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Gua
Gestin del Ciclo de Proyecto
Abril de 2002
Versin 2.0
Preparada por:
PARTICIP GmbH
Hildastrasse 66
D-79102 Freiburg, Alemania
Tel.: ++49-761-790740
Fax: ++49-761-7907490
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en colaboracin con:
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Prospect C&S, B-1000 Bruselas, Blgica
South Research, B-3010 Kessel-Lo, Blgica
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
Esta segunda versin de la gua sobre Gestin del Ciclo de Proyecto ha sido pro-
ducida por la unidad Evaluacin de la Oficina de Cooperacin EuropeAid con el
apoyo de PARTICIP GmbH.
Gua
Gestin del Ciclo de Proyecto
ndice
1. INTRODUCCIN .............................................................................................................. 1
1.1. Contenido ................................................................................................................... 1
1.2. A quin est dirigida esta gua? ............................................................................... 1
1.3. Cmo se utiliza la gua? ........................................................................................... 1
2. GESTIN DEL CICLO DE PROYECTO: VISIN GLOBAL.............................................. 3
2.1. El Ciclo de Proyecto y los Principios de la GCP......................................................... 3
2.2. Formato de base o estructura de los documentos de proyecto y programa .............. 5
2.3. Programacin ............................................................................................................. 6
2.3.1. Introduccin .................................................................................................... 6
2.3.2. El Proceso de Programacin: Una visin global............................................. 6
2.3.3. Principios fundamentales de la Programacin................................................ 8
2.3.4. Verificacin de la calidad de un Programa Indicativo ..................................... 9
2.4. Identificacin ............................................................................................................ 10
2.4.1. Introduccin .................................................................................................. 10
2.4.2. Resultados previstos de la Identificacin...................................................... 10
2.4.3. Tareas principales ........................................................................................ 11
2.4.4. Criterios de Identificacin del Proyecto......................................................... 12
2.5. Instruccin ................................................................................................................ 14
2.5.1. Introduccin .................................................................................................. 14
2.5.2. Resultados previstos de la Instruccin ......................................................... 15
2.5.3. Tareas principales ........................................................................................ 15
2.5.4. Criterios de Instruccin del Proyecto ............................................................ 16
2.6. Financiacin ............................................................................................................. 19
2.6.1. Introduccin .................................................................................................. 19
2.6.2. Tareas principales y Resultados previstos de la Financiacin ..................... 19
2.6.3. Criterios de Financiacin del Proyecto ......................................................... 19
2.7. Ejecucin, incluso Seguimiento e Informes.............................................................. 21
2.7.1. Introduccin .................................................................................................. 21
2.7.2. Resultados previstos de la Ejecucin ........................................................... 21
2.7.3. Tareas principales al nivel de la CE y al nivel del pas asociado.................. 21
2.7.4. Ejecucin y seguimiento al nivel del proyecto: Visin general...................... 21
2.7.4.1. Qu es el seguimiento? ................................................................ 25
2.7.4.2. Informes de avance ........................................................................ 25
2.7.5. Seguimiento de la Ejecucin al nivel de la CE y al nivel del pas
socio ............................................................................................................. 26
2.8. Evaluacin................................................................................................................ 27
2.8.1. Introduccin .................................................................................................. 27
2.8.2. Evaluacin y responsabilidades respectivas ................................................ 27
2.8.3. Tipos de Evaluaciones.................................................................................. 28
2.8.4. Criterios de Evaluacin ................................................................................. 28
2.8.5. Qu diferencia hay entre Seguimiento, Evaluacin y Auditora?................ 29
2.8.6. Informes de Evaluacin: Estructura y Componentes.................................... 30
2.8.7. Gestin del proceso de evaluacin: Una visin general ............................... 30
2.8.8. Estudios de evaluacin: Procedimientos en breve ....................................... 31
i
3. EL MTODO DEL MARCO LGICO UN INSTRUMENTO DE DISEO Y DE
GESTIN DE PROYECTOS........................................................................................... 33
3.1. El Mtodo del Marco Lgico: Introduccin ............................................................... 33
3.2. El Mtodo del Marco Lgico: Dos etapas................................................................. 34
3.3. Etapas del anlisis ................................................................................................... 35
3.3.1. Anlisis de las partes interesadas ................................................................ 35
3.3.1.1. Cmo analizar?............................................................................. 36
3.3.1.2. Vincular el Anlisis de las Partes Interesadas y las Etapas
Ulteriores......................................................................................... 37
3.3.2. Anlisis de los problemas ............................................................................. 37
3.3.3. Anlisis de los objetivos................................................................................ 39
3.3.4. Anlisis de las estrategias ............................................................................ 40
3.4. Etapa de planificacin .............................................................................................. 41
3.4.1. Elaboracin del marco lgico........................................................................ 41
3.4.1.1. Primera columna: La Lgica de Intervencin.................................. 42
3.4.1.2. Segunda columna: Indicadores ...................................................... 43
3.4.1.3. Tercera columna: Las fuentes de verificacin ................................ 43
3.4.1.4. Cuarta columna: Las hiptesis........................................................ 44
3.4.2. Cmo proceder para definir la lgica de intervencin? .............................. 44
3.4.3. El marco lgico como inicio para planificar las intervenciones
complejas: Los marcos lgicos en cascada.................................................. 46
3.4.4. Cmo identificar las Hiptesis? .................................................................. 49
3.4.5. Verificar los factores de calidad.................................................................... 51
3.4.5.1. Cules son los factores de calidad? ............................................. 51
3.4.5.2. Cmo favorecer la calidad? .......................................................... 52
3.4.6. Cmo identificar los Indicadores objetivamente verificables (IOV) y
la Fuentes de verificacin (FDV)? ................................................................ 54
3.4.7. Cmo identificar los Medios y los Costes? ................................................. 57
3.4.8. Verificacin final de la calidad del Marco Lgico .......................................... 58
3.4.9. El Marco Lgico como punto de partida para elaborar el calendario
de actividades y el calendario de recursos ................................................... 59
3.4.9.1. Cmo elaborar un calendario de actividades? ............................. 59
3.4.9.2. Cmo elaborar un calendario de recursos?.................................. 60
4. INSTRUMENTOS PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO ................. 61
4.1. Utilizar el MML para evaluar las propuestas de proyecto: Una visin global ........... 61
4.2. Gua de evaluacin de propuestas de proyectos ..................................................... 61
4.3. El Instrumento para Mejorar la Calidad .................................................................... 62
5. ANEXOS .........................................................................................................................65
5.1. Programas sectoriales.............................................................................................. 65
5.1.1. Cmo funcionan los programas sectoriales?.............................................. 65
5.1.2. Ejecucin de un programa sectorial: aspectos necesarios a tener en
cuenta. .......................................................................................................... 66
5.1.3. Ciclo de un programa sectorial ..................................................................... 67
5.2. Formulacin de un documento estratgico del pas (DEP) ...................................... 68
5.3. Ejecucin detallada .................................................................................................. 70
5.3.1. Ejecucin: tres perodos ............................................................................... 70
5.3.1.1. Perodo de arranque ....................................................................... 70
5.3.1.2. Perodo principal de implementacin.............................................. 70
5.3.1.3. Perodo de fin de proyecto.............................................................. 70
5.3.2. Ejecucin: tres principios clave..................................................................... 71
ii
5.3.2.1. Planificacin y replanificacin: qu, cundo y cmo?................... 71
5.3.2.2. Plan de trabajo global ..................................................................... 71
5.3.2.3. Planes de trabajo anuales .............................................................. 72
5.3.2.4. Planificacin y actividades de gestin ............................................ 78
5.3.3. Seguimiento: Algunas etapas bsicas .......................................................... 79
5.3.3.1. Aspectos esenciales del seguimiento: visin de conjunto y
apoyo material ................................................................................ 79
5.3.3.2. Seguimiento de las actividades y medios/recursos ........................ 79
5.3.3.3. Seguimiento de los resultados........................................................ 82
5.3.3.4. Seguimiento de las hiptesis .......................................................... 84
5.3.3.5. Seguimiento de los efectos............................................................. 86
5.3.4. Informes de progreso: qu, cundo y cmo? ............................................. 86
5.3.4.1. Tipos de informes y formatos.......................................................... 90
5.4. Lista de control para la preparacin de un calendario de actividades...................... 91
5.4.1. Etapa 1 Elaborar la lista de las principales actividades ............................. 91
5.4.2. Etapa 2 Repartir las principales actividades en tareas operativas ............ 91
5.4.3. Etapa 3 Poner de relieve la coordinacin y la interdependencia ............... 91
5.4.4. Etapa 4 Estimar la fecha de arranque, la duracin y le fecha de
finalizacin .................................................................................................... 92
5.4.5. Etapa 5 Resumir el calendario de las principales actividades ................... 92
5.4.6. Etapa 6 Definir los hitos (milestones) .................................................. 92
5.4.7. Etapa 7 Definir las competencias requeridas ............................................ 92
5.4.8. Etapa 8 Repartir las tareas entre los miembros del equipo ....................... 92
5.4.9. Etapa 9 Estimar el plazo necesario para los miembros del equipo ........... 92
5.5. Preparacin del calendario de recursos ................................................................... 96
5.5.1. Lista de control para la especificacin de los medios y la
planificacin de costes.................................................................................. 96
5.6. Glosario .................................................................................................................... 98
5.7. Referencias y sitios web tiles ............................................................................... 104
Lista de figuras
Figura 1: El Ciclo de Proyecto.................................................................................................. 3
Figura 2: Fusionar la GCP y el MML 3
Figura 3: El Ciclo de Proyecto Documentos principales y decisiones clave 4
Figura 4: El enfoque integrado 5
Figura 5: El Marco Lgico: Lo que se debe destacar al final de la Identificacin 11
Figura 6: El Marco Lgico: Lo que se debe destacar al final de la Instruccin 15
Figura 7: Ejecucin: Un proceso de aprendizaje 22
Figura 8: Necesidades en materia de informacin y niveles de gestin 26
Figura 9: Principios llave de la Evaluacin 27
Figura 10: Conectar los criterios de evaluacin con el marco lgico 29
Figura 11: Comparacin del Seguimiento, de la Evaluacin y de la Auditora 29
Figura 12: El Marco Lgico 33
Figura 13: El Mtodo del Marco Lgico 34
Figura 14: Ejemplo de Anlisis de las Partes Interesadas 37
Figura 15: Anlisis de los problemas 38
Figura 16: Anlisis de los Objetivos 40
Figura 17: Anlisis de Estrategias 41
Figura 18: Cmo se lee el Marco Lgico? 42
iii
Figura 19: Niveles de Objetivos 42
Figura 20: La Lgica vertical 44
Figura 21: Elaboracin del marco lgico: Especificar la Lgica de Intervencin 45
Figura 22: Niveles de Intervencin: De Programa a Componente 46
Figura 23: Niveles de Objetivos de un programa nacional a escala sectorial 48
Figura 24: Verificacin de las Hiptesis 50
Figura 25: Elaboracin del Marco Lgico: Completar las Hiptesis 51
Figura 26: Elaboracin del Marco Lgico: Verificar la calidad 54
Figura 27: Indicadores: Un ejemplo 55
Figura 28: Indicadores y el Ciclo de Proyecto 55
Figura 29: Elaboracin del Marco Lgico: Especificar los Indicadores y las Fuentes
de Verificacin 57
Figura 30: Elaboracin del Marco Lgico: El Marco Lgico completo 58
Figura 31: Calendarios de Actividades y de Recursos 59
Figura 32: Ejemplo de un Calendario de Actividades 60
Figura 33: Ejemplo de un Calendario de Recursos 60
Figura 34: El papel de los Trminos de Referencia en la preparacin del proyecto 62
Figura 35: El Instrumento para Mejorar la Calidad 63
Figura 36: Cmo funciona el Instrumento para Mejorar la Calidad? 64
Figura 37: Ciclo de un programa sectorial: Tareas principales y resultados 68
Figura 38: Elaborar un DEP 69
Figura 39: Ejemplo de un plan de trabajo global/calendario de actividades 73
Figura 40: Ejemplo de plan de trabajo anual/calendario de actividades 74
Figura 41: Establecer un calendario de actividades 95
Figura 42: Ejemplo de calendario de recursos 97
iv
Tabla 21: Formatos estndar para planes de trabajo global y anual Contenido 75
Tabla 22: Principales actividades de gestin de los gestores de proyecto 78
Tabla 23: Etapas bsicas del seguimiento 79
Tabla 24: Seguimiento de las actividades Formulario de seguimiento acumulativo 81
Tabla 25: Seguimiento de resultados - Formulario de seguimiento trimestral y
acumulativo 83
Tabla 26: Seguimiento de hiptesis: visin general 84
Tabla 27: Seguimiento de hiptesis: formulario de seguimiento trimestral y
acumulativo 85
Tabla 28: Formato estndar de los informes 88
Tabla 29: Visin general del Anlisis del camino crtico 93
v
Abreviaciones
ALA Pases de Amrica latina y de Asia (ALA)
Anlisis EcoFin Anlisis financiera y econmica
BID Banco Interamericano de Desarrollo
CAD Comit de Ayuda al Desarrollo
CE Comisin Europea
CGA Calendario Global de Actividades
DEN Documento de Estrategia Nacional
(o Documento de Estrategia Pas o Marco de Estrategia Pas)
DG Direccin General
DG DEV Direccin General de Desarrollo
DG RELEX Direccin General de Relaciones Exteriores
DELP Documento de Estrategia de Lucha contra la Pobreza o Documento de Es-
trategia de Reduccin de la Pobreza
ECHO Oficina de Ayuda Humanitaria ECHO
EuropeAid Oficina de Cooperacin EuropeAid
FDV Fuente de Verificacin
FED Fondo Europeo de Desarrollo
FIP Ficha de Identificacin de un Proyecto
FMI Fondo Monetario Internacional
GCP Gestin del Ciclo del Proyecto
GTZ Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit mbH
(Agencia alemana de cooperacin tcnica)
IOV Indicador objetivamente verificable
MED Pases MEDiterrneos
ML Marco Lgico
MML Mtodo del Marco Lgico
OCDE Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos
OE Objetivo especfico
OG Objetivo general
PF Propuesta de Financiacin
PIN Programa Indicativo Nacional
PNUD Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
PNUMA Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente
PTA Plan de trabajo anual
PTG Plan de Trabajo Global
S&E Seguimiento y Evaluacin
SS Solicitud de prestacin de servicios
(Order For Service, OFS en ingls)
TDR Trminos de Referencia
UE Unin Europea
UNDAF Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo
O Marco de Cooperacin del Sistema de las Naciones Unidas para el De-
sarrollo
vi
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
1. INTRODUCCIN
Esta gua complementa el manual sobre la GCP1 publicado en marzo de 2001. El
manual presenta los principios de la GCP mientras que la gua, en cambio, facilita
consejos prcticos relativos a las distintas fases del ciclo de proyecto. Aunque la
gua tambin abarca los programas y enfoques sectoriales, se concentra principal-
mente en la gestin del ciclo de proyectos y programas. No se trata ni de una gua
sobre enfoques sectoriales, sobre sanidad y educacin por ejemplo, ni de una gua
sobre programas de asistencia presupuestaria, que prepara actualmente la unidad
competente de la CE.
Dicha gua tampoco es un manual de procedimientos. No cubre cuestiones polticas
propias a las DG de los servicios RELEX. Presenta los principios de la GCP. Los
mtodos de la GCP tendrn que ser modificados en la prctica para adaptarse a las
circunstancias particulares que suceden al nivel operativo ya que existen muchas
diferencias en el tratamiento de esas cuestiones entre los distintos programas de
ayuda exterior de la CE. Sin embargo, la gua describe con mayor precisin cmo
se utilizan los instrumentos y las tcnicas de la GCP.
1.1. Contenido
El captulo 1 introduce la gua.
El captulo 2 presenta el ciclo de proyecto. Describe las distintas fases, sus carac-
tersticas, las tareas correspondientes principales, el enfoque global y los documen-
tos a producir y mejorar en cada fase.
El captulo 3 abarca el Mtodo del Marco Lgico (MML) y explica su papel en el di-
seo de proyectos basndose en un ejemplo sencillo. Explica cmo los factores de
Dnde en- sostenibilidad y criterios de calidad influyen en las probabilidades de xito de un
contrar qu? proyecto e indica la gama de instrumentos para tenerlos en cuenta. Explica cmo
se utiliza el marco lgico para desarrollar los Calendarios de Actividades y de Re-
cursos orientados a objetivos.
El captulo 4 describe cmo se utiliza el Mtodo del Marco Lgico para mejorar la
calidad del diseo de un proyecto y de los documentos de un proyecto.
El captulo 5 proporciona informaciones detalladas sobre los captulos 2 y 3. Se
centra particularmente en los aspectos ms importantes de la implementacin.
Tambin contiene un glosario y referencias bibliogrficas (hiperconexiones Internet)
tiles.
1
Ambos documentos estn disponibles en ingls, francs y espaol en
http://europa.eu.int/comm/europeaid/evaluation/methods/pcm.htm.
1
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
Las secciones siguientes pueden ser interesantes para los distintos grupos de lecto-
res:
Lector/inters Captulo
Persona que busque una visin global de la GCP en el mbito 2.
de la ayuda exterior de la CE
Lo que ms
importa para Persona que desee ms detalles sobre el Mtodo del Marco 3. & 5.4.
m? Lgico
Persona involucrada en la gestin y el seguimiento de proyec- 2.7; 5.3.; 5.4
tos en el terreno AT, personal de la delegacin, ministerios
Persona encargada de la planificacin, de la implementacin y 2.5.
del seguimiento de estudios de factibilidad personal de la
CE, consultantes
Persona encargada de la planificacin o la implementacin de 2.8
estudios de evaluacin
La GCP sigue un enfoque evolutivo. Los comentarios sobre el contenido de la gua
y los casos estudiados pueden ser dirigidos a la unidad Evaluacin H/6 de Euro-
peAid.
2
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
3
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
El Ciclo de Proyecto:
Documentos principales y decisiones
reas prioritarias,
Documento de sectores, calendario
Estrategia Pas
Decisin sobre la
manera de utilizar los
resultados en la Estudio de Ficha de
programacin futura Identificaci
Identificacin de
prefactibilidad
Proyecto
Informe de
evaluacin Decisin sobre las
opciones que merecen
ser profundizadas
Decisin de continuar
el proyecto como a
Estudio de
previsto o de re- factibilidad
orientarlo (evaluacin
a medio trmino o Informes de
evaluacin
a Decisin de establecer
avance y de o no una propuesta de
intermediaria)
seguimiento financiacin formal
Decisin sobre la Propuesta de
necesidad de financiacin Borrador de
extender o no el Propuesta de
proyecto
Decisin de Financiacin
financiacin
Convenio de
financiacin
4
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
Enfoque integrado
Objetivos
vinculados
Objetivos nacionales/sectoriales
PNMA PIN
+ Documentos
estandarizados
5
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
El captulo siguiente pasa revista a las distintas fases del ciclo del proyecto. El In-
La GCP y los terservice Agreement (slo existe en ingls) concertado entre las DG Relex, DG
procedimien- Desarrollo y la Oficina de Cooperacin EuropeAid abarca los procedimientos y las
tos responsabilidades globales de las DG involucradas en una fase 2
. No se volvern a
repetir en esta gua.
2.3. Programacin
2.3.1. Introduccin
La programacin es multianual e indicativa. Est coordinada por los servicios de la
Comisin con las contribuciones de las autoridades nacionales asociadas. De la
programacin resulta un Programa Indicativo multianual convenido. Constituye la
Solicitud de prestacin de servicios (Order For Service, en ingls) mandada de
manera formal por las DG Relex y Desarrollo a EuropeAid.
Durante la fase de Programacin, se analiza la situacin a niveles nacional y secto-
rial para identificar los problemas, las restricciones y las oportunidades que la co-
operacin debe tratar. Supone una revisin de los indicadores sociales y econmi-
Determi-
cos, y de las prioridades nacionales y de los donantes. Sirve para identificar los ob-
nar priori- jetivos y las prioridades sectoriales principales de la cooperacin, y construir un
dades marco de programacin pertinente y factible para la identificacin y la preparacin
de proyectos. Para cada prioridad, se debe formular estrategias que consideren las
enseanzas del pasado.
Las lneas directrices, Guidelines for the Implementation of the Common Frame-
work for Country Strategy Papers, que explican con detalles dicho proceso estn
disponible en el Internet3. El Interservice Agreement describe los procedimientos
generales y las responsabilidades en cuanto a la programacin.
2
http://europa.eu.int/comm/external_relations/reform/document/intser_06_01.pdf
3
http://europa.eu.int/comm/development/lex/en/sec2000_1049_0_en.htm#menu
6
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
4
Vase http://europa.eu.int/comm/development/lex/en/sec2000_1049_0_en.htm#menu
5
Para los pases ACP, existe una obligacin legal que estipula que se debe aadir un
contenido operativo al PIN (Anexo IV del Acuerdo de Coton). Hasta cierto punto, el PIN
debe incluir las operaciones concretas cuya preparacin est en un estado suficientemente
avanzado para garantizar la financiacin a corto y/o a medio plazo. Como el Acuerdo de Co-
ton prescribe la programacin rotativa, los PINes para los pases ACP debera incluir tam-
bin una proyeccin de propuestas potencialment factibles e identificables para los aos ul-
teriores.
7
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
6
Comunicacin de la Comisin al Consejo y del Parlamento Europeo en materia de
Poltica de Desarrollo de la Comunidad Europea, adoptada por el Consejo el 10 de noviem-
bre de 2000.
8
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
9
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
Estn los objetivos del programa indicativo claros y sin ambigedad? Cubren
los aspectos de buena gobernancia, de reduccin de la pobreza, de proteccin
del medio ambiente y de igualdad entre mujeres y hombres?
Los objetivos sectoriales estn claramente vinculados a los objetivos del pro-
grama indicativo?
Se han definido claramente los objetivos? Son apropiados los indicadores?
Cules son las hiptesis y los riesgos subyacentes a los objetivos? Son crti-
cos con respecto al xito del programa y en qu medida pueden cumplirse?
Han sido claramente entendidos y aceptados por todas las instituciones na-
cionales asociadas las metas y los objetivos?
2.4. Identificacin
2.4.1. Introduccin
Durante la fase de Identificacin, y en el marco del Documento Estratgico Nacio-
nal, se analiza con mayor atencin la pertinencia de las ideas de proyecto. Este
proceso incluye el anlisis de las partes interesadas, de los grupos meta y benefi-
ciarios potenciales (quines son?: mujeres y hombres de grupos sociales y eco-
nmicos distintos; evaluacin de sus potenciales, etc.) y de la situacin, incluso el
anlisis de los problemas y la identificacin de las opciones para solucionarlos.
Se pueden realizar estudios sectoriales, temticos o de prefactibilidad (incluso el
dilogo con las partes interesadas) de un proyecto para identificar, seleccionar o
Identificar examinar las ideas especficas, y definir cules son los estudios suplementarios po-
ideas y eta- siblemente necesarios para la formulacin de un proyecto o de una accin. De esta
fase resulta una decisin de estudiar con ms detalles o no la / las opcin(es) ela-
pas siguien-
borada(s). EuropeAid es responsable de la fase de Identificacin. Inicia las misio-
tes nes, los estudios y las tareas de preparacin correspondientes (incluso el dilogo
con los dems donantes y la cofinanciacin) para determinar cules sern las acti-
vidades (proyectos, programas, apoyo sectorial, etc.) financiadas. La DG Relex y
Desarrollo establece una lista de prioridades indicando cules son los proyectos
que necesitan una instruccin inmediata para un inicio rpido de la ejecucin, al ao
siguiente, etc.
10
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
El Marco Lgico:
Lo que se debe destacar al final de la Identificacin
Lgica de Indicadores Fuentes de Hiptesis
Intervencin Objetivamente Verificacin
Verificables
Objetivos
globales
Objetivo
especfico
Resultados
Condiciones
previas
7
El programa de formacin sobre la GCP ofrece un instrumento para evaluar las pri-
meras ideas de proyectos y preparar TdR para los estudios de factibilidad. La Gua de Eva-
luacin de Propuestas de Proyectos, que sirve para un anlisis profundo de las propuestas
de proyectos antes de la fase de Instruccin, se puede descargar del intranet de EuropeAid
working tools.
11
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
12
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
13
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
2.5. Instruccin
2.5.1. Introduccin
Definir los
Durante la fase de Instruccin, EuropeAid inicia los estudios preparatorios necesa-
detalles del rios y maneja los aspectos tcnicos, contractuales y financieros. Las ideas de pro-
proyecto yectos pertinentes se desarrollan en planes de proyectos. Se debe poner nfasis en
la factibilidad y la sostenibilidad/calidad de la intervencin propuesta. Los beneficia-
rios y las dems partes interesadas deben participar en la descripcin detallada de
la idea del proyecto, que se evaluar desde el punto de vista de su factibilidad (si
puede realizarse) y su sostenibilidad (si puede generar beneficios a largo plazo). Se
necesita verificar que las cuestiones transversales y los objetivos polticos ms am-
plios estn considerados de manera adecuada en el diseo del proyecto y en los
objetivos.
Se debe producir un Marco Lgico detallado con Indicadores, calendarios de activi-
dades y de recursos y de ejecucin. Basndose en las evaluaciones, resulta la de-
Qu es cisin de proponer o no una financiacin formal para el proyecto y de buscar fon-
una evalua- dos. El trmino evaluacin ex ante suele utilizarse hoy en da como sinnimo de
Instruccin o Estudio de Factibilidad. Mientras que la fase de Instruccin se re-
cin ex
fiere a estudios durante las etapas de preparacin del ciclo del proyecto (estudios
ante? de prefactibilidad o de factibilidad), la palabra evaluacin se refiere a la evaluacin
de un proyecto, un programa o de una poltica, en curso o clausurado, de su diseo,
14
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
El Marco Lgico:
Lo que se debe destacar al final de la Instruccin
Indicadores
Lgica de Objetivamente Fuentes de Hiptesis
Intervencin Verificables Verificacin
Objetivos
globales
Objetivo
especfico
Resultados
Condiciones
previas
8
Extracto de la gua de la DG Presupuesto Ex Ante Evaluation: A Guide for Preparing
Proposals for Expenditure Programmes. Vase el sitio Internet siguiente
http://europa.eu.int/comm/budget/evaluation/pdf/ex_ante_guide_en.pdf.
15
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
factibilidad (el formato estndar de los TdR estn disponibles mediante la pgina de
acogida del intranet, working tools PCM), se basarn en:
la decisin relativa a la opcin que ser objeto de un estudio profundo,
el informe del estudio de prefactibilidad, teniendo en cuenta sus recomendacio-
nes,
las enseanzas sacadas de la evaluacin de proyectos similares.
Tambin el diseo del proyecto debe ser evaluado y mejorado, y se decide preparar
o no una propuesta de financiacin.
Una misin tpica para preparar un estudio de factibilidad dura varias semanas. La
misin intenta concentrarse principalmente en:
1. la verificacin de la pertinencia del proyecto propuesto con respecto a su res-
puesta frente a los problemas existentes, dentro y fuera de las opciones anali-
zadas en el estudio de prefactibilidad. Supone la verificacin de la validez del
marco lgico desarrollado en la fase de identificacin y pasar revista al detalle a
las etapas de la fase de Planificacin.
2. la conformidad de los objetivos del proyecto con los objetivos del programa in-
dicativo, los objetivos polticos ms amplios de la CE y con los objetivos de los
(sub)sectores.
3. la evaluacin detallada de la factibilidad del proyecto propuesto y la prepara-
cin/ finalizacin de la planificacin de un marco lgico.
4. la evaluacin detallada de la sostenibilidad potencial de los resultados del pro-
yecto tras su realizacin, considerando los factores de calidad.
5. la preparacin de un Calendario de Ejecucin, y de los Calendarios de Activi-
dades y de Recursos, y la descripcin de la estructura institucional para la eje-
cucin indicando las responsabilidades de las distintas entidades, el marco de
tiempo, los costes estimados por partida presupuestaria.
6. la preparacin de especificaciones del diseo, si resulta necesario.
7. la preparacin de un borrador de la Propuesta de Financiacin.
8. la formulacin de recomendaciones para las etapas siguientes y cualquier otra
accin necesaria para garantizar la financiacin y la ejecucin del proyecto, y,
Talleres de pla- posiblemente, los documentos de licitacin para secleccionar los servicios de
nificacin consultora.
Una oportuni- Se recomienda organizar un taller de planificacin al final de la misin (concentrn-
dad para fo- dose en el acuerdo final sobre los Objetivos Globales, las Actvidades, los Indicado-
mentar la apro- res, la descripcin general de los Calendarios de Actividades y de Recursos y los
arreglos de ejecucin). Dicho taller contribuye al fomento de la apropiacin por los
piacin
grupos meta/ beneficiarios9.
9
El formato estndar para los TdR relativos a la Moderacin de un Taller de Planifica-
cin del Marco Lgico est disponible en intranet de EuropeAid (working tools PCM).
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2.6. Financiacin
2.6.1. Introduccin
El comit apropiado completa y considera la Propuesta de Financiacin y decide fi-
nanciar o no el proyecto. En seguida, se firma un acuerdo formal con el gobierno
asociado u otra entidad, que incluye los arreglos esenciales sobre la ejecucin fi-
nanciera.
Basndose en los estudios previos y las discusiones ulteriores, se prepara la ver-
sin final de la Propuesta de Financiacin. Durante la fase de Financiacin, Euro-
peAid la evala/examina a partir de una serie de criterios de calidad y las DG Relex
y Desarrollo la aprueban. Luego, el comit competente examina las Propuestas de
Financiacin y decide financiar o no los proyectos. La CE y el gobierno asociado u
otra entidad firman un convenio formal que estipula los arreglos financieros esencia-
les de la ejecucin.
19
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
10
De momento, este formato es diferente segn los distintos instrumentos de coopera-
cin de la cooperacin exterior de la CE. Al preparar las PF, los gestores operativos de-
beran respetar la estructura oficialmente aprobada.
20
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
2.7.1. Introduccin
La ejecucin de un proyecto puede empezar cuando se ha planificado el proyecto y
se ha garantizado el apoyo financiero. Los recursos convenidos sirven para alcan-
zar el Objetivo Especfico y contribuyen a los Objetivos Globales. Supone en gene-
ral contratos para estudios, asistencia tcnica, obras o suministros. Se observan los
progresos (seguimiento) para adaptar el proyecto al cambio de las circunstancias.
El Interservice Agreement especifica la reparticin de las responsabilidades en la
ejecucin. EuropeAid suele ser responsable de todos los aspectos de la ejecucin,
incluso la coordinacin con los distintos actores, los aspectos de adjudicacin de
contratos, la gestin contractual y financiera, el seguimiento, la auditora, etc., y
proporciona informes de avance a las DG RELEX/DEV regularmente.
11
Existen procedimientos de licitacin detallados para cada instrumento de cooperacin
de la CE. Los proyectos se ejecutan por contratistas independientes (suele ocurrir en el m-
bito del programa TACIS) o por organismos identificados para encargarse de la ejecucin,
con el apoyo de la asistencia tcnica.
21
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
Re-planificacin Seguimiento
Toma de decisin
Ejecucin Ejecucin
22
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo de Proyecto
12
Esta tabla presenta un modelo de mejor prctica cuyo uso no se ha generalizado.
23
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24
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
2.7.4.1. Qu es el seguimiento?
El seguimiento del proyecto forma parte ntegra de la gestin cotidiana. Facilita da-
tos que sirven para identificar y solucionar los problemas de ejecucin y evaluar los
progresos del proyecto. El Marco Lgico, el Calendario de Ejecucin y los Calenda-
rios de Actividades y Recursos constituyen la base del seguimiento. Los aspectos
siguientes deben ser objetos de un seguimiento regular:
Cules son las Actividades en curso? Han progresado (por ejemplo, de una
semana a otra)?
Qu Con qu ritmo se utilizan los medios y ocurren los costes con respecto a los
hace fal- progresos en la ejecucin (por ejemplo, por mes)?
ta se- Se realizan los Resultados deseados? (por ejemplo, por trimestre)? (eficacia)
guir? En qu medida dichos Resultados contribuyen al Objetivo Especfico (por
ejemplo, un anlisis semestral)? (eficiencia)
Cules son los cambios que han ocurrido en el entorno del proyecto? Se han
plasmado las Hiptesis?
El gestor operativo verifica cmo se han alcanzado los objetivos y analiza los cam-
bios en el entorno del proyecto acerca de las partes interesadas, de las estrategias
y polticas locales. Si el proyecto no progresa, hace falta optar por acciones correc-
toras. Se debe aadir toda accin adicional en el informe de avance siguiente.
25
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
Unidad tcnica CE
Delegacin/Ministerio Flujo de
informacin
Gestin del Programa
Proyecto/componente Detalle
individual
Amplitud de informacin
Los datos facilitados en los informes de avance resultan muy tiles para los exper-
tos que trabajan in situ. Los dems necesitarn informacin agregada y un juicio
ms independiente de los progresos para iniciar las acciones correctoras a su nivel,
llegado el caso.
El el contexto de la CE, se suele utilizar distintos sistemas de monitoreo externo
para recoger datos sumarios acerca de los proyectos de ayuda exterior financiados
por la Comisin13. En principio, a estos niveles, se deben plantear las mismas pre-
guntas que las que se aplican al seguimiento interno aunque no se necesiten todos
los detalles. El seguimiento externo no slo radica en la eficacia y eficiencia (incluso
en las Hiptesis) sino tambin en las preguntas relativas a la pertinencia, el impacto
y la sostenibilidad en general14. El seguimiento interno/al nivel del proyecto y el se-
guimiento externo ambos permiten que las decisiones basadas en las observacio-
nes y las recomendaciones se tomen a su tiempo con un impacto directo y rpido
en la gestin del proyecto.
13
Los expertos externos en materia de seguimiento son contratistas encargados de
analizar el avance del proyecto, efectuar visitas in situ de los proyectos y preparar informes
de seguimiento, que se sometern a los que se encargan de la supervisin de la ejecucin
(gestores operativos y delegaciones, institucin asociada, etc.). Contribuyen a un segui-
miento independiente sobre el avance del proyecto y a la colaboracin con las partes com-
prometidas para identificar los problemas de ejecucin.
14
Las fiches de seguimiento de dichos sistemas de monitoreo externo contienen todas
las preguntas pertinentes acerca del seguimiento.
26
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2.8. Evaluacin
2.8.1. Introduccin
La evaluacin es una funcin que consiste en la apreciacin, cuanto ms sistem-
tica y objetiva, de un proyecto en curso o terminado, de un programa o de un con-
junto de lneas de accin, su diseo, su ejecucin y sus resultados. Se trata de de-
terminar la pertinencia de los objetivos y su grado de realizacin, la eficacidad, la
eficiencia, el impacto y la sostenibilidad. Una evaluacin tendra que proporcionar
informaciones fiables y tiles que permitan integrar las enseanzas de los meca-
nismos de toma de decisiones tanto de los pases asociados como de los donan-
tes 15.
Se puede realizar una evaluacin durante la ejecucin (evaluacin a trmino medio
o intermediaria), al final de un proyecto (evaluacin final), o despus de su con-
clusin (evaluacin ex post), para adaptar la orientacin del proyecto o sacar en-
seanzas para los proyectos futuros y la programacin futura. La evaluacin
ex ante16 se refiere a estudios durante las fases preparatorias del ciclo del proyecto
(estudios de prefactibilidad y estudio de factibilidad). El punto 2.5 describe estos ti-
pos de estudio.
Una misin tpica de evaluacin dura varias semanas en el pas asociado con un
perodo ulterior ms corto en la Unin Europea. Los principios llave de la evaluacin
estn enumerados a continuacin:
Figura 9: Principios llave de la Evaluacin
15
OCDE / CAD, 1998: Resumen de los Principios del CAD para la Evaluacin de la
Cooperacin al Desarrollo.
16
Vease http://europa.eu.int/comm/budget/evaluation/pdf/ex_ante_guide_en.pdf para
una gua.
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
17
http://europa.eu.int/comm/europeaid/evaluation/methods/index.htm
30
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El Marco Lgico
Lgica de Indicadores Fuentes de Hiptesis
Objetivamente
Intervencin Verificables Verificacin
Objetivos
globales
Objetivo
especfico
Resultados
Condiciones
previas
Los principales resultados de este proceso se resumen en una matriz (Marco Lgi-
co) que describe en 16 casillas de forma lgica los aspectos ms importantes de
un proyecto y resume
por qu se ejecuta el proyecto (Lgica de Intervencin)
qu intenta realizar el proyecto (Lgica de Intervencin e Indicadores)
cmo se realizar el proyecto (Actividades y Medios)
cules son los factores externos que influencian el xito del proyecto (Hipte-
sis)
33
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lgica del
los grupos meta & beneficiarios, definir de lgica interna, formular los objetivos
quin(es) son los problemas que la futura en trminos de medicin, definir los
intervencin tratar medios y los costes generales
Anlisis de problemas identificar los Calendario de Actividades - deter-
Identificar/
34
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
los hombres. Cuando los marcos lgicos se revisan durante la vida de un proyecto,
el anlisis original de las partes interesadas tambin debera ser revisado.
El anlisis de las partes interesadas y el anlisis de los problemas estn muy co-
nectados: sin los puntos de vista de las partes interesadas sobre un problema no se
podra aclarar su naturaleza, ni sus necesidades, ni soluciones.
Los hallazgos del anlisis de las partes interesadas acompaan el proceso del MML
y pueden considerarse como una transparencia que permanece a lo largo de las
distintas etapas del proceso de diseo del proyecto basndose en el MML y deber-
an ser utilizados como capa, sea para una elaboracin ms amplia o sea que sirvan
de comparacin durante las etapas del MML.
Figura 14: Ejemplo de Anlisis de las Partes Interesadas
37
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Enfermedades frecuentes
dentro de los consumidores
Ingresos de la
poblacin reducidos
Efectos
de productos de pesca
Calidad de las
aguas del ro en
deterioro
Descargas no controladas de La mayor parte de los hogares y de las fbricas Las aguas residuales tratadas en las
desperdicios en el ro descargan sus desperdicios en el ro fbricas no respetan las normas legales
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Calidad de las
aguas del ro
mejorada
Descargas de Descargas directas de las aguas Normas son respetadas por las Capacidades de
desperdicios no residuales por los hogares y las fbricas empresas de tratamiento de las tratamiento de las aguas
controladas reducidas disminuidas aguas residuales residuales son
aumentadas
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Descargas de Descargas directas de las aguas Normas son respetadas por las Capacidades de Resultados
desperdicios no residuales por los hogares y las fbricas empresas de tratamiento de las tratamiento de las aguas
controladas reducidas disminuidas aguas residuales residuales son
aumentadas
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Niveles de objetivos
Lgica de
Intervencin
Objetivos de nivel alto a los que Objetivos
contribuye el proyecto Globales
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
18
Describen los objetivos del proyecto en trminos de cantidad, de calidad, de
grupo(s) meta(s), de tiempo y de localizacin. Un buen indicador debe ser: Espec-
fico: medir lo que supone medir Mensurable y Disponible a cambio de un coste
razonable Pertinente respecto a un objetivo preciso y cubrirlo tener una indica-
cin de Tiempo.
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Lgica vertical
Lgica de Hiptesis
Intervencin
Objetivos
Globales
Objetivo
Especfico
+ Hiptesis
Resultados + Hiptesis
Actividades + Hiptesis
Condiciones
previas
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1. Descargas directas de
Resultados las aguas residuales por
los hogares y las
fbricas disminuidas
Actividades
1.1 Analizar las inversiones de las empresas
en trminos de medioambiente Medios Costes
1.2 Identificar las tecnologas ecolgicas
1.3 Establecer medidas incentivas
1.4 Probar y adaptar medidas incentivas
1.5 Proporcionar medidas incentivas
1.6 Mejorar las regulaciones jurdicas y seguir Condiciones
su aplicacin
1.7 Enlazar los hogares y las fbricas
previas
45
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3.4.3. El marco lgico como inicio para planificar las intervenciones comple-
jas: Los marcos lgicos en cascada
Las intervenciones complejas con varios componentes o proyectos suelen llamarse
programas. Pueden ser programas sectoriales, nacionales, o regionales que impli-
can varios sectores pertinentes. Los principios del MML se aplican tambin a este
tipo de intervencin. Para planificarlos correctamente, es necesario pasar por las
etapas de anlisis y de planificacin.
En principio, cada marco lgico puede dividirse en submarcos lgicos. Cada sub-
marco lgico describe de manera precisa un componente del marco lgico maes-
tro.
Figura 22: Niveles de Intervencin: De Programa a Componente
Actividades Resultados
Actividades
El sistema de subdivisin del marco lgico maestro es til para poner de relieve la
coherencia de los componentes de un programa o proyecto y desarrollar cada com-
ponente con ms precisin.
No obstante, al preparar los marcos lgicos en cascada, conviene definir claramen-
te los trminos objetivo especfico o resultado e identificar a los grupos meta y a
los beneficiarios.
46
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Los objetivos de uno de los posibles proyectos en el mbito del programa sectorial
a escala nacional deberan corresponder a los niveles de los objetivos estipulados
en el captulo 3.4.1.1 (Primera columna: Lgica de intervencin):
beneficios sostenibles para todos los grupos meta y beneficiarios a escala na-
cional y para un sector, en los objetivos globales, con respecto a los objetivos
polticos ms amplios de la CE, incluso en materia de igualdad entre mujeres y
hombres;
beneficios sostenibles para segmentos de los grupos meta a escala sectorial,
nacional o regional, incluso los beneficios equitativos para las mujeres y los
hombres, a nivel del objetivo especfico;
los productos (fines) de las actividades emprendidas en el sector a escala na-
Volver a re- cional o regional, a nivel de los resultados.
visar el marco Una vez ms, el marco lgico es una herramienta til para la planificacin y la ges-
lgico durante tin de proyecto, para extensos programas sectoriales o pequeas intervenciones,
en la medida que no se utilice nicamente para calcar. Como herramienta dinmica,
la ejecucin
los marcos lgicos deben ser evaluados y revisados de manera regular en funcin
de la evolucin del proyecto y de los cambios de su entorno.
El marco lgico y el sistema de marcos lgicas en cascada tambin pueden ser
Marcos l- aplicados a la programacin. Las Lneas Directrices de Ejecucin del Marco Lgico
gicos en la de los Documentos de Estrategia Nacional describen cmo formular los Objetivos
programa- Especficos (Finalidad) y los Resultados previstos para cada rea de la coopera-
cin cin incluso los dominios llave para las condicionalidades y los avances principales
48
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S No
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19
En este caso, el trmino calidad sustituye al trmino sostenibilidad utilizado por el
CAD para hacer hincapi en el hecho de que la calidad es un principio que interviene desde
el inicio del diseo de un proyecto / programa mientras que la sostenibilidad puede ser
aparente o no despus de la vida del proyecto / programa.
51
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
20
La Evaluacin del Impacto Medioambiental (Environmental Impact Assessment (EIA),
en ingls) es el instrumento ms comn para integrar el medio ambiente en las distintas fa-
ses del ciclo de proyecto. Vase el Internet
(http://europa.eu.int/comm/development/sector/environment/env_integ/env_inte-
gration_manual/index.htm) para detalles.
21
El Manual Anlisis financiero y econmico de los proyectos de desarrollo (CE,
1997) proporciona la metodologa completa aplicable en las distintas fases del ciclo del pro-
yecto. El intranet de EuropeAid (mediante working tools) contiene informacin ms amplia
sobre este procedimiento.
52
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
ne garantizar especialmente que los IOV relativos al objetivo especfico del proyec-
to el centro de gravedad del proyecto cubren efectivamente el concepto de
beneficios sostenibles para el / los grupo(s) meta.
Figura 27: Indicadores: Un ejemplo
Ejemplo de indicador
Objetivo: Volumen de contaminacin de las aguas residuales
descargadas en el ro Azul se redujo
Elegir el indicador: Concentracin de componentes de metales
pesados (Pb, Cd, Hg)
Definir los retos:
Definir la cantidad: La concentracin de componentes de metales
pesados (Pb, Cd, Hg) se redujo un 75 % con respecto a los
niveles registrados en el ao x
Definir la calidad: ... para alcanzar los lmites para las aguas de
irrigacin ...
Determinar el grupo meta ... , utilizadas por los campesinos de
pueblo Azul ...
Definir la localizacin : ... en la zona del ro Azul del
departamento...
Dar una indicacin de tiempo (plazo): ... 2 aos despus del
arranque del proyecto
De hecho, el papel de los indicadores no se limita al seguimiento y la evaluacin del
proyecto. Tambin tienen un papel vital en todas las fases del ciclo del proyecto
(vase la figura a continuacin).
Figura 28: Indicadores y el Ciclo de Proyecto
55
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
la regularidad con la que las fuentes deberan ser proporcionadas (p. ej. men-
sualmente, trimestralmente, anualmente, etc.).
Las fuentes de verificacin exteriores al proyecto deben ser evaluadas en trminos
de accesibilidad, fiabilidad y pertinencia. El trabajo y los costes que implica la com-
pilacin de las informaciones que el proyecto debe producir y los medios adecuados
disponibles deberan tambin considerarse. Suele existir un vnculo directo entre la
complejidad de la fuente de verificacin (es decir, el grado de facilidad de recogida
y anlisis de los datos) y sus costes. Si un IOV resulta demasiado costoso o com-
plicado de acceso, debera ser sustituido por un IOV ms sencillo, menos costoso y,
muchas veces, indirecto (proxy). P. ej., en vez de realizar una investigacin deta-
llada sobre las rentas de los hogares de agricultores, resultara ms oportuno exa-
minar los cambios en los gastos a nivel de los hogares, basndose en las ventas
realizadas por los proveedores en el mbito veterinario y por las farmacias, o en las
ventas de utensilios o bienes domsticos (ropa, hornos a ahorro de energa, etc.).
Tabla 19: Cmo se definen los IOV y cmo se seleccionan las FDV?
Cmo se definen los IOV?
1. Especificar para cada resultado, el Objetivo Especfico y los Objetivos Globales:
la cantidad: cunto?
la calidad: qu?
el grupo meta: quin?
el tiempo / perodo: cundo empieza y cunto dura?
el sitio: dnde?
Nota: Los Indicadores relacionados con los Objetivos Globales suelen ser ms cua-
litativos en comparacin al Objetivo Especfico y los Resultados, que tienen com-
ponentes mensurables desde el punto de vista de la cantidad.
2. Verificar si los Indicadores describen los Objetivos Globales, el Objetivo Especfico o
Resultados de manera precisa. Si no, otros indicadores deberan aadirse o nuevos
Indicadores deberan ser identificados.
3. Asegurarse de que los IOV con respecto al Objetivo Especfico el centro de gra-
vedad del proyecto incorporan, en la prtica, la nocin de beneficios sostenibles
para el grupo meta.
Cmo se seleccionan las FDV?
1. Decidir si se necesitan Fuentes de Verificacin para obtener la informacin sobre los
IOV.
2. Identificar cules son las fuentes recogidas y mantenidas dentro del proyecto, y cu-
les son de fuera del proyecto (fuentes existentes).
3. Verificar las fuentes fuera del proyecto para garantizar que:
(a) su formato/presentacin sea apropiada;
(b) sean suficientemente especficos;
(c) sean fiables;
(d) sean accesibles (dnde y cundo);
(e) el coste para obtener la informacin sea razonable.
Sustituir los IOV cuyas fuentes no puedan convenir a los dems.
Nota:
Utilice recursos existentes cuanto ms para evitar costes, tiempo, y esfuerzos adiciona-
les.
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NOTAS Total 56 49 65 65 65
Hitos (Milestones)
1 Todos los departamentos competentes estn representados en el comit de pilotaje JP =Jefe de Proyecto
2 Trminos de referencia y programa del comit de pilotaje establecidos JO =Jefe de Oficina
3 Las tres reuniones de briefing tuvieron lugar con la participacin esperada E1 = Economista 1
4 reas prioritarias documentadas E2 = Experto en polticas
5 Grupos de trabajo establecidos y planes de trabajo elaborados E3 = Economista 2
6 Las primeras versiones de los estudios de planificacin circularon
7 Los ministerios y departamentos competentes recibieron los comentarios R = Responsable
8 Estudios completados A = Asistencia
9 Consenso sobre las recomendaciones establecido entre los grupos de trabajo
10 Recomendaciones sobre las estrategias sometidas al gobierno
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
NOTAS Total 56 49 65 65 65
Hitos (Milestones)
1 Todos los departamentos competentes estn representados en el comit de pilotaje JP =Jefe de Proyecto
2 Trminos de referencia y programa del comit de pilotaje establecidos JO =Jefe de Oficina
3 Las tres reuniones de briefing tuvieron lugar con la participacin esperada E1 = Economista 1
4 reas prioritarias documentadas E2 = Experto en polticas
5 Grupos de trabajo establecidos y planes de trabajo elaborados E3 = Economista 2
6 Las primeras versiones de los estudios de planificacin circularon
7 Los ministerios y departamentos competentes recibieron los comentarios R = Responsable
8 Estudios completados A = Asistencia
9 Consenso sobre las recomendaciones establecido entre los grupos de trabajo
10 Recomendaciones sobre las estrategias sometidas al gobierno
ACTIVIDADES
1.1 Establecer una unidad de planificacion
EQUIPO
Ordenadores no. 2 2 1.000 CE 3,4 2.000 2.000 - - 4.000 - - 4.000
Modem fax no. 1 500 CE 3,4 500 - - - 500 - - 500
Muebles oficina fijo 1 3.000 CE 3,4 3.000 - - - 3.000 - - 3.000
SALARIOS & PER DIEM (LOCAL)
Homlogos pm 4 4 4 4 200 Gob. B/2.1 800 800 800 800 - 3.200 - 3.200 3.200
Personal pm 3 3 3 3 100 Gob. B/2.1 300 300 300 300 - 1.200 - 1.200 1.200
ETC.
60
.........
TOTAL POR TRIMESTRE 5.500 1.100 - 2.000 1.100 - - 1.100 - - 1.100 - 7.500 4.400 - 11.900 4.400
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
4.1. Utilizar el MML para evaluar las propuestas de proyecto: Una visin global
El Mtodo del Marco Lgico se utiliza principalmente durante la preparacin del ci-
clo de proyecto, como un instrumento de planificacin participativo. Sin embargo es
tambin un eficaz instrumento para el anlisis ulterior de las propuestas de proyec-
to. La nica diferencia consiste en que la fuente de informacin sobre los problemas
es la propuesta de proyecto en vez de las fuentes de datos primarias como las en-
trevistas, las encuestas, los informes y las estadsticas.
La utilizacin del MML tiene por objeto determinar los fallos o lagunas del diseo de
los proyectos. Estas lagunas pueden referirse a la PERTINENCIA, la FACTIBILI-
DAD o la SOSTENIBILIDAD del proyecto y tendrn que subsanarse con estudios
adicionales o basndose en fuentes existentes. Es importante tener en cuenta, sin
embargo, que la tcnica ayuda simplemente en el estudio de oficina de un docu-
mento existente y que de ningn modo sustituye al enfoque de planificacin partici-
pativa, imprescindible para la correcta aplicacin del MML.
Existen dos instrumentos para evaluar las propuestas de proyectos22:
La Gua para la evaluacin de la propuesta de proyecto, cuyo objetivo es el
Se ha obte- anlisis detallado de las propuestas de proyectos antes de la fase de instruccin.
Su finalidad es ayudar en la identificacin de las cuestiones y temas clave para su
nido la infor-
inclusin en las condiciones de los estudios de factibilidad.
macin ade-
El Instrumento para evaluar la calidad (Gua de evaluacin de propuestas de
cuada ?
proyectos), cuyo objetivo es la comprobacin y la mejora de la calidad de las pro-
puestas de financiacin preliminares antes de su presentacin al comit de finan-
ciacin pertinente.
22
Vase el intranet de EuropeAid working tools para ms informacin
23
En el estudio de prefactibilidad se examinan las opciones para abarcar las priorida-
des identificadas durante la etapa de programacin. Se identifican tambin intervenciones
viables alternativas y el estudio determina si vale la pena seguir adelante con un estudio de
factibilidad para definir el proyecto con ms detalle.
61
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
Pertinencia,
a
Trminos de Estudio de
factibilidad &
a
referencia factibilidad
a
Trminos Estudio Factibilidad & a
sostenibilidad
de referencia de factibilidad sostenibilidad
62
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
Aplicar los
criterios de Dicho Instrumento explica lo que supone cada pregunta en la lista de control y se
calidad basa en una escala de puntos que aclaran precisamente la informacin que falte. Si
se necesita ms amplia informacin, se puede notificar en la ficha de informacin y
pedir que las partes pertinentes la incluyan en la versin modificada de la propues-
ta.
63
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
1.3 Are the problems of the target groups and final beneficiaries sufficiently described?
Problems are descriptions of existing negative situations in a given context. Very often, project
proposals only describe macro-economic problems, or limit themselves to the problems of
implementing institutions. Description of their problems is necessary, but in order to verify the
projects relevance, these problems must be linked to the problems faced by the target groups /
final beneficiaries. Their problems should be analysed in detail in relation to the projects area of
intervention, and the relative importance of these problems explained.
64
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
5. ANEXOS
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
67
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
1. Durante la fase de Programacin, el Documento de estrategia del pas identifica los sec-
tores que se beneficiarn de una ayuda de la CE. En un proceso de dilogo entre el go-
bierno, los donantes y las dems partes interesadas a los niveles nacional y sectorial,
son dignos de tener en cuenta aspectos como la situacin macroeconmica y presu-
puestaria, la calidad de la gestin de las finanzas pblicas, las cuestiones de buena go-
bernanza, las polticas sectoriales y la adecuacin de los objetivos. Tambin se com-
prueba la idoneidad del marco en el que se engloban los gastos, as como la coherencia
entre planes de trabajo y presupuestos anuales. El resultado de ello ser la obtencin de
un acuerdo sobre los sectores sobre los que habr que concentrar la ayuda.
2. Durante la fase de Identificacin, se lleva a cabo una instruccin previa del programa
sectorial. El gobierno y el donante llegan a un acuerdo global sobre la poltica y la estra-
tegia sectoriales (con las que, en principio, tambin estn de acuerdo los dems donan-
tes). De este acuerdo saldr la decisin de continuar o no con la concepcin conjunta de
un programa sectorial.
3. Durante la fase de Instruccin, nos concentramos en la concepcin (lo ms precisa posi-
ble) y en la fijacin de un acuerdo sobre los principios que regirn la ejecucin del pro-
grama. Dichos principios pueden abarcar aspectos como la asignacin equitativa de re-
cursos entre las administraciones central y local, la necesaria transparencia del proceso
presupuestario y del sistema contable, la aplicacin de las reformas administrativas e
institucionales, etc. Los detalles sobre las prioridades del programa, las reformas e in-
versiones sectoriales estn claramente precisadas (por regla general con el gobierno y
los dems donantes). Tras ello se llegar a la decisin de someter el programa a finan-
ciacin o no. En lo que respecta a la condicionalidad, slo debera identificarse un nme-
ro limitado de condiciones previas en el marco del enfoque sectorial.
4. Durante la fase de Financiacin, se toma la decisin de financiar o no financiar el pro-
grama.
5. Durante la fase de Ejecucin, se aplica el programa sectorial dentro del programa de
gasto pblico. En el marco de un dispositivo de cofinanciacin, el seguimiento del gasto
no se limita a la contribucin de la CE, sino que se extiende a la financiacin sectorial en
su conjunto (incluyendo los fondos procedentes del gobierno y otros donantes). Los indi-
cadores de los programas sectoriales estn a menudo vinculados a objetivos definidos a
nivel internacional (OCDE / CAD Objetivos internacionales de desarrollo).
6. La fase de Evaluacin gira en torno de las conclusiones y recomendaciones relativas a
los resultados del programa, as como a las mejoras eventuales de la poltica y el pro-
grama sectoriales.
Figura 37: Ciclo de un programa sectorial: Tareas principales y resultados
Implementacin
Implementaci Principios bsicos,
Decisin de continuar segn el marco de Financiacin del Decisin de descripcin detallada
gastos pblicos,, asignar de lo que se debera
el proyecto como
previsto o de re-
apoyo sectorial fondos hacer
seguimiento
orientarlo (evaluacin Convenio de Examen de
anual) Propuesta de
financiacin
Financiaci
Financiacin Realizaciones
relativo al
Productos
programa sectorial
68
Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
No perodo de
Fase I: tiempo estndar*
La delegacin y el responsable geogrfico preparan la
Elaborar la primera versin del texto tras dilogos extensivos con el
primera gobierno, la sociedad civil, los Estados Miembros y otros
versin del donantes
DEN/PIN
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
financiacin. Del mismo modo, deber prepararse un informe final que contendr
las recomendaciones concretas de utilidad para futuras intervenciones similares. La
decisin de seguimiento posterior al proyecto depender de la experiencia adquirida
y las conclusiones del proyecto. El informe debe proporcionar la informacin sufi-
ciente para facilitar la reflexin durante las conversaciones sobre la fase preparato-
ria de un nuevo proyecto y, en la medida de lo posible, la programacin futura.
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
73
European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
Unidad/Persona
Resultado Actividad Fecha de realizacin por mes Hitos ("Milestones") Mes Tiempo requerido (das)
responsable
GO UMC DFI MU EMP M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 GO UMC DFI MU EMP
1.1 Identificar las carreteras secundarias prioritarias
Resultado 1: x x
para rehabilitar
Las 1.1.1 Crear un equipo de identificacin x x
carreteras Miembros identificados hasta Abril 1 3 10
secundarias Miembros convocados para la Abril 15 1
son reunin
rehabilitadas Primera reunin organizada en Abril 30 1 10 2 3 5
1.1.2 Determinar los criterios de prioridad x x x x x
Lista de criterios establecidos Mayo 31
2 10 2 3 5
(durante segunda reunin)
1.1.3 Clasificar y seleccionar las carreteras (lista de x x x x x
Clasificacin realizada hasta Junio 15 1 20 5 10 20
Prioridades convenidas durante Junio 30
1 5 2 3 10
la tercera reunin
1.1.4 Establecer el calendario de rehabilitacin x x x x
Calendario convenido Julio 31 1 10 3 5 20
Calendario sometido al MdT Agosto 1 1
1.1.5 Obtener la aprobacin del calendario x x
Calendario aprobado por el MdT Septiemb
5 10
re 30
Result ...
74
European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
Tabla 21: Formatos estndar para planes de trabajo global y anual Contenido
PLAN DE TRABAJO GLOBAL PLAN DE TRABAJO ANUAL CONTENIDO
RESUMEN RESUMEN El resumen del Plan de Trabajo Global debera describir
en estilo narrativo lo que el proyecto intenta realizar y
cmo lo lograr. Sin embargo, el resumen del Plan de
Trabajo Anual debera tambin explicar cmo el proyec-
to ha sido ejecutado durante el perodo anterior. Vase
ms abajo para ms amplia informacin.
A ENTORNO Y MODALIDADES DE EJECUCIN A ENTORNO Y MODALIDADES DE EJECUCIN (PARA Esta seccin debera describir el contexto y el entorno
1. Marco de implementacin EL AO SIGUIENTE) operativo en el que se implementa el proyecto.
1.1 Contexto (socioeconmico, me- 1. Marco de implementacin Es importante establecer claramente las condiciones de
dioambiental) 1.1 Contexto (socioeconmico, medioam- ejecucin del proyecto: organizacin (flujo de informa-
1.2 Objetivos (resumen) biental) cin, relaciones entre unidades, etc.), capacidades insti-
1.3 Capacidades institucionales y organi- 1.2 Objetivos (resumen) tucionales, plantilla y competencias (al inicio del proyec-
zacin general del proyecto 1.3 Capacidades institucionales y organi- to, capacitacin prevista, lagunas, etc.), modalidades de
1.4 Personal y competencias zacin general del proyecto seguimiento y de coordinacin (visitas de terreno, reu-
1.4 Personal y competencias niones, talleres, colecta y compilacin de informaciones,
1.5 Modalidades de seguimiento y de
coordinacin 1.5 Modalidades de seguimiento y de etc.), que tiene influencia en la eficacia de la ejecucin y
coordinacin la eficiencia de los procesos de aprendizaje para mejo-
rar la calidad de la ejecucin.
B DESCRIPCIN DEL PROYECTO (DURACIN B DESCRIPCIN DEL PROYECTO (DURACIN COM- Esta seccin describe el proyecto y su Lgica de Inter-
COMPLETA) PLETA) vencin (de los Objetivos Globales a las Actividades).
2. Descripcin del proyecto 2. Descripcin del proyecto Tambin presenta los Indicadores y sus Fuentes de
2.1 Objetivos fijados: Resultados, Objeti- 2.1 Objetivos fijados: Resultados, Objetivo Verificacin para cada nivel de objetivos. Los Indicado-
vo Especfico, Objetivos Globales, in- Especfico, Objetivos Globales, incluso res resultan vitales para evaluar las posibilidades de
cluso Indicadores Indicadores xito del proyecto. Tendran que aparecer en esta sec-
2.2 Actividades y Medios planificados 2.2 Actividades y Medios planificados cin. El Marco Lgico debe contener todos los detalles
2.3 Hiptesis y Riesgos en los distintos 2.3 Hiptesis y Riesgos en los distintos ni- pertinentes (anexo). Las Actividades particulares para
niveles veles asegurar la sostenibilidad tambin tendran que figurar
2.4 Actividades particulares para asegu- 2.4 Actividades particulares para asegurar aqu. Conviene explicar la complementariedad, el vncu-
lo y la coordinacin entre el proyecto y las dems ope-
rar la sostenibilidad la sostenibilidad
raciones.
2.5 Conformidad y contribucin a los ob- 2.5 Conformidad y contribucin a los obje-
jetivos polticos ms amplios tivos polticos ms amplios Esta seccin debera cubrir las hiptesis en las que se
basa el proyecto y los riesgos con los que se enfrenta.
2.6 Vnculacin con las dems operacio- 2.6 Vnculacin con las dems operacio-
Tambin se debe adjuntar una ventilacin (por lo menos
nes, complementariedad y coordina- nes, complementariedad y coordina-
anual) de los recursos necesarios para la ejecucin del
cin sectorial entre los donantes cin sectorial entre los donantes
proyecto.
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
El cuerpo del texto de los informes de trabajo debe limitarse a 15 pginas para el
plan de trabajo global y a 20 pginas para el plan de trabajo anual. Los resmenes
deben cubrir de manera resumida los puntos siguientes:
Qu con- 1. El entorno operativo, incluyendo el contexto del proyecto, la estructura institu-
tiene el cional (y cualquier cambio importante)
Re- 2. Los objetivos principales enfocados, las actividades principales que han de apli-
sumen? carse y los recursos necesarios para el prximo ao
3. Para el plan de trabajo anual: las actividades principales realizadas y los recur-
sos utilizados durante el ao transcurrido en paralelo con la planificacin inicial;
un anlisis de los obstculos y fracasos, cmo han sido resueltos o por qu no
lo han sido; la evolucin global con relacin a los objetivos fijados incluyendo los
plazos, si procede.
4. Los aspectos relacionados con la viabilidad y las medidas previstas (y tomadas,
en los planes de trabajo anuales) a este respecto
5. Conclusiones y visin de conjunto del perodo de planificacin para el plan de
trabajo global y para el ao siguiente (para ambos tipos de planes de trabajo),
por ejemplo, los aspectos ms cruciales, recursos necesarios, etc.
6. Las observaciones clave, las acciones requeridas y por quin.
El resumen debera limitarse a 2 pginas y podra hacer las veces de resumen
anual del status quo y de la planificacin del proyecto de la delegacin en el seno
de la CE (ver Error! Reference source not found.).
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
Primera reunin Abril 30 S UMC 1 10 2 500 6500 3 150 450 5 100 500 Costes de 0 0 0 100 0,7 70 100 0,7 70
organizada en viajes
Per diem 0 30 0 3 30 90 5 30 150
1.1.2 Determinar los criterios de Lista de criterios Mayo 31 Julio 15 UMC Establecimiento 2 10 2 500 7000 3 150 450 5 100 500 Costes de 100 0,7 70 0 0 0 100 0,7 70
prioridad establecidos (durante retrasado debido viajes
segunda reunin) al perodo de
vacaciones
anuales
Per diem 0 0 0 3 30 90 5 30 150
1.1.3 Clasificar y seleccionar las Clasificacin realizada Junio 15 Septiembre UMC, EMP, 1 20 5 500 13000 10 150 1500 20 100 2000 Costes de 0 0 0 100 0,7 70 100 0,7 70
carreteras (lista de prioridades) hasta 15 MU viajes
Per diem 0 30 0 2 30 60 5 30 150
Prioridades convenidas Junio 30 Septiembre UMC, EMP, 1 5 2 500 4000 3 150 450 10 100 1000 Costes de 100 0,7 70 0 0 0 100 0,7 70
durante la tercera 30 MU viajes
reunin
Per diem 3 30 90 3 30 90 5 30 150
1.1.4 Establecer el calendario de Calendario convenido Julio 31 N Oct 7 UMC, EMP, 1 10 3 500 7000 5 150 750 20 100 2000 Costes de 100 0,7 70 0 0 0 100 0,7 70
rehabilitacin MU viajes
Per diem 3 30 90 0 0 0 3 30 90
Calendario sometido al Aug 15 N Oct 15 UMC Establecimiento Accelerar el 0 1 0 500 500 0 150 0 0 100 0 Costes de 100 0,7 70 0 0 0 0 0 0
MdT retrasado del proceso de viajes
calendario, o sea sumisin y
que no hay aprobacin
sumisin posible
ya
Per diem 1 30 30 0 0 0 0 0 0
1.1.5 Obtener la aprobacin del Calendario aprobado Septiemb N Oct 31 GO Reunin con el 5 10 0 500 7500 0 150 0 0 100 0 Costes de 1000 0,7 700 0 0 0 0 0 0
calendario por el MdT re 30 Ministro para viajes
arreglos; se le pide
a la Delegacin que
apoye la aprobacin
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
Realizado
Realizado
antes del
durante 150
trimestre
cubierto por el el trimestre
informe cubierto por
el informe
150
Cantidad
para el
Cantidad para trimestre 0 20 40 60 80 100 120 140 160
la duracin cubierto por
entera el informe
Progresos previstos con respe ecto Progresos reales
0 50 100 150 200 250 300 0 10 20 30 40 50 60 al indicador para la duracin con respecto al indicador
km d e c a rre te ra s s e c u n d a ria s p rio rita ria s
re h a b ilita d a s s e g n la s n o rma s a p ro b a d a s km de carreteras secundarias prioritarias entera al final del trimestre para la duracin entera
p o r e l Md T, a n te s d e l 2 0 0 4 rehabilitadas segn las normas aprobadas
etc.
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
Objetivo
Resultado 1
Resultado 2 Los autobuses y En 2005, el 80 % Informe trimestral El deterioro de las
camiones de los autobuses de la municipalidad carreteras reducir el
respetan las y camiones respetan sobre el control del impacto de los esfuerzos y
limitaciones de las limitaciones de carga. trfico. la calidad de la red.
cargas.
El gobierno y los
conductores
(mantenimiento) tendrn
En 2003, el 60 % de los t di i del los
Revisin necesaria
autobuses y camiones mecanismos de
respetan las limitaciones colaboracin con la polica
de carga. de trfico.
Conseguir y discutir la
aplicacin y la poltica de
formacin de los
conductores con el MdT y
Resultado
Actividad 1.1.
etc.
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
Activity 1.1.
etc.
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
La Tabla 28 enumera los distintos tipos de informes que existen. Los principios
enunciados para los planes de trabajo son igualmente vlidos para los informes. La
tabla siguiente describe brevemente la estructura y las exigencias del contenido pa-
ra cada tipo de informe. El contenido debe adaptarse al entorno especfico del pro-
yecto en cuestin. En aras de la coherencia de los documentos generados a lo lar-
go del ciclo de un proyecto, es conveniente utilizar, para los informes, el formato
sugerido para las propuestas de financiacin. Al adoptar la misma estructura, se fa-
cilita la incorporacin de la experiencia adquirida en el proceso de toma de decisio-
nes y en las programaciones futuras. Los formularios de seguimiento tratados en
los puntos anteriores deben adjuntarse a los informes bajo el ttulo apropiado. Di-
chos formularios sern utilizados a modo de resumen de la situacin al final del
proyecto.
No lo olvidemos, el seguimiento y los informes no son tareas puramente burocrti-
cas. La presentacin de informes se deja a menudo desatendida para concentrarse
en el verdadero trabajo, el trabajo sobre el terreno. Sin embargo, un buen sistema
de seguimiento y de sntesis constituye una slida base para la evaluacin, la toma
de decisiones y la planificacin. A fin de cuentas, la presentacin de informes anal-
tica y transparente tambin justifica la utilizacin de los fondos pblicos.
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
El cuerpo del texto debe estar limitado a 15 pginas. El resumen debe describir, en
un estilo narrativo, la forma en que el proyecto ha sido puesto en marcha durante el
perodo que cubre el informe, y tratar los puntos siguientes:
1. el entorno operacional, incluido el contexto del proyecto, la estructura institucio-
nal y cualquier cambio importante
2. las actividades principales que han de ejecutarse y los recursos utilizados du-
rante el perodo que cubre el informe, paralelamente a la planificacin
3. el anlisis de los obstculos encontrados y los fracasos, cmo han sido resuel-
tos o por qu no lo han sido
4. el avance global hacia los objetivos establecidos, plazos incluidos
5. los aspectos relacionados con la viabilidad y las medidas tomadas a este res-
pecto
6. conclusiones y visin de conjunto del perodo de planificacin (puntos cruciales,
recursos necesarios, etc.) y la enseanza del pasado
7. Las observaciones clave, acciones necesarias y por parte de quin.
El resumen debera limitarse a 2 pginas y podra emplearse como resumen anual
del status quo y de la planificacin del proyecto de la delegacin en la sede de la
CE (ver Figura 8).
90
European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
91
European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
5.4.8. Etapa 8 Repartir las tareas entre los miembros del equipo
No se trata aqu de decidir quin hace qu. El reparto de las tareas lleva consigo la
Asegu- atribucin de responsabilidades para adecuarse a los puntos de referencia. Dicho
rarse de de otro modo, es un modo de definir en qu medida debe rendir cuentas cada
que las miembro del equipo, tanto al gestor del proyecto como a los dems miembros del
cuentas equipo.
se justi- El reparto de tareas debe, pues, tener en cuenta las capacidades, las competencias
fiquen y la experiencia de cada miembro del equipo. Al atribuir las tareas a los miembros
del equipo, es importante asegurarse de que estos comprendan bien lo que se es-
pera de ellos, o en su defecto, hacer ms precisa la descripcin de las tareas en
cuestin.
5.4.9. Etapa 9 Estimar el plazo necesario para los miembros del equipo
Esta etapa requiere una estimacin realista, y siempre basndose en la experien-
cia, del plazo necesario para cada una de las tareas adjudicadas. Tambin es con-
veniente asegurarse de que las tareas individuales no se superponen a las de los
miembros del equipo. Una vez aplicado este procedimiento a todas las actividades
del proyecto, deber revisarse la sucesin cronolgica de las actividades y los pla-
zos estimados para cada una de ellas (y por consiguiente el reparto de tareas a ca-
da miembro del equipo).
92
European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
El mtodo utilizado para planificar las actividades implica elementos del Anlisis del
camino crtico, un instrumento comn de planificacin operativa. El "camino crtico"
es la mayor secuencia de actividades dependientes que desemboca en la planifica-
Utilizar el cin del plan de trabajo. Cualquier retraso acumulado en dicho camino crtico lleva-
Anlisis del r necesariamente consigo un retraso en la finalizacin del proyecto en su conjunto,
a menos que se aceleren las futuras actividades secuenciales. Este mtodo puede
camino cr-
aplicarse igualmente a los proyectos de cooperacin para calcular un plazo mnimo
tico de ejecucin del proyecto. Sus actividades deben ordenarse por grado de prioridad
para garantizar el respeto de sus plazos respectivos. El anlisis del camino crtico
permite la planificacin eficaz y el anlisis de proyectos complejos, centrndose en
las actividades esenciales a las que se debe dedicar una atencin especial y en los
recursos necesarios. Tambin es de gran utilidad a la hora de fijar calendarios y pa-
ra el seguimiento del progreso de los proyectos.
Tabla 29: Visin general del Anlisis del camino crtico
Principio: Distinguir actividades secuenciales y actividades paralelas
El anlisis del camino crtico se basa en un concepto, segn el cual, determinadas
actividades dependen de otras actividades llevadas a cabo anteriormente. Dichas
actividades deben ejecutarse en un orden secuencial, es decir, cada una de ellas
antes del arranque de la siguiente. Por ello, las actividades dependientes tambin
se denominan actividades secuenciales.
Las dems actividades no dependen de la finalizacin de otras actividades, o bien
pueden serlo en un momento dado antes o despus de alcanzar una fase concreta.
Estas actividades se denominan paralelas.
Etapas
1. borrar una lista de actividades: establecer la primera fecha de arranque, calcular
la duracin y determinar si se trata de actividades secuenciales o paralelas. Si
las actividades son secuenciales, indicar las actividades de las que dependen.
2. Anotar en el grfico los das o semanas hasta la finalizacin de la tarea
3. Colocar las tareas en el grfico: comenzar por orden cronolgico creciente por
la primera fecha e indicar la duracin. Marcar cada tarea con una flecha y la
continuacin de la misma con puntos para indicar el final de la tarea. Encima de
la flecha, indicar el tiempo que fue necesario para la ejecucin de la tarea. Una
vez marcada cada tarea con su flecha, unir las flechas con lneas para indicar
su interdependencia. El resultado ser un anlisis esquemtico como este:
Semana
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Anlisis de nivel alto
2. Seleccin de la plataforma hardw are
3. Instalacin y mantenimiento del equipo hardw are
4. Anlisis de mdulos centrales
5. Anlisis de mdulos de apoyo
6. Programacin de mdulos centrales
7. Programacin de mdulos de apoyo
8. Aseguramiento de calidad, mdulos centrales
9. AC, mdulos de apoyo
10. Formacin mdulos centrales
11. Elaborar los informes de contabilidad
12. Elaborar los informes de gestin
13. Elaborar el sistema de informacin de gestin (SIG)
14. Formacin profundizada
15. Documentacin
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
Semana
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Anlisis de nivel alto
(1)
4. Anlisis de mdulos centrales
(2)
6. Programacin de mdulos centrales
(3)
8. Garanta de calidad, Mdulos Centrales
(1)
10. Formacin - Mdulo Central (1 da)
5. Anlisis de mdulos de apoyo
(2)
7. Programacin de mdulos de apoyo
(3)
9. Mdulos de apoyo AC
(1)
14. Formacin profundizada
(1)
11. Elaborar informes de contabilidad
(1)
12. Elaborar informes de gestin
(1)
13. Elaborar un SIG
(1)
2. Seleccin de la plataforma hardware
(1 da)
3. Instalacin y mantenimiento del equipo hardware
(2)
15. Documentacin
(2)
Como se observa, el tiempo est representado en las columnas del grfico y las
tareas individuales por flechas que terminan en puntos. La longitud y la posicin de
las flechas describen la fecha de arranque y la duracin de la tarea. Tambin es
posible utilizar un esquema de barras, con segmentos lineales en lugar de flechas.
Del mismo modo, puede decidir no mostrar los vnculos entre las tareas interde-
pendientes. Es una cuestin de preferencias y gustos personales.
Fuente: Mindtools
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
7. DEFINIR LA EXPERIENCIA Y
COMPETENCIAS NECESARIAS PARA
PROYECTO: ESTABLECIMIENTO DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION EN EL MINISTERIO DE TRANSPORTES EJECUTAR LAS ACTIVIDADES
1.1 Establecer una unidad de planificacin 5. RESUMIR LA PLANIFICACIN DE LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES
1.1.1 Instalar oficinas/equipo
4. ESTIMAR IEL ARRANQUE, LA R 8. ASIGANR LAS 10 9. ESTIMAR EL
DURACIN & EL FIN DE ACTIVIDADES TAREAS DENTRO TIEMPO
1.1.2 Identificar y reclutar personal R 10
DE LA PLANTILLA NECESARIO
1.2 Establecer relaciones con los departa- 1 2 3
mentos gubernamentales competentes
NOTAS Total 56 49 65 65 65
Hitos (Milestones)
1 Todos los departamentos competentes estn representados en el comit de pilotaje JP =Jefe de Proyecto
2 Trminos de referencia y programa del comit de pilotaje establecidos JO =Jefe de Oficina
3 Las tres reuniones de briefing tuvieron lugar con la participacin esperada E1 = Economista 1
4 reas prioritarias documentadas E2 = Experto en polticas
5 Grupos de trabajo establecidos y planes de trabajo elaborados E3 = Economista 2
6 Las primeras versiones de los estudios de planificacin circularon
7 Los ministerios y departamentos competentes recibieron los comentarios R = Responsable
8 Estudios completados A = Asistencia
9 Consenso sobre las recomendaciones establecido entre los grupos de trabajo
10 Recomendaciones sobre las estrategias sometidas al gobierno
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Comisin Europea EuropeAid Gua Gestin del Ciclo del Proyecto
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European Commission EuropeAid Project Cycle Management Handbook
7. IDENTIFICAR LA FUENTE DE
E FINANCIACIN
ACTIVIDADES
1.1 Establecer una unidad de planifi-cacin 11. ESTIMAR LOS COSTES
ORDINARIOS
EQUIPO
Ordenadores no. 2 2 1.000 CE 3,4 2.000 2.000 - - 4.000 - - 4.000
Modem fax no. 1 500 CE 3,4 500 - - - 500 - - 500
Muebles oficina fijo 1 3.000 CE 3,4 3.000 - - - 3.000 - - 3.000
SALARIOS & PER DIEM (LOCAL)
Homlogos pm 4 4 4 4 200 Gob. B/2.1 800 800 800 800 - 3.200 - 3.200 3.200
Personal pm 3 3 3 3 100 Gob. B/2.1 300 300 300 300 - 1.200 - 1.200 1.200
ETC.
.........
TOTAL POR TRIMESTRE 5.500 1.100 - 2.000 1.100 - - 1.100 - - 1.100 - 7.500 4.400 - 11.900 4.400
2. ESPECIFICAR INSUMOS
3. CONVERTIR INSUMOS EN CATEGORAS DE COSTES
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European Commission EuropeAid Handbook Project Cycle Management
5.6. Glosario
Actividades Acciones (y medios) que se llevarn a cabo / suministrarn para producir
los resultados. Resumen lo que el proyecto ejecutar.
Anlisis de estra- Apreciacin crtica de las distintas alternativas para alcanzar objetivos, y
tegias seleccin de una o varias de ellas para incluir en el proyecto propuesto.
Anlisis de objeti- Identificacin y verificacin de los beneficios futuros deseados a los que
vos los beneficiarios conceden prioridad. El producto del anlisis de objetivos
es el rbol o la jerarqua de objetivos.
Anlisis de partes Implica la identificacin de todos los grupos susceptibles de ser afectados
interesadas (de manera positiva o negativa) por la intervencin propuesta, la identifica-
cin y el anlisis de los intereses, problemas, potencialidades, etc. Luego,
las conclusiones del anlisis se integran en el diseo del proyecto.
Anlisis de pro- Investigacin estructurada de los aspectos negativos de una situacin pa-
blemas ra establecer sus causas y efectos.
Anlisis FODA Anlisis de una organizacin en trminos de Fuerzas y Debilidades, y de
Oportunidades y Amenazas del proyecto. Un instrumento que se puede
utilizar en cada fase del ciclo del proyecto.
Anlisis por gne- La poltica de la UE en materia de gnero en el mbito de la cooperacin
ro al desarrollo estipula que se debe integrar el anlisis por gnero a lo largo
del ciclo del proyecto a todos los niveles (macro, meso, y micro). El anli-
sis por gnero permite identificar e integrar los mecanismos de evolucin
de una situacin precisa. Tambin facilita el monitoreo de su evolucin, en
particular en cuanto a disparidades entre mujeres y hombres. Un anlisis
por gnero se focaliza en los distintos papeles (de produccin, reproduc-
cin, de decisin) de la mujer y del hombre; el acceso diferencial a los re-
cursos y al control de los mismos y sus necesidades especficas, sus inte-
reses y problemas; y los impedimentos para la plena y equitativa participa-
cin de las mujeres y de los hombres en las actividades del proyecto y pa-
ra la igualdad entre mujeres y hombres con respecto a los beneficios al-
canzados.
rbol de objetivos Representacin en forma de diagrama de las relaciones medio-fin de las
intervenciones del proyecto propuesto, planificados de manera lgica ba-
sndose en el anlisis de problemas.
rbol de proble- Representacin en forma de diagrama de unasituacin negativa con sus
mas causas y efectos.
Asistencia tcnica Expertos, consultantes, formadores, asesores, etc. contratados para trans-
ferir conocimiento y competencias, crear y reforzar las instituciones.
Beneficiarios Quienes se benefician de una u otra manera de la ejecucin del proyecto.
Se pueden destacar distintos grupos:
A) Grupo(s) meta(s): grupo/entidad que el proyecto afectar positiva-
mente a nivel del objetivo especfico;
B) Beneficiarios finales: los que benefician del proyecto a largo plazo
a nivel de la sociedad o de un sector de manera amplia, por ejem-
plo, los nios tras el incremento de los gastos relativos a la sa-
lud y a la educacin o los consumidores tras unas mejoras en la
produccin y comercializacin agrcola.
Asociados del pro- Los que benefician de fondos de apoyo por parte de la CE para gestionar
yecto / beneficia- el diseo y la ejecucin de un proyecto. Suelen ser ministerios, organis-
rios directos: mos responsables de la ejecucin, etc.
Beneficiarios in- Los que benefician del proyecto para mejorar la prestacin de servicios a
termediarios: favor del / los grupo(s) meta(s), p. ej. el personal necesario para una ex-
tensin agrcola que se beneficia de medidas de capacitacin para mejorar
el suministro de sus servicios de asesora hacia de los miembros femeni-
nos y masculinos de hogares de agricultores.
Grupo(s) meta (s): Grupo / entidad que el proyecto afectar positivamente a nivel del objetivo
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Fase de financia- Cuarta fase del ciclo de proyecto en la que se aprueba la financiacin de
cin los proyectos.
Fase de identifica- Segunda fase del ciclo delproyecto que supone la elaboracin inicial de la
cin idea del proyecto en trminos de objetivos, resultados y actividades, con
fin de determinar si se procede o no a un estudio de factibilidad.
Fase de instruc- Tercera fase del ciclo de proyecto. Supone que se determinen los detalles
cin del proyecto basndose en un estudio de factibilidad. El personal de la CE
se encarga de evaluar los mritos del proyecto y su coherencia con las
polticas sectoriales.
Fase de programa- Primera fase del ciclo de proyecto en la que se prepara el programa indi-
cin cativo. Vase tambin programas indicativos.
Fuentes de verifi- Aparecen en la tercera columna del marco lgico e indican donde y en que
cacin forma se pueden encontrar las informaciones en cuanto a la realizacin de
los objetivos globales, del objetivo especfico y de los resultados (opera-
cionalizados en indicadores objetivamente verificables).
Gnero Diferencias sociales impuestas y adquiridas por las mujeres y los hom-
bres, que varan segn la sociedad o el grupo y la poca de la historia. El
gnero difiere del sexo, que se refiere ms bien a diferencias biolgica-
mente determinadas entre mujeres y hombres.
Gestin del ciclo Metodologa de preparacin, de implementacin y de evaluacin de pro-
de proyecto yectos y programas basndose en el enfoque integrado y en el mtodo del
marco lgico.
Grupo(s) meta Grupo / entidad que ser afectado positivamente por el proyecto a nivel
del objetivo especfico y con el / la que el proyecto trabajar de muy cerca
e inversamente.
Hiptesis Factores exteriores que pueden influir en el progreso o el xito del proyec-
to, pero fuera del control directo de la gestin del proyecto. Constituyen la
cuarta columna del marco lgico y suelen ser formuladas en forma positi-
va, p. ej. reforma de procedimientos penales aplicados con xito.
Igualdad entre mu- Resulta vital promover la igualdad entre mujeres y hombres acerca del
jeres y hombres acceso a infraestructuras, servicios sociales y econmicos tanto como a
los beneficios del desarrollo. Se intenta reducir las disparidades entre mu-
jeres y hombres, a todos los niveles en cuanto a sanidad y educacin,
empleo y actividad econmica, y a toma de decisiones. Todos los progra-
mas y proyectos deberan contribuir de manera activa a la reduccin de
las disparidades entre mujeres y hombres en su rea de intervencin.
Impacto Efecto del proyecto en su entorno ms amplio, y su contribucin a los ob-
jetivos sectoriales ms amplios resumidos en los objetivos globales del
proyecto, y en la realizacin de los objetivos polticos generales de la CE.
Indicadores de de- La OCDE, las Naciones Unidas y el Banco Mundial se pusieron de acuer-
sarrollo do para concentrarse en una serie de metas clave en colaboracin con los
pases en desarrollo. Dichas metas han sido aprobadas por conferencias
internacionales muy importantes. Un sistema de monitoreo de los progre-
sos tambin ha sido determinado. Un conjunto de indicadores ser utiliza-
do a un nivel global para seguir los avances y adaptar las estrategias
de desarrollo como requerido. En trminos de poltica de desarrollo, se
aplica la terminologa siguiente a los indicadores:
Indicadores de insumos: Miden los recursos financieros, administrativos
y legales proporcionados por el gobierno y los donantes. Es necesario es-
tablecer un vnculo entre los recursos utilizados y los resultados alcanza-
dos para evaluar la eficacia de las acciones ejecutadas. Por ej.: reparto del
presupuesto dedicado a los gastos en materia de educacin, abolicicn
del uniforme escolar obligatorio
Indicadores de productos: Miden las consecuencias inmediatas y con-
cretas de las medidas implementadas y de los recursos utilizados: por ej.:
nmero de escuelas construidas, nmero de profesores formados
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