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Auditoria Administrativa

Trabajo Final
Auditoria elaborada en la Universidad de Sonora Campus Nogales

Integrantes:

 Ayón Martínez Luis Ángel


 Cocoba Baltazar Dagoberto
 Félix Armenta Reyna Yadira

Profesora:

 Ramírez Higuera Ana Laura

LIA 7mo
UNIVERSIDAD DE SONORA Auditoria Administrativa

Planteamiento del Problema


En la actualidad, se está presenciando un conjunto de transformaciones económico-
sociales, generadas en gran medida por la globalización y el gran progreso en la tecnología de la
información, lo que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la información respecto al
desempeño de las empresas, además, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a
cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros.

Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor


importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y
responsabilidad de los directivos.

Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el avance del
tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas
dimensiones es la auditoría administrativa, la cual es un examen detallado del proceso
administrativo, es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación para examinar
integralmente una empresa con el propósito de descubrir áreas de oportunidades para mejorar su
administración.

La auditoría administrativa es importante, ya que determina que es lo que se está


haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; así mismo proporciona
a los directivos un panorama sobre la forma de cómo está siendo administrada por los diferentes
niveles, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos
detectados exigen una mayor o pronta atención. Los procedimientos de la auditoría administrativa
respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información,
y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Tomando en cuenta lo anteriormente mencionado, se puede concluir que la auditoría


administrativa es dinámica, la cual puede aplicarse gradualmente en los departamentos de una
empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aún en empresas pequeñas, en donde
se llega a considerar inútil, su aplicación debe ser comprobada para lograr la eficiencia.
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Objetivo de la Auditoría
Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al correcto
funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Además de
proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las actividades
revisadas.

Como objetivo principal se debe hacer una revisión de cómo se opera en el área de
recursos humanos y determinar si están apegándose a las políticas y reglamentos de la entidad.
Una vez ya realizadas estas revisiones y observaciones, se proporcionarán recomendaciones útiles
para un mejor manejo del personal y un mejor apego a las políticas.

Se llevará a cabo una revisión de todos los procesos administrativos dentro del área de
recursos humanos en donde se determinarán por fases administrativas cómo éste va operando.

Alcance de la Auditoría
Las tareas de la auditoría serán aplicadas únicamente en la Universidad de Sonora
(Campus Nogales) en su departamento de recursos humanos, y estarán enfocadas únicamente al
departamento ya mencionado y todas las directrices que éste tenga hacia otros de tal manera que
pueden ser mencionadas otras áreas en esta auditoría pero que no llevan una revisión de manera
formal como al departamento a auditar.
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Análisis Preliminar
Se realizó una visita y una pequeña entrevista el día 4 de octubre del 2010 con el Lic. Felipe
de Jesús Morales Solís en donde nos determina que existen pequeños problemas tanto como de
entendidos como de registros del personal de manera que se tenga acceso sencillo a ellos.

También se comentaba que no se llevan los apegos a las políticas a un 100% debido a que
al personal no se le ha inculcado o más bien no se les ha capacitado con un reglamento que se
lleve estrictamente al pie de la letra, creando entre ellos mismos una decaída de conocimientos
bases para operar dentro de esta institución.

Instrumentación y justificación
Utilizaremos como base de instrumentación para la obtención de información los métodos
de: entrevista directa, grabaciones, observación al momento de operar en el departamento.

Se utilizarán estas herramientas debido a que el Lic. Felipe Morales es una persona
ocupada en donde toma su trabajo muy en serio, será por ello que utilizaremos estos métodos
para poder conseguir información de la manera menos complicada posible

Entrevista:

Objetivo: Recabar información relacionada con el departamento de ciencias económico–


administrativas, sus funciones, sus procesos y la implicación que este tiene en el proceso de
reinscripción.
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Aspectos Generales

Puesto: ________________________________________________________________

1.- ¿Cuál es el nombre del jefe del departamento?

2.- ¿Cuánto tiempo tiene en el cargo?

3.- ¿Cuál es la estructura del departamento?

4.- ¿Cuántas personas integran el departamento?

5.- ¿Cuál es el objetivo del departamento?

6.- ¿Cuáles son sus funciones principales?

7.- Según su criterio y de forma clara y precisa, diga usted, ¿qué valores rigen el comportamiento
del departamento?

8.- ¿El departamento participa en el proceso de reinscripción?

a) Sí

b) No

c) No lo sé

9.- ¿Con cuántos departamentos se vincula en este proceso y cuáles son?

10.- En una escala del 0 al 100%, ¿cuál es el nivel de su participación?


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A. Preguntas de carácter general

1. ¿Cuáles diría que son los objetivos principales de su empresa?

2. Desde su punto de vista ¿cuáles son los cometidos principales del departamento de recursos humanos?

3. ¿Cuáles son algunos de los problemas o dificultades por los que atraviesa actualmente la empresa? ¿Cuáles son sus
causas? ¿Qué grado de difusión tienen?

4. ¿Tiene algún objetivo concreto para este año respecto de los recursos humanos? ¿Y a largo plazo?

B. Análisis del puesto de trabajo

5. ¿Tiene actualizadas las descripciones y requisitos de los puestos de trabajo?

6. ¿Qué métodos utilizan para realizar las descripciones y los requisitos de los puestos de trabajo?

C. Planificación de recursos humanos

7. ¿Qué planes tiene para cubrir las necesidades futuras de recursos humanos en su propio departamento? ¿Qué grado
de proyección futura tienen sus planes?

8. ¿Qué métodos, medios o modelos emplea para llevar a cabo la planificación de recursos humanos? ¿Y qué experiencia
tiene en el uso de estos métodos o medios?

9. ¿Qué es lo que espera que hagan otros gerentes de la empresa para facilitar sus planes de recursos humanos? ¿Cómo
deberían hacerlo? ¿Qué políticas existen para motivar a otros gerentes para que colaboren a este respecto?

D. Rotación de recursos humanos

10. ¿Cómo reclutan a las diferentes categorías de empleados y cuál es el tiempo medio para cubrir un puesto?

11. ¿Cuáles son los puestos más fáciles y más difíciles de cubrir? ¿Qué estrategias innovadoras ha utilizado para cubrir
los puestos más difíciles?

12. ¿Qué políticas tienen marcha respecto del reclutamiento interno y externo? ¿Por qué? ¿Está satisfecho con la forma
por hacerlo?

13. ¿Qué métodos utilizan habitualmente para seleccionar las categorías de empleados clave? ¿Dispone de datos sobre
su éxito o fracaso? ¿Tiene idea de sus costes?

E. Retribución

14. ¿Cómo determina la evaluación de puestos de trabajo y los aumentos salariales?


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15. ¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos o de incentivos? En caso afirmativo, explica la lógica en que se
basa su uso. En caso negativo, explique por qué no existen.

16. ¿Cuál es su problema principal en la administración de salarios?

17. Aparte de las prestación obligatorias por ley, ¿qué otras prestaciones ofrece a los empleados? ¿Por qué (cuál es la
lógica en que se basa las prestaciones)?

F. Evaluación del desempeño

18. ¿Está satisfecho con los formularios de evaluación del desempeño que se emplean para las diferentes categorías de
empleados? ¿Cuáles son las razones principales de su descontento?

19. ¿Con qué fines se realiza la duración del desempeño? ¿Por qué?

20. ¿Con qué frecuencia y evalúan oficialmente los supervisores el desempeño de sus empleados? ¿Les gusta el sistema?
¿Les gusta a los empleados el sistema existente?

G. Formación y desarrollo

21. ¿Efectúa regularmente un análisis de la necesidad de formación? ¿Cómo lo hace? ¿De qué manera decide que
empleados se formarán?

22. ¿Cómo se diseñado programas de formación (en cuanto a contenidos)? ¿Cuál es su lógica?

23. ¿Cómo evaluar la eficacia de los diferentes programas de formación?

24. ¿Qué cambios o mejoras piensa que deberían hacerse respecto a la formación del puesto de trabajo?

25. ¿Existe algún sistema para animar a los supervisores ayudar a los empleados a desarrollar sus capacidades?

H. Planificación y gestión de la carrera profesional

26. ¿Existe alguna política en empresa sobre planificación de la carrera profesional? ¿Qué es lo que les gusta y lo que le
disgusta de ella?

27. ¿Existe alguna política para ayudar a los empleados que se encuentren en una meseta profesional en empresa?

28. ¿Fomenta la empresa del consejo profesional informal (por ejemplo, tutoría)?

I. Calidad de vida en el trabajo y productividad

29. ¿Está en marcha algún programa concreto de mejora de la productividad (círculos de calidad, enriquecimiento del
puesto de trabajo, gestión de la calidad total, etc.)? ¿Qué impresión tiene respecto de su efectividad?
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30. ¿Dispone de algún programa para los "empleados con problemas" (programas de asistencia de empleados,
asesoramiento, etc.)? ¿En qué medida son efectivos estos programas?

31. ¿Cómo mantiene informados a los empleados sobre lo que sucede en empresa? ¿Realizan actividades de
comunicación con regularidad? ¿Algún problema en concreto?

32. ¿Cómo se planteaba la obtención de información sobre los empleados? ¿Qué canales y métodos emplea? ¿Con qué
frecuencia?

J. Seguridad e Higiene en el Trabajo

33. ¿Cuáles son los mecanismos principales que existen para mantener la seguridad y la higiene en la empresa? ¿Existe
algún problema en concreto?

34. ¿Qué políticas y de la empresa respecto de la prevención de accidentes y de las enfermedades laborales? ¿Está
satisfecho con los sistemas actuales emplean?

35. ¿Recogían a dicha regularmente información sobre seguridad e higiene? ¿Es lo que hace con la información?

36. ¿Quisiera hacer algún otro comentario sugerencia respecto de la seguridad e higiene en el trabajo?

K. Relaciones laborales

37. ¿Cómo caracterizaría las relaciones del departamento de recursos humanos con los sindicatos de la empresa?
¿Podría comentar que mejora considera que podrían hacerse de cara al futuro?

38. ¿Mantiene estadísticas sobre el número de naturaleza de las quejas? ¿Calcula el coste de cada una?

39. ¿Encuentra algún problema concreto para hacer cumplir el convenio colectivo?

40. ¿Tiene dificultad para disciplinar a los empleados?

L. Otras funciones de recursos humanos

41. ¿Qué se espera de los gerentes y otros profesionales respecto de las relaciones con la comunidad local?

42. ¿Cómo ve su presupuesto? ¿Puede explicarlo?

43. ¿Qué tal es la calidad del personal de recursos humanos?

44. ¿Cómo ve el papel del departamento de recursos humanos en su empresa?


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Indicadores
Los indicadores que utilizaremos son relacionados y los más aptos para el departamento
de recursos humanos los cuales nos permitirán determinar donde se encuentran las fallas del
departamento y podernos dar una pequeña idea de que recomendar para mejorar el área de
manera rápida.

Los indicadores a utilizar son:

 Análisis de Puestos
 Organigrama
 Evaluación de Puestos
 Movimiento de Personal
 Fuentes de Reclutamiento
 Personal Reclutado
 Personal de Nivel Directivo (Rossana Basurto)
 Personal de Mandos Medios (Felipe Morales)
 Personal de Nivel Operativo (Coordinadores)
 Personal de Base (Maestros y personal de Seguridad)
 Personal Temporal
 Personal Capacitado
 Personal con capacitación
 Sueldo a diferentes niveles

Técnica: Análisis FODA


En este caso utilizaremos los modelos que mejor se acomodan a este departamento para
llevar a cabo una auditoria los más apegada posible:
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Programa de Trabajo

INICIO TERMINACIÓN
PROGRAMA DE TRABAJO SUSPENSIÓN CANCELACIÓN
UNIVERSIDAD DE SONORA REINICIO TERMINACIÓN

ÁREA: Departamento de Recursos RESPONSABLE: Reyna Yadira Felix CLAVE: 207204012


AUDITORÍA
Humanos UNISON Campus Nogales Armenta
ADMINISTRATIVA

Duración
Num. Actividad(es) Responsable Específico Octubre Noviembre
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
1 Planteamiento del Luis Angel Ayon
2 Objetivo y Alcance Luis Angel Ayon
3 Analisis Prelimiar Reyna Yadira Felix
4 Instrumentacion Reyna Yadira Felix
5 Justificacion Luis Angel Ayon
6 Elaboracion de ca
Sel ecci ón de Indi Entrevistas
dores y Reyna Yadira Felix
7 Tecni ca s Luis Angel Ayon
8 EXAMEN Luis, Reyna y Dagoberto
9 Aplicación de Entrevistas Dagoberto Cocoba
10 Analisis FODA Luis Angel Ayon
11 Redaccion de Entrevistas Reyna Yadira Felix
12 Recaudación de Evidencia
Cotejo de Evidencias y Luis, Reyna y Dagoberto
13 Hallazgos Luis, Reyna y Dagoberto
14 Elaboracion
Implantación de de Informe Luis, Reyna y Dagoberto
15 Recomendaciones Luis y Reyna
16 Antecedentes de Empresa Reyna Yadira Felix

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: Luis Angel Ayon REVISÓ: Reyna Yadira Felix AUTORIZÓ: Reyna Yadira
Martinez Armenta Felix Armenta
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Informe

PLANEACIÓN

Hallazgos

• Estrategias

 Las estrategias no están por escrito, no se ha definido como realizar una estrategia
para el departamento y para proyectos que puedan surgir.

• Políticas

 No se conocen en su totalidad, debido a que no están escritas y por ende no se


difunde entre el mismo personal y en el departamento.

• Procedimientos

 Conocimiento parcial de los procedimientos, tampoco existe un manual o algún


documento que tenga un lineamiento de cómo realizar los procedimientos del
departamento.

Causas
• Estrategias
 La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha
permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido
realizando.
 Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de
soluciones que no están estipuladas.
• Políticas
 La generalidad de éstas ha contribuido a que no se den a conocer de manera
formal a las coordinaciones y a los miembros del departamento.
• Procedimientos
 El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de
procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la
experiencia de saber cómo se hacen las cosas tampoco ha permitido que se
establezcan por escrito.
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Recomendaciones
• Estrategias
 Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o por
departamentos se formulen para que sean evaluadas por el consejo directivo de la
institución, y una vez aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados,
en la junta general de inicio de curso.
• Políticas
 Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se
elabore un folleto o tríptico en el cual estén explícitas.
• Procedimientos
 Por medio de la formación de comisiones entre el personal de la empresa, se
formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo
de aquellos se realizan periódicamente. También es fundamental que se haga un
escrito de los procedimientos del departamento

ORGANIZACIÓN

Hallazgos

• Organigrama

 Las líneas de autoridad no están bien definidas debido a la ausencia de un


diagrama de la Universidad de manera propia, existe un diagrama general
proporcionado por la UNISON de Hermosillo.

• Descripción de puestos

 No se proporciona al momento de ingresar a la empresa, solo se realiza una


convocatoria para ingresar a la institución.

• Instructivos especiales

 No existen para todas las actividades que se desarrollan.


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Causas

• Organigrama

 El organigrama se encuentra en revisión.


 Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer solamente cuando
se requiere.

•Descripción de puestos

 El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe desempeñar
en su puesto.

• Instructivos especiales

 La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no se hace desde que el
empleado ingresa a la empresa.
 No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la institución.

Recomendaciones

• Organigrama

 Se propone que el consejo directivo de la institución presente propuestas de posibles


organigramas, y a partir de éstas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades de
la institución.

• Descripción de puestos

 Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio de un


manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo específico del puesto al
que fue contratado.

• Instructivos especiales

 Cada coordinación o departamento nombrará comisiones (formada por maestros) para la


organización de los diversos eventos o actividades que se realizan a lo largo del ciclo
escolar, con la finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cómo se llevó a
cabo el evento que se les asignó, desde el diseño, el desarrollo y la evaluación de éste.
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INTEGRACIÓN
Hallazgos

• Selección

 El proceso se lleva a cabo parcialmente.

• Inducción

 No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa.


 Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la empresa.

Causas

• Selección

 Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos empleados de la organización.


 Se omiten pasos del proceso de selección dependiendo de las necesidades de la empresa.

• Inducción

 La rotación de personal no es frecuente.


 La empresa solicita regularmente personas con experiencia.
 Los puestos de mayor responsabilidad por lo general son ocupados por empleados de la
misma empresa, sobre todo por aquellos que han demostrado compromiso por ésta.

Recomendaciones

• Selección

 Determinar por escrito a través de diversos formatos adecuados a los pasos del proceso
de selección, previendo cualquier situación de contratación; aplicado por el consejo
directivo.

• Inducción

 Elaborar un sistema de inducción general hacia la institución, así como uno específico a
cada coordinación o departamento. En el cual se contemplen también las condiciones de
la empresa.
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DIRECCIÓN
Hallazgos

• Comunicación

 Es deficiente la intercomunicación entre las coordinaciones y departamentos.

• Motivación

 Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan sólo en ciertos
departamentos o coordinaciones.
 La variedad de estímulos necesita diversificarse.
 El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está
recibiendo o podría recibir.

• Liderazgo

 Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados creando un estado
conflictivo entre el personal.

Causas

• Comunicación

 Los intereses de cada sección son diferentes, ya que cada una de estas está incorporado a
diversas dependencias educativas.
 Barreras físicas, como la distancia entre una sección escolar y otra.

• Motivación

 El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal.


 El empleado no considera como estímulos los proporcionados por la institución, ya sean
cursos o capacitaciones, otorgamiento de responsabilidades, entre otros.
 La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como estímulo o motivación.

• Liderazgo

 Lo relevante para el ciclo escolar se planea con meses de anticipación, por lo que la
flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas
a nivel distrital.
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Recomendaciones

• Comunicación

 La información debe de ser por escrito, en formatos previamente diseñados y hacerse


llegar a todas las coordinaciones y departamentos, bajo previa autorización del director
general de la institución.

• Motivación

 Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando los tipos, para los empleados
de la institución, el cual debe darse a conocer al inicio de cada ciclo escolar.
 Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados.

• Liderazgo

 Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de diálogo cada bimestre para la


exposición de ideas que beneficien a la empresa. Será responsabilidad del coordinador o
jefe de departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una vez evaluada la
propuesta hacer del conocimiento de la resolución al interesado(a) o grupo de
interesados(as)

CONTROL
Hallazgos

• Fijación de estándares

 La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros.

• Supervisión

 Se realiza de manera informal.

• Medición del desempeño

 No se realiza en todos los niveles.

Causas

• Fijación de estándares

 La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste.

• Supervisión
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 No se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que se


realiza.

• Medición del desempeño

 Se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el éxito
de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.

Recomendaciones

• Fijación de estándares

 Cada coordinación o departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo
los que se rige la empresa al inicio de cada ciclo escolar.
 Al finalizar cada ciclo escolar se evaluarán hasta que punto fueron alcanzados y se
reelaborarán adecuándose a las necesidad de la institución, específicamente de cada
coordinación o departamento.

• Supervisión

 Debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo
ya que permite tener el control de las actividades que se realizan, por medio de formatos
previamente elaborados por el consejo directivo, los cuales servirán de evidencia.

•Medición del desempeño

 Cada fin de ciclo escolar se realizará una evaluación del desempeño a cada uno de los
coordinadores y responsables de departamento por parte de la dirección general de la
institución. Dando por escrito los resultados de ésta.
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Sistema de Evaluación y ponderación de Preguntas

En esta sección se hará una ponderación por las fases de las preguntas aplicadas al personal de
recursos humanos

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


A. Carácter General
Pregunta 1 20 25
Pregunta 2 20 25
Pregunta 3 23 25
Pregunta 4 25 25
Total Categoría 88 100

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


B. Análisis del Puesto de Trabajo
Pregunta 5 20 50
Pregunta 6 20 50
Total Categoría 40 100

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


C. Planificación de Recursos Humanos
Pregunta 7 29 33
Pregunta 8 25 33
Pregunta 9 25 33
Total Categoría 79 99

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


D. Rotación de Recursos Humanos
Pregunta 10 20 25
Pregunta 11 20 25
Pregunta 12 25 25
Pregunta 13 25 25
Total Categoría 90 100
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Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


E. Retribución
Pregunta 14 15 25
Pregunta 15 15 25
Pregunta 16 20 25
Pregunta 17 10 25
Total Categoría 60 100

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


F. Evaluación del Desempeño
Pregunta 18 30 33
Pregunta 19 15 33
Pregunta 20 15 33
Total Categoría 60 99

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


G. Formación y Desarrollo
Pregunta 21 10 20
Pregunta 22 10 20
Pregunta 23 15 20
Pregunta 24 10 20
Pregunta 25 10 20
Total Categoría 55 100

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


H. Planificación y Gestión de C. Prof.
Pregunta 26 20 33
Pregunta 27 20 33
Pregunta 28 23 33
Total Categoría 63 99

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


I. Calidad de Vida en Trabajo y Produc
Pregunta 29 20 25
Pregunta 30 10 25
Pregunta 31 10 25
Pregunta 32 25 25
Total Categoría 65 100
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Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


J. Seguridad e Higiene en el Trabajo
Pregunta 33 20 25
Pregunta 34 25 25
Pregunta 35 23 25
Pregunta 36 25 25
Total Categoría 93 100

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


K. Relaciones Laborales
Pregunta 37 20 25
Pregunta 38 20 25
Pregunta 39 20 25
Pregunta 40 25 25
Total Categoría 85 100

Pregunta/Categoría Valor Real Valor Optimo


L. Otras funciones de Recursos Humanos
Pregunta 41 25 25
Pregunta 42 18 25
Pregunta 43 15 25
Pregunta 44 25 25
Total Categoría 83 100
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100
90
80
70
60
50
40
30 Valor Real
20 Valor Optimo
10
0

100
90
80
70
60
50 Valor Real
40
Valor Optimo
30
20
10
0
B. Analisis Pregunta 5 Pregunta 6 Total
del Puesto Categoría
de Trabajo

100
90
80
70
60
50
40
30
20 Valor Real
10
0 Valor Optimo
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100
90
80
70
60
50
40
30
20 Valor Real
10 Valor Optimo
0

100
90
80
70
60
50
40 Valor Real
30
Valor Optimo
20
10
0

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10 Valor Real
0
Valor Optimo
UNIVERSIDAD DE SONORA Auditoria Administrativa

100
90
80
70
60
50
40
30
20 Valor Real
10
0 Valor Optimo

100
90
80
70
60
50
40
30
20 Valor Real
10
0 Valor Optimo

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10 Valor Real
0 Valor Optimo
UNIVERSIDAD DE SONORA Auditoria Administrativa

100
90
80
70
60
50
40
30
20 Valor Real
10
0 Valor Optimo

100
90
80
70
60
50
40
30 Valor Real
20
10 Valor Optimo
0

100
90
80
70
60
50
40
30 Valor Real
20
Valor Optimo
10
0
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Evidencia
A continuación se redacta la entrevista que se realizó con Antonio García Cruz:

Puesto: Auxiliar administrativo

¿Cuál es el nombre del jefe del departamento?

Maestra Roxana basureo Álvarez

¿Cuánto tiempo tiene en el cargo?

6. años

¿Cuál es la estructura del departamento?

El departamento es una extensión de la UNISON a nivel estatal, se encuentra en Caborca, Santana,


Navojoa, Obregón y nogales. También tiene su propia estructura, son las corporaciones de la
dirección, no es mucho, no es muy amplia la estructura aquí en nogales

¿Cuántas personas integran el departamento?

Alrededor de unas 56 incluyendo maestros y trabajadores

¿Cuál es el objetivo del departamento?

Es crecer traer a nogales las carreras que la comunidad está pidiendo

¿Cuáles son sus funciones principales?

De apoyo aquí en la administración, recursos humanos estudiantiles, escolares, y más que nada
aquí en la administración

Según su criterio y de forma clara y precisa, diga usted, ¿qué valores rigen el comportamiento
del departamento?

La UNISON tiene una misión y una visión y está conformado por valores, servir más que nada a la
comunidad estudiantil y a la comunidad en general ya sea en nogales, sonora

¿El departamento participa en el proceso de reinscripción?

Si participa

¿Con cuántos departamentos se vincula en este proceso y cuáles son?

Lo más esenciales el departamento de servicios escolares, de ahí vine credencialización,


obviamente participa informática en credencialización y son más que nada los departamentos que
participan
UNIVERSIDAD DE SONORA Auditoria Administrativa

En una escala del 0 al 100%, ¿cuál es el nivel de su participación?

Del 100

A. Preguntas de carácter general

1. ¿Cuáles diría que son los objetivos principales de su empresa?

Es crecer la UNISON, pretende que los jóvenes no se vayan de sus localidades a estudiar a otras
partes, hoy en día les está llevando las carreras y un campus a las localidades más importantes
de sonora, en este caso nogales, que estamos viendo que cada vez es más amplio alas carreras
que se están trayendo aquí a nogales y son las carreras que la misma comunidad está
demandando
2. Desde su punto de vista ¿cuáles son los cometidos principales del departamento de recursos humanos?

Tratar de que los trabajadores ya sean académicos, esté contento con la universidad
3. ¿Cuáles son algunos de los problemas o dificultades por los que atraviesa actualmente la empresa? ¿Cuáles son sus
causas? ¿Qué grado de difusión tienen?

Es un problema que sea nada más de la universidad, yo creo que es un problema de muchas
dependencias lo que es el recorte de presupuestos y nos tenemos que adaptar a eso
4. ¿Tiene algún objetivo concreto para este año respecto de los recursos humanos? ¿Y a largo plazo?

A largo plazo y a este año es mejor y tratar de que los trabajadores los maestros, los empleados
estén contentos

B. Análisis del puesto de trabajo

5. ¿Tiene actualizadas las descripciones y requisitos de los puestos de trabajo?

Si, cada vez necesitamos estarnos actualizando


6. ¿Qué métodos utilizan para realizar las descripciones y los requisitos de los puestos de trabajo?

La universidad ya tiene muy bien implantados esos métodos

C. Planificación de recursos humanos

7. ¿Qué planes tiene para cubrir las necesidades futuras de recursos humanos en su propio departamento? ¿Qué grado
de proyección futura tienen sus planes?
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El crecimiento está aquí, diario lo vemos, la universidad se prepara para ese crecimiento dando
cada vez más apoyo a recursos humanos, para que igual cuando vaya creciendo la universidad,
van creciendo los problemas y vaya creciendo la atención hacia esas cuestiones
8. ¿Qué métodos, medios o modelos emplea para llevar a cabo la planificación de recursos humanos? ¿Y qué experiencia
tiene en el uso de estos métodos o medios?

Los estudio que se hacen en la misma universidad y lleva acabo estudios para saber a cuál es el
sentir que es lo que se requiere, que es lo que está fallando.
9. ¿Qué es lo que espera que hagan otros gerentes de la empresa para facilitar sus planes de recursos humanos? ¿Cómo
deberían hacerlo? ¿Qué políticas existen para motivar a otros gerentes para que colaboren a este respecto?

Es cumplir con el objetivo que tiene la universidad, el objetivo la misión, la visión y con el
contrato de trabajo nada más se tiene que cumplir con eso

D. Dotación de recursos humanos

10. ¿Cómo reclutan a las diferentes categorías de empleados y cuál es el tiempo medio para cubrir un puesto?

Los reclutamientos son en base a la categoría que se va a requerir y obviamente son personas
que están preparadas, y es inmediatamente
11. ¿Cuáles son los puestos más fáciles y más difíciles de cubrir? ¿Qué estrategias innovadoras ha utilizado para cubrir
los puestos más difíciles?

Los estudios que se hacen y en base al currículo, yo creo que no hay puesto fácil, desde el puesto
más bajo al más alto son difíciles.
12. ¿Qué políticas tienen marcha respecto del reclutamiento interno y externo? ¿Por qué? ¿Está satisfecho con la forma
por hacerlo?

La política es la misma, ofrecer calidad, si se está satisfecho pero también se está viendo el
crecimiento si llega, y se tiene que estar haciendo a esa idea
13. ¿Qué métodos utilizan habitualmente para seleccionar las categorías de empleados clave? ¿Dispone de datos sobre
su éxito o fracaso? ¿Tiene idea de sus costes?

El éxito más que nada, lo vemos diario por que la universidad es una de las instituciones más
importantes en el estado de sonora y en México, y el prestigio que tiene esta al vista de todos

E. Retribución

14. ¿Cómo determina la evaluación de puestos de trabajo y los aumentos salariales?

Hay categorías, escalafones que llama la universidad, el mismo personal a veces califica o busca
un puesto que más le convenga hasta que pueden tenerlo
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15. ¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos o de incentivos? En caso afirmativo, explica la lógica en que se
basa su uso. En caso negativo, explique por qué no existen.

Si existen y por lo mismo existen porque la universidad los ha implantado para que sus mismo
empleados, maestros todos los que trabajan en ella estén satisfechos, crezcan y se preparen
16. ¿Cuál es su problema principal en la administración de salarios?

Es que, año tras año los trabajadores exigen ganar más y el gobierno tiene su propia tarifa, ahí
es un poquito confusa la cuestión, y es cuestión de criterio de verlo
17. Aparte de las prestación obligatorias por ley, ¿qué otras prestaciones ofrece a los empleados? ¿Por qué (cuál es la
lógica en que se basa las prestaciones)?

La UNISON tiene una serie de prestaciones aparte de donas que da el gobierno como las que son
de ley, la lógica es que el empleado se lo merece

F. Evaluación del desempeño

18. ¿Está satisfecho con los formularios de evaluación del desempeño que se emplean para las diferentes categorías de
empleados? ¿Cuáles son las razones principales de su descontento?

Debemos estar satisfechos porque son evaluaciones que la misma institución nos hacen,
nosotros no las podemos cambiar, no podemos elegir un formato de nuestro uso debemos
cumplir las órdenes que nos soliciten
19. ¿Con qué fines se realiza la duración del desempeño? ¿Por qué?

Los fines son de mejorar


20. ¿Con qué frecuencia y evalúan oficialmente los supervisores el desempeño de sus empleados? ¿Les gusta el sistema?
¿Les gusta a los empleados el sistema existente?

Las evaluaciones se vienen dando cada semestre, si me gusta el sistema

G. Formación y desarrollo

21. ¿Efectúa regularmente un análisis de la necesidad de formación? ¿Cómo lo hace? ¿De qué manera decide que
empleados se formarán?

Se hace regularmente para ello la universidad está preparada con departamentos, direcciones y
hay quien lo haga, los empleados tiene que alzar la mano por que entre tanto empleado es difícil
estar bien, si uno quiere tiene que decir aquí estoy
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22. ¿Cómo se diseñado programas de formación (en cuanto a contenidos)? ¿Cuál es su lógica?

Basándose en estudios, encuestas,


23. ¿Cómo evaluar la eficacia de los diferentes programas de formación?

Nos evalúan, tenemos dependencias que se encargan de certificar


24. ¿Qué cambios o mejoras piensa que deberían hacerse respecto a la formación del puesto de trabajo?

Depende el puesto de trabajo, depende quien lo quiera


25. ¿Existe algún sistema para animar a los supervisores ayudar a los empleados a desarrollar sus capacidades?

Claro que existen, hay muchos talleres, varios programas que se les ofrece para la capacitación

H. Planificación y gestión de la carrera profesional

26. ¿Existe alguna política en empresa sobre planificación de la carrera profesional? ¿Qué es lo que les gusta y lo que le
disgusta de ella?

Claro que existe, que haya un interés en serlo


27. ¿Existe alguna política para ayudar a los empleados que se encuentren en una meseta profesional en empresa?

Existe apoyo para los empleados, existe apoyo para los alumnos que lo están haciendo
28. ¿Fomenta la empresa del consejo profesional informal (por ejemplo, tutoría)?

Si, si

I. Calidad de vida en el trabajo y productividad

29. ¿Está en marcha algún programa concreto de mejora de la productividad (círculos de calidad, enriquecimiento del
puesto de trabajo, gestión de la calidad total, etc.)? ¿Qué impresión tiene respecto de su efectividad?

Siempre existe y siempre está vigente, la impresión es siempre la mejor


30. ¿Dispone de algún programa para los "empleados con problemas" (programas de asistencia de empleados,
asesoramiento, etc.)? ¿En qué medida son efectivos estos programas?

Si se disponen, son efectivos por que ayudan a esas personas a desenvolverse mejor
31. ¿Cómo mantiene informados a los empleados sobre lo que sucede en empresa? ¿Realizan actividades de
comunicación con regularidad? ¿Algún problema en concreto?

Existen varios métodos, está la página Web, tenemos radio, boletines, revistas y medios muy
amplios, ningún problema en concreto
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32. ¿Cómo se planteaba la obtención de información sobre los empleados? ¿Qué canales y métodos emplea? ¿Con qué
frecuencia?

Se llevan métodos, estudios y un seguimiento, la frecuencia es diaria

J. Seguridad e Higiene en el Trabajo

33. ¿Cuáles son los mecanismos principales que existen para mantener la seguridad y la higiene en la empresa? ¿Existe
algún problema en concreto?

Existen mecanismos que hoy en día son muy efectivos como cámaras, radio y un cuerpo de
seguridad
34. ¿Qué políticas y de la empresa respecto de la prevención de accidentes y de las enfermedades laborales? ¿Está
satisfecho con los sistemas actuales emplean?

Es una política que se sigue al pie de la letra, es un tema un poco delicado porque es seguridad
de empleados, seguridad de alumnos
35. ¿Recogían a dicha regularmente información sobre seguridad e higiene? ¿Es lo que hace con la información?

Si, se analiza y se da seguimiento


36. ¿Quisiera hacer algún otro comentario sugerencia respecto de la seguridad e higiene en el trabajo?

Se le recomienda a la gente que por más mecanismos que tengan lo sigan

K. Relaciones laborales

37. ¿Cómo caracterizaría las relaciones del departamento de recursos humanos con los sindicatos de la empresa?
¿Podría comentar que mejora considera que podrían hacerse de cara al futuro?

Tiene que ser una relación muy buena, da pie a que haya problemas, la mejora en la cuestión de
crecimiento de acatar las cuestiones que existen, tratar de radicarlos para que todo marche en
armonía
38. ¿Mantiene estadísticas sobre el número de naturaleza de las quejas? ¿Calcula el coste de cada una?

Si, se tiene toda la información, el costo pudiera llegar a ser el más grande si se quisiera, sino se
le diera seguimiento pero el mínimo es un reporte
39. ¿Encuentra algún problema concreto para hacer cumplir el convenio colectivo?

No hay, a veces se da problemas por la cuestión de los salarios pero se llega a resolver
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40. ¿Tiene dificultad para disciplinar a los empleados?

Si, a veces se dificulta por los diferentes caracteres que se manejan

L. Otras funciones de recursos humanos

41. ¿Qué se espera de los gerentes y otros profesionales respecto de las relaciones con la comunidad local?

Lo mejor, la compresión que estén ahí tomando en cuenta la labor que ellos hacen
42. ¿Cómo ve su presupuesto? ¿Puede explicarlo?

El presupuesto está ahí lo vemos bien, a veces nos falta pero nunca ha habido dificultades
43. ¿Qué tal es la calidad del personal de recursos humanos?

Es buena
44. ¿Cómo ve el papel del departamento de recursos humanos en su empresa?

Es un papel muy importante muy escabroso pero ha salido adelante


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Datos generales de la empresa

 Nombre o razón social: Universidad de Sonora


 Giro: Servicio
 Tipo de producto o servicio: Educativo
 Registro Federal de Causantes: USO530923NH6
 Domicilio: Carretera Internacional # 4376 Colonia. Parque Industrial Nuevo Nogales
 Número de sucursales: 5
 Número de empleados en la empresa: 56 Empleados
 Número de empleados en esta oficina: 2
 Teléfono (s): (631) 32 0 77 34 y 32 035 36
 Nombre del responsable del área: Felipe de Jesús Morales Solís
 Correo electrónico del responsable: Felipe.morales@nagales.uson.mx
 Página web: www.nogales.uson.mx
 Departamento (s) a auditar: Recursos Humanos

Motivos por lo que se realiza la auditoria


administrativa
Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se
enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la revisión
del proceso administrativo, es decir, de verificar cómo se comporta la empresa en cada una de las
fases que componen dicho proceso. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a
empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a
través de la observación.
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Antecedentes
La iniciativa por crear nueva oferta académica de licenciatura en Nogales, Sonora, se
remonta a la década de los ochenta, cuando un grupo de ciudadanos nogalenses presentan ante
las autoridades universitarias de ese momento, la propuesta de abrir una extensión de la
Universidad de Sonora. En la década de los noventa, las autoridades municipales y un grupo de
empresarios y personalidades de Nogales plantean a las autoridades estatales y de la
Universidad la iniciativa de realizar estudios que permitan determinar la viabilidad y factibilidad

de extender los servicios de la UNISON a esa ciudad.

En 1999 la Universidad, a través de la Dirección de Proyectos Especiales, realizó estudios


para determinar la viabilidad de nueva oferta educativa en la ciudad de Nogales. En esos
momentos un grupo de empresarios sonorenses plantea la iniciativa de donar 15 hectáreas para
establecer la futura Extensión de la Universidad de Sonora en la mencionada ciudad.

Es hasta el año 2001, cuando las autoridades federales y estatales autorizan el desarrollo
del proyecto de la extensión Nogales de la Universidad de Sonora, a partir de esos momentos se
constituye el patronato promotor, el cual ha trabajado de manera coordinada con las autoridades
educativas de la Universidad de Sonora y ha emprendido tareas cuyos logros han facilitado el
desarrollo del proyecto.

En enero de 2003 las autoridades académicas de la Universidad de Sonora, designan a diez


académicos de la Unidad Regional Centro para que desarrollen los proyectos curriculares de lo que
sería la primer oferta educativa del Campus a nivel licenciatura.

Es así como dan inicio las actividades del Campus el 20 de septiembre del 2004. De esta
manera, la Universidad de Sonora Campus Nogales brinda una alternativa novedosa ante la
creciente demanda de educación superior en la localidad. Ofreciendo dos opciones de
licenciatura: Comunicación Organizacional y Negocios y Comercio Internacionales, añadiéndose la
licenciatura en Informática Administrativa en agosto de 2006 y la licenciatura en Derecho en
agosto del 2008.
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Misión

Es misión del Campus Nogales, como parte integrante de la Universidad de Sonora,


formar profesionistas emprendedores, íntegros y humanistas, internacionalmente competitivos,
con sentido crítico y ético; comprometidos con el desarrollo sustentable, capaces de
impulsar mejoras en su entorno y de cultivar relaciones de intercambio y colaboración con la
sociedad; inspirados en altos valores, en la búsqueda de la verdad, así como en la
construcción y difusión del conocimiento, con sentido de responsabilidad social.

Visión

La Universidad de Sonora, Campus Nogales, es una institución con presencia regional,


nacional e internacional, ampliamente reconocida por su oferta educativa pertinente, vinculada y
enfocada a las necesidades de la comunidad; por la generación de nuevo conocimiento a través de
la investigación y el uso y aprovechamiento de tecnología de vanguardia; así como por la
búsqueda de la mejora continua en sus procesos, programas y funciones, que contribuyen en la
formación de profesionistas altamente capaces y comprometidos con el bienestar y prosperidad
de la sociedad.

Valores

 Autonomía

Capacidad de la Universidad para autogobernarse y definir la orientación académica a


seguir, tomando en cuenta los requerimientos del entorno, particularmente de la sociedad
sonorense, a quien se le rinde cuentas, tanto en términos financieros como en los resultados del
quehacer institucional.

 Libertad de cátedra e investigación

La libertad en el ejercicio docente y en la generación y aplicación de conocimientos, practicada


dentro del marco institucional de manera congruente con los objetivos, normas y programas
que la Universidad establece.
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 Compromiso con la sociedad y la naturaleza

Íntimamente ligada desde su origen a las expectativas y los anhelos de progreso y bienestar de la
sociedad, la Universidad está fuertemente comprometida con el mejoramiento de su entorno y
con el cuidado de la naturaleza, formando conciencia ecológica y contribuyendo a solucionar
problemas ambientales para posibilitar e impulsar un desarrollo sostenible.

 Respeto y tolerancia

Reconocimiento y aceptación de la existencia de la diversidad en las formas de pensar y hacer de


los universitarios y disponibilidad para encontrar y/o desarrollar las coincidencias que permitan el
logro de los objetivos institucionales.

 Integridad

Compromiso de los universitarios de ser ejemplo de rectitud y probidad, orientando todos sus
actos a la búsqueda de la verdad, apartándose de conductas y prácticas que impliquen el engaño,
la falsedad y la simulación.

 Competitividad

Actuación con eficacia, eficiencia y calidad, con los recursos disponibles, manteniendo ventajas
comparativas.

 Calidad

Cumplimiento y superación de expectativas de clientes internos y externos.

 Mejora continua

Esfuerzo persistente para resolver dificultades, mejorar niveles de desempeño y tomar acciones y
medidas correctivas estableciendo estrategias que conduzcan al logro de las metas institucionales.

 Responsabilidad

Ser y actuar reconociendo y aceptando las consecuencias de los propios actos libres.

 Trabajo en equipo

Alinear mis contribuciones personales y profesionales con los objetivos estratégicos del
Departamento y de la Universidad de Sonora, complementando esfuerzos y construyendo con las
aportaciones de los demás.