTUDIANTES: NO. CARN:


SAIRA SUCELY SAUCEDO VALIENTE 20094231
MERLA IRIANA CIFUENTES PREZ 201241220
EVELYN ESMERALDA MONZN MARTNEZ 201241656
OSWUALTT MOISS MARTNEZ 201241720
IVN ADONAS ARGUETA CARDONA 201243390

HUEHUETENANGO, OCTUBRE 2015


INDICE

Introduccin----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Acta--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Definicin--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Partes o elementos--------------------------------------------------------------------------------------------
Introduccin o encabezamientos---------------------------------------------------------------------------
Clusulas, puntos o cuerpo del acta----------------------------------------------------------------------
Cierre o finalizacin-------------------------------------------------------------------------------------------
Firmas de quienes intervienen------------------------------------------------------------------------------
Ejemplo del acta-----------------------------------------------------------------------------------------------
Ejemplo de acta de suspensin por IGGS---------------------------------------------------------------
Caractersticas--------------------------------------------------------------------------------------------------
Clases o tipos---------------------------------------------------------------------------------------------------
Recuerde que---------------------------------------------------------------------------------------------------
Oficio-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Definicin--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Partes o elementos--------------------------------------------------------------------------------------------
Ejemplo de oficio-----------------------------------------------------------------------------------------------
Caractersticas--------------------------------------------------------------------------------------------------
Clases o tipos---------------------------------------------------------------------------------------------------
Recuerde que --------------------------------------------------------------------------------------------------
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INTRODUCCIN

La administracin educativa supone toma de decisiones responsables en el mbito escolar y su


eficiente ejecucin en el servicio educativo evitara problemas, sanciones y despidos de los trabajadores.
El objeto de la actividad educativa es la formacin de los seres humanos es por ello que la suscripcin y
aplicacin de estos documentos o correspondencias debe de tomarse los aspectos, elementos y
caractersticas fundamentales que cada uno posee.

El acta es un documento administrativo que tiene como objeto dejar constancia de hechos importantes
que forman parte de la memoria de la institucin y para dar fe de que el hecho ocurri. Para suscribir un
acta es importante tener en cuenta que para su validez debe tener todas las caractersticas y partes.
En el hecho educativo suceden distintos fenmenos, hechos y actividades los cuales deben de quedar
constatados en un libro de actas, el cual es autorizado por la Coordinacin Tcnico Administrativa, por
la Contralora General de Cuentas o Gobernacin Departamental. Existen distinto tipos de actas entre
ellos estn: de inicio de labores, de toma de posesin, de evaluaciones, de entrega de cargo, visitas
oculares, o cualquier reunin importante en el cual se deba suscribir este documento administrativo.

Otro documento administrativo que es de suma importancia es el oficio, que es un documento por
medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o diversos funcionarios entre s.
Es un documento de uso oficial, por lo que solo se utiliza en las dependencias del Estado, tiene como
propsito trasladar o requerir informacin, datos, documentos, etc. a docentes, autoridades y otras
personas, de forma individual.

1
ACTA

1. Definicin
Es un documento histrico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos ocurridos
considerados de suma importancia, para que formen parte de la memoria de una institucin y para
dar fe de que el hecho ocurri.
Tambin se llama as el documento privado en que se deja constancia de un hecho o de lo tratado y
resuelto en las reuniones de sociedades y asociaciones, que tienen que llevar, a veces de modo
obligatorio, el llamado Libro de Actas.

2. Partes o elementos
a) Introduccin o encabezamiento: Se deja constancia de los siguientes datos:
Nmero de acta; debe ser correlativo y se agrega las cifras del ao que corresponde, Acta
No. 001-2012, por ejemplo.
Nombre del lugar, municipio y departamento.
Hora, da, mes y ao en que se efecta la reunin, todo con letras.
Sede o local donde se realiza la reunin o donde sucede el hecho.
Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o asistieron. Si son numerosos
los participantes, se especifican nicamente los nombres y apellidos de las personas que
dirigen, y los cargos; y se identifica al resto de las personas como un grupo, ya sea de
vecinos, padres de familia, docentes, autoridades, entre otros.
Se debe indicar claramente el nombre y cargo de la persona que suscribe el acta.

b) Clusulas, puntos o cuerpo del acta


Se escriben con letras maysculas, seguidas del punto que corresponda, en el mismo rengln
sin dejar espacios entre una clusula y otras y ordenadas como PRIMERO, SEGUNDO,
TERCERO, etc.
Despus del ttulo de la clusula se escribe el contenido en forma clara y resumida. Las
clusulas deben contener la agenda u el orden del da, los acuerdos y resoluciones tomadas.
Es conveniente no dejar espacios entre una clausula y otra.

c) Cierre o finalizacin
Se redacta de la siguiente manera: Se finaliza la presente reunin, en el mismo lugar y fecha,
a las diez horas en punto, leda y ratificada, firmamos para constancia los que en ella
intervenimos. Es incorrecto iniciar el cierre del acta con las palabras No habiendo y
tampoco se debe anotar como un punto o clusula ms del acta.

d) Firmas de quienes intervienen

2
Despus de cerrar el acta, se da lectura a la misma y se invita a los y las participantes de la
reunin a firmar. Se escriben los nombres de las personas que firman, aunque estas sean
legibles. Si al momento de firmar el acta, una persona se niega a firmar, se agrega una clusula
en donde consten los motivos para no firmar.

3. Ejemplo de acta (inicio de labores)

Acta No. 01-2012


En la Aldea Boca del Monte, municipio de Villa Canales,
departamento de Guatemala, a los ocho horas en punto
a) del da lunes dos de enero del ao dos mil once, reunidos
en el saln de maestros de la Escuela Oficial Rural
Mixta Cesar Julio Mrida, las profesoras Luz Elena
Gonzles, Karla Mara Sosa y Mara Guadalupe Castro,
Directora y quien suscribe; para dejar constancia de los
siguiente: PRIMERO: En virtud de iniciar el da de hoy
el ciclo escolar dos mil doce (2012), la profesora Mara
Guadalupe Castro, Directora, da la cordial bienvenida al
claustro de maestras y da por iniciadas las labores para el
b)
presente ciclo escolar. SEGUNDO: La Directora entreg
a cada una de las maestras, una copia del plan general de
trabajo, instndolas a trabajar en equipo, lo cual asegura
el xito en el proceso enseanza aprendizaje. De la
misma manera recalc la importancia del cumplimiento
de la labor que desempean como docentes y realiz
varias recomendaciones de observancia general. Se
finaliza la presente, en el mismo lugar y fecha, a las
nueve horas con treinta minutos, leda y ratificada,
firmamos para constancia los que en ella intervenimos.
c)
Luz Elena Gonzlez Karla M. Sosa

d)
Ma. Guadalupe Castro

4. Caractersticas
Las actas se registran en un libro debidamente autorizado para ese propsito, por la
Coordinacin Tcnico Administrativa o Supervisin Educativa correspondiente, por la
Contralora General de Cuentas o Gobernacin Departamental.
Cada pgina del libro de actas se le llama folio, se debe numerar cada folio del Libro de Actas.
En toda la redaccin de un acta, no es permitido hacer borrones, y cuando se consigue un dato
equivocado, este debe de tacharse con guiones, entrelinearse debiendo escribir la palabra
correcta entre diagonales, y testarse al final del acta; al final del cierre y antes de la firma de los
comparecientes.
Si alguno de los comparecientes no est de acuerdo con algunas de las clusulas o con todo el
contenido del acta y sta ya se cerr, en los ltimos renglones se escribe la palabra OTRO S

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(en mayscula todo), que significa adems de esto, aclarando o ampliando la clusula o la
parte no aprobada. Despus aparecern las firmas.
Un acta se deja sin efecto o se anula a travs de la suscripcin de otra (s), en la cual se explica
los motivos de la anulacin.

5. Clases o tipos
De inicio de labores, de fin de ciclo, de evaluaciones, de toma de posesin, de entrega del cargo, de
revalidacin de establecimientos educativos, visitas oculares, o por cualquier reunin que a juicio de
los participantes o autoridades, deba suscribirse un documento con estas caractersticas.

6. Recuerde que
Todas las personas que intervengan en la reunin deben firmar.
Al finalizar el acta se testa o se entrelinea de la siguiente forma: Entrelineado: (se escribe todo
lo que se escribi entre lneas), Lase. Testado: (se escribe todo lo que se test), Omtase.
Despus de estos agregados, firman de nuevo todas las personas participantes.
El esquema o elementos que se sugiere debe llevar un acta, no necesariamente debe de ser
riguroso; lo importante es que se redacte con claridad, concisin, sencillez y precisin de
lenguaje, que son condiciones comunes a todas las modalidades de redaccin.
Cuando se transcribe o certifica un acta, si las firmas consignadas no son legibles o no se
entienden, al final de la trascripcin o certificacin se aclara: Aparecen las firmas ilegibles de la
Directora y las maestras que intervienen y el sello correspondiente, por ejemplo.

4
OFICIO
1. Definicin 4.
2. Documento por medio del cual se 5. Partes o elementos
dirigen las autoridades a otras personas o a) Identificacin del documento: oficio No.
diversos funcionarios entre s, por y referencias
cuestiones relativas a sus cargos o b) Lugar y fecha
c) Identificacin de la persona (autoridad
funciones. Comunicacin escrita sobre
o subalterno) a quien se dirige,
asuntos de una oficina pblica.
3. Escrito extendido para comunicarse tomando en cuenta su ttulo y cargo
d) Saludo
una autoridad con otras, diversos
e) Cuerpo o contenido
funcionarios entre s o a subalternos f) Despedida
distintos a aquellos a quienes se les debe g) Firma, cargo y sello de quien lo dirige
trasladar una orden o mandato.

5
6. Ejemplo de Oficio
7. a)
Ministerio de Educacin 8.
Direccin Departamental de Educacin Quetzaltenango
Departamento de Aseguramiento de la Calidad
9.
Oficio D.A.C. No, 143-2012
Quetzaltenango, 04 de julio de 2012 b)
10.
Licenciado
Luis Enrique Jeremas Orozco
c) Coordinador del Departamento Financiero
11.
Direccin Departamental de Quetzaltenango
Ciudad

Licenciado Jeremas: 12.


d)
Por este medio me permito saludarlo, desendole toda clase de xitos en sus
e) 13.
labores y a la vez solicitar sus buenos oficios en el sentido de extender
d)
Matrcula Extraordinaria para validar los estudios realizados por William
Cceres Castillo, correspondiente a los grados de: Primero, Segundo,
Tercero del Ciclo de educacin Bsica, que realiz en los Ciclos escolares
1997 y 2000, respectivamente, en el Instituto de Educacin Bsica Por 14.
Cooperativa Santa Fe, de esta ciudad y que actualmente no funciona,
Adjunto fotocopia de los certificados de estudios, cdula de vecindad del
interesado. 15.
Atentamente, f)
16.
Licenciada Dora Mara Lpez Mrida
Coordinadora
Seccin de Acreditacin y Certificacin
g) 17.
Vo.Bo. Licenciado Luis Felipe Osorio Morales
Coordinador
Departamento de Aseguramiento de la Calidad 18.
DLZC/bltc
cc. Archivo 19.
cc. Interesado

20.

21.

22.

23.

24.
25.

26.

27. Caractersticas
Generalmente se utiliza para informar o responder alguna disposicin relacionada al servicio.
Las autoridades educativas o empleados de este sector, pueden enviar oficios, segn se
considere conveniente para solicitar, rendir informes, transmitir disposiciones u rdenes, etc.
Los encargados o trabajadores de las oficinas pblicas pueden comunicar sus asuntos a travs
de un oficio.
28.
29. Clases o tipos
30. El oficio es una comunicacin escrita, que puede abordar asuntos pblicos o privados.
31.
32. Recuerde que
Su preparacin debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la
correspondencia comercial, referentes a esttica, puntuacin, redaccin, etc. Se escribe en
hojas de papel espaol o bien hojas bond blancas.
Se aconseja que en el oficio se trate solo un asunto de preferencia, porque esto ofrece mayor
rapidez en el trmite y resolucin del mismo. En el caso de que se traten de dos o ms asuntos
deben de separarse en prrafos distintos.
Hay dos modalidades para el destinatario: el nombre y el cardo de ste se puede escribir al
lado derecho despus de la fecha y referencias o al final, luego de la firma y cargo de quien
emite el oficio.

33.

34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43. JUICIO CRTICO
44.
45. La administracin educativa constituye el hecho de tener conocimientos definidos sobre el debido
proceso administrativo, muchos administradores cometen el error de no realizar los pasos que se
deben de realizar pasos y documentos para resolver una situacin. Otro punto importante es que
todo documento que emita el director de un establecimiento educativo o de una dependencia
administrativa, tiene carcter oficial, legal y pblico.

46. Por ejemplo si hablamos de documentos administrativos muchos opinan que quien suscribe un
acta, debe tener todo un horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los
errores ms comunes que son: el exceso de detalles o la omisin de puntos fundamentales, que
posteriormente se requiera para constancias o reclamos.

47. El acta sirve para dejar constancia de un hecho o situacin de un centro educativo, es
indispensable tener conocimiento de las partes que debe llevar para no tener problemas.

48. El oficio es otro instrumento administrativo que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de
felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas
de gobierno, entre otras.

49. Algo muy importante del oficio es un documento de uso oficial, por lo que solo se utiliza en las
dependencias del Estado, tiene como propsito trasladar o requerir informacin, datos,
documentos, etc. a docentes, autoridades y otras personas, de forma individual. Este ha sido el
error de muchos directores, Coordinadores Tcnicos Administrativos de usar el oficio para informar
a un grupo de personas.

50.
51.
52.
53.
54.
55.
56. CONCLUSIONES
57.
Los documentos administrativos llevan un mejor control de la actuacin de los trabajadores del
ministerio de educacin y de otras instituciones administrativas.
58.
El acta es un documento histrico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos
ocurridos considerados de mucha importancia, para que formen parte de la memoria de la
institucin.
59.
En las clusulas se escribe de forma resumida y clara la agenda u orden del da, los acuerdos y
resoluciones tomadas.
60.
Cada pgina del libro de actas se llama folio.
61.
Todas las personas que intervienen en la reunin deben firmar el acta.
62.
El oficio se utiliza en las dependencias del Estado, tiene como propsito trasladar o requerir
informacin, datos, documentos, etc. a docentes, autoridades y otras personas, de forma
individual.
63.
Existen dos tipos de oficio: pblicos y privados.
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69.
70.
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74.
75.
76.
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78. RECOMENDACIONES
79.
Es indispensable tomar en cuenta los pasos y caractersticas para suscribir actas y oficios.
80.
Se recomienda que todos los que participen en una reunin y donde se suscribe el acta deben
de firmar todos.
81.
Si se cometen errores en el acta se debe testar y entrelinear.
82.
Se recomienda que en el oficio se trate de un solo asunto para su mayor rapidez en el trmite y
resolucin.
83.
No se aconseja usar el oficio para solicitar informacin a un grupo de personas.
84.
85. BIBLIOGRAFA
86.
87.
88.
89.
90.
91.
92.

93.
94. Escobedo, A. A. (2013). Manual de Registros y Controles en Administracin
Educativa. Guatemala: Centro de Impresiones Grficas.

95. Mario, C. G. (2008). Derecho Administrativo Guatemalteco Tomo I y II .


Guatemala: Impresiones Grficas.

96. Ministerio de Educacin, D. d. (2012). Manual de Suscripcin de Actas .


Guatemala: Documento en Pdf.

97.
98.