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CÉDULAS DE AUDITORÍA

Concepto
Las cédulas de auditoría son documentos en los que se describen los procedimientos y técnicas
utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así como los resultados y conclusiones en quesustenta la
opinión del auditor.
Tipos de cédulas de auditoría
Por su contenido, las cédulas de auditoría se clasifican de la siguiente manera:
1. Cédulas sumarias o de resumen
En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro(capítulo,
concepto o partida) o subfunción sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones
presupuestarias.Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o
estadísticosde la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con
elpropósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran
deexplicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de concluir larevisión.
(Véase el Anexo núm. 1.)
2. Cédula analítica
En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto,cifra,
operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción porrevisar, mediante la
aplicación de uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan lainformación con la que se contó, las
pruebas realizadas y las observaciones formuladas.Es conveniente que la información y documentación
recabada se clasifique de tal forma quepermitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos
sobresalientes de las operaciones, y queen ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se
requieran para su debidainterpretación.Las pruebas que se consignen en las cédulas analíticas se
refieren a las investigaciones que seconsideren necesarias (sin perder de vista la optimización del tiempo
y el esfuerzo respecto delas cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos
establecidos enlos programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula
sumaria.En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras específicas o la
verificación de algún cálculo,que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas específicasde detalle
o de análisis. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico;algunas aplicaciones
se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción percápita, determinación del costo-
beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo,
en las cédulas se incluyen las observaciones oirregularidades. (Véase el Anexo núm. 2.)
3. Cédulas subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación, detalle o análisis aprofundidad de
los datos contenidos en una cédula analítica, mediante la aplicación de losmismos procedimientos
utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estascédulas, consiste en el examen
específico de la cuenta de inversiones en valores,en el cual la
https://es.scribd.com/doc/113180687/CEDULAS-DE-AUDITORIA
Papeles de Trabajo
Definición
Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados y obtenidos por el auditor durante el curso de la
auditoría. Estos sirven para evidenciar en forma suficiente, competente y pertinente el trabajo realizado
por los auditores gubernamentales y respaldar sus opiniones, los hallazgos, las conclusiones y las
recomendaciones presentadas en los informes; así como todos aquellos documentos que respaldan al
informe del auditor, recibidos de terceros ajenos a la entidad, de la propia entidad y los elaborados por el
auditor en el transcurso del examen hasta el momento de emitir su informe.
Propósito
Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:
· Registrar las labores: Proporcionar un registro sistemático y detallado de la labor efectuada al llevar a
cabo una auditoría.
· Registrar los resultados: Proporcionar un registro de información y evidencia obtenida y desarrollada,
en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.
· Respaldar el informe del auditor: El informe de auditoría bajo ninguna circunstancia debe contener
información o datos que no estén respaldados en los papeles de trabajo.
· Indicar el grado de confianza del control interno: Los papeles de trabajo incluyen los resultados del
examen y evaluación del control interno, así como los comentarios sobre el mismo.
· Servir como fuente de información: Sirven como fuente de consulta en el futuro, cuando se necesitan
algunos datos específicos.
· Mejorar la calidad del examen: Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atención sobre
asuntos importantes y garantizan que se de atención adecuada a los hallazgos más significativos
· Facilitar la revisión y supervisión: Los papales de trabajo son indispensables para la etapa de revisión
del informe antes de emitirlo. Permite al auditor supervisor revisar los detalles del examen. En el caso de
cualquier pregunta o dudas sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para
responderles o aclararlas.
Características Generales
La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán, entre otros, de diversos
factores:
- La naturaleza de la tarea y la clase de auditoría que se va a realizar.
- La condición del área, programa o entidad a ser examinada.
- El grado de seguridad en los controles internos.
- La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoría y
- La naturaleza del informe de auditoría.
Ordenamiento, Revisión y Aprobación de los Papeles de Trabajo
Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lógico es importante durante el curso
de las labores de auditoría y después de haberlas terminado; inclusive para su archivo.
En la auditoría financiera el orden lógico es el que sigue la secuencia de las cuentas en el balance
general es decir activos, pasivos, ingresos y gastos. En la auditoría de gestión el orden está dado por las
actividades o áreas más importantes examinadas.
Todos los papeles de trabajo serán referenciados, de tal forma que la relación existente entre ellos sea
cruzada. El propósito de la referenciación cruzada es mostrar en forma objetiva, a través de los papeles
de trabajo, las relaciones existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el
contenido del informe de auditoría.
Custodia y Archivo de los Papeles de Trabajo
La custodio y archivo de los papeles de trabajo es de propiedad del Organismo Técnico Superior de
Control, de las Firmas Privadas de Auditoría Contratadas y de las Unidades de Auditoría Interna. En el
caso de las entidades que no cuenten con auditoría interna, la responsabilidad por la organización y
mantenimiento del archivo permanente corresponde a la unidad operativa de auditoría de la Contraloría
General del Estado, las mismas que tienen la responsabilidad de la custodia en un archivo activo por el
lapso de cinco años y un archivo pasivo por hasta el lapso establecido en la normativa vigente expedida
para el efecto. Documentación que únicamente será exhibida y entregada por requerimiento judicial.
Los archivos de papeles de trabajo, para cada labor deben dividirse en dos grupos:
· Archivo permanente: dirigido a mantener la información general de carácter permanente como un
punto clave de referencia para conocer la entidad, su misión básica y los principales objetivos para
futuros exámenes.
· Archivo corriente: incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el resultado de la
auditoría; así como también los criterios utilizados por los responsables de la fase de ejecución.
Marcas de Auditoría
Las marcas de auditoría son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor gubernamental para
identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecución de un examen.
Cuando el auditor trabaja sobre los elementos recibidos de la entidad, de terceros ajenos a la entidad y
los confeccionados por él, no puede dejar constancia descriptiva de la tarea realizada al lado de cada
importe, de cada saldo o de cualquier información, por cuanto implicaría una repetición innecesaria,
utilización de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y se dificultaría cualquier revisión posterior.
http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/MGAG-Cap-VI.pdf
I. DEFINICIÓN
Papeles de Trabajo: Es el conjunto de cédulas y documentos que contienen los datos e información
obtenida por el auditor en su revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los
procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones,
recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente.
Cédulas de Auditoría: Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de auditoría
efectuados durante la revisión, así como de los resultados obtenidos.
Documentación soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades
Administrativas auditadas, que se anexan a las cédulas de trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).
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III. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS
La presente guía es de observancia obligatoria para el personal de la Contraloría del Instituto, para la
elaboración de papeles de trabajo.
Los auditores deberán analizar la documentación existente en las áreas auditadas, a fin de
determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean
determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla
debidamente a los expedientes de papeles de trabajo.
Los auditores deberán realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:
9 Las cédulas de trabajo deberán reflejar información clara y precisa para soportar
debidamente los juicios emitidos.
9 Aprovechar la información proporcionada por el área.
9 Escribir todos los datos que sean necesarios.
9 Cruzar datos que aparecen simultáneamente en dos o más cédulas de auditoría.
9 No repetir las cédulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
9 Las cédulas de auditoría deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de
computadora, y estar firmadas por el auditor.
9 Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al
área responsable para su conservación y custodia.
9 El auditor deberá conservar la confidencialidad de su contenido.
9 La redacción de las cédulas de auditoría debe ser clara.
9 Se debe supervisar su formulación y contenido, dejando evidencia del hecho.
IV. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo serán elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores
encargados de la auditoría.
Para asegurar que los papeles de trabajo estén completos, sean rápidos de localizar y fáciles de
comprender, es recomendable la aplicación de los siguientes aspectos:
Previo a su formulación:
9 Determinar la necesidad de elaboración, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la
auditoría.
9 Establecer el diseño basado en la información a obtener, así como las pruebas de
cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.
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9 Aprovechar, hasta donde sea posible y práctico, la documentación de las áreas auditadas,
como cédulas propias.
Al formularlos:
9 Elaborar cédulas sumarias por cada área, capítulo o programa de trabajo.
9 Utilizar letra legible.
9 Redactar en forma clara y precisa.
9 Anotar en una columna la información que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas.
9 Anotar la información conforme se obtenga.
9 Respetar el orden en que aparece la información en los documentos fuente.
9 Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas
realizadas.
9 Anotar las marcas que sean necesarias.
9 No pasar las cédulas en limpio, salvo casos excepcionales.
9 Cruzar la información entre cédulas.

IV.1 Clasificación de los papeles de trabajo


Los papeles de trabajo se clasifican en:
A. Expediente continuo de auditoría o archivo permanente.
Está integrado por un conjunto de documentos y cédulas que se localizan en uno o varios legajos
especiales y sirve de apoyo en auditorías posteriores; su consulta evita que se duplique la
trascripción innecesaria de cédulas, por lo que su conformación inicia desde la etapa de planeación
de la auditoría, al obtener información general de las áreas susceptibles a evaluar, (direcciones de
área) como: la estructura orgánica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de información;
incorporando los objetivos de auditoría y el programa específico de revisión.
B. Expediente de papeles de trabajo actuales.
El auditor deberá elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisión y sirven
para:
9 Construir una prueba de validez de la opinión plasmada en el informe de auditoría.
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9 Respaldar el avance del programa de auditoría y el logro de los objetivos de la revisión.
9 Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economía y efectividad del trabajo realizado.
Los papales de trabajo se clasifican en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, cédulas de
discusión de observaciones y cédula de marco conceptual.
Cédula sumaria.- Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos,
conclusiones o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras
homogéneos cuyo análisis se encuentra en otras cédulas.
Cédula analítica.- Describe un procedimiento de auditoría desarrollado o aplicado sobre aquellas
partidas que han sido seleccionadas para su revisión y comprobación en los diversos tipos de
auditoría que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, así
como las marcas y notas explicativas de auditoría.
Cédula subanalítica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algún concepto y para explicar
otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cédula analítica de auditoría.
Cédula de discusión de observaciones.- Sólo se debe formular previa autorización del superior
jerárquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias
a seguir en relación con el resultado obtenido de la auditoría; siendo útil al área auditada para mejorar
sus sistemas operativos o de administración.
También se señalan los puntos de vista del titular del área auditada y las diferencias con lo
sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.
El contendido de las cédulas debe darse a conocer a los titulares de las áreas auditadas, a través del
informe de auditoría respecto al resultado de la revisión efectuada y poder decidir cual será la opción
tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisión.
Cédula de marco conceptual.- Es la cédula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma
general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdrá para
lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deberá prepararse al inicio de la auditoría por cada uno de
los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisión.
Es importante señalar que cualquier modificación significativa en la revisión realizada deberá ser
considerada en esta cédula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisión que se llevó a
cabo.
IV.2 Características de las cédulas de auditoría.
Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las
observaciones encontradas, la conclusión a que se llegó, la fuente de datos, marcas e índices, así
como el cruce o conexión con otras cédulas.
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Que se entienda.- Deberá ser de fácil interpretación al enfoque de la revisión, de los procedimientos
que se aplicaron, así como su alcance y el motivo de aplicar determinados procedimientos, los
resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo
respaldan.
De fácil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con letra
legible, a fin de facilitar la lectura.
Objetiva.- Se tiene que asentar únicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los
registros contables o en la documentación comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicación
de los procedimientos efectuados, si contienen las cédulas suposiciones, sospechas o
consideraciones personales se indicarán claramente en la misma situación.
IV.3 Estructura o elementos que integran las cédulas de trabajo
Las cédulas de auditoría deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qué
se revisó y cuáles fueron los resultados obtenidos, y deberá utilizarse el formato señalado en el
anexo I, sus componentes son:
Encabezado.- Incluye los datos de identificación que deben anotar en la parte superior de las cédulas
y contiene los siguientes datos:
• Nombre del área sujeta a revisión.
• Nombre específico del rubro, concepto u operación a revisar.
• Nombre específico del procedimiento.
• Tipo de cédula que se elabora.
• Iniciales del auditor que elaboró la cédula.
• Iniciales del auditor que supervisó la cédula.
Cuerpo de la cédula.- Comprende el resultado de la revisión, indicando entre otros aspectos, las
partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusión
obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o
complementar la información solo cuando se considere necesario.
Pie.- Al calce de la cédula se anotará la fuente de datos y significado de las marcas, así como la firma
del auditor que elaboró y supervisó el papel de trabajo.
La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos,
expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elaboró y
supervisó la cédula y observaciones anotadas en la cláusula de auditoría.
IV.4 Índices de auditoría
Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditoría se integrarán en
expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distinción o clasificación, se señalan
mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ángulo
superior derecho con lápiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre
de índices.
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Es mediante el uso de índices como se pueden distinguir unas cédulas de otras así como clasificarlas
por grupos homogéneos. De la sola lectura del índice se puede saber o identificar de que cédulas se
trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los índices deberán ser alfanuméricos,
teniendo un orden lógico y flexible.
El uso de los índices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cédulas. Ésta, es
una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisión de los expedientes o la
consulta de determinado renglón, cifra o concepto.
A continuación se señala los índices a utilizar en la integración de los expedientes de papeles de
trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto.
ÍNDICES CONCEPTO
A ANTECEDENTES DE LA REVISIÓN
B INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME
Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
C SERVICIOS PERSONALES
D RUBRO ADQUISICIONES
E RUBRO DE OBRA PÚBLICA
F FONDOS Y VALORES
G CASOS ESPECIALES
H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES
A. Antecedentes de la revisión.- Es toda aquella documentación que puede ser utilizada para
conocer, planear y dirigir la revisión a efectuar, por ejemplo: orden de auditoría, carta planeación,
cronograma de actividades, acta de inicio de auditoría, informes de auditorías anteriores,
seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemática, etc.
B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas.-
Comprende el informe donde se señala el resultado de la auditoría practicada, así como las
observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del área
revisada.
C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisión sobre estructura orgánica, manual de
organización y procedimientos, estructura básica y no básica, control de personal, expedientes,
confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nómina, verificación de pagos y
estructura funcional, etc.
D. Rubro de adquisiciones.- Comprende el análisis de funciones y actividades en el ámbito de
suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa anual,
licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y servicios,
verificaciones físicas, comités, subcomités de compras y manuales que regulen la actividad, etc.
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E. Rubro de obras pública.- Integra la documentación respecto a la autorización y ejercicio del
presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, así como
manuales que regulen la actividad.
F. Fondos y valores.- Comprende la revisión a los renglones o áreas de contabilidad, tesorería,
presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.
G. Revisiones especiales.- Comprende la documentación de aquellas revisiones que no están
consideradas en los rubros mencionados, así como auditorías no financiera tales como:
Desempeño, Administrativas, Operacionales, etc.
H. Seguimiento de observaciones.- Comprende toda aquella documentación utilizada para dar
seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las áreas auditadas a las observaciones
determinadas.
Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los
siguientes datos:
• La observación a la cual se da seguimiento.
• Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada.
• El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
• En caso de no estar solventada la observación, incluir el replanteamiento que propone el auditor,
mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
• La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades.
Al igual que las cédulas de observaciones, las cédulas de seguimiento deben ser comentadas con el
responsable del área auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditoría.
Estos conceptos no son limitativos y estarán sujetos a la situación y criterios de los responsables de
las auditorías practicadas.
El anexo II se muestra la carátula que debe integrase a los expedientes o legajos de auditoría.
Si la revisión comprende más de un ejercicio, al índice del rubro se agregará un dígito comenzando
por el número 1 (uno) para identificar cada período, mismo que se asignará del ejercicio más antiguo
al más reciente.
Ejemplo:
D Adquisiciones
D1 Adquisiciones de 2004
La clave de las cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas, así como de la documentación soporte
de las mismas se formará con el índice alfanumérico del rubro a que correspondan, más un dígito
consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).
Ejemplo:
D1-1 Estos índices en las cédulas, significarán que corresponde al expediente del rubro
de adquisiciones (D), año de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente
(D1-1)
D1-2
D1-3
Se pondrá un número consecutivo-progresivo si se integran más cédulas (D1-2,
D1-3), etc.
Cuando en una revisión no se utilizan todos los índices; en el formato índice general del expediente
manejado se mencionan como no utilizados y se respetará el orden general.
IV.5 Marcas de auditoría
Son signos que al auditor anota en sus cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo al calce de la misma el significado de la misma.
Marca Significado
Cálculo verificado.
Cifra cuadrada.
Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en
tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.
Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.
Documento o punto pendiente que fue aclarado, verificado o
comprobado.
Nota: Estas dos marcas de pendiente sólo son temporales. De
hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar, solicitar o
revisar en los papeles de trabajo, pues éstos deben ser
completos.
Confrontado contra registro.
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Marca Significado
Confrontado contra documentación comprobatoria en original.
e 9 Expediente revisado.
d 9 Documento integrado en expediente.
dc 9 Documentación comprobatoria revisada.
Confrontado contra evidencia física. Se utiliza cuando algún dato
o cifra que conste en la cédula se compara contra bienes o
artículos tangibles, ejemplo: Bienes inventariados o fondos
arqueados.
⊂ Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.
Obs. Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que
posteriormente se describirá en una cédula de observación.
9 Muestra seleccionada para revisión.
Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor
referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores Notas
1122ABC
IV.6 Cruce de papeles de trabajo
Es la técnica mediante la cual se relacionan los índices de las cédulas de auditoría y es una de las
fases principales para facilitar la revisión de los papeles de trabajo del auditor, así como la consulta
de un determinado renglón o concepto que se quiere conocer.
Una de las formas más sencillas de cruzar las cédulas de auditoría es el método de las flecha es
decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarán o relacionarán los
datos o cifras entre las cédulas de trabajo del auditor.
http://www.infodf.org.mx/pdfs/contraloria/guia_elab_rev_papeles_trabajo.pdf
PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida
por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas
de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones,
opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

 Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades


realizados por el auditor.

 Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

 Proporcionar la base para la rendición de informes.

 Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.

 Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.

 Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se


efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.

 Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas


revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS

Los papeles de trabajo deberán:

 Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá


relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
 Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que
sean necesarios.

 Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

 Ser supervisados e incluir constancia de ello.

 Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten
en el informe de auditoría.

 Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.

 Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

 Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar
de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir


los siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que


baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el
informe de auditoría.

B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida


y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la
naturaleza y características de las materias examinadas.

C. Importancia. La información será importante cuando guarde una relación


lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.
D. Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano de Control, por contener la evidencia
de trabajos de auditoría realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia
serán responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o
sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría
deberán archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo
llave.

La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que


deberán proceder los auditores del Órgano de Control. Por contener información
confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto
profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de
autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y


archivados, se formarán tantos legajos como sean necesarios, que se archivarán en
compiladores tamaño carta.

Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las cédulas y demás
papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse por un


período de cinco años, en el archivo general a cargo del Centro de Informática,
Documentación y Archivo con excepción de aquellos que, por no haberse solventado
alguna recomendación, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la
Dirección de Auditoría correspondiente, quienes serán responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo


permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. A
continuación, se señalan las características de cada uno de ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran


los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación,
normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta información,
debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias
auditorías.

La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de


la auditoría, cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar
(organización, funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.)

El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al


ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes.
Su integración deberá sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integración y
Actualización del Archivo Permanente, emitido por el Órgano de Control o de cada una
de las áreas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Período

Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso


de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de
auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos,
movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión
realizada; de la persona que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó
el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de auditoría en que se
incluyan las recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se clasifican de


acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas sumarias,
analíticas, subanalíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de
recomendaciones.

1. Cédulas sumarias o de resumen


En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o


estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período
anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones
importantes que requieran explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento,
antes de concluir con la revisión (véase la Guía para la Elaboración de Papeles de
Trabajo).

2. Cédula Analítica

Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación


o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que


permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones,
y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretación.

Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de
trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria.

En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación


de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicación
parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden
referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o producción per cápita, la determinación
del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto,
conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los resultados finales, representados


por las observaciones.

3. Cédulas Subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones
en valores, la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos
mensuales de las cuentas de inversión.

4. Cédula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la


revisión, se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente identificados con
el número de cédula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión.

5. Cédula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que
se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de
trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los
procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

6. Cédula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales,


será necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de
comentarios y después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de
Observaciones).

FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las


necesidades de la revisión en función de los objetivos planteados y de las probables
conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos
prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de los
procedimientos aplicados.
A continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para
cumplir su cometido:

a) Objetiva: es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para


que el lector pueda formarse una opinión.

b) De fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y


sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y
subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir
el objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los


siguientes datos:

a) Clave o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lógica los
papeles de trabajo.

b) Siglas del Órgano de Fiscalización Superior y de la Dirección a cargo de la auditoría; y


nombre del ente fiscalizado.

c) Cuenta Pública revisada. (Periodo o ejercicio)

d) Tipo de cédula.
e) Procedimiento o técnica de auditoría aplicada, junto con una descripción de su
contenido y del alcance de la prueba.

f) Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o


rúbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso


de que durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la
cédula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por


el auditor y los resultados de la revisión. Regularmente, se incluirá los siguientes
elementos:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente


fiscalizado.

c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los


controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto


de los hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan
a otras cédulas relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan
principalmente los siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula,


para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.

b) Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial


para ello).

c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.

d) Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de


información (auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA

A efecto de que las cédulas que integrarán los papeles de trabajo reúnan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no
limitativa, algunas reglas o principios que servirán de guía general para su diseño y
elaboración.

1. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos


aplicados.

2. Efectuar un diseño previo a su elaboración.

3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a


revisión.

4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5. Anotar los datos en forma de columna.

6. Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes.


7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de
la información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con
los contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras.

9. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los


correctos se escribirán en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por
eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión.

11. Respetar el orden en que aparezca la información en los documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA

Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico, que
permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lógica y directa para
facilitar su identificación, localización y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría se utilizan
a manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podrá vincular la
información contenida en dos o más cédulas.

Los índices persiguen los siguientes propósitos:

 Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada


y permiten ir de lo general a lo particular.

 Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula
se elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente.
 Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.

 Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.

ÍNDICES DE AUDITORÍA

A manera de ejemplo, se mencionan los índices que se detallan a continuación, con


carácter enunciativo, más no limitativo; así, cuando se requiera un índice que no esté
incluido en este manual, se podrá utilizar en el entendido de que su significado se
explicará en el documento correspondiente:

Los índices correspondientes al gasto se identificarán de acuerdo con los


capítulos de la clasificación presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo
el mismo sistema de construcción, se pueden elaborar índices para cédulas sumarias o
cédulas analíticas que muestren un contenido más detallado (9).

ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.) ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORÍA

100 Sumaria de conclusiones.

200 Sumaria de ingresos.

300 Sumaria de costo de ventas.

400 Sumaria de gastos.

500 Activo.

600 Pasivo.

700 Capital contable.

800 Cuenta de orden.

900 Otros papeles que surjan con motivo de la revisión.

HT Hoja de Trabajo

BC Balanza de Comprobación

CP Control Presupuestal
A continuación se desglosan algunos de los índices:

200 Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS ANALÍTICAS

201 Determinación de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS SUBANALÍTICAS

201.1 Relación de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran registrados


en los libros autorizados.

201.2 Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en


cantidades globales, ya sea por día, por semana o por mes, en libros (registros
económicos) y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.

Así, la clave de todas las cédulas que se elaboran, con relación a la auditoría de ingresos
de la Dependencia, Entidad o área revisada, quedarán dentro de la centena 200.
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V
http://juliaenauditoria.blogspot.com/p/papeles-de-trabajo.html

Papeles de Trabajo

La base de la opinión de un auditor sobre los estados


financieros es la revisión que se realiza de acuerdo con las
normas de auditoría generalmente aceptadas.

Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia


suficiente, competente y relevante mediante la inspección,
observación, investigación y confirmación como base de la
opinión del auditor.
Por consiguiente, la opinión del auditor depende de la
obtención y evaluación de evidencia suficiente, competente y
relevante.

El estudio de las declaraciones de la administración y las


características esenciales para considerar válidos los datos y la
información como evidencia de auditoría. Los diversos tipos de
evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de la
administración, se evalúan en cuanto a su confiabilidad,
relevancia y otras características esenciales.

Son las diferentes técnicas utilizadas por los auditores para


obtener la evidencia de auditoría, la que se hará documentar
en los procedimientos de auditoría con la información revisada,
bajo la forma de papeles de trabajo.

Se conocen como papeles de trabajo los registros de los


diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor.

Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que


sean los métodos utilizados para obtenerla, se debe hacer y
mantener algún tipo de registro en los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de


los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas,
información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó
en el trabajo.

Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de


auditoría, los análisis, los memorando, las cartas de
confirmación y declaración, resúmenes de documentos de la
entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor.

Los papeles de trabajo también pueden obtener la forma de


información almacenada en cintas películas u otros medios.

El formato exacto de los papeles de trabajo varía con el


tamaño, complejidad y circunstancias de cada compromiso de
auditoría.
Además, cada auditor, o Unidad de Dirección de Auditoría,
tiene por lo general ciertas preferencias por la manera exacta
como se deben preparar los papeles de trabajo.

El auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones


formales de entrenamiento o del supervisor en el trabajo. Este
Documento se refiere sobre todo a los aspectos generales de
los papeles de trabajo, y se debe contemplar como guía para el
trabajo, en el cual podemos consultar y adaptar a las
condiciones y características de cada trabajo ordenado y no
necesariamente como un modelo que se debe adoptar.

Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital)


constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y
ejecución y el informe que se elabore. Por tanto deben
contener la evidencia necesaria para fundamentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan
en el informe.

Los requisitos principales a tener en cuenta son:

 expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los


resultados de la Auditoría Interna;
 incluir aquellos programas que se requieran confeccionar
específicamente para la ejecución de la Auditoría Interna;
 ser completos y exactos de forma que permitan sustentar
debidamente los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance
del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no
deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único
fin de ahorrar tiempo o papel;
 suficientemente claros, comprensibles y detallados para
que un tercero, que no haya mantenido una relación
directa con la Auditoría Interna, esté en capacidad de
funda-mentar las conclusiones y recomendaciones,
mediante su revisión. No deben requerir de explicaciones
orales;
 ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían
perder su valor como evidencia. Deben contener índices y
referencias adecuados; contener la identificación del
significado de las marcas de revisión utilizadas por los
Auditores Internos, en los casos en que éstas no estén
establecidas centralmente; y
 contener información relevante, esto es, limitarse a los
asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir
los objetivos del trabajo encomendado.
 cada nivel debe establecer procedimientos para
garantizar que los papeles de trabajo sean
salvaguardados y conservados durante el tiempo
establecido por la Ley.
 Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado
una nueva Auditoría Interna, los papeles de trabajo deben
conservarse hasta que ésta se ejecute, oportunidad en la
que se analizará la conveniencia de conservar o no todos
o una parte de éstos.
Propósitos de los papeles de trabajo

Como una acumulación de toda la evidencia obtenida durante


el desarrollo de la auditoría, los papeles de trabajo tienen
varias funciones. Los propósitos principales de estos son:

 Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la


revisión de auditoría.
 Proporcionar información que será incluida en el informe
de auditoría.
 Servir como respaldo de la opinión del auditor.

Los papeles de trabajo también sirven como evidencia en caso


de demandas legales, fuente de información para futuras
declaraciones y otros informes especializados, solicitados por
otros órganos de competencia y como guía para exámenes de
auditoría posteriores.
Organización y coordinación del examen de auditoria

Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar


las diferentes fases de la auditoría mientras se llevan a cabo.

Durante la auditoría de una entidad grande se pueden asignar


auxiliares a las diferentes fases de la revisión.
Los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo
que se han completado todas las etapas del examen, por lo
que resulta necesaria la terminación de este, ante la
comprobación del examen efectuado.

Con frecuencia los auditores no pueden terminar una fase


completa de la auditoría en un momento y los papeles de
trabajo registran el trabajo terminado hasta el punto en que fue
interrumpido, de modo de saber dónde continuar su trabajo, ya
sea por el mismo auditor o por otro si así lo requiere la
situación presentada.

Además, estos deben estar siempre en condiciones para la


presentación ante una supervisión o análisis ante el auditado.
Información a incluir en el informe de auditoría

Los papeles de trabajo proporcionan la información que se


incluirá en el informe del auditor. El Expediente de auditoría
está integrado por los estados financieros, notas
complementarias y la opinión del auditor, mostrada en cada
papel de trabajo.

La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base


para el informe, el cual además se archiva en el Expediente,
con todos los papeles de trabajo elaborados en el transcurso
de la Auditoría.

Si se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el


Órganos de la Administración del Pública datos para cualquier
proceso adicional, las comprobaciones sobre los exámenes,
hallazgos, comentarios de sus incumplimientos y
recomendaciones, están contenidos en los papeles de trabajo.
Respaldo a la opinión del auditor

El objetivo final de una auditoría es la expresión de la opinión


del auditor. Los papeles de trabajo sirven para respaldarla.

El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisión se llevó a


cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente
aceptadas.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el
trabajo fue planeado de modo adecuado y que se basó sobre la
revisión de los controles internos, que los Auditores o Auxiliares
fueron supervisados con propiedad, y que se revisó suficiente
evidencia competente.

También el auditor está afirmando que los estados financieros


presentan razonablemente la situación de la entidad, si se trata
de una Auditoría Financiera, y los resultados de las
operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.

Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas


las informaciones importantes en los estados fueron revisadas
para determinar que presentan razonablemente lo que en
realidad ha sucedido dentro de la entidad.

En una Unidad de Auditores grande el Director o Jefe, que


tiene la responsabilidad de la auditoría, descansa en los
supervisores, jefes, Auditores y auxiliares, para llevar a cabo la
mayor parte de las fases de la revisión.

Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo


realizado y las conclusiones a que llegó cada una de estas
personas, y también evidencia de que el trabajo a cada nivel
fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato.
Evidencia legal

Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que


se puede utilizar en acciones legales.

Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles


de trabajo para apoyar su afirmación de que realizaron la
auditoría de un modo profesional, que ejercieron el debido
cuidado y que no fueron negligentes en la realización de la
revisión.

Al revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores,


el Auditor jefe de grupo, debe a cada nivel preguntarse si
cualquiera de la información que aparece allí o si la ausencia
de alguna información podría ser utilizada para atacar la
competencia del trabajo en algún momento posterior en que
quizás esas personas no estuvieran disponibles para ofrecer
aclaraciones adicionales.

En los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones


contradictorias, y cualquier conclusión final que se oponga a
otra evidencia, debe ser plenamente justificada.

En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicación


adecuada para la conclusión a que se llegó.
Informes especializados

Otra función de los papeles de trabajo es proporcionar la


información necesaria para la preparación de informes a la
administración sobre la suficiencia de los controles internos, o
para la preparación de declaraciones o informes a otros
órganos gubernamentales.

En ocasiones los auditados necesitan información de los


papeles de trabajo para los informes que preparan ellos
mismos, o pueden necesitar información debido a que hayan
sido destruidos sus registros originales.
Guía para auditorías subsecuentes

Usualmente el auditor debe revisar en el Expediente de la


entidad los papeles de trabajo de la auditoría anterior para
llevar a cabo la revisión actual.

Los papeles de trabajo de la auditoría anterior señalan las


dificultades encontradas y la solución que se les dio. Así, el
auditor está alerta sobre la posibilidad de encontrar una
situación similar en la actualidad.

Además, por la auditoría anterior el auditor debe estar


familiarizado con la descripción del sistema de contabilidad y
los controles, a fin de estar consciente de los cambios que se
produzcan durante el año y hacer las modificaciones
necesarias en el programa de auditoría.
Existe gran peligro en seguir con demasiada fidelidad los
papeles de trabajo de la auditoría anterior.

El auditor se beneficiará viendo el formato de un análisis en


particular de la vez anterior, pero sólo debe utilizar ese mismo
formato si es adecuado para la situación de la actual.

La duplicación de los pasos de auditoría señalados en los


papeles de trabajo de la anterior puede muy bien dar como
resultado pasos innecesarios e inadecuados, así como la
omisión de algunos procedimientos fundamentales para una
auditoría adecuada en las actividades y acontecimientos de la
actual.
Propiedad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su


propiedad y por lo general se considera confidencial la
información que contienen. Usualmente antes de entregar
información que aparece en los papeles de trabajo el auditor
obtiene el consentimiento del auditado.

Si recibe una citación o un requerimiento judicial en el que le


pidan información de los papeles de trabajo, el auditor tiene
que entregarla.

También el auditor puede verse en la necesidad de revelar


alguna información incluso contra los deseos del cliente a fin de
cumplir con normas de auditoría, como sucede en los casos en
que subsecuentemente se descubren hechos que existían a la
fecha del informe del auditor.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar


los papeles de trabajo. Debe conservarlos en tanto son
importantes para auditorías subsecuentes y para cumplir
cualquier requisito legal. Debe cumplir con las normativas que
al efecto existan.
Tipos de papeles de trabajo

Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular


toda la evidencia que necesita el auditor para emitir una opinión
profesional, los tipos de papeles de trabajo tienen
necesariamente que ser muy variados.

Algunos papeles de trabajo siguen un formato estándar,


mientras que otros son un simple memorando de una discusión
que se llevó a cabo relativa a la revisión de auditoría.

Los principales tipos de papeles de trabajo son:

1. planes de auditoría,
2. hoja de trabajo y asientos de ajuste,
3. Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de
una tema
4. sumarios descriptivos, para los casos de auditoría
financiera o certificación de estados financieros
5. declaraciones y confirmaciones, y
6. actas y otros registros.

Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea


posible, y no dejar dudas relativas al asunto con el cual se
relacionan. A continuación se describen cada uno de los
principales tipos de papeles de trabajo.
Planes de auditoría

Los papales de trabajo deben contener la evidencia de que el


auditor ha desarrollado una estrategia general para la
conducción y alcance de la revisión.

Se deben hacer anotaciones en relación con la actividad en la


cual opera la entidad auditada, condiciones que exijan
procedimientos especiales de auditoría, cualquier principio
contable poco usual utilizado, y la naturaleza de cualquier
informe especial que se deba rendir.

El programa de auditoría, documento de planeación que


establece los procedimientos de auditoría que se estiman serán
necesarios para cumplir los objetivos de la auditoría, puede
estar respaldado por un cuestionario de control interno,
diagramas de flujos, un organigrama, y evidencia general que
ayude a dar forma al curso de la revisión.
Entre los papeles de trabajo se incluyen las anotaciones
preparadas durante el desarrollo del examen sobre asuntos
pendientes a investigar más adelante, junto con una
explicación completa de la solución de estos asuntos,
generalmente se adquieren y analizan en la exploración
preliminar.
Hoja de trabajo

El balance de comprobación es el vínculo conector entre los


libros de contabilidad y los estados financieros sobre los que el
auditor emite sus criterios. La hoja de trabajo es la cédula de
control que muestra, las interrelaciones de todas los demás
papeles de trabajo relativos a las cuentas examinadas, tal vez
agrupadas, con los otros tipos de evidencias.

Este sistema de preparar y organizar los papeles de trabajo


mostrando una hoja de trabajo por grupos de cuentas del
balance general, una hoja de trabajo del estado de resultados,
es importante pues constituyen una guía importante de trabajo
para el Auditor, ya que cada una de las partidas en estas hojas
de trabajo aparecen analizadas en sus correspondientes
papeles de trabajo, generalmente se utilizan Hojas de 8
columnas o más, la que aparece en el Manual de Papelería
Institucional.

Usualmente para cada juego de papeles de trabajo se prepara


un índice que muestra con claridad la ubicación dentro del
archivo de papeles de trabajo por temas, previstos en el
planeamiento, los que deben organizarse, según criterios del
auditor, aspecto importantes a la hora de confeccionar las
notas del Informe, hoja de trabajo borrador del informe del
auditor, todas las notas y otras informaciones recopiladas como
evidencia.
https://www.gestiopolis.com/evidencias-papeles-trabajo-auditoria/

33
• Indicar el grado de confianza del sistema de control interno: los papeles de
trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de
control interno. así como los comentarios sobre el mismo.
• Servir como fuente de información: los datos utilizados por el auditor al
redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces
sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos
datos específicos.
• Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo bien elaborados
llaman la atención sobre asuntos importantes y garantizan que se de
atención adecuada a los asuntos más significativos.
• Facilitar la revisión y supervisión; los papeles de trabajo son
indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo.
Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro
funcionario) revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles.
En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador
del informe, los papeles de trabajo están para responderles o aclararlas.
El auditor no solo debe saber planear y efectuar la auditoria, así como redactar el
informe correspondiente, sino que también debe entender que la naturaleza de su
trabajo exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoria, de una
documentación completa de sus procedimientos, hallazgos, observaciones y la
evidencia en la cual va a fundamentar su informe.
34
Requisitos de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo referentes a una auditoría de gestión deben cumplir los
mismos requisitos exigidos para los correspondientes a una auditoría financiera;
por lo tanto, deben ser:
Completos y exactos.- Permiten sustentar debidamente los hallazgos,
observaciones, opiniones y conclusiones, así como demostrar la naturaleza y el
alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no debe
sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel.
Claros, comprensibles y detallados.- Para que mediante la revisión por un
auditor experimentado que no haya mantenido una relación directa con la
auditoria, este en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones.
No deben requerir de explicaciones orales.
Legibles y ordenados.- Requisito básico, puesto que podrían perder su valor
como evidencia.
Información relevante.- Deben limitarse a los asuntos que sean pertinentes e
importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
Cuando los papeles de trabajo están elaborados en la forma debida, en orden y son
legibles, con encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y
labores de verificación llevados a cabo, crean en la supervisión o niveles
REQUISITOS DE LOS PLANES DE TRABAJO
• Completos y Exactos
• Claros, compresibles y detallados
• Legibles y ordenados
• Información relevante

36
de una manera concisa y efectiva. EI empleo de papeles de trabajo no planificados
o que se elaboren con apresuramiento puede dar como resultado que no presenten
bien los datos, que el orden de presentación no sea el mejor o que sea necesario
repetir los papeles de trabajo para incluir toda la información
.
En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel
de trabajo. El auditor debe revisar la cedula empleada en la auditoria anterior, si la
hubo, y determinar si el formato utilizado es adecuado o si puede mejorarse. Debe
evitarse el uso de hojas de varios tamaños. En general las hojas de tamaño
estándar de siete columnas, son las más adecuadas para la mayoría de los trabajos
de análisis. También puede utilizarse hojas de doble tamaño estándar (catorce
columnas). Para los papeles que documentan entrevistas, inspecciones y otras
labores presentadas en forma narrativa, debe utilizarse hojas rayadas de tamaño
estándar.
El auditor qué prepara una cedula de trabajo debe incluir sus iníciales y la fecha
en que la confección en una parte de dicha hoja. El contenido de cada hoja debe
incluir fechas, datos completos o los montos y explicaciones suficientes, de modo
qué cualquier otro auditor que pueda leerlo lo entienda, sin tener que recurrir a
otra fuente de información.
1.5.2.2 ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Archivo Permanente
El archivo permanente es aquel que está formado por documentación e
información de interés continuo, que se extiende más allá de cualquier periodo de
auditoría en particular.
Consta con documentos que contiene información que puede ser utilizada en la
ejecución de auditorías concurrentes, con el propósito de contar con una fuente de
datos permanentes sobre la naturaleza y objetivos de la empresa a auditar.
37
Archivo Corriente
El archivo corriente es aquel que está formado por documentación elaborada
desarrollada y analizada por el quipo de auditoría esta información varía según los
exámenes aplicados en el área auditada por ende la información recaudada es
cambiante.
1.5.3. Informe
EI informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor gubernamental,
en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el
caso de la auditoría financiera, el correspondiente dictamen. El informe de
auditoría debe contener la expresión de juicios fundamentados en las evidencias
obtenidas.
En la fase de Elaboración del Informe, el equipo de auditoría comunica a los
funcionarios de la entidad auditada los resultados obtenidos durante la fase de
ejecución. Los principales objetivos de un informe de auditoría de gestión son:
Brindar suficiente información sobre las deficiencias (desviaciones) más
significativas y recomendar mejoras en la conducción de las actividades y
ejecución de las operaciones.
El informe de una auditoría de gestión constituye una oportunidad para poder
captar la atención de los niveles gerenciales de la entidad auditada, así como para
mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece. Por ésta razón el
informe de auditoría comunica los resultados de la auditoría de gestión: y
Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario
llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar
adversamente sus actividades y operaciones.
38
Cada auditoría de gestión culmina en un informe por escrito que es puesto en
conocimiento de la entidad auditada. Por ello, la aceptación del informe por parte
de los funcionarios de la entidad examinada dependerá de su calidad. Los
objetivos del informe para cada auditoria deben estar definidos apropiadamente,
tan pronto como sea posible, al igual que su estructura. Para ahorrar tiempo, el
Supervisor debe adquirir un rápido entendimiento sobre el contenido del informe,
por cuanto es quien finalmente debe revisarlo y aprobarlo. Una vez que el enfoque
general y las observaciones más importantes han sido aceptados, será menos
probable que ocurran problemas de revisión.
En relación a los informes de auditoría de gestión debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
La auditoría mejor planeada con procedimientos apropiados aplicados por los
mejores auditores, con evidencias suficientes en términos de cantidad y calidad,
no está completa, ni resulta útil, en tanto no se apruebe el informe de la entidad
examinada.
Contenido del Informe
• Síntesis gerencial.
• Introducción.
• Conclusiones
• Observaciones y Recomendaciones
1.5.4. Seguimiento y Evaluación
Consiste en el monitoreo y verificación sobre la puesta en marcha de las medidas
correctivas formuladas en las recomendaciones o el plan de mejoramiento en su
caso.
39
Del proceso de auditoría de Gestión resultan recomendaciones elaboradas para
promover mejoras y acciones correctivas cuya naturaleza y alcance es variable.
Los criterios referidos al carácter sistemático de la auditoría, orientada a evaluar
los beneficios económicos / sociales obtenidos en relación con el gasto
ejecutado y su vinculación con las políticas gubernamentales, así como la
flexibilidad que permite priorizar los esfuerzos en el logro de las metas
previstas, constituyen postulados que guíen el ejercicio de la auditoría de
Gestión.
Es necesario indicar que la auditoría no será efectiva si ha concluido con un
buen informe y no se le efectúa un seguimiento para verificar, que la empresa
auditada ha puesto en marcha las observaciones y recomendaciones que le ha
propuesto el equipo auditor. El método para efectuar el seguimiento, dependerá
del tipo de observación, y también de la importancia y materialidad de las
observaciones y recomendaciones.
http://repositorio.utc.edu.ec/bitstream/27000/80/1/T-UTC-0007.pdf