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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE NOROCCIDENTE -CUNOROCLICENCIATURA EN PEDAGOGA Y ADMINISTRACIN EDUCATIVA


970 ADMINISTRACIN EDUCATIVA
LIC. ADELSO JUAN NOLASCO AMBROCIO
VIII CICLO
SECCIN B

"ACTA Y OFICIO"

ESTUDIANTES:

NO. CARN:

SAIRA SUCELY SAUCEDO VALIENTE

20094231

MERLA IRIANA CIFUENTES PREZ

201241220

EVELYN ESMERALDA MONZN MARTNEZ

201241656

OSWUALTT MOISS MARTNEZ

201241720

IVN ADONAS ARGUETA CARDONA

201243390

HUEHUETENANGO, OCTUBRE 2015

INDICE
Introduccin-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
Acta------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

Definicin------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2

Partes o elementos------------------------------------------------------------------------------------------ 2
Introduccin o encabezamientos-------------------------------------------------------------------------2
Clusulas, puntos o cuerpo del acta--------------------------------------------------------------------2
Cierre o finalizacin------------------------------------------------------------------------------------------2
Firmas de quienes intervienen----------------------------------------------------------------------------2

Ejemplo del acta--------------------------------------------------------------------------------------------- 3

Ejemplo de acta de suspensin por IGSS-------------------------------------------------------------4

Caractersticas------------------------------------------------------------------------------------------------ 5

Clases o tipos------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

Recuerde que----------------------------------------------------------------------------------------------- 20

Oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

Definicin----------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

Partes o elementos----------------------------------------------------------------------------------------21

Ejemplo de oficio------------------------------------------------------------------------------------------- 21

Caractersticas---------------------------------------------------------------------------------------------- 22

Clases o tipos----------------------------------------------------------------------------------------------- 22

Recuerde que ---------------------------------------------------------------------------------------------- 22

Juicio crtico------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 23
Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24
Recomendaciones---------------------------------------------------------------------------------------------------- 25
Bibliografa-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26

INTRODUCCIN

La administracin educativa supone toma de decisiones responsables en el mbito escolar y su


eficiente ejecucin en el servicio educativo evitara problemas, sanciones y despidos de los trabajadores.
El objeto de la actividad educativa es la formacin de los seres humanos es por ello que la suscripcin y
aplicacin de estos documentos o correspondencias debe de tomarse los aspectos, elementos y
caractersticas fundamentales que cada uno posee.
El acta es un documento administrativo que tiene como objeto dejar constancia de hechos importantes
que forman parte de la memoria de la institucin y para dar fe de que el hecho ocurri. Para suscribir un
acta es importante tener en cuenta que para su validez debe tener todas las caractersticas y partes.
En el hecho educativo suceden distintos fenmenos, hechos y actividades los cuales deben de quedar
constatados en un libro de actas, el cual es autorizado por la Coordinacin Tcnico Administrativa, por
la Contralora General de Cuentas o Gobernacin Departamental. Existen distinto tipos de actas entre
ellos estn: de inicio de labores, de toma de posesin, de evaluaciones, de entrega de cargo, visitas
oculares, o cualquier reunin importante en el cual se deba suscribir este documento administrativo.
Otro documento administrativo que es de suma importancia es el oficio, que es un documento por
medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o diversos funcionarios entre s.
Es un documento de uso oficial, por lo que solo se utiliza en las dependencias del Estado, tiene como
propsito trasladar o requerir informacin, datos, documentos, etc. a docentes, autoridades y otras
personas, de forma individual.

ACTA
1. Definicin
Es un documento histrico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos ocurridos
considerados de suma importancia, para que formen parte de la memoria de una institucin y para
dar fe de que el hecho ocurri.
Tambin se llama as el documento privado en que se deja constancia de un hecho o de lo tratado y
resuelto en las reuniones de sociedades y asociaciones, que tienen que llevar, a veces de modo
obligatorio, el llamado Libro de Actas.
2. Partes o elementos
a) Introduccin o encabezamiento: Se deja constancia de los siguientes datos:
Nmero de acta; debe ser correlativo y se agrega las cifras del ao que corresponde, Acta
No. 001-2012, por ejemplo.
Nombre del lugar, municipio y departamento.
Hora, da, mes y ao en que se efecta la reunin, todo con letras.
Sede o local donde se realiza la reunin o donde sucede el hecho.
Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o asistieron. Si son numerosos
los participantes, se especifican nicamente los nombres y apellidos de las personas que
dirigen, y los cargos; y se identifica al resto de las personas como un grupo, ya sea de
vecinos, padres de familia, docentes, autoridades, entre otros.
Se debe indicar claramente el nombre y cargo de la persona que suscribe el acta.
b) Clusulas, puntos o cuerpo del acta
Se escriben con letras maysculas, seguidas del punto que corresponda, en el mismo rengln
sin dejar espacios entre una clusula y otras y ordenadas como PRIMERO, SEGUNDO,
TERCERO, etc.
Despus del ttulo de la clusula se escribe el contenido en forma clara y resumida. Las
clusulas deben contener la agenda u el orden del da, los acuerdos y resoluciones tomadas.
Es conveniente no dejar espacios entre una clausula y otra.
c) Cierre o finalizacin
Se redacta de la siguiente manera: Se finaliza la presente reunin, en el mismo lugar y fecha,
a las diez horas en punto, leda y ratificada, firmamos para constancia los que en ella
intervenimos. Es incorrecto iniciar el cierre del acta con las palabras No habiendo y
tampoco se debe anotar como un punto o clusula ms del acta.
d) Firmas de quienes intervienen

Despus de cerrar el acta, se da lectura a la misma y se invita a los y las participantes de la


reunin a firmar. Se escriben los nombres de las personas que firman, aunque estas sean
legibles. Si al momento de firmar el acta, una persona se niega a firmar, se agrega una clusula
en donde consten los motivos para no firmar.
3. Ejemplo de acta (inicio de labores)

a)

c)

Acta No. 01-2012


En la Aldea Boca del Monte, municipio de Villa Canales,
departamento de Guatemala, a los ocho horas en punto del
da lunes dos de enero del ao dos mil once, reunidos en el
saln de maestros de la Escuela Oficial Rural Mixta Cesar
Julio Mrida, las profesoras Luz Elena Gonzles, Karla
Mara Sosa y Mara Guadalupe Castro, Directora y quien
suscribe; para dejar constancia de los siguiente: PRIMERO:
En virtud de iniciar el da de hoy el ciclo escolar dos mil
doce (2012), la profesora Mara Guadalupe Castro,
Directora, da la cordial bienvenida al claustro de maestras y
da por iniciadas las labores para el presente ciclo escolar.
SEGUNDO: La Directora entreg a cada una de las
maestras, una copia del plan general de trabajo, instndolas a
trabajar en equipo, lo cual asegura el xito en el proceso
enseanza aprendizaje. De la misma manera recalc la
importancia del cumplimiento de la labor que desempean
como docentes y realiz varias recomendaciones de
observancia general. Se finaliza la presente, en el mismo
lugar y fecha, a las nueve horas con treinta minutos, leda y
ratificada, firmamos para constancia los que en ella
intervenimos.
Luz Elena Gonzlez

Karla M. Sosa

Ma. Guadalupe Castro

b)

d)

4. Ejemplo de acta por suspensin del IGGS


Acta No. 007-2015. En la cabecera municipal de San Sebastin Huehuetenango,
departamento de Huehuetenango, a las ocho horas en punto del da martes veintisis
de mayo del ao dos mil quince, reunidos en las instalaciones de la Coordinacin
Tcnica Administrativa del Escolar No. 12-20-35, los suscritos: Lic. Artemio No
Morales Villatoro, Coordinador Tcnico Administrativo, Claudia Viviana Salazar
Villatoro de Cardona, Director Profesor Titulado y Roselvet Magal Prez Vsquez de
vila, secretaria quien suscribe para dejar constancia de los siguiente: PRIMERO: se
presenta la profesora Claudia Viviana Salazar Villatoro de Cardona, con el aviso de
suspensin, emitido por el IGSS, firmado y sellado por el Dr. Hugo Isaac Sum O.,
Mdico y Cirujano, Direccin Departamental del IGSS Huehuetenango, en donde se
indica que debe Suspender Labores por maternidad en el perodo comprendido del 26
de mayo al 17 de agosto de dos mil quince. SEGUNDO: en virtud de lo anterior, la
profesora Claudia Viviana Salazar Villatoro de Cardona, hace entrega del puesto de
Director Profesor Titulado, con funciones de Directora con Grado, presupuestada en la
EORM JM casero Sjal, aldea Quiajol, Direccin Departamental de Educ.
Huehuetenango UE313, San Sebastin Huehuetenango, Huehuetenango, con efectos
del veintisis de mayo del ao dos mil quince. La presente acta se suscribe en la
Coordinacin Tcnica Administrativa, ya que la profesora es directora del
establecimiento. TERCERO: se finaliza la presente treinta minutos despus de su
inicio, en el mismo lugar y fecha y firmamos para constancia los que en ella
intervenimos, previa lectura y ratificacin.

Claudia Viviana Salazar Villatoro de Roselvet Magal Prez Vsquez de Avila


Cardona
Directora

Secretaria

Lic. Artemio No Morales Villatoro


Coordinador Tcnico Administrativo
Distrito Escolar No. 12-20-35

5. Caractersticas
Las actas se registran en un libro debidamente autorizado para ese propsito, por la
Coordinacin Tcnico Administrativa o Supervisin Educativa correspondiente, por la
Contralora General de Cuentas o Gobernacin Departamental.
Cada pgina del libro de actas se le llama folio, se debe numerar cada folio del Libro de Actas.
En toda la redaccin de un acta, no es permitido hacer borrones, y cuando se consigue un dato
equivocado, este debe de tacharse con guiones, entrelinearse debiendo escribir la palabra
correcta entre diagonales, y testarse al final del acta; al final del cierre y antes de la firma de los
comparecientes.
Si alguno de los comparecientes no est de acuerdo con algunas de las clusulas o con todo el
contenido del acta y sta ya se cerr, en los ltimos renglones se escribe la palabra OTRO S
(en mayscula todo), que significa adems de esto, aclarando o ampliando la clusula o la
parte no aprobada. Despus aparecern las firmas.
Un acta se deja sin efecto o se anula a travs de la suscripcin de otra (s), en la cual se explica
los motivos de la anulacin.
6. Clases o tipos
De inicio de labores, de fin de ciclo, de evaluaciones, de toma de posesin, de entrega del cargo, de
revalidacin de establecimientos educativos, visitas oculares, o por cualquier reunin que a juicio de
los participantes o autoridades, deba suscribirse un documento con estas caractersticas.
A continuacin se adjuntan algunos ejemplos de tipos de actas.
Acta de cierre de labores
Acta de distribucin de grados
Acta de valija didctica a docentes
Acta de evaluacin
Acta de comisin de evaluacin

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7. Recuerde que
Todas las personas que intervengan en la reunin deben firmar.
Al finalizar el acta se testa o se entrelinea de la siguiente forma: Entrelineado: (se escribe todo
lo que se escribi entre lneas), Lase. Testado: (se escribe todo lo que se test), Omtase.
Despus de estos agregados, firman de nuevo todas las personas participantes.
El esquema o elementos que se sugiere debe llevar un acta, no necesariamente debe de ser
riguroso; lo importante es que se redacte con claridad, concisin, sencillez y precisin de
lenguaje, que son condiciones comunes a todas las modalidades de redaccin.
Cuando se transcribe o certifica un acta, si las firmas consignadas no son legibles o no se
entienden, al final de la trascripcin o certificacin se aclara: Aparecen las firmas ilegibles de la
Directora y las maestras que intervienen y el sello correspondiente, por ejemplo.

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OFICIO
1. Definicin
2. Documento por medio del cual se
dirigen las autoridades a otras personas o
diversos funcionarios entre s, por
cuestiones relativas a sus cargos o
funciones. Comunicacin escrita sobre
asuntos de una oficina pblica.
3. Escrito extendido para comunicarse
una autoridad con otras, diversos
funcionarios entre s o a subalternos
distintos a aquellos a quienes se les debe
trasladar una orden o mandato.

4.
5. Partes o elementos
a) Identificacin del documento: oficio No.
y referencias
b) Lugar y fecha
c) Identificacin de la persona (autoridad
o subalterno) a quien se dirige,
tomando en cuenta su ttulo y cargo
d) Saludo
e) Cuerpo o contenido
f) Despedida
g) Firma, cargo y sello de quien lo dirige

21

6. Ejemplo de Oficio
7.

a)

8.

Ministerio de Educacin
Direccin Departamental de Educacin Quetzaltenango
Departamento de Aseguramiento de la Calidad

9.

Oficio D.A.C. No, 143-2012


Quetzaltenango, 04 de julio de 2012

10.

Licenciado
Luis Enrique Jeremas Orozco
Coordinador del Departamento Financiero
Direccin Departamental de Quetzaltenango
Ciudad

c)

d)

11.
12.

Licenciado Jeremas:
Por este medio me permito saludarlo, desendole toda clase de xitos en sus
labores y a la vez solicitar sus buenos oficios en el sentido de extender
Matrcula Extraordinaria para validar los estudios realizados por William
d)
Cceres Castillo, correspondiente a los grados de: Primero, Segundo,
Tercero del Ciclo de educacin Bsica, que realiz en los Ciclos escolares
1997 y 2000, respectivamente, en el Instituto de Educacin Bsica Por
Cooperativa Santa Fe, de esta ciudad y que actualmente no funciona,
Adjunto fotocopia de los certificados de estudios, cdula de vecindad del
interesado.

Licenciada Dora Mara Lpez Mrida


Coordinadora
Seccin de Acreditacin y Certificacin
Vo.Bo. Licenciado Luis Felipe Osorio Morales
Coordinador
Departamento de Aseguramiento de la Calidad
DLZC/bltc
cc. Archivo
cc. Interesado

14.
15.
f)

Atentamente,

g)

e) 13.

16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.

b)

25.
26.
27. Caractersticas
Generalmente se utiliza para informar o responder alguna disposicin relacionada al servicio.
Las autoridades educativas o empleados de este sector, pueden enviar oficios, segn se

considere conveniente para solicitar, rendir informes, transmitir disposiciones u rdenes, etc.
Los encargados o trabajadores de las oficinas pblicas pueden comunicar sus asuntos a travs
de un oficio.

28.
29. Clases o tipos
30. El oficio es una comunicacin escrita, que puede abordar asuntos pblicos o privados.
31.
32. Recuerde que
Su preparacin debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la
correspondencia comercial, referentes a esttica, puntuacin, redaccin, etc. Se escribe en
hojas de papel espaol o bien hojas bond blancas.
Se aconseja que en el oficio se trate solo un asunto de preferencia, porque esto ofrece mayor
rapidez en el trmite y resolucin del mismo. En el caso de que se traten de dos o ms asuntos
deben de separarse en prrafos distintos.
Hay dos modalidades para el destinatario: el nombre y el cardo de ste se puede escribir al
lado derecho despus de la fecha y referencias o al final, luego de la firma y cargo de quien
emite el oficio.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43. JUICIO CRTICO
44.

45. La administracin educativa constituye el hecho de tener conocimientos definidos sobre el debido
proceso administrativo, muchos administradores cometen el error de no realizar los pasos que se
deben de realizar pasos y documentos para resolver una situacin. Otro punto importante es que
todo documento que emita el director de un establecimiento educativo o de una dependencia
administrativa, tiene carcter oficial, legal y pblico.
46. Por ejemplo si hablamos de documentos administrativos muchos opinan que quien suscribe un
acta, debe tener todo un horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los
errores ms comunes que son: el exceso de detalles o la omisin de puntos fundamentales, que
posteriormente se requiera para constancias o reclamos.
47. El acta sirve para dejar constancia de un hecho o situacin de un centro educativo, es
indispensable tener conocimiento de las partes que debe llevar para no tener problemas.
48. El oficio es otro instrumento administrativo que sirve para comunicar disposiciones,

consultas,

rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de


felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas
de gobierno, entre otras.
49. Algo muy importante del oficio es un documento de uso oficial, por lo que solo se utiliza en las
dependencias del Estado, tiene como propsito trasladar o requerir informacin, datos,
documentos, etc. a docentes, autoridades y otras personas, de forma individual. Este ha sido el
error de muchos directores, Coordinadores Tcnicos Administrativos de usar el oficio para informar
a un grupo de personas.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56. CONCLUSIONES

57.

Los documentos administrativos llevan un mejor control de la actuacin de los trabajadores del
ministerio de educacin y de otras instituciones administrativas.

El acta es un documento histrico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos
ocurridos considerados de mucha importancia, para que formen parte de la memoria de la
institucin.

En las clusulas se escribe de forma resumida y clara la agenda u orden del da, los acuerdos y
resoluciones tomadas.

Cada pgina del libro de actas se llama folio.

Todas las personas que intervienen en la reunin deben firmar el acta.

El oficio se utiliza en las dependencias del Estado, tiene como propsito trasladar o requerir
informacin, datos, documentos, etc. a docentes, autoridades y otras personas, de forma
individual.

Existen dos tipos de oficio: pblicos y privados.

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60.
61.
62.

63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.
72.
73.
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75.
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77.

78. RECOMENDACIONES
79.

Es indispensable tomar en cuenta los pasos y caractersticas para suscribir actas y oficios.

Se recomienda que todos los que participen en una reunin y donde se suscribe el acta deben
de firmar todos.

Si se cometen errores en el acta se debe testar y entrelinear.

Se recomienda que en el oficio se trate de un solo asunto para su mayor rapidez en el trmite y
resolucin.

No se aconseja usar el oficio para solicitar informacin a un grupo de personas.

80.

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84.

85. BIBLIOGRAFA
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87.
88.
89.
90.
91.
92.
93.
94.

Escobedo, A. A. (2013). Manual de Registros y Controles en Administracin


Educativa. Guatemala: Centro de Impresiones Grficas.

95.

Mario, C. G. (2008). Derecho Administrativo Guatemalteco Tomo I y II .


Guatemala: Impresiones Grficas.

96.

Ministerio de Educacin, D. d. (2012). Manual de Suscripcin de Actas .


Guatemala: Documento en Pdf.

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