CDIGO: U-PR-11.005.

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LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
PROCEDIMIENTO: VERSIN: 0.0
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Pgina 1 de 3
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL CDIGO: 11 SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL

1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Identificar las condiciones en las que se encuentran los archivos para detectar deficiencias y oportunidades de manejo y formular
estrategias de mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones. Incluye la identificacin del archivo, de las caractersticas de su
infraestructura fsica y el estado en el que se encuentran los documentos.
ALCANCE: Comienza con la identificacin de todos los archivos de la Universidad y termina con la elaboracin del informe final. Aplica para
las Unidades de Archivo.
DEFINICIONES:
1. Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural
u otros factores.
(Fuente: Glosario Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 027-2006).
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Pautas para Diagnstico Integral de Archivos. 2003. Jaimes y Garca. AGN. Bogot.
CONDICIONES GENERALES:
1. El procedimiento de diagnostico de documentos y archivos aplica para todos los archivos de la Universidad.
2. Cada Sede aplicar las secciones del diagnstico que requiera de acuerdo con sus necesidades.

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O PUESTO REGISTROS INFORMACIN O
UNIDAD DE DE TRABAJO APLICATIVOS
GESTIN INFORMTICOS
Unidades de Hoja de
Archivo de Calculo en
Sede Listado de Microsoft
Identificar los Realizar un listado de la totalidad Funcionario
1 Secretaras de archivos de la Excel,
archivos de la Sede de archivos de la Sede. asignado
Sedes de Universidad Documento
Presencia en Microsoft
Nacional Word.
Seleccionar los Seleccionar los archivos cuyo Unidades de Hoja de
archivos objeto de diagnstico es prioritario de Archivo de Calculo en
Listado de
diagnstico y acuerdo con los siguientes Sede Funcionario Microsoft
2 archivos a
elaborar el listado de criterios: Riesgo de afectacin, Secretaras de asignado Excel,
diagnosticar
archivos a Deterioro, Consulta frecuente e Sedes de Documento
diagnosticar. Importancia para la ciencia, la Presencia en Microsoft
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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O PUESTO REGISTROS INFORMACIN O
UNIDAD DE DE TRABAJO APLICATIVOS
GESTIN INFORMTICOS
cultura y la tecnologa. Una vez Nacional Word.
seleccionados los archivos a los
que se les va a aplicar el
diagnstico se elabora el listado
correspondiente.
Concertar con las dependencias
correspondientes, las visitas a los Unidades de Hoja de
archivos para efectuar el Archivo de Calculo en
diagnstico. Sede Programacin Microsoft
Programar las visitas Funcionario
3 Nota: Estas visitas incluyen Secretaras de de visitas a los Excel,
a los archivos. asignado
entrevistas a los funcionarios y/o Sedes de archivos Documento
encargados de los archivos, y el Presencia en Microsoft
registro fotogrfico de los archivos Nacional Word..
y su documentacin.
Unidades de
Diligenciar los formatos de Archivo de
Hoja de
diagnstico para las reas de: Sede Formatos de
Aplicar los formatos Funcionario Calculo en
4 Identificacin, Infraestructura fsica Secretaras de diagnstico
de diagnstico. asignado Microsoft
del Archivo y Caractersticas de la Sedes de diligenciados.
Excel
Documentacin. Presencia
Nacional
Unidades de Documento
Archivo de en Microsoft
Sistematizar la
Analizar y tabular los datos Sede Word.
informacin y Funcionario Informe
5 obtenidos y redactar un informe Secretaras de Hoja de
elaborar el informe asignado preliminar
preliminar. Sedes de Calculo en
preliminar
Presencia Microsoft
Nacional Excel.
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PROCEDIMIENTO: VERSIN: 0.0
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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O PUESTO REGISTROS INFORMACIN O
UNIDAD DE DE TRABAJO APLICATIVOS
GESTIN INFORMTICOS
Unidades de Documento
Archivo de en Microsoft
Revisar el informe Revisar el informe preliminar por
Sede Jefe de las Word.
preliminar por parte parte del jefe de la Unidad de Solicitud de
6 Secretaras de Unidades de Hoja de
de la Unidades de Archivo correspondiente y formular ajustes
Sedes de Archivo Calculo en
Archivo los ajustes pertinentes.
Presencia Microsoft
Nacional Excel.
Unidades de Documento
Archivo de en Microsoft
Ajustar el informe preliminar con
Sede Word.
Elaborar el informe base en las observaciones del Funcionario
7 Secretaras de Informe final Hoja de
final Jefe de la Unidad de Archivo y asignado
Sedes de Calculo en
elaborar el informe final.
Presencia Microsoft
Nacional Excel

Unidades de Archivo de Nivel Nacional,

ELABOR Divisin de Archivo y
Correspondencia Sede Bogot
CARGO Jefe Divisin de Archivo y
Correspondencia
REVIS APROB Medelln, Manizales, Bogot y Palmira y
Coordinacin UN SIMEGE
Secretaras de Sede de Presencia
Nacional
Jefes y Coordinadores de Archivo,
CARGO Analista y Coordinador de UN CARGO Secretarios de Sede de Orinoqua y
SIMEGE Nodo Nacional Caribe, Delegada de la Secretara de
Sede de Amazona

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