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Trabajo Final Auditoria Administrativa
Trabajo Final Auditoria Administrativa
Trabajo final
Auditora Administrativa
CONTENIDO
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control
Informe
Conclusin
Anexos
Objetivo
Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en
ellos. Adems de proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin
concerniente a las actividades revisadas.
cuenta con lo requerido, por tal motivo no se alcanz a llegar a una puntuacin
Auditora Administrativa
a los candidatos.
esperara que alcanzara un valor optimo de 3000 y se logro 2818 de valor real,
Auditora Administrativa
ya que fueron dos preguntas que arrojaron negatividad, pero cada pregunta es
criterio la empresa si lleva un excelente control por que aplican cada paso que se
realiza en el proceso.
Auditora Administrativa
Informe
Es importante para toda empresa el darse cuenta de las reas de oportunidad a
las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso
determinado a travs de la revisin del proceso administrativo, es decir, de
verificar como se comporta la empresa en cada una de las fases que componen
dicho proceso. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a
empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o
simplemente a travs de la observacin.
A continuacin se enunciarn cada una de las fases, resaltando los hallazgos que
determinan las reas de oportunidad de la empresa.
PLANEACIN
Hallazgos
Auditora Administrativa
Estrategias
o Las estrategias no estn por escrito.
Polticas
o No se conocen en su totalidad.
Procedimientos
o Conocimiento parcial de los procedimientos.
Causas
Estrategias
o La tradicin de cmo se han hecho las actividades, eventos, entre
otras, ha permitido que no estn por escrito, es decir, se hacen
porque as se han venido realizando.
o Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones
inmediatas requiere de soluciones que no estn estipuladas.
Polticas
o La generalidad de stas ha contribuido a que no se den a conocer
de manera formal a las coordinaciones y departamentos.
Procedimientos
o El nmero de actividades son diversas y variadas, por lo que el
establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha
realizado, adems que la experiencia de saber como se hacen las
cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.
Recomendaciones.
Estrategias
o Se recomienda que para la elaboracin de estrategias, en juntas por
seccin o por departamentos se formulen para que sean evaluadas
por el consejo directivo de la institucin, y una vez aprobadas sean
del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de
inicio de curso.
Polticas
o Para hacer del conocimiento de las polticas a los empleados, se
propone que se elabore un folleto o trptico en el cual estn
explcitas.
Procedimientos
Auditora Administrativa
ORGANIZACIN
Hallazgos
Organigrama
o Las lneas de autoridad no estn bien definidas.
Descripcin de puestos
o No se proporciona al momento de ingresar a la empresa.
Instructivos especiales
o No existen para todas las actividades que se desarrollan.
Causas
Organigrama
o El organigrama se encuentra en revisin.
o Slo est como material de consulta, es decir, se da a conocer
solamente cuando se requiere.
Descripcin de puestos
o El empleado no recibe una capacitacin en cuanto a las funciones
que debe desempear en su puesto.
Instructivos especiales
o La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no
se hace desde que el empleado ingresa a la empresa.
o No estn por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de
la institucin.
Recomendaciones
Organigrama
o Se propone que el consejo directivo de la institucin presente
propuestas de posibles organigramas, y a partir de stas consensuar
el que mejor se adecue a las necesidades de la institucin.
Descripcin de puestos
o Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la
induccin, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal
Auditora Administrativa
Instructivos especiales
o Cada coordinacin o departamento nombrar comisiones (formada
por maestros) para la organizacin de los diversos eventos o
actividades que se realizan a lo largo del ciclo escolar, con la
finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cmo se llev
a cabo el evento que se les asign, desde el diseo, el desarrollo y la
evaluacin de ste.
INTEGRACIN
Hallazgos
Seleccin
o El proceso se lleva a cabo parcialmente.
Induccin
o No existe previa induccin al momento de ingresar a la empresa.
o Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la
empresa.
Causas
Seleccin
o Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos
empleados de la organizacin.
o Se omiten pasos del proceso de seleccin dependiendo de las
necesidades de la empresa.
Induccin
o La rotacin de personal no es frecuente.
o La empresa solicita regularmente personas con experiencia.
o Los puestos de mayor responsabilidad por lo general son ocupados
por empleados de la misma empresa, sobre todo por aquellos que
han demostrado compromiso por sta.
Recomendaciones
Seleccin
Auditora Administrativa
Induccin
o Elaborar un sistema de induccin general hacia la institucin, as
como uno especfico a cada coordinacin o departamento. En el cual
se contemplen tambin las condiciones de la empresa.
DIRECCIN
Hallazgos
Comunicacin
o Es deficiente la intercomunicacin entre las coordinaciones y
departamentos.
Motivacin
o Son pocos los estmulos proporcionados, y cuando se otorgan, se
dan slo en ciertos departamentos o coordinaciones.
o La variedad de estmulos necesita diversificarse.
o El empleado no conoce cules son los estmulos o motivaciones que
ha recibido, est recibiendo o podra recibir.
Liderazgo
o Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los
empleados.
Causas
Comunicacin
o Los intereses de cada seccin son diferentes, ya que cada una de
estas est incorporado a diversas dependencias educativas.
o Barreras fsicas, como la distancia entre una seccin escolar y otra.
Motivacin
o El plan de estmulos o motivaciones no es manejado como tal.
o El empleado no considera como estmulos los proporcionados por la
institucin, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de
responsabilidades, entre otros.
o La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como
estmulo o motivacin.
Liderazgo
Auditora Administrativa
Recomendaciones
Comunicacin
o La informacin debe de ser por escrito, en formatos previamente
diseados y hacerse llegar a todas las coordinaciones y
departamentos, bajo previa autorizacin del director general de la
institucin.
Motivacin
o Elaborar un plan de estmulos y motivaciones, especificando los
tipos, para los empleados de la institucin, el cual debe darse a
conocer al inicio de cada ciclo escolar.
o Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los
empleados.
Liderazgo
o Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de dilogo
cada bimestre para la exposicin de ideas que beneficien a la
empresa. Ser responsabilidad del coordinador o jefe de
departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una
CONTROL
Hallazgos
Fijacin de estndares
o La elaboracin o el conocimiento de stos no han sido claros.
Supervisin
o Se realiza de manera informal.
Causas
Auditora Administrativa
Fijacin de estndares
o La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado ste.
Supervisin
o No se documenta o evidencia completamente, debido a la
periodicidad con la que se realiza.
Recomendaciones
Fijacin de estndares
o Cada coordinacin o departamento se dar a la tarea de dar a
conocer los estndares bajo los que se rige la empresa al inicio de
cada ciclo escolar.
o Al finalizar cada ciclo escolar se evaluarn hasta que punto fueron
alcanzados y se reelaborarn adecundose a las necesidad de la
institucin, especficamente de cada coordinacin o departamento.
Supervisin
o Debe ejercerse en todos los niveles o categoras del personal que
intervenga en el trabajo ya que permite tener el control de las
CONCLUSIN
El contacto que se tuvo con la empresa fue a travs de visitas continuas para
fomentar el dilogo y la confianza entre el personal de sta y el equipo
investigador. Por medio de la comunicacin con ellos, se verific la informacin
proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener ms elementos de
comparacin entre uno y otro empleado y as presentar datos lo ms acercados a
la realidad posible.
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
Proceso Administrativo Real ptimo
ORGANIZACIN
I. Organigrama
P64 90 90
P65 90 90
P66 90 90
P67 90 90
P68 90 90
P69 90 90
P70 0 80
P71 80 80
Subtotal Organigrama 620 700
II. Descripcin de puestos
P72 130 130
P73 130 130
P74 130 130
P75 130 130
Auditora Administrativa
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
Proceso Administrativo Real ptimo
INTEGRACIN
I. Reclutamiento
P96 100 100
P97 100 100
P98 100 100
P99 100 100
P100 0 100
P101 100 100
P102 100 100
P103 50 100
P104 100 100
P105 70 100
Subtotal Reclutamiento 820 1000
II. Seleccin
P106 60 60
P107 60 60
P108 60 60
Auditora Administrativa
P109 60 60
P110 60 60
P111 0 60
P112 0 60
P113 60 60
P114 60 60
P115 60 60
P116 60 60
P117 60 60
P118 60 60
P119 0 60
P120 0 60
P121 50 50
P122 50 50
P123 50 50
P124 50 50
P125 50 50
P126 50 50
Subtotal Seleccin 960 1200
III. Contratacin
P127 270 270
P128 270 270
P129 260 260
Subtotal Contratacin 800 800
IV. Induccin
P130 250 250
P131 250 250
Valores
Proceso Administrativo Real ptimo
INTEGRACIN
P132 250 250
P133 250 250
Subtotal Induccin 1000 1000
Valores
Proceso Administrativo Real ptimo
DIRECCIN
I. Comunicacin
P134 100 100
P135 100 100
P136 100 100
P137 100 100
P138 100 100
P139 100 100
P140 100 100
P141 100 100
P142 100 100
P143 100 100
Subtotal Comunicacin 1000 1000
II. Motivacin
P144 143 143
P145 143 143
P146 143 143
P147 143 143
P148 143 143
P149 143 143
SISTEMA DE P150 142 142 EVALUACIN
Subtotal Motivacin 1000 1000
III. Liderazgo
P151 112 112
P152 111 111
P153 111 111
P154 111 111
P155 111 111
P156 111 111
P157 111 111
P158 111 111
P159 111 111
Subtotal liderazgo 1000 1000
Total Direccin 3,000 3,000
Auditora Administrativa
SISTEMA DE EVALUACIN
Valores
Proceso Administrativo Real ptimo
CONTROL
I. Fijacin de estndares
P163 186 186
P164 186 186
P165 186 186
P166 186 186
P167 186 186
P168 185 185
P169 185 185
Subtotal Fijacin de estndares 1300 1300
II. Supervisin
P170 63 63
P171 63 63
P172 63 63
P173 63 63
P174 62 62
P175 62 62
P176 0 62
P177 62 62
Auditora Administrativa
Informacin general de la
empresa a auditar
Fecha: 30 / 04 /08
Antecedentes
La Salle en Obregn
- Surge ante la necesidad de una educacin integral del nio y del adolescente.
- Fue fundado en 1955 por Mons. Javier de Len (Irving Wenthworth). El primer
local estuvo ubicado por la calle Sonora # 34 frente a la Catedral donde
actualmente se encuentran las oficinas episcopales.
El Ideario Lasallista
Los educadores del Instituto La Salle proponen el ideario como algo que podemos
hacer realidad entre todos.
Auditora Administrativa
Aprenda a Ser.
Aprenda a Saber.
Aprenda a Convivir.
Aprenda a Trascender
GRAFICA DE GANTT
INSTITUTO LA SALLE
FEBRERO
ACTIVIDADES TIEMPO 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 RESPONSABLES
Preparacin para auditar
Plan de Auditora Estimado
Administrativa Real Karen Seplveda
Datos generales de la Estimado
empresa Real Jorge Flix
Registro de la empresa Estimado
CIDEN Real Hevia Sonqui
Estimado
Carta Convenio Real Yujany Luna
Aplicacin de MARZO
cuestionarios de
auditoria TIEMPO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 RESPONSABLES
Aplicacin de cuestionario Estimado
de Planeacin Real Karen Seplveda
Aplicacin de cuestionario Estimado
de Organizacin Real Jorge Flix
Aplicacin del cuestionario Estimado
de Integracin Real Judith Prez
Aplicacin del cuestionario Estimado
de Direccin Real Alberto Acosta
Aplicacin del cuestionario Estimado
de Control Real Hevia Sonqui
Auditora Administrativa
MARZO ABRIL
Preparacin del informe TIEMPO 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 RESPONSABLES
Estimado
Determinacin de hechos Real Jorge Flix
Estimado
Recomendaciones Real Karen Seplveda
ABRIL MAYO
Informe Final TIEMPO 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 RESPONSABLES
Estimado
Informe Final Real Hevia Sonqui
Estimado
Presentacin de informe Real Yujany Luna
Auditora Administrativa