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Mensaje cifrado
Ayuda Memoria, ProMemoria o Aide-Memoire
Nota diplomtica verbal
Nota diplomtica formal o escrita
Nota consular verbal y formal
Lista Diplomtica
Canje o Intercambio de Notas
Memorndum o Memorando de Entendimiento
Proyecto de Resolucin
Tratado y Convenio
Cartas Credenciales
Cartas de Gabinete
Exequtur
Cartas Autgrafas
Carnet
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MEMORANDUM
Nombre del destinatario
Cargo del destinatario
Presente
Frmula de cortesa
Anexo
c.c.p.-
Para (To):
[Escriba el nombre
[Escriba el cargo]
[Escriba la Institucin]
Telfono:
Fax:
De (From):
Asunto (Subject):
del
destinatario]
[Escriba el asunto]
Comentarios
(comments):
Urgente
sta
Para su
revisin
Responder
urgente
Favor de
comentar
3 Oficio
El oficio o carta oficial es el instrumento dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados
para regular o dar instrucciones sobre temas especficos. ste es el modelo ms socorrido para la
comunicacin escrita en el sector pblico, e incluso en algunas reas de la propia SRE se utiliza para la
comunicacin interna, modalidad que no es deseable. Tal prctica hace que se confundan oficios externos con
memoranda interna, dificultando su localizacin, mezclando formatos y logos indebidamente, y corriendo el
riesgo de hacer pblica informacin que solamente debi manejarse al interior de la SRE.
Respecto del formato del oficio, ste lleva el sello oficial en el ngulo superior derecho y en el izquierdo, debe
aparecer el nombre de la dependencia de la SRE que emita el documento. Debajo de ese dato, el nmero
econmico del oficio, con la determinante de oficina que enva la comunicacin, ms el nmero de expediente.
Despus, de izquierda a derecha, el lugar y la fecha de emisin y, debajo de ellos s as ha sido decretado
oficialmente, alguna leyenda conmemorativa.
Casi a la mitad del pliego, de arriba para abajo, y junto al margen izquierdo, se escribe los datos del
destinatario, con expresin de nombre, cargo y dependencia.
La idea del oficio es dirigirse a personas fsicas y morales, instituciones oficiales, u organizaciones ajenas a las
dependencias de la SRE. Por ello, el texto del mensaje debe asumir cierta formalidad puesto que se presume
que el que suscribe el documento est hablando por delegacin y en nombre del secretario de Relaciones
Exteriores. A causa de esto, en la parte correspondiente a la firma del emisor, es decir despus de la salutacin
final, debe aparecer la leyenda P.O. [por orden]) del Secretario, o del Subsecretario Encargado del Despacho;
dejando un espacio para la firma autgrafa (estampar facsmiles de firma en oficios provoca en el receptor la
sensacin de cierto desdn del funcionario que le ha dirigido la comunicacin); y a continuacin se anota el
rango del emisor cualquiera que sea que tenga autorizacin superior para firmar correspondencia.
Es usual que la SRE se dirija tambin por oficio (con logo de Imagen Institucional) a las oficinas del SEM, sobre
todo cuando les enva documentos por valija ya que, por ejemplo, unos libros o materiales no pueden mandarse
como documentos escaneados anexos a un correo electrnico o a un fax.
Como dato adicional, en lenguaje internacional se denomina despacho diplomtico, a toda comunicacin
dirigida por nuestras oficinas en el extranjero a la SRE (o Ministerio de Relaciones Exteriores en otros pases),
sea sta en forma de oficio, de correo electrnico oficial, o por conducto de un fax.
No procede dirigirse en formato de oficio a un representante de gobierno extranjero o de un organismo
internacional, en sustitucin de una nota diplomtica, por rutinario que pueda parecer el asunto.
Como en toda comunicacin escrita, el texto debe hacer mencin al inicio del primer prrafo de los
antecedentes del caso, y a continuacin tratar el asunto motivo del oficio. El ltimo prrafo contiene las
salutaciones oficiales que suelen ser:
Muy atentamente para aquellas de la misma categora; o bien en forma ms formal Aprovecho la
ocasin para reiterar a usted las seguridades de mi atenta, o de mi atenta y distinguida consideracin
Al calce se marca si el escrito lleva anexos, despus se anota a lo ancho del calce de la pgina a quin va
dirigida alguna copia del escrito y, hasta el final de la hoja sobre el margen izquierdo, se incluyen las iniciales de
la persona que dict y/o elabor el escrito si es distinta del que firma el documento.
Frmula de cortesa
Anexo
c.c.p.-
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Texto
--ooo0O0ooo---
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destinatario
remitente
primer descriptor
complementario
segundo descriptor
complementario
tercer descriptor
complementario
referencia
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9 Documento escaneado
Esta modalidad es muy til ya que ahorra a las representaciones en ciertos pases los altos costos por
transmisin telefnica de facsmiles y da celeridad al envo de documentos a travs del correo electrnico.
Para el envo de documentos oficiales o personales anexos a un oficio haba
que utilizar mensajera o valija; en el primer caso, era tan caro usar ese medio
como transmitirlos por facsmil. Usar el segundo conducto, es decir, el de la
valija diplomtica, tiene la ventaja de la seguridad y el fcil rastreo del
documento, pero topa con calendarios de envo con mnimos de espera de una
semana entre valija y valija, conforme al Calendario de Valijas autorizado por la
SRE a cada Oficina.
Con los documentos escaneados, una dependencia en Mxico o cualquier otro
destinatario, puede de inmediato iniciar el anlisis del asunto y, cuando los
originales lleguen por la valija o la mensajera, proceder a la adecuada integracin del expediente. Hay que
recordar que para ciertos efectos, las fotostticas o reproducciones de escner no surten efectos legales a
menos que sean debidamente certificadas por autoridad competente.
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11 Informes
En el SEM existe una gran diversidad de informes y cada uno de ellos responde a un formato especfico,
determinado por el rea de la SRE que lo solicita.
Por ejemplo, para las Direcciones Generales regionales el Informe Poltico debe contener los apartados
relacionados con Poltica Interna, Poltica Externa, Asuntos Econmicos y Sociales, y Relacin Bilateral; la
Direccin General de Asuntos Culturales (DGAC) exigir ms bien datos sobre la actividad cultural de la misin
y del agregado cultural durante el mes que se informe.
La Direccin General de Proteccin y Asuntos Consulares (DGPAC) espera un
detallado informe caso por caso, a travs del sistema computarizado, respecto del
avance de los casos de Proteccin y las gestiones hechas por el departamento
respectivo del consulado. Las oficinas consulares son las ms prolfico en informes,
ya que cada rea de un Consulado (Administrativa y Contable, Proteccin,
Documentacin a mexicanos, Documentacin a extranjeros, Fe pblica y Registro
Civil, Archivo y Correspondencia, as como Comunidades Mexicanas en el
Exterior),
tienen la obligacin de enviar mensual, trimestral, semestral o
anualmente informes sobre sus actividades.
De especial trascendencia son los informes contables ya que el procedimiento para
hacerlos transparentes requiere de conocimientos y capacitacin tcnica
especfica, ya que la mayora de los miembros del SEM no son contadores. Afortunadamente ste es uno de los
informes ms tecnificados, hasta fecha reciente a travs del sistema de contabilidad electrnico, CONTAB, y
ahora con el Sistema para la Gestin Programtico-Presupuestaria (SIGEPP).
Es conveniente que la oficina cuente con un cuadro de seguimiento de informes, donde queden especificados
todos los informes para que mes a mes el titular o su jefe de Cancillera se asegure del puntual cumplimiento de
esta obligacin sustantiva de informar a Mxico sobre el quehacer de la dependencia en el exterior. Esto es de
especial trascendencia ya que un mal manejo contable de una oficina consular o diplomtica puede implicar
responsabilidad penal.
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Requiere respuesta
Promotor:
Firmante:
Tema
Dirigido a:
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13 Correograma
Este formato, usualmente de tamao media carta ya impreso, es un documento que nos evita dictar o elaborar
un oficio estrictamente para turnar un escrito a otra rea de la SRE. De hecho este documento ha quedado
superado por la transmisin informal que algunos hacen por los correos personales de servidor oficial para
ganar tiempo. Sin embargo, cuando se desea que quede una constancia muy formal del envo, el texto de
correograma se hace en el propio papel de oficio con imagen institucional.
En el extranjero tambin se utiliza para el envo de ciertas piezas de correspondencia a la SRE o para que sta
las haga llegar a otra dependencia o institucin. El correograma es aplicable cuando lo enviado no requiere de
mayor comentario sobre el contenido o asunto, o si se trata de una pieza confidencial o personal en sobre
cerrado o lacrado.
Es un formato que no requiere de formulismos en la redaccin, por lo que solamente se le anota el destinatario,
y se anuncia con redaccin tipo telegrama, para ahorro de tiempo, lo que se est adjuntando. Se rubrica -no se
firma- pero s se ponen las iniciales de quien lo elabor para referencia.
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D E S P C H E S E:
Anexo
c.c.p.-
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14 Actas de Entrega-Recepcin
Por la trascendencia que tienen estas actas, y aunque no son formatos de la SRE, sino de la Secretara de la
Funcin Pblica (SFP), conviene hacer mencin a ellas.
Los titulares de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y los servidores pblicos
hasta el nivel de director general en el sector centralizado, gerente o sus equivalentes en el sector paraestatal,
deben rendir al separarse de su empleo, cargo o comisin, un informe de los asuntos a su cargo y del estado
que guardan, as como realizar la entrega-recepcin de los recursos financieros, humanos y materiales que
tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales, y de la documentacin y archivos ordenados y
clasificados, a quienes los sustituyan en sus funciones.
Corresponde a los titulares de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal, determinar en sus respectivas reas de competencia, los servidores
pblicos de nivel inferior a los sealados anteriormente, que por la naturaleza e
importancia de las funciones pblicas que realizan o por administrar o manejar fondos,
bienes y valores pblicos, quedan sujetos a estas disposiciones.
Las Actas de Entrega-Recepcin son comunes a toda la Administracin Pblica Federal
y al requisitarlas hay que tomar en cuenta que ciertos rubros de ellas no son aplicables a
las funciones y actividades del SEM.
La entrega-recepcin de los recursos se efecta mediante acta administrativa que contiene, entre otros
elementos, lo siguiente: el marco jurdico de actuacin; situacin programtica, presupuestaria y financiera;
situacin de los recursos materiales, estudios y/o proyectos, obra pblica en proceso; situacin de los recursos
humanos, precisando, en su caso, la de los servidores pblicos sujetos a la Ley del Servicio Profesional de
Carrera en la Administracin Pblica Federal o a otros Servicios de Carrera establecidos legalmente; el informe
de los asuntos a su cargo y del estado que guardan; la situacin de las observaciones de auditora en proceso
de atencin; y un informe sobre el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. Las actas pueden ser modificadas por la
autoridad que ejerce la contralora sin previo aviso, por lo que conviene asegurarse en su momento de los
formatos vigentes.
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15 Declaracin Patrimonial
La Declaracin Patrimonial es la informacin que estn obligados a presentar los servidores pblicos respecto
de la situacin de su patrimonio, a travs del sistema declaraNET Plus que tiene en operacin la SFP, para dar
cumplimiento a lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Pblicos.
Al igual que las Actas de Entrega-Recepcin, se trata de formatos comunes
a toda la Administracin Pblica Federal que se llenan y presentan a la
SFP. Existen tres tipos de declaracin de situacin patrimonial:
El cumplimiento cuidadoso de esta obligacin es de gran trascendencia para el servidor pblico a fin de evitarse
responsabilidades e incluso la suspensin. Esta obligacin legal es independiente de que invariablemente en el
mes de mayo de cada ao, deba notificarse, bajo pena de sancin de no hacerlo, respecto a si hubo, o no
hubo, alguna modificacin al acervo patrimonial del funcionario o empleado durante el ao transcurrido.
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16 Mensaje cifrado
La clave o sistema de cifrado de la correspondencia diplomtica y consular es caracterstico de los servicios
exteriores y su uso est consignado y protegido por el artculo 27 de la Convencin de Viena sobre Relaciones
Diplomticas y el artculo 35 de la Convencin de Viena sobre Relaciones Consulares. Estos artculos obligan al
Estado receptor a permitir y proteger la libre comunicacin de la misin y la oficina consular para todos los fines
oficiales, haciendo mencin de los mensajes en clave o en cifra como parte de las comunicaciones normales de
la representacin con el gobierno, con las misiones diplomticas y con los dems consulados del Estado que
enva, dondequiera que se encuentren.
Es competencia exclusiva del titular de la misin u oficina consular, o
del encargado ad interim, determinar si un asunto por su complejidad
poltica, o su confidencialidad, deba transmitirse a Mxico por el
sistema de clave. Solamente los miembros del SEM deben tener
acceso a las claves y a las actividades de cifrado y descifrado de un
mensaje de entrada o de salida.
La guarda de los instrumentos de cifra, diccionarios o discos
electrnicos, debe ser de especial preocupacin para el titular de la
Misin y su jefe de Cancillera. Para no incurrir en responsabilidad, tambin debe tenerse cuidado con la guarda
de aquellos expedientes confidenciales o reservados que traten asuntos diplomticos muy delicados o
sensibles, o los consulares que contengan datos personales de los usuarios de los servicios.
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No. 000000
Exp.:
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DIRECCION GENERAL DE
ORGANISMOS INTERNACIONALES
VIII/410:340/106
Jefe de la Delegacin:
Ing. Cuauhtmoc Crdenas Solrzano,
Subsecretario Forestal y de la Fauna de la Secretara de
Agricultura y Recursos Hidrulicos.
Representantes:
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DIRECCION GENERAL DE
ORGANISMOS INTERNACIONALES
VIII/410:340/106
-3Asesores:
RCF: CSDM:mpv/mo.
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21 Lista Diplomtica
La impresin y actualizacin permanente de la Lista Diplomtica es
responsabilidad, en nuestro caso, de la Direccin General de Protocolo,
y es de hecho el directorio de representaciones extranjeras acreditadas
en Mxico.
En este documento aparecen el nombre del embajador o del encargado
de Negocios, el nombre oficial del Estado que representa, la fecha de su
fiesta nacional, la fecha de llegada del emisario, la fecha de
presentacin de sus credenciales al jefe del Estado, y el orden de
precedencia que guarda el enviado extranjero, o representante de
organismo internacional, en el Cuerpo Diplomtico acreditado ante el
gobierno de Mxico.
La precedencia es la preferencia que se da a los agentes diplomticos
para efectos de protocolo, segn su rango y antigedad en el cargo. El orden de precedencia es el
ordenamiento protocolar que establece la preeminencia o primaca de los jefes de las distintas misiones
diplomticas dentro de sus respectivas categoras, de acuerdo a la fecha y hora de su acreditacin. El orden de
precedencia en Mxico se toma en cuenta a partir de la fecha y hora de llegada de cada nuevo Embajador al
Distrito Federal. En el caso de que varios embajadores viajen en el mismo avin, se tomar en cuenta la fecha
del otorgamiento del beneplcito correspondiente.
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Seor Mnistro:
Excelentisimo seor.
Francisco E. Lainez Rivas,
Ministro de Relaciones Exteriores
de la Repblica de El Salvador.
2.
Instituto Matas Romero
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1. Los titulares de pasaportes oficiales, expedidos por el Gobierno de los Estados Unidos
Mexicanos, podrn ingresar y permanecer en territorio de la Repblica de El Salvador, hasta
por un periodo de noventa (90) das, contados a partir de la fecha de internacin, sin requerir
en forma previa de una visa.
2. Igualmente, los titulares de pasaportes oficiales expedidos por el Gobierno de la Repblica de
El Salvador, a que se refieren los Artculos 9 y 9-B de la Ley de Expedicin y Revalidacin de
Pasaportes y Autorizaciones de Entrada a la Repblica de El Salvador, podrn ingresar y
permanecer en territorio de los Estados Unidos Mexicanos, hasta por un periodo de noventa
(90) das, contados a partir de la fecha de internacin, sin requerir en forma previa de una
visa.
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MEMORANDUM DE ENTENDIMIENTO
SOBRE COOPERACION ENTRE LA SECRETARIA DE RELACIONES
EXTERIORES DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Y EL
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE LA REPUBLICA DE
EL SALVADOR
ARTICULO I
El objetivo del presente Memorandum de Entendimiento es el establecimiento de un
macanismo de cooperacin entre las Partes en reas de carcter tcnico.
ARTICULO II
Para la construccin del objetivo al que se refiere el Artculo I, las Partes mantendrn un
activo intercambio de informacin en las reas identificadas de inters comn.
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ARTICULO II
DESARROLLO DE LA INDUSTRIA TURISTICA E INFRAESTRUCTURA
1. Las Partes cooperarn en el campo del turismo para alentar y desarrollar las relaciones
tursticas entre ambos pases, para lo cual llevarn a cabo las acciones de cooperacin que estimen
necesarias.
a)
b)
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ARTICULO III
La cooperacin entre las Partes podr revestir las siguientes modalidades:
* Asesorias
* Pasantas
* Intercambio de misiones
* Capacitacin
* Intercambio de informacin y documentacin, y
*Cualquier otra acordada por las partes.
ARTICULO IV
Para la adecuada instrumentacin del presente Memorandum de Entendimiento cada una de
las Partes designar a un coordinador, quien tendr a su cargo la formulacin del Programa
de Actividades, cuya ejecucin estar sujeta a la evaluacin de las Cancilleras.
ARTICULO V
El programa de Actividades deber incluir:
* Modalidad de cooperacin
* Area responsable de su ejecucin
* Duracin
* Fase de ejecucin de la actividad de cooperacin.
ARTICULO IV
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ARTICULO VII
La Secretara brindar al Ministerio asesorias y capacitacin a los funcionarios del Servicio
Exterior salvadoreo de conformidad con el Programa de Cooperacin que se anexa a este
Memorandum de Entendimiento y de acuerdo al calendario que las Partes convendrn por
escrito para cada actividad.
Firmado en la Ciudad de Mxico, a los diecinueve das del mes de septiembre del ao de mil
novecientos noventa y cinco, en dos ejemplares originales en idioma espaol, siendo ambos
textos igualmente autnticos.
POR LA SECRETARIA DE
RELACIONES EXTERIORES
POR EL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES
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24 Proyecto de Resolucin
Las resoluciones en el sistema parlamentario diplomtico son una forma documental de expresar los
consensos, los extraamientos, o las voluntades polticas de los miembros de un organismo internacional sobre
un tema de inters para esos pases u organizaciones cuando se trata de las no gubernamentales.
Una resolucin adoptada en el seno de un organismo internacional normalmente se inicia con el proyecto que
presenta un pas o un grupo de pases interesados. El texto de ese proyecto se negocia primeramente entre los
afines a lo ah expresado a efecto de buscar copatrocinadores antes de presentarlo en comisiones, o al pleno
de ese organismo para su adopcin, sea sta por consenso, por votacin, o por aclamacin.
La resolucin expresa, entre otros, un propsito, una condena, una prohibicin, una interpretacin de un hecho
o un acto internacional, o la aprobacin de un documento o informe. Naturalmente ese texto primigenio alguien
tiene que redactarlo y esto se hace usualmente por los miembros de una delegacin nacional acreditada ante el
organismo, o los participantes en una comisin del organismo, o en un comit formado ad hoc para el anlisis
de un tema especfico. Mxico tiene una larga tradicin en negociaciones multilaterales y basta experiencia en
la elaboracin de tales documentos.
La redaccin de una resolucin generalmente se inicia con el ttulo de la resolucin, es decir con el nombre del
tema que trata, luego se procede a la redaccin de lo que se llama el proemio que toma en cuenta toda la
produccin resolutiva o de planes y declaraciones sobresalientes que se hayan adoptado multilateralmente
sobre el tema. Las clusulas del proemio son del tenor de: Tomando en cuenta que, Conscientes de,
etc., luego se redacta la segunda parte del documento que son las clusulas o prrafos resolutivos, tales como
Insta a; Solicita al secretario general que; Expresa su, o se menciona a las partes en un conflicto, por
ejemplo Adopta el Informe presentado por, etc.
Para que una Delegacin de Mxico a un organismo internacional pueda presentar, elaborar, o votar un
proyecto de texto de resolucin, requiere previamente de la autorizacin expresa de la Secretara de Relaciones
Exteriores.
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NACIONES
UNIDAS
Asamblea
Distr.
General
GENERAL
A/RES/48/141
7 de enero de 1994.
La Asamblea General,
Reafirmando su compromiso con los propsitos y principios de la Carta de las Naciones Unidas,
Subrayando las obligaciones de todos los Estados, de conformidad con la Carta, de promover y
alentar el respeto de todos los derechos humanos y las libertades fundamentales de todos, sin hacer
distincin por motivos de raza, sexo, idioma o religin.
Poniendo de relieve la necesidad de la observancia de la Declaracin Universal de Derechos
Humanos 1/ y de la plena aplicacin de derechos humanos, incluidos el Pacto Internacional de
Derechos Civiles y Polticos 2/, el Pacto Internacional de Derechos Econmicos, Sociales y Culturales
2/, as como la Declaracin sobre el derecho al desarrollo 3/,
Reafirmando que el derecho al desarrollo es un derecho universal e inalienable que forma parte
fundamental de los derechos de la persona humana,
Considerando que la promocin y la proteccin de todos los derechos humanos es una de las
prioridades de la comunidad internacional,
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5. Pide al Alto Comisionado para los Derechos Humanos que informe anualmente sobre sus
actividades, de conformidad con su mandato, a la Comisin de Derechos Humanos y, por conducto
del Consejo Econmico y Social, a la Asamblea General;
6. Decide que la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos tenga su sede en Ginebra
y una oficina de enlace en Nueva York;
7. Pide al Secretario General que facilite el personal y los recursos necesarios con cargo al
presupuesto actual y a los futuros presupuestos ordinarios de las Naciones Unidas para que el Alto
Comisionado pueda desempear su mandato, sin distraer recursos de los programas y actividades de
desarrollo de las Naciones Unidas;
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25 Tratados y Convenios
La Ley sobre la Celebracin de Tratados establece que un tratado es el convenio regido por el derecho
internacional pblico, celebrado por escrito entre el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y uno o varios
sujetos de Derecho Internacional Pblico, ya sea que para su aplicacin requiera o no la celebracin de
acuerdos en materias especficas, cualquiera que sea su denominacin, mediante el cual los Estados Unidos
Mexicanos asumen compromisos.
Al igual que en el caso de un Canje de Notas, Memorndum de Entendimiento o Resolucin, el SEM no puede
iniciar negociaciones ni proponerlos, si no es por instrucciones expresas de la Cancillera.
Puesto que el tratado, acuerdo, convenio, convencin, protocolo de un tratado, o concordato (tratados suscritos
con el Estado Vaticano) son vinculantes, la redaccin de sus clusulas requiere de tcnica legislativa y
profundos conocimientos del derecho internacional. Por ello, nuestros representantes se limitan a proponer a la
SRE lo conducente, enviar a Mxico las observaciones o el proyecto de texto enviado por al gobierno
extranjero, y a negociar lo que la SRE les instruya llevar a la mesa de negociacin.
Estas observaciones, clusulas o proyecto de documento extranjero se transmiten al rea competente de la
SRE la cual establecer su procedencia, e iniciar con otros sectores del gobierno las consultas respectivas
para valorar al respecto nuestro inters nacional y la posicin poltica a asumir sobre el tema.
Una vez establecidos esos parmetros polticos temticos, corresponde a la Consultora Jurdica del titular del
Ramo, adecuar conforme a derecho las propuestas recibidas, e integrarlas a nuestro proyecto de convenio,
utilizando el lenguaje usual de los tratados.
Las fases posteriores a la suscripcin son tambin competencia de la Consultora Jurdica, la cual se encarga
de la redaccin y tramitacin de los instrumentos relacionados con la celebracin de tratados, tales como la
ratificacin, la aprobacin, la adhesin, la aceptacin y la declaracin de la nulidad de un tratado.
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26 Cartas Credenciales
A travs de este documento, que sigue un formato y una terminologa especial, el jefe de Estado designa a un
embajador ante un gobierno. Su suscripcin entraa que el Estado que enva desea llevar la relacin bilateral al
nivel diplomtico ms alto, con mencin de que el designado como embajador cumple personales y
profesionales para un buen desempeo.
En las Cartas Credenciales del embajador extraordinario y plenipotenciario se expresa que se le debe dar
entera fe y crdito a sus actos que realizar en nombre del presidente de la Repblica, es decir, del jefe del
Estado mexicano. En ello consiste su capacidad de enviado extraordinario y plenipotenciario que lo distingue
del resto de los funcionarios que, permanente o circunstancialmente, representan a diversas dependencias
mexicanas en el extranjero, pero que en tal capacidad no pueden comprometer jurdicamente al Estado
mexicano como en el caso del embajador.
Para resaltar la formalidad del nombramiento, las Cartas Credenciales se entregan en mano al propio
presidente de la Repblica extranjera, o del soberano cuando se trata de una monarqua, en una ceremonia
especial que puede ser individual o colectiva, segn lo acostumbre el protocolo del pas que recibe al
embajador.
Hasta que esta presentacin se realice el embajador no est oficialmente reconocido por el pas anfitrin y por
lo tanto no puede actuar en calidad de tal. Se las denomina "cartas credenciales" debido a que en ellas se
requiere al jefe de estado destinatario que conceda "pleno crdito" a todo lo que el embajador manifieste en
representacin de su gobierno.
La redaccin de las Cartas Credenciales puede ser muy elaborada y la introduccin puede seguir frmulas de
cortesa no usuales en las notas diplomticas. El documento va rotulado al centro superior con el nombre del
presidente de la Repblica y ah con mencin tambin del hombre completo del jefe del Estado destinatario del
documento. A continuacin, en lnea por separado de izquierda a derecha, se usa la frmula de cortesa de
Grande y Buen Amigo para introducir ya en el texto del mensaje al embajador que se nombra.
Al final del texto sobre la derecha firma el jefe del Estado, y el secretario de Relaciones Exteriores las suscribe
al calce sobre la izquierda. Al pi de la pgina en el centro, se anota la leyenda de Dada en el Palacio
Nacional y la fecha en letras.
Este documento se elabora con una copia adicional que no se firma, llamada Copia de Estilo que se entrega al
ministro de Relaciones Exteriores del pas territorial, en fecha previa a la de la ceremonia de Presentacin de
Credenciales en la sede de la residencia oficial o Palacio del monarca o el presidente extranjeros.
El Secretario de Relaciones
Exteriores,
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Carta de Gabinete
No. 000000
Seor Ministro:
Tengo la honra de poner en conocimiento de Vuestra Excelencia que el seor Presidente de los
Estados Unidos Mexicanos, Lic.----------------------------------, ha nombrado al Ministro--------------------,
con el carcter de encargado de Negocios de Mxico, ad hoc.
Los mritos personales que distinguen al seor----------------------------------------,
me hacen esperar que Vuestra Excelencia lo acoger con su habitual benevolencia y dar entera fe y
crdito a cuanto le comunique en nombre del Gobierno de Mxico.
Aprovecho la oportunidad para reiterar a Vuestra Excelencia las seguridades de mi ms alta y
distinguida consideracin.
Sello Oficial
Firma
Excelentsimo seor,
Ministro de Relaciones Exteriores
De la Repblica de.
Instituto Matas Romero
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Las Letras Patentes, tambin denominadas simplemente como Patente, es igualmente un documento de
acreditacin. Lo suscribe el jefe del Estado del pas que enva y debe adems ser refrendado al calce por su
secretario o ministro de Relaciones Exteriores.
En el documento, que se inicia con El Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, se hace saber a la
autoridad central extranjera, es decir al Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado territorial que, para cubrir
cierta parte o la totalidad de ese pas, el Estado acreditante designa a un cnsul, funcionario que puede
ostentar el rango de cnsul general o cnsul de carrera.
En el texto se ruega a las autoridades de la sede, o de la circunscripcin que cubrir el funcionario, que le
reconozcan las inmunidades, las prerrogativas y privilegios inherentes a su cargo, y que le den las facilidades y
proteccin necesarias para el xito de su comisin.
Es importante aclarar que otro tipo de Patente tambin es usual los militares que sern acreditados como
agregados a nuestras embajadas. Esta Patente la expide la Secretara de la Defensa Nacional, pero la anota y
registra la SRE a efecto de buscar la acreditacin correspondiente ante el gobierno amigo.
Por la presente hago saber que he tenido a bien designar al seor Benito Andion
Sancho, Cnsul General de Mxico en Miln, Italia, con circunscripcin en la totalidad del
territorio italiano (excepto la regin de Lazzlo) y la Repblica de San Marino.
Por tanto, ruego a todas las autoridades, particularmente a las de Miln, Italia, que
le reconozcan tal carcter y le impartan el auxilio y proteccin que pudiera requerir para el
ejercicio de las funciones inherentes a su cargo, reconocindole asimismo las
prerrogativas, inmunidades y privilegios que por el mismo, le corresponden.
Refrendada:
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28 Exequatur
El Exequatur es un documento que expide el gobierno de un pas a un cnsul, en el que se lo
autoriza a desempear sus tareas consulares en representacin de su pas.
En nuestro pas, y en otros ms, poco a poco ha ido cayendo en desuso otorgar al cnsul extranjero
un Exequtur o autorizacin definitiva del Estado territorial para que este funcionario opere en una
circunscripcin especfica.
Varios gobiernos al recibir las Letras Patentes del Cnsul emiten la autorizacin para ejercer las
funciones consulares en el formato de una nota verbal. En nuestro pas, la Direccin General de
Protocolo otorga la llamada Autorizacin Provisional Nmero, seguida del texto en que se concede
autorizacin provisional a favor depara que pueda desempear las funciones de cnsul honorario
de la Repblica deen la ciudad de con circunscripcin consular en los Estados de.o en toda la
Repblica.
Sin embargo, si el Estado extranjero expresamente solicita el otorgamiento del Exequatur, ste
asume dos modalidades. En la primera, el que se extiende a los cnsules generales extranjeros de
nacionalidad del pas que enva, se suscribe por el propio presidente de la Repblica. En la segunda,
cuando el acreditado es un cnsul honorario que no ostenta la nacionalidad del pas que
representar, entonces el Exequtur va firmado por el Secretario de Relaciones Exteriores.
El documento se encabeza con una leyenda al centro de la hoja que dice El Presidente de los
Estados Unidos Mexicanos, en el primer caso; y, en el segundo, El Secretario de Relaciones
Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos. A continuacin se expresa la autorizacin al cnsul
para ejercer sus funciones en la circunscripcin que ah se mencione y, ms abajo con un texto
cargado hacia la derecha, se anota en forma ceremonial el lugar y fecha de otorgamiento, con la
siguiente leyenda:
Dado en la Ciudad de Mxico, autenticado con el Gran Sello de la Nacin, refrendado por el
Secretario de Relaciones Exteriores, y registrado bajo el nmero a fojasdel libro
correspondiente, el da de.de ao.
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29 Cartas Autgrafas
Cartas Autgrafas es el nombre genrico que se utiliza para la correspondencia entre jefes de Estado con
motivo de eventos especiales; entre otros, para felicitar a un presidente o a un monarca cuando asumen el
poder; para presentar condolencias cuando sucede algn siniestro de gravedad nacional o el fallecimiento de
una alta autoridad de ese Estado; o para desear un pronto restablecimiento de la salud de un jefe de Estado o
de gobierno.
El texto del mensaje y el formato dependen del grado de amistad entre los jefes de Estado, o la estrecha
pertenencia de ambos a un grupo especfico de naciones con caractersticas culturales comunes.
En Mxico el formato que se sigue es el de una carta personal, con un encabezado que lleva el nombre del jefe
del Estado y su ttulo oficial Presidente de los Estados Unidos Mexicanos. Ms abajo, como en cualquier carta,
se anota el lugar y fecha de emisin, luego el nombre del destinatario con su introduccin de cortesa
Excelentsmo SeorPresidente de la Repblica o del Gobierno de. Se inicia el mensaje con Seor
Presidente y abajo se inscribe el texto con la felicitacin, o el psame, segn corresponda.
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30 Carnet
Este documento sirve al funcionario diplomtico, consular, o de representacin de organismo internacional, y a
sus cnyuges, como documento de identidad y constancia de su rgimen diplomtico ante las autoridades
mexicanas. Los formatos de estos carnets difieren entre s, porque responden al rgimen de inmunidades y
privilegios segn la categora y rango de su titular.
Tales documentos los expide la Direccin General de Protocolo y son de tres colores diferentes, segn la
funcin que desarrolle el titular. Llevan una peticin de la SRE a las autoridades civiles y militares, para que
otorguen a su portador facilidades para el buen xito de sus funciones.
Adems de los carnets, la Direccin General de Protocolo expide otro documento, tipo credencial sencilla, para
los miembros del personal administrativo de las representaciones extranjeras acreditadas en Mxico.