SG-P-02

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Edición: 10

1.- OBJETIVO Y ALCANCE

Presentar los lineamientos y metodología para la elaboración y control de los
documentos y registros internos del Sistema Integrado de Gestión de
SOLDEXA.
2.- DEFINICIONES
2.1.- TÉRMINOS
• Sistema Integrado de Gestión.- Conjunto de elementos
interrelacionados de una empresa, que sirven para administrar de forma
planificada la calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, entre
otros sistemas y lograr eficacia y eficiencia de los procesos.
• Procedimiento.- Documento que describe y norma la ejecución de un
proceso de manera global
• Instrucción.- Documento que describe y norma la ejecución de una
actividad o tarea específica.
• Formato.- Hojas de trabajo que generalmente sirven para requerir,
tramitar, evaluar, controlar, registrar o inspeccionar diversas actividades,
productos, procesos o personas.
• Documentos Especiales.- Son empleados como medios de consulta y
control en las actividades y procesos del Sistema de Gestión. Entre ellos
tenemos a los planes, listados, tablas, placas, patrones, diagramas y otros.
• Registros.- Son aquellos que proporcionan evidencia de las actividades
realizadas.
• Elementos de Entradas.- Indica aquellas entradas necesarias para el
correcto funcionamiento del proceso. Estos pueden incluir: materiales,
herramientas y equipos, información, recursos, etc.
• Salidas del Proceso.- Indica las salidas del proceso. Estos pueden
incluir: Materiales transformados, información, documentos, servicios
ejecutados, etc.
• Seguimiento y Medición: Se describe la forma de seguimiento o supervisión al
proceso, así como los indicadores de gestión establecidos

2.2.- ELEMENTOS DE ENTRADA

• Tipos de documentos
• Lista maestra de documentos internos y externos
• Medios de soporte físico y electrónico

3.- RESPONSABILIDADES

• Gerentes y Responsables de Área.- Son responsables de la

elaboración, actualización y revisión de la documentación utilizada en el área.
• Facilitadores del Sistema Integrado de Gestión.- Responsables de
asistir al Gerente o Responsable de Área en la elaboración, control y/o
distribución de documentos, seguimiento de las SAM’s y otras coordinaciones
referentes a temas relacionados al Sistema Integrado de Gestión.
• Asistente SIG.- Responsable del control y cumplimiento del presente
procedimiento. Asesora a las áreas respecto a la elaboración, actualización,
revisión y distribución de la documentación utilizada en el área.

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4.- DESCRIPCIÓN

4.1.- Características generales de los documentos

El encabezado cuenta con:

• Logo: Se debe usar el siguiente logo:

Usar el siguiente logo
para la nuevas ediciones y
Logo antiguo, obsoleto
documentos
cambiar por el nuevo

• Código y edición: Los documentos se codifican teniendo en cuenta la

Tabla SG-TA-01: y se cambian de edición de acuerdo con las modificaciones y
actualizaciones.
Usar el color anaranjado claro para el fondo del código. Ejemplo:

Ejemplo de encabezado de documentos y registros:

• Tipo de letra: En lo posible, en todos los documentos se deberá usar el

tipo de letra. “ARIAL”. Tamaño 12. Para los documentos especiales se puede
variar el tamaño de letra, según lo conveniente.
• Fecha de revisión: Aplica para aquellos documentos cuya
información es actualizada de manera constante (Registros, Tablas,
Listados, Programas, Standard Works, FMEA, etc.)
• Numeración de páginas: Colocar en pie de página “pagina 1 de 10”

4.2.- Características de los Procedimientos/ Instrucciones/ Métodos de

Ensayo
A continuación, se indica las características principales a considerar en la
redacción y/o actualización de documentos internos.

Los procedimientos/instrucciones controladas luego de la actualización del

presente documento, deberán sujetarse a la siguiente estructura en la medida
de lo aplicable.

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4.2.1.- Estructura
Consta de 11 Divisiones Principales:
1. Objetivos y alcance: Indica la razón de ser del procedimiento o
instrucción y a qué proceso(s), a quien(es), o a que áreas va dirigido.
2. Definiciones
2.1 Términos.- Las que sean necesarias para una compresión cabal del
procedimiento o instrucción
2.2.- Elementos de entrada.- Indica aquellas entradas necesarias para el
correcto funcionamiento del proceso. Estos pueden incluir: materiales,
herramientas y equipos, información, recursos, etc.
3. Responsabilidades: Define las responsabilidades de los involucrados en
el procedimiento o instrucción.
4. Descripción: Describe el procedimiento o instrucción de manera
secuencial. Hace referencia a los registros. Esta descripción puede realizarse
de manera textual o contener o hacer referencia a un Diagrama de Flujo en el
Anexo del documento.
5. Registros: Se describen los registros utilizados en el procedimiento o
instrucción. Considerar en esta división todos los formatos empleados en el
procedimiento o instrucción. Ejemplos:
• SG-F-01: Acta de Reunión
• RH-F-10: Registro de Participantes
6. Documentos de consulta: Se describen los documentos citados (tanto
internos como externos) en el procedimiento o instrucción de trabajo.
Ejemplos:
• SG-TA-01: Codificación de áreas y documentos
• SG-LI-01: Auditores Internos Calificados
• NORMAS ISO 9001, 14001, 45001.
• NORMA AWSQ Q4-89C - ATF.
7. Salidas del Proceso: Indica las salidas del proceso. Estos pueden
incluir: Materiales transformados, información, documentos, servicios
ejecutados, etc.
8. Seguimiento y Medición: Se describe la forma de seguimiento o supervisión al
proceso, así como los indicadores de gestión establecidos
09. Consideraciones de seguridad: Menciona las condiciones de seguridad
en el proceso descrito. Reitera la aplicación de los check-list o documentos
equivalentes según el proceso. Norma la seguridad en el uso de los
documentos empresariales (casos de información sensible o
confidencial).
10. Consideraciones de salud ocupacional: Menciona las condiciones de
trabajo en materia de salud ocupacional a ser cumplida por los trabajadores.
Define además los equipos de protección personal a utilizar.
11. Consideraciones ambientales: Menciona las consideraciones a tener en
la actividad descrita para evitar o minimizar los desperdicios, consumos
excesivos, derrames u otros eventos contaminantes.
4.2.2.- Titulaciones. - de manera referencial se usa los siguientes formatos
• División Principal: numeración entera, mayúscula, negrita y subrayada.
• División Secundaria: numeración decimal, negrita y subrayado.

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• Secciones: numeración decimal y negrita.
• Sub secciones: negrita
Importante: Las divisiones secundarias, secciones y subsecciones solo se
aplican en la División 4.- Descripción. (Ejemplo):
4.- DESCRIPCIÓN
4.1.- Residuos Sólidos
4.1.1.- Tipos de Residuos Sólidos
 Residuos Peligrosos

Nota: La omisión o desviación de las indicaciones establecidas en el punto

4.2.2 (Titulaciones); no se considera un incumplimiento al presente
procedimiento.
4.3.- Características específicas de los documentos especiales
 Se clasifican como documentos especiales a los descritos en la Tabla
SG-TA-01: Codificación de Áreas y Documentos.
 Cada Gerente, Jefe y/o Facilitador de Área define el modo de
presentación, para ello puede utilizar herramientas ofimáticas como el Word,
Excel, Power Point, etc.
 Los documentos especiales deben considerar en su estructura la
siguiente información: Código + Edición + N° de Página (s).
 La impresión de los documentos especiales es responsabilidad del área
elaboradora (Jefe o Facilitador del Área).
4.4.- Características específicas de los formatos
 Cada Gerente, Jefe y/o Facilitador de Área define el modo de
presentación, para ello puede utilizar herramientas ofimáticas como el word,
excel, power point, etc.
 Los formatos deberán tener en la zona superior derecha el código
correspondiente y debajo la edición del mismo.
 La impresión de los formatos es responsabilidad del área elaboradora
y/o usuario con acceso a imprimir dicho formato (Jefe o Facilitador del Área).
4.5.- Control de los Documentos Internos
4.5.1 Actualización, Revisión y Aprobación de los Documentos
 Para controlar documentos nuevos o actualizar versiones
anteriores, los facilitadores y/o personas autorizadas deben controlar
dichos documentos en el Sistema OpenOne.
 Una vez cargados los documentos, se coordina con los responsables
del Sistema Integrado de Gestión para la aprobación mediante el Sistema
OpenOne, donde se asignarán los aprobadores.
 Luego de estar aprobado el documento por los responsables, será
publicado para conocimiento del personal que aplica el documento.
 Los documentos podrán ser actualizados según los requerimientos de
los usuarios. El Supervisor de Recursos Humanos es el responsable de la
actualización del RH-DF-01 Organigrama y el RH-M-01 Manual de
Organización y Funciones (MOF).
 Para los documentos internos de SST, estos deben ser revisados en un
periodo de 1 año y para los demás tipos de documentos (procedimientos,

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instrucciones, métodos de ensayo, reglamentos y políticas) se realiza
mínimamente una revisión en un periodo de 3 años y se actualizarán de ser
necesario, para el caso de que el documento no requiera cambios de fondo que
involucren su contenido, el responsable/facilitador del área declara al
documento "Reafirmado" colocando la siguiente nota:
“Nota: La edición N° XX de este documento no presenta cambios en su
contenido por lo que se declara al documento como REAFIRMADO” con
la fecha de actualización.
 La edición de los documentos se controla en la Lista Maestra de
Documentos Internos SOLDEXA (“SG-F-13 Lista Maestra de Documentos
Internos”)
 Adicionalmente se comunica la publicación de los documentos nuevos
y/o actualizados a través de los informativos SIG enviados por correo, estos
también son distribuidos físicamente para aquellas personas que no cuenten
con correo electrónico.
4.5.2 Control de Cambios
Para casos de la modificación de algún documento en una nueva edición, es
necesario identificar los cambios respecto a la versión anterior, considerando
las siguientes indicaciones:
 Cuando se incluya un párrafo, se cambie y/o modifique el contenido de
este, se utiliza "negrita y cursiva", para identificar la diferencia con el
documento anterior.
 Cuando se elimine un párrafo o parte importante de un párrafo, se
identificará dejando una "(X)".
 La identificación de los cambios en los formatos se realiza solamente
con el cambio del número de Edición.
Al cargar nuevas ediciones de documentos en OpenOne, el usuario
creador del documento deberá indicar cuáles fueron las modificaciones a
grandes rasgos por la que se controló una nueva edición. Ejemplo:

Los cambios a los documentos serán revisados y aprobados siguiendo el

mismo mecanismo indicado en el ítem 4.5.1, salvo alguna decisión específica
para que sea de otra manera o por cambios organizacionales que impliquen
modificación de puestos, en el cual la aprobación y cumplimiento la realiza los
niveles equivalentes.
No se realizarán cambios a mano en ningún documento general o especial,
todos los cambios o modificaciones se realizarán de forma electrónica.

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Cuando se hayan eliminado varios párrafos o el documento contenga
demasiados cambios no es necesario sombrear “Negrita y cursiva” dichos
cambios, únicamente será suficiente con poner al final del mismo documento la
siguiente nota:
“Nota: La edición N° XX de este documento tuvo demasiados cambios por
lo que estos no han sido identificados”.
4.5.3 Control de la distribución de documentos
Todos los documentos estarán a disposición del personal en el sistema
OpenOne, organizados por procesos. De ser necesaria la impresión de los
procedimientos e instrucciones, se debe solicitar al Supervisor de SIG o al
Analista de SIG su distribución física y se sella el documento con “COPIA
CONTROLADA” indicando el código del área o “COPIA NO CONTROLADA”,
según corresponda.
 COPIA CONTROLADA: para uso interno de aplicación directa del
documento.
 COPIA NO CONTROLADA: para uso externo o uso interno sin
aplicación directa del documento.
En caso de ubicarse algún documento sin el sello respectivo, se considera
como copia no controlada.
El control de la distribución de los documentos se realiza mediante la Lista
Maestra de Documentos Internos (SG-F-13).
Nota:
El control de los formatos, tablas, listas, diagramas, planes, programas, y otros
documentos especiales, está a cargo del Jefe y Facilitador de Área y son los
responsables de la impresión y distribución de estos documentos, para lo cual
no es obligatorio el uso de los sellos de copias controladas o copias no
controladas.
4.5.4.- Vigencia y obsolescencia de los documentos
 La vigencia y validez de los documentos se verifica en el módulo de
Documentos Vigentes del Sistema OPENONE, mediante el código, N° de
edición y fecha de vigencia.
 Los documentos que cambian de edición y pierden la vigencia se retiran
de los puntos de uso. Las copias controladas se recuperan y destruyen. Los
documentos obsoletos que han sido previamente controlados en
OpenOne quedan almacenados en el sistema. (ver imagen)

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 Cualquier documento controlado en forma física no válido u obsoleto es

retirado de los puntos de uso, a menos que se requiera conservar para algún
fin específico.
4.5.6.- Documentos confidenciales

Para el caso de la gestión y control de los documentos confidenciales, se

cuenta con el Procedimiento ID-P-01 Generación y Uso de Documentos
Confidenciales, donde además se define sus tipos y aplicación.
4.6.- Control de los Documentos Externos
La documentación externa está compuesta por aquellas Leyes, Decretos,
Normas Técnicas Nacionales e Internacionales y sus directrices que regulan el
negocio, asimismo, las disposiciones del Supremo Gobierno, legislación y los
documentos del cliente requeridos por el Sistema de Gestión de la
Organización.

4.6.1.-Identificación
Cada responsable/facilitador de área identifica los documentos externos de su
gestión, tales como: Normas de la AWS, ISO, NTP-INDECOPI, legales, ILAC,
ASTM y Directrices, de cada proceso involucrado, los cuales deben ser
informados al Supervisor / Analista de SIG.
Para el caso de Normas Legales que correspondan al alance del sistema
integrado de gestión (Gestión de la calidad, Seguridad, Salud y Medio
Ambiente), El ESH realizará el seguimiento a las actualizaciones de las
normativas. Sin embargo, los responsables de cada proceso en coordinación
con el soporte legal y Recursos Humanos, es responsable de identificar estos
documentos externos de origen gubernamental y hacer de conocimiento a las
áreas correspondientes.
4.6.1.1. El control de los documentos externos del Sistema Integrado de
Gestión se realiza mediante la Lista Maestra de Documentos Externos (SG-LI-
14).

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Semestralmente los responsables de la actualización de los Documentos
Externos de cada Área (Jefes) revisan y actualizan esta lista.
4.6.1.2. El área de SIG se encarga de hacer el control de los documentos
externos del Sistema de Gestión de Calidad de Laboratorio que se realiza
semestralmente mediante LAB-LI-09 Lista de Documentos Externos de
Laboratorio. La gestión de actualización del alcance de acreditación se realiza
utilizando como fuente la página oficial de INACAL, según lo indicado en el
DA-ACR-01P Procedimiento General de Acreditación.
Nota: La revisión de los documentos externos nuevos o modificados se
realizará con todo el personal de Laboratorio y un consultor externo
cuando el laboratorio lo considere necesario.
4.6.1.3. El control de los documentos externos del Sistema de Gestión de
Seguridad y medio ambiente se realiza según lo descrito en el SEG-P-13
Requisitos Legales.
4.7.- Control de los Registros
Los registros son todos los documentos que proveen evidencias objetivas
(información) de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.

• Cuando no corresponda llenar un casillero, se debe tachar con una

línea, lo que evidencia que no se llena, porque no se aplica en esa situación.
• Si existieran equivocaciones, se tacha con una línea poniendo una
rúbrica o las iniciales de la persona que la efectúa y se coloca el dato
corregido. (x)
• Todos los registros deben de ser legibles y deben estar almacenados y
conservados de forma tal que sean fácilmente recuperables en ambientes
adecuados para prevenir el daño o deterioro y pérdida.
• Todos los registros deben ser mantenidos de manera segura y
confidencial.
• Mantener por un periodo de tiempo establecido las observaciones
originales, datos derivados y otra información necesaria para establecer un
seguimiento en la auditoría, registros de calibración, registros del personal y
una copia de cada informe de ensayo/constancia emitida (según aplique). (x)
• Las observaciones, datos y cálculos se registran en el momento en que
se realizan indicando la actividad o tarea que los generó.
Los registros se controlan de acuerdo a lo detallado en el formato de Control de
los Registros (SG-F-06), considerando lo siguiente:
• Área o Proceso responsable.
• Código del Formato usado.
• Descripción del Registro.- En el cual se indica el nombre del formato o
del registro sin formato.
• Responsable del Archivo/ Custodia.- Se indica el cargo de la persona
responsable.
• Clasificación.- se indica en qué orden se tienen clasificados los
registros (cronológico, alfabético u otro).
• Acceso.- Se indica los cargos de las personas con autorización de
acceso a los registros. También se puede indicar: “Personal del Área”, “Todos”
o similares.

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• Modalidad de Archivo.-En el cual se consignará si el registro en físico
(papel) o es un archivo electrónico u otro.
• Lugar de Archivo.- Si fuera un registro físico se indica el nombre del
archivador, cajón, armario, etc, donde se almacena. Si se trata de un registro
electrónico se indica toda la ruta electrónica donde se almacena el registro o el
software respectivo.
Para el caso de
• Tiempo de Conservación.- Es el tiempo durante el cual estará al
alcance inmediato en el lugar de archivo indicado.
• Disposición Final.- Cuando por espacio u otro, corresponda almacenar
en un archivo pasivo (almacén general, otro establecimiento, se indicará:
“AP(XX años)”, teniendo en consideración las reglamentaciones existentes, al
término de dicho periodo se destruirá. Se indicará “Destrucción” cuando al
término de almacenamiento en archivo activo no sea necesario mantener los
registros.
(x)
4.8.- CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN EL SISTEMA INFORMÁTICO
El Jefe de TI es responsable de almacenar la Información relevante a través de
Back Up del Sistema Informático, detallado en el Procedimiento TI-P-02.
(x)

5.- REGISTROS
• (x)
• SG-F-06: Control de registros.
• SG-F-13 Lista Maestra de Documentos Internos.
• SG-F-14 Lista Maestra de Documentos Externos.

6.- DOCUMENTOS DE CONSULTA

• ISO 9001 Requisito 7.5
• ISO 14001 Requisito 7.5
• ISO 45001 Requisito 7.5
• SG-TA-01: Codificación de Áreas y Documentos.
• ID-P-01 Generación y uso de Documentos Confidenciales.
• TI-P-02 Respaldo de la Información.
• SEG-P-13 Requisitos Legales.
• SNA-acr-01P Procedimiento General de Acreditación.
• SG-LI-17 Documentos Externos de SST.

7.- SALIDAS DEL PROCESO

• Documentos internos y de origen externo controlados por el SIG
8.-SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Supervisión continua del área SIG a la actualización de la documentación

de los diversos procesos, mediante auditorías internas o externas.

% de documentos actualizados

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9. - CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD
La información contenida en los documentos del sistema de gestión debe ser
clasificada como:
Información confidencial. - Información que puede presentar riesgos para la
empresa. Sólo debe ser utilizada por el responsable de la información y las
personas que expresa y directamente hayan sido autorizadas por él. Su
difusión requiere el consentimiento del responsable de la misma.
10. - CONSIDERACIONES DE SALUD OCUPACIONAL
En la elaboración, revisión y actualización de cualquier tipo de documentos:
• De preferencia usar un filtro de pantalla de visualización.
• Mantener la espalda recta y apoyada al respaldo de la silla.
• Nivelar la mesa a la altura de los codos.
• Adecuar la altura de la silla al tipo de trabajo.
• Cambiar de postura y de enfoque visual cada 45 minutos (referencial).
11. - CONSIDERACIONES AMBIENTALES
• Utilizar registros en medios electrónicos para evitar el excesivo uso de
papel.

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