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Informacion de Caja Chica
Informacion de Caja Chica
El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que
la emisin de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia
administrativa.
Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe
utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.
EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.- Se llama Caja Chica al fondo disponible
que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos
menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO
FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado
por la gerencia con antelacin al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atencin
de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos
peridicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar
directamente a Caja Central. Reciben tambin el nombre de Caja Chica. y esto se hace
girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o
totalmente de estos fondos, as sucesivamente.
CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos
cuando al inicio de la operacin se fija una cantidad determinada invariable para asistir los
gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya
hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el
Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.
CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene
fondos variable cuando al inicio de la operacin o dentro de un periodo determinado se le
asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos
fondos estn de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo
razonable, es decir que puede variar.
ASPECTO TECNICO
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta
lo siguiente:
El encargado nico debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja Chica a
efecto de facilitar la determinacin del saldo diario y los correspondientes arqueos.
Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos
de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.
La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de
centralizacin.
Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de
administracin y Finanzas o al Gerente Financiero para la accin correctiva.
Solucin:
De acuerdo con los datos proporcionados la salida de los recursos para constituir el fondo
fijo con que atender los pagos menudos de la empresa debe contabilizarse de la siguiente
forma:
1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarn constituidos por un fondo fijo,
reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda
atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los
pagos con Cheques.
1.3 Los montos a destinar para cada caso, sern fijados por la Oficina Financiera en cuando
con el Departamento de Tesorera y sern acordados bajos criterios que permitan su uso
racional y prctico. .Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de
bienes y servicios para el normal desempeo operativo y administrativo de la empresa.
1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso ser la autorizada, para asignar a la
Tesorera, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y funcin de la unidad solicitante
1.5 Cuando se autorice la creacin de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al
responsable del manejo y custodia de los fondos. La designacin de tal responsable puede
ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en
particular.
a) Si la ausencia es temporal, la designacin la har el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designacin la corresponde a la gerencia
financiera, con la base en la informacin que le suministre el jefe de la dependencia
correspondiente.
En ambos casos, el jefe inmediato proceder a hacer arqueo respectivo y el nuevo
encargado de la Caja, recibir el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado
el acta de recibido conforme. El original de ese documento ser entregado a la seccin de
Contabilidad de la Empresa.
1.6 Los fondos de Caja Chica podrn ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso.
El responsable esta en la obligacin de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se
realice plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los
dineros sobrantes sern inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de
dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la
Caja Chica.
1.7 La omisin o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algn
encargado, ser motivo suficiente para la suspensin temporal o definida de la custodia y
administracin de la Caja Chica.
1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidacin total de fondos de caja chica, se
realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara
2. PROHIBICIONES
2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderas,
activos fijos, materiales o suministros, cuando:
2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escala contemplada en el
Numeral 1.4
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancas de existencia normal en el almacn de la proveedura
de la empresa.
2.2 El empleado encargado del manejo de caja chica, no podr aceptar ni tramitar compras
o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artculo 2.1 del presente
reglamento.
2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lpiz con tachaduras,
roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su
legitimidad.
2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier
aclaracin se podr hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.
2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan
ningn nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente
prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no
tengan ninguna relacin con el fondo.
2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrn utilizar para realizar operaciones distintas a las
que se destinan dichos fondos.
2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por
las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los
funcionarios responsables, debern reintegrar el monto erogado.
cargarse dicha erogacin. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante
3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe
tener el visto bueno de la seccin de control de presupuesto, para efectos de contenido
presupuestario.
3.3 El destino de los fondos para los que pide un adelantado de caja chica, nunca debe ser
diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algn motivo sobra dinero, este no debe
emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocer nicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale
o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidacin
correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.
3.4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado
con la presentacin de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos
debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios
profesionales, RUC, importes y fechas de cancelacin. Asimismo todas las compras que se
realicen con este fondo debern tener el sello de recepcin del almacn, quedando este con
una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.
3.5 La Gerencia General establecer el monto mximo que se pagara con el fondo de Caja
Chica, en coordinacin con la gerencia de reas, pudiendo ser modificado previa
autorizacin de la Gerencia General.
3.6 Todo documento, recibo provisional por mayor suma a lo establecido deber tener la
autorizacin del Gerente General.
3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria
interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
41.1 sueldos
Por la provision del sueldo del cajero del mes.
-------------------------------------------xxxx-------------------------------94 GASTO DE ADMINISTRACION XXX
79 CARGAS IMPUTABLES A LA CUENTA DE COSTOS XXX
XX/XX Por la Transferencia de las cargas a su respectiva cuenta.
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60 COMPRAS 705.04
606 Suministros Diversos
606.6 tiles de Limpieza s/. 326.89
606.8 Utiles de Oficiana s/. 378.15
63 SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS S/. 51.26
637 Publicidad y RR.PP.
637.2 Gastos de Representacin
40 TRIBUTOS POR PAGAR S/. 143.70
401 Gobierno Central
401.1 IGV
42 PROVEEDORES S/. 900.00
421 Facturas por pagar
Xx/xx Por la regularizacin de Fondo Fijo, segn
Registro de compras folio 101
------------------xxx---------------------------41 REMUNERACIONES Y Part. POR PAGAR S/. 100.00
41.1. Remuneraciones por pagar
41.1.1. Sueldos
38 CARGAS DIFERIDAS /. 100.00
385 Adelanto a Cta., Remuneraciones
Por el adelanto de remuneraciones a la
Srta. Lucy Paredes Pinto.
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