TGG I SEMESTRE FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y

CONTROL DE RECIBO

CONTROL DE COMPRAS

1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una

persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la
administracin sobre este proceso y adems del jefe de compras sobre los proveedores.

Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables

fugas o prdidas de dinero como por ejemplo la doble facturacin, las participaciones con
los proveedores para salir favorecidos en la compra, ETC.

Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como
comprar, caractersticas del producto, pocas de abundancia, etc., se deben disear unos
formatos que recopilan toda esta informacin y que reciben el nombre de
ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTNDAR.

Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar
prdidas y a mantener los costos.

Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los
elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el
TAMAO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables, etc.

En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de

hacerlo se tendran que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando
en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejaran de ser estndar.

Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como
despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como
aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboracin.

Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:

*.- Tamao del negocio

*.- Estructura del men
*.- Capacidad de almacenamiento
*.- Capacidad de pago
*.- Volumen de ventas
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*.- Condiciones o caractersticas del producto

2.- MTODOS DE COMPRA

.*- MERCADO ABIERTO:

Este mtodo ofrece las ventajas de un contacto con un nmero mayor de proveedores y
para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicacin o se pueden visitar si es el
caso.

Se dividen en:

COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicacin para lograr el mayor nmero de

ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se
ponen a consideracin de la Junta de compras o el Dueo del negocio. Por lo general en un
cuadro de clasificacin que rene esta informacin:

PROVEEDOR CALIDAD PRECIO CREDITO CANTIDAD SERVICIO

MERCADO LIBRE: se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en
plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el
precio, el tamao, el peso por unidad y la presentacin del producto; como es lgico no se
pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras.

*- CONTRATISTAS: se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener

almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus caractersticas
especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos
debemos fijar con anticipacin con el proveedor las cantidades normales que consumieron y
la frecuencia con la que nos los deben entregar.

3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA

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Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a

travs de los siguientes formatos:

LISTA DE MERCADOS:

Se utiliza para los productos perecederos, de difcil almacenaje o tambin llamados de

consumo diario o compras de cocina.

El chef debe tener en cuenta los eventos que estn pronosticados y en colaboracin con el
almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que
se deben comprar de ellos.

Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los

precios y marca a cual de los tres es al que se le debe comprar.

Este formato lo termina de llenar el encargado de recibos anotando en el las cantidades que
realmente llegaron.

SOLICITUD DE COMPRAS

El almacenista est en la obligacin de detectar los puntos en los cuales debe hacer el
pedido de mercanca, para evitar que se interrumpa la produccin y que le fallemos a los
clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de
almacenaje, la existencia, el consumo en el perodo, la cantidad que requiere y el nombre
del artculo y la enva al encargado de compras para que el llene los datos de la ltima
compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene.

Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que el marque la cotizacin que el
autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al
proveedor.

Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos
formas ms: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales
el proveedor no da factura (frutas y verduras en plazas de mercado) y con ello se justifica el
egreso. El otro formato ya lo mencionamos que es la orden de compra, la cual se realiza
para productos de fcil almacenaje o los conocidos como no perecederos.

4.- CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

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Habituales
Proveedores elegidos: Ocasionales
Reserva
Monopolio
Proveedores Obligados:
Circunstancias de lugar
Desestimados: No tenemos contactos comerciales
Supermercados
Cooperativas
Potenciales: Carniceras
Tiendas
etc.

5.- FORMATOS

*.- ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDARD

*.- CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTCULO
*.- LISTA DE MERCADO
*.- SOLICITUD DE COMPRA
*.- ORDEN DE COMPRA

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ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTNDAR
PESO FACTORES FACTORES POCA DE
ARTCULO PRESENTACIN
PROMEDIO
UNIDAD DESCARTABLES
DESEABLES ABUNDANCIA

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RESTAURANT - ITO
CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTCULO
ARTCULO: GRUPO DE INVENTARIOS
LTIMA COMPRA
MARCA PROVEEDOR TELFONO DIRECCIN UNIDAD OBSERVACIONES
FECHA CANTIDAD PRECIO

REALIZADO POR REVISADO POR V.B. GERENCIA

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RESTAURANT ITO
LISTA DE MERCADO PARA VERDURAS Y LCTEOS I
FECHA: DD/MM/AA
PRECIOS

PAR STOCK

CANTIDAD
EXIST.

UNIDAD

PEDIDA
CANTIDAD
ARTCULO A B C RECIBIDA

AJ
AJO
APIO
ARVEJAS
BERRO
BIZCOCHOS
BRCOLI
CEBOLLA CABEZONA BLANCA
CEBOLLA LARGA
CEBOLLA PUERRO
CILANTRO
GUASCAS
HABICHUELAS
HUEVOS AA
HUEVOS DE CODORNIZ
LAUREL
LECHE
LECHUGAS
MAZORCA
PAN FRANCS
PAN TAJADO
PAPA CRIOLLA
PAPA PASTUSA
PAPA SABANERA
PEPINO COHOMBRO
PEREJIL
PIMENTN
PLTANO MADURO
PLTANO VERDE
REPOLLO MORADO
TOMATE CHONTO
TOMATE MILANO
TOMILLO
TORTAS
YUCA
ZANAHORIA
PROVEEDORES: B
A C
REALIZADO POR REVISADO POR V.B. GERENCIA

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RESTAURANT ITO
LISTA DE MERCADO PARA FRUTAS Y OTROS
FECHA: DD/MM/AA
PRECIOS

PAR STOCK

CANTIDAD
EXIST.

UNIDAD

PEDIDA
CANTIDAD
ARTCULO A B C RECIBIDA

AGUACATE
ANON
BANANO
BANANO BOCADILLO
BREVAS
CHIRIMOYA
CIRUELAS
COCOS
CURUBA
DURAZNO
FRESAS
GRANADILLA
GUANABANA
GUAYABAS
LIMON
LULO
MANDARINA
MANGO
MANZANA
MARACUYA
MELON
MORA
NARANJA COMUN
NARANJA TANJELO
PAPAYA
PATILLA
PERA
PIA
TAMARINDO
TORONJA
UVA BLANCA
UVA NEGRA
ZAPOTE
OTROS DE FRUTAS Y VERDURAS

PROVEEDORES: B
A C
REALIZADO POR REVISADO POR V.B. GERENCIA

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RESTAURANT ITO
SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS DE ALMACN
FECHA DE PEDIDO
FECHA REQUERIDA No.
(DD/MM/AA)
ALIMENTOS BEBIDAS SUMINISTROS
ALMACN COMPRAS
CONSUMO CANT. ARTCULO LTIMA COMPRA COTIZACIONES OBSERVACIONES
UND EXIST.
PERODO REQ.
FECHA CANT. PRECIO PROVEEDOR A B C

A
PROVEEDORES

ALMACENISTA

B COMPRAS

C JEFE AYB

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RESTAURANT - ITO
ORDEN DE COMPRA
SEORES: SOLICITUD No.
FECHA
DIRECCIN
ELABORACIN
TELFONO DD/MM/AA
CIUDAD FECHA ENTREGA

PRECIO VALOR
UNIDAD CANT. DESCRIPCIN
UNITARIO TOTAL

1. EL PLAZO DE ENTREGA ES IMPRORROGABLE SUB TOTAL

2. LA MERCANCA SE ENTIENDE PUESTA EN EL DESCUENTO( %)

RESTAURANTE
3. EL PEDIDO DEBE SER ACOMPAADO POR ESTA
ORDEN IVA ( %)
4. ROGAMOS ENVIAR FACTURA ACOMPAADA DE LA
PRESENTE ORDEN PARA SU CANCELACIN TOTAL
JEFE DE COMPRAS V.B. GERENCIA CONDICIONES DE PAGO

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CONTROL DE RECIBOS

1.- PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO

Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado.

Mantener el rea de recibo limpia y ordenada
Haber recibido copias de lista de mercado o de orden de compra, segn el caso, para
conocer cuando llegar la mercanca.
Realizar el conteo fsico de cada artculo que se este recibiendo, verificar las cantidades
con la copia de la orden de compra o la lista de mercado.
Constatar que los precios de la orden de compra, y de la lista de mercado sean los
mismos que el proveedor anot en la factura.
Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estndar.
Pasar la mercanca al almacn una vez cumplido el proceso de informacin.

2.- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN

Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercanca, dentro del
establecimiento. Todos los productos que se compren tienen una clasificacin especfica y
un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero).
Veamos esta clasificacin:
TIPO GRUPO INVENTARIO CDIGO TRATAMIENTO
Carnes y Salsamentaria CS Inventario
Pescados y Mariscos PM Inventario
Perecedero Aves y Caza AC Inventario
Lcteos 1 L1 Directo
Frutas y Verduras FV Directo
Lcteos 2 L2 Inventario
Enlatados y Envasados EE Inventario
Granos G Inventario
No Licores LC Inventario
perecedero Vinos V Inventario
Cervezas C Inventario
Gaseosas GS Inventario
Cigarrillos CG Inventario

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3.- PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA

Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercanca.

Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a
llegar y as preparar la zona de recibo.
Clasificar esta informacin por fecha de llegada.
Seleccionar las especificaciones de compra estndar para hacer un correcto recibo.
Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor.
Realizar el conteo fsico de la mercanca.
Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de
compra hacer un memo de correccin de factura.
Aceptar la mercanca y firmar la copia de la factura del proveedor.
Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes.
En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercanca
recibida sin factura.
Llenar el comprobante de recibo de mercancas.
Si se han recibido carnes elaborar el meat tag.
Pasar la mercanca al almacn con su correspondiente documentacin.
Al finalizar el da recopilar toda la informacin en el reporte diario de recibo de
mercancas.

4.- FORMATOS
*.- MEMO DE CORRECCIN DE FACTURA
*.- MERCANCIA RECIBIDA SIN FACTURA
*.- REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCIAS
*.- MEAT TAG

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RESTAURANT - ITO
MEMO DE CORRECCIN DE FACTURA N
SEORES:
C.C. O NIT
DIRECCIN FACTURA N
TELFONO FECHA DE RECIBO
CIUDAD DD/MM/AA
DESCRIPCIN DE LA VALORES
UNIDAD CANT.
MERCANCA DEVUELTA UNITARIO TOTAL.

VALOR TOTAL DE LA MERCANCA NO ACEPTADA O NO RECIBIDA SIN IVA

VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A LA MERCANCA DEVUELTA O NO RECIBIDA
VALOR INICIAL DE LA FACTURA SIN IVA
VALOR INICIAL DEL IVA EN LA FACTURA
NUEVO VALOR A CANCELAR POR LA FACTURA SIN IVA
NUEVO VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A ESA FACTURA
TOTAL A CANCELAR POR ESTA FACTURA
MOTIVO (S) DE ESTE MEMO DE CORRECCIN

INDISPENSABLE LA PRESENTACIN DE ESTA

ENCARGADO DE FIRMA DEL PROVEEDOR O SU FORMA PARA SU CANCELACIN, ACOMPAADA
RECIBOS REPRESENTANTE Y SELLO DE LA FACTURA ORIGINAL

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RESTAURANT - ITO
MERCANCA RECIBIDA SIN FACTURA N
SEORES:

C.C. O NIT
FECHA DE
RECIBO
DIRECCIN DD/MM/AA
TELFONO

CIUDAD
DESCRIPCIN DE LA VALORES
UNIDAD CANT.
MERCANCA DEVUELTA UNITARIO TOTAL.

VALOR TOTAL DE LA MERCANCA ANTES DE IVA

DESCUENTOS
IVA
VALOR TOTAL

INDISPENSABLE LA PRESENTACIN DE ESTA FORMA

FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y PARA SU CANCELACIN, ACOMPAADA DE LA FACTURA
ENCARGADO DE RECIBOS SELLO DEL PROVEEDOR

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RESTAURANT - ITO No.:

REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCAS HOJA No.:

TRATAMIENTO DE
LA COMPRA
VALOR TOTAL COMPRADO
GRUPO DE INVENTARIO
GRUPO INVENTARIOS
CANTIDAD RECIBIDA
N
OC / LM N

UNIDAD
FACTURA
No.

PROVEEDOR V.B.

SUMINISTROS
CIGARRILLOS
INVENTARIO

ALIMENTOS
DIRECTO

BEBIDAS
1

5
TOTALES
RECOPILACIN

SUMINISTRO
TOTAL ALM.

TOTAL BEB.
CS PM AC FV L1 L2 G EE LC V C GS CG

S
DIRECTO
INVENTA
RIO
TOTAL

RECIBIDO POR: REVISADO POR:

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RESTAURANT - ITO
MEAT TAG N
CLASE GRUPO DE INVENTARIO

CALIDAD PESO TOTAL

N DE PORCIONES O N DE
COSTO KILO
PIEZAS

PROVEEDOR COSTO TOTAL

FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N

FECHA MXIMA DE
CONSUMO

RESTAURANT - ITO
MEAT TAG N
CLASE GRUPO DE INVENTARIO

CALIDAD PESO TOTAL

N DE PORCIONES O N DE
COSTO KILO
PIEZAS

PROVEEDOR COSTO TOTAL

FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N

FECHA MXIMA DE
CONSUMO

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